Paso 3: Modelación de los procesos AS-IS

La modelación del estado actual de los procesos logra sintetizar las relaciones dinámicas que en este existen, probar sus premisas y predecir efectos en el cliente. Permite la visión gráfica y detallada de la secuencia de actividades que se efectúan para alcanzar los objetivos, descomponiendo los elementos de procesos en tareas.

El análisis de la forma existente de diseño de los procesos y flujos de información, proporciona la documentación que permite entender su funcionamiento. Además de normalizar el flujo de trabajo dentro y entre funciones. Constituye la base para que el equipo aborde el rediseño y mejora, establezca indicadores relevantes en los puntos intermedios del proceso y sus resultados. Esta abre paso a la simulación de los procesos para evaluar la ejecución de los mismos sobre el tiempo.

Proceso de planificación

El proceso de planeación parte de definir la estrategia de la empresa para el período. La estrategia logística cuenta con tres objetivos reducción de los costos, reducción del capital, o la mejora del servicio al cliente. En función de esta realiza el despliegue de los objetivos estratégicos a cada una de las áreas, analiza la proyección de consumo y estima el presupuesto que será asignado según el histórico aprobado. La empresa define una estrategia de servicio en términos de ingresos y los costos que implica su aplicación para garantizar la viabilidad, desplegada de forma paralela a cada nivel. Se establecen los patrones de comparación y los medidores del nivel de servicio a ofrecer de acuerdo a la demanda de los clientes extremos.

Lo que constituye un aspecto clave en el desarrollo del proceso, pues definir metas inalcanzables afectará el funcionamiento de la empresa sin dar a relucir las verdaderas debilidades, de lo contrario aquellos que sean realizables con facilidad afectaran la mejora continua. La DTVC precisa indicadores de desempeño para la empresa desde el punto de vista logístico en función de los aspectos antes relacionados como por ejemplo, planea estratégicamente que todo el inventario de

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la empresa al culminar el 2015 debe estar por debajo de 2 000 000 pesos, un índice de rotación mayor que uno y un NSC proyectado del 85%.

En función de la planeación inicial, comienza la conciliación de la demanda por CTL y especialidad sobre la cual recaerá la planificación del aprovisionamiento. El proceso inicia con la conformación de un equipo de trabajo en los CTL y la preparación de la documentación que sustenta el diagnóstico, recopilando todas las premisas de planificación disponibles. En el levantamiento de las necesidades el mayor porciento se encuentra asociado a la operación y mantenimiento de la red de abonado y la red de cable. Esta actividad se apoya en el análisis del histórico de consumo por CTL, el histórico de interrupciones del servicio básico según el SIPREC, normas de consumo de recursos, estrategias y políticas de mantenimiento; para esto el grupo de soporte brinda ayuda metodológica. Luego los CTL proponen un plan de intervenciones a realizar con un orden de prioridad, obteniéndose una propuesta de necesidades de recursos materiales en cantidades y valor para cada uno de los CTL.

Posteriormente el logístico de la red realiza un levantamiento de las necesidades por especialidad, teniendo en cuenta como premisa fundamental el estado técnico de la red de cables y la red de abonados y los módulos de mantenimiento planificados. Luego somete a revisión cada una de las demandas emitidas por CTL, y las tareas asociadas a los planes de mantenimiento e integra las necesidades reales ajustadas al presupuesto estimado, al cumplimiento del presupuesto de gastos del año en curso y al plan maestro de materiales, consolidando la demanda de recursos en una propuesta inicial.

Los códigos y precios de los recursos demandados son actualizados, por el especialista de economía de almacenes, teniendo en cuenta que estos pueden variar de un año a otro. Se realiza el cálculo en valor de la demanda para cada CLT y agrupada, seguidamente el logístico de la red envía esta versión a las áreas rectoras. Se presenta solo al departamento de logística especializada las necesidades de recursos y su gasto asociado, sin importar el canal de distribución por el cual serán adquiridos. La demanda será conciliada por las áreas rectoras, y enviada a la DTVC, en caso de que proceda con el valor del presupuesto asignado.

Una vez recibido el presupuesto el logístico de la red realiza el desglose por CTL, ajustando los valores aprobados a la demanda real. Se elabora la versión final de la demanda por CTL y el cronograma de intervenciones. La mensualización del consumo, se realiza en dependencia del mes en que se planifique una tarea en concreto, y se registra en el 01-PO-2010: Presupuesto aprobado y elemento de gasto.

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El 01-PO-2010 es enviado a los jefes de departamento para la discusión de su versión final y en caso de que exista alguna insatisfacción con la planificación se somete a revisión. El logístico de la red realiza la presentación formal al grupo logístico de la demanda segmentada por trimestre como una entrada al proceso logístico de aprovisionamiento. Este realiza la introducción de la demanda en el SAP MM. La planificación queda plasmada en SAP agrupada en cantidades por mes, sin identificar la finalidad de uso de los materiales. Esto se logra en la planificación operativa cuando el cliente confecciona la solicitud de materiales, seleccionando el centro de costo y el elemento de gasto, según las fechas establecidas en el cronograma de procesamiento de pedidos, a través del GesLog.

Cuando una demanda no fue satisfecha en el período planificado no se restablece de forma automática en la actualización trimestral del SAP MM, para su desglose en el MRP (planificación de los recursos materiales). De forma trimestral el logístico de la red revisará la ejecución de la demanda por CTL, informando las necesidades de retrasos o adelantos en los requerimientos ya emitidos. Este aprobará la anulación o reprogramación de las solicitudes, con esta información se actualiza el SAP MM.

La planificación de la distribución realizada por el grupo logístico, contemplará el diseño del cronograma de distribución, en función de la demanda proyectada, los canales de entrega y ciclos de aprovisionamiento.

La planificación de los recursos provenientes de la logística inversa es contemplada directamente en la descripción del proceso de retorno.

Proceso de aprovisionamiento

El especialista en economía de almacenes recibe el plan de aprovisionamiento que contempla la demanda anual de los usuarios internos (unidades organizativas de ETECSA), desglosada por mes, y verifica que la demanda cumpla con los requerimientos establecidos para su planificación o replanificación. Las especificaciones a cumplir para efectuar el proceso son: el elemento de gasto y el centro de costo acorde con la planificación de la demanda del material realizada, y la solicitud amparada por la firma del personal autorizado.

Las solicitudes que no fueron satisfechas en el trimestre anterior, en función de la estrategia empresarial informada por el logístico de la red son replanificadas como nuevas demandas del próximo período o borradas del sistema, aquellas que no fueron planificadas con anterioridad entra al sistema como solicitud extraplan. Se actualiza el sistema GesLog e introduce la demanda real en el SAP consolidada por códigos de recurso.

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Para la gestión de los recursos materiales es analizado el canal de suministro. Si su adquisición es de forma centralizada, una vez introducida la demanda por el área de planificación se ejecuta según cronograma de atención del primer nivel un MRP nacional, que genera en automático las solicitudes de traslado de materiales con las cantidades deficitarias como resultado del balance. El MRP crea una solicitud de traslado añadida para el reaprovisionamiento del stock de seguridad (según definiciones del “lead time” de aprovisionamiento, importancia del material, distancia al proveedor y fiabilidad del mismo). Como consecuencia de cada solicitud de traslado se crea una necesidad para ATM, quien emite los pedidos de traslados materializado con la ejecución de la distribución nacional.

De lo contrario si el recurso puede ser adquirido de forma descentralizada o sea la compra se realiza en plaza, el especialista de economía de almacenes elabora el plan de compra anual desglosado trimestralmente, teniendo en cuenta el nivel de consumo, movimiento del inventario, tiempos de entrega estimado de los proveedores y de conservación del recurso en almacén.

El gestor de servicio (comprador) en función del plan de compra busca en el catálogo de proveedores u otras fuentes de información quién pueda suministrar las líneas de productos demandadas o recursos sustitutivos. Una vez identificados los proveedores potenciales se realiza la selección en base a criterios tales como: evaluaciones anteriores, calidad del producto, variedad del surtido y confiabilidad en la entrega, según las ofertas o prefacturas recibidas, el análisis de la compra es regido por la Resolución 93.

Se realiza la contratación y emisión del pedido al proveedor, la ejecución de la compra parte de verificar en las instalaciones del proveedor, la adecuación del producto a las especificaciones. La factura es enviada al departamento económico para la gestión de pago. El gestor de servicio elabora el pedido de compra en el sistema SAP MM y el instrumento de pago 00-LG-07. Luego entrega los productos al almacén y cierra el expediente de compra, contemplando el número de la recepción en sistema, la solicitud de recursos emitida por el cliente interno, las ofertas y/o prefacturas (todas las obtenidas y que permitieron seleccionar al mejor proveedor), contrato u orden de compra, número del pedido y documento de idoneidad técnica.

El especialista contable recibe la documentación primaria (factura en caso de la compra en plaza, y el pedido de traslado o conduce para ATM u otro almacén territorial de ETECSA) y elabora el modelo de recepción. El dependiente y el personal que representa al proveedor revisan la integridad física de los bultos, y su correspondencia con los ítems del modelo. Al terminar la actividad de

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revisión a ciegas emite el preinforme de recepción, donde queda plasmado la cantidad de recursos y problemas detectados.

El especialista de contabilidad del almacén central revisa el preinforme de recepción contra los documentos primarios (facturara, pedido de traslado o conduce). De existir faltantes, diferencias en la descripción o problemas de calidad se confecciona el informe de reclamación al proveedor. El producto se retiene provisionalmente garantizando su conservación sin ser contabilizado. Según lo establecido en los contratos se trata de gestionar la reposición, los proveedores deben responder a esta reclamación con la entrega de los faltantes o el cambio de algún recurso que no se encuentre dentro de lo especificado. Es emitido un pedido de traslado al almacén de origen y se mantiene abierta la solicitud hasta que sea posible la reposición. Posterior a esta actividad o en caso de no existir ninguna inconformidad se realiza el informe de recepción en el sistema SAP y el material pasa de mercancía en tránsito a material disponible en el almacén.

El dependiente del almacén con el informe de recepción actualiza la tarjeta de estiba y asigna la ubicación del recurso teniendo en cuenta las recomendaciones de almacenamiento. Los recursos perecederos son registrados en la base de datos según el modelo RPG18-LG.07.

El pago solamente es concebido tras realizar la compra a los proveedores en plaza (adquisición descentralizada), cuando los productos son adquiridos por una transferencia de existencia entre los almacenes nacionales de ETECSA (pedidos de traslado) no media pago alguno. El pago a los proveedores en plaza se realiza según lo contratado, donde la mayoría de los proveedores condicionan el pago en el momento de la facturación de la compra realizada para evitar las cuentas por cobrar, excepto AUSA (crédito a 15 días) y COPEXTEL (crédito a 30 días).

Proceso de distribución

El proceso comienza cuando el especialista en economía de almacenes recibe las solicitudes de transferencia de inventario entre los almacenes centrales y los del centro de telecomunicaciones, a través del GesLog. Estas solicitudes están avaladas por la demanda de recursos materiales aprobada para cada CTL y su presupuesto asociado. Los recursos deben ser solicitados para su consumo en el período establecido en la planificación inicial, para lograr los niveles de rotación del inventario, y la correspondencia con las fechas establecidas en el cronograma de procesamiento de pedidos. Las solicitudes son registradas en el documento REG 01-PP-LG-002/13: “control de solicitudes”. El especialista comprueba si los niveles de inventarios satisfacen los pedidos, teniendo en cuenta la disponibilidad de los recursos adquiridos por la gestión de aprovisionamiento y los provenientes de la logística inversa que deben ser los primeros a los que se les de salida. Las unidades

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organizativas tienen la responsabilidad de solicitar los recursos reutilizables, como primera opción tanto para mantenimiento preventivo como correctivos.

De no poder ser satisfechos todos los pedidos se comunica al tercer nivel de la DTVC para definir la prioridad en la asignación, las solicitudes pendientes quedan registradas en el GesLog. En función de las prioridades de entrega, el especialista en economía de almacenes emite las asignaciones de recurso, y las entrega al jefe de aprovisionamiento. Este procesa las asignaciones y establece un orden de entrega en almacén. El especialista contable del almacén central contabiliza los recursos extraídos en la cuenta de gastos correspondiente, firma y emite los vales de salida. El dependiente del almacén central recibe el vale de salida, y rebaja de la tarjeta de estiba las cantidades señaladas en el documento contable. Si el producto a despachar es perecedero, se toma en consideración el procedimiento nacional PG-LG-004/05: “Procedimiento para el control de fechas de vencimiento de los recursos en los almacenes de ETECSA” y se le da baja del sistema. Seguidamente el dependiente realiza la actividad de despacho de recursos materiales, teniendo en cuenta el canal de distribución. Si es una entrega directa, se facilita el recurso al cliente junto con la documentación que avala su despacho.

Si la entrega debe ser realizada a través de un ciclo de distribución el jefe de aprovisionamiento planifica la distribución de los recursos teniendo en cuenta las rutas previstas. Asigna el personal responsable de la distribución y el vehículo apropiado según las características de la carga, entrega la documentación que ampra la entrega y emite la orden de expedición. El dependiente del almacén central y el chofer inspeccionan la mercancía para cada uno de los destinos que se transportan en el viaje. De existir alguna diferencia en el conteo, se comprueba la correspondencia entre las tarjetas de estiba, la mercancía física y el submayor de inventario. El jefe de aprovisionamiento debe informar a los CTL y especialidades del arribo.

Una vez recepcionado por los destinos finales estos deben firmar los vales de entrega que regresan al grupo para ser archivados por la técnica contable durante los próximos cinco años. De existir alguna inconformidad en la recepción se enviará un informe de reclamación al grupo logístico quien gestionará la reposición.

Proceso deretorno

El proceso comienza con la elaboración por porte de todas las especialidades, CTL y el grupo logístico de un levantamiento de la posible generación de desechos y productos ociosos de libre comercialización, siendo la mayor fuente de ingresos el plan de desmonte de rutas. El personal nombrado por la empresa según lo establecido en la ley No 1288 y el decreto No 3800 de 1975,

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realiza la planificación potencial de generación de recursos reciclables, en el mes de octubre para el próximo año teniendo en cuenta la integración del levantamiento de cada área.

Con el plan de generación de desechos reciclables se establece el contrato de suministro con la Empresa Recuperadora de Materias Primas (ERMP) en los municipios en los que se planifica la entrega acorde a los centro de recolección previstos, estableciendo los precios oficiales de compra entre ambas entidades en función del peso en kilogramo a entregar en cada denominación del reciclaje. Esta descentralización de las relaciones comerciales entre ETECSA y la ERMP para la compra venta de materias primas, a nivel de municipio, está dado porque continuamente se generan desechos en todas las instalaciones de ETECSA, como resultado del desmonte de líneas, plantas telefónicas, reparación, etc., existen representación de ambas empresa en todos los municipios de la provincia y mejora la eficiencia del proceso, al disminuirse considerablemente los costos de transportación.

Las unidades organizativas generadoras de desechos, en especial aquellas que operan las redes de telecomunicaciones (centros de telecomunicaciones, centros tecnológicos, dirección de gestión de la red internacional, dirección de operaciones de servicios móviles y dirección de soporte de infraestructura de la vicepresidencia de tecnología de la información), ejecutan el proceso de recogida y clasificación de los recursos desmontados y/o recuperados en desechables, reciclables o reutilizables, aspectos registrados en el modelo de recolección REG-5-PG-LG-003/10.

Si es un recurso desechable no posee valor de uso para la empresa, ni es de interés para ERMP, puede ser entregado a otras entidades que lo demanden o a los vertederos porque no afectan al medio ambiente, emitiéndose un acta de destino final.

Los recursos reutilizables se introduce en el sistema SAP MM solicitando el código según lo establecido en el REG-1-PG-LG-07/10: “procedimiento para ejecutar el proceso de codificación en el maestro de materiales”. El jefe de departamento de logística y servicios asigna los recursos teniendo en cuenta las cantidades que serán reutilizadas, el tipo de recurso y las capacidades de almacenamiento que se necesitan. Deben tener en cuenta que los recursos reutilizables se almacenan en los CTL o talleres cuando se tiene previsto su consumo, sino son almacenados en el E009. Una vez que arriben al almacén de destino asignado el dependiente realiza la recepción, amparado por el modelo de recursos reutilizables REG 3PG-LG-013/11, verificando las cantidades en dependencia de su unidad de medida en SAP. Se elabora el preinforme de recepción y entrega al especialista contable del almacén, para registrarlos en el sistema SAP MM con el código de recuperado, entrando al inventario con valor de un centavo. El tiempo máximo de permanencia en

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el almacén de los recursos que entraron al inventario en los códigos reutilizables es de seis meses, excluyendo los postes telefónicos y tarjetas de planta interior, dado que su costo de oportunidad es mayor que su costo de almacenamiento. Si en este período no son demandados, el área de almacenamiento de los recursos reutilizables entrega el dictamen técnico correspondiente al departamento de logística y servicios para dar baja de los mismos en el inventario.

Si el recurso es reciclable los centros de recolección que no sean clientes directos garantizaran las condiciones para su conservación, siendo almacenados, colocados e identificados por tipo de desecho, para su posterior entrega a la ERMP, si estos recursos son recuperados por el tercer nivel o clientes directos (no cuentan con almacenes) se realiza este almacenamiento en el almacén central. En ambos la recepción es amparada del modelo de recepción de recursos reciclables REG 6PG-LG-013/11 y al cerrar el mes según las cantidades planificadas se realiza el modelo integral de recolección para entregar ERMP, incluyendo los desechos reutilizables que no fueron