Artículo 55º.- Es el órgano encargado de coordinar y realizar las actividades de apoyo
administrativo del Gobierno Regional de Ucayali. Responsable de dirigir coordinar la gestión administrativa del despacho presidencial, monitorea y supervisa las acciones de imagen institucional, oficina de coordinación lima, soporte técnico informático, trámite documentario, archivo y mantener actualizado la pagina web institucional.
Artículo 56° La Secretaría General desarrolla las acciones de comunicación, notificación y control de las resoluciones, contratos y convenios emitidas por las instancias de la sede central; conduce el proceso de transcripción, publicación y difusión de normas, resoluciones y acuerdos adoptados en las sesiones de Gerentes Regionales, Presidencia Regional, Gerencias y/o Oficinas y Consejo Regional. La Secretaría General supervisa la política de orientación al público, garantizando el acceso a la información que produzca o procese la institución; tiene las siguientes funciones:
a) Planificar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades referidas al despacho presidencial, imagen institucional y relaciones públicas, soporte técnico informático, actualización de la pagina Web institucional, tramite documentario y archivo, así como de la oficina de coordinación Lima.
b) Efectuar el seguimiento a los expedientes y documentación en general, asegurando la celeridad y fluidez de la información y el adecuado registro y archivo.
c) Coordinar y elaborar la agenda del Presidente Regional y del Directorio de Gerentes Regionales.
d) Conducir el proceso de numeración, transcripción, notificación, publicación, difusión y archivo de las Normas Regionales, Resoluciones y Acuerdos adoptados por el Directorio de Gerentes y de la Presidencia Regional.
e) Mantener actualizado y bajo custodia el libro de actas del Directorio de Gerentes.
f) Organizar, administrar y controlar las actividades referidas al archivo regional. g) Otras funciones análogas al cargo.
Artículo 57° Para el adecuado cumplimiento de su funcionamiento esta organizado e integrado por las siguientes instancias.
- Oficina de Trámite Documentario y Archivo Institucional. - Oficina de Imagen Institucional.
- Oficina de Enlace - Oficina de Sistemas.
Artículo 58º.- La Oficina de Trámite Documentario y Archivo Institucional, es el órgano de
apoyo que se encarga de optimizar las actividades relacionadas con el proceso documentario y aquellas referidas al archivo institucional; tiene las siguientes funciones:
a) Codificar, registrar, clasificar, distribuir y controlar la documentación utilizando el software del sistema de trámite documentario, implementado por la Oficina de sistemas.
b) Efectuar el seguimiento a los expedientes y documentación en general, asegurando la celeridad y oportunidad en la fluidez de la información, adecuado registro y archivo.
c) Orientar al público sobre la gestión y requisitos exigidos en la tramitación de sus documentos en las instancias correspondientes.
d) Organizar, registrar, administrar el acervo documentario de los archivos periféricos y de la sede central del Gobierno Regional.
e) Coordinar en forma oportuna con las unidades orgánicas la documentación a remitirse a nivel regional y nacional.
f) Recepcionar y canalizar hacia las dependencias correspondientes la documentación que ingresa y egresan al Gobierno Regional Ucayali.
g) Velar por la formulación de normas de seguridad para la custodia de la documentación con la finalidad de mejorar el servicio.
h) Otras funciones análogas al cargo.
Artículo 59º.- La Oficina de Imagen Institucional, es el Órgano de Apoyo que coordina y
conduce las acciones inherentes a la Alta Dirección, mejorando y brindando la imagen del Gobierno Regional de Ucayali. Tiene las siguientes funciones:
a) Elaborar el Plan Operativo o Plan de trabajo de la Oficina.
b) Proponer y organizar la Política, Planes y estrategias de difusión y comunicación basado en la prensa, publicidad, relaciones públicas, protocolo y eventos.
c) Apoyar a la Presidencia Regional y al Consejo Regional en materia de imagen y difusión de actividades, proyectos y temas de interés general.
d) Colaborar en la organización de la agenda del Presidente Regional en coordinación con la Secretaria General.
f) Formular el Plan de motivación de los diferentes actores en el Gobierno Regional, consolidar la imagen de la gestión regional y coordinar los comunicados oficiales internos y externos de la institución.
g) Diseñar y diagramar las notas de prensa, el boletín informativo, revista de gestión institucional en coordinación con las Gerencias Regionales.
h) Elaborar y mantener el archivo fotográfico de las actividades oficiales.
i) Procesar, evaluar y difundir las informaciones y declaraciones de carácter técnico autorizado por la Alta Dirección y en coordinación con las Gerencias respectivas.
j) Realizar tareas de difusión de las acciones y logros de la ejecución de proyectos y/o actividades del Gobierno Regional de Ucayali.
k) Programar, dirigir y ejecutar programas integrales de Relaciones Públicas en concordancia con la política institucional.
l) Otras funciones análogas al cargo.
Artículo 60º.- La Oficina de Enlace, es el órgano de apoyo encargado de realizar
coordinaciones y gestiones ante los Ministerios y entidades ubicadas en la ciudad de Lima. Tiene las siguientes funciones:
a) Conducir las acciones de coordinación del Gobierno Regional de Ucayali, con las instancias del nivel nacional, organismos públicos descentralizados, órganos de los sistemas administrativos y otros a fin de canalizar las gestiones técnico, administrativas, legales y promoción de las actividades desarrolladas. b) Prestar apoyo técnico y logístico a las comisiones de trabajo encargadas de
realizar gestiones en el ámbito nacional.
c) Ejecutar el seguimiento y monitoreo de las gestiones que la Alta Dirección le encomienda realizar en las instancias que corresponden, garantizando su cumplimiento oportuno.
d) Las demás funciones que le sean asignadas.
Artículo 61º.- La Oficina de Sistemas, es el órgano encargado evaluar, proponer, integrar y
administrar los sistemas y aplicaciones informáticos a través de software, crear y diseñar programas, brindar asesoría y soporte técnico a las unidades orgánicas de la Sede Central. Tiene las siguientes funciones:
a) Proponer, revisar y ejecutar los lineamientos de política informática en el ámbito regional.
b) Proponer, desarrollar e implementar procesos informáticos y de
comunicaciones orientados a la administración de la base de datos corporativos, redes de interconexión institucional y sistemas de soporte informático.
c) Identificar, evaluar y aprobar nuevas oportunidades de aplicación de tecnologías de información en hardware y/o software en el ámbito regional. d) Implementar y conducir el programa de mantenimiento de los sistemas y
e) Implementar y mantener operativo el internet, los portales web institucionales, de la Sede Central, Direcciones Regionales y Gerencias Sub Regionales; así como el sistema geográfico espacial y sus aplicativos.
f) Proponer planes de seguridad y contingencia informática del Gobierno Regional de Ucayali.
g) Supervisar y evaluar la utilización de los recursos informáticos de acuerdo a las normas y estándares establecidos, proponiendo normas internas.
h) Desarrollar e implementar el portal del gobierno regional y el software a utilizarse en la publicación de la información vinculada a las actividades de la entidad.
i) Programar, formular, ejecutar y evaluar el Plan Regional de Informática.
j) Supervisar y evaluar la utilización de los recursos informáticos que conforman la red informática.
k) Elaborar y mantener actualizado un inventario de los equipos de cómputo, programas y licencias informáticos a nivel regional.
l) Las demás funciones que le asigne la Secretaría general.