Plan de Gestión de Costos

Título del Proyecto: Instalación y Puesta en Marcha de Maquinas Inyectoras HUSKY y Moldes CAVAFORM para fabricación de piezas plásticas de acuerdo a las especificaciones del plumón FIESTA.

Gerente del Proyecto: Ing. Enrique Arévalo

Descripción de cómo será gestionado los costos del proyecto

 El presente proyecto es respaldado por la Gerencia General de Faber Castell, con un presupuesto aprobado de $2MM basado en un estudio previo de mercado, en el cual también se toma de decisión de la adquisición de Maquinas Inyectoras HUSKY y Moldes CAVAFORM basado en los análisis del costo/beneficio para Faber Castell.

 Para realizar la estimación costos se considerar los siguientes parámetros:

- Mano Obra, Tipo de Perfil involucrado en el proyecto.

- Gestión de Adquisición y Adquisición de Maquinas Inyectoras HUSKY y Moldes CAVAFORM

- Proveedores Locales para implementación de Sistema de Aire Comprimido; Sistema Puente Grua; Sistema de Enfriamiento y Sistema Eléctrico.

- Materiales y Equipos involucrados en el proyecto.

- Se tomaron costos de proyectos previos (análogos) y juicios de expertos del Área de Producción, Mantenimiento y Gerencia de Proyectos, así como también lecciones aprendidas de proyectos similares que por temas de importación de los equipos, el proyecto fue excedido en un 20% su presupuesto. Con esa información se logro realizar un estimado de los costos del proyecto.

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 Se desarrollará Formularios para Change Order para las posibles modificaciones del presupuesto y costos del proyecto.

 El análisis de reserva para contingencias se aplicará para actividades que no administramos en un 100% por ejemplo, la importación de Maquinas Inyectoras y costos de viajes para las pruebas de aprobación.

 La determinación del presupuesto, está basado en el análisis detallado de cada actividad y la asignación de los recursos necesarios para su ejecución, este presupuesto es presentado a la Gerencia General la cual puede obsérvala o aceptarla; una vez aceptada se procede con su ejecución. El presupuesta estará basado en 50% la adquisición de los Maquinas Inyectoras y de Moldes, el resto del presupuesta está distribuido para la implementación de los Sistemas de Soporte para las maquina.

 El control de costos estará basado en la técnica del Valor Ganado ingresamos a la variabilidad en los indicadores del presupuesto. Se realizará el análisis de la variación, análisis de la actividad y de sus recursos principales. Considerando el Índice de Productividad.

Nivel de precisión de los costos

Por ser la estimación de los costos con el método de Tarifas de los Recursos y la adquisición de los equipos en el extranjero, los niveles de precisión están por el orden de los +- 20%.

Unidades de medida

La unidad de medida de los costos será el Dólar Americano.

Enlaces con procedimientos de la organización

Se generara un listado de Cuentas de Control, correlacionados con la EDT; esté listado será con códigos de 03 dígitos para ser registrados en la contabilidad. Ver Anexo N° 1 Cuentas de Control por actividad.

Esta actividad será delegada y para ser gestionada por el Ingeniero de Jefe de Proyecto.

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Umbrales de control

Los controles estarán basado en el cumplimiento de los cronogramas respecto a la Línea Base:

Detalle de Actividades Total de Costos

Linea Presupuesto

Actividades Principales S/. 5,084,648.98 (S/. 5,084,648.98)

1.0 Gestión del Proyecto S/. 38,462.52 (S/. 38,462.52)

2.0 Equipo Adquirido e Importado S/. 4,194,025.95 (S/. 4,194,025.95)

2.1 Centro de Costos Generado S/. 2,725.87 (S/. 2,725.87) 2.2 Fabricantes Contratados S/. 4,191,300.08 (S/. 4,191,300.08) 3.0 Adecuación de los requerimientos del

fabricante S/. 190,454.24 (S/. 190,454.24)

3.1 Planos de acondicionamiento elaborados S/. 1,269.58 (S/. 1,269.58) 3.2 Permisos Indeci y Municipalidades S/. 16,242.62 (S/. 16,242.62) 3.3 Proveedores de Obras Civiles S/. 27,977.31 (S/. 27,977.31) 3.4 Proveedor de Subestación S/. 144,964.73 (S/. 144,964.73)

4.0 Implementación S/. 652,160.45 (S/. 652,160.45)

4.1 Entorno Acondicionado S/. 605,250.26 (S/. 605,250.26) 4.2 Inyectoras y moldes instaladas S/. 41,880.40 (S/. 41,880.40) 4.3 Personal capacitado y certificado S/. 5,029.79 (S/. 5,029.79)

5.0 Pruebas S/. 6,755.41 (S/. 6,755.41)

6.0 Cierre S/. 2,790.41 (S/. 2,790.41)

Total del Presupuesto S/. 5,084,648.98

Reglas del valor ganado

Una vez aprobada la EDT se mantendrá a lo largo del proyecto y cualquier cambio debe ser previa aprobación de la Gerencia de Proyecto. Ya implementado la EDT a nivel de actividades, se procede a la técnica de medición para observar el rendimiento que ayudará a evaluar la magnitud de todas las variaciones, ésta técnica del valor ganado nos facilita comparar el valor acumulativo del coste presupuestado del trabajo realizado (ganado) en el

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presupuesto original asignada al coste presupuestado del trabajo planificado (programado) con el coste real del trabajo realizado (real). Así mismo, se determinará la causa y la magnitud de la variación con lo que nos permite tomar decidir a tomar una acción correctiva:

EV: Valor Ganado, AC: Costo actual, PV: valor planificado CV = EV-AC ; CV: variación del costo

SV = EV-PV ; PV: variación en el cronograma CPI = EV / AC ; CPI: Índice de rendimiento de Costo SPI = EV / PV ; SPI: Índice de rendimiento del cronograma BAC: PV acumulativo total a la conclusión

ETC = (BAC – EV) / CPI ; ETC Estimación para la culminación EAC = AC + ETC ; EAC: Estimación a la culminación

VAC = BAC – EAC ; VAC: Variación a la culminación

Formatos de informe de costos

Identificación y clasificación de los cambios al Presupuesto del proyecto

ItemDetalle de Actividades EAC PV EV CV CPI BAC VAC

1 Actividades Principales S/. 5,084,648.98 2 1.0 Gestión del Proyecto S/. 38,462.52

3 2.0 Equipo Adquirido e Importado S/. 4,194,025.95

4 2.1 Centro de Costos Generado S/. 2,725.87 5 2.2 Fabricantes Contratados S/. 4,191,300.08

6 3.0 Adecuación de los requerimientos del fabricanteS/. 190,454.24 7 3.1 Planos de acondicionamiento elaborados S/. 1,269.58 8 3.2 Permisos Indeci y Municipalidades S/. 16,242.62 9 3.3 Proveedores de Obras Civiles seleccionados S/. 27,977.31 10 3.4 Proveedor de Subestación seleccionado S/. 144,964.73 11 4.0 Implementación S/. 652,160.45

12 4.1 Entorno Acondicionado S/. 605,250.26 13 4.2 Inyectoras y moldes instaladas S/. 41,880.40 14 4.3 Personal capacitado y certificado S/. 5,029.79

15 5.0 Pruebas S/. 6,755.41

16 6.0 Cierre S/. 2,790.41

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Todas las solicitudes de cambio sobre costos serán remitidas al Gerente del proyecto el cual determinará el impacto de las mismas y definirá si las absuelve el o las tratará en las reuniones del equipo de proyecto. De ser necesario la solicitud de cambio podrá ser remitida al Comité de control de Cambios y se actuará según lo establecido en los procedimientos que para este fin se han determinado en el presente documento en el capitulo 3.4 “Cambios al alcance del Proyecto”.

El proyecto planifica un espacio de presupuesto definido para todos los requerimientos en un 8% del costo total del proyecto.

Los cambios del presupuesto se clasificarán en:

A. Impacto Bajo:

Es un cambio del presupuesto del proyecto con las siguientes condiciones:

- Variación del costos acumulado no mayor al 3% del total

B. Impacto Medio:

Es un cambio del presupuesto del proyecto con las siguientes condiciones:

- Variación del costos acumulado no mayor al 6% del total

C. Impacto Alto:

Es un cambio del presupuesto del proyecto con las siguientes condiciones:

- Variación del costos acumulado no mayor al 10% del total

Procedimiento de control de cambios al Presupuesto

1. Analizar la solicitud y determinar la magnitud del cambio.

2. Luego de realizar el análisis de impacto del cambio, el Gerente del proyecto tipificará el cambio en bajo, medio o alto. De requerirse un cambio menor el gerente del proyecto podrá realizar el cambio sin necesidad de consultar ni esperar la reunión con el equipo de proyecto. No obstante el cambio debe ser notificado y registrado, indicando que no tendrá impacto sobre el alcance del proyecto o producto, e informado en la reunión del comité.

3. Si se trata de un cambio medio, se deberá tratar con el Equipo de gestión del proyecto a fin de determinar su aprobación o no.

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4. De requerirse un cambio alto el solicitante deberá presentar su propuesta de cambio al Gerente del proyecto quien derivará esta solicitud al Comité de Control de Cambios según el Sistema de Control Integrado de Cambios estipulado en el presente documento (capitulo 3.4, 3.5).

De los tiempos de respuesta:

Dado que los cambios tienen que ser realizados oportunamente y presentan en la mayoría de los casos altos grados de criticidad para el proyecto serán tratados con prioridad.

a. Para el caso de cambios catalogados como bajos, el tiempo de atención deberá ser de 1 día.

b. En el caso de los cambios catalogados como medios, se tratará en las reuniones semanales con el Equipo de Gestión del Proyecto. El Gerente del Proyecto podrá convocar a su equipo de gestión, para tratar el cambio, a una reunión de emergencia de considerarlo necesario.

c. En el caso de cambios mayores en Gerente del Proyecto deberá convocar al Comité de Control de Cambios. En dicha reunión el Gerente del Proyecto y los miembros del Comité definirán la aprobación o no del cambio usando las herramientas definidas en el capítulo 3.

Trabajo Integrador - Versión 3 Página - 59 INICIO FIN SOLICITUD DE CAMBIO ANÁLISIS DE MAGNITUD (Gerente del Proyecto)

EL CAMBIO ES CATALOGADO COMO MENOR? LA DESICIÓN LA TOMA EL GERENTE DEL PROYECTO

REUNION CON EQUIPO DE GESTIÓN DEL PROYECTO SE APRUEBA EL CAMBIO? SE DOCUMENTA ACCIONES CORRECTIVAS A TOMAR, SE ACTUALIZA LOS DOCUMENTOS DEL

PROYECTO REVISIÓN POR EL COMITÉ DE CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS SE DOCUMENTA Y REGISTRA DESICIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL CONTROL DE CAMBIOS DEL CRONOGRAMA SI NO SI NO SI NO EL CAMBIO ES CATALOGADO COMO ALTO?

Responsables de aprobar los cambios al Presupuesto

A) El Gerente de proyectos a nivel de cambios catalogados como menores. B) El Equipo de Gestión del Proyecto para cambios catalogados como

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C) El Comité de Control de Cambios para cambios catalogados como mayores.

La nueva línea base del presupuesto deberá ser comunicada y ratificada durante las reuniones de control semanales junto con los nuevos porcentajes de avance esperados para el resto del proyecto, se debe tener en cuenta que las fechas de corte son los días viernes de cada semana

Definición de cambios que pueden ser aprobados sin revisiones

Todos los cambios menores de un 3% acumulado, son aprobados directamente por el Gerente del Proyecto.

Integración del control de cambios del presupuesto con el control integrado de cambios:

Del diagrama de Flujo para el control de cambios del presupuesto se observa que cuando el cambio sea catalogado como mayor, se deberá recurrir a una revisión por el Comité de Control de Cambios el cual está formado por: - Gerente General,

- Gerente de Desarrollo y Proyectos, - Gerente de Producción,

- Gerente de Control de Calidad y - Jefe de Proyecto.

Es en esta instancia que se decidirá si el cambio procede o no. En cualquiera de los casos el Comité emitirá un informe para poder documentar el porqué del cambio o en su defecto las razones por las cuales no se ejecutará. El Comité deberá proceder según lo estipulado en el acápite 3 en lo que se refiere al Control Integrado de Cambios incluido en el presente documento.

Requerimientos para solicitud de cambios al presupuesto del proyecto:

Todos los requerimientos deberán ser presentados al Gerente del Proyecto siguiendo el “Formato de Solicitud de Cambio del Presupuesto”.

La persona del equipo de proyecto solicitante deberá colocar las razones por las cuales cree conveniente y necesario realizar dicho cambio.

El Gerente del proyecto analizará en primera instancia la envergadura del cambio solicitado y lo catalogará en Menor, Medio o Mayor para atenderlo de manera personal, ante el Equipo de gestión del Proyecto o ante el Comité de Control de Cambios según sea el caso.

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En todos los casos se deberá dejar evidencia de la solicitud de cambio presentada y de su respuesta.

FORMATO SOLICITUD DE CAMBIO DEL PRESUPUESTO

Proyecto: Instalación y Puesta en Marcha de Maquinas Inyectoras HUSKY y Moldes CAVAFORM para fabricación de piezas plásticas

de acuerdo a las especificaciones del plumón FIESTA.

N° DE FORMATO I SOLICITANTE: NOMBRE : DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: CRITERIOS PARA EL CAMBIO: FECHA DE PRESENTACIÓN: II GERENTE DEL PROYECTO NOMBRE: ANALISIS: CLASIFICACIÓN DEL CAMBIO:

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