Proceso: Gestión y Ventas 27

Consiste en determinar las ventas realizadas por este departamento para captar clientes, desde el primer encuentro hasta el cierre de la venta.

Objetivos:

1. Realizar contactos para ventas de nuevos clientes o proyectos, basados en un mercado elite.

2. Realizar las ventas necesarias para cumplir el cupo mínimo mensual $ 200.000,00 usd; o meta anual $ 2´400.000,00, al 31 de diciembre del 2010.

3. Tener un seguimiento oportuno con los clientes para ampliar los contratos. 4. Crear mayor necesitad al cliente.

5. Verificar los contratos de acuerdo a plazos y requerimiento con los clientes, mediante la guía y asesoramiento del departamento técnico y Legal.

Alcance: Parte desde la captación del cliente o cliente potencial hasta la aceptación en la que el proceso pasara al presupuesto, contrato y cierre de la venta; o la negación donde se realizaran los análisis para determinar la falla en el proceso.

 Ventas.- Realizar el contacto con el cliente o futuro cliente, crear la necesidad y ofrecer los servicios que la empresa presta mediante recomendaciones y carpeta de servicios. Creara con el cliente una hoja de requerimientos el que lo llevara a ser analizado con el departamento técnico para poder determinar el precio de la oferta.

 Director de Proyectos.- Una vez establecida la necesidad del cliente, el director realizara

la asignación de recursos a utilizarse en determinado proyecto mediante la dimensión, uso de tecnologías y plazo de entrega.

 CEO.- una vez analizado los recursos se determinara el costo que determinado proyecto

implicaría de acuerdo a horas trabajadas, tecnología usada e imprevistos; en base a proyectos similares vendidos. Una vez determinado el costo se adicionara el porcentaje de utilidad que haga de que la oferta sea atractiva para el cliente o futuro cliente.

Destinatarios:

 Clientes Potenciales

 Cartera actual de clientes.

Base Legal: Documentos con los que se determinara la estabilidad de la empresa y se cerrara la venta.

 Contrato de servicios en el que se especificara detalladamente lo acordado estipulando

los tiempos de entrega, fechas de facturación y montos por factura.

 Orden de compra - Purchase Order y/o SOW Statement of Work

 Tax ID o número de identificación con los datos del responsable de la empresa

Políticas Internas:

El vendedor una vez cerrado el trato deberá enviar la proforma enviada a este al CEO para que él se encargue de coordinar con el cliente en conjunto con el encargado de ventas para realizar en contrato final, de acuerdo a los lineamientos legales vigentes.

Dentro del contrato de servicios; en el que se especificara detalladamente lo acordado y se estipularan los tiempos de entrega, fechas de facturación y montos por factura. En este también se determinara si el contrato fijo o por horas, delimitando los máximos de horas y el costo como Onshore u Offshore adicionalmente se deberá detallar todo lo concerniente a gastos de viaje. Los pagos serán de acuerdo al contrato y siempre habrá un pago inicial o down payment al momento de la firma del contrato, contra factura de servicios; luego las facturas se realizaran mediante lo estipulado en el contrato y aprobación del director del proyecto encargado de determinado cliente.

Las facturas se enviaran de acuerdo a requerimientos de cliente con copia al departamento de ventas, departamento técnico, director de proyecto, cuentas por cobrar y departamento financiero; dentro de la empresa. De parte del cliente deberá llegar a todos los encargados de ser notificados de que la factura ha sido enviada y se deberá solicitar la aprobación de esta en un máximo de 72 horas.

Actividades:

Gestionar cartera de clientes.- Este departamento es el encargado de crear la necesidad de ampliar el proyecto presentado una idea para la mejora de la idea inicial con beneficios directos hacia el cliente indicado la posibilidad de mayor eficacia y eficiencia (rentabilidad) para este.

Captación de posibles clientes: EL departamento de ventas se deberá encargar de concretar las citas y contactos necesarios para la captación de futuros clientes, mediante recomendaciones, ingresos en el portal web, blogs, etc.

Presentación de propuestas: Las presentaciones de propuestas deben ser lo más acertadas y cercanas a la realidad de la empresa, en las que sean fácil de entender por el cliente inicial y en caso de que la propuesta ya pase al departamento técnico contar con el encargado de la empresa para demostrar solvencia y seguridad en el tema.

El vendedor deberá tener todo el conocimiento necesario de la realidad de la empresa al momento de presentación de la propuesta para la negociación de la parte económica.

De ser necesario en encargado de ventas solicitara n dialogo entre el cliente, departamento técnico y CEO. Para que las dudas del cliente sean aclaradas en su totalidad y exista una entera satisfacción de las partes.

Verificación de oferta: Una vez aceptada la propuesta inicial se realizaran los correctivos necesarios en conjunto con todos los encargados de la presentación final de la oferta al cliente y/o posible cliente, esta deberá tener el visto bueno del vendedor, departamento técnico y CEO.

Cierre del Negocio.: Con la firma del contrato se da por cerrado el negocio y se emite la primera factura para el down payment o security deposit según amerite de acuerdo a lo estipulado en el acuerdo firmado.

Variables de Control:

 El proceso es cumplido a cabalidad.

 Los cupos de ventas son los óptimos

 Se mantienen registros de los contratos firmados, las cancelaciones de contratos y las

propuestas enviadas.

Registros: todos los registros son guardados en forma digital y en servidores propios Registro de clientes nuevos y antiguos – Quickbooks, Confluence, Netsuite.

Registros de órdenes de compra y contratos - Confluence – Dropbox – Netsuite - CEO Facturas – Confluence – Dropbox – Quickbooks - Netsuite.

Documentos: Todos los documentos son guardados en forma digital dentro de los servidores