UNIDAD III: ESTUDIO TÉCNICO, ESTUDIO LEGAL Y ESTUDIO ORGANIZACIONAL
5 Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
Es el documento técnico normativo de gestión, que formaliza la estructura orgánica de la empresa, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilida- des.
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LECTURA SELECCIONADA N.° 2
Texto: Preparación y Evaluación de Proyectos:
Autor: Nassir Sapag.
Pág. 226-229.
EFECTOS ECONÓMICOS DE LOS ASPECTOS ORGANIZACIONALES
La importancia y repercusión que las variables analizadas en los capítulos anteriores tie- nen en la preparación y la evaluación económica de un proyecto de in-versión resultan obvias. No sucede lo mismo con el estudio organizacional, el cual, al no ser lo suficien- temente analítico en la mayoría de los estudios, impide una cuantificación correcta de las inversiones y los costos de operación originados para efectos de la administración del proyecto, una vez que éste se implemente.
En varias oportunidades se ha insistido en la necesidad de simular el funciona- miento del proyecto para medir eficazmente los desembolsos que éste generará. La proyección física de oficinas y su equipamiento para calcular las inversiones en construcción y de- coración; el nivel de los cargos ejecutivos para calcular el costo de las remuneraciones y los procedimientos administrativos para calcular el costo de los gastos indirectos son algunas de las variables que se evaluarán en el proyecto.
El objetivo de este capítulo es presentar los criterios analíticos que permitan enfren- tar de mejor manera el análisis de los aspectos organizacionales de un proyecto, los procedimientos administrativos y sus consecuencias económicas en los resultados de la evaluación.
EL ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
En cada proyecto de inversión se presentan características específicas y normal- mente únicas, que obligan a definir una estructura organizativa acorde con los requerimientos propios que exija su ejecución.
Diversas teorías se han desarrollado para definir el diseño organizacional del proyecto. La teoría clásica de la organización se basa en los principios de administración propues- tos por Henri Fayol: a) el principio de la división del trabajo para lograr la especializa- ción; b) el principio de la unidad de dirección que postula la agrupación de actividades que tienen un objetivo común, bajo la dirección de un solo administrador; c) el princi- pio de la centralización, que establece el equilibrio entre centralización y descentraliza- ción, y d) el principio de autoridad y responsabilidad.
La teoría de la organización burocrática, de Max Weber, señala que la organización debe adoptar ciertas estrategias de diseño para racionalizar las actividades colectivas. Entre éstas se destacan la división del trabajo, la coordinación de las tareas, la delega- ción de autoridad y el manejo impersonal y formalista del funcionario.
La tendencia actual, sin embargo, es que el diseño organizacional se haga de acuerdo con la situación particular de cada proyecto.
Para alcanzar los objetivos propuestos por el proyecto es preciso canalizar los esfuerzos y administrar los recursos disponibles de la manera más adecuada a dichos objetivos, cuya instrumentación se logra por medio del componente administrativo de la organi- zación, el cual debe integrar tres variables básicas para su gestión: las unidades organiza- tivas, los recursos humanos, materiales y financieros, y los planes de trabajo.
Todas las actividades que se requieran para la implementación y operación del proyecto deberán programarse, coordinarse y controlarse por alguna instancia que el estudio del proyecto debe prever. La estructura organizativa que se diseñe para asumir estas tareas tendrá relevancia no sólo en términos de su adecuación para el logro de los objetivos previstos, sino también por sus repercusiones económicas en las inversiones iniciales y en los costos de operación del proyecto. Para garantizar que los resultados de la evalua- ción se basen en proyecciones rea-listas, deberán cuantificarse todos los elementos de costos que origine una estructura organizativa dada.
Las estructuras se refieren a las relaciones relativamente fijas que existen entre los pues- tos de una organización, y son el resultado de los procesos de división del trabajo, de-
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partamentalización, esferas de control y delegación. La departa-mentalización combina y agrupa los puestos individuales de especialización lo-grados por la división del trabajo. Este factor es determinante de la estructura organizativa de la empresa que crearía el proyecto y, por tanto, de la cuantía de las inversiones y los costos asociados con él. Los tipos más comunes de departa-mentalización son por funciones, territorios, productos, clientes o mixtos. Todos ellos agrupan trabajos de acuerdo con algún elemento común. La esfera de control determina el tamaño adecuado de unidades subordinadas a cargo de un supervisor en cada uno de los niveles de esa organización. Es importante, para ello, considerar bajo una esfera de control la similitud de funciones, la proximidad geográfica de los subordinados, la complejidad de las funciones y el grado de dirección y control requerido por los subordinados.
Respecto de la delegación, se han propuesto algunas fórmulas para calcular la manera más adecuada de distribuir la autoridad y descentralizar la toma de decisiones. Sin em- bargo, la situación particular de cada proyecto será la que en definitiva dé las pautas de acción.
La teoría administrativa ha desarrollado métodos de distinta complejidad para definir la estructura de una organización. No obstante, la apreciación personal del responsable final de la ejecución del proyecto, que difícilmente será quien realice el estudio previo, configurará la estructura definitiva. El estilo de dirección obliga a flexibilizar la estruc- tura organizativa por constituir una variable contingente e incontrolable desde el punto de vista del proyecto. Donde más se manifiesta esta situación es en el ámbito de control de cada cargo, que determina la cantidad de unidades que dependen directamente de un cargo superior.
De lo anterior se deduce que difícilmente lo que pueda preverse en el nivel de estudio se ha de concretar en la implantación del proyecto. Sin embargo, existen normas y criterios que permiten una aproximación confiable de la composición de la estructura, basados en criterios de racionalización administrativa que contribuyen a la elaboración de flujos de caja más reales para la evaluación del proyecto.
Puesto que el objetivo de un estudio de proyectos es determinar la viabilidad de realizar una inversión, muchas veces no se justificará una exactitud exagerada en la determi- nación de la estructura y sus costos. Sin embargo, deberán tomarse en consideración algunos elementos básicos que faciliten la aproximación de los resultados a los niveles que el proyecto justifique.
Aunque el resto del capítulo se dedica al análisis de estos aspectos, el estudio organi- zacional no debe tomarse como una unidad aislada de los otros estudios del proyecto; por el contrario, sus resultados están íntimamente relacionados con aquellos que se originan en los otros estudios y, por tanto, deberá existir una realización coordinada y complementaria entre ellos, como se dejó de manifiesto en el capítulo 2.
EFECTOS ECONÓMICOS DE LAS VARIABLES ORGANIZACIONALES
Durante la preparación del proyecto, el estudio de las variables organizacionales mani- fiesta su importancia en el hecho de que la estructura que se adopte para su implemen- tación y operación está asociada con egresos de inversión y costos de operación tales que pueden determinar la rentabilidad o no rentabilidad de la inversión.
El diseño de la estructura organizativa requiere fundamentalmente la definición de la naturaleza y el contenido de cada puesto de la organización. Al caracterizar así cada cargo de ella, podrá estimarse el costo en remuneraciones administrativas del proyecto. Para hacerlo será preciso diseñar las características del trabajo y las habilidades necesa- rias para asumir los deberes y las responsabilidades que le corresponden.
La organización que asuma el proyecto tiene una doble influencia económica en su evaluación: un efecto directo en las inversiones y en los costos asociados en un tamaño específico de operación, y un efecto indirecto en los costos de operación derivados de los procedimientos administrativos asociados con tamaño, tecnología y complejidad de la estructura organizativa diseñada.
El efecto sobre las inversiones se manifiesta por la necesidad de disponer tanto de una infraestructura física (oficinas, salas de espera, estacionamientos, etcétera), adecuada a los requerimientos del proyecto, como del equipamiento para su operación. La ope- ratividad de la estructura, a su vez, implica la utilización de una serie de recursos como mano de obra, materiales y otros. Todo esto también dependerá de las múltiples decisio- nes que se tomen en la etapa de preparación del estudio, que guardan relación con el carácter permanente o transitorio del proyecto, por ejemplo, o con el tipo de recursos, propios o externos, para su implementación.
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El efecto indirecto se deriva de los costos de funcionamiento ocasionados por los pro- cedimientos administrativos diseñados en función de la estructura organizativa previa- mente definida.
En cuanto al estudio de mercado, las conclusiones respecto de canales de distribución, fuerza de ventas o sucursales, entre otras, darán base a definiciones de carácter admi- nistrativo. Lo mismo sucede con las decisiones tomadas respecto de la localización del tamaño e incluso del costo de los procedimientos administrativos. Para buscar el grado óptimo, todas estas decisiones han debido considerar el efecto del costo de administra- ción y, a su vez, las decisiones de carácter organizacional deben tomar como dato los resultados de los estudios de localización, de tamaño, de procedimiento administrativo, etcétera. Más que una relación secuencial, en la mayoría de los proyectos se presenta una relación de simultaneidad en las decisiones. Sólo así podrá optimizarse el resultado global de la proyección.
Aparentemente, cuanto mayor sea la envergadura del proyecto, mayor será el tamaño de la estructura organizativa. Sin embargo, también aquí es posible apreciar la existen- cia de economías de escala, puesto que el número de personas encargadas de la admi- nistración crece en menor proporción que la organización.
El análisis organizacional deberá considerar la posibilidad de su estructura diferente a la de operación definitiva para la implementación del proyecto. Al tener características disímiles, requerirán costos también distintos.
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GLOSARIO DE LA UNIDAD III
Tecnología: Es necesario evaluar las distintas alternativas tecnológicas en el mercado para producir un producto o generar un servicio. Los adelantos pueden dar origen a nuevas formas de producir lo mismo, a cambios en la forma de consumo, a la aparición de necesidades que anteriormente no se justificaban, o a la potencial sustitución de productos obsoletos.
Insumos: son las “materias primas” de un proyecto para producir los resultados propues- tos. Los insumos son todos los recursos que se van a usar en el proyecto en términos de presupuesto.
Productos: son los entregables de cada actividad y nacen de los indicadores y de su fuente de verificación como por ejemplo: cartillas, estudios, diagnósticos, portafolio de productos, entre otros.
Proceso: Como se organiza el trabajo para agregar valor.
Serie de actividades relacionadas entre sí que convierten insumos en productos.
Productividad: Capacidad de producir más bienes o servicios con menos recursos.
Gastos de Administración: Gastos utilizados en el área administrativa de una organiza- ción o empresa.
Gastos de Ventas: Gastos utilizados en el área de ventas de una organización.
ECONOMÍAS DE ESCALA: Son las que se derivan del crecimiento de la empresa, y se deben a diferentes factores: especialización del trabajo ante un volumen creciente de producción, empleo de equipos más eficientes y tecnologías más modernas, rendimien- tos debido a los procesos paralelos de compra, ventas, almacenaje, y procesos adminis- trativos. Cuando el costo promedio del producto disminuye al aumentar la producción.
Impactos Ambientales: Identificación, clasificación y juicio de valor cuanti - cualitativos de los efectos causados por proyecto sobre el medio ambiente.
Obligación Tributaria: Es aquella que esta englobada dentro de la relación jurídico- tributaria, que surge como consecuencia de la aplicación de los tributos. Si se incumple la obligación tributaria, viene la sanción tributaria.
Marco Legal de una Empresa: Es el conjunto de normas por la cual se rige una empresa. Este dependerá del tipo y giro con el cual se encuentre creado dicha empresa.
Organización: Ente económico o empresa. Función administrativa que consiste en de- sarrollar una estructura de las tareas a realizar para lograr los objetivos y metas e identi- ficar las tareas estructurales con individuos específicos (cargos) mediante la asignación de autoridad y responsabilidad.
INDECOPI: Es el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual. Tiene como funciones la promoción del mercado y la pro- tección de los derechos de los consumidores.
Diagrama de Gantt: es una herramienta de planificación que permite proyectar de for- ma horizontal las actividades propuestas a través de un tiempo determinado para cada una de ellas, sea este medido en días, semanas o meses.
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BIBLIOGRAFÍA DE LA UNIDAD III
Asociación Pro Inversión y Desarrollo. (2002). Manual para la formula-ción y evaluación de proyectos de Inversión. Biblioteca UCCI: R338.1 A81 2000.
Baca Urbina, Gabriel. (2010). Evaluación de Proyectos. Editorial McGraw-Hill/Intera- mericana Editores, S.A.
Foppiano Rabinovich, Gino. (2013). Formulación y Evaluación de Proyec-tos. Editorial ISIL. Lima-Perú.
Ministerio de Economía y Finanzas. www.mef.gob.pe
Sapag Chain, Nassir. (2008). Preparación y Evaluación de Proyectos. Edi-torial Mc. Graw Hill. Quinta Edición.
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AUTOEVALUACIÓN DE LA UNIDAD III
INSTRUCCIONES:
Lea atentamente las siguientes preguntas y marque la alternativa que considere correc- ta.
1. Es el conocimiento científico que combina la mano de obra, las maquinarias, los métodos y los procesos para producir bienes o servicio para el mercado objetivo.
a) La ingeniería del proyecto.
b) La tecnología
c) El proceso productivo
d) El estudio Técnico.
2. Son todos aquellos costos involucrados en el proceso de conversión tales como la electricidad, el mantenimiento de planta, los lubricantes, etc.
a) Costos Directos de fabricación.
b) Materia prima directa.
c) Suministros
d) Costos fijos.
3. Son los nombres o dibujos que usan los proveedores para diferenciar sus produc- tos. Para que el consumidor conozca e identifique el producto, éste, debe ser dife- renciado de alguna manera de otros iguales que existen en el mercado.
a) La razón Social.
b) El Isologo
c) La marca
d) El Slogan
4. Señala que la organización debe adoptar ciertas estrategias de diseño para racio- nalizar las actividades colectivas. Entre éstas se destacan la división del trabajo, la coordinación de las tareas, la delegación de autoridad y el manejo impersonal y formalista del funcionario.
a) La teoría clásica de la organización
b) El principio de la unidad de dirección
c) El principio de la división del trabajo
d) La teoría de la organización burocrática.
5. Combina y agrupa los puestos individuales de especialización logrados por la divi- sión del trabajo.
a) La departamentalización.
b) El flujograma
c) El proceso productivo
d) El principio de centralización
6. Una empresa que tiene más de 20 socios o accionistas de acuerdo a la ley de socie- dades se clasifica como.
a) E. I. R. L
b) S.A.C
c) S.A.A
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Recordatorio Anotaciones 7. Marque la alternativa que CORRESPONDE a Inversiones en Activos Intangibles.
a) Formalización Empresarial
b) Personal Administrativo
c) Personal de Ventas.
d) Publicidad Permanente
8. Es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, responsabilidades, atribucio- nes, los requisitos y las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación de los cargos.
a) El Flujograma.
b) El Expediente Técnico.
c) El Manual de Organización y Funciones.
d) El Estudio Organizacional.
9. Se define como una asociación voluntaria, duradera y organizada de personas que ponen en común un fondo patrimonial con el objeto de colaborar en la explo- tación de una empresa y guiados por un ánimo de lucro personal a través de la participación en el reparto de las ganancias que se obtengan.
a) Directorio.
b) Sociedad.
c) Junta de Accionistas.
d) Organización.
10. Necesidad de determinar la inexistencia de trabas legales para la instala ción y operación normal del proyecto.
a) Viabilidad Legal.
b) Estudio de la Localización.
c) Viabilidad Técnica.
d) Estudio de Gestión.
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UNIDAD IV: ESTUDIO ECONÓMICO Y EVALUACIÓN DEL
PROYECTO.
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DIAGRAMA DE PRESENTACIÓN DE LA UNIDAD IV
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ORGANIZACIÓN DE LOS APRENDIZAJES
CONOCIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ACTITUDES
Tema N.°1: Estudio econó- mico
1. Definición
2. Proyección de Costos y Gastos.
3. Pronóstico de Ventas. 4. Calculando el costo total
y unitario de producción proyectada. 5. Calculando la Deprecia- ción. 6. Calculando la Amortización de Intangibles. 7. Inversión Total. 8. Activo Tangible. 9. Activo Intangible. 10. Capital de Trabajo. 11. El Programa de Inversión. 12. Financiamiento. 13. Pago de un Préstamo. 14. Proyección de los Ingre-
sos.
15. Ingresos por ventas de sub- productos y/o Desechos. 16. Ingresos Financieros. 17. Estado de Resultados. 18. El Flujo de Caja. Lectura seleccionada N.° 1 Preparación y Evaluación de Proyectos de Inversión: “Estu- dio Económico”. Nassir Sapag Chain, Pág. 259-262.
Tema N.°2: Evaluación del proyecto
1. Definición
2. La Tasa de Descuento. 3. Valor Actual Neto. 4. Tasa Interna de Re-torno. 5. Beneficio - Costo 6. Periodo de Recuperación
del Capital.
1. Analiza, calcula e interpreta el resultado de las siguientes variables económicas: proyec- ción de costos y gastos. 2. Calcular e interpretar el pro-
nóstico de ventas. Calculan- do el costo total y unitario de producción proyectado. Calculando la depreciación. Calculando la amortización.
Actividad N.°1:
Presentación del modulo V y VI. de su proyecto de inversión a través del aula virtual.
3. Calcula, Analiza e Interpreta el resultado de las siguientes variables económico finan- cieras: Valor residual del ac- tivo. El flujo de caja. La tasa de descuento, Valor actual neto, tasa interna de retorno, periodo de recuperación del capital.
4. Calcula, Analiza e Interpreta el resultado de las siguientes variables económico financie- ras:
Estados financieros proyecta- dos. Balance general proyec- tado. Análisis Costo – Volu- men – Utilidad.
Tarea Académica N.º2
Presentación final de su pro- yecto de inversión.
A través del aula virtual.( Módulos VII y VII)
1. Asume una actitud em- prendedora en todo el desarrollo del proyec- to.
2. Fomenta el trabajo en equipo para el desarro- llo de la formulación y evaluación del proyec- to.…
3. Demuestra puntuali- dad en el aula y en la entrega de sus avances de desarrollo de su proyecto de inversión. 4. Demuestra responsabi-