Para una más correcta planificación se verá primero cuáles son los pa- sos de un proceso completo de reclutamiento y selección.
Para Alvaro de Ansorena Cao3, el éxito de un proceso de selección de-
pende de que incluya el menor número posible de pasos, y recomienda sim-
plificar al máximo las operaciones por realizar cuando se trata de proveer de nuevos profesionales a las áreas que la componen (se refiere a la organización). La satis- facción de los candidatos suele dañarse al hacerles participar en procesos extremada- mente complejos y prolongados.
En este difícil equilibrio entre no hacer un proceso extremadamente largo que agote a las partes involucradas y omitir un paso relevante estará el arte de la gestión de Recursos Humanos. Una clave es no tener esquemas rí-
3. De Ansorena Cao, Alvaro, 15 pasos para la selección de personal con éxito, Paidós, Barcelona, 1996, in- troducción y segunda parte.
gidos y saber cuándo es necesario flexibilizar alguna etapa en pos de un re- sultado positivo.
Los pasos de un proceso completo para cubrir una vacante comienzan con la decisión de reclutamiento que se origina en la línea y finaliza con el proceso de admisión del candidato. Allí comienza la etapa de inducción. Fitz-enz menciona que un proceso de selección completo implica 30 pasos; nosotros hemos identificado 20 como los más relevantes.
Vale aclarar que los pasos 1, 2, 3 y 4 fueron tratados en capítulos ante- riores.
Paso 1. Necesidad de cubrir una posición y decisión de hacerlo. Depende de la línea.
Paso 2. Solicitud de empleado o solicitud de personal. Se origina en la lí- nea o cliente interno que demanda la posición a cubrir.
Paso 3. Revisión del descriptivo del puesto. Si la empresa lo tiene previa- mente definido, se deberá partir de este documento, revisarlo con el cliente interno y tomar notas complementarias en el paso siguiente.
Planificación de una selección 175
Pasos de un proceso de reclutamiento y selección dentro de una organización
ecesidad de cubrir una posición olicitud de personal Revisión de la descripción del puesto Recolección de información sobre el perfil re uerido Análisis sobre eventuales candidatos internos rimera revisión de antecedentes Recepción de candidaturas Entrevistas o rondas Evaluaciones espec ficas y psicoló icas ormación de candidaturas Confección de informes sobre finalistas resentación de finalistas al cliente interno elección del finalista por el cliente interno roceso de admisión nducci ón e ociación ferta por escrito Definición de las fuentes de reclutamiento Decisión sobre reali ar b s ueda interna o no Comunicación a postulantes fuera del proceso
Paso 4. Recolectar información sobre el perfil del puesto y hacer un aná- lisis del cargo a cubrir.
Paso 5. Análisis del personal que integra hoy la organización, para saber si existe algún posible candidato interno para la posición.
Paso 6. Decisión sobre realizar o no una búsqueda interna. Para recluta- miento interno se puede implementar job posting o autopostulación.
Paso 7: Definición de fuentes de reclutamiento externo (anuncios, bases de datos, contactos, consultoras). Puede darse el caso de un reclu- tamiento combinado: interno y externo.
Paso 8. Recepción de candidaturas o postulaciones.
Paso 9. Primera revisión de antecedentes. Implica lecturas de currículum vi- tae (CV) o aplicación de filtros en el caso de búsquedas a través de Internet o intranet. Objetivos: descartar casos identificando a los candidatos que se ajusten más al perfil, de modo de optimizar cos- tos y tiempos. En este paso deben considerarse todos los instru- mentos que sea factible aplicar en esta instancia, lo cual depende- rá de cada caso en particular. Por ejemplo: preguntas realizadas de manera on line o de otra forma, previamente al proceso de selec- ción propiamente dicho, referidas a conocimientos y otros aspec- tos. También administrar algún tipo de test de conocimientos. Es- te último punto dependerá de la posición a cubrir.
Paso 10: Entrevistas (una sola o varias rondas). Lo usual son dos rondas de entrevistas. Objetivos de las entrevistas: presentación al postulante del puesto que se desea cubrir; análisis y evaluación de la historia laboral para determinar si los conocimientos y competencias del postulante se relacionan y en qué grado con el perfil buscado, y análisis de las motivaciones de la persona entrevistada en relación con la búsqueda.
Paso 11. Evaluaciones específicas y psicológicas. Se realizarán todas las in-
dagaciones posibles en el paso 9. En muchos casos quedarán aspec- tos adicionales para analizar o evaluar. Las evaluaciones técnicas es- pecíficas no se realizan en todos los casos; muchas veces se hacen preguntas en el transcurso de alguna entrevista para despejar aspec- tos relacionados con conocimientos, y en casos especiales pueden realizarse evaluaciones adicionales. Las evaluaciones psicológicas tienen como propósito evaluar actitudes, personalidad y potencial de desarrollo, entre otros aspectos. En este punto del proceso de
selección pueden administrarse también pruebas adicionales para medir competencias, como entrevistas BEIy Assessment (ACM), que
se explicarán en el Capítulo 7.
Paso 12. Formación de candidaturas. Del análisis de la información recolec- tada en todos los pasos previos se debe identificar a los mejores postulantes en relación con el perfil buscado o requerido, conside- rando los aspectos económicos del puesto a cubrir y las pretensio- nes de los postulantes.
Paso 13. Confección de informes sobre finalistas. La información debe ser completa y, al mismo tiempo, debe presentarse de manera que in- terese al cliente interno, generando expectativas razonables sobre los finalistas elegidos.
Paso 14. Presentación de finalistas al cliente interno. El especialista de Re- cursos Humanos debe brindar apoyo en la coordinación de las en- trevistas de los finalistas con el cliente interno, ofreciendo ayuda en aquello que este pueda necesitar.
Paso 15. Selección del finalista por parte del cliente interno. Asesorar al cliente interno en el momento en que este deba tomar la decisión. Estar siempre atentos al grado de satisfacción del cliente interno en relación con la búsqueda en sí y sobre el desarrollo en general del proceso de selección.
Paso 16. Negociación de la oferta de empleo. Puede realizarla el futuro je- fe o el área de Recursos Humanos. Cada organización fijará políti- cas al respecto.
Paso 17. Presentación de la oferta por escrito. Esta modalidad no es de uso frecuente en muchos países, sin embargo es una buena práctica a utilizar. Las organizaciones que lo hacen, adoptan esta práctica en todos los niveles.
Paso 18. Comunicación a los postulantes que quedaron fuera del proceso de selección. Se sugiere realizar este paso una vez que la persona seleccionada ha ingresado a la organización.
Paso 19. Proceso de admisión. Paso 20. Inducción.
Todos los pasos mencionados –tratados en esta obra– tendrán una in- tensidad y profundidad variable, según la posición a cubrir, y de un modo u otro deben ser considerados en cualquier proceso de selección.