UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Sede Santo Domingo
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
Tesis previa la obtención del título de
INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
a 1Portada
MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA CONTABLE Y
FINANCIERA DE LA EMPRESA INDUSTRIAL MOLSANDO S.A. SANTO
DOMINGO 2012
Estudiante
SARA BEATRIZ ROMERO PILLAJO
Director de tesis
Eco. Oscar Morales
ii
MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA CONTABLE Y
FINANCIERA DE LA EMPRESA INDUSTRIAL MOLSANDO S.A. SANTO
DOMINGO 2012
a 2Hoja de sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal
Eco. Oscar Morales
DIRECTOR DE TESIS
APROBADO
Ing. Piedad Alarcón MDE
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
Dra. Clemencia Carrera
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Msc. José Ibarra
iii Santo Domingo, ____ de __________ del 2014
.
El contenido del presente trabajo, está bajo la responsabilidad de la autora.
El contenido del presente trabajo, está bajo la responsabilidad de la autora.
a 3Hoja de responsabilidad del autor
_________________________________
Sara Beatriz Romero Pillajo
1720657681
Autor: ROMERO PILLAJO SARA BEATRIZ
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Título de Tesis: “MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA
CONTABLE Y FINANCIERA DE LA EMPRESA
INDUSTRIAL MOLSANDO S.A. SANTO DOMINGO
2012”
iv
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Sede Santo Domingo
a 4Informe del director de tesis
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Santo Domingo,………de …..…..……..del 2014
Ingeniera
Piedad Alarcón MDE
COORDINADORA DE LA CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
Presente.
De mis consideraciones:
Por medio presente tengo a bien de informar a Ud. Que la tesis bajo el tema: “Manual de
Control Interno para el Área Contable y Financiera de la Empresa Industrial
MOLSANDO S.A. Santo Domingo 2012” de la Srta. Sara Beatriz Romero Pillajo, ha sido realizada bajo mi supervisión y dirección, la misma que al haber culminado se encuentra en condiciones de ser defendida cuando Ud. lo señale.
Me permito informar para los fines pertinentes.
Atentamente
___________________________________ Eco. Oscar Morales
v
DEDICATORIA
El presente trabajo de investigación se lo dedico a mis colegas profesionales,
a los estudiantes universitarios, a mis queridos maestros, a mi apreciada universidad, y a todos aquellos que se interesen
por el contenido del mismo.
vi
AGRADECIMIENTO
Mi profundo agradecimiento a Dios quien me dio la vida, salud, fortaleza y la sabiduría.
Este logro se lo dedico con mucho amor y cariño a mis padres, quienes con su constante esfuerzo y sacrificio infundieron en mí valores y el anhelo de superación, ya que sin ellos
no hubiese sido posible la culminación de este sueño,
a mis hermanos por estar conmigo en todo momento y apoyarme siempre, a mi familia y amigos por el apoyo incondicional que me brindaron en el trascurso de mi
carrera,
a mi amado esposo que siempre estuvo conmigo brindándome su amor, su cariño, su consejo, su paciencia, para que culmine con éxito mi carrera profesional.
A mis maestros en especial a mi director de tesis Economista Oscar Morales a quienes les debo gran parte de mis conocimientos, gracias a su paciencia y enseñanzas, finalmente un
eterno agradecimiento a esta prestigiosa universidad la cual me abrió sus puertas.
vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Portada ... i
Hoja de sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal ... ii
Hoja de responsabilidad del autor ... iii
Informe del director de tesis ... iv
Dedicatoria... v
Agradecimiento ... vi
Índice de contenidos ... vii
Índice de tablas ... x
Índice de figuras ... xii
Índice de cuadros ... xiii
Índice de gráficos... xiv
Índice de Anexos ... xv
Índice de Fotografías ... xvi
Resumen ejecutivo ... xvii
Executive summary ... xviii
CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes ... 1
1.1.1 Antecedentes históricos ... 2
1.1.2 Antecedentes científicos ... 4
1.1.3 Antecedentes prácticos ... 4
1.2 Importancia del estudio ... 5
1.3 Limitaciones del estudio ... 5
1.4 Alcance del trabajo ... 5
1.5 Objetivos de estudio ... 5
1.5.1 General ... 5
1.5.2 Específicos... 5
1.6 Justificación ... 6
viii
1.6.2 Justificación práctica ... 6
1.6.3 Justificación metodológica ... 6
1.7 Hipótesis ... 6
1.8 Variables e indicadores ... 7
1.8.1 Variables ... 7
1.8.2 Indicadores ... 7
CAPÍTULO II MARCO DE REFERENCIA 2.1 Marco teórico ... 8
2.1.1 Definición de términos conceptuales ... 8
2.1.2 Componentes del control interno ... 13
2.1.3 Tipos de control interno ... 19
2.2 Marco conceptual ... 26
2.2.1 Definición de términos conceptuales ... 26
2.3 Marco legal ... 31
2.3.1 Base legal de la empresa ... 31
CAPÍTULO III METODOLOGÍA 3.1 Descripción de la empresa industrial MOLSANDO S.A. ... 36
3.1.1 Ubicación geográfica ... 38
3.2 Diagnóstico de MOLSANDO S.A. ... 39
3.2.1 Departamento contable financiero ... 40
3.2.2 Análisis del F.O.D.A. ... 41
3.3 Distribución interna MOLSANDO S.A. ... 45
3.3.1 Organigrama institucional ... 45
3.3.2 Productos que ofrece ... 46
3.4 Principales proveedores y clientes ... 49
3.4.1 Principales proveedores ... 49
3.4.2 Principales clientes ... 50
ix
3.5.1 Unidad de análisis o de estudio ... 51
3.5.2 Tipo y nivel de investigación ... 51
3.5.3 Métodos de estudio ... 52
3.6 Fuentes, técnicas e instrumentos de investigación ... 53
3.6.1 Fuentes primarias ... 53
3.6.2 Fuentes secundarias ... 54
3.6.3 Técnicas ... 55
3.7 La Población de estudio y sus características ... 55
3.8 Análisis y tabulación de los datos ... 56
3.8.1 Entrevista aplicada al gerente general de Molsando S.A. ... 57
3.8.2 Encuestas aplicada a los colaboradores ... 58
3.8.3 Encuestas aplicadas a los clientes ... 70
3.8.4 Encuestas aplicadas a los proveedores ... 77
CAPÍTULO IV “MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA CONTABLE Y FINANCIERA DE LA EMPRESA INDUSTRIAL MOLSANDO S.A. SANTO DOMINGO 2012” 4.1 Desarrollo de la propuesta ... 84
4.1.1 Introducción... 84
4.1.2 Objetivos ... 85
4.1.3 Misión ... 85
4.1.4 Visión ... 85
4.1.5 Principios y valores corporativos ... 86
4.2 El manual ... 88
4.2.1 Objetivos y políticas ... 88
4.2.2 Simbología a utilizarse en los flujo gramas ... 89
4.2.3 Organigramas ... 91
4.3 Normas de control interno para el área contable financiera ... 112
4.3.1 Normativa sobre políticas generales de contabilidad para el proceso contable ... 112
4.3.2 Plan de cuentas ... 114
x
4.3.4 Proceso para elaboración y presentación de los estados financieros y demás
información a ser remitida al organismo de control (S.B.C.) ... 118
4.3.5 Procesos para el manejo y contabilización de la cuenta caja en Molsando S.A. ... 119
4.3.6 Proceso y contabilización de la cuenta caja chica ... 122
4.3.7 Normativa para manejo y contabilización de cuentas bancarias Molsando S.A. . 128
4.3.8 Proceso y contabilización de la propiedad, planta y equipo... 132
4.3.9 Manejo y contabilización de ventas de aceite y torta palmiste en Molsando S.A. 138 CAPÍTULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 Conclusiones ... 146
5.2 Recomendaciones ... 147
Bibliografía… ... 148
xi
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1 Porcentaje de participación de acciones de los socios ... 36
Tabla Nº 2 Porcentajes de rendimiento del aceite y torta palmiste ... 47
Tabla Nº 3 Características porcentuales del aceite de palmiste ... 48
Tabla Nº 4 Especificaciones técnicas de la torta de palmiste ... 49
xii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Nº 1 Método de retroalimentación ... 19
Figura Nº 2 Participación de acciones ... 37
Figura Nº 3 Ubicación geográfica de Molsando S.A. ... 39
Figura Nº 4 Organigrama institucional Molsando S.A. ... 45
Figura Nº 5 Aceite y fruta de palma africana ... 46
Figura Nº 6 Rendimiento aceite y torta palmiste ... 47
Figura Nº 7 Representación gráfica de la torta palmiste ... 49
Figura Nº 8 Logotipo Empresa Industrial Molsando S.A. ... 83
Figura Nº 9 Simbología a utilizarse en los flujo gramas ... 90
Figura Nº 10 Organigrama funcional para Molsando S.A ... 93
Figura Nº 11 Flujo grama del registro de movimientos económicos financieros... 117
Figura Nº 12 Flujo-grama de la elaboración y presentación de los estados financieros y demás información a ser remitida al organismo de control (S.B.C.)... 119
Figura Nº 13 Flujo-grama del registro de un arqueo de caja ... 122
Figura Nº 14 Flujo-grama del procedimiento para realizar pagos con caja chica ... 127
Figura Nº 15 Flujo-grama de la conciliación bancaria ... 132
Figura Nº 16 Flujo-grama adquisición de bienes de larga duración ... 136
Figura Nº 17 Flujo-grama para inventarios físicos de los bienes de larga duración ... 137
Figura Nº 18 Flujo-grama de ventas ... 141
xiii
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1 Parámetros cuestionario colaboradores ... 58
Cuadro Nº 2 Parámetros cuestionario colaboradores ... 59
Cuadro Nº 3 Parámetros cuestionario colaboradores ... 60
Cuadro Nº 4 Parámetros cuestionario colaboradores ... 61
Cuadro Nº 5 Parámetros cuestionario colaboradores ... 62
Cuadro Nº 6 Parámetros cuestionario colaboradores ... 63
Cuadro Nº 7 Parámetros cuestionario colaboradores administrativos ... 64
Cuadro Nº 8 Parámetros cuestionario colaboradores administrativos ... 65
Cuadro Nº 9 Parámetros cuestionario colaboradores administrativos ... 66
Cuadro Nº 10 Parámetros cuestionario colaboradores administrativos ... 67
Cuadro Nº 11 Parámetros cuestionario colaboradores administrativos ... 68
Cuadro Nº 12 Parámetros cuestionario colaboradores administrativos ... 69
Cuadro Nº 13 Parámetros encuesta clientes ... 70
Cuadro Nº 14 Parámetros encuesta clientes ... 71
Cuadro Nº 15 Parámetros encuesta clientes ... 72
Cuadro Nº 16 Parámetros encuesta clientes ... 73
Cuadro Nº 17 Parámetros encuesta clientes ... 74
Cuadro Nº 18 Parámetros encuesta clientes ... 75
Cuadro Nº 19 Parámetros encuesta clientes ... 76
Cuadro Nº 20 Parámetros encuesta proveedores ... 77
Cuadro Nº 21 Parámetros encuesta proveedores ... 78
Cuadro Nº 22 Parámetros encuesta proveedores ... 79
Cuadro Nº 23 Parámetros encuesta proveedores ... 80
Cuadro Nº 24 Parámetros encuesta proveedores ... 81
xiv
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico Nº 1 Representación gráfica cuestionario colaboradores ... 58
Gráfico Nº 2 Representación gráfica cuestionario colaboradores ... 59
Gráfico Nº 3 Representación gráfica cuestionario colaboradores ... 60
Gráfico Nº 4 Representación gráfica cuestionario colaboradores ... 61
Gráfico Nº 5 Representación gráfica cuestionario colaboradores ... 62
Gráfico Nº 6 Representación gráfica cuestionario colaboradores ... 63
Gráfico Nº 7 Representación gráfica cuestionario colaboradores administrativos ... 64
Gráfico Nº 8 Representación gráfica cuestionario colaboradores administrativos ... 65
Gráfico Nº 9 Representación gráfica cuestionario colaboradores administrativos ... 66
Gráfico Nº 10 Representación gráfica cuestionario colaboradores administrativos ... 67
Gráfico Nº 11 Representación gráfica cuestionario colaboradores administrativos ... 68
Gráfico Nº 12 Representación gráfica cuestionario colaboradores administrativos ... 69
Gráfico Nº 13 Representación gráfica encuesta clientes ... 70
Gráfico Nº 14 Representación gráfica encuesta clientes ... 71
Gráfico Nº 15 Representación gráfica encuesta clientes ... 72
Gráfico Nº 16 Representación gráfica encuesta clientes ... 73
Gráfico Nº 17 Representación gráfica encuesta clientes ... 74
Gráfico Nº 18 Representación gráfica encuesta clientes ... 75
Gráfico Nº 19 Representación gráfica encuesta clientes ... 76
Gráfico Nº 20 Representación gráfica encuesta proveedores ... 77
Gráfico Nº 21 Representación gráfica encuesta proveedores ... 78
Gráfico Nº 22 Representación gráfica encuesta proveedores ... 79
Gráfico Nº 23 Representación gráfica encuesta proveedores ... 80
Gráfico Nº 24 Representación gráfica encuesta proveedores ... 81
xv
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo Nº 1 Entrevista Aplicada al Gerente General de Molsando S.A. ... 150
Anexo Nº 2 Encuesta Aplicada a los Colaboradores ... 151
Anexo Nº 3 Encuesta Aplicada a los Colaboradores Administrativos ... 152
Anexo Nº 4 Encuesta Aplicada a los Clientes ... 153
Anexo Nº 5 Encuesta Aplicada a los Proveedores ... 155
Anexo Nº 6 Esquema del proceso productivo en la planta industrial ... 156
xvi
ÍNDICE DE FOTOGRAFÍAS
Fotografía Nº 1 Vivero de palma africana ... 157
Fotografía Nº 2 Fruta de palma africana... 157
Fotografía Nº 3 Torta de palmiste ... 158
xvii
RESUMEN EJECUTIVO
Para que una compañía sea exitosa, es necesario que existan controles, por ello la administración es responsable de establecer y mantener procedimientos apropiados de control interno. Entendiéndose que toda actividad debe realizarse bajo lineamientos que regulen los pasos a seguir dentro de un proceso, es por ello que se crean manuales. Un Manual de Control Interno tiene como objetivo asegurar orden, eficiencia y seguridad en la gestión financiera y contable de la empresa. MOLSANDO S.A. es la industrial de la cual hablare en el presente trabajo investigativo, con los siguientes capítulos:
El Capítulo I, inicia con la historia, usos del Aceite y Torta de Palmiste en el Ecuador, además trata el planteamiento, formulación, pronóstico del problema así como también la justificación y objetivos de la investigación.
El Capítulo II, comprende el marco teórico con sus diferentes conceptos, también el marco científico y por último el marco legal en los cuales se sustenta el desarrollo de este trabajo.
En el Capítulo III, se describe a la empresa, sus orígenes, el análisis del F.O.D.A. En sí constituye el marco metodológico, donde se conoce la muestra y fuente de investigación para analizar los datos a través de las técnicas e instrumentos.
El Capítulo IV, comprende el desarrollo de la propuesta de la investigación, que es el diseño de un Manual de Control Interno para el Área Contable Financiero de MOLSANDO S.A. en el defino la misión, visión, valores corporativos, los objetivos del presente manual, las funciones que deben desempeñar en cada puesto de trabajo, los procedimientos a seguir para realizar un correcto y adecuado control interno.
xviii
EXECUTIVE SUMMARY
In order that a company is successful, is necessary that controls exist, for it the administration is a person in charge of establishing and supporting appropriate procedures of internal control. People need to know that all activities should be done under guidelines which regulate the steps in a process. That is why manuals are created. A Manual of Internal Control aims to assure order, efficiency and safety in the accounting and financial management of the company. MOLSANDO S.A. is the industry of which it will be spoken in the present research work, with the following chapters:
Chapter I begins with the history, uses of oil and palm kernel cake in Ecuador, it is also the approach, formulation, forecast problem as well as the justification and objectives of the research.
Chapter II includes the theoretical framework with different concepts, also the scientific framework and finally the legal framework which the development of this work is based.
Chapter III describes the company, its origins, S.W.O.T analysis. As such, it constitutes the methodological framework, where the sample and research source are known to analyze the data through the techniques and instruments.
Chapter IV includes the development of the proposal for the research, which is the design of a Manual of Internal Control for the financial accounting Area of MOLSANDO S.A. Here the mission, vision, corporate values, the aims of this manual, the roles to be played at each workplace, the procedures for appropriate and adequate internal control are defined.
CAPÍTULOI
1 INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes
El desarrollo económico ha permitido el establecimiento de grandes negocios, y el resultado ha sido una complejidad tanto a nivel administrativo como organizacional dentro de las empresas. En épocas anteriores el comerciante no tenía este tipo de problemas ya que el mismo atendía su negocio de manera rutinaria siendo este el bodeguero, recepcionista, administrador, contador, en fin era el único que manejaba su negocio y/o lo hacía con ayuda de su esposa e hijos, si se presentaba algún inconveniente, este sabía dónde estaba el error.
La contabilidad era rutinaria y solo se la aplicaba para registrar las entradas o salidas de dinero. El crecimiento rápido de las empresas fue acompañado por las utilidades, las empresas fueron creciendo sin tomar en cuenta la eficiencia de sus operaciones internas.
En la actualidad las industrias pequeñas, medianas o grandes tienen que competir con sus productos en mercados cada vez más globalizados, razón por la cual obliga a estas a ser realmente competitivas.
Si bien es cierto también debemos considerar que en su mayoría las empresas son creadas con la finalidad de obtener un lucro, por lo que a medida que la sociedad ha ido desarrollándose las industrias se han incrementado progresivamente, buscando satisfacer al máximo las necesidades de cada sector específico.
la demanda entonces se vio en la necesidad de mejorar sus productos, de ofrecer mejores beneficios en fin buscar la manera de llegar a sus clientes y no salir del mercado.
Hago hincapié que es necesario, que las empresas produzcan bienes de mejor calidad y a más bajos costos, lo cual solo se puede lograr si se aplican en sus procesos productivos instrumentos y procedimientos que optimicen los recursos.
Toda empresa por más pequeña que está fuere necesita contar con un correcto sistema contable y que el mismo brinde las seguridades y procedimientos que puedan darle la seguridad contable y financiera que los registros y procesos contables estén correctos.
Es importante resaltar que toda empresa debe contar con un Manual de Control Interno el mismo que tiene como objetivo asegurar orden, eficiencia y seguridad en la gestión financiera y contable de la empresa.
La empresa industrial de la cual hablare en el presente trabajo de investigación es la empresa industrial Molsando S.A. (MOLSANDO S.A.) creada en el año 2005, dedicada a la producción de Aceite de Palma y sus derivados, actualmente se encuentra ubicada en el Km. 37 de la Vía a Quinindé margen izquierdo.
1.1.1 Antecedentes históricos
Ecuador es un país muy rico en biodiversidad, sus habitantes se dedican principalmente a la ganadería, agricultura, pesca, es el primer productor mundial de banano y rosas de tallo largo, produce también petróleo, uno de los mejores cacaos de aroma y sabor del mundo, es el segundo productor mundial de camarón después de china, en menor escala produce, oro, maderas, textiles, lácteos, palma africana, entre otros productos.
aceite vegetal, materia prima para la obtención de otros productos comestibles y no comestibles, grasas especiales, diferentes tipos de jabones, cosméticos.
También se puede aprovechar la pepa de la fruta de palma llamada Palmiste, de la cual se obtiene un aceite del mismo nombre que procesado puede utilizarse en la producción de manteca, margarina y aceite vegetal.
Dentro del Palmiste existe una almendra de la cual también se pueden obtener a través de otros procesos, aceite y torta de palmiste; este último producto, por sus componentes proteicos, sirve de insumo principal para preparar alimento balanceado para ganado bovino y equino.
Por la gran cantidad de producción de Palma Africana del sector se crea la empresa industrial Molsando S.A., la misma que se encuentra ubicada en el Kilómetro 37 de la vía a Quinindé, es una empresa joven, creada el 08 de diciembre del año 2005 y puesta en marcha en enero del 2006, tiene 2 accionistas Srta. Flor Iselba Luzuriaga Guerrero y Marco Habid Donoso Mulki, con el 70% y 30% de participación en acciones respectivamente.
Fue constituida para realizar múltiples actividades relacionadas con el sector agrícola, comercial e industrial, actualmente su principal actividad es: La extracción y elaboración de aceites y grasas vegetales y animales comestibles y no comestibles; la producción de aceite crudo, torta y harinas de semillas oleaginosas y nueces, obtenidos por trituración o extracción; la extracción de aceites, la clarificación de aceites y grasas animales no comestibles y la refinación e hidrogenación de aceites y grasas.
MOLSANDO S.A. cuenta con alrededor de 11 proveedores de Palmiste en su mayoría asentados en Quinindé, Puerto Quito, La Unión, La Concordia, Monterrey, Las Villejas y Quevedo.
industria tenga algún problema de desfalco económico, o incumpla algún procedimiento o política necesaria para el correcto funcionamiento y/o con las instituciones estatales reguladoras de la buena marcha de las mismas.
1.1.2 Antecedentes científicos
Hoy en día todas las empresas industriales necesitan contar con un Manual de Control Interno el mismo que permitirá detallar todos y cada uno de los procedimientos, políticas y procesos a seguir en el área contable financiera para prevenir el fraude y obtener una seguridad razonable de cuan confiables son los informes financieros, también está encaminado a eficiencia y eficacia de las operaciones y por último al cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El presente manual de control interno se elaborará en base a las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, el mismo que servirá para determinar la base de confiabilidad, naturaleza y alcance de otros procedimientos de control.
1.1.3 Antecedentes prácticos
La correcta elaboración del Manual de Control Interno para el área Contable y Financiera de la Empresa Industrial MOLSANDO S.A. 2012, permitirá tener una base sólida en los diferentes procesos y procedimientos contables financieros dentro de la empresa, es así que hoy en día la administración de la compañía es responsable de establecer y mantener procedimientos apropiados de control interno, incluyendo aquellos procedimientos de revisión y supervisión necesarios, para una adecuada administración y para la identificación oportuna de errores e irregularidades.
1.2 Importancia del estudio
Si la empresa no elabora un Manual de Control Interno Contable Financiero, los registros y procedimientos de la misma no serían confiables. El manual debe contener aspectos desde la selección del personal, las funciones de cada puesto de trabajo, e indicar claramente cómo realizar el registro de las transacciones y los controles en los rubros más significativos para la institución.
1.3 Limitaciones del estudio
El Manual de Control Interno Contable Financiero, se realizará en el sector empresarial, específicamente empresas industriales “MOLSANDO S.A.” ubicada en el km. 37 de la Vía Quinindé, de Santo Domingo, para el año 2012.
1.4 Alcance del trabajo
La presente investigación está encaminada a la elaboración de un manual de control interno contable y financiero el mismo que debe contener aspectos desde la selección del personal, las funciones de cada puesto de trabajo, e indicar claramente cómo realizar el registro de las transacciones y los controles en los rubros más significativos para la institución, la existencia de un manual permitirá un control eficaz en sus operaciones.
1.5 Objetivos de estudio
1.5.1 General
Desarrollar un Manual de Control Interno para que el registro contable de las operaciones de la empresa industrial MOLSANDO S.A. brinde seguridad financiera.
1.5.2 Específicos
- Elaborar las políticas contables y procedimientos de control. - Elaborar el Manual de Control Interno.
1.6 Justificación
1.6.1 Justificación teórica
El presente estudio busca, mediante la teoría, conceptos y procesos a seguir elaborar un adecuado control interno, haciendo que las debilidades actuales que tengan las empresas se transformen en fortalezas y se vuelvan más competitivas en su ámbito de negocio, apoyándose en las NIC, NIIF y PCGA.
1.6.2 Justificación práctica
El estudio de los registros y procedimientos contables y financieros, es práctico porqué se puede poner en ejecución en cualquier momento y en cualquier otra empresa industrial que posea similares características que la empresa objeto de estudio.
1.6.3 Justificación metodológica
El estudio de los procesos y procedimientos contables y financiero, se lo realizará mediante la investigación de campo, aplicando las técnicas de investigación cómo encuestas, entrevistas y la observación. Logrando obtener datos confiables que permitan determinar las necesidades actuales de la elaboración del Manual de Control Interno mejorando así sus ganancias y que el registro contable sea oportuno ordenado y confiable.
1.7 Hipótesis
1.8 Variables e indicadores
1.8.1 Variables
1.8.1.1 Variables independientes:
- Manual de Control Interno para el Área Contable Financiera de MOLSANDO S.A.
1.8.1.2 Variables dependientes:
- Eficacia empresarial - Eficiencia empresarial - Procesos contables - Procesos tecnológicos
1.8.2 Indicadores
- Número de procesos establecidos - Rentabilidad
CAPÍTULOII
2 MARCO DE REFERENCIA
2.1 Marco teórico
2.1.1 Definición de términos conceptuales
2.1.1.1 Control interno
(Publicaciones, 2012, pág. 104) sostiene que “Un Sistema de Control Interno significa todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una entidad para ayudar a logar los objetivos y asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo aspectos como salvaguardar los activos, la prevención y detección del fraude y error, la precisión e integridad de los registros contables así como la oportuna preparación y presentación de la información financiera de manera confiable”.
De la definición anterior resalto que los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
Un autor sostuvo que “Control Interno es un proceso, realizado por el consejo de la administración, los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la consecución de los objetivos en las siguientes categorías;
• Confiabilidad en los informes financieros. • Eficacia y eficiencia en las operaciones.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables”. (Whittington & Kart, Principios de Auditoría, 2007, pág. 213).
Un autor sostuvo que “El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información de registros, cumplimiento de políticas definidas, etc.).
Es importante destacar que esta definición de control interno no sólo abarca el entorno financiero y contable sino también los controles cuya meta es la eficiencia administrativa y operativa dentro de la organización empresarial.” (Aguirre Ormaechea, 1997, pág. 7)
La enunciación anterior denota la importancia de contar con un adecuado Control Interno, no solo para tener un control financiero contable correcto sino también la misma constituye una excelente ayuda para lograr ser más eficientes a nivel operativo, puesto que con su correcta aplicación se estarían ahorrando mucho tiempo y dinero a nivel administrativo. “El Control Interno es un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas, dirigidas a la consecución de un fin, no es un fin en sí mismo”. (Anónimo, Control Interno, 2007)
Este mecanismo de control se debe llevar a cabo en las diferentes unidades de trabajo y funciones de la empresa siendo coordinadas en función de los procesos de gestión básicos, de la planificación, ejecución y supervisión. Constituye una herramienta útil para la gestión pero no la sustituye.
Por ello los controles internos deben ser incorporados a la infraestructura de la empresa, no deben ser añadidos, de manera que no deben entorpecer, sino favorecer la consecución de los objetivos de la empresa.
2.1.1.2 Control interno contable
Concluimos que control interno contable no solo se refiere a las normas y procedimientos con soporte contable como la existencia de un plan de cuentas, la valoración adecuada de los inventarios, documentos que soporten los registros y otras más, sino también a todos aquellos procedimientos o procesos extracontables (es decir que no son exclusivos de área contable), como por ejemplo la autorización por parte de la gerencia de pagos y cobros sin el debido soporte, estos procedimientos que pueden afectar a la situación financiera no constituyen operaciones estrictamente contables o de registro.
Un autor sostuvo que “El control interno contable consiste en los métodos, procedimientos y plan de organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y a asegurar que las cuentas y los informes financieros sean confiables.” (Cook, 1999, pág. 208)
Si bien es cierto la principal gestión que realiza el control interno contable es establecer las directrices a seguir dentro del área de trabajo y de la organización con el fin de salvaguardar sus activos esto se lo puede realizar llevando un correcto registro de los inventarios, además este se preocupa por garantizar que los resultados que se reflejen en informes financieros brinde una seguridad razonable.
“El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables.” (Anónimo, Control Interno, 2007)
2.1.1.3 Control interno administrativo
“Control Interno Administrativo: son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la dirección.” (Aguirre Ormaechea, 1997, pág. 7)
Básicamente el Control Interno Administrativo es aquel que se encarga regular y verificar que todos los procesos con los que cuenta una institución se realicen en forma oportuna y adecuada, que se cumplan las políticas y demás resoluciones requeridas por la dirección empresarial.
“Los Controles Administrativos son procedimientos que se relacionan sobre todo con las operaciones de la institución y con las directivas, políticas e informes administrativos.” (Cook, 1999, pág. 208)
El control interno administrativo establece como una de sus características la participación de todos los trabajadores de la organización para dar consecución a los principios de los directivos y procedimientos de control considerados por la administración. Pero tenemos que tener en cuenta que la dirección es la responsable de su implementación y seguimiento.
“El control interno administrativo no está limitado al plan de la organización y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios. Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.” (Eumed.net, Navarro, & Mira, 2010)
materiales y financieros se empleen en la forma más eficiente, efectiva y económica en procura de alcanzar las metas y objetivos previstos.
2.1.1.4 Riesgos de control
“Riesgo de control es el riesgo de que una exposición errónea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que individualmente pudiera ser de carácter significativo o cuando se agrega con exposiciones erróneas en otros saldos o clases, no evitado o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno”. (NEA, pág. 5)
Los riesgos de control siempre se hallarán presentes en todo sistema de control interno puesto que pese a existir un excelente sistema de control interno existen riesgos en los registros contables de la organización no contemplados en el mismo.
Es así que todo sistema es creado por seres humanos y los seres humanos somos propensos a cometer errores, por ello importancia de la existencia del organismo regulador, Superintendencia de Compañías y la realización de Auditorías Externas, con ella estaríamos garantizando la revisión profunda de los estados financieros por parte de un contador externo.
2.1.1.5 Sistemas de contabilidad
“Un Sistema de contabilidad significa la serie de tareas y registros de una entidad por medio de las cuales se procesan las transacciones como un medio de mantener registros financieros. Dichos sistemas identifican, reúnen analizan, calculan, clasifican, registran, resumen, e informan transacciones y otros eventos”. (NEA, pág. 8)
“Un Sistema Contable consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, así como mantener la contabilización del activo y pasivo. Un sistema contable efectivo, toma en cuenta el establecimiento de métodos y registros que:
- Identificar y registrar todas las transacciones válidas.
- Describan oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle para permitir la adecuada clasificación de las mismas, para incluirse en la información financiera.
- Cuantificar el valor de las operaciones de modo que se registre el valor monetario adecuado en los estados financieros.
- Determinan el período en que las transacciones ocurren permitiendo registrarlas en el período contable apropiado.
- Presentar debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en los estados financieros”. (Alvarado, 2004, págs. 7-8)
Un sistema de contabilidad está conformado de todo un conjunto de mecanismo y métodos encaminados a realizar correctamente los registros contables establecidos para incluir, procesar, resumir y presentar las transacciones, manteniendo la responsabilidad del correcto registro de los activos, pasivos y patrimonio de la entidad.
Al registrar una transacción debemos tener especial cuidado en que las mismas sean válidas, detalladas, bien valoradas y registro en el periodo contable correcto.
2.1.2 Componentes del control interno
2.1.2.1 Ambiente de control
profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo de administración”. (Degerencia.com, S.F.)
Por ello deducimos que el núcleo de todo negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, el compromiso, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados son el motor que impulsa a la entidad y los cimientos sobre los cuales descansan todos los proyectos de la organización. Un buen ambiente de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación del hombre que hará que se cumplan los mismos.
“El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.
Los principales factores del ambiente de control son: - La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
- La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.
- La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento. - Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.
- El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.” (Anónimo, Control Interno, 2007)
2.1.2.2 Evaluación del riesgo de control
“La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos
relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio”. (Anónimo, Degerencia.com, S.F.)
Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados. La evaluación del riesgo tiene un carácter preventivo y se debe convertir en parte natural del proceso de planificación y control de la empresa.
"La evaluación preliminar del riesgo de control es el proceso de evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno de una entidad para prevenir o detectar y corregir exposiciones erróneas de carácter significativo. Siempre habrá algún riesgo de control a causa de las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y de control interno”. (NEA, pág. 21)
Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben estar orientados hacia el futuro, buscando siempre incurrir el menor riesgo posible dentro de la institución, asegurando que el riesgo se reduzca a un nivel aceptablemente bajo, esto se lo puede realizar estableciendo procesos efectivos, concretos y precisos a nivel contable y financiero con el fin de que la información financiera presentada sea lo más real posible.
2.1.2.3 Sistemas de información y comunicación
entidad y preparar información confiable. Los factores que conforman el sistema de información y comunicación son:
- Estrategias y sistemas integrados de información - La calidad y oportunidad de la información - Comunicación e información interna - Comunicación e información externa - Medios de comunicación
- Evaluación”. (Contraloría General del Estado, pág. 16)
El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de desempeño de cada área específica, la información que ayudara al control se recogerá de fuentes externas como internas, facilitando a la dirección preparar los informes sobre el rendimiento de la entidad en relaciones a los objetivos establecidos. Además,la comunicación debe ser eficaz en todos los niveles de la organización.
2.1.2.4 Procedimientos de control
“Son políticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se cumplan las directivas de los ejecutivos. Favorecen las acciones que acometen los riesgos de la organización. En ellas se lleva a cabo muchas actividades de control, pero sólo los siguientes tipos se relacionan con las actividades de control.
- Evaluación del desempeño
- Controles del procesamiento de la información - Controles físicos
- División de obligaciones”. (Whittington & Kart, Principios de Auditoría, 2007, pág. 219) Acotamos que ninguna organización puede conocer todos los riesgos actuales y potenciales a los que está expuesta en cualquier momento determinado y desarrollar controles para hacer frente a todos ellos.
“Los procedimientos de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, en todos los niveles y funciones, y son; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y segregación de funciones”. (Anónimo, Degerencia.com, S.F.)
Deben establecerse y ajustarse políticas y procedimientos que ayuden a conseguir una seguridad razonable que se llevan a cabo en forma eficaz las acciones necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la consecución de los objetivos de la institución. Las actividades de control existen a través de toda la organización.
2.1.2.5 Monitoreo del sistema
“Es un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada.” (Anónimo, Degerencia.com, S.F.)
“El Monitoreo del Sistema es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Debe orientarse a la identificación de controles débiles o insuficientes, para promover su reforzamiento.
El monitoreo se lleva a cabo de tres formas:
- Durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad (esta actividad debe ser previa, concurrente y posterior), los problemas se detectan en el presente, no sólo en el pasado.
- De manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades,
- Mediante la combinación de ambas modalidades”. (Contraloría General del Estado, pág. 18)
Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, esto es un proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Ello es realizado mediante actividades regulares de monitoreo de administración y supervisión, así como otras acciones personales tomadas en el desempeño de sus obligaciones.
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones dependerá primariamente de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo. Las deficiencias del control interno deben reportarse inmediatamente, informando los asuntos delicados a la gerencia, a la junta directiva.
Figura Nº 1
Método de retroalimentación
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Sara Romero/2012
2.1.3 Tipos de control interno
2.1.3.1 Controles generales
“Los Controles Generales no tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables, dado que no se relacionan con la información contable” (Anónimo, Control Interno, 2007)
Los controles generales son los concernientes a la correcta administración recursos, personal, infraestructura y demás aspectos generales establecidos dentro de la institución es decir no afectarían a los estados financieros, así por ejemplo un Control Interno General sería la verificación de asistencia del personal a sus puesto de trabajo.
Como hemos venido mencionando las actividades de control se deben dar en todos las ámbitos de la organización y la misma debe ser llevada a cabo por cada uno de los miembros que hacen parte de la entidad, desde los niveles jerárquicos altos hasta los de menor rango, estas actividades de control sirven como mecanismos para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
2.1.3.1.1 Conciencia de control
“La gerencia es responsable del establecimiento de una conciencia favorable de control interno de la organización. Es importante que la gerencia no viole los controles establecidos porque el sistema es ineficaz.
La Gerencia se podría motivar a violarlos por las siguientes causas: - Cuando el ente está experimentando numerosos fracasos.
- Cuando le falte capacidad de capital de trabajo o crédito.
- Cuando la remuneración de los administrativo este ligada al resultado. - Cuando el ente se va a vender en base a sus ee.cc.
- Cuando se obtienen beneficios en exponer resultados más bajos.
- Cuando la gerencia se encuentra bajo presión en cumplir sus objetivos” (Anónimo, Control Interno, 2007)
La conciencia de control está orientada a que todos los individuos que laboren dentro de una organización tengan inmerso en sí mismo una adecuada comprensión del control interno y que esta vaya siempre enmarcada a estar consciente que en toda actividad que se realice dentro de la institución debe hacérselo de manera transparente y siguiendo los procedimientos establecidos para tal efecto.
2.1.3.1.2 Protección de activos y registros
contable debe estar protegido ante la eventualidad de desastres (incendio, inundación, etc.)” (Anónimo, Control Interno, 2007)
Los controles para la protección de activos y su registro deben ir enfocados a conseguir que se proporcione un acceso restringido a dichos activos incluso a las personas autorizadas para ello. Se consideran activos a todos los bienes físicos ya se inmovilizaciones, activos financieros, stock de inventarios, efectivo, etc. Los cuales deberán ser celosamente custodiados junto con todos los documentos y registros generados.
Además se debe establecer ciertas medidas para que el sistema contable ósea su información este protegido frente ante cualquier caso fortuito, estos podrían ser tener el servidor del sistema contable informático en otro lugar.
2.1.3.2 Separación de funciones
“La segregación de funciones incompatibles reduce el riesgo de que una persona esté en condiciones tanto de cometer u ocultar errores o fraudes en el transcurso normal de su trabajo. Lo que se debe evaluar para evitar la colusión de fraudes son: autorización, ejecución, registro, custodia de los bienes, realización de conciliaciones”. (Anónimo, Control Interno, 2007)
“La segregación adecuada de funciones implica un sistema de control eficaz en el modelo organizativo al reducir el riesgo de irregularidades y errores en el curso normal de las mismas. De este modo se podrá evitar posibles situaciones de desfalcos y/o acciones de falsificación de documentos por parte de las personas que ejercen las distintas funciones.” (Aguirre Ormaechea, 1997, pág. 18)
Dentro de la institución se deben separarse las funciones de autorización o aprobación, custodia y salvaguardia, registro y control de transacciones. Muchas veces este principio de control no se lo realiza especialmente en empresas pequeñas, una misma persona se encarga de realizar todas estas funciones desde su principio hasta el fin, por ello los desfalcos y quiebra de ciertos negocios.
La dirección debe encargarse de que estas situaciones no se den y establecer ciertos mecanismos para realizar la adecuada separación de funciones.
2.1.3.3 Controles específicos
“Se relacionan con la información contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están desde el origen de la información hasta los saldos finales.”(Anónimo, Control Interno, 2007)
Los controles específicos como su nombre nos indica son los que van más allá de lo general, se enmarcan en algo más profundo, estos controles se deben dar desde el inicio de una transacción hasta su final. Un ejemplo claro seria la conciliación bancaria, la preparación de cheques, debe realizar una persona y la conciliación bancaria otra, así estaría reduciendo el riesgo a que exista algún error o fraude.
2.1.3.3.1 Los ciclos de información contable
soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio”. (Anónimo, Control Interno, 2007)
Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar finalmente la información financiera de una empresa. El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.
2.1.3.3.2 Tipos de errores
“A los errores se los define como declaraciones erradas u omisiones de cifras o de revelaciones en los estados financieros. Los errores pueden incluir equivocaciones en la reunión o procesamiento de datos, estimaciones de contabilidad no razonables que surgen de pasar por alto o malinterpretar hechos o de entender mal la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados”. (Whittington & Kart, Auditoría un Enfoque Integral, 2000, pág. 30)
Los errores pueden darse a nivel de autorización, integridad y exactitud de datos, por ello es importante la revisión y el establecimiento de políticas contables claras con el propósito de incrementar los controles existentes y a la vez permitan prevenir o detectar posibles errores.
2.1.3.3.3 Controles de procesamiento
“Los controles de procesamiento se refieren al ciclo que sigue la información desde la entrada hasta la salida, lo que conlleva al establecimiento de una serie de seguridades para: - Asegurar que todos los datos sean procesados.
- Garantizar la exactitud de los datos procesados.
- Asegurar que los resultados sean entregados a los usuarios en forma oportuna y en las mejores condiciones”. (Anónimo, Sistemas de Control, S.F.)
Es de vital importancia que en toda entidad se establezca un adecuado sistema del curso a seguir en lo referente al correcto procesamiento de la información, a fin de que por medio del señalamiento de cursos alternativos se logre una utilización más eficiente y segura de la información que servirá para una adecuada toma de decisiones.
Por ello decimos que el adecuado procesamiento de la información proporciona los controles necesarios para que los sistemas sean confiables y con un buen nivel de seguridad.
2.1.3.3.4 Controles de custodia
“Los controles de custodia están diseñados para evitar que los bienes móviles sean perdidos, dañados o robados y para proporcionar la seguridad de que las cantidades y los valores en existencia sean coincidentes con los registrados.
Estos tipos de controles pueden ser divididos en:
Controles sobre la custodia: Procedimiento para prevenir uso no autorizado sobre un activo durante la custodia de un departamento o persona del ente. Las áreas claves son la entrada (recepción), almacenamiento o custodia (depósito).
Controles sobre la existencia física: Consisten en los conteos periódicos, evaluación y potencial de venta de los activos y comparándolos entonces con los registros contables para cantidades y valores. Tal comparación puede revelar discrepancia entre existencia y los registrados de esta forma impedir inexactitudes”. (Anónimo, Control Interno, 2007)
2.1.3.3.5 Controles preventivos
“Según la Contraloría General de la República es el control dirigido a contribuir al mejoramiento de las entidades en sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno sin que conlleve interferencia en el control posterior que corresponda.
Su fin es contribuir a mejorar la gestión de las entidades, observar el desarrollo de determinados actos de la administración pública, alertar a las autoridades sobre posibles riesgos en materia de transparencia o probidad, disuadir actos de corrupción, recabar información para fines de control posterior, entre otros”. (Contraloría General del Estado) Como todo control está orientado a disminuir los riesgos que ocurra algo no deseado, este control busca que exista transparencia y legitimidad en la información, también va encaminado a ayudar a la administración a mejorar sus controles y por ende disminuir los riesgo de ocurrencia de alguna irregularidad.
“Los Controles Preventivos constituyen un control interno que se usa para prevenir eventos indeseables, errores u otras ocurrencias que pudieran tener un efecto material negativo sobre un proceso o producto final, de acuerdo a la organización”. (Anónimo, Control Interno, S.F.)
Los controles preventivos sirven para tratar de evitar la producción de errores o hechos fraudulentos, como por ejemplo el software de seguridad que evita el acceso a personal no autorizado. Es decir se anticipa a eventos no deseados antes de que sucedan.
2.1.3.3.6 Controles de detención
“Los Controles de Detención tratan de descubrir en lo posterior, los errores o fraudes que no haya sido posible evitarlos con controles preventivos”. (Anónimo, Control Interno, S.F.)
o fraude que se haya cometido en el ejercicio normal de sus actividades y que fue imposible detectarlos en los controles preventivos.
“Los Controles Detectivos, se diseñan para descubrir un evento, irregularidad o un resultado no previsto; alertan sobre la presencia de los riesgos y permiten tomar medidas inmediatas; pueden ser manuales o computarizados.” (Chiriboga, 2005)
Los Controles Detectivos son aquellos que no evitan que ocurra algún imprevisto, este control los detecta luego de ocurridos. Sirven para evaluar la eficiencia de los controles preventivos. Su misión es identificar los eventos en el momento en que se presenta.
2.2 Marco conceptual
2.2.1 Definición de términos conceptuales
Actividades de control: Son políticas y procedimientos que ayuden asegurar el cumplimiento de las direcciones de la gerencia. Las actividades de control son clasificadas por el SAS-55 como: revisión de desempeño, procesamiento de información, control físico y separación de funciones.
Administración: Es la consecución de metas organizadas en forma adecuada y eficaz planeando, organizando, dirigiendo y controlando los recursos.
Alcance de auditoría: Se refiere a los procedimientos de auditoría considerados necesarios en las circunstancias para alcanzar el objetivo del examen.
Auditoría: Es una evaluación planeada, independiente y documentada para determinar el cumplimiento de requerimientos acordados con anterioridad. Es un examen objetivo, sistemático, profesional e independiente posterior a las operaciones administrativas y financieras con la finalidad de emitir un informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Bienes: Son las cosas materiales que posee la entidad, en este caso se considera bienes a los muebles de oficina, edificio, equipo de cómputo, terreno, equipo de oficina.
Cadena de mando: Jerarquía establecida dentro de la estructura organizativa de una entidad o empresa, para fijar las responsabilidades, de todas las actividades en los distintos niveles de la organización, para simplificar el control administrativo. Por lo general se desarrolla de arriba hacia debajo de la pirámide jerárquica.
Calidad: Conjunto de valores humanos, éticos, económicos y sociales que dan sentido al trabajo.
Ciclo de transacciones: Secuencia de procedimientos aplicados por la entidad al procesar un tipo particular de transacciones recurrentes. A menudo descripción del trabajo de control interno en los documentos de trabajo gira entorno a los ciclos principales de transacciones de la entidad.
Confiabilidad: Se puede definir como la capacidad de un producto de realizar su función de la manera prevista. De otra forma, la confiabilidad se puede definir también como la probabilidad en que un producto realizará su función prevista sin incidentes por un período de tiempo especificado y bajo condiciones indicadas.
Control: Autoridad, mando, manejo, dominio, etc. y persona o automatismo que lo ejerce. De calidad: Comprobación de que un bien de consumo se halla dentro de los márgenes de tolerancia de calidad preestablecidos. De gestión: Verificación del cumplimiento de un programa de gestión empresarial.
Cuestionario de control interno: Uno de varios métodos con que se describe el control interno en los documentos del trabajo de auditoría. Generalmente se diseña de modo que con las respuestas negativas se pongan de relieve las debilidades del control
Departamentos: Son las divisiones operativas en que se estructura el negocio. Aquí se agrupa a un equipo de personas cuya actividad es homogénea, y generalmente liderada por un directivo que es quien está a cargo de cada departamento.
Diagrama de flujo de sistemas: Representación simbólica de un sistema o serie de procedimientos, con cada uno incluido en una secuencia. Son un método muy común cuando se describe el control interno en los documentos de trabajo de auditoría.
Dirección: Actividad de mando entendido como guía de hombres que da lugar, primeramente, a un flujo de comunicaciones.
Efectividad de operaciones: La manera en que se aplicó un procedimiento o política de control interno, la uniformidad de aplicación, y la persona que lo haya aplicado.
Eficacia: Es la capacidad con que se obra para conseguir los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un tiempo determinado.
Entrevistas: Es el proceso de obtener información de otra persona en respuesta a través de sus respuestas a las preguntas que se le hace. Es la forma de datos más importante que es posible obtener en una auditoría.
Estructura de organización: Armazón definido formalmente de las tareas y relaciones de autoridad de una organización.
Evaluación: Es la comprobación de las actividades establecidas inicialmente y las que realmente se ejecutaron. Examen de un proceso o grupo de acuerdo con alguna norma, y las conclusiones a las que llega como resultado.
Funciones: Son los procesos que se realizan en la actividad empresarial para que la organización alcance sus objetivos.
Interrelaciones: Son las conexiones existentes en la organización. Estas relaciones pueden ser desde jerárquicas (jefe-subordinado), hasta funcionales (entre distintos puestos de trabajo que no dependan el uno del otro) o incluso de asistencia o colaboración (entre profesionales externos y empresa).
Integridad: La calidad o estado de tener principios morales sólidos, rectitud, honestidad, sinceridad, el afán de obrar correctamente, profesar y cumplir los valores.
Manual de procedimientos: Es un instrumento esencial para el funcionamiento del control interno, siendo uno de sus principales objetivos la definición clara de normas operativas de la organización empresarial y de las líneas de responsabilidad y autoridad, en base a unos principios y objetivos preestablecidos.
Obligaciones incompatibles: Obligaciones que colocan al individuo en condiciones de perpetrar y ocultar errores y fraudes en el cumplimiento normal de sus tareas.
Optimización: Aplicación de los resultados obteniendo el máximo posible de la productividad, bienestar, etc.
Orden: Regla o modo que se observa para hacer las cosas bien con una buena disposición.
Organización: Se refiere al acto de organizar, integrar y reestructurar los recursos y los órganos involucrados en su administración; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.
Organizar: Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una organización o plan, para alcanzar resultados previstos.
Planificación: Forma de decisión anticipada para establecer lo que hay que hacer, cómo se debe realizar y en qué momento.
Políticas contables: Los principios, bases, normas, reglas y procedimientos adoptados por la gerencia al preparar y presentar los estados financieros.
Procedimientos: Son aquellos planes que señalan la consecuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.
Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación.
Pruebas de controles: Pruebas que se centran en el diseño o funcionamiento de un control, a fin de garantizar que logre prevenir o detectar los errores materiales de las afirmaciones de los estados financieros.
Recursos: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad. Son los medios que se utilizan para lograr obtener la información necesaria y llevar un buen control.
Rendimiento: Utilidad que se genera en un determinado movimiento económico.
Riesgo de detección: Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una exposición errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de carácter significativo, individualmente o cuando se agrega con exposiciones erróneas en otros saldos o clases.
Riesgo inherente: Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una exposición errónea que pudiera ser de carácter significativo, individualmente o cuando se agrega con exposiciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados.
Sistemas: Es un conjunto de normas y principios relacionadas entre sí a los que hay que obedecer para el normal funcionamiento de la organización. (Whittington & Kart, Principios de Auditoría, 2007, págs. 239-240)
Utilidad: Cifra económica la cual podemos medir en función a una meta propuesta. (Océano, pág. 45)
2.3 Marco legal
2.3.1 Base legal de la empresa
- Ley de Compañías - Ley de Seguridad Social
- Ley de Régimen Tributario Interno - Código de Trabajo
- Código de Comercio
2.3.1.1 Ley de compañías
En la codificación de la Ley de Compañías se presenta las especies de compañías de comercio en el Ecuador, y define para cada una sus características específicas y obligaciones, estableciendo además las funciones de la Superintendencia de Compañías como órgano de vigilancia, y control de las compañías.
La Ley de Compañías establece que hay cinco especies de compañías de comercio, la compañía en nombre colectivo; en comandita simple y dividida por acciones; de responsabilidad limitada; anónima; y de economía mixta constituida por personas jurídicas.
La Superintendencia de Compañías “Es un organismo técnico y con autonomía administrativa, económica y financiera, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por la ley de compañías, así como lo que estipule en la Ley de Mercado de Valores al respecto ” (Compañías, pág. 84)
La compañía investigada está constituida ante la Superintendencia de Compañías como una compañía anónima, vigilada y controlada por éste órgano regulador conforme lo establece esta ley.
2.3.1.2 Ley de seguridad social
La Ley de Seguridad Social se establece para normar uno de los derechos de todos los ecuatorianos, la seguridad social, para ello establece los organismos ejecutores de la ley, sus beneficiarios, sus derechos, funciones y obligaciones.
administrará directamente las funciones de afiliación, recaudación de los aportes y contribuciones al Seguro General Obligatorio y, a través de las direcciones especializadas de cada seguro, administrará las prestaciones que le corresponde otorgar”. (IESS, S.F.) En esta ley se define el seguro general obligatorio al que tienen derecho a ser afiliados todas las personas que perciben ingresos por la ejecución de una obra o la prestación de un servicio, con relación laboral o sin ella; el mismo que los protege contra contingencias de enfermedad, maternidad, riesgos del trabajo, cesantía, vejez, invalidez, discapacidad y muerte.
Establece la afiliación, recaudación de los aportes y contribuciones al seguro como responsabilidad del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Los trabajadores de la empresa analizada conforme esta ley se encuentran afiliados al IESS y son beneficiarios de la protección del seguro general obligatorio para lo cual realizan su aportación individual mensualmente además de favorecerse del aporte patronal realizado por la empresa. La empresa como empleador se encuentra al día con sus obligaciones frente al IESS.
2.3.1.3 Ley de régimen tributario interno
Tiene por objeto normar el régimen tributario en el país, estimular la inversión, la reinversión, el ahorro y procurar una justa distribución de las rentas y de la riqueza. Para ello establece en cinco títulos: los tributos que se recaudarán, los sujetos y sus obligaciones, tarifas, exenciones, determinación y declaración de los impuestos, retenciones y demás disposiciones.
