DE CALIDAD
INDICADORES METAS
AUMENTAR LOS AHORROS % DE AHORROS OBTENIDOS NACIONAL: MINIMO 15%
INTERNACIONAL: MINIMO 8%
INTERACCIONES ENTRADAS / SALIDAS ORIGEN / DESTINO
ENTRADAS REQUISICION DE COMPRA ASIGNADA
AL AREA Y COMPRADOR
RECEPCION DE REQUISICIONES LISTA DE PROVEEDORES APROBADOS EVALUACION DE
PROVEEDORES
SALIDAS REQUISICION DE COMPRA
VALORIZADA
COMPROMETER PRESUPUESTO
A continuación se aplica el instrumento de medición al proceso en cuestión:
PREGUNTAS RESPUESTAS 1. ¿Existe la posibilidad de retrasos en
los trámites que se realizan por tenerlos vía papel?
Nivel 2. Algo de posibilidad ya que los trámites pueden llegar o salir vía electrónica o bien vía en papel.
2. ¿Existe alguna posibilidad de retrasos debido a una validación previa dentro del proceso?
Nivel 1. No, todos los trámites llegan validados y revisados.
3. ¿Existe posibilidad de retrasos debido que la plataforma de salida es diferente a la plataforma de entrada?
Nivel 1. No, la plataforma electrónica de salida es la misma que la de entrada.
4. ¿Todas las actividades se encuentran adecuadamente documentadas en el proceso específico?
Nivel 2. 61 - 90 % de las actividades a realizar en el proceso se encuentran propiamente documentadas.
Falta documentar el uso y aplicación de las requisiciones por volumen y los contratos de servicios a largo plazo.
5. ¿A qué grado se encuentra el control o monitoreo de las actividades?
Nivel 2. Algunas o ninguna de las actividades cuentan con CEP y el resto solamente son monitoreadas.
Todo el registro de los movimientos y cambios en status de las requisiciones es en manual en la Bitácora de Seguimiento.
PREGUNTAS RESPUESTAS 6. ¿A qué grado se encuentra
automatizado y vía electrónica el monitoreo a lo largo del proceso?
Nivel 3. Todo el monitoreo se realiza vía papel y sin indicadores.
Registro únicamente en Bitácora de Seguimiento. Notificaciones vía papel y mail no automático.
El seguimiento a las compras parciales se realiza en forma manual. Una solución importante es la posibilidad de restringir las requisiciones a contener una sola partida, agilizando así el seguimiento.
7. ¿Existe la posibilidad de errores en el proceso del trámite que llega o sale de este proceso?
Nivel 2. Alguna posibilidad ya que los trámites pueden llegar o salir vía electrónica o bien vía en papel.
Dado que la Lista de Proveedores Aprobados es un documento externo, cabe la posibilidad de asignar una compra a un proveedor recientemente no autorizado.
La notificación al usuario es manual, cuando puede ser electrónica y automática vía correo electrónico generado por el sistema de compras. 8. ¿Existe la posibilidad de errores en el
proceso de validación de los trámites de entrada?
Nivel 1. No, todos los trámites llegan validados y revisados.
9. ¿Existe la posibilidad de errores en el proceso debido a incompatibilidad de plataformas electrónicas?
Nivel 1. No, la plataforma electrónica de salida es la misma que la de entrada.
10. ¿Se encuentran documentadas en el proceso todas las acciones previendo desviaciones?
Nivel 1. Sí, todos los posibles caminos se encuentran documentados.
Dentro de este proceso se cuenta con varios pasos, a continuación se anexan observaciones relevantes base de la evaluación:
La Lista de Proveedores Aprobados puede ser una base de datos accesible desde el sistema de compras Workflow, mediante el cual se validarán automáticamente las relaciones con los proveedores, evitando así confusiones y errores atribuibles a retrasos en actualización de información.
La notificación que actualmente tiene que hacer el comprador con referencia a la fecha de entrega del producto requerido puede ser automatizado, de tal forma que al colocar la orden de compra a
un proveedor aprobado se genera un comunicado electrónico dirigido al usuario donde se le notifique de la fecha en cuestión. De igual forma, como comprobante y registro histórico del evento, una respuesta automática del sistema de electrónico permitirá al comprador satisfacer la comprobación del comunicado y su registro automático en la Bitácora de Seguimiento.
Así mismo, cualquier cambio en fecha de entrega por automático será comunicado al usuario y quedará registrado de la misma forma en la Bitácora de Seguimiento.
En referencia a las compras parciales, si se implanta la requisición con una única partida evitarán el papeleo que implica el estar señalando y dando seguimiento continuo a cada requisición que contenga materiales muy diversos. De hecho, es práctica en algunas empresas el manejar estas requisiciones y al hacer la orden de compra se integran varias requisiciones que correspondan en ese momento al mismo proveedor aprobado.
Todos los movimientos y capturas a registrarse en la Bitácora de Seguimiento, si se logra integrar como base de datos al sistema Workflow aliviará mucho tiempo de captura y reducirá posibilidades de errores y olvidos en el papeleo de registrar eventos para seguimiento. Dicho en otros términos, cada cambio de estatus detectado por el sistema Workflow puede ser automáticamente registrado en una base de datos histórica, que servirá como Bitácora de Seguimiento, y que sea compartida para que sea accesible desde diversas plataformas.
5.5.3 Colocación de orden de compra
El objetivo principal de este proceso es la notificación al proveedor acerca de la compra de los productos cotizados así como la forma de pago, aplicado a todas las requisiciones de compra validadas por el Centro de Control Presupuestal.
A continuación se presenta el cuadro analítico que describe el objetivo específico de calidad de este proceso y sus interacciones con el resto de los departamentos así como su integración dentro del proceso total del Departamento de Compras.
PROCESO: COLOCACION DE ORDEN DE COMPRA