Sistema Contable

Muchas empresas ven en la contabilidad una técnica de recopilación de información que basa sus fundamentos en procesos rutinarios de registro, clasificación y resumen de las transacciones efectuadas; sin embargo, la contabilidad constituye las bases del desarrollo de las organizaciones, por medio del análisis y valoración de resultados económicos, obtenidos de agrupar y comparar situaciones financieras, además planifica y recopila procedimientos en función del control y cumplimiento de objetivos. Todo esto a través de un sistema contable.

Para desarrollar el sistema contable es fundamental tener claro qué es y para qué sirve, por lo que algunos autores lo definen:

“Conjunto de normas y procedimientos que se aplican en una empresa o en un ramo de explotación determinado. Comprende todo lo relativo al plan de cuenta, libros de contabilidad, rutinas de trabajo, utilización de máquinas, controles, inventarios, preparación de balances, compilación de estadísticas y en general cuanto sea necesario para el funcionamiento del sistema”. (Cholvis, F., 1977, Pág. 424).

“Sistema Contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones financieras; este debe enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta datos resumidos o

detallados acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o por periodo determinado” (Fernando C., 1999, Pág. 11.)

Es decir, es una estructura organizada la cual recoge toda la información resultado de las operaciones, el cual establece políticas para el registro, clasificación y control de operaciones, auxiliándose de normas y procedimientos contables.

Como herramienta debe satisfacer diversos criterios de información, cumpliendo con los siguientes objetivos:

a) Contribuir en resolver problemas de control, suministro de información financiera y registro contable.

b) Generar información útil para la toma de decisiones. c) Proporcionar información oportuna.

d) Determinar la rentabilidad de la entidad

1.2.4.2.1 Estructura del Sistema Contable

El sistema contable sigue un modelo básico que ofreciendo: control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable en cuanto a costo/beneficio. Independientemente de las transacciones que realice una entidad, el sistema contable debe ejecutar tres pasos básicos relacionado a las actividades financieras debiendo: registrar, clasificar y resumir, siendo factor importante en la comunicación entre los interesados y su interpretación para la toma de decisiones.

a) Registro de la actividad financiera: debe registrar en libros especiales de contabilidad todas las operaciones diarias que realicen, en especial aquella que involucren términos monetarios.

b) Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades que realice una entidad, involucrando un gran volumen de datos diversos que al presentarse como tal serían incomprensibles, debiéndose clasificar en grupos o categorías permitiendo la realización de resúmenes de información.

c) Resumen de la información: clasificada la información es utilizada en la toma de decisiones, presentada en forma de resumen.

Los literales a, b y c son la base para determinar los elementos que debe contener el sistema contable detallados a continuación:

Descripción del Sistema

Detalla los datos generales de la empresa, las políticas a considerar en la contabilidad, componentes del sistema y la documentación utilizada para su funcionamiento.

Políticas Contables

Según la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades las definen como: principios, bases, convenciones, reglas y procedimientos específicos adoptados por una entidad para la preparación y presentación de estados financieros.

Estas son creadas con base al tipo de moneda, presentación de estados financieros, adquisición y depreciación de la propiedad planta y equipo, métodos de evaluación de inventarios, entre otros aspectos importantes dentro de la entidad.

Catálogo de Cuentas

Una cuenta debe entenderse como: datos referidos a cada uno de los elementos de información contable relevantes se registren o almacenen por objeto o tema, es decir; que las cuentas son un conjunto de anotaciones relacionadas con el mismo objeto.

En el catálogo considera los siguientes elementos:

 Titulo o denominación: trata el nombre de la cuenta identificando los elementos que representa: bienes, derechos y obligaciones. Clasificados en: activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, gastos y de orden.

 Código: es el número de la cuenta, utilizado para clasificar los registros que incluyen para su distinción.

 Valores numéricos: corresponde el monto en moneda que afecta a cada movimiento de las cuentas y es la sumatoria de los montos incorporados determinando su saldo, representado por cargo/ abono – debe/haber.

Objetivos del catálogo de cuentas

 Ser un instrumento adecuado para la contabilización clara y sencilla de las transacciones.  Facilitar la preparación de los Estados Financieros.

 Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su contabilización.  Facilitar el trabajo de la auditoria.

Manual de Aplicación de Cuentas

Ayudan a los usuarios a conocer y comprender su contenido siendo una herramienta de información precisa en cada cuenta.

 En qué situación y bajo qué condiciones se utiliza la cuenta.  Cuando y porque debe debitarse.

 Cuando y porque debe acreditarse  Que representa el saldo de la cuenta.

1.2.4.2.2 Utilidad del Sistema Contable

El sistema contable tiene como base un conjunto de datos que proporcionan una interpretación particular, cumpliendo con la normativa y reglamentos a fin que la información sea útil, confiable y oportuna.

Utilidad: una de las características de la información contable es adecuarse al propósito del usuario, cuya función está en su contenido y oportunidad.

a) Contenido: la información debe tener la capacidad de representar simbólicamente la organización y evolución, así como los resultados de operaciones por la relevancia, veracidad y comparabilidad.

b) Oportunidad: la información debe entregarse a tiempo al usuario para ser utilizada en la toma de decisiones.

Confiabilidad: el proceso de cuantificación contable debe ser estable, objetivo y verificable. a) Estabilidad: su operación no cambia con el tiempo y la información que produce es

obtenida aplicando las mismas reglas para la captación de datos, cuantificación y presentación.

b) Objetividad: el sistema debe operar de manera imparcial y cumplir con la característica de veracidad en la información requerida por el usuario.

c) Verificabilidad: cualquier operación del sistema puede ser comprobada por una repetición y/o la aplicación de pruebas pertinentes.

Provisionalidad: la información contable no finalizada limita la precisión de información.