Los sistemas de registro han ido cambiando a través del tiempo como consecuencia de las observaciones en los procedimientos contables.
Básicamente podemos distinguir 3 etapas en dicha evolución:
1. SISTEMA DE REGISTRACIÓN DIRECTA O MÉTODO TRADICIONAL. 2. SISTEMA DE DIARIOS TABULADOS.
3. SISTEMA CENTRALIZADOR.
SISTEMAS DE REGISTRACIÓN DIRECTA O MÉTODO TRADICIONAL.
Este sistema requiere la utilización del libro diario, del cual se pasan los registros al libro mayor.
La jornalización en el diario refleja cronológicamente los hechos económicos que afectan a la empresa, mediante cuentas que se debitan y acreditan en cada operación con sus respectivos importes, informando además la fecha de la operación, comprobante que den fe de las mismas, y folios del mayor en que se encuentran dichas cuentas.
EL DIARIO GENERAL es un libro obligatorio debe el punto de vista legal, y es un libro principal de la técnica contable.
EL MAYOR GENERAL no es obligatorio, pero para la técnica contable es un libro principal, de segunda entrada, porque registra las operaciones que previamente se asentaron en el diario, pero clasificadas por cuentas.
Ejemplo de “Diario General”
La Compañía S.A. Diario General
04 Octubre 08 Octubre 14 octubre Compras Proveedores Proveedores Bancos Descuentos sobre compras Proveedores Devoluciones sobre compras 241.000 241.000 61.600 241.000 236.180 4.820 61.600
El esquema secuencial de las registraciones es el siguiente:
SISTEMAS DE DIARIOS TABULADOS DIARIO MAYOR.
Su característica principal es que utiliza un Libro Principal que cumple simultáneamente las funciones del Libro Diario y del Libro Mayor.
• Se utiliza en Empresas de poco movimiento y siempre que no exista en ellas la necesidad de usar otros diarios.
• Es un sistema que en la Práctica es de fácil adaptación y puede ser empleado por cualquier tipo de empresa.
Consiste en la unificación de los rayados del “Diario” y del “Mayor” con el fin de que el pasar a este no sea necesario transcribir nuevamente datos como: fecha, contra cuentas, número de asiento, número de follo, etc.
La primera parte coincide con la forma del “Diario General” y a continuación se añaden una serie de columnas para imputar los movimientos de débito y crédito en las cuentas utilizadas en las operaciones.
Las operaciones se jornalizan en el sector del “Diario” y simultáneamente se pasan los débitos o créditos de la cuentas al sector del “Mayor”.
Analizando el módulo de rayado de “Diario Mayor”, observamos las columnas de “concepto”, en la que se refleja el asiento con la nota explicativa del mismo; a continuación se debita el importe correspondiente y se acredita la suma respetiva en la columna asignada a la cuenta y al mismo nivel (reglón) en que se jornalizó la operación.
Para registrar operaciones que se originan en hechos poco frecuentes utilizamos la columna “Cuentas Varias”.
Ejemplo de “Diario Mayor”
Diario tabulado.
Es una evolución del “Diario Mayor” y muy similar a éste. Las diferencias más significativas son:
a. Las cuentas que comúnmente son debitadas como compras y gastos, etc., y las que tienen movimientos de crédito como ventas, ingresos, etc., se las presenta con una sola columna.
b. Los créditos y cargos, respectivamente, se asentarán en una columna de “Cuentas Varias”.
c. En las columnas de concepto puede quedar indicado el asiento clásico de diario, o expresar el concepto de la operación y el asiento se deducirá de los créditos imputados.
d. La doble columna de parciales receptará el nombre de las subcuentas y los importes correspondientes.
Sistema centralizador.
El sistema centralizador surge a raíz de un incremento en el volumen de transacciones que debían ser registradas diariamente el libro Diario en forma cronológica, los que entorpecían el sistema produciendo la necesidad de canalizar y simplificar el registro de estas operaciones en libros especializados en la cual ciertas personas especializadas en un área solo se dedicaran a un solo tipo de registro. Para esto se crean los libros subsidiarios los que agrupan las transacciones con las mismas características, siendo centralizados estos libros subsidiarios mensualmente en el libro Diario General en un solo asiento contable. Lo que permite que en el libro Diario General se encuentre en un asiento el resumen de la informaron de las operaciones realizadas en el mes, y en una formas más detallada de cada uno de los movimientos que componen este asiento se encuentre en el respectivo subsidiario.
Los subsidiarios más utilizados son:
Compra
Ventas
Caja
Banco giro
Banco deposito
Letras por pagar
Letras por pagar
Remuneraciones
Honorarios
Este sistema de registración descentraliza la tarea de registración agrupando operaciones homogéneas dentro del movimiento general de la empresa en diarios analíticos en donde pasan a los mayores auxiliares.
De modo que en el “Sistema Centralizador” existe una Primera Etapa, que consiste en descentralizar los registros dividiendo al “Diario” y al “Mayor” en varios auxiliares. En una Segunda Etapa, que es de síntesis, se reúnen las anotaciones de los registros analíticos en el “Diario General” y en el “Mayor General”.
El “Sistema Centralizador” permite el empleo de dos formas de registros:
a) El registro analítico en “Subdiarios” y los correspondientes “Mayores Auxiliares”. b) El registro centralizado en el “Diario General” y su correspondiente “Mayor General”.
Esquema de Registración: