Se usó el formulario Cuestionario de Control Interno con el carácter interrogativo que se les efectúa a los encargados de cada sistema o división, con el fin de observar posibles omisiones en la implementación de los controles, o si por el contrario, estos controles están ayudando a minimizar el impacto de la exposición a ciertos riesgos, obteniendo las siguientes debilidades de más riesgo:
Cuadro N°7 Matriz de riesgos DESCRIPCIÓN DEL
HALLAZGO
CONDICION CRITERIO
¿No se saldan con regularidad los mayores auxiliares con las cuentas de control?
Alto: Se lo prepara en una hoja electrónica y puede ser utilizados a conveniencia de las personas
Alto: Se pueden perder el registro de
los cobros no existe una
actualización permanente y no hay respaldos de quien realizó los registros.
¿Se fija una reserva suficiente para cuentas incobrables?
Alto: Se tiene en hoja electrónica, ingresado orden alfabético, donde se describen las fechas de vencimiento
Alto: La falta de responsabilidad de realizar las funciones por el personal, y la no existencia de manuales pone en riesgo la información.
¿Aprueba un funcionario autorizado las bajas del libro de las cuentas incobrables?
Alto: Gerente solicita se haga sin respaldos o memos para dejar constancia del pedido.
Alto: No contar con formularios para las bajas del registro de las cuentas por cobrar , o por pedidos escritos pone en riego la falta de control
¿Después de que se ha dado de baja en libros como incobrable una cuenta por cobrar?¿Se ejerce un control adecuado sobre la cuenta y las posibilidades de cobrarla a futuro?
Alto: No se hace más gestión se elimina de la hoja electrónica
Alto: No existe control de archivo de las carpetas de los clientes, no hay personal responsable.
¿Se envían estados mensuales a todos los clientes?
Alto: No se hace este proceso, se lo Alto: Soló se tienen copias de los recibos que se entrega al cliente, No
está pensando implementar hay formularios para el efecto.
¿Prepara o comprueba los estados de los clientes a crédito una persona que no tiene acceso diario a los créditos realizados
Alto: No se lo hace Alto: La información no puede ser cruzada entre las instituciones de control y los clientes.
¿Está el departamento de crédito separado de la contabilidad de las cuentas por cobrar?
Alto: Es en mismo departamento la misma persona que hace créditos registra las operaciones
Alto: No se cumplen con los
Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados.
¿Recibe las reclamaciones de los clientes sobre partidas y diferencias una persona distinta al cajero o al tenedor de libros que lleva las cuentas por cobrar?
Alto: Se atiende al cliente quien está desocupado y se direcciona a la Asistente de Gerencia
Alto: No hay un orgánico funcional o manual
¿Están las funciones del tenedor de libros que lleva las cuentas por cobrar separadas de todas las operaciones de ingresos y egresos en efectivo?
Alto: No hay separación de funciones
Alto: No hay un orgánico funcional, todos apoyan la ejecución de funciones.
¿Se requiere la aprobación de un funcionario autorizado para pagar el desistimiento de un cliente?
Alto: El Gerente autoriza verbalmente
Alto: No hay niveles de responsabilidad ni manuales de funciones a cumplir
¿Está relacionada en alguna forma la división de crédito, al aprobar condiciones y plazos de crédito, con los siguientes?
a)El departamento de ventas b)El tenedor de libros de las cuentas por cobrar
c)El cajero
Alto: No hay niveles de aprobación el Gerente aprueba en base a referencias bancarias y personales
Alto: No hay un Comité de Crédito que haga el análisis de aprobación en la Constructora.
¿Verifica la división de cobranzas el trabajo del tenedor de libros que lleva las cuentas por cobrar?
Alto: Solo hay un contador no existe personal que haga la gestión de cobranza
Alto: No existe un área específica de recuperación de cartera.
Fuente: Investigación de Campo
CP=(T/N)*100 SI = (13/25)*100 =52%
NO= (12/25)*100 = 48%
Grado de confianza: Moderado – Bajo – Bajo
Nivel de Riesgo: Moderado- Alto - Alto
Efecto:
Tabla de Calificación de Riesgos
Calificación Porcentual Grado de Confianza Nivel de Riesgo
0% a 50% Bajo Alto
51% a 75% Moderado Moderado
76% a 100% Alto Bajo
Fuente: Investigación de Campo
Preparado por: Lucia Rivera/2014
Tabla de Resultados obtenida
Condiciones Calificación Grado de Confianza Nivel de Riesgo
SI 52% Moderado Moderado
NO 48% Bajo Alto
Fuente: Investigación de Campo
Preparado por: Lucia Rivera/2014
De la evaluación de control interno es importante mencionar que es Bajo el Grado de Confianza y Alto del Nivel de Riesgo:
La falta de contar con un sistema automático para llevar un registro contable de clientes hace vulnerable al usar la hoja electrónica.
El no contar con manuales de control interno, y no tener separación de funciones entre el personal de contabilidad y ventas.
La falta de control interno en el registro y uso de la hoja electrónica le hace vulnerable a la información.
El no contar con un registro de control de clientes con un cruce y envió de saldos contables a estas personas no hace ni da seguridad que los clientes que se registren sean los correctos.