3.4. Análisis e Interpretación de resultados
4.2.1. Manual operativo de políticas y procedimientos del manejo del Sistema Contable
1. Objetivo
Definir y establecer directrices y actividades a seguir para el buen manejo del Sistema Contable Panaceasoft, con la finalidad de disminuir gastos y mejorar la rentabilidad de la empresa Transpibersa.
2. Alcance
Este manual aplica para todo el personal involucrado en el manejo del Sistema Contable Panaceasoft, ya que en este constan las funciones, políticas y procedimientos para el buen uso de dicho sistema contable.
3. Funciones
Elaboración de los estados financieros de la empresa. Verificación de las declaraciones tributarias.
Verificar la información para la elaboración de las declaraciones. Verificación de los registros de ingresos y gastos.
Arqueo de caja chica. Conciliación bancaria.
Declaración mensual de los formularios de impuestos. Verificación de planillas del IESS.
Verificación de las transacciones diarias Manejo de nómina de personal. Elaboración de roles de pago.
Elaboración de beneficios sociales. Elaboración de contratos de trabajo.
Aviso de entrada y salida del personal en el IESS.
Supervisar el trabajo de la contadora y los auxiliares contables. Elaboración de las declaraciones tributarias.
Registro de transacciones diarias al sistema. Elaboración de las planillas del IESS.
Archivar documentos de manera cronológica. Elaboración de informes contables.
Registro de gastos en el sistema contable. Registro y control de caja chica.
Reporte de cuentas por pagar a proveedores. Elaborar reportes bancarios.
Elaboración de cheques.
Verificar los reportes bancarios. Registro de facturas y retenciones. Reporte de movimientos bancarios. Registro de gastos deducibles.
Recopilación de información para elaborar las declaraciones tributarias. Generar reporte de actividades semanales del departamento.
4. Políticas
No deben tener las mismas funciones y actividades dos personas que formen parte del mismo departamento al momento de ingresar la información al sistema contable para evitar futuros y posibles fraudes.
Asignar a cada uno de los colaboradores un usuario y contraseña que estará conformada por la primera letra de su nombre y apellido, deberá ser actualizado cada tres meses.
El personal que incumpla con el ingreso oportuno de facturas y asignación de retenciones al ingresar la información en la plataforma, se le sancionara con el 2% de acuerdo a lo que establece el Código de trabajo art. 44.0.
5. Procedimientos Contadora
Revisa y verifica que la información ingresada tenga todos los respectivos soportes. Autoriza que se reverse la información contable que contenga inconsistencias en los
registros de la base de datos del sistema Panaceasoft.
Elaborar los informes de auditorías en base a lo estipulado en la normativa. Administradora
Elaborar los reportes de las respectivas facturas en Excel y entregar copia que debe ser recibida y firmada por los auxiliares.
Realizar transferencias al personal
Efectuar al menos 3 cotizaciones en potenciales proveedores antes de compra de materiales, suministros y materiales.
Verificar que los usuarios del sistema ingresen y contabilicen los respectivos comprobantes.
Auxiliares
Ingresar las respectivas facturas enviadas por administradora con las retenciones. Descargar todas las facturas electrónicas y verificar si fueron ingresadas si no se
ingresaron en los reportes de Excel informar a la administradora e ingresar a la plataforma.
4.2.1. Manual de funciones
Tabla 19
Manual de funciones para la contadora externa.
Empresa: Transpibersa S. A. Manual de funciones
Departamento contable: Contadora externa
Perfil de competencias Descripción
Educación:
Título superior de Contador Público Autorizado
Experiencia:
2 años en cargos similares Habilidades: Liderazgo Creativo Visionario Discreto Capacidad de análisis Habilidad numérica Razonamiento lógico Responsable
Capacidad para trabajar en equipo Habilidad para la toma de decisiones Capacidad de comunicación
El contador es el responsable de revisar la información entregada y registrada en el sistema contable por sus subordinados, la misma que ayudara a la toma de decisiones futuras.
Funciones
Elaboración de los estados financieros de la empresa.
Verificación de las declaraciones tributarias.
Verificar la información para la elaboración de las declaraciones.
Verificación de los registros de ingresos y gastos.
Arqueo de caja chica. Conciliación bancaria.
Declaración mensual de los formularios de impuestos.
Verificación de planillas del IESS. Verificación de las transacciones diarias.
Perfil de competencias Responsabilidades
Depende de: Administradora Supervisa a:
Auxiliares contables
Es el responsable de llevar una contabilidad ordenada, clara, oportuna, confiable y veraz.
Tabla 20
Manual de funciones para la administradora.
Empresa: Transpibersa S. A. Manual de funciones
Departamento contable: Administradora
Perfil de competencias Descripción
Educación:
Título de tercer nivel de C. P. A.
Experiencia:
2 años en puestos similares
Habilidades: Organizar y coordinar Liderazgo Administración de tiempo Disciplina Responsable Pensamiento estratégico Motivar y comunicar Manejar información Manejar conflictos
Sera la persona responsable de supervisar las tareas asignadas al personal que trabaja en el área contable, además de que ayudara al desarrollo y mejoramiento continuo en la administración del negocio.
Funciones
Manejo de nómina de personal. Elaboración de roles de pago. Elaboración de beneficios sociales. Elaboración de contratos de trabajo. Aviso de entrada y salida del personal en
el IESS.
Supervisar el trabajo de la contadora y los auxiliares contables.
Perfil de competencias Responsabilidades
Depende de: Gerente general
Supervisa a:
Contadora externa y auxiliares contables
Es la responsable de las actividades que son designadas por el gerente general, además de brindar toda la ayuda necesaria a sus
Tabla 21
Manual de funciones para los auxiliares contables.
Empresa: Transpibersa S. A. Manual de funciones
Departamento contable: Auxiliar contable
Perfil de competencias Descripción
Educación:
Título de tercer nivel o cursando los últimos años de universidad en la carrera de C. P. A. o Administración de empresas.
Experiencia:
1 año en puesto similar
Habilidades:
Creativo
Trabajo en equipo
Habilidad numérica y analítica Responsable
Prudente
Manejo de paquetes informáticos Organizado
Es el responsable de realizar las funciones que le corresponden y proporcionando de toda la información que requiera el contador externo para que ayude al mejoramiento del departamento contable.
Funciones
Elaboración de las declaraciones tributarias.
Registro de transacciones diarias al sistema.
Elaboración de las planillas del IESS. Archivar documentos de manera
cronológica.
Elaboración de informes contables. Registro de gastos en el sistema contable. Registro y control de caja chica.
Reporte de cuentas por pagar a proveedores.
Elaborar reportes bancarios. Elaboración de cheques.
Verificar los reportes bancarios. Registro de facturas y retenciones. Reporte de movimientos bancarios. Registro de gastos deducibles. Recopilación de información para
elaborar las declaraciones tributarias. Generar reporte de actividades semanales
del departamento.
Perfil de competencias Responsabilidades
Depende de:
Contador externo y administrador
Es el responsable de cumplir las actividades que le asigne el contador externo y el administrador, también deberá brindar la ayuda a sus compañeros de trabajo.
4.2.2. Flujograma de procesos Proceso de facturación
Se recibe el reporte por parte de la administradora con el registro de las facturas ingresadas en el sistema interno que maneja el departamento contable.
Para que el proceso sea efectivo se firma el recibido que sustente que la información ha sido proporcionada de manera completa y a tiempo.
Las facturas deben ser contabilizadas un día después de ocurrido el movimiento económico con sus respectivos reportes.
Si la factura ingresada corresponde a un nuevo proveedor se procede a crear su cuenta con número de ruc.
Luego de ser ingresadas al sistema contable se envía a la administradora para que las revise, cada factura debe contar su respectivo comprobante.
INICIO
La auxiliar contable recibe el reporte de la administradora en Excel con las respectivas facturas .
Luego se firma una copia de las facturas recibidas y se entrega la respectiva copia a la administradora.
Se procede a ingresar las facturas de los proveedores en el sistema
contable. ¿Esta creada la cuenta
del proveedor?
Crea el proveedor con número de ruc y revisando la razón social en la
página del SRI.
Se debe ingresar las factura máximo un dia después haberlas recibido.
Una vez ingresadas todas las facturas se procede a imprimir los comprobante de las facturas contabilizadas para ser revisadas por la administradora..
FIN NO
SI
Proceso de transferencias
La administradora recibe las facturas de los proveedores, los cuales enviara a uno de los auxiliares.
El auxiliar firma el recibido como evidencia de que la información ha sido proporcionada.
Las transferencias son ingresadas con su respectivo número de orden y fecha.
Si la transferencia ingresada pertenece a un nuevo proveedor se procede a crearlo con su número de ruc.
Se ingresan los movimientos bancarios en el sistema contable y se notifica a la administradora para que revise y realice las debidas correcciones.
Luego el auxiliar imprime el reporte de lo ingresado para luego ser revisado por la contadora.
INICIO
La administradora debe recibir facturas del proveedor y enviar los comprobante a uno de los auxiliariares.
El auxiliar recibe y firma los comprobantes y entregará copia a la administradora.
Se ingresa el número de orden, con las fechas y valores respectivos de cada
proveedor. ¿Esta creada la cuenta del proveedor?
Se ingresan las transferencias creando el proveedor con número de ruc y revisando la razón social en la página del SRI.
Se procede a ingresar el movimiento bancario para que el auxiliar imprima y envíe a la administradora y realice las debidas correcciones.
Se contabiliza y la administradora revisa que los documentos impresos
estén correctos. FIN NO
SI
Proceso de retención
El auxiliar debe recibir el reporte de las facturas ingresadas en Excel con sus respectivos porcentajes de retención.
Si las facturas no están ingresadas se procede a notificar al auxiliar encargado para que este revise el documento físico y lo proceda a ingresar.
Las retenciones deben ser entregadas máximo dos días de haberlas elaborado. Al terminar de realizar las retenciones son enviadas a la contadora externa.
La contadora externa revisa las declaraciones y realiza las debidas correcciones para proceder a elaborar las declaraciones.
INICIO
El auxiliar debe recibir el reporte de facturas y retenciones.
Se ingresan las facturas y se asignan
las retenciones correspondientes.
Se procede a verificar si se ingreso la
retención correctamente.
¿Están ingresadas las
facturas en Excel?
Se notifica al auxiliar encargado de ingresar las facturas.
Se entrega a la contadora para que
revise y realice las declaraciones. FIN
NO
SI
Proceso de las declaraciones
La información ingresada en al sistema contable por los auxiliares contables es recibida por la contadora externa.
Se realiza la clasificación de las cuentas de impuestos con sus respectivos porcentajes del 1% para bienes, 2% servicios, 8% mano de obra, 10% honorarios profesionales y las retenciones de IVA si aplica 30%, 70% y 100%.
Se realizara el registro de cada una de retenciones mediante un block (generado recientemente), en Excel detallando si están vacías, anuladas o utilizadas en caso de faltar una la responsabilidad recae en el auxiliar que tiene en su poder el block y no se utilizara más de un block de retenciones al mismo tiempo esto permitirá llevar un mayor control de las mismas y evitar que se extravíen o se confundan para así poder continuar con el orden de la secuencia , la contadora es quien revisa a diario el block en Excel y el físico.
Luego se llenan los formularios para realizar las declaraciones dos días antes de acuerdo al noveno digito del ruc, es decir cada hasta el 16 de cada mes.
Las declaraciones son subidas al sistema del SRI por la contadora mediante su número de ruc.
INICIO
La contadora recibe y revisa la información ingresada por los auxiliares en el sistema contable.
Luego se realiza la clasificación de las cuentas que correspondan a los impuestos 1%, 2%, 30%,70%,100%.
Verificar anexo transaccional coincida con la información contabilizada en el sistema.
¿Coincide la
información ingresada? Revisar la información y realizar las correcciones
.
Elaborar los formularios correspondientes para realizar la declaración dos días antes de acuerdo al 9no digito del RUC plazo máximo hasta el 16 cada mes.
FIN NO
SI