El modelo Conceptual.

Para poder efectuar y definir el modelo conceptuar como primer paso se analizó la forma como actualmente se realiza el proceso en la División de Desarrollo de Personal, este procedimiento actualmente usado para realizar el proceso de capacitación en el centro de investigación.

Dicho proceso usado actualmente en el Centro de investigación, se presento en la primera unidad y se resume a continuación haciendo un especial énfasis en las partes más importantes del mismo:

Proceso de Planeación.

Elementos de la División de Desarrollo de Personal en coordinación con los responsables de la capacitación de las Direcciones Ejecutivas y de las Direcciones Ejecutivas de Competencia, se reúnen periódicamente para entregar un formato en el que describan sus necesidades de capacitación.

El personal de la División de Desarrollo de Personal, analiza la información, agrupándola por temas, prioridad y factibilidad.

Análisis de factibilidad.

El análisis de factibilidad consiste básicamente en evaluar qué tan real es la necesidad, su prioridad y verificar si se cuenta con los elementos logísticos necesarios para la realización de los cursos solicitados.

La información es registrada de la siguiente forma:

Qué relación tiene el evento con los objetivos del área solicitante. Determinar cuál es la prioridad de los eventos solicitados.

Programar los cursos de tal forma que no intervengan con algún compromiso de trabajo del personal. Cada área puede proponer una calendarización con fecha y hora.

Tipo de instructor: nacional o extranjero, interno o externo, el cual se selecciona de un banco de instructores y se elige al que ofrece mejores y mayores resultados o tiene disponibilidad en tiempo y ubicación.

Disponibilidad de espacios en las áreas de capacitación, las instalaciones en que se puede llevar a cabo la capacitación se resumen a continuación: se cuenta con una sala de cómputo para 20 asistentes, tres aulas de computo con capacidad para 30 personas cada una, una sala de vídeo conferencias con un cupo de 25 personas, un auditorio para 300 personas y 8 aulas para impartir los cursos con una capacidad de 40 personas c/u. o en las diferentes áreas que cuentan con la infraestructura adecuada esto es en sede en cada una de las áreas foráneas se cuenta con al menos dos aulas de capacitación. Las aulas son utilizadas para eventos varios tales como conferencias, seminarios, reuniones, cursos, etc. por lo que frecuentemente el espacio es insuficiente.

Número de participantes, el cual no debe ser menor de diez ni mayor de 25 por evento o curso.

Costo del evento, cual es el costo total del evento tanto del instructor, costo por hora de los participantes, costos de transporte en el caso de que los participantes tengan que ir a otra ciudad a tomar la capacitación.

Organización.

Una vez agrupadas las temáticas se realiza el siguiente procedimiento: Programación del evento:

Con base en la revisión de los datos descritos en el párrafo anterior, se conforma el programa anual de capacitación para la dirección ejecutiva que lo solicitó, asignando a cada curso una programación en cuanto a fecha, horario, instructor y lugar reservado. Esta programación puede ser designada por el área solicitante.

Elaboración de programas de capacitación:

Los eventos se programan de acuerdo a solicitudes hechas por escrito de las diferentes dirección ejecutiva, así como basados en los resultados que arrojan los cuestionarios aplicados a cada gerencia, para detectar las necesidades de capacitación, para esta programación se consideran también los eventos que promueven empresas externas y están dirigidas a cualquier persona que quiera tomar la capacitación generalmente en fechas y horarios establecidos por la empresa, finalmente se elabora un expediente por cada curso programado para llevar el control interno de asistentes, gastos, material didáctico, evaluaciones etc.

Al conformar el programa anual de capacitación por subdirección, se recluta y selecciona a los instructores que impartirán cada curso, acudiendo al banco de instructores de la división o bien a las instituciones que pudieran ofrecer este servicio. Esta contratación sólo puede realizarla la División de Desarrollo de Personal, con tarifas previamente establecidas por acuerdo institucional.

Entrevista al instructor y revisión del material de apoyo:

Se le solicita al instructor su currículo para someterlo a aprobación del área a capacitar. Una vez aprobado, se realiza una entrevista en la que el área expone sus necesidades para que el instructor elabore la carta descriptiva del curso (plan de trabajo con tiempos y objetivos a desarrollar apegado a las necesidades del evento a realizar), así como los requerimientos para el desarrollo del evento como son apuntes, material didáctico, acetatos, filminas, películas, etc.

El programa de capacitación se pone a consideración del gerente el cual dará el visto bueno y obtendrá autorización del director ejecutivo.

Contratación de servicios:

Se realiza la contratación del instructor mediante una solicitud de contrato, la cual es tramitada y pagada por la dirección ejecutiva de Administración y Finanzas.

Ejecución:

En coordinación con las Unidades de Control Técnico Administrativo el personal de la División de Desarrollo de Personal, divulga entre el personal los cursos que se realizarán cada mes e inscribirá al personal interesado.

Un día antes del evento tanto las Unidades de Control Técnico Administrativo y la área solicitante así como el personal de la División de Desarrollo de Personal recuerdan a los asistentes el inicio del evento, vía telefónica o por correo electrónico.

Coordinación del evento:

Registro de los participantes en forma individual y en papel, a través de una hoja de registro, la cual incluye nombre, dependencia, clave y extensión telefónica de los participantes del evento, esto con la finalidad de llevar un control de asistencia de quienes se registran. Esta actividad únicamente la puede realizar el coordinador de capacitación. Durante el desarrollo del evento, se supervisa tanto la asistencia y puntualidad de los capacitandos como del instructor, y se verifica el cumplimiento del objetivo. Se está al tanto de cualquier requerimiento imprevisto.

Evaluación y seguimiento.

En ella se puede verificar si el evento cumplió con los objetivos planteados inicialmente, de no ser así, en los siguientes eventos de este tipo se modificará la parte del procedimiento que presentó el problema.

curso, en donde se califica la calidad de los servicios, materiales, exposición y manejo del tema por parte del instructor.

Por último, se entregan las constancias a cada participante, este documento acredita un mínimo de 80% de asistencia del capacitando al curso. La constancia tiene valor curricular.

Las constancias son expedidas únicamente por la División de Desarrollo de Personal con la firma del Director ejecutivo de Administración y Finanzas.

Este es el modelo usado actualmente por la división de desarrollo de personal para organizar los cursos de capacitación en el Instituto.

El proceso de Capacitación que se realiza actualmente en el Instituto se presenta en la figura 3.1. El cual es el punto de partida para el sistema propuesto para desarrollar el presente trabajo

Figura 3.1 Proceso Actual de Capacitación. (Original a color).

Este proceso utilizado actualmente presenta una serie de deficiencias a las cuales se proponen alternativas de solución en el presente trabajo, dentro de las mas significativas se tiene que no se realiza una adecuada retroalimentación de los resultados obtenidos durante el proceso de capacitación, el presente trabajo propone la interacción de los elementos que participan a través

Proceso de Actual de Capacitación.

Planeación Análisis de la información. Prioridad y Factibilidad.

Análisis de factibilidad.

Organización y generación del Programa Anual.

Ejecución.

Coordinación del evento.

Evaluación y seguimiento de asistencia.

Cuestionarios de Evaluación final Entrega de Constancias.

de una permanente retroalimentación generando un mayor control.

Otra de las deficiencias es que no se realiza un proceso adecuado de detección de necesidades de capacitación (DNC) que sirva como punto de partida en la planeación de los cursos, por lo tanto aun cuando se efectuaba la capacitación no cubría las necesidades del personal y la institución, esta problemática se corrige con la presente propuesta

Los procesos son aislados, se propone la generación de un programa integral de capacitación en donde se busque el desarrollo del individuo, de las áreas de la empresa lo que incide en una planeación de capacitación integral y dirigida hacia una mejora continua en la Institución