No existe la unidad de almacén y suministros Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE PATZICIA).
Se verificó que en el movimiento diario de egresos se encuentran registros por compras de materiales, accesorios y suministros, las facturas de las mismas son por cantidades considerables, sin embargo estas no pasaron por el proceso de resguardo en el almacén, registro al inventario de la municipalidad y posterior suministro a donde sea requerido, derivado del que hacer de la gestión municipalidad.
De conformidad con el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- primera versión, en el capítulo IV, Modulo de Almacén, el numeral 1. Se establece los procedimientos para al control de bienes y suministros. En el numeral 1.1, Almacén de Suministros. "Es el espacio físico en el cual se almacenan y se encuentran bajo custodia, materiales, útiles de escritorio, equipo, vehículos, maquinaria, mobiliario y otros bienes de consumo, que por su naturaleza, tienen que ser objeto de control y resguardo por medio del Almacén Municipal". La definición, responsable del almacén, "El Almacén Municipal debe contar con un encargado, al que se le puede denominar Guardalmacén, quien será responsable de la custodia y control de todos aquellos bienes que por su naturaleza son sujetos de esta clase de control". Dependencia jerárquica; 1.2. Las disposiciones generales; 1.3. Atribuciones del guardalmacén; 1.4. Reportes del almacén "El Guardalmacén elaborará mensualmente, un detalle de las existencias de almacén debidamente valorizado y totalizado y lo enviará a la tesorería municipal, al cual adjuntará las copias respectivas Recepción de Bienes y Solicitudes y Entrega de Bienes/Servicios".
Inexistente sistema de control interno en esta área municipal, que no responde a las necesidades existentes ni permite llevar control del ingreso y salida de los materiales, accesorios y suministros que deben ser comprados y posteriormente entregados a donde se necesiten.
Riesgo de mal uso de los materiales comprados, derivado de cada proyecto que se realiza y de otros suministros e insumos necesarios en la municipalidad.
El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Tesorero Municipal, para que a lo interno de la entidad auditada se ponga especial interés para crear la unidad de Almacén y Suministros, ya que esto permitirá mantener un stock con máximos y mínimos y así cubrir las necesidades de materiales, suministros e insumos que haya en un momento dado.
El señor Tesorero Municipal expone que actualmente se trabaja en crear dicha unidad.
Se confirma el hallazgo derivado que lo manifestado por la administración no desvanece el mismo.
Sanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 21 para el Ex-Alcalde y Ex-Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 40,000.00, para cada uno.
Reporte del movimiento de caja diario de egresos duplicados Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE PATZICIA).
Se verificó que el movimiento de caja diario de egresos de los meses de noviembre y diciembre de 2007, se encuentran contenidos en dos archivos diferentes, ya que además de los reportes rendidos a la Contraloría General de Cuentas, a lo interno de la entidad auditada existen otros archivos de estos dos meses, situación que reduce el nivel de confianza en los mismos.
De conformidad con el Acuerdo 09-03, emitido por la Contraloría General de Cuentas, y que contiene las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la norma 5 establece: "Se refieren a los criterios técnicos generales de control interno, que deben ser aplicados en el registro de los hechos que tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones del sector público no financiero, conforme la metodología uniforme establecida en los manuales emitidos por el órgano rector".
Falta de control en los reportes que genera El sistema SIAF-MUNI y porque los registros financieros no son operados oportunamente.
La existencia de archivos duplicados afecta la confiabilidad de la información que soporta el registro de los egresos efectuados durante el período examinado.
El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Tesorero Municipal, para que a lo interno de la entidad auditada se ponga especial interés para que la información que se opera en los registros de la municipalidad sean verídicos y se tenga el cuidado que estos no se dupliquen.
El señor Edgar Ocdulio García Castillo, Ex-Tesorero Municipal solicita el tiempo prudencial para aclarar en su momento lo relacionado a estos registros contables.
Se confirma el hallazgo derivado que lo manifestado por la administración no desvanece el mismo.
Sanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 20 para el Ex-Alcalde y Ex-Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 40,000.00, para cada uno.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Cheques girados de forma incorrecta Q.3,917,388.95 (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE PATZICIA).
Se verifico el área de caja y bancos, determinándose en el análisis hecho al libro de bancos que: existen cheques girados a nombre del señor Edgar Ocdulio García Castillo por la cantidad de DOS MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA MIL OCHOCIENTOS CINCUENTA QUETZALES CON OCHENTA CENTAVOS (Q 2,480,850.80), los cuales pertenecen a la cuenta municipal No. 3-038-01538-6 aperturada en el banco BANRURAL, S. A., también a nombre del señor Francisco Gómez Per se giraron cheques por la cantidad de TRESCIENTOS OCHENTA Y DOS MIL OCHOCIENTOS TREINTA Y SIETE QUETZALES CON CINCO CENTAVOS (Q 382,837.05), los cuales pertenecen a la misma cuenta; así también aparecen cheques donde no figuran los nombres de los beneficiarios a quienes fueron girados por la cantidad de OCHOCIENTOS TREINTA Y TRES MIL SEISCIENTOS OCHENTA Y TRES QUETZALES CON DIEZ CENTAVOS (Q 833,683.10), de la misma cuenta lo que da un total girado por la cantidad de TRES MILLONES SEISCIENTOS NOVENTA Y SIETE MIL TRESCIENTOS SETENTA QUETZALES CON NOVENTA Y CINCO CENTAVOS (Q 3,697,370.95); también aparecen cheques emitidos de igual forma de la cuenta municipal No. 01-0041192 aperturada en el Crédito Hipotecario Nacional de Guatemala, a nombre del señor Edgar Ocdulio García Castillo por la cantidad de CIENTO NOVENTA MIL CUATRACIENTOS SETENTA Y CINCO QUETZALES CON DIECISEIS CENTAVOS (Q 190,475.16), a nombre del señor Francisco Gómez Per, la cantidad de ONCE MIL DOSCIENTOS VEINTICUATRO QUETZALES CON TREINTA Y SEIS CENTAVOS (Q 11,224.36), cheques girados sin indicar los nombres de los beneficiarios por la cantidad de DIECIOCHO MIL TRESCIENTOS DIECIOCHO QUETZALES CON CUARENTA Y OCHO CENTAVOS (Q 18,318.48); los que totalizan la cantidad girada de DOSCIENTOS VEINTE MIL DIECIOCHO QUETZALES EXACTOS (Q 220,018.00). La cantidad girada entre ambas cuentas asciende a TRES MILLONES NOVECIENTOS DIECISIETE MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y OCHO QUETZALES CON NOVENTA Y CINCO CENTAVOS (Q 3,917,388.95).
De conformidad con el Acuerdo 09-03, emitido por la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental en la norma 6 que se refiere a las normas aplicables al sistema de tesorería establece lo siguiente: "Se refiere a los criterios técnicos y a la metodología uniforme que permita establecer el adecuado control interno en la administración de efectivo y sus equivalentes, por parte del órgano rector y la unidad especializada que tenga a su cargo la función de tesorería en todo el sector público no financiero" y lo estipulado en el MANUAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL -MAFIM- en su modulo 6, relacionado al Modulo de Tesorería numeral 6.2 relativo a Normas de Control Interno, subnumeral 6.2.11 que se refiere a pagos con cheque establece lo siguiente: "A excepción de los pagos por fondo rotativo y fondos en avances temporales, todos los desembolsos se efectuaran mediante la emisión de cheque voucher, o en su defecto a través del sistema bancario en concordancia con el Sistema Integrado de Administración Financiera".
Esto obedece a la falta de un control en el manejo de los cheques, lo que facilita la práctica de que funcionarios y empleados municipales los giren a su nombre y ya cambiados no se sepa para que se utilizaron los mismos.
Esto provoca menoscabo de los recursos financieros de la municipalidad debido a que en un momento dado se puede generar algún acto anómalo que merme la capacidad de pago por parte de la municipalidad respecto de sus obligaciones frente a terceros.
Condición
Criterio
Causa
El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde y Tesorero Municipal para que al efectuar pagos se emitan cheques únicamente a nombre de los proveedores.
El señor Edgar Ocdulio García Castillo, Ex-Tesorero Municipal indica que no está de acuerdo y que en su momento presentará las pruebas de descargo, pidiendo al mismo tiempo en base al artículo 53 del Reglamento de la Ley de la Contraloría General de Cuentas, los quince días para aportar las pruebas correspondientes.
Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios de la administración no desvanecen el mismo.
Sanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 20 para el Ex-Alcalde y Ex-Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 40,000.00, para cada uno.
Recomendación
Comentarios de la administración
Comentarios de auditoría
Pagos efectuados a personas ajenas al contrato suscrito Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE PATZICIA).
Se verificó que por la construcción del mercado municipal se celebró el contrato de supervisión número 16-2006 de fecha 23 de octubre de 16-2006, por la cantidad de TRESCIENTOS CINCUENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS QUETZALES EXACTOS (Q 359,900.00), el mismo fue suscrito entre el señor Francisco Gómez Per, Alcalde Municipal y el señor Juan Leonidas Sajcabún Morales, propietario de la empresa IADCOP, dicho contrato fue totalmente cancelado, sin embargo los cheques emitidos fueron girados a nombre de Juan Gabriel Macú Ajsivinac, persona ajena a la empresa que realizo la supervisión de dicho proyecto.
De conformidad con el Acuerdo 09-03, emitido por la Contraloría General de Cuentas, que contiene las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la norma 6 numeral 6.9, establece que: "La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, y la autoridad superior de cada entidad pública, deben normar que las unidades especializadas implementen procedimientos de control y seguimiento de los pagos autorizados".
Negligencia de parte de los responsables al no verificar que los cheques se emitan a nombre de los proveedores.
Menoscabo en el nivel de confianza de los pagos efectuados por la adquisición de bienes y servicios ocurridos durante el período examinado.
El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al personal de la AFIM para que los cheques se emitan únicamente a nombre de los proveedores.
El señor Ex-Tesorero Municipal expone que en su momento aclarará tal situación pidiendo para ello el plazo que señala la ley.
Se confirma el hallazgo derivado que lo manifestado por la administración no desvanece el mismo.
Sanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 20 para el Ex-Alcalde y Ex-Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 20,000.00, para cada uno.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Extravío de formas oficiales 7B Q.0.00 (Hallazgo de Control Interno No. 5 MUNICIPALIDAD DE PATZICIA).
Se verificó que el manejo de los formularios oficiales que se utilizan en la municipalidad para cobros diversos es deficiente, debido a que no se cuenta con un control interno que responda a las necesidades que su uso amerita, en el recuento que se efectuó durante la auditoría se determinó que se encuentran extraviados 100 formularios 7b comprendidos del número 114651 al 114750.
De conformidad con el Acuerdo 09-03, emitido por la Contraloría General de Cuentas que contiene las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la Norma 1, numeral 1.11 Archivos "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información". "La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes especificas, independientemente del medio de información que se trate, es decir, por medios manuales o electrónicos".
Negligencia en el resguardo y archivo de las existencias de formas oficiales ya que no son sujetas a un recuento periódico para determinar si los saldos a una determinada fecha son confiables.
El extravió de formas oficiales puede crear condiciones para que estos sean mal utilizados debido a que no tienen un valor específico al momento de su realización pudiendo afectar los intereses de la municipalidad.
Que el señor Alcalde Municipal gire instrucciones al Tesorero Municipal para que cumplan con implementarlos los controles que permitan tener el seguimiento oportuno de los procesos que se dan en esta área en virtud que está de por medio la salvaguarda de los recursos económicos de la municipalidad.
Sin comentarios
Se confirma el hallazgo en virtud que la administración no indico como se extraviaron los formularios ya indicados.
Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 15, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de (Q 80,000.00) para cada uno.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva