Libros de bancos mal operados Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE ACATENANGO).
La Municipalidad utiliza los libros de bancos siguientes: número de registro 147-2003 para el control de cheques y conciliaciones bancarias de la cuenta No. 010041214, perteneciente al Banco Crédito Hipotecario Nacional. Asimismo se encontró que en los folios del No. 150 al 153, el Tesorero los utilizó para el control de los cheques y conciliaciones bancarias de la cuenta No. 24600085-1, perteneciente al Banco de los Trabajadores; libro de banco con registro No. 496-2001 para el control de la cuenta No. 17028001711 para el movimiento del Banco Inmobiliario, S.A.; libro de banco con registro No. 327-2004 para cuenta corriente para uso de cobro del IUSI, en el cual se registran las operaciones bancarias de la cuenta No. 17-028-00188-6, Municipalidad de Acatenango Funcionamiento, del Banco Inmobiliario, S.A., en todos los libros se encontró que en las conciliaciones bancarias el Tesorero Municipal no toma el saldo bancario en la mayoría de los meses, no acredita o debita la mayoría de notas bancarias al saldo en libros; por lo que utiliza la frase "intereses por establecer" para cuadrar el saldo; asimismo se encontraron varios cheques que no fueron pagados por el banco pero tampoco en el libro de bancos respectivo fueron anulados.
El Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas de Control Interno Gubernamental, estipula en la norma 1.6 Tipos de controles, que: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refiere a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior".
Falta de delegación en las atribuciones que realiza el Tesorero.
No se cuenta con información confiable y oportuna de la disponibilidad financiera.
El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para que opere los libros de bancos con los movimientos diarios y reales, promoviendo con ello la transparencia de las operaciones financieras.
Por medio del oficio s/n de fecha 14 de agosto de 2008, el Señor Osberto Meza Azurdia, Tesorero Municipal indica: "No se encuentran mal operados, lo que sucedió es que en un libro de cuenta de control de la cuenta del crédito hipotecario en aquel momento el libro tenia gran cantidad de hojas disponibles y la municipalidad no tenia partida y fondo suficiente como para pagar autorización de otro libro para aperturar la cuenta nueva de banco de los trabajadores que solo se iba a apeturar como requisito para que dicho banco le hiciera prestamos a los trabajadores ya que después de ello se cancelaria dicha cuenta es por ello que se uso el libro de la cuenta del banco del crédito hipotecario únicamente por tres folios, por las mismas razones sucedió con el libro de la cuenta del banco inmobiliario que se usó para el movimiento de dos cuentas."
Con el comentario de la administración se confirma el hallazgo, en virtud de que reconocen que dentro del
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría
libro del Crédito Hipotecario, registraron operaciones que corresponden al Banco de los Trabajadores. Y con el resto de deficiencias, no se pronunciaron.
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Tesorero Municipal y el Auditor Interno por la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
Cuentas bancarias sin cambio de firma del alcalde actual Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE ACATENANGO).
Las cuentas bancarias Nos. 24600085-1 del Banco de los Trabajadores y 003018002145 del Banco de Desarrollo Rural, S.A., al momento del corte de caja se encontró que ambas todavía estaban registradas con la firma del alcalde anterior.
El Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas de Control Interno Gubernamental, estipula en la norma 1.2 Estructura de Control Interno, que: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio."
Descuido del Tesorero y Alcalde al no actualizar firmas oportunamente.
Descontrol de las autoridades ediles de la actual gestión y por consiguiente estaban en riesgo los fondos financieros.
El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para que vele por el cambio de firmas en todas las cuentas bancarias aperturadas para la municipalidad así como en cualquier otra entidad o bien en la documentación financiera, inmediatamente después del cambio de gestión, si no hay reelección de autoridades ediles; así como que deposite los saldos de las cuentas del Banco de los Trabajadores y del Banco de Desarrollo Rural, S.A. en la Cuenta Unica del Tesoro Municipal y proceda a cancelarlas inmediatamente.
Por medio del oficio s/n de fecha 14 de agosto de 2008, el Señor Osberto Meza Azurdia, Tesorero Municipal indica: "En relación a que las cuentas bancarias nos. 246000085-1 del banco de los trabajadores y la cuenta número 003018002145 no se les habían cambiado las firmas a las actuales en vista de que no tenían movimiento en la primera en virtud de que únicamente se apertura solo para solicitar préstamos de ex trabajadores en aquel momento y se quedo con un saldo de Q 237.00 que no tuvo movimiento, En cuanto a la segunda cuenta nunca tubo movimiento y se mantuvo con saldo de Q 1,662.00 ambas cuentas actualmente se encuentran canceladas y cargadas a la cuenta única del tesoro municipal".
Se confirma el hallazgo, en virtud que el comentario de la administración no exime la responsabilidad.
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala,
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18 para el Tesorero Municipal y el Auditor Interno por la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
Falta de manuales de funciones y responsabilidades Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE ACATENANGO).
Durante la realización de la auditoría se pudo establecer que la municipalidad no cuenta con manuales de funciones y responsabilidades en ninguna de las áreas organizativas de la misma.
El Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, norma No. 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos, indica: "La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo."
Falta de interés de las autoridades correspondientes en implementar manuales.
Descontrol en las funciones de los puestos y en las atribuciones que el personal debe realizar y cumplir.
El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero y Auditor Interno para promover la elaboración de manuales en cada una de las áreas de la municipalidad, una vez elaborados deberán ser elevados a las autoridades ediles para ser autorizados y ponerlos en práctica inmediatamente.
Por medio del oficio s/n de fecha 14 de agosto de 2008, el Señor Osberto Meza Azurdia, Tesorero Municipal indica: "La municipalidad Si cuenta con manuales de funciones y responsabilidades para lo cual adjunto copia de los mismos, lo que sucede es de que actualmente todavía no se aplica es por ello que el tesorero se encuentra demasiado cargado en sus actividades, solo falta su correcta aplicación y poner a funcionar dichos manuales para un mejor desenvolvimiento en las actividades administrativas".
Se confirma el hallazgo en virtud que en ninguna de las áreas de la municipalidad, se cuenta con manuales que sirvan de guía en el trabajo a realizarse, a excepción del Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal.
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 3, para el Alcalde Municipal, el Tesorero Municipal y el Auditor Interno por la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Tarjetas de responsabilidad desactualizadas Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE ACATENANGO).
Durante la realización de la auditoría se pudo establecer que no todo el personal cuenta con su respectiva tarjeta de responsabilidad de los bienes que tiene bajo su tutela, y el personal que si cuenta con la tarjeta, no la tiene actualizada.
De conformidad con la Circular 3-57 sobre las tarjetas de responsabilidad indica: "Con el objeto de poder determinar en cualquier momento los útiles a cargo de cada empleado, se abrirán tarjetas individuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente y con los mismos datos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales responde cada funcionario o empleado público, agregándose al final y por separado el detalle de los artículos que por su naturaleza fungible no hayan sido incluidos en el inventario. Para mayor facilidad en su identificación, todos los objetos se numerarán correlativamente, consignando tales números en inventarios y tarjetas".
Falta de interés en la elaboración y actualización de las tarjetas.
Posible pérdida o menoscabo de los bienes a cargo del personal.
El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal y al Contador para que de inmediato actualicen las tarjetas y elaboren las que hagan falta, para ello pueden implementar el uso del Manual de Administración Financiera Integrada Municipal.
Por medio del oficio s/n de fecha 14 de agosto de 2008, el Señor Osberto Meza Azurdia, Tesorero Municipal, al respecto indica: "El Ex trabajador Oficial primero, Robin Mariel Rivera, era el que atendía el control de las tarjetas de responsabilidad que tenían que estar apegadas a lo que se le daba ingreso a inventario, pero que en su momento no operaba los bienes muebles de oficina y los que tenían cada ex trabajador bajo su responsabilidad en la respectiva tarjeta de cada quien. Actualmente por medio del contable, se están actualizando y firmando por cada trabajador".
Se confirma el hallazgo en virtud de que el comentario de la administración no exime la responsabilidad.
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Tesorero Municipal y el Auditor Interno por la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Deficiencia en el control del almacén Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 5 MUNICIPALIDAD DE ACATENANGO).
Durante la realización de la auditoría se pudo establecer que el encargado del almacén no realiza los respectivos ingresos al almacén de las adquisiciones que se realizan en la municipalidad.
De conformidad con el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal Versión 1, Módulo de Almacén, numeral 1.1.2 Responsable del Almacén, primer párrafo, indica que: "El Almacén Municipal debe contar con un encargado, al que se le puede denominar Guardalmacén, quien será responsable de la custodia y control de todos aquellos bienes que por su naturaleza son sujetos de esta clase de control".
Falta de interés en llevar este control.
Posible pérdida o menoscabo de los bienes adquiridos por la municipalidad.
El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal y al encargado del almacén para que implementen un control efectivo al almacén por medio de los formularios respectivos, para ello pueden implementar el uso del Manual de Administración Financiera Integrada Municipal.
Por medio del oficio s/n de fecha 14 de agosto de 2008, el Señor Osberto Meza Azurdia, Tesorero Municipal indica: "El Encargado de almacén William Danilo Soto Morales al momento de la intervención de la auditoria le da ingreso a almacén de materiales pero en tarjetas que todavía no están selladas por la contraloría de cuentas, se le ha indicado que debe de darle ingreso únicamente en las tarjetas que tengan sello de la contraloría de cuentas, así mismo al contable señor: Emilio David Pérez se la indicado que cuando hayan bienes que formen parte del patrimonio municipal debe de darle ingreso a inventario".
Se confirma el hallazgo en virtud que está aceptando la deficiencia encontrada por la comisión de auditoría.
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Tesorero Municipal, el Encargado del Almacén y el Auditor Interno por la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Deficiencia en el control del inventario Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 6 MUNICIPALIDAD DE ACATENANGO).
Durante la realización de la auditoría se pudo establecer que el encargado de contabilidad e inventarios no ingresa al inventario en forma oportuna, los bienes adquiridos.
De conformidad con el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal Versión 1, Módulo de Tesorería, numeral 3.9 Libro de Inventario, primer párrafo, indica que: "Libro utilizado para el registro de todos los bienes tangibles propiedad de la municipalidad que conforman su activo fijo, en él se registrarán todos los ingresos y las bajas de bienes que se autoricen, en su operatoria se debe anotar fecha de ingreso o egreso, número de factura o acta de descargo, proveedor, descripción del bien con todas sus características, y valor del mismo. Del inventario general de bienes propiedad de la municipalidad, debe enviarse copia a la Contraloría General de Cuentas, en los primeros días del mes de enero de cada año".
Falta de interés en llevar este control.
Los bienes adquiridos por la municipalidad, están en riesgo de pérdida.
El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal y al Contador para que procedan a registrar todos los bienes adquiridos durante el año 2007 al respectivo libro, asimismo que en las próximas compras lo hagan en el momento en que se adquieran, tomando en cuenta los requisitos que éste debe llevar de acuerdo al Manual de Administración Financiera Integrada Municipal.
Por medio del oficio s/n de fecha 14 de agosto de 2008, el Señor Osberto Meza Azurdia, Tesorero Municipal indica: "El Encargado de almacén William Danilo Soto Morales al momento de la intervención de la auditoria le da ingreso a almacén de materiales pero en tarjetas que todavía no están selladas por la contraloría de cuentas, se le ha indicado que debe de darle ingreso únicamente en las tarjetas que tengan sello de la contraloría de cuentas, así mismo al contable señor: Emilio David Pérez se la indicado que cuando hayan bienes que formen parte del patrimonio municipal debe de darle ingreso a inventario".
Se confirma el hallazgo en virtud que los comentarios de la administración no justifican el incumplimiento.
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Tesorero Municipal, el Encargado de Contabilidad e Inventarios y el Auditor Interno por la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Deficiencia en el registro y resguardo de la documentación de respaldo de las operaciones Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 7 MUNICIPALIDAD DE ACATENANGO).
Durante la realización de la auditoría se pudo establecer que el Tesorero Municipal no archiva correlativa y adecuadamente la documentación de respaldo de las operaciones ni define contenido de los archivos para que sea fácil la localización de la documentación.
El Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la norma No. 1.11 Archivos indica: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información. La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes especificas; independientemente del medio de información que se trate, es decir, por medios manuales o electrónicos."
Falta de interés en llevar un orden al archivar la documentación de respaldo.
Posible pérdida de documentos que respaldan las operaciones administrativas y financieras.
El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para que de inmediato se registre, se identifique y se resguarde adecuadamente toda la documentación que respalda las operaciones.
Por medio del oficio s/n de fecha 14 de agosto de 2008, el Señor Osberto Meza Azurdia, Tesorero Municipal indica: "En relación a que no se archivan en forma correlativa todos los documentos, si se archivan lo que sucede es que por la cantidad de actividades que se realizan muchas veces no se les pone numero de orden a cada documento para que sea fácil su identificación, pero que actualmente ya con la asignación de funciones a otra persona será la que realice esa actividad."
Se confirma el hallazgo en virtud de los comentarios de la administración.
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 22, para el Tesorero Municipal y el Auditor Interno por la cantidad de Q 8,000.00 para cada uno.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Falta de suficiente documentación de respaldo Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 8 MUNICIPALIDAD DE ACATENANGO).
En el examen de la documentación se estableció que el Tesorero Municipal no ampara suficientemente los gastos, en la mayoría de anotaciones de egresos solamente adjunta la factura y la orden de pago por parte del Alcalde, no así copia de contratos, órdenes de acreditamientos a cuenta, copia de resoluciones, Acuerdos de la Corporación, convenios o contratos, informes de servicios mecánicos realizados a vehículos de la municipalidad, vales de combustible, etc.
El Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la norma No. 2.6 Documentos de Respaldo indica: "Toda operación que realicen las