3.1. Tema
3.1.4. Análisis Matriz FODA del Hotel “Imperio del Sol”
3.1.1.6. Manuales de Procedimientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE INSUMOS DEL HOTEL IMPERIO DEL
SOL
Código: M.P.E.B.1
OBJETIVO: Establecer un procedimiento adecuado, para la constatación del dinero que egresa por compra de insumos o bienes en la institución.
POLÍTICA :
Todas las compras de insumos sin excepción deberán ser entregados a la bodega, para su registro correspondiente.
Los responsables de caja chica tienen la obligación de registrar los bienes que por no haber existencia en bodega se adquieran con este fondo, para ello es necesario que en el comprobante de egreso exista los siguientes detalles (Ver anexo 5).
El encargado de bodega deberá presentar la respectiva solicitud de compras para la adquisición de cualquier insumo. (Ver anexo 6).
La persona encargada de compras deberá revisar que los bienes procedentes de los proveedores cumplan las especificaciones de calidad y condiciones de entrega que se hayan pactado.
El encargado de compras debe de efectuar devoluciones de mercancías cuando se comprueben deficiencias en la calidad de los productos suministrados imputables al proveedor dentro del período de garantía, el proveedor deberá reponer el 100% del insumo que presente anomalías.
El bodeguero deberá entregar al responsable de compras, durante los primeros días de cada mes, un informe de los insumos obsoletos.
El bodeguero deberá registrar diariamente las entradas y salidas correspondientes.
El bodeguero deberá entregar las facturas al contador cada vez que se efectúe una adquisición, para que efectúe el registro del gasto.
El contador deberá verificar que la factura contenga todos los requisitos establecidos por el SRI (Ver anexo 7)
contables.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE APROBADO
1 Pedir la Solicitud de Compras en la que constará las características de los bienes o servicios a adquirir (Anexo 6)
Bodeguero Jefe de Compras
2 Solicitar cotizaciones de por lo menos 3 proveedores
Jefe de compras Administrador
3 Evaluar las ofertas, para ello es necesario realizar un cuadro comparativo de los precios de la oferta.
Jefe de Compras Administrador
4 Seleccionar la oferta. Administrador Contador
5 Autorización de Compra. Jefe de Compras Contador
6 Realizar la recepción de los insumos.
Jefe de Compras Jefe de Bodega (Chef principal)
7 Verificar la mercadería recibida. Jefe de Bodega (Chef principal)
Administrador
8 Recibir la factura por el monto total de la adquisición.
Contador Administrador
9 Realizar las respectivas retenciones en el caso que sea necesario.
FLUJOGRAMA DE LA COMPRA DE INSUMOS
Código M.P.E.B.1.1
BODEGA COMPRAS ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD
Fa se INICIO Emite Solicitud de Compras Verificación de la solicitud Verificar cotizaciones
Evaluar ofertas Seleccionar ofertas
Autorización de Compras Realizar la recepción de insumos Verificación de mercadería recibida Mercadería cumple con los
requisitos
Recibe Factura por el monto total de la adquisición Entrega de comprobante de retención Devolución de mercadería obsoleta Registrar la devolución en compras FIN Exigir la entrega inmediata de la factura por el monto
que se compro. FIN Recibo de factura y entrega de comprobantes de retención SI NO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
LA VENTA DEL SERVICIO DE ALOJAMIENTO DEL HOTEL IMPERIO DEL
SOL
Código: M.P.I.A.1
OBJETIVO: Establecer lineamientos para el proceso efectivo en la venta del servicio de alojamiento, así como también tener un control de los ingresos obtenidos.
POLÍTICA:
Recepción tiene que hacer llenar al cliente una hoja de registro y entregarlas al administrador para que al final del mes se haga una conciliación con las facturas de venta que tiene contabilidad. (Ver anexo 8)
En el caso de que el huésped hiciera uso de otros servicios como es comida, bebidas, en general los de alimentación; el jefe de cocina debe hacer la entrega de la comanda al contador para que dichos gastos se acumulen al cliente. (Ver anexo 9).
Con la copia de la comanda que recibe el contador formulará la cuenta (ver anexo 10) y la anotará en el informe diario de ventas (ver anexo 11).
El dinero recaudado en efectivo por la venta del servicio será entregado al contador para que realice el registro.
La venta mediante tarjeta bancaria, será registrada en los libros de contabilidad siempre y cuando se constate que el depósito se encuentra en la cuenta corriente de la institución.
El contador es responsable de constatar, que en el caso de que nos realicen retenciones en la fuente del IVA y del impuesto a la renta los porcentajes retenidos sean los correctos.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE APROBADO
1 La recepción recibe al cliente. Recepcionistas Administrador 2 Ofrecen los tipos de habitaciones y Recepcionistas Administrador
tarifas, además de los diferentes servicios adicionales con los que cuenta el hotel.
3 Pregunta al cliente que servicio desea.
Recepcionistas Administrador
4 Pregunta al cliente la fecha de salida. Recepcionistas Administrador 5 Entrega una hoja deregistropara que
la llene el cliente.
Recepcionistas Administrador
6 Cobro vía tarjeta bancaria o en efectivo.
Contador Administrador
7 Si es con tarjeta bancaria imprime el boucher.
Contador Administrador
8 Entrega al cliente el boucher y agradece al cliente.
Recepcionistas Administrador
9 Asigna habitación. Recepcionistas Administrador
10 Entrega la llave del cuarto. Recepcionistas Administrador 11 Si es en efectivo extiende la factura y
la entrega al cliente.
Contador Administrador
12 Si la venta es a crédito se abre una cuenta por cobrar a nombre del cliente.
Contador Administrador
13 Se emite la factura si las cuentas por cobrar han sido canceladas en su totalidad.
FLUJOGRAMA DE VENTA DEL SERVICIO DE ALOJAMIENTO Código: M.P.I.A.1.1 RECEPCIÓN CONTABILIDAD Fa se INICIO Recibir al cliente Informar al cliente las tarifas y servicios existentes Asegurar que el cliente se sienta satisfecho con los servicios ofrecidos
Constatar si el cliente esta conforme con los servicios ofrecidos.
El cliente se va a hospedar
Registrar la fecha de salida del huésped
Se despide cordialmente del
cliente
FIN
Llenar la hoja de registro del huésped
Cobro vía tarjeta bancaria o en
efectivo
Asignar la habitación
El pago es
efectivo Imprimir boucher
Eentregar llave de la habitación Entregar factura y comprobante de retención FIN NO SI NO SI
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL ALQUILER DE LOS SALONES DE EVENTOS Código: M.P.I.V.S.1.
OBJETIVO: Definir actividades que garanticen un proceso sistemático y cronológico de los pasos que se deben de seguir al realizar una segregación y venta de un salón de eventos.
POLÍTICA :
Para la segregación de un salón es necesario que el cliente deposite el 50% de la cotización realizada; mientras que el 50% restante debe cancelarlo el día de entrega del servicio.
En caso de que el cliente no cancelase el 50% al iniciar el evento, se le dará 3 días de gracia, al culminar ese período se aplicará el 1% de interés mensual al valor que faltare de cancelar.
Recepción debe hacer conocer al cliente las sanciones a la que se sujeta si incumple con las disposiciones pactadas.
En el caso de que el cliente no sea notificado de las sanciones establecidas, quién asuma el pago del 1% de interés será recepción
El personal de recepción debe hacer llenar al cliente una hoja de registro (Ver anexo 8). y entregar al administrador para que al final del mes se haga una conciliación con las facturas de venta que tiene contabilidad.
El contador es responsable de constatar que se efectúen las retenciones del IVA y del impuesto a la renta, así como también que los porcentajes retenidos sean los correctos.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE APROBADO
1 Se recibe al cliente y pregunta los servicios que requiere.
2 Receptar la solicitud del cliente y requisiciones para el evento (coffee break, equipo para proyecciones).
Recepción Administrador
3 Tomar todos los datos del cliente Recepción Administrador 4 Despedirse del cliente cordialmente. Recepción Administrador 5 Enviar al cliente vía email o por
teléfono la respectiva cotización del evento.
Recepcionista Administrador
6 Llamar o enviar un email al cliente para la confirmación del salón.
Administrador Administrador
6 Se garantiza la venta solicitando un anticipo del 50% del monto total en efectivo o mediante depósito bancario.
Administrador Contador
7 Si el pago es en efectivo, se cobra al cliente y se abre una cuenta.
Contador Administrador
8 Se extiende una nota al cliente, y se agradece su preferencia.
Contador Administrador
9 Si el pago es por depósito bancario, se recibe el ticket de depósito faxeado, abre una cuenta y se confirma con el cliente.
Recepcionistas Administrador
10 El 50% restante se cobra al cliente antes de que inicie el evento y el pago se hace en efectivo.
Contador Administrador
11 Se registra el pago cerrando la cuenta. Contador Administrador 12 Se extiende la factura al cliente. Contador Administrador 13 Se despide y pone a las órdenes del
cliente el hotel.
FLUJOGRAMA PARA EL ALQUILER DE LOS SALONES
DE EVENTOS
Código: M.P.I.V.S.1.1
RECEPCIÓN ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD
Fa se INICIO Recibir al cliente Receptar la solicitud del cliente Tomar datos del cliente Despedir cordialmente al cliente Enviar cotizaciones al cliente El cliente acepta los términos de la cotización Exigir el 50% en efectivo o depósito bancario El pago es en efectivo Recibir depósito
bancario Abrir una cuenta al
cliente Cobrar el 50% restantes antes de iniciar el evento Registrar el pago y cerrar la cuenta Entrega de la factura al cliente FIN Se contacta al
cliente para ofrecer una nueva oferta del
servicio NO
SI
NO SI
3.1.1.7. Evaluación de los componentes del Coso I. Del Hotel “Imperio Del Sol De La Ciudad De Ibarra”
Objetivo.- Evaluar los componentes del Coso I y el grado de cumplimiento de cada uno de ellos.
# Preguntas NO SI N/A Pond Calf Observaciones
AMBIENTE DE CONTROL
Filosofía de la gestión de riesgos
1 La entidad dispones de un Plan de Organización Estratégica.
X 2 2
2 El plan incluye la Filosofía de la empresa la cual consta de misión, visión, valores, objetivos.
X 2 2
3 Se observa en la dirección superior de la organización compromiso con la institución.
X 2 2
4 Existe un nivel de responsabilidad ante la generación de información incorrecta tanto contable como de gestión.
X 2 2
5 Se encuentra establecido un manual de funciones para las actividades que desempeña cada empleado.
X 2 2 No se
cumple a cabalidad
6 Se fomenta en la institución una actitud de confianza a todos empleados que laboran en la institución.
X 2 2
Cultura de Riesgo
7 La dirección superior de la entidad brindan un ejemplo positivo de conducta ética
X 2 2
8 Los integrantes de la organización comprenden la Misión y Visión de
la entidad.
9 Se emprenden acciones disciplinarias contra aquellos que
muestran una conducta
antiprofesional.
X 2 2
1 0
La poli funcionalidad de los empleados afecta alcanzar la Misión planteada.
X 2 2
1 1
El administrador da a conocer acerca de los riesgos existentes incluyendo malas noticias.
X 2 2
Integridad y Valores Éticos
1 2
La entidad tiene establecido un código de conducta que ayude a resolver conflictos entre los miembros de la institución.
X 2 1 Reglamento
interno
1 3
El personal de la entidad conoce los valores institucionales de la organización y los aplica
X 2 2 No todos.
1 4
El personal conoce bajo que normas, y principios deben de ejercer su trabajo.
X 2 2
Componentes de Competencia
1 5
Se han definido los puestos necesarios para llevar acabo los objetivos esperados.
X 2 1 Pero faltan
puestos
1 6
Para la selección del personal se realiza mediante la opinión de un experto X 2 0 1 7 Se sigue el respectivo procedimiento de reclutamiento de personal. X 2 1 Pero noseleccion a una persona experta
1 8
Existe evidencia de dicho proceso de reclutamiento
X 2 0
1 9
Se dicta capacitaciones al personal que labora en la entidad para optimizar los recursos que le son asignados.
X 2 0
2 0
Se evalúa periódicamente el desempeño de los departamentos que existen en la entidad.
X 2 2
2 1
Se verifican los antecedentes judiciales de los postulantes, previos a su ingreso.
X 2 2
2 2
Es adecuada la carga de trabajo, en las diferentes áreas de la organización
X 2 2
2 3
Existe en la institución un ambiente de trabajo apropiado que permitan cumplir con cabalidad los objetivos de la institución.
X 2 2
Estructura Organizativa
2 4
La entidad cuenta con una estructura organizativa que defina claramente las relaciones jerárquicas funcionales, así como también que exponga las unidades ejecutoras.
X 2 1 Más o
menos
2 5
La estructura es adecuada al tamaño y naturaleza de las operaciones que desarrolla cada departamento
X 2 0
2 6
Están adecuadamente delimitadas las áreas y funciones dentro de la institución.
X 2 1 Más o
menos
VALORACIÓN DEL RIESGO
7 que desempeñan los empleados?
2 8
¿Cuándo ingresa nuevo personal a la institución se le brinda capacitación para que se acople fácilmente a la empresa?
X 2 2
2 9
¿El área administrativa y contable cuenta con tecnología moderna para su eficaz funcionamiento?
X 2 0
3 0
¿El acceso a la información contable es restringido para el personal no autorizado? X 2 2 ACTIVIDADES DE CONTROL De Prevención Autorización de las transacciones: 3 1
Existe el nombramiento a las personas autorizadas a realizar descuentos e invitaciones a clientes.
X 2 0
3 2
Se encuentra designado las
personas autorizadas a actualizar o registrar datos en los libros
auxiliares.
X 2 2
Validación de datos previa al procesamiento:
3 3
Se coteja el nº. de habitaciones ocupadas y personas alojadas con los libros de entradas y salidas.
X 2 2
3 4
Se coteja los cargos extras a la habitación, con las respectivas comandas.
X 2 2
3 5
Se coteja cargos en facturas de restaurante, contrarrestando
comandas, así como también con el departamento que despacha bebidas
3 6
Se comprueba que los cargos en mano de obra corriente son
correctos y qué estos se han pasado correctamente a la factura del cliente.
X 2 2
Verificación de Datos:
3 7
Se deja evidencia de las comprobaciones realizadas en facturas.
X 2 2
3 8
Se revisa periódicamente las normas establecidas.
X 2 2
3 9
Existe la respectiva segregación de funciones y responsabilidades:
X 2 0
4 0
Para la elaboración de la factura por la venta del servicio se toma en cuenta las debidas comandas en el caso de existir. X 2 2 Normas y procedimientos claramente definidos y comunicados: 4 1
Existe una fijación de tarifas y condiciones de descuento.
X 2 2
4 2
Se realiza arqueos periódicos en los puntos de venta y en recepción.
X 2 0 Solo arqueos de caja Archivos: 4 3
En recepción existe el archivo justificante que avala los cargos en factura.
X 2 2
4 4
Existe el archivo de las facturas pendientes de cobro.
X 2 2
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
5 organización?
4 6
¿Los clientes conocen las políticas de venta y compra de la empresa?
X 2 2
4 7
¿Las decisiones tomadas son a través de un análisis de información recibida?
X 2 1 A veces
4 8
¿Las personas que necesitan pueden acceder fácilmente a la información? X 2 0 MONITOREO 4 9 Se da seguimiento a la mejora de los procesos de la organización
X 2 0
5 0
Se comprueba que el control se realiza o se cumpla a cabalidad?
X 2 0
TOTAL 100 70
Entrevistada: Maritza Cacuango
Fecha de aplicación: 3 de julio del 2015
Elaborado: Marisol Ortega
CALIFICACIÓN VALORACIÓN/NIVELES
2 Confiable
1 Aceptable
Según los resultados obtenidos en el desarrollo del cuestionario para los cinco componentes del COSO I, se califica el nivel de riesgo y confianza de acuerdo con el siguiente intervalo: