9. Ajuste el diseño visual según sea necesario.
Si necesita información sobre las opciones disponibles para el diseño de la plantilla de flujo de trabajo, consultePanel del editor de plantillas de flujo de trabajo, página 26. 10. Guarde la plantilla de flujo de trabajo.
ConsulteGuardar plantillas, página 35. 11. Valide la plantilla de flujo de trabajo.
ConsulteValidar plantillas, página 37. 12. Instale la plantilla de flujo de trabajo.
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
ConsulteInstalar plantillas, página 37. Una vez que haya instalado la plantilla, ésta se encontrará disponible para los usuarios.
Definir propiedades de plantilla
Use el cuadro diálogo Propiedades de plantilla para proporcionar información básica sobre el flujo de trabajo que desea crear. El creador original y el estado actual de la plantilla de flujo de trabajo aparecen en la parte superior del cuadro de diálogo en campos de solo vista.
Para definir las propiedades de la plantilla de flujo de trabajo:
1. En el menú Archivo, seleccione Propiedades de plantilla o haga clic en el icono del mismo nombre en la barra de herramientas .
2. Para cambiar el propietario de la plantilla de flujo de trabajo, haga clic en el botón Cambiarque aparece junto al nombre del propietario y seleccione un usuario en el cuadro de diálogo que aparece.
Usted será el propietario predeterminado de todas las plantillas que cree. Únicamente puede cambiar el propietario si es un superusuario. De no ser así, el botón Cambiar no estará disponible.
3. Introduzca una descripción de la plantilla de flujo de trabajo en el cuadro de texto Descripción (asunto).
4. Para modificar el alias predeterminado en esta plantilla, haga clic en el botón Cambiarque aparece junto al conjunto de alias actual.
Si necesita más información sobre los conjuntos de alias y la forma en que se usan en el flujo de trabajo, consulteUsar alias, página 14.
• Para elegir un conjunto de alias existente, marque Elija entre los conjuntos de alias existentes, seleccione el nombre del conjunto de alias en la lista desplegable y haga clic en Aceptar.
• Para crear un nuevo conjunto de alias, marque Crear nuevo conjunto de alias, escriba el nombre y la descripción del nuevo conjunto de alias y haga clic en Aceptar.
• Para quitar el conjunto de alias predeterminado asignado actualmente, marque Quitar conjunto de alias.
5. Introduzca instrucciones para el ejecutante en el campo Instrucciones de la plantilla de flujo de trabajo (título).
Por ejemplo, puede dar a los ejecutantes de todas las actividades instrucciones concretas acerca de las tareas que se tiene previsto que realicen.
6. Para activar o desactivar la configuración de seguimiento de verificación de plantilla, haga clic en la opción correspondiente.
Si necesita más información sobre las verificaciones en Documentum, consulte el manual Documentum Content Server™ API Reference Manual.
7. Especifique si Workflow Manager debe preguntar si desea que la plantilla se valide o instale una vez que la haya guardado.
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
Antes de que una plantilla de flujo de trabajo se encuentre disponible para los usuarios, se debe validar e instalar. Si marca la casilla Mostrar siempre preguntas de validación e instalación después de guardar, Workflow Manager le preguntará si desea validarla e instalarla cuando la guarde. Si no se marca la casilla de verificación, esta pregunta no aparecerá, por lo que deberá validar e instalar la plantilla manualmente.
8. Haga clic en Aceptar.
Guardar plantillas
Una vez finalizada una plantilla, debe guardarla para poder validarla e instalarla. Al guardar la plantilla, se copian los cambios en la Docbase.
El proceso de almacenamiento varía en función de siguarda los cambios en una plantilla existenteoguarda una plantilla con un nuevo nombre. Solo puede guardar plantillas de flujo de trabajo que se encuentren en el estado borrador o validado, y debe contar con permiso Escribir, como mínimo. El estado actual de la plantilla aparece en la barra de título de Workflow Manager. Si las opciones de Guardar aparecen atenuadas en el menú Archivo, posiblemente la plantilla ya se habrá instalado. Deberá desinstalarla antes de poder aplicarle cambios.
Para guardar una nueva plantilla o una plantilla existente con un nuevo nombre:
1. En el menú Archivo, seleccione Guardar como.
Aparece el cuadro de diálogo Guardar plantilla de flujo de trabajo como. Nota: Si la plantilla actual no se guardado previamente, seleccione Guardar, operación que tendrá el mismo efecto.
2. Introduzca un nombre para la plantilla de flujo de trabajo.
3. A fin de crear una carpeta en la que almacenar la plantilla y los objetos asociados a ella, asegúrese de que ha marcado la casilla de verificación Crear nueva carpeta para elementos asociados.
Esta casilla se encuentra marcada de forma predeterminada. Workflow Manager guarda la plantilla en una carpeta con el mismo nombre que la plantilla, dentro de la carpeta que selecciona en el siguiente paso.
Si la casilla de verificación no está marcada, Workflow Manager guarda la plantilla directamente en la carpeta que selecciona en el siguiente paso.
4. Desplácese a la carpeta en la que desea guardar la plantilla. Para ello, haga doble clic en los archivadores y directorios del cuadro Guardar en hasta que se haya resaltado el nombre de la carpeta.
La ruta completa hasta la carpeta aparece en el cuadro de texto gris situado en la parte inferior del cuadro de diálogo.
5. Haga clic en Aceptar.
Si tiene los permisos correspondientes en la carpeta seleccionada, Workflow Manager guarda la plantilla.
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
Si ha definido que se solicite confirmación para la instalación y validación, se muestra un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea validar la plantilla. (Las solicitudes de confirmación para la instalación y validación se activan o desactivan en el cuadro de diálogo Propiedades de plantilla; consulteDefinir propiedades de plantilla, página 34.)
6. Elija si desea validar la plantilla de flujo de trabajo.
ConsulteValidar plantillas, página 37si necesita más información sobre la validación de plantillas. Si elige validar la plantilla, Workflow Manager intentará la validación. Si se produce un error, aparece un cuadro de diálogo notificándoselo. Haga clic en el botón Detalles para ver el error que impidió la validación.
Si, por el contrario, la validación es correcta, aparece un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea instalar la plantilla para que se encuentre disponible para los usuarios.
7. Elija si desea instalar la plantilla de flujo de trabajo.
ConsulteInstalar plantillas, página 37si necesita más información sobre la instalación de plantillas.
Para guardar una plantilla de flujo de trabajo actualizada:
1. En el menú Archivo, seleccione Guardar.
Si la plantilla actual se ha guardado con anterioridad y no se ha retirado de la Docbase, Workflow Manager actualiza el archivo guardado.
Si la plantilla ya ha sido retirada de la Docbase, aparece un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea guardar los cambios realizados en la versión actual o registrar una nueva versión.
2. Haga clic en el botón Guardar para guardar los cambios realizados en la versión actual o en Registrar para crear una nueva versión.
Ambas opciones quitan el estado Retirado de la plantilla de flujo de trabajo. Si ha definido que se solicite confirmación para la instalación y validación, se muestra un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea validar la plantilla. (Las solicitudes de confirmación para la instalación y validación se activan o desactivan en el cuadro de diálogo Propiedades de plantilla; consulteDefinir propiedades de plantilla, página 34.)
3. Elija si desea validar la plantilla de flujo de trabajo.
ConsulteValidar plantillas, página 37si necesita más información sobre la validación de plantillas. Si elige validar la plantilla, Workflow Manager intentará la validación. Si se produce un error, aparece un cuadro de diálogo notificándoselo. Haga clic en el botón Detalles para ver el error que impidió la validación.
Si, por el contrario, la validación es correcta, aparece un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea instalar la plantilla para que se encuentre disponible para los usuarios.
4. Elija si desea instalar la plantilla de flujo de trabajo.
ConsulteInstalar plantillas, página 37si necesita más información sobre la instalación de plantillas.
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
Validar plantillas
La validación de una plantilla verifica que el proceso definido en ésta reúne los requisitos del sistema.
Puede validar una plantilla en cualquier momento; para ello, seleccione Validar en el menú Archivo. Si ha definido que se solicite confirmación para la instalación y validación, se muestra un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea validar la plantilla cuando la intente guardar. (Las solicitudes de confirmación para la instalación y validación se activan o desactivan en el cuadro de diálogo Propiedades de plantilla; consulteDefinir propiedades de plantilla, página 34.
Si se produce un error, aparece un cuadro de diálogo notificándoselo. Haga clic en el botón Detalles para ver el error que impidió la validación. Si, por el contrario, la validación es correcta, aparece un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea instalar la plantilla para que se encuentre disponible para los usuarios.
Tenga en cuenta que todos los errores que se produzcan harán referencia a las actividades por su nombre. Si asigna a las actividades el nombre del ejecutante, puede cambiar la configuración de vista de forma temporal a Nombre para buscar la actividad. ConsulteCambiar la configuración de vista, página 58si necesita información sobre esta configuración de vista.
Solo podrá validar plantillas si el estado de la plantilla abierta es borrador y tiene el permiso Escribir, o si la plantilla está en modo de tiempo de ejecución y tiene, al menos, el permiso Relacionar.
Cuando se validan plantillas de flujo de trabajo, se verifica que:
• Las actividades a las que se hace referencia cuentan con nombres únicos en la plantilla • Existe una actividad de inicio como mínimo y solo una de finalización
• Existe una ruta a través del flujo de trabajo desde cada actividad a la actividad de finalización
• Todas las definiciones de paquetes son válidas
• Todos los objetos a los que se hace referencia existen de forma local
Instalar plantillas
Las plantillas de flujo de trabajo se deben instalar antes de que se encuentren disponibles para su uso en un flujo de trabajo activo. Solo podrá instalar una plantilla si su estado es validado y tiene el permiso Escribir, o si la plantilla está en modo de tiempo de ejecución y tiene, al menos, el permiso Relacionar. El estado actual de la plantilla abierta aparece en la barra de título de la ventana Workflow Manager. Si no está validada, seleccione Validar en el menú Archivo. ConsulteValidar plantillas, página 37si necesita más información.
Si necesita realizar cambios en una plantilla instalada, primero debedesinstalarla. Se detendrán todos los flujos de trabajo activos basados en la plantilla. Una vez realizados los cambios, vuelva a validar e instalar la plantilla.
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
Cuando vuelva a instalar la plantilla, podrá elegir la forma en la que desea tratar los flujos de trabajo detenidos durante la desinstalación. Puede reanudar los flujos de trabajo en el punto en el que se detuvieron o puede anularlos. Su elección dependerá de los cambios realizados en el flujo de trabajo. Si ha agregado una actividad que desea realizar en todos los objetos del flujo de trabajo, cancele los flujos de trabajo e inicie cada uno de nuevo. El comportamiento predeterminado consiste en reanudar todos los flujos de trabajo detenidos que hagan referencia a dicha plantilla.
Para instalar plantillas de flujo de trabajo:
1. En el menú Archivo, seleccione Instalar.
Si la opción Instalar se encuentra atenuada, significa que la plantilla ya está instalada. Si existen flujos de trabajo detenidos basados en esta plantilla de flujo de trabajo, tendrá la posibilidad de reanudarla o de detenerla. Haga clic en una de las siguientes opciones:
• Haga clic en Sí para reanudar los flujos de trabajo detenidos.
Si reanuda un flujo de trabajo detenido que esté basado en una plantilla de flujo de trabajo en la ha hecho cambios importantes, las incompatibilidades entre la plantilla antigua y la modificada pueden ocasionar que el flujo de trabajo adopte un estado sin definir.
• Haga clic en No para anular los flujos de trabajo detenidos.
Para desinstalar plantillas de flujo de trabajo:
1. En el menú Archivo, seleccione Desinstalar.
Solo podrá desinstalar una plantilla si su estado es instalado y el permiso Escribir, o si está en modo de tiempo de ejecución y tiene, al menos, el permiso Relacionar. Si algún usuario está ejecutando flujos de trabajo que estén basados en esta plantilla, aparece un mensaje advirtiéndole de que hay instancias activas del flujo de trabajo. 2. En caso de que aparezca este mensaje, haga clic en Sí para detener los flujos de
trabajo o en No para cancelar el proceso de desinstalación.
3. Haga clic en Sí para confirmar que desea desinstalar esta plantilla y todas las actividades asociadas a la misma.
4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje que indica que el proceso ha finalizado.
Modificar plantillas
Para cambiar una plantilla de flujo de trabajo, modifique su flujo de procesos o sus definiciones de actividad. Siempre que cambie una plantilla, podrá sobrescribirla con los cambios o crear otra versión de la misma. Todos los cambios realizados se rigen por los permisos del ámbito de los objetos.
Para realizar cambios en una plantilla y guardarlos sin crear otra versión, debe desinstalarla. La desinstalación de una plantilla requiere que se disponga del permiso Relacionar o de privilegios de administrador del sistema o superusuario. Para guardar los cambios, necesita el permiso Escribir.
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
Si desea crear una versión de una plantilla de flujo de trabajo, debe retirarla antes de comenzar a modificarla. Debe disponer del permiso Versión como mínimo. Puede crear otra versión de una plantilla sin desinstalar la actual. La creación de otra versión no producirá efectos en los flujos de trabajo en ejecución que estén basados en la versión anterior de la plantilla.
Al guardar o registrar los cambios, el servidor define la nueva versión con el estado borrador. La nueva versión se debe validar e instalar antes de iniciar un flujo de trabajo basado en ella.
Consulte tambiénGuardar plantillas, página 35.
Imprimir plantillas de flujo de trabajo
Puede imprimir una copia de la plantilla de flujo de trabajo en cualquier momento.
Para imprimir plantillas de flujo de trabajo:
1. Abra la plantilla que desee imprimir.
2. Compruebe que las opciones de configuración de página son las deseadas. ConsulteDefinir las opciones de configuración de página, página 40si necesita información sobre dichas opciones.
3. Haga clic en el icono Imprimir diseño de plantilla de la barra de herramientas o seleccione Imprimir en el menú Archivo.
Aparece el cuadro de diálogo Imprimir.
4. En la lista Nombre, elija el nombre de la impresora con la que desee imprimir. 5. Para cambiar las propiedades de la impresora, haga clic en Propiedades y actualice
la configuración.
Consulte la documentación de la impresora si necesita más información sobre sus propiedades.
6. Para imprimir la plantilla de flujo de trabajo en un archivo en lugar de usar la impresora, marque la casilla Imprimir a un archivo.
7. Para imprimir más de una copia de la plantilla de flujo de trabajo, introduzca el número de copias deseadas en el cuadro Número de copias.
Nota:Los controles del cuadro Intervalo de impresión están atenuados, excepto el botón de opción Todos. No se pueden imprimir partes de la plantilla, sino la plantilla completa.
8. Haga clic en Aceptar.
Si ha elegido imprimir a un archivo, aparece el cuadro de diálogo Imprimir a un archivo. De lo contrario, la plantilla de flujo de trabajo se enviará a la impresora seleccionada.
9. En el cuadro de diálogo Imprimir a un archivo, introduzca el nombre del archivo que desea crear, incluyendo la ruta completa.
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
Definir las opciones de configuración de página
Las opciones de configuración de página determinan la forma en la que se imprimirá la plantilla de flujo de trabajo. A medida que realice las selecciones, los cambios se mostrarán en el panel derecho del cuadro de diálogo, con lo que obtendrá una vista previa de los valores antes de imprimir el flujo de trabajo.
Para cambiar las opciones de configuración de página:
1. En el menú Archivo, elija Configurar página. Aparece el cuadro de diálogo Configurar página.
2. Seleccione el tamaño del papel para las versiones impresas de la plantilla.
El cuadro Formato de papel ofrece seis tamaños estándar. Las dimensiones de cada formato aparecen en pulgadas o centímetros, según la unidad de medida elegida en el campo Márgenes. Las opciones de formato del papel son:
• US Letter (8,5 x 11 pulgadas) • US Legal (8,5 x 14 pulgadas) • US Executive (7,25 x 10,5 pulgadas) • A3 (29,69 x 42,01 centímetros) • A4 (21 x 29,7 centímetros) • A5 (14,8 x 21 centímetros)
3. Especifique si desea imprimir las páginas con orientación horizontal o vertical. 4. Introduzca los márgenes de las páginas impresas.
Puede hacerlo en pulgadas o centímetros con un máximo de dos decimales, por ejemplo, 1,25 pulgadas o 4,44 centímetros.
5. Defina el tamaño de la copia impresa de la plantilla. Las opciones de Tamaño de impresión son:
• Tamaño real: la impresión tendrá el mismo tamaño que en la vista previa de la plantilla en la ventana Workflow Manager.
• Igual que el tamaño de papel: el tamaño de la plantilla se ajustará para que ocupe una única página con el tamaño y la orientación especificados en los pasos 2 y 3.
• Ajustar a: el tamaño de la plantilla se ajustará, de modo que ocupe una cantidad de páginas especificadas tanto a lo ancho como a lo largo. Si selecciona esta opción, debe introducir un número en cada uno de los dos cuadros de texto adyacentes.
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
de este cuadro de diálogo o en Imprimir para imprimir la plantilla actual con dicha configuración.
Capítulo 4
Trabajar con actividades
Las actividades son las tareas de las que está compuesto el flujo de trabajo. La mayor parte de la configuración del flujo de trabajo consiste en configurar sus actividades. Si necesita información sobre la planificación de la configuración de las actividades del flujo de trabajo, consultePlanificar las actividades del flujo de trabajo, página 11.
Las actividades se configuran con el Inspector de actividades. Para acceder a él, haga doble clic en una actividad en elpanel del editor de plantillas de flujo de trabajoo seleccione una o varias actividades y elija Inspector de actividades en el menú Herramientas. Existe además un icono del Inspector de actividades en la barra de herramientas.