PROPUESTA PARA EL MACROPROCESO DE APOYO 107 

Como propuesta del macroproceso de apoyo para la gestión del conocimiento es necesario realizar las siguientes actividades:

12.6.1 Propuesta metodológica para el proceso de políticas

Para apoyar la gestión del conocimiento desde el aspecto de políticas es necesario trabajar a nivel institucional como a nivel de departamento. La metodología propone las siguientes actividades para tal fin:

• Concientizar a directivos y personal administrativo sobre la importancia de la implantación metodológica: Es necesario que los directivos a nivel de rectoría y de departamento tomen conciencia de la importancia del proyecto y encaminen sus esfuerzos a generar los espacios y las herramientas necesarios para que éste tenga éxito.

• Implementación de políticas organizacionales: Para lograr esto, es necesario que los jefes de departamento de sistemas expongan la necesidad de implementar la gestión del conocimiento organizacional ante las directivas de la Universidad, en la cual se expongan los beneficios y el impacto que esto trae sobre todos los procesos de la Universidad EAFIT, de modo que se generen cambios que permitan la gestión del conocimiento.

• Implementación de políticas Internas: Se deben implementar políticas internas en el departamento de sistemas que permitan construir objetivos comunes, con el fin de canalizar todos los esfuerzos del personal que labora en el DIS hacia una meta común, lo cual ayuda a mejorar no sólo el interés por gestionar el conocimiento en el departamento, sino también a definir y generar proyectos e investigaciones conjuntas entre profesores de diferentes áreas del departamento, con el fin de que el nuevo conocimiento que se produzca sea compartido entre toda la organización.

12.6.2 Propuesta metodológica para el proceso de definición formal de procesos

Para que la gestión del conocimiento pueda ser apropiada correctamente en el DIS es necesario inicialmente realizar un trabajo de formalización de los procesos que se tienen actualmente en el departamento. Como propuesta se presentan las siguientes actividades:

• Documentar los procesos del DIS: Se identificó que a pesar de que los procesos existen en el departamento, no están documentados formalmente,

por lo tanto solo es de conocimiento de las personas encargadas de manejar la parte administrativa y de currículo del departamento. Para mejorar este aspecto es necesario que se canalicen los esfuerzos en documentar los procesos.

• Distribuir los procesos: Se deben buscar herramientas que permitan a los miembros del departamento conocer los procesos que se llevan a cabo, de modo que exista una retroalimentación que permita no solo identificar y mejorar los procesos existentes, sino también tener un control de las actividades que se llevan a cabo en el departamento y que pueden entorpecer la correcta apropiación de la gestión del conocimiento en el departamento.

• Generar planes de acción para el cumplimiento de la definición de los procesos: Luego de estar implantados los procesos es necesario generar planes que permitan tener un control sobre los mismos y velar por el cumplimiento de las actividades que se desarrollan en cada uno.

12.6.3 Propuesta metodológica para el proceso de liderazgo

Para que el presente proyecto de gestión del conocimiento pueda ser implementado con éxito en el departamento, es necesario que existan mecanismos que permitan que el proyecto pueda ser liderado eficientemente. Para esto se propone realizar las siguientes actividades:

• Identificar líderes: Es necesario que existan personas identificadas con el proyecto y que estén dispuestas a aportar y mejorar la gestión del conocimiento en el departamento. Estas personas tendrían la responsabilidad de ser los promotores de las ideas y actividades del proyecto dentro del departamento y serian las personas encargadas de encaminar a todo el personal sobre objetivos comunes.

• Gestionar actividades asociadas a la metodología: Entre las tareas que se deben realizar están gestionar y velar por el cumplimiento de las diferentes actividades que la implantación de una nueva metodología incluiría en el día a día, entre éstas se pueden destacar la revisión y obtención de recursos que administren las diferentes herramientas y canales de comunicación para que se apropien de éstas y se tenga una administración que permita una constante actualización,

• Establecer estándares: El líder deberá proponer y establecer estándares que permitan sacarle un mejor provecho de las reuniones que se llevan a cabo dentro del departamento, de modo que el conocimiento que se genere sea bien distribuido. Esto se puede realizar mediante actas y un proceso formal que se elabore para tal fin.

• Programar reuniones de retroalimentación: El líder deberá generar reuniones periódicas de retroalimentación, donde se generen métricas, resultados de la metodología implantada y se establezcan metas para cumplir.

12.6.4 Propuesta metodológica para el proceso de comunicación

Para que la metodología propuesta tenga una propagación adecuada dentro del DIS, es necesario realizar un esfuerzo para mejorar aspectos de la comunicación interna, lo cual se puede alcanzar mediante la realización de las siguientes actividades:

• Concientizar al personal de la importancia de la comunicación: Se debe concientizar a los profesores y al personal del área para que se sensibilicen de la necesidad de la comunicación entre las diferentes áreas del departamento. • Desarrollar eventos y capacitaciones: Se deben dictar capacitaciones donde

se reúna todo el personal y se explique la necesidad de la comunicación efectiva, además de realizar talleres que permitan enseñar las maneras

adecuadas de comunicación bien sea por medios escritos, verbales o electrónicos.

• Establecer mecanismos de comunicación efectivos: Se deben establecer mecanismos de comunicación efectivos que permitan la comunicación entre áreas de manera simple y rápida.

• Separar la información relevante: La comunicación que se efectué entre el personal debe ser información relevante, se debe tener conciencia de transmitir solo la información que se considere importante para el departamento.

• Revisar y proponer herramientas: Las herramientas que se tienen como correo y foros es necesario explotarlas al máximo y saberlas utilizar, por ello se deben revisar y hacer los ajustes pertinentes según aplique para hacer más efectivas estas herramientas, además se deben proponer nuevas herramientas y estrategias que permitan que la comunicación sea más efectiva.