Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal 2008-

2008

Con fecha 10 de Septiembre de 2008, se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Decreto por el que se aprueba el Programa de Mejora de la Gestión (PMG) en la Administración Pública Federal para llevarse a cabo del 2008 al 2012, el cual es el instrumento que se enfoca a realizar mejoras que orienten sistemáticamente la gestión de las instituciones públicas y del Gobierno Federal al logro de mejores resultados.

Conforme a lo anterior, el Director General del Instituto nombró al Director Administrativo como responsable del PMG en la Institución y al Subdirector de la Unidad de Seguimiento y Evaluación Institucional como el Enlace Operativo, a fin de coordinar con las áreas administrativas las acciones para dar cumplimiento al citado programa. Para el 2008, se registraron ante la Secretaría de la Función Pública los compromisos del año 2009, en los siguientes sistemas:

-Desregulación.

-Mejora Regulatoria Interna. -Racionalización de Estructuras. -Atención y Participación Ciudadana. -Trámites y Servicios de Calidad. -Gobierno Digital.

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Asimismo, se integraron 4 grupos de trabajo con personal de Mandos Medios de las Direcciones de Prestaciones, Vigencia de Derechos y Control de Pago, Finanzas, Médica, Construcciones, Coordinación de Informática, Planeación e Innovación y Calidad (CIPIC), Jurídico, Administrativa y el Órgano Interno de Control, con objeto de contar con una visión integral de las operaciones de las diversas áreas y orientar las acciones requeridas en cada uno de los sistemas, para hacer más eficientes las operaciones del Instituto en beneficio del personal de las Fuerzas Armadas y sus Derechohabientes.

2009

Las actividades que se realizaron durante el año 2009 del Programa de Mejora de la Gestión en cada sistema fueron las siguientes:

Sistema de Desregulación.

Se revisaron los requisitos de los trámites y servicios que proporciona el Instituto para unificar diversos documentos oficiales, por lo que se actualizó la Guía de Trámites.

Informe de Rendición de Cuentas de la APF 2006-2012 Página 138 de 230 Sistema de Procesos Eficientes.

-Procesos sustantivos.

Se seleccionaron, analizaron y mapearon los procesos de Seguros de SECORE, SEVIMI y Seguro Institucional, donde se determinaron acciones de mejora para su agilización y mejor atención.

-Procesos Administrativos

Se registraron en el Sistema para la Medición de Cargas Administrativas (SIMCA) los productos administrativos, de Recursos Materiales, Recursos Financieros y Recursos Humanos, determinando la Secretaría de la Función Pública (SFP) porcentajes de reducción en sus actividades entre 10 y 40%.

Conforme a lo anterior, se revisó el proceso de Recursos Materiales para eliminar actividades que no agregaban valor, disminuir al personal que interviene en el proceso y eliminar el exceso de documentación.

Los procesos administrativos quedaron inmersos en los Manuales que la Secretaría de la Función emitió durante el 2010.

Sistema de Atención y Participación Ciudadana.

Se definió una Encuesta como mecanismo de atención y participación ciudadana Institucional, la cual se aplica en la Direcciones de Vigencia de Derechos y Control de Pago, correspondiente a la atención que se brinda en la Subdirección de Información, Orientación y Gestión y en la Dirección de Prestaciones en los trámites de Créditos Hipotecarios y al Servicio de Venta de Gavetas y Nichos.

Asimismo, se establecieron medios de verificación (usuario simulado), para evaluar la calidad de los trámites y servicios que brinda el Instituto, de manera presencial y telefónica.

Se definió a la Subdirección de Información, Orientación y Gestión, como el área principal en este Instituto para la Atención al Público de Trámites y Servicio.

Se realizaron evaluaciones al personal que Integra el área de Módulos adscrito a la Subdirección de Información, Orientación y Gestión, a fin de determinar si contaban con el perfil necesario para estar en el área de atención al público.

Se implementó una convocatoria de participación al personal del Instituto que reuniera el perfil para integrarse al área de Atención al Público, realizándose los cambios de área para reubicar al personal.

Informe de Rendición de Cuentas de la APF 2006-2012 Página 139 de 230 Se elaboró un programa de capacitación, dirigido al personal que atiende a público usuario, basado en las actitudes, conocimientos y habilidades (perfil).

Sistema de Mejora Regulatoria.

Se identificaron ocho áreas las cuales emiten o diseñan normatividad en el Instituto de acuerdo al formato de “Catálogo de Emisores”, establecido por la SFP.

Se elaboraron los Lineamientos por los que se establece el proceso de calidad regulatoria en el ISSFAM y el Manual de Operación y Actividades de Mejora Regulatoria del ISSFAM, siendo aprobados por el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI) en su sesión ordinaria número 03 del 31 de marzo de 2009.

El marco normativo interno se encuentra publicado y actualizado en la Normateca Interna del Instituto y en Internet, a fin de que sea consultado por el personal del ISSFAM y el público usuario. Esto en apego a los acuerdos establecidos en las 14 sesiones celebradas por el COMERI.

Se analizaron los anteproyectos normativos presentados por las diferentes áreas que integran al Instituto de acuerdo a los procesos de calidad regulatoria y de conformidad al Formato de Justificación Regulatoria emitido por la SFP, midiendo que cumplan con los siguientes atributos: eficacia, eficiencia, consistencia y claridad.

Se cumplió con la meta de revisar el 100% de la Normatividad que rige al Instituto en los años 2007, 2008 y 2009, de acuerdo al Programa de Mejora Regulatoria emitido por la SFP.

Se diseñó una encuesta de Percepción de Calidad Regulatoria, la cual fue aplicada a 25 documentos normativos aprobados durante el año por el COMERI, los resultados obtenidos fueron de 7 a 10, cubriendo los aspectos de eficacia, eficiencia, claridad y consistencia.

Sistema de Racionalización de Estructuras.

Se registró la estructura autorizada por la Secretaría de la Función Pública y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Se estableció un programa de trabajo, a fin de orientar la estructura organizacional del Instituto a resultados y de acuerdo al modelo de las Oficialías Mayores (MOM) o equivalentes.

Informe de Rendición de Cuentas de la APF 2006-2012 Página 140 de 230 Se integró y registró en el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones (PETIC) 2009, el proyecto denominado “Sistema de Orientación y Gestión de Trámites”.

Sistema de Trámites y Servicios.

Se actualizó el Inventario de Trámites y Servicios y se realizó el diagnóstico integral de los mismos.

2010

En el año 2010 el Programa de Mejora de la Gestión, se orientó al desarrollo de proyectos por parte de las Dependencias y Entidades del Gobierno Federal, por lo que se registraron y concluyeron los siguientes proyectos:

Regulación base cero a través de Comités de Remisión Normativa ISSFAM, el cual tuvo como objetivo, eficientar el desempeño organizacional del Instituto, mediante la eliminación y fusión de todas aquellas normas internas sustantivas, trámites y servicios que no agregaban valor a los usuarios o al Instituto, logrando disminuir las cargas administrativas.

Consolidación del Área Integral de Atención al Público, para evitar que los usuarios tengan que trasladarse a diversas áreas del Instituto, además de contar con un espacio más confortable y organizado, así como personal capacitado que pueda proporcionar información integral de trámites y servicios y atención de primera, este proyecto concluyó en el año 2011.

Se realizó un diagnóstico para diseñar un modelo de estructura orientada resultados, que pudiese optimizar la mejora de la gestión interna, identificando áreas de oportunidad y revisando el flujo de los procesos administrativos para mejorarlos y simplificarlos logrando el cumplimiento de las funciones institucionales.

Aseguramiento del proceso de la Regulación base cero administrativa ISSFAM, con el cual se garantizó la eliminación de las normas comprometidas en materia de los manuales administrativos de aplicación general, en las materias de Recursos Humanos, Recursos Materiales y Servicios Generales, Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, Obra Pública, Control, Transparencia, Tecnologías de la Información y Comunicaciones y Finanzas; para lo cual se realizaron diversas acciones para su implementación, difusión de las mismas y la capacitación del personal para su aplicación.

Informe de Rendición de Cuentas de la APF 2006-2012 Página 141 de 230 2011

En el año de 2011 dentro del Programa de Mejora de la Gestión, se obtuvieron los siguientes resultados de los siguientes proyectos, orientados a la eficiencia de procesos y atención a los usuarios:

El proyecto Consolidación del Área Integral de Atención al Público, se concluyó en julio de 2011, finalizando con la certificación del personal de área de atención al público, por lo que de un total de 16 empleados evaluados en este instituto 10 personas acreditaron al 100% y 6 no tuvieron la calificación mínima de 8 en el factor de “conocimientos generales relativos a la capacitación”.

Por lo anterior, este Instituto trabaja en la capacitación y detección de áreas de oportunidad para esta área.

En coordinación con las Secretarías de la Defensa Nacional y de Hacienda y Crédito Público, se desarrolla el proyecto Revisión de los Procesos de Haber de Retiro, Pensión y Compensación; con el objetivo de revisar los procesos operativos del retiro y del otorgamiento de los beneficios de haber de retiro, pensión y compensación, con el propósito de hacer eficiente su gestión y operación, impactando en el otorgamiento de los beneficios que se proporcionan a los militares que pasan a situación de retiro y sus beneficiarios, teniendo a diciembre de 2011 los siguientes avances:

- Se analizó el proceso de manera integral de Haber de Retiro, Pensión y Compensación por cada una de las Secretarías y el Instituto para determinar el tiempo real y áreas de oportunidad que permitirán reducir el tiempo en que se pagan dichas prestaciones.

- Se reforzó el área de la Dirección de Prestaciones del ISSFAM que es la encargada del Trámite de Haber de Retiro, Pensión y Compensación con 6 elementos (3 con perfil de abogado y 3 con experiencia en la revisión de los trámites), los cuales se les capacitó en el puesto.

- La Secretaría de Hacienda modificó el plazo en que emite sus sanciones, de 90 días a un período de 45 a 60 días.

- Se emitió una Directiva por parte del Secretario de la Defensa Nacional, en donde instruye a los Comandantes de Regiones y Zonas Militares que revisen y cotejen la documentación que obra en los expedientes del personal, verificando que ésta se encuentre elaborada correctamente y en caso de detectar alguna anomalía, realice las gestiones necesarias para subsanarlas.

Informe de Rendición de Cuentas de la APF 2006-2012 Página 142 de 230 - Se emitió un Acuerdo del Secretario de la Defensa Nacional en donde autorizó se

excluyera del proceso de Haber de Retiro, Pensión y Compensación, la autenticidad de la huella digital y número de matrícula que llevaba a cabo la Dirección General de Recursos Humanos.

Se registró el proyecto Cuotas de Recuperación de Unidades Habitacionales Militares y Navales, siendo su objetivo el de transparentar el manejo de las cuotas de recuperación para la ocupación de viviendas en Unidades Habitacionales Militares y Navales, propiedad del ISSFAM, así como de los servicios que pagan los usuarios por concepto de seguridad y mantenimiento de áreas comunes, el manejo del fondo revolvente y su comprobación.

De este proyecto, se obtuvieron los siguientes resultados:

- Se formalizó el contrato del servicio denominado “Bancomer Express” lo que facilitará de forma considerable la radicación del fondo revolvente a los administradores.

- Se integró en un solo proceso la administración, operación y control de las Unidades Habitacionales Militares y Navales propiedad del Instituto, delimitando funciones y facultades de las Direcciones de Construcciones, Finanzas y Administrativa.

- Con el objeto de transparentar los recursos recaudados de las Unidades Habitacionales Militares y Navales, se formalizó el mecanismo de captación de cuotas y manejo del fondo revolvente.

- Se capacitó a un total de 222 administradores de las Unidades Habitacionales Militares y Navales sobre el nuevo proceso de captación de cuotas, nuevos formatos, así como de la Normatividad Interna actualizada.

- Se autorizó un Programa de Supervisión para el año 2012 para visitar 15 Unidades Habitacionales, a efecto de conocer las condiciones reales de las mismas, el desempeño de los administradores en base a la atención a los usuarios, controles establecidos y manejo de los recursos.

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8. Programa Nacional de Rendición de Cuentas, Transparencia y