Presupuestos y su control

Los presupuestos son generalmente, programas de inversiones y gastos que pretenden ajustarse a un comportamiento diseñado en un periodo determinado de tiempo, considerando los altos porcentajes de gasto del costo de producción, se justifican fácilmente y su elaboración no debe ser una costumbre administrativa si no están respaldados por información veraz.

El presupuesto no sólo constituye un instrumento de gestión para el control de la eficacia del mantenimiento sino que, sobre todo, debe ser una herramienta de planificación si se aprovecha su confección para hacer una profunda reflexión sobre el servicio que debemos implantar:

¿Qué funciones se espera del servicio?

¿Qué medios necesito para realizar dichas funciones? ¿Cuánto suponen estos medios?

¿Qué objetivos (cuantificables) vamos a tratar de conseguir? ¿Cómo vamos a medir los logros?

¿Cómo vamos a controlarlos y hacer el seguimiento de su evolución?

Para garantizar un presupuesto confiable pueden utilizarse cifras de costo real, del estado pasado o del presente, y datos relativos a la maquinaria, a las gestiones de Mantenimiento, a los costos de mano de obra y sus factores de recargo, a los precios presentes y futuros de los materiales en el mercado, al conocimiento de los procesos que

125 hay que realizar y a los tiempos necesarios, aplicando un buen criterio a todos esos elementos.

Pueden prepararse pronósticos de esos gastos sobre una base mensual, en especial si la empresa sigue la norma de Mantenimiento programado, es frecuente que muchos presupuestos se establezcan sobre una base anual, como la mayoría de los períodos fiscales son de doce meses de duración y los procedimientos de contabilidad se acoplan y liquidan en períodos de un año para el control financiero.

1.- Técnicas para la elaboración de presupuestos

Esta clasificación, aunque general, es mencionada para facilitar la compresión de las ventajas y desventajas respectivas.

a.- Técnicas informales

Propone que una empresa gaste tanto en el período a programar como lo hizo en el anterior.

b.- Técnicas adaptables

Se ajustan a las modificaciones periódicas y se preparan sin tener en cuenta necesariamente lo ocurrido el año anterior.

c.- Técnicas formales

Basados en los tipos de costos, intervención y gestión; exigiendo cualquiera de estos mucho tiempo en la planificación.

d.- Presupuestos base cero

Aplica una técnica destinada a reducir los gastos generales, pero que exige identificar cada unidad de decisión.

Dicha técnica utiliza los siguientes elementos y métodos:

• Clasifica conjuntos de decisión por orden de prioridad y determina el presupuesto en cada caso.

• Clasifica los conjuntos de decisión por orden de beneficios crecientes. • Asigna recursos a las mayores prioridades que incrementan los beneficios. Todo esto apoyado en un programa de costos de información confiable.

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2.- Metodología general

Esta clasificación aunque general es mencionada para facilitar la compresión de las ventajas y desventajas respectivas.

El Método estándar es:

• Se divide la empresa en sistemas y servicios homogéneos desde el punto de vista de mando: materiales, fabricación, edificios.

• Reunir todas las informaciones de costos de Mantenimiento de los períodos precedentes confiables consecutivos.

• Actualizar los precios para obtener el importe del año en curso mediante la aplicación de factor de corrección sobre las cifras de años anteriores.

• Lograr una media anual de los años de Mantenimiento, originados por cada servicio.

• Partiendo de las cifras obtenidas determinar un presupuesto anual correspondiente a la economía.

• Calcular el presupuesto periódico de cada sistema dividiendo por el número de períodos a controlar, ya que un sistema mensual permite, por un lado, repartir mejor las peticiones de trabajo de Mantenimiento.

Establecido todo lo anterior, se debe tener en cuenta además: de que es necesario autorizar ligeros excesos de un periodo a otro, pues son recuperables el periodo siguiente.

3.- Control del presupuesto

Mantenimiento a fin de asegurar un correcto funcionamiento de un presupuesto debe verificar algunas normas:

• No debe ejecutarse en Mantenimiento ninguna labor sino está presupuestado su costo.

• Todas las peticiones de trabajo deben ser aprobadas por un responsable del costo de los mismos del sistema al que realizará.

• Todos los costos de trabajo deben dirigirse periódicamente a los clientes con las observaciones necesarias.

127 • Debe remitirse por cada concepto un balance mensual conteniendo el importe de la facturación del mes y su desviación del presupuesto para permitir el conocimiento exacto de su presupuesto y gasto de Mantenimiento.

• Cuando funciona un control presupuestario una posibilidad de reducir sensiblemente los trabajos realizados de emergencia o las modificaciones durante los trabajos, consiste en realizarlos con un factor de recargo.

• Los gastos de Mantenimiento por mantenimiento y suministro de electricidad, aire comprimido, refrigeración, se dividen entre los diversos servicios de fabricación, con base a factores come sea número de operarios o contribución en el proceso en tiempo o utilidad.

• El control contable ha permitido igualmente a ciertas empresas una lucha eficaz contra a falta de espacio, facturando la superficie ocupada por cada uno de sus propios servicios.

El sistema de solicitud de servicio y ordenes de trabajo facilita la presentación de informes de costos por oficios actividades, centros de costos, código contable del repuesto, componente intervenido, facilitan la elaboración de presupuestos, en este caso el factor incierto es la confiabilidad del registro de los documentos fuentes.