4.3 Normas de control interno para el área contable financiera
4.3.9 Manejo y contabilización de ventas de aceite y torta palmiste en Molsando S.A
Las ventas de Aceite de Palmiste y Torta de Palmiste, son la razón de ser de la entidad por ende este proceso se lo debe realizar de manera esmerada, cuidando cada detalle del mismo para lograr la satisfacción total del cliente.
4.3.9.1 Normativa para el control de venta de aceite y torta palmiste en Molsando S.A.
De la firma de convenios
El Gerente de Ventas es el encargado de realizar las visitas a los clientes estrella, con ellos debe pactar las toneladas del producto que se les va vender en el mes, también deben ponerse de acuerdo con el precio de venta de los mismos, otro aspecto a considerar es si Molsando S.A. cancelará directamente el valor por el flete o a su vez la empresa compradora lo asume.
Del cronograma de despachos
La persona encargada de coordinar y cumplir con el cronograma de despachos en la empresa es el Jefe de Producción, el Gerente de Ventas debe comunicarle oportunamente el cronograma de ventas pactadas, para que este a su vez pueda coordinar con los clientes los despachos que se los hará de forma diaria, semanal o mensual según el cliente lo solicite y la entidad tenga la capacidad de cumplir el requerimiento.
Del control de calidad del producto
Como en todo proceso productivo es necesario realizar un control de calidad antes que salga el producto de la entidad, la empresa cuenta con un departamento de control de calidad o laboratoristas, que son los encargados de tomar muestras del producto en sus fases de proceso luego de un análisis conocer si el mismo se encuentra dentro de los parámetros aceptados por los clientes como acidez, humedad, impurezas, total de grasas.
Del envió de la mercadería
Luego de conocer que los productos cumplen con los parámetros requeridos por el cliente y que existe stop suficiente de mercaderías en la bodega, el Jefe de Producción se contacta con el transportista para efectuar el envío de la mercadería, la cual debe llegar al cliente en un plazo máximo de 24 horas.
El pesador es quien se encarga de tomar el peso las toneladas de producto a enviar y procede a elaborar la guía de remisión de la misma, con la cual el transportista debe trasladar la mercadería sin demoras hasta el cliente final.
De la facturación del producto
Una vez entregada la mercadería el transportista debe comunicar a MOLSANDO S.A. la llegada satisfactoria de la misma e informar el peso con que le recibieron la mercadería, la auxiliar contable confirma el peso, fecha y valor de venta con el cliente y proceder a emitir la factura, elaborada la factura enviar vía fax o email a los clientes y luego por servi- entrega.
Del plazo de vencimiento y cobro
Las ventas realizadas varían en su plazo de vencimiento pues puede ir entre 8 a 30 días según el caso.
El Jefe Financiero se encarga de realizar los cobros de la mismas, respetando las fechas de vencimiento, por lo general llama a confirma la elaboración del cheque y como estos cobros por lo general son en Guayaquil envía a una colaboradora a retirar el cheque y depositado en la Cta. Cte. de Molsando S.A. el mismo día de cobro, recordemos que los depósitos deben ser íntegros por el total de las ventas hechas.
La asistente contable confirma el depósito en la Cta. Cte. y procede a realizar la cancelación o liquidación de esas facturas.
4.3.9.2 Detalle del procedimiento para contabilizar las ventas en MOLSANDO S.A.
- Emitir del sistema contable un listado de los despachos realizados.
- Confirmar la recepción de la mercadería con los clientes, cotejar las toneladas recibidas, confirmar el precio.
- Realizar la facturación de la torta o aceite de palmiste, enviar la factura por email, fax y posteriormente por servientrega.
- El jefe financiero confirma el pago con los clientes y envía a una colaboradora a retirar el cheque.
- La colaboradora retira el cheque de pago y procede a depositarlo en una de las cuentas corriente, el depósito debe hacerlo el mismo día de cobro, y a más tardar el día siguiente a primera hora.
- Una vez realizado el depósito la auxiliar contable liquida la factura en el sistema contable.
- Al final del mes o cuando se lo soliciten la auxiliar contable debe cuadrar sus saldos del sistema contable con los de sus clientes.
Figura Nº 18 Flujo-grama de ventas
GERENTE DE VENTAS JEFE PRODUC - AUXILIAR CONTABLE
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Sara Romero/2012
Visita y firma convenios ventas Guía de Remisión Entrega de PT a transportista Entrega del Producto Confirmación de Recepción del Producto
Reporte del Stock de mercaderías Inicio Fin Transportación del Producto Cronograma de envíos Orden de Salida del Producto Elaboración de Factura
Envió factura fax y Servi-entrega
4.3.9.3 Manejo y contabilización de las compras de materia prima en Molsando S.A.
Las compras de materia prima como es la Nuez y Palmiste, constituyen una parte fundamental para el correcto funcionamiento de la entidad, por ello es indispensable el contar con proveedores fijos y que su producto sea de excelente calidad.
4.3.9.4 Normativa para el control de las compras de materia prima en MOLSANDO
S.A.
De la firma de convenios
El Director General es la persona encargada de realizar las visitas personales a los proveedores, con ellos debe pactar las toneladas del producto que enviarán en el mes, también deben ponerse de acuerdo con el precio del mismos, otro aspecto a considerar es si Molsando S.A. cancelará directamente el valor por el flete o a su vez la empresa proveedora lo hace.
Del cronograma de compras
Una vez que el Director General realiza el convenio de compra de la materia prima este comunica al Jefe de Planta quien se encarga de coordinar y exigir el cumplimiento del cronograma de compras, que se los podrá hacer de forma diaria, semanal o mensual según el proveedor lo disponga y la entidad tenga la capacidad de recibir la materia prima.
Del control de calidad del producto
Como es un proceso productivo que requiere de una excelente calidad del producto para obtener rentabilidad es indispensable realizar un control de calidad antes de recibir el producto en la entidad, la empresa cuenta con un departamento de control de calidad o en este caso llamados laboratoristas, que son los encargados de tomar muestras del producto en sus fases de proceso luego de un análisis conocer si el mismo se encuentra dentro de los parámetros pactados con los proveedores o requiere algún castigo en precio o peso por su baja calidad.
Del envío y recepción de la materia prima
En esta fase el Pesador es el encargado de llamar a las extractoras a confirmar el envío de la materia prima y también de tomar el peso recibido en la extractora, la cual debe ser recibida en un plazo máximo de 24 horas, luego de haber sido enviada la materia prima.
El pesador es quien se encarga de pesar las toneladas de producto recibido y procede a elaborar el ticket de ingreso tanto manual como en el sistema contable Mansof.
De la recepción de facturas de materia prima
Una vez recibida la materia prima en Molsando S.A., y realizado el respectivo ingreso al sistema contable, la auxiliar contable revisa que los tickets de ingreso estén correctamente ingresados en el sistema contable para luego proceder a ingresar la factura y realizar la retención del impuesto a la renta de los mismos.
Del plazo de pago
Los pagos a los proveedores se los pueden hacer por anticipado, liquidación por envío, semanal, quincenal o mensual, según el convenio firmado por el Director General.
El Jefe Financiero se encarga de revisar los pagos a los proveedores, respetando los convenios firmados, o si existiere alguna solicitud de anticipo, solicita a la asistente contable el ingreso en la banca electrónica de la transferencia por el valor debidamente autorizado por el Director General, y cualquiera de los dos tienen la capacidad de autorizar la transferencia bancaria. Una vez realizada la transferencia bancaria se envía el detalle vía email o fax al proveedor para su debido conocimiento.
4.3.9.5 Detalle del procedimiento para contabilizar las compras de materia prima en
Molsando S.A.
- Emitir diariamente del sistema contable un listado de las compras realizadas.
- Revisar el correcto ingreso de la materia prima al sistema, teniendo especial cuidado con el peso y precio.
- Ingresar la factura de compra al sistema contable y realizar la retención del impuesto a la renta respectivo.
- Enviar la retención al proveedor ya sea mediante servientrega o con los camiones transportadores de materia prima.
- Cuando se realicen pagos anticipados de materia prima la auxiliar contable debe comunicar al proveedor el anticipo para que ellos a su vez lo puedan contabilizar y enviar la materia prima con prioridad a Molsando S.A.
- Realizar el pago o liquidación a los proveedores de materia prima de forma semanal, mensual o cuando se lo soliciten.
- Al final del mes o cuando se lo soliciten la auxiliar contable debe cuadrar sus saldos del sistema contable con los de sus proveedores.
Figura Nº 19
Flujo-grama de compras de materia prima
JEFE PLANTA - DIRECTOR GENERAL PESADOR – AUXILIAR CONTABLE
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Sara Romero/2012
Solicitud de Pedido de MP Inicio ¿Hay stock MP Aprobada Realiza trámites de Compra
Pago o anticipo del
valor MP al Proveed. Proveedores al Confirmar envió de Materia Prima Transportación de MP a la Fábrica Visitas a Proveedores Pactar la compra Recepción de MP por entidad NO SI Fin Solicitud e Ingreso de Factura al Sistema Cuadre Proveedores Materia Prima Pago a Proveedores Materia Prima
CAPÍTULO V
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. Conclusiones
- Mediante el análisis realizado a Molsando S.A. se pudo determinar que el manejo del departamento contable financiero no cuenta con políticas, ni procedimientos internos que precisen las actividades a desarrollar en cada una de las fases del proceso contable financiero.
- Se observó que no existe un procedimiento adecuado para la contratación de personal en la empresa.
- El personal que labora en la entidad no es el idóneo y no conoce toda la normativa vigente, sin embargo a la carencia de este instrumento, las actividades administrativas, contables y financieras funcionan por el conocimiento práctico adquirido por la experiencia de sus empleados.
- Los colaboradores de la empresa no reciben charlas ni capacitaciones.
- La asistente contable financiera tiene exceso de trabajo bajo su responsabilidad y además no se cumple con uno de los fundamentos principales del Control Interno que es la Separación de Funciones Incompatibles.
6.2. Recomendaciones
- Implementar el presente Manual de Control Interno para el área Contable y Financiera de la Empresa Industrial Molsando S.A., en el mismo se detalla cada uno de los procedimientos, políticas y procesos a seguir en el área contable financiera para prevenir errores e irregularidades y obtener una seguridad razonable de la exactitud y veracidad de los registros contables, también está encaminado a la eficiencia y eficacia de las operaciones y por último al cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
- Aplicar el manual de funciones, en él se indica claramente el perfil que debe cumplir el aspirante a cada puesto de trabajo, así como las funciones a desempeñar en mismo.
- Establecer políticas de capacitación del personal y difundir charlas de motivación personal, es de vital importancia, pues es el recurso más valioso de toda entidad, la actualización de conocimientos debe estar orientada de acuerdo a las funciones que cada colaborador desarrolle en la entidad.
- Redistribuir las funciones de la asistente contable financiera y separar las funciones que tiene relación directa, es decir, que ningún departamento o persona manejen todos los aspectos de una transacción desde su principio hasta el final. Delegar a otra persona para revisar, autorizar, registrar o mantener custodia de los activos.
BIBLIOGRAFÍA b 1Bibliografía
Libros
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Páginas Web
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03 de 2012, de Gestiopolis.com:
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30. IESS. (S.F.). IESS.gob.ec. Recuperado el 25 de 03 de 2012, de IESS.gob.ec: www.iess.gob.ec
Anexo Nº 1
Entrevista Aplicada al Gerente General de Molsando S.A. b 2Anexos
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Sede Santo Domingo
Estimado Señor gerente solicito comedidamente contestar la siguiente entrevista, que tiene el carácter estrictamente académico, requisito previo a la obtención de mi título en Ingeniería en Finanzas y Auditoria. Ruego contestar con la mayor sinceridad. Gracias.
1. ¿Actualmente su empresa cuenta con un manual de control interno para el área Contable Financiera?
2. ¿Considera importante la creación de un manual de control interno para su empresa? 3. ¿Ofrece a sus colaboradores capacitaciones para un mejor desempeño laboral?
4. ¿Proporciona a sus colaboradores todos los implementos necesarios para su desempeño? 5. ¿Cada qué tiempo realiza su empresa una Auditoria Contable Financiera?
6. ¿Han tenido algún problema en control en el departamento Contable Financiero? 7. ¿Realiza constatación física de sus inventarios?
8. ¿Apoyaría la creación de un manual de control interno el mismo que le ayudara a llevar un adecuado manejo del área Contable Financiero?
Anexo Nº 2
Encuesta Aplicada a los Colaboradores
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Sede Santo Domingo
Estimado Señor colaborador solicito comedidamente contestar la siguiente encuesta, que tiene el carácter estrictamente académico, requisito previo a la obtención de mi título en Ingeniería en Finanzas y Auditoria. Ruego contestar con la mayor sinceridad. Gracias.
1. ¿Qué tiempo es colaborador de la empresa? Ente 0 a 1 año _______
Entre 1 a 3 años _______ Entre 3 a 5 años _______ Entre 5 a más _______
2. ¿El puesto que desempeña es acorde a su profesión? Si _______
No _______
3. ¿Recibe capacitaciones en la empresa? Si _______
No _______
4. ¿Qué tipo de capacitaciones le gustaria recibir? Relaciones Humanas _______
Trabajo en Equipo _______ Computación _______
5. ¿Qué tipos de incentivos le gustaría recibir de la empresa? Ascensos _______
Bonos _______ Comisiones _______
6. ¿Conoce la Vision, Mision de la empresa? Si _______
No _______ Desconoce ______
Anexo Nº 3
Encuesta Aplicada a los Colaboradores Administrativos
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Sede Santo Domingo
Estimado Señor colaborador solicito comedidamente contestar la siguiente encuesta, que tiene el carácter estrictamente académico, requisito previo a la obtención de mi título en Ingeniería en Finanzas y Auditoria. Ruego contestar con la mayor sinceridad. Gracias.
7. ¿La empresa realiza arqueo de caja periodicos? Si _______
No _______
Desconoce _______
8. ¿ La empresa realiza conciliaciones bancarias? Si _______
No _______
9. ¿ Conoce si la empresa cuenta con un manual de control interno para el area contable financiera?
Si _______ No _______
Desconoce _______
10. ¿Cree usted que los controles contribuyen a obtener resultados favorables para la empresa?
Si _______ No _______
11. ¿El crear un manual de control interno para el area contable financiera garantizará un adecuado control de la misma?
Si _______ No _______
12. ¿Estaria de acuerdo y dispuesto a cumplir con lo establecido en el manual de control interno en cualquiera de sus áreas?
Si _______ No _______
Anexo Nº 4
Encuesta Aplicada a los Clientes
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Sede Santo Domingo
Estimado Señor cliente solicito comedidamente contestar la siguiente encuesta, que tiene el carácter estrictamente académico, requisito previo a la obtención de mi título en Ingeniería en Finanzas y Auditoria. Ruego contestar con la mayor sinceridad. Gracias.
1. ¿Hace qué tiempo es cliente de la empresa? De 0 a 2 años _______
De 3 a 4 años _______ Más de 5 años _______
2. ¿Le brindan facilidad de pago al momento de la compra? Si _______
No _______
3. ¿Cuál es el motivo fundamental para que Usted adquiera los productos que ofrece la compañía?
Excelente calidad, precio y peso _______ Ubicación geográfica _______ Facilidad de pago _______
4. ¿Considera que el personal contable fianciero con que cuenta la empresa es capacitado? Si _______
No _______
5. ¿Según los siguientes parametros califique la atencion que le brinda el personal contable financiero con que cuenta Molsando S.A.?
Excelente _______ Muy buena _______ Buena _______ Regular _______
6. ¿Está satisfecho con el producto que adquiere a Molsando S.A. y los mismos tienen las especificaciones técnicas solicitadas en su pedido?
Si _______ No _______
7. ¿Sus estados de cuenta (Proveedores) cuadran con los de MOLSANDO S.A. (Clientes)? Siempre _______
A veces _______ Nunca _______
Anexo Nº 5
Encuesta Aplicada a los Proveedores
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Sede Santo Domingo
Estimado Señor proveedor solicito comedidamente contestar la siguiente encuesta, que tiene el carácter estrictamente académico, requisito previo a la obtención de mi título en Ingeniería en Finanzas y Auditoria. Ruego contestar con la mayor sinceridad. Gracias.
1. ¿Qué tiempo es proveedor de esta empresa? De 0 a 2 años _______
De 3 a 4 años _______ Más de 5 años _______
2. ¿Cada qué tiempo le realiza entregas de Palmiste a Molsando S.A.? Diario _______
Semanal _______ Mensual _______
3. ¿Considera oportuno y agil los pagos realizados por la empresa? Si _______
No _______
4. ¿Cuándo se ha acercado a la empresa a dejar sus facturas lo han atendido con agilidad? Si _______
A veces _______ No _______
5. ¿A tenido algún inconveniente en el cuadre de la información financiera de sus registros con los de a Molsando S.A.?
Si _______ A veces _______ No _______
6. ¿Cómo calificaría al sistema contable que posee a Molsando S.A.? Excelente _______
Muy bueno _______ Bueno _______
Anexo Nº 6
Esquema del proceso productivo en la planta industrial
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Sara Romero/2012
Anexo Nº 7
Fotografías archivos de la Compañía Industrial Molsando S.A.
Fotografía Nº 1 Vivero de palma africana
Fuente: Compañía Industrial Molsando S.A.
Fotografía Nº 2 Fruta de palma africana
Fotografía Nº 3 Torta de palmiste
Fuente: Compañía Industrial Molsando S.A.
Fotografía Nº 4 Tanques de almacenamiento