automatizado y vía electrónica el monitoreo a lo largo del proceso?
Nivel 3. Todo el monitoreo se realiza vía papel y sin indicadores. El monitoreo del Estatus de Pedido es manual y no está automatizado.
7. ¿Existe la posibilidad de errores en el proceso del trámite que llega o sale de este proceso?
Nivel 2. Alguna posibilidad ya que los trámites pueden llegar o salir vía electrónica o bien vía en papel.
Las requisiciones en papel abren la posibilidad de tener errores en captura. 8. ¿Existe la posibilidad de errores en el
proceso de validación de los trámites de entrada?
Nivel 3. Sí existe mucha posibilidad debido a que todos los trámites deben ser revisados y validados por un auxiliar ajeno al área encargada.
Al momento de depender de un asistente para validar y asignar la persona encargada de procesar la requisición, es notoria la alta posibilidad de error. 9. ¿Existe la posibilidad de errores en el
proceso debido a incompatibilidad de plataformas electrónicas?
Nivel 1. No, la plataforma electrónica de salida es la misma que la de entrada.
10. ¿Se encuentran documentadas en el proceso todas las acciones previendo desviaciones?
Nivel 2. Algunos de ellos están documentados.
Dentro de este proceso se cuenta con varios pasos, a continuación se anexan observaciones relevantes base de la evaluación:
El tema de las requisiciones en papel es de inicio uno de los temas principales a resolver, ya que el papeleo que se genera provoca posibilidades de desperdicio de tiempo así como posibilidades de errores y demás problemas que se pueden ahorrar en la migración al proceso electrónico establecido.
El sistema Workflow está organizado de tal forma que requiere al Auxiliar Administrativo con Actividad Secretarial de la Dirección para recibir y validar las requisiciones electrónicas. Esta actividad puede ser eliminada al habilitar y/o facultar en el sistema Workflow las opciones de revisión y validación automática de algunos campos así como la asignación automática de valores y secuencias.
En el campo capturado como número de cuenta, al habilitar la validación automática ésta función no dependerá más de una persona. Además, el número de requisición también deberá ser asignado en forma automática y secuencial acorde a las reglas de cada departamento. En el caso de las firmas, el programar y habilitar que el sistema tenga el camino definido de la requisición permitirá que solamente lleguen a compras las requisiciones debidamente autorizadas. En tal ruta de autorizaciones deben entrar los criterios de autorización por monto y por urgencia, así como el caso de equipos especiales.
Con esta medida, se está reduciendo el tiempo de ciclo y la posible dependencia en una persona para la revisión y asignación de requisiciones. En el tema de asignación, durante el proceso de captura de la requisición deberá facultarse al usuario para claramente asignar el área de compras a la que pertenece su requerimiento, ya que él es más indicado para conocer perfectamente el origen y forma de proceder para realizar una compra eficaz y eficiente. Como ayuda adicional al usuario se pondrá disponible como consulta de ayuda la Lista de productos por familia, misma que ayudará al usuario a clarificar cualquier duda en este paso.
Otra modificación importante es la integración de una base de datos abierta accesible desde Workflow pero también desde otras plataformas en la cual se integren todo lo concerniente al Estatus de Pedido. En esa base de datos, en forma automática todos los avances y procesos por los que pasa la requisición hasta la entrega final del proveedor podrán se registrados y consultados en tiempo real.
De esta forma se automatiza el proceso de validación y asignación de requisiciones, eliminando un paso intermedio. Para el caso de las requisiciones de compra con partidas de áreas diferentes se cuenta con dos opciones: la primera consistente en que el sistema automáticamente asigne las requisiciones a ambas áreas y la segunda consistente en restringir las requisiciones a una sola partida. Con esta medida, cada requisición será de una partida y el seguimiento de cada una de ellas no será tan laborioso y complicado en los procesos subsiguientes. De hecho es la medida más apta para la reducción de retrabajos, más delante se verá otra virtud de esta medida.
En lo referente a la aprobación y asignación por parte del jefe de compras de la requisición a un comprador particular podrá ser como hasta ahora en forma automática. Sin embargo, la siguiente modificación podrá agilizar al jefe de compras su función, automatizar los controles de asignaciones pendientes de compra e importaciones. Con esto, el sistema puede sugerir el comprador más disponible previos criterios de asignación programados, teniendo como opción que el jefe de sección consulte en línea el status de cada comprador y modifique la asignación según las necesidades específicas del departamento.
Con esta última medida, todo el control en papel de las asignaciones pendientes podrá estar en línea y de forma automática se podrán extraer otro tipo de mediciones, además de la flexibilidad que brinda esta mejora.
5.5.2 Cotización
El objetivo principal de este proceso es la valorización de todas las requisiciones de compra que llegan a la Dirección de Compras, en papel o en forma electrónica, y la selección de un proveedor.
A continuación se presenta el cuadro analítico que describe el objetivo específico de calidad de este proceso y sus interacciones con el resto de los departamentos así como su integración dentro del proceso total del Departamento de Compras.
PROCESO: COTIZACION