La investigación realizada por el IRI en materia de gestión de la investigación y la innovación es de vanguardia, ya que proporciona una perspectiva más amplia y más diversa para mejorar la eficacia de la innovación tecnológica mediante el aprovechamiento de los expertos en todas las industrias. En un estudio realizado por el IRI (Mehlman et ál., 2010) sobre las
Mejores prácticas para la gestión de activos intelectuales en colaboración, se
concluyó que las organizaciones requieren trasladarse a un modelo que complemente sus esfuerzos de innovación interna con la innovación de fuentes externas, poniendo particular atención a la gestión de su propiedad intelectual. Esto requiere una cuidadosa alineación interna y negociacio- nes pertinentes de acuerdos de no divulgación y de desarrollo conjunto, cuidando aspectos como los de derechos de propiedad intelectual y los términos comerciales, entre otros. Un desafío importante es la gestión para introducir estas mejores prácticas en la organización, de manera que maximicen la probabilidad de que se vuelvan una parte integral de todas las relaciones de colaboración.
El uso de mejores prácticas que protejan a la organización cuando realiza acuerdos es un imperativo de la gestión; la integración de las mismas en el tejido de la organización asegurará que se den las capacidades existentes para maximizar el valor de la innovación externa (tabla 4.15).
Tabla 4.15. Mejores prácticas para la colaboración en investigación e innovación derivadas del estudio del IRI
Trabajo previo: pla- neación estratégica y modelo de negocio
• Llegar a acuerdos de negociación ganar-ganar en el trato con la gente. • Definir, alinear y co- municar estrategias de propiedad intelectual, técnica y comercial. • Clarificar la estrategia de propiedad intelectual de cada socio.
• Usar el análisis de la ca- dena de valor para identi- ficar las oportunidades y determinar la distribución de la propiedad intelec- tual.
• Seleccionar a socios ac- tivos en diferentes puntos de la cadena de valor para definir beneficios y miti- gar riesgos.
• Utilizar análisis de brechas y paneles de ex- pertos para determinar si la tecnología que se necesita está disponible internamente. • Definir si el objetivo es descubrir nuevos cono- cimientos o comercial- izarlos.
• Elegir un socio dispuesto a ver el proceso hasta el final.
• Estructurar una estrate- gia de patentes que per- mita proteger la propiedad intelectual en múltiples niveles.
Organizar y comunicar
• Alinear los propósitos estratégicos de las partes.
• Garantizar un buen ajuste cultural para lograr una buena colaboración entre las partes.
• Intercambiar documentos que re- suman opciones de distribución de la propiedad intelectual.
• Comunicar oportunamente qué eventos pueden romper los acuerdos para reforzar la redacción de contratos. • Enlistar los derechos previos y futuros para evitar problemas en la terminación anticipada de contratos. • Definir el estado del arte y checar cuando expiran las patentes. • Integrar un equipo técnico que su- pervise el progreso de los proyectos externos.
• Hacer que grupos por separado evalúen ideas para evitar la contami- nación.
• Establecer una política y filtros ade- cuados para aceptar ideas externas. • Utilizar un acuerdo marco para co- laboraciones reiteradas
• Identificar a los gate-keepers para el intercambio de información. • Utilizar un proceso de compuertas con tareas bien definidas. • Definir métricas en la organización, por ejemplo, porcentaje de ingresos netos.
• Premiar a colaboradores que en- cuentren tecnología en otros lugares. • Consultar www.DIDP.org para me- jorar las prácticas relacionadas con la colaboración entre universidades y socios industriales.
Acuerdos de desarrollo conjunto de tecnología y la negociación de los términos
Trabajo previo, organización y comunicación. • Definir, alinee y comunique las estrategias de negocio y propiedad intelectual (PI).
• Planificar de forma comprehensiva para llegar a un mejor resultado.
• Escribir el planteamiento del problema de forma concisa y clara.
• Tratar adecuadamente a la gente es clave de éxito. • Registrar la información sobre licenciamiento y ventas para entrar en la negociación.
• Estructura del convenio.
• Negociar los términos de los acuerdos en forma conjunta, por los líderes de negocios de los respec- tivos socios.
• Involucrar a abogados sólo internamente, no ante la contraparte.
• Especificar fecha y condiciones de terminación. • Contemplar la transferencia de secretos industriales y know-how, no solamente la PI.
• Decidir quién debe pagar tasas de trámite y man- tenimiento de títulos.
• Identificar eventos que amenacen el acuerdo opor- tunamente.
• Integrar personal técnico y comercial con apoyo legal para negociar los términos.
• Utilizar un modelo pre-nupcial/matrimonio/divorcio. • Documentar acciones y decisiones para evitar malos entendidos.
• Identificar títulos de PI y su fecha de expiración. • Negociar la distribución de los derechos de PI apenas se vislumbren los resultados.
• Los términos sobre la PI pueden ser vagos en acuerdos de investigación básica, pero muy específicos cuando se trata de aplicaciones.
• Vincular el pago de regalías con los avances y éxitos • Acordar la responsabilidad civil y sobre la invasión de derechos de terceros.
• Utilizar un enfoque de stage gates para definir tareas y puntos de decisión.
Gestionar activa- mente la propiedad intelectual
• Decida cuáles pat- entes se protegen, li- cencian o abandonan. • Decida sobre la con- veniencia de tener o simplemente utilizar los derechos de propie- dad intelectual. • Posea derechos de propiedad intelectual que cubran sus com- petencias básicas. • Posea derechos de propiedad intelectual si transferir o excluir es importante. • Posea derechos de propiedad intelectual si busca socios tec- nológicos.
• Minimice el riesgo accediendo a la propie- dad intelectual sin po- seerla.
Acuerdo de confidencialidad/ Acuerdo de no divulgación (NDA)
Trabajo previo, organización y comunicación de aspectos clave. • Utilice el objetivo de la colabo- ración como base para redactar el acuerdo de confidencialidad • Decida qué sí y qué no compartir. • Primero intercambie infor- mación no confidencial • Intente llegar a un acuerdo de colaboración sin entregar infor- mación confidencial.
• Cese la comunicación si alguna parte intenta divulgar la infor- mación confidencial
Estructure el convenio y negocie los términos.
• Identifique los participantes en la revelación de información. • Utilice un grupo de gatekeepers con buenas redes de contactos. • Presente información por escrito solamente si es bueno en eso. • Defina periodos para la rev- elación de información y para su conservación como confidencial • Defina los términos para la ter- minación del convenio. • Evite incorporar términos de licenciamiento en este convenio. • Defina los términos para revelar
know-how y secretos industriales.
• Difiera la valuación de la tec- nología hasta la negociación del acuerdo de desarrollo
Educación y formación
• Sensibilice a los empleados a través de la formación para evitar la pérdida irreparable de los derechos de propiedad intelectual. • Capacite a los empleados que interactúan con la contraparte (elemento crítico). • Capacite a los empleados sobre cuestiones de prácticas monopólicas cuando los socios sean competidores del mismo sector. • Capacite a empleados nuevos, especial- mente en la confidencialidad y derechos de propiedad intelectual.
• Sensibilice a través de boletines periódicos. • Reconozca que la colaboración será cada vez más importante a medida que más empresas participen en iniciativas de in- novación abierta.
• Reconozca que el trabajo virtual requiere de trabajo fuera de sus instalaciones. • Capacite a los empleados a trabajar más allá de fronteras organizativas y ser más receptivos a la colaboración.
• Fomente un ambiente de trabajo en equipo, la construcción de relaciones y el intercambio de información.
• Haga a los empleados conscientes de que la propiedad intelectual incluye secretos comerciales, know-how y show-how, así como sobre la materia patentable.
• Capacite a los empleados sobre las regu- laciones de control de exportaciones y la defensa de la competencia.
• Conscientice a los empleados sobre las diferentes normas internacionales de propie- dad intelectual.
Fuente: elaboración propia con base en Mehlman et ál. (2010).
Elaborar los documen- tos necesarios
• Prepare un acuerdo patrón para tipos recur- rentes de acuerdo. • Haga un listado de limi- taciones en cuanto al cam- po de uso de la tecnología. • Desarrolle una lista de verificación de tareas a realizar y preguntas a re- sponder.
• Documente las rev- elaciones de información confidencial.
Protección contra la “contaminación”
• Proteja la información para evitar la pérdida de los derechos de propiedad intelectual. • Supervise discusiones y de- cisiones.
• Asegure múltiples niveles de cobertura de patentes. • Utilice grupos de evaluación por separado, para evitar la con- taminación.
• Establezca filtros para evaluar las ideas externas.
Consideraciones relacionadas con aspectos legales
• Seleccione un abogado con mentalidad comercial y flexibilidad.
• Oriente al abogado sobre los objetivos y su urgencia.
• Involucre al abogado internamente, no frente a la contraparte.
• Negocie términos de negocio, siempre con apoyo legal.
• Utilice abogados cuando el personal técnico y comercial se ha puesto de acuerdo en principio, pero no en la redacción. • Genere patrones genéricos (machotes) para segmentos múltiples de negocio. • Incorpore al asesor jurídico a la negociación si su contraparte lo hace.