1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
4.5 MARCO GEOGRÁFICO
La jurisdicción de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales comprende el territorio nacional haciendo presencia en 49 ciudades de Colombia, y su domicilio principal es la ciudad de Bogotá, D.C.
El desarrollo de la pasantía tuvo lugar en nivel central de la DIAN, en la ciudad de Bogotá, ubicada en el centro de la ciudad, Edificio Sendas, Carrera 7 No 6 C– 54.
Imagen 1: Ubicación satelital edificio sendas (Google maps, 2017)
Durante la pasantía se trabajó en otras sedes en la ciudad de Bogotá en donde se realizaron algunas visitas de inspección y capacitación del personal en los temas ambientales que se manejaban en la agenda del sistema de gestión ambiental:
Estas sedes son:
Grandes Contribuyentes: Cra 7 # 34 - 69 Mezanine
Imagen 3: Ubicación satelital Grandes contribuyentes (Google maps, 2017)
Impuestos: Cra 6 No. 15 – 32
Calle 75: Calle 75 No 15 – 49
Imagen 5: Ubicación satelital Calle 75 (Google maps, 2017)
San Agustín: carrera 8 Nº 6C - 38 Edificio San Agustín
Aduana de Bogotá AV. 68: Avenida Carrera 68 No. 19 – 81
Imagen 7: Ubicación satelital Aduana de Bogotá (Google maps, 2016)
P.C. Aduana de Bogotá Sede aeropuerto: Centro Administrativo de Carga Calle 26
No. 106 - 39 Piso 3.
4.6MARCO METODOLÓGICO
La metodología empleada para el informe final de la pasantía es de tipo cualitativo, a través del análisis descriptivo y comparativo
Debido a que ya está establecido el sistema de gestión ambiental bajo los requisitos de la NTC ISO 14001:2004 y se buscara complementar a través de la transición del sistema de gestión ambiental bajo los requisitos de la NTC ISO 14001:2015.
Frecuentemente el propósito del investigador es describir situaciones y eventos. Esto es, decir cómo es y se manifiesta determinado fenómeno. Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, -comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis (Dankhe, 1986). Miden y evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno o fenómenos a investigar. Desde el punto de vista científico, describir es medir. Esto es, en un estudio descriptivo se selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas independientemente, para así -y valga la redundancia- describir lo que se investiga. (Hernandez, 1997)
El Enfoque cualitativo utiliza la recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas de investigación en el proceso de interpretación. A veces referido como investigación naturalista, fenomenológica, interpretativa o etnográfica, es una especie de “paraguas” en el cual se incluye una variedad de concepciones, visiones, técnicas y estudios no cuantitativos (Grinnell, 1997).
Sus características más relevantes son:
El investigador plantea un problema, pero no sigue un proceso claramente definido. Sus
planteamientos no son tan específicos como en el enfoque cuantitativo.
Bajo la búsqueda cualitativa, en lugar de iniciar con una teoría particular y luego “voltear” al mundo empírico para confirmar si esta es apoyada por los hechos, el investigador comienza examinando el mundo social y en este proceso desarrolla una teoría coherente con lo que observa que ocurre –con frecuencia denominada teoría fundamentada (Esterberg, 2002)–. Dicho de otra forma, las investigaciones cualitativas se fundamentan más en un proceso inductivo (explorar y describir, y luego generar perspectivas teóricas). Van de lo particular a lo general. Por ejemplo, en un típico estudio cualitativo, el investigador entrevista a una persona, analiza los datos que obtuvo y saca algunas conclusiones; posteriormente, entrevista a otra persona, analiza esta nueva información y revisa sus resultados y conclusiones; del mismo modo, efectúa y analiza más entrevistas para comprender lo que busca. Es decir, procede caso por caso, dato por dato, hasta llegar a una perspectiva más general.
En la mayoría de los estudios cualitativos no se prueban hipótesis, estas se generan durante
el proceso y van refinándose conforme se recaban más datos o son un resultado del estudio.
El enfoque se basa en métodos de recolección de datos no estandarizados. No se efectúa
una medición numérica, por lo cual el análisis no es estadístico. La recolección de los datos consiste en obtener las perspectivas y puntos de vista de los participantes (sus emociones, experiencias, significados y otros aspectos subjetivos). También resultan de interés las interacciones entre individuos, grupos y colectividades. Patton (1980,1990) define los datos cualitativos como descripciones detalladas de situaciones, eventos, personas, interacciones, conductas observadas y sus manifestaciones.
Por lo expresado en los párrafos anteriores, el investigador cualitativo utiliza técnicas para
recolectar datos como la observación no estructurada, entrevistas abiertas, revisión de documentos, discusión en grupo, evaluación de experiencias personales, registro de historias de vida, interacción e introspección con grupos o comunidades.
El proceso de indagación es flexible y se mueve entre los eventos y su interpretación, entre las respuestas y el desarrollo de la teoría. Su propósito consiste en “reconstruir” la realidad, tal como la observan los actores de un sistema social previamente definido. A menudo se llama holístico, porque se precia de considerar el “todo”, sin reducirlo al estudio de sus partes.
La investigación cualitativa se fundamenta en una perspectiva interpretativa centrada en el
entendimiento del significado de las acciones de seres vivos, principalmente los humanos y sus instituciones (busca interpretar lo que va captando activamente).
Las indagaciones cualitativas no pretenden generalizar de manera probabilística los
resultados a poblaciones más amplias ni necesariamente obtener muestras representativas; incluso, no buscan que sus estudios lleguen a replicarse.
El enfoque cualitativo puede definirse como un conjunto de prácticas interpretativas que
hacen al mundo, visible, lo transforman y convierten en una serie de representaciones en forma de observaciones, Aquí el “todo” es el fenómeno de interés. (Hernandez Sampieri, Fernandez Collado, & Baptista Lucio, 2010)
4.6.1 Fuentes de Información
Para el desarrollo del informe se consideran en primera medida las fuentes de información secundaria puesto que ya existe una certificación inicial bajo la NTC ISO: 2004.
Para la realización del presente documento se intervino y se llevó a cabo la recolección, estudio, análisis y evaluación de la información de acuerdo al desarrollo de la siguiente metodología, a continuación se describe la metodología en el plan de trabajo, relacionando los objetivos, actividades e instrumentos.
5. PLAN DE TRABAJO
El plan de trabajo para el desarrollo de este informe se ha organizado con la orientación al logro de objetivos por medio de acciones específicas como se muestra a continuación. Los tiempos requeridos están establecidos en el cronograma de trabajo.
OBJETIVO ACTIVIDADES INSTRUMENTOS
METODOLÓGICOS
1. Realizar una revisión comparativa de la norma ISO 14001 entre
sus versiones 2004 y 2015 que permita conocer los puntos clave a tener en cuenta
en el proceso de transición del Sistema de Gestión Ambiental de la UAE-DIAN. 1. Revisión Bibliográfica de la NTC ISO 14001 en sur versiones 2004 y 2015. 1. Revisión Bibliográfica de la NTC ISO 14001 en sur versiones 2004 y 2015.
2. Proponer mejoras al sistema
de gestión ambiental de la entidad que sirvan como base en el proceso de transición acorde a la NTC ISO 14001:2015 1. Matriz de evaluación de factores externos (MEFE) 2. Matriz de evaluación de
factores internos (MEFI)
3. Matriz DOFA
4. Matriz de riesgos con potencial de amenaza
5. Matriz de oportunidades
2. Apoyar la
revisión de las Matrices de Requisitos Legales Ambientales, y las Matrices de Evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales de la UAE-DIAN.
1. Revisión de las Matrices de
Requisitos Legales
Ambientales de la UAE- DIAN en el nivel central y en algunas seccionales del país.
1. Elaboración del Inventario de Requisitos Legales Ambientales de la UAE-DIAN en donde se consolidará toda la normatividad actualizada del nivel central y de las
seccionales a nivel
Nacional.
2. Revisión de las Matrices de
Aspectos e Impactos
Ambientales de la UAE- DIAN en algunas seccionales del país.
1. Identificación de
aspectos e impactos
ambientales a través del análisis de gráficos para el nivel central de la UAE-DIAN 3. Brindar apoyo conceptual y logístico en las Campañas Ambientales adelantadas por la Coordinación de Organización y Gestión 1. Recolección de información
secundaria de cada una de las Campañas Ambientales
que realizará la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad. 1. Elaboración del directorio ecológico de la DIAN
Tabla 2: Plan de trabajo (Compilado por autores, 2018)
de Calidad de la UAE- DIAN.
Gobernanza del Agua y
Eficiencia Energética.
Héroes Ecológicos de la
DIAN (3R’s del Reciclaje, Consumidor Responsable, Pausas ECOactivas).
Biodiversidad.
Semana Ambiental.
2. Apoyo logístico en cada una
de las Campañas
Ambientales realizadas por parte de la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad de la UAE-DIAN.
Conferencias.
Teatreros en los pisos de
las diferentes seccionales de Bogotá. Jornada de recolección de residuos posconsumo (Luminarias, RAEE, Pilas, y Baterías). 1. Recolección de evidencias fotográficas de las campañas ambientales realizadas 2. Planillas de asistencia a las capacitaciones ambientales 3. Recolección de información
bibliográfica de los convenios posconsumo firmados por la
UAE-DIAN (Ecocómputo,
Pilas con el Ambiente, y Lúmina).
1. Elaboración del
directorio ecológico de la DIAN
6. CRONOGRAMA
FASES MES1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Revisión Bibliográfica de la NTC ISO 14001 en sur versiones 2004 y 2015 2. Recolección de información
secundaria sobre temas de interés ambiental, de las campañas ambientales y los planes posconsumo firmados por la entidad que sirvan para concientizar al Funcionario DIAN.
3. Revisión de las Matrices de
Requisitos Legales
Ambientales y de evaluación de aspectos e impactos ambientales de la UAE- DIAN en el nivel central y en algunas seccionales del país.
4. Elaboración del Inventario de Requisitos Legales
Ambientales de la UAE-DIAN en donde se consolidará toda la
normatividad
5. Proponer mejoras al sistema
de gestión ambiental de la entidad que sirvan como base en el proceso de transición acorde a la NTC ISO 14001:2015
6. Apoyo logístico en cada una
de las Campañas
Ambientales realizadas por parte de la Coordinación de Organización y Gestión de Calidad de la UAE-DIAN.
7. RESULTADOS
7.1Capítulo I: revisión comparativa de la norma ISO 14001 entre sus versiones 2004 y 2015
La Norma ISO 14001, que es una certificación en cuanto a los sistemas de gestión ambiental para las organizaciones, presenta una versión actualizada al año 2015; lo que se pretende, es hacer la comparación y esclarecer cuáles son las principales diferencias entre sus versiones del año 2004 y del año 2015.
La metodología a aplicar para ello será básicamente tomar como base la Norma ISO 14001 en su versión del año 2004, y se hará la lectura y análisis punto por punto, para identificar las actualizaciones y/o diferencias presentes entre estas dos (2) versiones de la Norma.
ISO 14001:2015
ISO 14001:2004 EXPLICACIÓN DE LOS CAMBIOS
0. Introducción 0. Introducción La versión del 2004 tiene una introducción extensa
mientras que la versión del 2015 no tiene introducción, pero sí unos antecedentes.
1. Objeto y
campo de
aplicación
1. Objeto y campo de aplicación
En la versión del 2015 se especifica la aplicación de los aspectos ambientales a los procedimientos considerando el ciclo de vida, mientras que en la versión del 2004 aplica los aspectos ambientales sólo a los aspectos que la organización identifica. En la versión del 2015 habla sobre contribuir al pilar ambiental de la sostenibilidad, mientras que en la versión del 2004 no hay ese pilar de sostenibilidad. 2. Referencias
normativas
2. Referencias
normativas
3. Términos y definiciones
3. Términos y
definiciones
En la versión del 2015 hay una división de los términos por aspectos: Organización y liderazgo, Planificación, Soporte y operación, Evaluación de desempeño y Mejora. La versión del 2015 agrega muchos conceptos como: alta dirección, sistema de gestión, condición ambiental, objetivo, requisito, requisitos legales y otros requisitos, riesgo, riesgos
y oportunidades, competencia, información
documentada, ciclo de vida, contratar externamente y proceso.
4. Contexto de la organización
4. Requisitos del sistema de gestión
En la versión del 2004 la organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un SGA de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional y determinar cómo cumplirá estos requisitos.
4.1
Comprensión
de la
organización y de su contexto
En la versión del 2015 la organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental. Estas cuestiones incluyen las condiciones ambientales capaces de afectar o de verse afectadas por la organización.
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
En la versión del 2015 la organización debe
determinar: a) las partes interesadas que son
pertinentes al sistema de gestión ambiental; b) las
necesidades y expectativas pertinentes (es decir,
requisitos) de estas partes interesadas; c) cuáles de
estas necesidades y expectativas se convierten en
requisitos legales y otros
4.3
Determinación del alcance del
sistema de
gestión ambiental
4.1 Requisitos
generales
En la versión del 2015 la organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión ambiental para establecer su alcance. Cuando se determina este alcance, la organización
debe considerar: a) las cuestiones externas e
internas a que se hace referencia en el apartado 4.1;
b) los requisitos legales y otros requisitos a que se
hace referencia en el apartado 4.2; c) las unidades,
funciones y límites físicos de la organización; d) sus
actividades, productos y servicios; e) su autoridad y
capacidad para ejercer control e influencia.
4.4 Sistema de gestión
ambiental
4.1 Requisitos
generales
En la versión del 2015 para lograr los resultados previstos, incluye la mejora de su desempeño ambiental, la organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental, que incluya los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional.
5.1 Liderazgo y compromiso
En la versión del 2015 la alta dirección debe
demostrar liderazgo y compromiso con respecto al
sistema de gestión ambiental: a) asumiendo la
responsabilidad y la rendición de cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión
ambiental; b) asegurándose de que se establezcan la
política ambiental y los objetivos ambientales, y que éstos sean compatibles con la dirección
estratégica y el contexto de la organización; c)
asegurándose de la integración de los requisitos del sistema de gestión ambiental en los procesos de
negocio de la organización; d) asegurándose de que
los recursos necesarios para el sistema de gestión
ambiental estén disponibles; e) comunicando la
importancia de una gestión ambiental eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión
ambiental; f) asegurándose de que el sistema de
gestión ambiental logre los resultados previstos; g)
dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión ambiental;
h) promoviendo la mejora continua; i) apoyando
otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que aplique a sus áreas de responsabilidad.
5.2 Política
ambiental
4.2 Política
ambiental
En la versión del 2015 incluye otros compromisos específicos de protección del medio ambiente, pueden incluir el uso sostenible de recursos, la mitigación y adaptación al cambio climático, y la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas.
5.3 Roles, responsabilida des y autoridades en la organización 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidades y autoridad
No tienen una diferencia significativa, lo único es que en la versión del 2004 incluye tecnología e infraestructura.
6.
Planificación
6.1 Acciones
para tratar
riesgos y
oportunidades
En la versión del 2015 determina los riesgos y
oportunidades relacionados con sus:
a) aspectos ambientales, b) requisitos legales y
otros requisitos, c) y otras cuestiones y requisitos
identificados en los apartados.
6.1.1
Generalidades
En la versión del 2015 sí aparecen, mientras que la
versión del 2004 no tiene generalidades de cumplimiento de los apartados.
6.1.2 Aspectos ambientales
4.3.1 Aspectos
ambientales
En la parte de aspectos ambientales la versión del 2015 incluye el ciclo de vida dentro del alcance definido del sistema de gestión ambiental, la
organización debe determinar los aspectos
ambientales de sus actividades, productos y servicios que puede controlar y de aquellos en los que puede influir, y sus impactos ambientales asociados, desde una perspectiva de ciclo de vida. Cuando se determinan los aspectos ambientales, la
organización debe tener en cuenta: a) los cambios,
incluidos los desarrollos nuevos o planificados, y las actividades, productos y servicios nuevos o
modificados; b) las condiciones anormales y las
situaciones de emergencia razonablemente
previsibles. En la versión del 2004 determina que los aspectos ambientales significativos se tienen que establecer, mantener en el SGA.
6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
No tienen una diferencia significativa, lo único es que la versión del 2015 incluye que los requisitos deben estar documentados por la organización e incluye requisitos de riesgo.
6.1.4
Planificación de acciones
En la versión del 2015 la organización debe
planificar: la toma de acciones para abordar sus aspectos ambientales significativos; requisitos legales y otros requisitos; riesgos y oportunidades identificados en el apartado de manera en que se evalúe la eficacia de las acciones.
6.2 Objetivos ambientales y planificación para lograrlos 4.3.3 Objetivos, metas y programas
En la versión del 2015 la organización debe establecer objetivos ambientales para las funciones y niveles pertinentes, teniendo en cuenta los
aspectos ambientales significativos de la
organización y sus requisitos legales y otros requisitos asociados, y considerando sus riesgos y
oportunidades. Los objetivos ambientales deben: a)
ser coherentes con la política ambiental; b) ser
medibles (si es factible); c) ser objeto de
seguimiento; d) comunicarse; e) actualizarse, según
corresponda. La organización debe conservar información documentada sobre los objetivos ambientales. En la versión del 2004 también son medibles pero incluye también las opciones
tecnológicas, y requisitos operacionales y
financieros, y es muy general.
6.2.1 Objetivos ambientales
En la versión del 2015 se establecen los objetivos ambientales que debe cumplir la organización y hacia los cuales debe enfocar sus procesos.
6.2.2 Planificación de acciones para cumplir los objetivos ambientales
En la versión del 2015 la organización debe considerar cómo se pueden integrar las acciones para el logro de sus objetivos ambientales, a los procesos de negocio de la organización, qué se va a hacer, cómo se va a hacer, con qué se va a hacer, cuándo termina, etc.
7. Soporte 4.4 Implementación y operación 7.1 Recursos 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
No tienen una diferencia significativa, habla de proporcionar los recursos necesarios para el SGA, lo único es que la versión del 2004 determina las funciones para asegurar el SGA e informar a la alta dirección. 7.2 Competencia 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia
No tienen una diferencia significativa, lo único es que en la versión del 2015 se añade evaluar la eficacia de las acciones.
7.3 Toma de conciencia
En la versión del 2015 incluye la contribución de la eficacia en una mejora del desempeño ambiental. 7.4
Comunicación
4.4.3
Comunicación
En la versión del 2004 la organización decide si comunicar a externos o no y si sí, busca el método.
7.4.1
Generalidades
En la versión del 2015 la organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión ambiental con características específicas y tener en cuenta requisitos legales y que esta sea coherente.
7.4.2
Comunicación interna
En la versión del 2015 se debe comunicar información pertinente del SGA incluidos cambios y contribución a la mejora continua.
7.4.3
Comunicación externa
En la versión del 2015 la organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de gestión ambiental, según se establezca en los procesos de comunicación de la organización y según lo requieran sus requisitos legales.
7.5
Información documentada
4.4.4
Documentación
Toda la información debe estar documentada y debe ser coherente con el proceso y el desempeño del SGA.
7.5.1
Generalidades
En la versión del 2015 el SGA de la organización debe incluir la información documentada requerida por esta Norma Internacional; la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión ambiental.
7.5.2 Creación y actualización
4.4.5 Control de documentos
En la versión del 2004 los documentos son de tipo especial y se necesitan requisitos para su control como su vigencia, sus cambios, etc. En la versión del 2015 se verifica que estén actualizados en su aprobación, en fecha y el formato.
4.5.4 Control de registros
En la versión del 2004 deben tener los registros necesarios para demostrar la conformidad con el SGA para demostrar logros.
7.5.3 Control de la información documentada 4.4.5 Control de documentos