ETAPA DE EJECUCIÓN DE UN EVENTO
En esta etapa es cuando se pone en práctica todo lo planificado y la organización diseñada ejerce sus funciones para cumplir eficientemente con las actividades programadas para el evento.
Llevar a la práctica lo planificado no es sencillo, requiere de entrega del comité organizador a sus actividades. Además, el éxito del evento depende de que se respete la división de funciones y se apoye en lo posible a los demás.
Cada uno de los miembros del comité organizador debe conocer perfectamente sus responsabilidades y ejecutarlas eficientemente y con calidad.
La primera impresión que tienen los participantes sobre la organización del evento es un momento fundamental.
Desde que se inicia un evento todos los elementos son importantes. LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR UN EVENTO
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR UN EVENTO
Esta lista de seguimiento o chequeo (Cotejo), tiene como propósito que no se olvide ningún detalle en la planificación, organización y realización del evento. Siempre es útil tener una lista de seguimiento que incluya todas las necesidades y pormenores que hemos mencionado, como las funciones y acciones de cada una de las coordinaciones que forman el comité organizador.
La lista que se presenta, se debe adaptar dependiendo del tipo y magnitud de cada evento.
El tiempo de anticipación para empezar la organización de un evento nacional o internacional, dependerá de la magnitud y complejidad de éste.
Con base en las acciones que a continuación se numeran, hay que definir una ruta crítica para cada evento en particular, con el objetivo de proyectar el camino más corto para lograr las metas planificadas.
Es necesario elaborar una matriz en donde se pueda ver la interrelación de todas las acciones; hay muchas que dependen de la realización de otras, algunas son simultáneas o están ligadas en diferentes aspectos.
A continuación se presenta una lista con un orden lógico de la realización de un evento.
- Definición de objetivo, estructura de organización y fecha: Definir Objetivos
Políticas
Estructura Orgánica Comité organizador
- Definición de temática y elaboración de convocatoria y reglamentos: Seleccionar la temática general del evento
Seleccionar la temática de las mesas de trabajo Elaborar y publicar la convocatoria
Elaborar el reglamento general
- Fuentes de ingresos y financiamiento: Definir el monto de las cuotas de inscripción Confirmar patrocinios
Confirmar donativos
Definir el precio de venta de los módulos (en exposiciones) Otros ingresos
Pronóstico de ingresos por venta - Definición de la sede:
Definición de la ciudad sede
Selección de lugares (centros de convenciones, hoteles, etc.) Visitas para inspeccionar las instalaciones
Verificar el potencial de la sede para dar servicios de calidad a los participantes Definición de tarifas y descuentos de los arrendamientos, servicios, equipos y productos que se requieren
Selección de hoteles de apoyo
Definición, confirmación y contratación de lugares Entrega de anticipos
Obtención de permisos y licencias
- Selección de recursos materiales y servicios generales, solicitud de cotizaciones a proveedores:
Selección de proveedores
Selección de materiales adecuados Solicitar varias cotizaciones
Comparar condiciones Definición de proveedores Elaborar pedidos
Programar fecha de entrega
- Determinar posibles patrocinadores: Alimentos
Materiales
Eventos sociales y culturales Espectáculos y animación Hospedaje y alquiler de salones Instalaciones
- Definición y Elaboración de presupuestos:
Cotización de los lugares, servicios y materiales que se requieran Presupuesto de la coordinación general
Presupuesto de comercialización y difusión Presupuesto de operación
Presupuesto de relaciones públicas Presupuesto de apoyo técnico Presupuesto de organización
Presupuesto de la exposición
- Definición y elaboración de programas: Programa general de trabajo
Programa de actividades sociales
Programa de actividades para acompañantes Programa de difusión
Programa de actividades especiales
- Determinación del número de participantes e invitados: Determinar número aproximado de participantes
Determinar los invitados especiales
Elaborar el directorio de posibles participantes por persona, empresa o agrupación - Ponentes magistrales y de mesa de trabajo:
Determinar los ponentes magistrales y los ponentes de mesa Distribuir cartas informativas e invitaciones
Recepción de confirmación de expositores - Planificación del alojamiento:
Definir número de habitaciones necesarias por hotel Número de personas por cuarto
Definir lugar y forma de hospedaje del comité organizador Definir lugar y forma de hospedaje de los expositores
Coordinar con el personal del hotel para definir la operación del primer día de registro y asignación de habitaciones
- Estrategia de difusión en los medios de comunicación:
Elaboración del anteproyecto del spot (pautas) de radio, televisión y cine Presentación a los organizadores
Autorización de los spots Elaboración de los spots
Entrega de spots a las estaciones de radio y televisión
Definición y contratación de tiempo en radio, televisión y cine Programa de entrevistas en radio y televisión
Diseño de las inserciones para prensa y revistas Programa de inserciones en prensa escrita
Programa de inserciones en revistas especializadas Entrega de desplegados a periódicos y revistas Mandar boletines de prensa
- Difusión a través de correo directo y publicidad impresa: Rotulación de sobres para el envío de correspondencia Distribución de carteles
Envío de cartas informativas y publicidad del evento Envío de invitaciones al evento a posibles participantes Entrega de invitaciones a posibles ponentes magistrales
Entrega de invitaciones a posibles ponentes de mesa de trabajo - Invitación de representantes de los medios:
Selección de reporteros Contratación de reporteros Invitación a la prensa Radio
Televisión
Organizar ruedas de prensa, antes, durante y después del evento - Diseño y elaboración de impresos y materiales:
Determinar el diseño del logotipo, lema
Determinar la cantidad y calidad de cada uno de los impresos necesarios Carpetas Carteles Diplomas Folders (maletín) Folletos promocionales Gafetes (Portadistintivo) Hojas de registros Hojas membreteadas Invitaciones Papelería en general Personificadores (Triedros/identificadores) Recibos Mantas (textos) Señalización Materiales Auxiliares Obsequios
Reconocimientos en vidrios, piel etc.
Colocación de carteles en sitios estratégicos
Envío de invitaciones, folletos promocionales, boletines informativos - Determinar el personal necesario para el buen desarrollo del evento: Choferes Edecanes(vestuario) Fotógrafos Intérpretes Maestros de ceremonias Mansajería Operadores Secretarias Seguridad Servicios médicos Traductores Otros
- Reclutamiento, selección y capacitación del personal necesario para el desarrollo del evento:
Definir medios de reclutamiento
Hacer una descripción de puestos y perfiles Definir criterios para la selección del personal Capacitar específicamente sobre el evento
- Preparación del comité organizador y personal de apoyo: Definir objetivos
Proporcionar la descripción de responsabilidades Establecer procedimientos
Dar a conocer los programas generales
- Determinar el material de trabajo necesario para el desarrollo del evento: Alfileres Blocks Carpetas Ceniceros Cinta adhesivas Clips Cubiertas de mesa(paño) Diplomas Fólders Folletos Gafetes Grapas Jarras Lápices Ligas
Pancarta para la inauguración del evento Manteles
Obsequios
Papel blanco de varias medidas Plumas
Posters Recibos
Señalizaciones
Tarjetas de varias medidas Tijeras
Uniformes Vasos Velas
- Determinar el equipo necesario para el desarrollo del evento: Automóviles
Botiquín médicos para primeros auxilios Cables de extensión y contactos múltiples Cámaras de fotos y videos
Camionetas y camiones de pasaje y carga Computadoras PC e impresoras
Dictáfonos
Equipos de sonido
Equipo de traducción simultánea Fax
Fotocopiadoras
Fusiles de diferentes medidas Grabadoras
Linternas
Máquinas de escribir Micrófonos
Pantallas de acuerdo al tamaño requerido Pizarrones informativos
Proyector de transparencias Radios de Comunicación Retroproyector de acetatos
Rotafolios
Sistema cerrado de televisión Video Bean Data Show Teléfonos celulares Teléfonos Televisores Videocaseteras
- Determinar los servicios necesarios para el desarrollo del evento: Alimentos (salones, menús y mesoneros)
Bebidas calientes, frías, bocadillos y galletas Compaginado Engargolado Espectáculos Fotocopiado Fotografía Seguros Vídeo
- Recepción de cuotas y conformación de asistencia: Elaborar listas y hacer registro de participantes y cuotas Inscribir a los participantes y a sus acompañantes
- Recepción de ponencias: Inscribir a los ponentes aceptados
Recibir las ponencias
Analizar, clasificar y evaluar ponencias
Elaborar y mandar cartas de aceptación ó rechazo a ponentes Distribuir las ponencias por temas y mesas de trabajo
Fotocopiar ponencias
- Organización de las mesas de trabajo: Determinar número de mesas de trabajo
Determinar número de ponencias por mesa de trabajo Designar funcionarios y suplentes por mesa de trabajo Coordinar los materiales de trabajo
- Confirmación final de participantes y ponentes: Confirmar participantes
Confirmar invitados especiales Confirmar ponentes magistrales Confirmar ponentes por mesa Confirmar funcionarios por mesa Confirmar medios de comunicación Elaborar directorios
- Contratación y distribución de transporte:
Elaborar un plan de distribución y traslado del transporte Seleccionar transporte de pasaje y de carga
Contratar el transporte
Asignar participantes por transporte
- Distribución de participantes por hoteles. Distribución de participantes por hotel
Distribución de habitaciones a participante, ponentes, invitados especiales y medios de comunicación, según inscripciones
Asignación de habitaciones para el comité organizador, edecanes y personal de seguridad y apoyo
- Instalación de módulos: Módulos de información Mesa de registro
Módulo para ponentes magistrales y de mesa de trabajo Módulo para invitados especiales
Módulo para información sobre eventos sociales, culturales y especiales Módulo de servicios
Definir la ubicación de los módulos
Definir responsables en cada módulo de información y control - Instalación de centros de servicio:
Servicio médico Sala de prensa Sala para ejecutivos Guardería
- Envío de los grupos de trabajo a los lugares sede:
Organización del grupo Distribución del grupo
Asignación a centros de control Ubicación de lugares de trabajo Asignación de actividades
- Colocación y distribución de materiales en los lugares sede: Impresos Mantas Señalización Materiales Equipos Pizarrones informativos Jarras con agua
Ceniceros suficientes Identificadores (distintivos) Lápices, gomas y marcadores Sillas y mesas suficientes
- Definir sistemas de control: De acceso al evento Administrativo Financiero Lugares sede Transporte Hoteles
Eventos Sociales
- Elaboración de documentos:
Guiones para el maestro de ceremonias Boletines de prensa
- Creación de módulo de prensa: Equipos y materiales para el módulo Programación e integración de reportajes Seguimiento y control de entrevistas Conferencias de prensa
Entrega de boletines de prensa Entrega de discursos y conclusiones Servicios generales
- Simulacro:
Definir la ubicación física de los organizadores Hacer simulacros por cada actividad programada
Definir alternativas de acción en caso de que la planificación sufriera alguna desviación
- Recorrido de supervisión: Definir ruta y tiempo del recorrido Definir quienes asisten al recorrido Objetivos y procedimiento del recorrido
- Supervisión de auditorios y salones de trabajo: Verificar contactos de encendido y apagado de luces Servicios de limpieza
Letreros con los temas y nombres de los ponentes
Supervisar el tipo de montaje, que haya suficiente ventilación, luz y ausencia de ruidos en los salones
- Nombramiento de responsables por áreas y actividades. Recepción y registro
Hoteles y alojamiento Mesas de trabajo
Ceremonias de inauguración y clausura Transporte
Desayunos, Almuerzos y cenas Servicios de refrigerios
Información y medios de comunicación
Personal administrativo, de apoyo y protocolo Control y distribución de materiales de trabajo Presidium
Atención de ponentes magistrales y de mesa Invitados especiales
Información
- Asignación y traslado a hoteles: Asignar participantes en los transportes
Asignar participantes en los hoteles Distribuir habitaciones
- Distribución de hoteles y habitaciones a los participantes, ponentes, invitados y representantes de los medios de comunicación:
Asignar hoteles y habitaciones
Asignar número de personas por cuarto
Entregar habitaciones a ponentes magistrales, de mesa, invitados especiales, participantes y medios de comunicación
Entregar habitaciones para el comité organizador, protocolo y personal de apoyo Informar sobre la siguiente actividad
- Recepción en módulos de registro y centros de información y control:
Tener los muebles, equipos y materiales necesarios para las funciones del módulo Instalar al personal responsable de cada módulo
- Realización del cóctel de bienvenida: Definir local o salón
Escenografía
Programa del cóctel Alimentos y bebidas Grupos musicales Espectáculos Recepción de participantes Palabras de bienvenida 148
- Realización de la inauguración. Definir lugar
Escenografía Lista de invitados Distribución del salón Programa de inauguración Lista de invitados
Distribución del salón Programa de inauguración Discursos
Boletines de prensa
- Implantación del programa general de actividades: Ponencias magistrales
Ponencias de mesa de trabajo Eventos sociales y culturales Ruedas de prensa
Reuniones especiales Acompañantes
- Recopilación de conclusiones.
Recopilar las conclusiones por cada mesa de trabajo Redactar las conclusiones generales del evento
Mecanografiar e imprimir o fotocopiar las conclusiones Entregar a medios de comunicación
- Clausura del evento:
Elaborar discurso de logros alcanzados y conclusiones del evento Entregar constancias de participación
Clausurar formalmente el evento - Evento Social de clausura: Definir local o salón
Escenografía
Programa del evento Alimentos y bebidas Grupos musicales Espectáculos Recepción de participantes Palabras de despedida - Elaboración de la memoria: Recopilar información y fotografía Aprobar diseño
Hacer la impresión Coordinar la distribución
- Traslado de hoteles a medios de transporte:
Distribuir el transporte para llevar a los participantes a los aeropuertos y terminales de transporte terrestre