Manual de funciones

La responsabilidad social y las condiciones administrativas estipulan la necesidad de armonizar las relaciones internas de la empresa Autenti’k, de manera que se mejoren y fortalezcan las condiciones de trabajo.

GERENCIA Jefatura de ventas Jefatura financiera Secretaría Asistencia contable Asesoría legal Ventas Bodega

MANUAL DE FUNCIONES

Fecha: 15/12/2015

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INTRODUCCIÓN

Los manuales de funciones están constituidos para la adecuada comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa, refiriendo que facilitan al interior de la empresa su interacción por medio de flujos de información, permitiendo que las personas conozcan cuales son las funciones que deben desarrollar.

Nivel ejecutivo: Es el responsable del manejo de la organización, su función consistente en hacer cumplir las políticas, normas, reglamentos, leyes y procedimientos que disponga el nivel directivo. Así como también planificar, dirigir, organizar, orientar y controlar las tareas administrativas de la empresa.

Nivel Asesor: No tiene autoridad en mando, únicamente aconseja, informa, prepara proyectos en materia jurídica, económica, contable, industrial y demás áreas especializadas que tengan que ver con la empresa.

Nivel de Jefatura: Parte fundamental de la empresa, quien cumple con direccionar cada área y sus colaboradores; con responsabilidad y eficacia.

Nivel Auxiliar o de apoyo: Apoyo a los otros niveles administrativos, en la prestación de servicios en forma oportuna y eficiente.

Nivel operativo: Constituye el nivel más importante de la empresa y es el responsable directo de la ejecución de las actividades básicas de la empresa, siendo el pilar de la producción y comercialización.

Elaborado por: David Zurita Molina

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CARGO: GERENTE NIVEL: EJECUTIVO

JEFE INMEDIATO: N/A SUBORDINADO(S): SECRETARIA

CONTADOR – JEFE DE VENTAS

Objetivo del Cargo:

Dirigir, coordinar, supervisar y controlar los procesos y actividades que garanticen el cumplimiento de la misión, de los objetivos y de las responsabilidades que posee la empresa. Competencias:  Responsabilidad.  Liderazgo.  Ética.  Creatividad. Funciones:

 Ejercer la representación legal de la Empresa.

 Ser el responsable máximo de las finanzas, administración y contabilidad en la empresa.

 Definir cada una de las políticas financieras y contables de la empresa así como los planes de inversiones y aspectos tributarios.

 Recibir y consolidar los presupuestos de los diferentes departamentos de la empresa y el presupuesto global.

 Buscar fuentes de financiamiento si es necesario y desarrollará los planes para la consecución de fondos que permitan satisfacer las necesidades de la empresa a corto y a largo plazo.

 Supervisar las funciones de contabilidad, compras, ventas, inventarios, financiero, las auditorías y los sistemas de proceso de datos.

 Será el responsable, directamente o a través de su personal, de la veracidad de las cuentas de la empresa en sus partidas de activo, pasivo y resultados.

 Firmar los cheques para pago a proveedores.

 Garantizar el cumplimiento de las normas, reglamentos, políticas e instructivos internos y los establecidos por las entidades de regulación y control estatal.

 Elaborar las respectivas políticas de compras y ventas para la empresa. Elaborado por:

David Zurita Molina

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CARGO: SECRETARIA NIVEL: AUXILIAR

JEFE INMEDIATO: GERENTE SUBORDINADO(S): N/A

Objetivo del Cargo:

Asistir a su jefe inmediato de forma incondicional con las tereas previamente establecidas.

Competencias:

 Responsable y dedicada.

 Receptiva y Servicial.

 Excelente presentación personal.

 Buen manejo de las relaciones interpersonales.

Funciones:

 Elaborar, tramitar, y controlar la documentación generada en la gerencia.

 Invitar a sesiones o reuniones previa autorización de gerencia.

 Llevar controles administrativos vía expedientes, archivos, catálogos, computador u otros.

 Organizar las funciones y actividades de mensajería en la entrega y distribución documentos, etc.

 Atender a proveedores y entregar las órdenes de compra.

 Velar por el ornato de las oficinas de los directivos y gerencia.

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CARGO: CONTADOR GENERAL NIVEL: JEFATURA

JEFE INMEDIATO: GERENTE SUBORDINADO(S): ASISTENTE CONTABLE

Objetivo del Cargo:

Ser el encargado de llevar toda la contabilidad de la empresa de emitir informes de pérdidas y ganancias, de estar al di con las obligaciones con la administración tributaria.

Competencias:

 Responsable.

 Habilidad para resolver problemas.

 Creatividad para la toma de decisiones.

 Buen manejo de las relaciones interpersonales.

Funciones:

 Recibir y clasificar todos los documentos, debidamente enumerados que le sean asignados( comprobantes de ingreso, cheques nulos, cheques pagados, cuentas por pagar y otros).

 Preparar los estados financieros, balances de ganancia y pérdidas.

 Llevar controles administrativos vía expedientes, archivos, catálogos, computador u otros.

 Contabilizar las nóminas de pagos del personal de la institución.

 Preparar proyecciones, cuadros y análisis sobre los aspectos contables.

 Llevar el control de cuentas por pagar.

 Llevar la contabilidad y emite la información al SRI.

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CARGO: ASISTENTE CONTABLE NIVEL: OPERATIVO

JEFE INMEDIATO: CONTADOR SUBORDINADO(S): N/A

Objetivo del Cargo:

Recopilar, clasificar y registrar sistemáticamente, los hechos económicos de acuerdo a los principios contables, normas legales y tributarias las operaciones contables de la empresa, con el fin de tener una información financiera razonable y oportuna para facilitar la toma de decisiones administrativas.

Competencias:

 Responsable.

 Habilidad para analizar.

 Creatividad para su operatividad.

 Buen manejo de las relaciones interpersonales.

Funciones:

 Recolectar, examinar, clasificar, codificar y efectuar el respectivo registro contable de la documentación.

 Revisar y comparar lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas.

 Archivar la documentación contable como respaldo para uso del control interno y tributario.

 Realizar las respectivas retenciones de impuestos a los proveedores, auxiliares de bancos para sus respectivas conciliaciones.

 Realizar las conciliaciones bancarias y colaborar con la Gerencia para la presentación de los informes.

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CARGO: JEFE DE VENTAS NIVEL: JEFATURA

JEFE INMEDIATO: GERENTE SUBORDINADO(S): VENDEDOR

BODEGUERO

Objetivo del Cargo:

Ser el encargado de lograr que su grupo de ventas cumpla con los objetivos trazados, utilizando estrategias de marketing y objetivos de mercado, monitoreando continuamente para verificar si se está cumpliendo con lo requerido.

Competencias:

 Capacidad de negociación.

 Liderazgo.

 Principios éticos y morales.

 Capacidad de análisis y toma de decisiones atinada.

 Buen manejo de las relaciones interpersonales.

Funciones:

 Establecer políticas de venta.

 Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales.

 Buscar mejores nichos de mercado.

 Programar el trabajo en su área, anticipando los objetivos de cada gestión.

 Supervisar si los vendedores están cumpliendo con las metas propuestas.

 Verificar que los clientes estén satisfechos por el servicio y producto.

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CARGO: VENDEDOR NIVEL: OPERATIVO

JEFE INMEDIATO: JEFE DE VENTAS SUBORDINADO(S): N/A

Objetivo del Cargo:

Brindar excelente servicio y cordial atención a los clientes de la empresa, con el objetivo de lograr la satisfacción y lealtad de los clientes.

Competencias:

 Poseer iniciativa.

 Principios éticos y morales.

 Capacidad de trabajo bajo presión.

 Buen manejo de las relaciones interpersonales.

Funciones:

 Atender al cliente y sus requerimientos de forma personalizada.

 Mantener y mejorar la imagen corporativa en las relaciones con los clientes (presentación física y trato al cliente).

 Explicar promociones y ofertas disponibles para la venta.

 Informar al cliente sobre la existencia de nuevos productos y formas de pago.

 Realizar órdenes de despacho de mercadería para bodega.

 Colaborar con la administración de la Empresa gestionando la documentación del cliente, necesaria para concretar el vínculo comercial.

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CARGO: BODEGUERO NIVEL: OPERATIVO

JEFE INMEDIATO: JEFE DE VENTAS SUBORDINADO(S): N/A

Objetivo del Cargo:

Mantener las existencias en forma ordenada, con el cuidado de no dañarlas, conservando su confección y calidad.

Competencias:

 Organizado.

 Principios éticos y morales.

 Planificar sistemas de registros.

 Buen manejo de las relaciones interpersonales.

Funciones:

 Despachar los pedidos al departamento de ventas.

 Registrar correctamente los movimientos de los inventarios verificando los cambios que estos sufren tanto en el Kárdex como las cuentas correspondientes del sistema.

 Verificar que la entrada y salida de mercaderías a bodega tenga sus respectivos respaldos.

 Verificar que los inventarios estén adecuadamente almacenados.

 Realizar órdenes de despacho de mercadería para bodega.

 Realizar la clasificación y organización de la mercancía en bodega.

 Revisar, firmar y consignar los inventarios en bodega.

Elaborado por: David Zurita Molina

In document Modelo de dirección estratégica y gestión administrativa en la boutique "AUTENTI'K" en la ciudad de Santo Domingo (página 69-78)