CAPÍTULO IV – MARCO PROPOSITIVO
4.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
4.2.3 FASE # 2: DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL
4.2.3.12 MATRICES DE RIESGOS
La realización de las matrices en los diferentes campos como: Administrativo, Contable y Legal, permite presentar un panorama claro sobre las debilidades, falencias, riesgos e inconvenientes encontrados, aplicando los cuestionarios (Ver Anexo 3), los cuales indican un índice de confianza débil, ya que actualmente el negocio utiliza métodos empíricos en todos los procesos comerciales, lo cual impide lograr objetivos claros que se encuentren basados a la realidad de la empresa Agrícola y Ferretero “El Campesino”.
En cuanto a riesgo se evidencia, que al existir controles débiles, la empresa está limitada a generar información real de todas las operaciones Comérciales, donde mediante un sondeo se identificó las áreas críticas en la estructura organizacional, financiera y de cumplimiento del negocio. Por lo tanto el riesgo asciende a 49,66%
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CUADRO # 13
MATRIZ DE RIESGO: ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
# Descripción del riesgo Consecuencia Estándar Probabilidad Impacto Nivel de Riesgo 3 2 1 Alt. Med. Baj.
CAMPO: ADMINISTRACIÓN GENERAL
1 Desorganización en la
estructura empresarial
Inadecuada comunicación
entre departamentos
Inculcar a mantener una cultura organizativa y de comunicación formalizada.
X X Alto
2
Desconocimiento
empresarial sobre el ser y lo que se quiere alcanzar en el futuro
Poca proyección
empresarial en el horizonte de tiempo
Definir una ideología
formalizada sobre la identidad empresarial X X Alto 3 Multiplicidad de funciones, para el personal Generación de tiempos ociosos e improductivos Incorporar instructivos
administrativos para una
mejor gestión empresarial.
X X Alto
4
Deficiente programación de
trabajo, planificación y
gestión
Poca visión comercial a corto, mediano y largo plazo
Mejorar la planificación
empresarial a corto, mediano y largo plazo
X X Alto
5
Se maneja la empresa con un programa de acción
empírico, basado a la
experiencia del propietario.
Inestabilidad comercial y desorientación
administrativa – económica
Conservar una línea
organizativa, en la utilización de recursos X X Alto 6 Se mantiene un presupuesto general, basado a un
criterio informal, lo cual impide determinar gastos
específicos por
departamento.
Inestabilidad de liquidez y solvencia económica.
Establecer un presupuesto integral que cubra todos
rubros económicos del
periodo contable
X X Medio
Elaborado por: Téc. Lizando Silva Revisado por: Dra. Germania Arciniegas
Autorizó: Ing. Carlos Ortiz
Fuente: “AGRÍCOLA Y FERRETERO EL CAMPESINO” Elaborado: Téc. Lizandro Silva.
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CUADRO # 14
MATRIZ DE RIESGO: ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
# Descripción del riesgo Consecuencia Estándar Probabilidad Impacto Nivel de Riesgo 3 2 1 Alto Medio Bajo CAMPO: ADMINISTRACIÓN GENERAL
7
Insatisfacción del cliente,
por deficiencias en el
servicio del personal.
Disminución de
ingresos por ventas y pérdida de credibilidad del cliente.
Establecer un manual de buenas prácticas de atención al cliente que
ayude la conservar credibilidad y reconocimiento del negocio X X Alto 8 Desconocimiento de las
actividades diarias del
personal.
Desconocimiento de
giro del negocio frente
a las actividades realizadas por el personal. Diseñar un formato de control de las actividades realizadas por el personal. X X Medio Reclutamiento de personal 9
La selección del nuevo personal, se selecciona solo a través de una entrevista informal.
Selección de personal inadecuado
Establecer procedimientos
formales para la sección del empleado idóneo
X X Alto
10 Gastos elevados para
capacitar al nuevo personal.
Costos y gastos innecesarios para capacitar al nuevo personal Estudiar íntegramente al postulante sobre el
perfil ocupacional antes de ser contratado
X X Alto
Contratación del personal
11
Los antecedentes personales del postulante no son estudiados para contratarlo.
La inclusión y
selección de personal
con antecedentes
negativos.
Estudiar el estado social del nuevo postulante
mediante la
confirmación de las
referencias personales.
X X Alto
Elaborado por: Téc. Lizando Silva Revisa: Dra. Germania Arciniegas Autorizó: Ing. Carlos Ortiz
Fuente: “AGRÍCOLA Y FERRETERO EL CAMPESINO” Elaborado: Téc. Lizandro Silva.
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CUADRO # 15
MATRIZ DE RIESGO: ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
# Descripción del riesgo Consecuencia Estándar Probabilidad Impacto Nivel de Riesgo 3 2 1 Alto Med Bajo
12
Desorientación en los cargos y
responsabilidades de los
empleados de la empresa
Problemas internos con los empleados, por los reclamos y direccionamientos erróneos
Diseño de una hoja de control sobre las responsabilidades del empleado.
X X Alto
Capacitación
13
Desmotivación del personal y desorientación en el manejo de
nuevas de prácticas
comerciales.
Atención al cliente deficiente Fomentar la realización de los
programas de capacitación. X X Alto
Monitoreo-Supervisión
14
Desconocimiento del
cumplimiento de tareas
ejecutadas por el personal
Toma de decisiones
inapropiadas sin considerar un patrón de gestión
Asignar políticas y procesos
técnicos X X Alto
15
Desorganización en
cumplimiento de las vacaciones pagadas al personal.
Desorientación en cuanto a fechas y pagos del personal.
Establecer programaciones
anuales de vacaciones para empleados.
X X Alto
Nómina y Beneficios de Ley 16
Los sueldos y salarios se los pagan sin un documento que respalde la transacción
Inexistencia de documentos de respaldo que garantice los gastos de un periodo
Diseñar formatos de control que
controlen actividades. X X Alto
Elaborado por: Téc. Lizando Silva Revisa: Dra. Germania Arciniegas Autorizó: Ing. Carlos Ortiz Fuente: “AGRÍCOLA Y FERRETERO EL CAMPESINO”
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CUADRO # 16
MATRIZ DE RIESGO: ASPECTOS FINANCIEROS
# Descripción del riesgo Consecuencia Estándar Probabilidad Impacto
Nivel de Riesgo 3 2 1 Alto Medio Bajo
1
Inexistencia de parámetros de
control que ayude a la
prevención intensiva de los procesos ejecutados por el personal.
Evasión de responsabilidades
por parte del personal
empresarial
Definición de políticas y
procedimientos para mejorar la gestión de la empresa.
x x Alto
2
No existen documentos
auxiliares que garanticen la
adquisición de bienes o servicios. Desorganización contable y económica Impulsar la utilización de documentos complementarios para el control de mercaderías
x x Medio
3
Cualquier empleado de la empresa se encarga de realizar pedidos a proveedores.
Duplicidad de pedidos a
proveedores.
Solo el encargado de las adquisiciones debe realizar las
compras y pedidos a
proveedores.
x x Alto
4
No existe un presupuesto establecido para realizar las compras
Inestabilidad económica y
desconfianza de proveedores.
Programar las adquisiciones de forma periódica para evitar problemas de liquidez
x x Alto
5
Las compras realizadas por el
personal no cumplen un
proceso de aprobaciones
Fraudes económicos
Establecer documentos de
respaldo, para realizar las compras
x x Alto
6
No existe comunicación
anticipada sobre los
requerimientos semanales de la compra de bienes y servicios.
Desconocimiento de los
niveles de stocks
Mantenerse comunicados entre las áreas: ventas, compras y bodega, a través de informes
x x Medio 7 La contabilidad en el área de compras se encuentra desactualizado Declaraciones de impuestos erróneas
Registrar contablemente las facturas de compras durante los cinco días después de las adquisiciones
x x Alto
Elaborado por: Téc. Lizando Silva Revisa: Dra. Germania Arciniegas Autorizó: Ing. Carlos Ortiz Fuente: “AGRÍCOLA Y FERRETERO EL CAMPESINO”
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CUADRO # 17
MATRIZ DE RIESGO: ASPECTOS FINANCIEROS
# Descripción del riesgo Consecuencia Estándar Probabilidad Impacto Nivel de Riesgo 3 2 1 Alto Medio Bajo
8
No se realizan informes
diarios sobre las
adquisiciones o compras
Desorientación para
programar pagos
Fomentar la comunicación interna entre las distintas áreas, a través de informes diarios
x X Medio
Inventarios 9
No existe control sobre los
ingresos y salidas de
inventarios
Faltantes o sobrantes de los stocks
Mecanizar e impulsar la
utilización del sistema
contable con sus respectivos respaldos físicos.
x X Alto
10
Deficiencias en los procesos
de almacenamiento de
inventarios
Deterioro y caducidad de mercaderías
Establecer políticas y
procesos, que ayude a la revisión integral de los inventarios.
x X Alto
11
No existe una persona encargada del inventario a tiempo fijo.
Evasión de
responsabilidades por parte del responsable del manejo de inventarios
Seleccionar a un
responsable a tiempo
completo del área de bodega
x X Alto 12 Inexistencia de un registro de mercaderías defectuosas y caducadas Riesgos de liquidez e incremento de gastos de comercialización Establecer un formato de control, para registrar las existencias defectuosas y caducadas.
x X Alto
13
Las Bajas de los inventarios
no son debidamente
notariadas
Desconocimiento de la
pérdida económica en la inversión realizada.
Notarizar las bajas de
inventarios una vez al año, para dejar evidencia de la pérdida económica
x X Alto
14
No se realizan tomas físicas
periódicas sobre una
muestra de artículos
Desconocimiento de la
situación económica en
inversiones de mercaderías.
Realizar tomas físicas cada seis meses con las puertas cerradas del negocio.
x X Alto
Elaborado por: Téc. Lizando
Silva Revisa: Dra. Germania Arciniegas Autorizó: Ing. Carlos Ortiz
Fuente: “AGRÍCOLA Y FERRETERO EL CAMPESINO” Elaborado: Téc. Lizandro Silva.
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CUADRO # 18
MATRIZ DE RIESGO: ASPECTOS FINANCIEROS
# Descripción del riesgo Consecuencia Estándar Probabilidad Impacto Nivel de Riesgo 3 2 1 Alto Medio Bajo
15
Los precios de las mercaderías se actualizan una vez a la semana.
Pérdida de oportunidad de venta a los clientes.
Actualizar contra factura los ingresos y precios de las mercaderías disponibles para la venta.
X X Medio
Autorización de créditos a clientes
16
Las autorizaciones de las ventas a crédito es realizado
mediante una autorización
verbal
Inadecuada comunicación y evidencia documental
Todas las ventas a crédito se deberán estudiar y autorizar con un documento que apruebe dicha transacción.
X X Alto
17 No se emiten reportes diarios de ventas
Problemas internos, al
momento de establecer
responsables sobre los faltantes del efectivo.
Los cierres de caja se deben
realizar diariamente, para
evitar fraudes o faltantes de dineros.
X X Alto
Cuentas por pagar 18
No se programa
adecuadamente los pagos a proveedores
Proveedores insatisfechos
Establecer flujos frecuentes de
liquidez para conocer la
solvencia empresarial
X X Alto
19
Falta de comunicación con el
departamento contable y
tesorería para el pago de facturas a proveedores.
Inestabilidad en cuanto a la solvencia y liquidez de la empresa.
Mejorar la comunicación
interna, mediante la aplicación de normas explicativas por transacción
X X Alto
20
El presupuesto asignado a cada área no cubre la situación económica.
Los desequilibrios de liquidez a corto plazo
Proyectar pagos y demás rubros económicos para evitar insolvencia.
X X Alto
Elaborado por: Téc. Lizando
Silva Revisa: Dra. Germania Arciniegas Autorizó: Ing. Carlos Ortiz
Fuente: “AGRÍCOLA Y FERRETERO EL CAMPESINO”
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CUADRO # 19
MATRIZ DE RIESGO: ASPECTOS FINANCIEROS
# Descripción del riesgo Consecuencia Estándar
Probabilidad Impacto Nivel de Riesgo 3 2 1 Alto Medio Bajo
Contabilidad 21
Los reportes económicos no se presentan de forma periódica a la gerencia
La toma de decisiones inadecuados de un periodo a otro
Impulsar la presentación de reportes periódicos a todo el personal de la empresa.
X x Medio
22
Los pagos respecto a las
negociaciones con los
proveedores no se cumplen a cabalidad
Desconfianza de las
empresas proveedoras
Priorizar pago de
proveedores, para abastecerse de mercarías
x x Alto
23
Las adquisiciones de activos fijos no se los hace a través de un análisis de costo beneficio
Aparición de gastos
innecesarios
Fomentar la realización de proyectos técnicos que ayude a determinar las mejores acciones
x x Alto
24
Las tomas físicas de los
inventarios, no se los realiza periódicamente.
Incertidumbre al momento
de tomar decisiones
empresariales
Realizar la toma física de forma periódica, a través del llamado juez y parte.
x x Alto
25
El análisis de los resultados
económicos reales tiene
variaciones significativas frente a los presupuestos establecidos asignados. Desequilibrio en la liquidez y solvencia de la empresa Realizar un análisis estructural, económico y administrativo, para el fomento de empresarial. X x Medio 26
Al nuevo personal de la empresa solo se lo capacita rasgos generales sobre el manejo del sistema informático
Desconocimiento de las labores y tareas
Establecer planes de
capacitaciones frecuentes para mejorar el servicio comercial de la empresa.
x x Alto
27 No se realiza análisis financiero por periodos contables
Desconocimiento del
crecimiento o estabilidad económica
Priorizar la ejecución y
realización del análisis
económico de periodo a periodo
x x Alto
Elaborado por: Téc. Lizando
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CUADRO # 20
MATRIZ DE RIESGO: ASPECTOS FINANCIEROS
# Descripción del riesgo Consecuencia Estándar
Probabilidad Impacto
Nivel de Riesgo 3 2 1 Alto Medio Bajo
Tesorería
28
El manejo y movimiento del efectivo se utiliza para todo tipo de compras.
Mala utilización del efectivo en varios
Asignación una caja chica, para evitar
la mala utilización económica x x Alto
29
Los cheques de la empresa, no tienen una adecuada custodia.
Fraudes económicos
Adquirir una caja fuerte para la custodia adecuada de los documentos comerciales y efectivo
x x Alto
30
El manejo de los cheques se genera sin necesidades de aprobaciones conjuntas.
Inseguridad y mala
utilización de los
documentos
Aprobar conjuntamente la realización
de los pagos respectivos. x x Alto
31 No se efectúan conciliaciones bancarias periódicamente Desconocimiento económico de las variaciones económicas
Realizar controles en la utilización de
la cuenta corriente de la empresa. x x Alto
Elaborado por: Téc. Lizando Silva Revisa: Dra. Germania Arciniegas Autorizó: Ing. Carlos Ortiz Fuente: “AGRÍCOLA Y FERRETERO EL CAMPESINO”
86
CUADRO # 21
MATRIZ DE RIESGO: ASPECTOS DE CUMPLIMIENTO
# Descripción del riesgo Consecuencia Estándar Probabilidad Impacto Nivel de Riesgo 3 2 1 Alto Medio Bajo
CUMPLIMIENTO
32
Declaraciones de
impuestos erróneas, por la realización en las fechas límites de tiempo
Provocación de multas y sanciones para la empresa
Promover la realización de declaraciones con 5 días de anticipación
X x Alto
33
Anexos transaccionales
erróneos por el tardío de
la presentación de
impuestos
Dificultades al momento de
solicitar factureros y
comprobantes de retención
Prepara y subir los anexos
transaccionales cada mes
culminado la declaración
X x Alto
34 Registro y llenado de
facturas erróneas
Inadecuados Cálculos del IVA y registros de ventas.
Capacitar adecuadamente al personal de ventas con las nuevas reformas tributarias.
X x Alto
35 Clausura del negocio Pérdida de prestigio
empresarial
Mantener una cultura
tributaria interna X x Alto
36
Olvido en la recaudación de pagos de impuestos, tasas y contribuciones a los organismos de Control del Ecuador
Pago de intereses y multas por mora
Establecer un calendario de pagos para los diferentes organismos
x x Alto
37
Sanciones por parte del ministerio de Relaciones de Laborales
Pago de multas
Legalizar los contratos de trabajo máximo con quince
días después de haber
ingresado el trabajador
x x Alto
Elaborado por: Téc. Lizando Silva Revisado por: Dra. Germania Arciniegas Autorizó: Ing. Carlos Ortiz Fuente: “AGRÍCOLA Y FERRETERO EL CAMPESINO”
87
CUADRO # 22
4.2.3.12.1 RESUMEN DE RESULTADOS
CAMPOS DE ACCIÓN Si No N/A Puntaje
Obtenido Riesgo Administrativo 6 22 118 25% Financiero 17 30 1 225 48% Cumplimiento 13 8 130 27% TOTAL 36 60 1 473
Fuente: “AGRÍCOLA Y FERRETERO EL CAMPESINO” Elaborado: Téc. Lizandro Silva.
GRÁFICO # 10
4.2.3.12.2 RIESGOS POR ÁREAS
Fuente: “AGRÍCOLA Y FERRETERO EL CAMPESINO”
Elaborado: Téc. Lizandro Silva.
CUADRO # 23
4.2.3.12.3 TÉCNICA DE LA COLORIMETRÍA
Riesgo Confianza
Verde 76%-96% Baja Alta
Amarillo 60%-66% Moderado Moderado R
ojo 15%-50% Alto Bajo
Fuente: “AGRÍCOLA Y FERRETERO EL CAMPESINO”
Elaborado: Téc. Lizandro Silva.
25% 48%
27% Administrativo
Financiero Cumplimiento
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4.2.3.12.4 ANÁLISIS DE LAS MATRICES DE RIESGO
En el campo administrativo la empresa indagada, carece de instrumentos prácticos que impiden la realización óptima de tareas, actividades y procesos, lo cual mantiene un riesgo potencial en funcionamiento de las operaciones comerciales.
El riesgo potencial que se identificó directamente en las prácticas de control interno realizadas por todo el personal y propietario de la empresa indagada, por lo tanto está sustentado a parámetros funcionales acorde a un manejo informal, lo cual ha inducido al estacionamiento del negocio, ya que el mismo viene funcionando en el mercado alrededor de 34 años.
En el campo financiero, los procesos son realizados de manera inapropiados en todas las transacciones económicas de la empresa, lo cual evidencia la mala utilización de registros, documentos y uso de recursos, permitiendo así la aparición de riesgos latentes en los departamentos de ventas, compras, bodega y caja.
La parte Administrativa, al tener una cultura autocrática no se utilizan debidamente programas y proyectos que aseguren la permanencia de la empresa en la localidad, ya que las diferentes políticas verbales por parte del propietario producen inconformidades en las diferentes áreas y proveedores.
El cumplimiento con la normativa, leyes y reglamentos de los órganos de control empresarial, provocan también una inestabilidad y riesgos para proporcionan información económica manejada por la empresa, lo cual impide conocer la situación económica, tributaria y administrativa.
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CUADRO # 24