Recepción y Orden de Dinero. Para el proceso de recepción de giros en particular se recomienda la asignación de recursos financieros suficientes para la optimización del proceso, teniendo en cuenta la planeación estratégica y los procesos secuenciales para poder contar con los recursos suficientes y oportunos que permitan implementar todas las estrategias orientadas al logro de los objetivos de la organización.
Procesamiento de la Información del Mandato de Pago. Este proceso es el que determina la efectividad de la transacción por lo cual es de vital importancia garantizar canales alternos de comunicación que permitan el envío del dinero en caso de presentarse alguna eventualidad en la zona o localidad donde se encuentre ubicado el punto de servicio de origen, teniendo en cuenta que la mayoría de puntos de servicio se encuentran en zona roja del territorio nacional es conveniente diseñar un plan alterno para el envío o traslado de grandes sumas de dinero a municipios cercanos en donde el riesgo sea menor, todo esto con el fin de garantizar la prestación oportuna del servicio al cliente y la conservación del patrimonio que garantiza la supervivencia de la organización.
Entrega del Dinero o Pago del Giro Postal. Finalmente este proceso equivale al momento de verdad entre el cliente y la organización, por lo cual debe ser mayor aprovechado, mostrando una imagen agradable, seria y creíble que asegure que dicho cliente volverá a usar el servicio, en este proceso es vital el cumplimiento de los requerimientos del remitente para el pago al destinatario por lo cual se recomienda invertir en un software que permita la comunicación rápida para la correcta prestación del servicio, lo cual disminuirá costos debido al bajo índice de quejas y reclamos generados por la demora en la prestación del servicio, además la potencia de dicho software garantizaría de alguna manera la apertura de nuevos mercados debido a la expansión que podría darse si el flujo información permite ampliar la cobertura a nivel nacional.
Finalmente será necesario retroalimentar a los colaboradores sobre los resultados de las mejoras logradas, entrenarlos para mantener y mejorar la calidad alcanzada y poder cerrar los ciclos de mejoramiento propuestos, con el fin de fortalecer y compartir el aprendizaje organizacional para crear una organización capaz de prepararse y adaptarse a las oportunidades y requerimientos del entorno, mantener y mejorar la calidad alcanzada.
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ANEXOS
Anexo A. Encuesta
9.¿Usted planea y programa sus actividades teniendo en cuenta la contribución que estas deben proporcionar al logro de los objetivos estratégicos de la organización?, ¿de que forma y con que frecuencia realiza la programacion de sus actividades? (Cuando se habla de un objetivo estratégico estamos hablando de un resultado que queremos alcanzar a largo plazo (más de un año) inspirados en la visión para cumplir con la Misión.)
7.¿ha recibido la preparación necesaria tanto en los aspectos propios de su puesto como de la empresa?
8. ¿Tiene usted una actitud adecuada hacia el trabajo que desempeña acorde con los valores organizacionales?
6. ¿Identifica las competencias necesarias para obtener éxito en su área de responsabilidad para contribuir al cumplimiento de los objetivos organizacionales?
5. ¿conoce el sistema de información de la organización L&M donde se registran los datos de la empresa y se miden los resultados de cada área y tiene acceso a el?
4. ¿Su responsabilidad en la ejecución de la estrategia de la organización es medible o evaluada continuamente para verificar que este
cumpliendo con el logro de los objetivos de la organización, su visión y estrategia?
3. ¿Cual es su papel en la ejecución de la estrategia de la organización? 2. ¿sus funciones contribuyen al logro de los objetivos y planes de la organización?
RESPONDA CONCRETAMENTE DE ACUERDO A SU SITUACION