El ciclo (proceso) de planear probar-analizar aplicar Los catorce puntos constituyen el marco de actitudes y acciones

que hacen posible el proceso de transformación en general. Una vez que se identifica una área de oportunidad, un aspecto o proceso concreto que se desea mejorar, Deming recomienda la aplicación del ciclo de planear-probar-analizar -aplicar.

Siguiendo los pasos de este ciclo de p-p-a-a, se le da orden y dinámi- ca al proceso de transformación.

Identificar las causas de los problemas en las escuelas puede ser más difícil de lo que parece, aún para quienes se precian de una amplia experiencia en el medio. Se trata de identificar, en este caso a nivel de plantel (se puede intentar en niveles más amplios) los principales problemas y sus causas.

En esta primera etapa del ciclo, la de planeación, es muy conveniente allegarse la mejor información de cómo está

funcionando el sistema escolar, como funciona el plantel. Aunque aún no se disponga de las estadísticas específicas de cada proceso, resulta útil intentar la formulación de un diagrama de causa-efecto (diagrama de Ishikawa). Con este recurso gráfico se ilustran las rela- ciones entre el problema y las posibles causas de ese problema. Al desarrollar la gráfica se van identificando y ubicando cada uno de los elementos que inciden en el problema o resultado y allí se puede visualizar el conjunto de variables que influyen. Cada uno de los elementos debe ser objeto de análisis para saber cómo está cum- pliendo con la parte que le corresponde.

Adicionalmente se puede utilizar una gráfica de Pareto, o diagrama de barras. En ella se grafican los defectos o problemas asociados a un aspecto; ayuda a observar la frecuencia con que se presentan las fallas o problemas, cuál es el más frecuente y cuál el menos frecuen- te. De allí se pueden derivar prioridades para la acción de mejora. El uso de los diagramas ayuda a visualizar problemas y causas; para el análisis de los mismos se requiere el conocimiento de quienes están involucrados en la operación de todos los días.

A partir de la identificación de los problemas y sus causas, con la participación de la comunidad escolar: directivos, maestros, alum- nos y padres de familia, se decide cuales son los problemas priorita- rios para iniciar pasos en su superación. La comunidad escolar, debe enfocar su atención en las causas de los problemas más que en la búsqueda de fuentes o responsables a quienes echar la culpa. Se debe tener en mente el enfoque al usuario, al decidir sobre la problemática de la escuela. Entre los tipos de problemas que se pue- den analizar se encuentran: el bajo aprovechamiento de los estudian- tes, o la reprobación, específicamente el aprendizaje de las matemá- ticas o las inasistencias, las erratas en ortografía más frecuentes, la disciplina, etc. La experiencia ha mostrado cómo el trabajo en equi- po es uno de los aspectos que primero hay que lograr, antes de plan- tearse aspectos más ambiciosos.

Después de identificar el o los problemas, conviene analizar sus cau- sas y diferenciar las causas comunes (las achacables a la forma actual de trabajo en el sistema escolar, en la escuela) de las causas especiales (las que se presentan ocasionalmente, por factores muchas veces externos o extraordinarios).

Hay elementos del sistema escolar que están fuera del control de la comunidad escolar. Sin embargo, dentro de su espacio de control puede encontrar un amplio campo para la mejora, una cantidad sig- nificativa de áreas de oportunidad con las cuales dar pasos concretos en el camino hacia la calidad.

Con base en los elementos anteriores, identificado el problema y hecho el análisis de causas y razones, se está en condiciones de pro- poner una forma de dar solución al problema: "una teoría para me- jorar el sistema". En la etapa de probar se ponen en práctica la estra- tegia y soluciones convenidas o concentradas en un periodo de tiempo determinado.

En la etapa de probar se debe generar y recopilar información de manera sistemática, de tal forma que los resultados de aplicar la es- trategia convenida puedan ser estudiados. En esta etapa es muy im- portante que los responsables de aplicar lo acordado tengan muy claro lo que deben hacer y lleven registro de lo actuado y logrado.

Analizar es la tercera etapa en este ciclo. En esta etapa se evalúa y

analiza, de nuevo y de manera conjunta, la información recolectada para medir la mejora o el proceso de cambio. Después de haber observado cuidadosamente los cambios logrados, se debe decidir

sobre la forma de asegurar que la nueva forma de hacer las cosas se incorpore y se considere como parte del trabajo regular. Las solucio- nes a problemas como retardos e inasistencias frecuentes requieren el apoyo activo de los padres, ¿Cómo lograr que la puntualidad se vuelva un hábito?, ¿Cómo lograr que las tareas se cumplan?, ¿Cómo superar el bajo aprovechamiento en matemáticas o en inglés?. Se pasa así a la cuarta etapa, la de aplicar. Consiste en incorporar la mejora, las nuevas prácticas, los nuevos métodos en el trabajo del día con día; que se vuelvan prácticas regulares en el funcionamiento cotidiano del plantel.

La observación y el análisis del problema específico y de funciona- miento del sistema no terminan en este punto, de hecho el monitoreo del proceso debe ser permanente y estar nutriendo con un flujo de información relevante a la comunidad escolar.

Al asegurar que las mejoras se aplican de manera consistente se ten- drán elementos para sugerir otras mejoras posibles.

El tipo de soluciones que se plantean demandan el trabajo en equi- po, con las responsabilidades bien delimitadas, y con un alto espíritu de colaboración y apoyo mutuo. (El análisis de la operación de los diferentes subsistemas en la escuela es una base para empezar el esfuerzo en la búsqueda de la calidad; ver capítulo 3, punto 3.3.A.).

III

LA ESCUELA

Y LA

GESTIÓN ESCOLAR

9. La escuela como meollo de la cuestión. 10. Innovación y cambio en los centros escolares. 11. ¿Cómo organizar una institución centrada en la

participación?

12. El proyecto educativo del centro.

13. Criterios de orientación para el diseño, operación, seguimiento y evaluación del proyecto escolar. 14. La participación de la familia en la escuela.

O.C.D.E. "La escuela como meollo de la cuestión". En: Escuelas y calidad de la enseñanza. Informe internacional. Temas de educa- ción. Paídos, s/f pp. 165-170.

Nunca había sentido tan evidente el hecho de que la escuela antes que ser una gran casa con muchos pupitres, tableros y salones es una «trama» de maestros y estudiantes.