Recomendaciones Generales para la Inducción al Cargo

Al ingresar a una organización, las personas se comprometen con ésta en cuanto al cumplimiento de normas y realización de funciones previamente establecidas, no obstante, es fundamental dar a conocer explícitamente dichas condiciones desde el ingreso a la Organización.

El periodo de prueba es el tiempo en el que también es llevado a cabo el proceso de inducción al cargo, en el que se suministra más detalladamente y en el día a día información sobre reglamentos, instalaciones, descripción del cargo, responsabilidades y demás.

El jefe inmediato ubicará al nuevo colaborador en su puesto de trabajo, lo presentará a sus compañeros, le dará a conocer la línea de mando, sus responsabilidades, objetivos, tareas, funciones y responsabilidades, en este espacio, se llevan a cabo las siguientes acciones:

Presentación a las personas de los cargos directivos o superiores inmediatos, de acuerdo al nivel del cargo.

Explicación de las funciones y objetivos generales del área y cual es la contribución a cada una de ellas desde el puesto de trabajo que la persona entra a ocupar.

Conocimiento de las áreas con las cuales tendrá mayor relación desde la realización de sus funciones.

Explicación sobre los equipos que utilizará como herramientas para llevar a cabo su trabajo. Conocimiento de las posibilidades de capacitación y carrera que puede desarrollar desde el

puesto de trabajo que ocupa.

Entrega en forma física del manual de funciones, el cual deberá estar acompañado de la toda la información técnica suficiente de cómo llevar a cabo cada una de las funciones otorgadas. Proporcionar retroalimentación adecuada al nuevo empleado sobre la calidad de su

desempeño.

Dar claridad sobre las personas de las cuales recibirá órdenes, a quien le solicita los permisos o autorizaciones especiales (como licencias).

Se requiere que la persona encargada del entrenamiento del nuevo empleado tenga suficiente claridad sobre las funciones e interrelaciones que se establecen desde el cargo que la persona entra a ocupar, por ende es muy importante que el proceso sea llevado a cabo por el jefe inmediato, ya que éste podrá dar más claridad en cuanto a lo que se espera del nuevo empleado, así mismo, se requiere tener presente que la nueva persona aunque pueda poseer el conocimiento

técnico, requiere de paciencia, apoyo y retroalimentación para acoplarse a las tareas y al ritmo de trabajo manejado dentro de la empresa.

De acuerdo con lo establecido en el manual de políticas y procedimientos para la administración de las relaciones con el Talento Humano, para el área comercial, se deberá “realizar una salida con el vendedor de la zona más cercana para que conozca el negocio, así mismo, debe tener conocimiento de una droguería de la cadena y la oportunidad de intercambiar y conocer el negocio con los dependientes”.

Para el personal en general es importante que se realice una inducción en el software especializado que se maneja dentro de la empresa, sin embargo, es importante realizar esta labor antes de asignar a la persona en su puesto de trabajo o respectivo punto de venta, en cuanto a los puntos de venta es importante realizar el proceso como mínimo durante un día con el personal que ingresa a las droguerías ubicadas en población.

Se debe realizar un entrenamiento especial en el sistema al personal que ingresa a dirigir o coordinar el área de sistemas o informática, puesto que es un conocimiento específico, propio de la organización y no depende de la preparación académica de la persona, este aspecto será coordinado por la dirección general o en su defecto por el director nacional de telecomunicaciones o sistema POS de la organización, el proceso debe desarrollarse antes de iniciar las labores del nuevo colaborador dentro de la empresa.

5. Reinducción

El proceso de reinducción tiene como objetivo actualizar a las personas en cuanto a cambios importantes que ha sufrido la empresa en los últimos años, y que no son bien conocidos por todos sus miembros, estos cambios se refieren a procesos nuevos, cambios en la estructura de la

organización: creación de nuevos puestos o áreas de trabajo, mejoramientos o transformaciones en procesos, cambios en la estrategia de la organización, nuevos productos o servicios, implementación de nuevas políticas que afecten o impacten a las personas, implementación de nuevos sistemas de información o de nuevas tecnologías, determinación de indicadores de gestión, entre otros.

Con el proceso de reinducción se contribuye a la formalización de la comunicación, puesto que se pretende dar información de primera mano a los colaboradores antiguos sobre cambios y transformaciones que ha tenido la empresa para la cual trabajan, por ello el proceso se llevará a cabo con un lapso de tiempo de dos años o de acuerdo al momento y la magnitud de los cambios se hará en los meses siguientes a las modificaciones dadas al interior de la empresa, teniendo en cuenta el tiempo transcurrido entre el proceso de reinducción anterior y las nuevas modificaciones.

En los procesos de reinducción se descartará la participación de las personas que se han integrado al grupo de trabajo en el último año debido a que se espera que la información haya sido suministrada durante el proceso de inducción general dado en el momento que ingresaron a la organización. En consecuencia, los programas de reinducción deberán impartirse para todos los empleados antiguos, y debe ser dirigido con el objetivo de actualizarlos en relación con las políticas administrativas y fundamentalmente a reorientar su integración a la cultura organizacional.

La necesidad de llevar a cabo dicho proceso será determinada por la persona encargada del área de Talento Humano junto con la persona que lleva a cabo el proceso de inducción general, siendo importante que esta última independientemente de su tiempo en la empresa esté al tanto de

los cambios y modificaciones que la empresa haya sufrido en los últimos meses y tenga suficiente conocimiento de la empresa que le posibilite brindar información clara y completa.

Dada la importancia del proceso de reinducción, éste se llevará a cabo en forma colectiva y presencial, con apoyo de ayudas audiovisuales y un folleto que resuma la información suministrada pueda ser entregada a cada participante al final del encuentro. Su programación debe realizarse con anticipación y requiere contar con fecha, lugar, hora, duración aproximada, personas encargadas de desarrollar el proceso, personal que se encuentra en la obligación de asistir, forma de evaluación, el material impreso suficiente para cada uno de los participantes, entre otros, todo lo anterior debe ser previo al momento del encuentro para asegurar su organización.

Al igual que el proceso de inducción general, el proceso llevado a cabo como reinducción deberá ser evaluado por la persona encargada de desarrollarlo, con el fin de conocer el grado de asimilación de la información suministrada por los participantes y conocer hasta qué punto los objetivos del programa fueron alcanzados.

Objetivos del Programa de Reinducción

La reinducción, en concreto, busca crear un espacio para que los colaboradores:

Se enteren de las reformas en la organización y dimensionen cual es el impacto que los cambios pueden tener en sus funciones y en sus puesto de trabajo.

Se renueven frente a los cambios estructurales y culturales de las diferentes áreas de la organización y el personal que las conforma.

Reflexionen sobre los valores y principios propios de la cultura organizacional, y renueven su compromiso con la práctica de los mismos, al igual que fortalezcan el sentido de pertenencia e identidad con la empresa.

Se informen sobre las nuevas disposiciones en materia de administración del Talento Humano acogidas por la empresa.

Se informen sobre los logros alcanzados por la organización, en los que ellos mismos han participado.

Nota: Los puntos a desarrollar dentro del proceso de reinducción corresponden a todos aquellos que conforman el proceso de inducción general, con las modificaciones en la información que las transformaciones particulares de la empresa ameriten.