Para ahorrar costos a la empresa se propone comprar un contenedor para utilizarlo como oficina, en lugar de construir un departamento nuevo y de esta manera poder mejorar la operatividad del área contable, la nueva adquisición contaría con las respectivas instalaciones eléctricas, aire acondicionado, ventanas de vidrio y una puerta metálica.
El contenedor es económico seguro ya que permite ahorrar espacio y dinero, si se presenta un fenómeno natural es muy probable que este permanezca intacto sin mayores daños, el
perjuicio será insignificante, lo cual no ocurre con las construcciones de cemento. Para una mejor comprensión al final del trabajo investigativo se detallan los artículos que se van a adquirir. (Ver apéndice D).
Tabla 24
Presupuesto para la mejora del departamento contable. Transpibersa Detalle Total Edificios $ 3.900,00 Muebles de oficina $ 325,50 Equipo de computo $ 1.146,73 Equipo de oficina $ 33,45 Útiles de oficina $ 50,55 Sueldos y salarios $ 541,62 Total $ 5.997,85
Por lo tanto, el costo total que conlleva la propuesta va a será $9.301,15 distribuido para el proceso de capacitaciones para la inversión en la mejora de la infraestructura del área
contable valores que a futuro generaran beneficios a la entidad, ver detalles de las cuentas al final del trabajo investigativo. (Ver apéndice E).
Conclusiones
Se concluye que el personal del departamento contable posee deficiencias debido al poco conocimiento del funcionamiento operativo del sistema contable Panaceasoft, sumado a la constante rotación de personal, esto ha incidido en la presentación de valores equivocados, el incumplimiento en los plazos de la elaboración, presentación de la información financiera, y el atraso de las declaraciones tributarias que han traído fuertes sanciones, comunicaciones escritas y notificaciones de preventivas de clausura, poniendo en riesgo la continuidad operativa de la organización.
Con el análisis del cuadro comparativo de los valores adeudados con la entidad
recaudadora se observa un incremento del 24,13% por concepto de multas e intereses y otras contravenciones incurridas durante el ciclo contable 2016-2017.
Mediante las encuestas realizadas se obtuvo que el personal del departamento contable está de acuerdo en que se realice un proceso de capacitaciones contantes, que les permita tener el completo conocimiento operativo del sistema contable Panaceasoft, para que permita mejorar el desarrollo de sus actividades.
Finalmente, mediante los resultados obtenidos los colaboradores están conformes en que se realice una posible inversión para que se mejore la infraestructura del departamento contable, contribuyendo a la mejora del funcionamiento operativo.
Recomendaciones
Que es necesario mejorar la operatividad del área de trabajo mediante la implementación de un manual operativo que detalle cada una de las actividades a realizar de cada colaborador, así se podrá reducir la probabilidad de presentar errores en el registro de la información contable para que sea confiable, verídica y oportuna para la toma de decisiones futuras y evitar seguir teniendo fuertes sanciones por parte de la entidad recaudadora.
Basándonos en el análisis de los valores adeudados, con la propuesta se busca llegar a disminuir el elevado pago de multas e intereses con la entidad reguladora y mejorar la liquidez del negocio.
Que se lleve a cabo un proceso constante de capacitación para los trabajadores en temas tributarios y del funcionamiento del sistema contable Panaceasoft, tal como se lo estipula en la propuesta lo que permitirá que los colaboradores puedan actualizarse, estas se darán en el primer año, con 4 capacitaciones, en un lapso de cada 3 meses, en el segundo año serian 2 capacitaciones y en el tercer año solo una capacitación anual, esto quedaría establecido mediante política contable.
Que se realice las mejoras de la infraestructura del área contable debido a que con un ambiente adecuado de trabajo los empleados podrán desarrollar sus tareas de manera óptima, eficiente y de forma oportuna, generando beneficios económicos futuros a la entidad.
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LES%20PARA%20LA%20MEJOR%20ADMINISTRACI%C3%93N%20DE%20LA %20FUNDACI%C3%93N%2
Apéndice Apéndice A: Capítulo I: Árbol de Problemas
El poco conocimiento del manejo operativo del sistema contable PANACEASOFT de la empresa TRANSPIBERSA. Notificaciones de preventiva de Clausura o cierre de la empresa Notificaciones de preventiva de Clausura o cierre de la empresa
Presentación tardía de los Estados Financieros
mensuales información contable Inconsistencia en la
Inconsistencia en la información contable Atrasos de las Declaraciones Tributarias Atrasos de las Declaraciones Tributarias Errónea Gestión Contable ErróneaGestiónContabl e
Impericia del sistema contable Panaceasoft
Impericia del sistema contable Panaceasoft Perjudica la toma de decisiones Perjudica la toma de decisiones Afecta la liquidez de la empresa Afecta la liquidez de la empresa
Pago de elevadas multas e intereses por mora fiscal
Apéndice B: Encuesta
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASCONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Encuesta dirigida a los empleados del departamento contable de la empresa Transpibersa
1. ¿Conoce usted todo el manejo operativo del sistema contable Panaceasoft que utiliza la empresa Transpibersa?
Si No
2. ¿Conoce usted los tipos de control que se realizan en sistema contable Panaceasoft? Si
No
3. ¿Ha recibido usted capacitaciones del funcionamiento del sistema contable Panaceasoft que utiliza la empresa Transpibersa?
Si No
4. ¿Se ha ingresado información de manera incorrecta por el desconocimiento del sistema contable Panaceasoft?
Si No
5. ¿Se ha presentado estados financieros con resultados erróneos? Si
No
6. ¿La errónea gestión contable ha sido la causante del incumplimiento en los plazos de la elaboración presentación de la información financiera y declaraciones tributarias?
Si No
7. ¿El pago de elevadas multas tributarias incide en la liquidez del negocio? Si
No
8. ¿El sistema contable Panaceasoft presenta errores en su funcionamiento operativo? Si
No
9. ¿La manera en la que se realizan actualmente las tareas en el departamento contable son las más adecuadas?
Si No
10.¿Está usted, de acuerdo que se diseñe un Manual operativo del manejo del sistema contable Panaceasoft para disminuir los gastos y mejorar la rentabilidad de esta empresa, y que el personal que maneja el sistema contable Panaceasoft, tenga acceso al mismo?
Si No
11.¿Estaría usted dispuesto a trabajar bajos los lineamientos de un manual operativo? Si
No
12.¿Considera usted que se están aplicando correctamente los procesos, normas contables y tributarias dentro de la ejecución de las diferentes actividades de la empresa?
Si No
13.¿Cree usted que debe capacitarse al personal que maneja el sistema contable Panaceasoft por lo menos cada vez que se actualiza dicho sistema?
Si No
14.¿Opina usted que es necesario invertir para mejorar la infraestructura del departamento contable?
Si No
Apéndice C: Estados Financieros
Tabla 25
Estado de pérdidas y ganancias 2016.
ESTADO DE PERDIDA Y GANANCIA ACUMULADO Página: Page -1 of 1 Corte: Dic/2016 Usuario: AARGOTI Cía.: 02 - COMPANIA DE TRANSPORTE TRANSPBERSA SA
Div: 01 - GUAYAS Suc: 01 - GUAYAQUIL
Cuenta Acumulado
4 INGRESOS NETOS
4.01 Ingresos de Actividades Ordinarias 4.01.03 Contratos de Construcción 4.01.03.04 Ventas de Servicio
4.01.03.04.001 Servicio de Transporte $ 103.688,50
VT VT001 Servicio de
Transporte $ 103.688,50 TOTAL Ventas de Servicio $ 103.688,50
TOTAL Contratos de Construcción $ 103.688,50
TOTAL Ingresos de Actividades
Ordinarias $ 103.688,50
4.03 Otros Ingresos 4.03.06 Otros Ingresos
4.03.06.01 Otros
Ingresos $ 4.329,87 TOTAL Otros Ingresos $ 4.329,87
TOTAL Otros Ingresos $ 4.329,87
TOTAL INGRESOS NETOS $ 108.018,37
5 COSTOS Y GASTOS
5.01 Costo de Venta & Producción 5.01.02 (+) COSTOS DE PRODUCCION
5.01.02.01 Mantenimientos y Reparación de Maquinaria
5.01.02.01.004 Aceite y Lubricantes -$ 2.286,80
RM RM099 Otros -$ 2.286,80
5.01.02.01.008 Mantenimiento y reparaciones -$ 98,00 RM RM099 Otros -$ 98,00 TOTAL Mantenimientos y Reparación de Maquinaria -$ 2.384,80
5.01.02.02 Mantenimiento y Reparación de Volquetas y equipos
5.01.02.02.004 Aceite y Lubricantes -$ 482,25 VL VL099 Otros -$ 482,25 TOTAL Mantenimiento y Reparación de Volquetas y equipos -$ 482,25
TOTAL (+) COSTOS DE PRODUCCION -$ 2.867,05
5.01.03 (+) Mano de Obra Directa 5.01.03.01 (+) Mano de Obra Directa
5.01.03.01.001 Sueldos & Beneficios Sociales -$ 68.818,17 SB SB001 Sueldos -$ 44.169,75 SB SB002 Horas Extras -$ 3.700,18 SB SB007 Aporte Patronal -$ 5.150,76 SB SB008 Aporte Ice y Secap -$ 462,04 SB SB009 Fondo de Reserva -$ 1.538,67 SB SB010 Décimo Tercer
Sueldo -$ 3.849,66 SB SB011 Décimo Cuarto
SB SB012 Vacaciones -$ 1.924,92 SB SB015 Provisión para
Desahucio -$ 979,79 SB SB017 Gastos No Deducibles Provisión Jubilación
Patronal -$ 4.574,17 TOTAL (+) Mano de Obra Directa -$ 68.818,17
TOTAL (+) Mano de Obra Directa -$ 68.818,17
5.01.05 (+) Costos Indirectos de Fabricación 5.01.05.01 Depreciación Propiedades Planta & Equipo
5.01.05.01.001 Depreciación Propiedades Planta &
Equipo -$ 28,00 DA DA004 Muebles & Enseres -$ 28,00
TOTAL Depreciación Propiedades Planta
& Equipo -$ 28,00 5.01.05.07 Suministros Materiales & Repuestos
5.01.05.07.001 Suministros Materiales &
Repuestos -$ 47,26 TOTAL Suministros Materiales &
Repuestos -$ 47,26 TOTAL (+) Costos Indirectos de
Fabricación -$ 75,26 TOTAL Costo de Venta & Producción -$ 71.760,48
5.02 GASTOS
5.02.01 GASTOS DE VENTAS
5.02.01.18 Impuestos, Contribuciones & Otros
5.02.01.18.001 Impuestos, Contribuciones & Otros -$ 181,83 IC IC012 Contribución Solidaria S/Utilidades -$ 181,83
TOTAL Impuestos, Contribuciones &
Otros -$ 181,83
TOTAL GASTOS DE VENTAS -$ 181,83
5.02.02 GASTOS ADMINISTRATIVOS
5.02.02.01 Sueldos Salarios &Demas Remuneraciones
5.02.02.01.001 Remuneraciones -$ 13.316,66 RE RE001 Sueldos -$ 13.272,00 RE RE002 Sobretiempo -$ 44,66
TOTAL Sueldos Salarios &Demas
Remuneraciones -$ 13.316,66 5.02.02.02 Aporte a la Seguridad Social
5.02.02.02.001 Aportes al IESS -$ 1.776,18 AP AP001 Aporte Patronal -$ 1.484,81 AP AP002 Aporte Individual -$ 158,19 AP AP003 Aporte Iece y Secap -$ 133,18 TOTAL Aporte a la Seguridad Social -$ 1.776,18
5.02.02.03 Beneficios Sociales e Indemnizaciones
5.02.02.03.001 Beneficios Sociales e Indemnizaciones -$ 5.510,22 BS BS001 Décimo Tercer Sueldo -$ 1.109,68 BS BS002 Décimo Cuarto Sueldo -$ 445,30 BS BS003 Vacaciones -$ 554,90 BS BS005 Fondo de Reserva -$ 999,60 BS BS007 Provisión Bonificación Desahucio - CT -$ 569,27 BS BS008 Provisión Jubilación Patronal - CT -$ 1.831,47
TOTAL Beneficios Sociales e
Indemnizaciones -$ 5.510,22 5.02.02.04 Gasto Planes de Beneficios a empleados
5.02.02.04.001 Gasto Planes de Beneficios a
GP GP005 Bono Anual -$ 1.910,05 TOTAL Gasto Planes de Beneficios a
empleados -$ 1.910,05
5.02.02.05 Honorarios, Comisiones y Dietas a Personas Na
5.02.02.05.001 Honorarios, Comisiones y Dietas a
Personas Na -$ 1.350,00 HO HO003 Honorarios Profesionales Asesora Tributaria -$ 1.350,00 TOTAL Honorarios, Comisiones y Dietas a Personas Na -$ 1.350,00
5.02.02.20 Impuestos, Contribuciones & Otros
5.02.02.20.001 Impuestos, Contribuciones & Otros -$ 1.556,39 IM IM001 Contribuci¾n a la
SuperCias. -$ 151,45
IM IM010 Matriculas
Vehiculares -$ 1.404,94 TOTAL Impuestos, Contribuciones &
Otros -$ 1.556,39
TOTAL GASTOS ADMINISTRATIVOS -$ 25.419,50
5.02.03 GASTOS
5.02.03.02 Gastos Generales de Oficina
5.02.03.02.001 Gastos Generales de Oficina -$ 500,00 GG GG099 Varios -$ 500,00 TOTAL Gastos Generales de Oficina -$ 500,00
5.02.03.04 Gastos No Deducibles
5.02.03.04.001 Gastos No Deducibles $ 4.944,80 GD GD001 Gastos no deducibles $ 310,62 GD GD002 Intereses SRI $ 735,18 GD GD003 Multas SRI $ 3.899,00 TOTAL Gastos No Deducibles $ 4.944,80
TOTAL GASTOS $ 4.444,80
5.02.04 Gastos Financieros
5.02.04.01 Gastos Financieros -$ 66,62 GF GF001 Chequeras -$ 22,32 GF GF004 Comisiones -$ 44,30 TOTAL Gastos Financieros -$ 66,62
TOTAL GASTOS -$ 21.223,15
TOTAL COSTOS Y GASTOS -$ 92.983,63
GANANCIA DEL EJERCICIO CONTABLE $ 15.034,74
Representante Legal Contador
MARIO FERNANDO PINOS BERNAL CBA GENOVA MERA TROYA C.I. 0300937323 RUC: 0928318567001
Tabla 26
Estado de pérdidas y ganancias 2017.
ESTADO DE PERDIDA Y GANANCIA ACUMULADO Página: Page -1 of 1 Corte: dic-17 Usuario: kchalen Cía.: 02 - COMPANIA DE TRANSPORTE TRANSPBERSA SA
Div: 01 - GUAYAS Suc: 01 - GUAYAQUIL
Cuenta Acumulado
4 INGRESOS NETOS
4.01 Ingresos de Actividades Ordinarias 4.01.03 Contratos de Construcción 4.01.03.04 Ventas de Servicio
4.01.03.04.001 Servicio de Transporte $ 105.687,01 VT VT001 Servicio de Transporte $ 105.687,01 TOTAL Ventas de Servicio $ 105.687,01
TOTAL Contratos de
Construcción $ 105.687,01 TOTAL Ingresos de Actividades Ordinarias $ 105.687,01
TOTAL INGRESOS NETOS $ 105.687,01
5 COSTOS Y GASTOS
5.01 Costo de Venta & Producción 5.01.02 (+) COSTOS DE PRODUCCION
5.01.02.01 Mantenimientos y Reparación de Maquinaria 5.01.02.01.006 Llantas, Tubos y
Defensa -$ 3.321,42 RM RM099 Otros -$ 3.321,42
TOTAL Mantenimientos y Reparación de
Maquinaria -$ 3.321,42 TOTAL (+) COSTOS DE PRODUCCION -$ 3.321,42
5.01.03 (+) Mano de Obra Directa 5.01.03.01 (+) Mano de Obra Directa
5.01.03.01.001 Sueldos & Beneficios
Sociales -$ 32.595,01 SB SB001 Sueldos -$ 22.901,69
SB SB002 Horas
Extras -$ 796,54 SB SB007 Aporte Patronal -$ 2.642,30 SB SB008 Aporte Iece y Secap -$ 236,90 SB SB009 Fondo de Reserva -$ 1.736,52 SB SB010 Décimo Tercer Sueldo -$ 1.974,88 SB SB011 Décimo Cuarto Sueldo -$ 1.318,75 SB SB012 Vacaciones -$ 987,43
TOTAL (+) Mano de Obra
Directa -$ 32.595,01 TOTAL (+) Mano de Obra
Directa -$ 32.595,01 5.01.05 (+) Costos Indirectos de Fabricación
5.01.05.01 Depreciación Propiedades Planta & Equipo
5.01.05.01.001 Depreciación Propiedades Planta &
Equipo -$ 219,24 DA DA004 Muebles & Enseres -$ 219,24
TOTAL Depreciación Propiedades Planta &
Equipo -$ 219,24 5.01.05.11 Mantenimientos
TOTAL Mantenimientos -$ 5.985,97
TOTAL (+) Costos Indirectos de Fabricación -$ 6.205,21
TOTAL Costo de Venta &
Producción -$ 42.121,64 5.02 GASTOS
5.02.01 GASTOS DE VENTAS
5.02.01.15 Transporte y Alquiler de Maquinaria 5.02.01.15.001 Transpor
te -$ 100,00
5.02.01.15.002 Alquiler de Maquinaria -$ 600,00 TOTAL Transporte y Alquiler de Maquinaria -$ 700,00
5.02.01.18 Impuestos, Contribuciones & Otros
5.02.01.18.001 Impuestos, Contribuciones & Otros -$ 16.611,38 IC IC001 Pago de matrícula vehicular -$ 391,31 IC IC003 Superintendencia de
Compañías -$ 146,76 IC IC010 Permisos Municipales -$ 16,00 IC IC014 GASTOS DE IMPUESTOS -$ 16.057,31 TOTAL Impuestos, Contribuciones & Otros -$ 16.611,38
TOTAL GASTOS DE
VENTAS -$ 17.311,38 5.02.02 GASTOS ADMINISTRATIVOS
5.02.02.01 Sueldos Salarios &Demas Remuneraciones
5.02.02.01.001 Remuneraciones -$ 14.220,52 RE RE001 Sueldos -$ 14.145,00
RE RE002 Sobretiemp
o -$ 75,52
TOTAL Sueldos Salarios &Demas
Remuneraciones -$ 14.220,52 5.02.02.02 Aporte a la Seguridad Social
5.02.02.02.001 Aportes al IESS -$ 1.727,80 AP AP001 Aporte Patronal -$ 1.585,58 AP AP003 Aporte Iece y Secap -$ 142,22
TOTAL Aporte a la Seguridad
Social -$ 1.727,80 5.02.02.03 Beneficios Sociales e Indemnizaciones
5.02.02.03.001 Beneficios Sociales e Indemnizaciones -$ 3.274,04 BS BS001 Décimo Tercer Sueldo -$ 1.184,99 BS BS002 Décimo Cuarto Sueldo -$ 496,88 BS BS003 Vacaciones -$ 592,57 BS BS005 Fondo de Reserva -$ 999,60 TOTAL Beneficios Sociales e Indemnizaciones -$ 3.274,04
5.02.02.04 Gasto Planes de Beneficios a empleados
5.02.02.04.001 Gasto Planes de Beneficios a empleados -$ 677,71 GP GP005 Bono Anual -$ 677,71 TOTAL Gasto Planes de Beneficios a empleados -$ 677,71
5.02.02.05 Honorarios, Comisiones y Dietas a Personas Na
5.02.02.05.001 Honorarios, Comisiones y Dietas a
Personas Na -$ 180,00 HO HO006 Honorarios Servicios
Actuariales -$ 180,00 TOTAL Honorarios, Comisiones y Dietas a
Personas Na -$ 180,00 5.02.02.20 Impuestos, Contribuciones & Otros
5.02.02.20.001 Impuestos, Contribuciones & Otros -$ 135,27 IM IM001 Contribuci¾n a la SuperCias. -$ 135,27 TOTAL Impuestos, Contribuciones & Otros -$ 135,27
TOTAL GASTOS ADMINISTRATIVOS -$ 20.215,34 5.02.03 GASTOS 5.02.03.04 Gastos No Deducibles 5.02.03.04.001 Gastos No Deducibles $ 6.243,45 GD GD001 Gastos no deducibles $ 135,48 GD GD002 Intereses SRI $ 500,77 GD GD003 Multas SRI $ 5.607,20 TOTAL Gastos No Deducibles $ 6.243,45 TOTAL GASTO S $ 6.243,45 5.02.04 Gastos Financieros 5.02.04.01 Gastos Financieros GF GF001 Chequeras GF GF004 Comisiones
TOTAL Gastos Financieros TOTAL GASTO
S -$ 31.284,81
TOTAL COSTOS Y GASTOS -$ 73.446,45 GANANCIA DEL EJERCICIO CONTABLE $ 32.240,56
Representante Legal Contador
MARIO FERNANDO PINOS BERNAL CBA GENOVA MERA TROYA C.I. 0300937323 RUC: 0928318567001
Apéndice D: Adquisiciones para la mejora del departamento contable.
Figura 25Contenedor para oficina. Tomado de la página de Mercado libre.
Figura 26Escritorio de vidrio. Tomado de la página de Novicompu.
Figura 27 Silla giratoria. Tomada de la página de Redoffice.
Figura 29 Teléfono convencional. Tomado de la página de Tventas.
Figura 30 Resma de papel. Tomada de Papelesa.
Figura 31 Laptop. Tomada de la página de Computron.
Figura 33 Folder. Tomada de la página de Papelesa.
Apéndice E: Clasificación de cuentas
Tabla 27
Cuenta Edificios.
Transpibersa
Cantidad Detalle Cuenta Precio
1 Contenedor para oficina Edificios $ 3.900,00
Total $ 3.900,00
Tabla 28
Cuenta Muebles de oficina.
Transpibersa
Cantidad Detalle Cuenta Precio
2 Escritorios de oficina Muebles de oficina
$ 198,00
2 Sillas giratorias $ 127,50
Total $ 325,50
Tabla 29
Cuenta Equipo de cómputo.
Transpibersa
Cantidad Detalle Cuenta Precio
1
Impresora con sistema de tinta
continua Equipo de computo $ 213,39 2 Laptops $ 933,34 Total $ 1.146,73 Tabla 30
Cuenta Equipo de oficina.
Transpibersa
Cantidad Detalle Cuenta Precio
1 Teléfono convencional Equipo de oficina
$ 19,50
3 Calculadoras $ 13,95
Total $ 33,45
Tabla 31
Cuenta Útiles de oficina.
Transpibersa
Cantidad Detalle Cuenta Precio
3 Resmas de hojas Útiles de oficina $ 9,00 15 Folders $ 30,75 30 Bolígrafos $ 10,80 Total $ 50,55
Tabla 32
Cálculo de los Beneficios sociales. Sueldo Básico Aporte patronal 11,15% Fondos de reserva Décimo tercer sueldo Décimo
cuarto sueldo Vacaciones Total