Metodologías de modelado de sistemas no estructurados

Las metodologías de modelado de sistemas no estructurados se adaptan de manera óptima a entornos en los que coexisten distintos problemas y objetivos poco claros, así como intereses conflictivos entre los diversos actores interesados. Permiten modelar tanto organizaciones, como los procesos que tienen lugar dentro de ellas y conceden una importancia fundamental al papel que juegan las personas.

Entre las metodologías de modelado de sistemas no estructurados, se revisaron aquéllas cuya formulación alcanza mayor grado de formalidad y están más difundidas: la metodología de sistemas viables de Beer [Beer 1975] y la metodología de sistemas blandos de Checkland [Checkland 1972, Checkland 1981, Chekland 1990]. En los próximos apartados se describen brevemente las características fundamentales de dichas metodologías.

4.3.1.1. La metodología de sistemas viables

La metodología de sistemas viables fue diseñada por el profesor inglés Stafford Beer para el modelado de sistemas y organizaciones con el objetivo de proporcionar una visión del sistema que le dote de la flexibilidad necesaria para sobrevivir en medios ambientes rápidamente cambiantes y complejos, como el entorno tecnológico y empresarial actual. De esta capacidad de adaptación se deriva el término de sistema viable. Según Beer, el objetivo de todo sistema u organización es su propia supervivencia

Los puntos clave de esta metodología son:

l identificar el sistema, sus límites y el entorno inmediato

l identificar los factores necesarios para su supervivencia

l desarrollar sistemas para regular dichos factores

l proveer bucles de control de segundo nivel para reaccionar a variaciones imprevistas

l reproducir todo el análisis anterior de manera recursiva en niveles más detallados

Este análisis se estructura en cinco fases. En la primera se ha de establecer la Identidad de la organización: para ello se determina la Identidad de clase, que da origen a la organización y que la distingue de las demás. Luego se caracteriza al sistema por medio de los factores que en él intervienen (Tabla 4.1) y que se reúnen bajo el acrónimo TACOME.

T: Transformación. ¿Qué entrada (input) es transformada en qué salida (output)? (Se define el quehacer de la organización).

A: Actores. Personas que llevan a cabo o son las causantes directas de que se efectúe la transformación.

C: Clientes. Los afectados directamente por la transformación.

O: Dueños (owner). Aquellos que controlan el sistema y son responsables de él. M: Metasistema. Sistema mayor en el cual está inmerso el sistema en estudio.

E: Ambiente. Imposiciones ambientales que el sistema en estudio no tiene capacidad de modificar Tabla 4.1. Factores que caracterizan una organización o sistema [Beer 1997]

En la segunda fase se modelan los límites organizacionales del sistema, definiendo todas aquellas actividades necesarias (llamadas actividades tecnológicas) para efectuar la transformación independiente de la organización a desarrollar. Para este objetivo se utiliza el método de Cajas Negras.

La tercera fase está destinada a modelar los niveles estructurales, reconociendo aquellas actividades tecnológicas de las cuales la organización tiene capacidad de hacerse cargo (actividades primarias).

La cuarta fase, denominada estudio de discreción y autonomía, se orienta a realizar un cuadro donde se relacionen las actividades primarias con las actividades de regulación, tanto de inteligencia como de control.

Para la última fase se reserva el estudio y diseño de los mecanismos de control. Se buscan mecanismos que reduzcan o amplifiquen la variedad entre los diferentes niveles recursivos de la organización para lograr la autorregulación. Para realizar este análisis se distingue entre mecanismos de monitorización - control y mecanismos de adaptación. Los mecanismos de monitorización - control están dirigidos a regular el comportamiento de las actividades primarias de la organización, mientras que los mecanismos de adaptación muestran cómo el sistema aprende a adaptarse al medio ambiente cambiante. Para ello el sistema enfrenta y relaciona el medio ambiente interno (estructura organizacional) y el medio ambiente externo (perturbaciones), apoyándose en dos funciones: función de control, la cual regula la variedad del ambiente interno (mecanismo de monitorización - control); y función de inteligencia, la cual regula el medio ambiente externo.

4.3.1.2. La metodología de sistema blandos

La metodología de sistemas blandos, formulada por Checkland, se utiliza fundamentalmente para estructurar el pensamiento y apoyar la intervención en problemas organizacionales complejos y que no están claramente definidos, permitiendo aclarar de manera formal, situaciones problemáticas y decidir las acciones adecuadas. Como objetivos básicos tiene el conjugar las distintas versiones de la realidad que tienen los distintos actores interesados e identificar los aspectos que cada uno considera problemáticos.

El adjetivo 'blandos' se utiliza en contraposición a sistemas 'duros' o, mejor, 'rígidos', es decir, los sistemas clásicos que se estudian en ingeniería y cuyo comportamiento es más o menos determinista. Los sistemas blandos se caracterizan por el factor social, el hombre aparece en ellos como la variable que no es cuantificable y les proporciona sus características de borrosidad y falta de estructuración. Se asume que la organización (el sistema) será visto de manera diferente por cada individuo, y que estas vistas diferentes han de llevar necesariamente a distintas valoraciones de una situación, resultando en distintas ideas de actuación. La metodología pretende facilitar la acción teniendo en cuenta dichas desadaptaciones.

En la ingeniería de sistemas tradicional, se desarrollan los sistemas partiendo de un objetivo y trabajando hacia atrás, buscando maneras de alcanzar dicho objetivo y seleccionando aquellas más óptimas. La metodología de sistemas blando se desarrolló como consecuencia del fracaso de este enfoque tradicional en muchas situaciones de gestión, en las que se encontró que el objetivo no era claro y por lo tanto los resultados serían confusos y probablemente insatisfactorios, al menos para aquéllas personas involucradas cuya visión de los objetivos no estuviera representada e implementada.

Las principales características de la metodología de sistemas blandos son

l Identificación de actores interesados (stakeholders) mediante el análisis CATWOE

(descrito más adelante)

l Acuerdo en una definición raíz de las actividades principales de la organización

l Construcción de un modelo ideal de cómo podrían llevarse a cabo dichas actividades

l Sugerencias de cómo acercar la situación actual al modelo ideal

Según su autor, la metodología es también un sistema de aprendizaje que utiliza las ideas de sistemas para formular cuatro tipos básicos de actos mentales: Percibir, Formular, Comparar y Decidir. Cada uno de ellos refleja una actividad sistémica concreta y se corresponden con fases muy determinadas de lo que es un análisis de sistemas.

La percepción permite al individuo captar el entorno que le rodea: a través de su

Weltanschauung (visión del mundo) particular seleccionará los aspectos que le sean relevantes del mismo. Como se ha repetido, en un sistema el papel que juega el observador es fundamental, el observador creará a través de la formulación su imagen del objeto, o de los objetos, y esa imagen es el sistema con el que pretende representar la realidad que percibe. Una vez que dispone de tal esquema como referencia compara éste con el 'mundo real' para interaccionar mejor con él. A partir de esta comparación y de las conclusiones que de ella se extraigan, el individuo decidirá actuar de una determinada manera. No es, pues, una metodología orientada a una meta precisa, sino que utiliza las ideas de sistemas para resolver problemas, ayudando a su formulación e introduciendo algo de orden en situaciones altamente complejas y desestructuradas.

La metodología en sí se divide en siete fases o pasos, cada uno de ellos relacionado con alguno de los actos mentales ya mencionados, Percibir (pasos 1 y 2), Formular (pasos 3 y 4), Comparar (paso 5) y Decidir (pasos 6 y 7). Los siete pasos no se deben entender como algo lineal, sino que son fases de un proceso que puede ser repetido muchas veces hasta alcanzar un nivel de consenso razonable entre todos los actores interesados, ya que el objetivo de esa metodología no es sólo la generación del modelo sino el aprendizaje de los miembros de la organización, fundamentalmente a través de la comparación del modelo con la realidad.

A continuación veremos con algo más de detalle cada uno de estos pasos.

El objetivo del primer paso es la expresión de la situación del problema de forma no estructurada, la localización del problema que se va a tratar, pero sin imponer ninguna restricción previa que condicione el resto del desarrollo.

En el segundo paso el objetivo es de nuevo la expresión del problema a tratar, pero esta vez, de forma estructurada.

El tercer paso, denominado 'Definición básica de los sistemas relevantes' pretende nombrar el sistema sobre el que se trabaja, buscando una definición tan concisa como sea posible, y que llevará implícito un determinado punto de vista sobre el sistema. En esta fase se lleva a cabo el análisis CATWOE. Este análisis pretende caracterizar a los agentes que participan en la definición básica de un sistema de actividades humanas, representados por Checkland mediante el acrónimo inglés compuesto con las iniciales de cliente (Customer), actor (Actor), transformación (Transformation), imagen del mundo (Weltanschauung ), propietario (Owner) y entorno (Environment). El cliente es quien se beneficia o perjudica con las transformaciones que lleva a cabo el sistema, los actores, quienes forman parte del sistema y lo hacen funcionar o no, la transformación es lo que hace el sistema o lo que se quiere que haga, la imagen del mundo es la perspectiva que se va a adoptar al tratar el problema, el

propietario es el dueño del sistema y el entorno, las constricciones y limitaciones a que se ve sometido el sistema en su funcionamiento.

El siguiente paso persigue la conceptualización del modelo: crear y probar modelos conceptuales, que pueden verse como máquinas de estado, descritas a través de su estado en diferentes instantes, sus elementos, las relaciones entre sus elementos, los elementos externos y la relación con esos elementos externos. O como un sistema transformador que recibe una serie de entradas y produce una salida. El modelo trata de realizar las actividades que le llevan a comportarse según las definiciones dadas en el paso tercero. Cada una de estas definiciones es un conjunto de actividades humanas

El quinto paso persigue la comparación de los modelos conceptuales con la realidad, comprobando cómo se ajusta el modelo desarrollado en el cuarto paso a la situación expresada en el segundo, y si se adapta a los problemas que se planteaban.

Los dos últimos pasos (sexto y séptimo) están orientados a la implementación de cambios factibles y deseables, basándose en el principio de que una vez admitido el modelo, se habrá aprendido lo suficiente sobre la situación como para poder formular modificaciones que la mejoren.

Una vez ejecutadas estas fases se entra en un proceso de refinamiento del que se puede obtener un mejor resultado. Por supuesto, es decisión del analista cuándo debe dar el modelado por concluido para enfrentarse al problema real con los nuevos conocimientos adquiridos.