Políticas Generales contables

 Los comprobantes contables manuales deben ser autorizados por el Contador General o a su vez la persona que designe para realizar esta actividad.

 Las parametrizaciones en el módulo de Contabilidad del sistema serán realizadas por el Contador.

 Se deberá mantener un control de las sumillas de las personas que elaboran los comprobantes contables y de las personas que autorizan los mismos. (Comprobantes contables )

 Las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes serán elaboradas con una periodicidad mensual deberá ser presentada durante los primeros cinco días del mes siguiente.

 Los usuarios del módulo de contabilidad son los responsables de las transacciones que se procesan con su clave y password de acceso.

 Las multas e intereses por mora que se originen por errores operativos en las declaraciones de los impuestos y sus anexos tributarios correrán por cuenta de los responsables del proceso.

 Las compras y ventas de servicios deben seguir procedimientos y autorizaciones internas y aquellas externas previstas por las normas vigentes en la Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento.

 A efectos de una apropiada comunicación, procesamiento y entendimiento de la información contable, se considera necesario emplear la siguiente metodología:

a. Identificar transacciones y acontecimientos relevantes para la contabilidad;

b. Formular reglas de medición capaces de asignar valores en una moneda;

c. Registrar las transacciones empleando un método sistemático;

d. Clasificar la información, incorporando los datos financieros a un marco conceptual lógico y útil;

e. La información financiera, previa recolección y clasificación se debe presentar periódicamente en estados e informes financieros, que se constituyen en los instrumentos de comunicación de la contabilidad; y,

f. Interpretar la información contable, lo que implica la explicación del proceso contable, usos, significados y limitaciones de los informes.

 Todas las operaciones deben contar con un respaldo documental que permita su confrontación y auditoria.

 La creación y eliminación de cuentas contables a nivel analítico serán sugeridos por el contador, aprobados por la gerencia e implementado en el sistema por el funcionario responsable del área.

 El contador de la Institución es responsable del registro de las operaciones de las instituciones, desde la elaboración de los comprobantes, documentos, registros y archivos de las transacciones, hasta la formulación de estados financieros y demás informes para su

correspondiente análisis, interpretación y consolidación contable, llevarán su firma y rúbrica, conjuntamente con la del Gerente General. El contador será un profesional legalmente autorizado para ejercer su trabajo, y debidamente inscrito en los registros de los colegios de contadores del país.

 Liquidaciones de Compra; la diferencia entre este documento y una factura es que la liquidación es emitida por MULTISTORE FORTUNA S.A. y va llena con los datos del proveedor del bien o servicio; cabe indicar que este no puede ser emitido a cualquier persona más aun cuando esta posee RUC o RISE; debe emitirse eventualmente para compras o negociaciones casuales a personas que por su nivel de rusticidad no puedan obtener los registros anteriormente indicados en el SRI.

 Los vales de caja son aceptados dentro de MULTISTORE FORTUNA S.A. para la justificación de gastos estos documentos deben ser pre-impresos y numerados en el formato que posee ya predefinido por la empresa.

 El Fondo de la Caja Chica y movilización es un valor fijo y constante que se da a una sola persona responsable la cual administrará este recurso para que se puedan realizar GASTOS MENORES en la empresa; para su manejo eficiente dentro de la misma se tendrá en cuenta las siguientes consideraciones básicas:

a. La persona encargada del Fondo de Caja Chica y Movilización, es él/la único responsable de la recepción, control y custodia de los dineros entregados.

b. Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos los mismos que pueden ser realizados por un delegado de la parte financiera.

c. Para la reposición de caja chica y movilización se adjuntará la documentación original de las facturas, notas de venta (RISE), retenciones si fuera el caso, recibos de movilización internos, otros documentos autorizados emitidos por instituciones financieras, instituciones del estado en la prestación de servicios administrativos así como liquidación de compra de bienes o servicios (solo en el caso extremo de no poder conseguir una factura o Nota de Venta- RISE).

d. Debe tomarse en cuenta como medida de previsión que la reposición de Caja Chica debe hacerse una vez que el gasto sea de un 70% como máximo del total del fondo, esto con la finalidad de contar siempre con dinero y no paralizar actividades por la falta de recursos; y así, que el responsable cuente con el suficiente tiempo para cumplir con los tramites de revisión, autorización y recepción de dicha reposición, una excepción a esta norma se da el fin de mes, ya que sea cual fuera el valor gastado debe pedirse la reposición máximo dentro de los 2 días hábiles del mes posterior. Pasada esta fecha ya no se recibirán las cajas ni sus facturas o recibos.

e. Hay que tomar en cuenta que la reposición debe solicitarse máximo por el valor del fondo entregado, no puede excederse de ese monto.

f. Las cajas que por cualquier circunstancia posean retenciones estas deben ser justificadas dentro del mismo mes de emitido este documento no pueden quedarse aplazadas para una caja de un mes posterior a la emisión de la retención y factura.

3.2.3.3 Diseñar formatos necesarios para respaldar las transacciones de la