Medida, Análisis y Mejora
TIPO ACTIVIDADES / ALCANCE RESPONSABLES
Auditorías Operativas
Análisis del funcionamiento del negocio, permitiendo consensuar acciones correctivas y preventivas ante desvíos.
Abarca: Control de Gestión,
Compras y Subcontrataciones, Administración de Personal, herramientas del Sistema de Gestión de Skanska LA
Gerencia de Auditoría Interna (GAU/ER)
Monitoreo del Sistema de Gestión
Son los realizados por el Coordinador de CSMA, y lo hace a través del informe de monitoreo modelo.
Abarca: Principales puntos
básicos de control relacionados con las Normas ISO 9001, 14001. OHSAS 18001 y SA 8000.
Coordinador de CSMA
Gerencia de CSMA Auditorías Internas por
Especialidad.
Son las realizadas por el personal de la Gerencia de CSMA.
Abarca: Cumplimiento del Sistema
de Gestión.
CSMA del País / Región.
Los resultados de cada Auditoría son registrados por los Auditores mediante Informes con formatos normalizados y comunicados para implementar las acciones correctivas relacionadas con las observaciones puestas de manifiesto durante la Auditoría.
El objetivo de estas Auditorías es verificar que se cumplen con las disposiciones del Sistema de Gestión, evaluándose también la efectividad de las acciones correctivas implementadas y del Sistema en su conjunto. A su vez permiten al Auditor capacitar y asesorar sobre acciones a tomar para corregir los desvíos identificados.
8.2.3. Seguimiento y Medición de los Procesos.
En cada Proyecto/Servicio se aplican seguimientos y mediciones sobre sus procesos claves relacionados con el Sistema de Gestión, de manera de asegurar el cumplimiento de los resultados planificados.
Estos seguimientos y mediciones pueden estar relacionados con: Cumplimiento de fechas (hitos de la construcción o del servicio).
Presupuesto original vs Real.
Cómputos por avance físico y en compra de materiales.
Control de Horas Hombre.
Horario de trabajo.
Costo de la No Calidad.
Desempeño en accidentología.
Monitoreo de Operación y Mantenimiento
Identificación y tratamiento de desvíos.
Auditorías Internas.
Remuneraciones. Otros.
8.2.4. Seguimiento y Medición Proyecto/Servicio.
Para cada Proyecto/Servicio, la función Ingeniería define las inspecciones, ensayos y otras verificaciones, necesarias a ejecutar sobre las construcciones e instalaciones asegurando el cumplimiento de los requisitos especificados y un seguimiento sobre las características clave que puedan tener un impacto significativo en el Medio Ambiente y la Seguridad de las personas y la Sociedad. De la evaluación de los Aspectos Ambientales de cada Proyecto o Área, pueden surgir parámetros que se controlen periódicamente a través de los procedimientos particulares de cada actividad, Proyecto o Área.
Dentro de esta metodología de control, se incluye la medición, seguimiento y evaluación periódica del cumplimiento de la Legislación Ambiental, de seguridad, y otros requisitos a los que la organización suscribe. El resultado de estas evaluaciones son documentados y forman parte del conjunto de información que se analiza durante la Revisión por la Dirección.
De ser necesario medir aquellos parámetros Ambientales que se pueden controlar y que por sus características sea factible hacerlo, los equipos que se utilizan están calibrados y cumplen con las disposiciones descriptas en el punto 7.6.
También periódicamente se realizan mediciones de Parámetros de condiciones de trabajo que afectan a la Seguridad y Salud de las Personas, como parte del cumplimiento de requisitos de la Legislación Laboral y del Sistema de Gestión de Skanska LA.
Inspecciones y ensayos finales
El Sistema de Gestión de Skanska LA establece la exigencia que, en forma previa a proponer al Cliente toda recepción total o parcial de trabajos, productos, construcciones e instalaciones, se verifique que:
Se hayan realizado todas las inspecciones y ensayos especificados en el Acuerdo para el Proyecto, incluyéndose además de los finales, aquellos establecidos para la recepción de los principales productos de Proveedores, y los que se hayan indicado para realizar durante los procesos de construcción e instalación.
Los resultados satisfagan los requisitos especificados con el Cliente y con las partes interesadas
No se propone al Cliente la recepción parcial o total de un Proyecto/Servicio hasta que se hayan realizado satisfactoriamente todas estas actividades.
El responsable del Proyecto/Servicio, es quien acredita con su firma que se ha alcanzado esta condición, previamente a toda propuesta al Cliente de recepción del Proyecto realizado por Skanska LA.
Registros de inspecciones y ensayos
En los Proyectos se establecen y mantienen registros que evidencian que los productos Clase l y ll recibidos de proveedores o de propia fabricación han sido inspeccionados y/o ensayados, según se haya especificado en el Acuerdo formalizado con el Cliente.
Estos registros se realizan sobre formularios sobre los que se indica claramente si cada producto ha superado o no las inspecciones y/o ensayos establecidos con la documentación de compra, de acuerdo a criterios de aceptación o tolerancias definidos por la Ingeniería de cada Proyecto que se ejecuta.
Cuando un producto no supere una de estas inspecciones y/o ensayos establecidos, se aplican las disposiciones del Procedimiento identificado como Control de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas (carpeta CSMA de la Biblioteca).
Todos los registros de inspecciones y ensayos deben identificar los instrumentos utilizados en la verificación del producto, trabajo, construcción o instalación.
8.3. Control de No Conformidades a través de Pedidos de Acción
Correctiva/Preventiva (PAC).
Todo incumplimiento de un requisito especificado en el Sistema de Gestión de Skanska LA, en productos, procesos o sistemas, genera una condición de No Conformidad.
Estos Requisitos Especificados abarcan los correspondientes a las Gestiones de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Responsabilidad Social.
Todas las No Conformidades detectadas en productos, procesos operativos, o sobre el propio Sistema de Gestión son identificadas, controladas y resueltas a través de los Informes de “Pedido de Acción Correctiva” (PAC) con el fin de evitar que se instalen, se utilicen o se repita la causa que la generó.
Esta metodología se detalla en el Procedimiento “Control de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas” y abarca las no conformidades que puedan detectarse sobre productos, procesos y servicios de los Proyectos y es aplicable a la Gestión de Calidad, Ambiental, de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Responsabilidad Social.
Todo el personal que realiza actividades para Skanska LA (sea de la organización central, de los Proyectos/Servicios o subcontratos) tiene la responsabilidad primaria de detectar toda no conformidad en las actividades bajo su control y comunicarlos al área asignada mediante los Informes PAC.
Mediante la aplicación de éste Procedimiento se busca:
• Evitar que todo producto que no cumpla con los requisitos especificados sea utilizado o instalado inadvertidamente.
• Evitar que cualquier construcción o instalación que no cumpla con las especificaciones constructivas o funcionales establecidas, sea entregada al Cliente.
• Identificar y evitar condiciones de riesgo o situaciones que puedan afectar las Salud y Seguridad de las Personas.
• Asegurar la consistencia de las actividades y procesos con los requisitos de Responsabilidad de Skanska LA y el Código de Conducta corporativo.
Este control abarca la identificación, registro, evaluación, segregación (cuando sea posible), y la disposición sobre cada no conformidad detectada, así como la notificación a las funciones a las que pueda afectar.
El personal con funciones de dirección de cada Área Operativa o Proyecto, tiene la responsabilidad de revisar las condiciones de No Conformidad y la Autoridad para decidir la acción correctiva y verificación que corresponda en cada caso. En casos de complejidad técnica u operativa el Responsable de la corrección debe asesorarse con los especialistas correspondientes (Ingeniería, CSMA, Recursos Humanos, Legales, O.T., etc.)
En cada Proyecto/Servicio, la responsabilidad de administrar los Pedidos de Acción Correctiva (PAC) identificados, es del Coordinador de CSMA.
Dentro de las posibilidades de acción correctiva se incluyen la alternativa de gestionar la aprobación escrita del Cliente sólo en los casos en que la significancia del tema lo justifique, a juicio del Responsable del Proyecto o del sector de Skanska LA involucrado.
Los responsables de las distintas áreas, de Proyectos/Servicios registran toda Queja del Cliente o Reclamo de Parte Interesada que le es notificada, para analizar y decidir si se debe registrar como un Pedido de Acción Correctiva (PAC) y darle el tratamiento adecuado para evitar su reiteración.
En este informe se detallan si la Queja del Cliente o el Reclamo se originan por problemas de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente o Responsabilidad Social.
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Los Proyectos/Servicios y diferentes sectores de Skanska LA informan a la Gerencia CSMA, a través de Informes Mensuales, todas los Pedidos de Acción Correctivas (PAC) Registrados.
Costos de no calidad
El Gerente de Proyecto es responsable de la cuantificación económica de los Pedidos de Acción Correctiva (PAC).
8.4. Análisis de Datos.
Skanska LA determina, recopila y analiza los datos claves generados por sus actividades y evaluaciones en cada Proyecto/Servicio, con el objeto de analizarlas y demostrar la idoneidad, la eficacia y las oportunidades de mejora del Sistema de Gestión.
Mas allá de que los Proyectos/Servicios que gestiona Skanska LA se consideran productos únicos en el mercado y distintos unos de otros, las Áreas operativas y los Proyectos/Servicios identifican la conveniencia de aplicar técnicas estadísticas específicas.
Las principales fuentes de análisis de datos están identificados en los puntos 8.2.3 y 8.2.4.
Accidentologia.
Indicadores ambientales.
Identificación y Control de desvíos (Informes PAC)
Propuestas de Mejora.
Costos por no calidad.
Capacitación.
Evaluaciones de Proveedores y Subcontratistas.
Todos los datos recopilados y analizados son la principal fuente de información para la realización de las reuniones de Revisión por la Dirección (ver 5.6.2)
8.5. Mejora.
8.5.1. Mejora Continua.
En Skanska LA el proceso de mejora continua en el desempeño se implanta de manera sistemática mediante el Liderazgo de la organización en un conjunto de actividades que tiñen el accionar cotidiano:
Planificación de las actividades del seguimiento de resultados.
Responsabilidad jerárquica por el desempeño y el seguimiento de los PAC (Pedidos de Acción Correctiva).
Auditorías, como componente clave en las reuniones de evaluación de resultados y revisión por la Dirección.
Integración y simplificación del cuadro de mando para sistematizar el seguimiento de los planes de acción, proyectos y objetivos/metas de la gestión.
Foco permanente en las necesidades de los Clientes.
Monitoreo de la gestión de los procesos, con especial atención en el desempeño en las áreas de calidad, seguridad y salud, medio ambiente y responsabilidad social.
Comunicación en todos los niveles de la organización de informes y gráficos
de tendencia para indicadores clave.
Ajuste en los procesos de presupuestación, gestión de contratos y compras
para optimizar la eficiencia operativa de la gestión en términos de tiempos, costos y satisfacción de Clientes.
Cultura de entender los errores como oportunidad de mejora.
Participación e involucramiento en toda la organización, empleando principalmente al proceso de oportunidad de mejora.
8.5.2. Acción correctiva.
Skanska LA, en proporción a la magnitud de los problemas y riesgos asociados con cada situación, analiza la causa raíz de cada no conformidad identificada, implementando acciones correctivas inmediatas y mediatas, con el objeto de eliminar la causa (o “causas”) que originaron el desvío y evitar que vuelva a ocurrir.
El procedimiento “Control de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas” describe la metodología para el control de las no conformidades a través de Pedidos de Acción Correctiva/Preventiva (PAC), análisis de las causas, acciones inmediatas y mediatas, revisión y registro de los resultados y costeo de la No Calidad cuando resulta aplicable.
También es posible decidir acciones correctivas basándose en no conformidades registradas y originadas en quejas del Cliente y/o reclamos de partes Interesadas.
8.5.3. Acción preventiva.
A diferencia de las Acciones Correctivas, Skanska LA identifica en forma proactiva a través de los informes PAC situaciones potenciales de No Conformidades, y determina las acciones a seguir para prevenir su ocurrencia.
Las Acciones Preventivas surgen de las siguientes fuentes de información:
• El tratamiento de comentarios de los Clientes, relacionados con modalidades operativas de la Empresa, posibles de perfeccionar.
• Las observaciones de las Auditorías Externas, Auditorías Internas y de los Informes de Monitoreo del Sistema de Gestión.
• Los Informes de Inspecciones o Auditorías sobre Proveedores y Subcontratistas.
• Los Informes internos finales de cada Proyecto.
• Los Informes de los contactos post venta con los Clientes de Proyectos terminados.
• Reclamos/ recomendaciones de partes interesadas. • Registros que destaquen resultados posibles de mejorar. • Inspecciones de equipos e instalaciones.
• Inspecciones de Prevención de riesgos.
• Iniciativas personales de miembros de la Empresa.
El Sistema de Gestión de Skanska LA cuenta además con otra herramienta orientada a la prevención de desvíos y mejoramiento de los canales de información, denominada Propuestas de Mejora. Estas son originadas por iniciativas del Personal y a través de su emisión se posibilita la implementación de mejoras en la gestión de la empresa.
Las Acciones Preventivas y las Propuestas de Mejora originadas en la Organización, pueden ser fuente de información para las periódicas revisiones del Sistema de Gestión por la Dirección.
Manual del Sistema de Gestión.Rev.7
Manual del Sistema de Gestión.Rev.7