Guía del usuario de Workflow Manager
Versión 5.2.5 SP1 Marzo de 2004
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Contenidos
Capítulo 1 Introducción al flujo de trabajo
...
7Introducción a los flujos de trabajo
...
7Plantillas de flujo de trabajo y objetos asociados
...
9Planificar las actividades del flujo de trabajo
...
11Elegir actividades
...
11Elegir ejecutantes
...
12Cuándo se determina el ejecutante
...
14Usar alias
...
14Permitir la delegación y la extensión
...
15Definir valores de prioridad
...
16Definir paquetes
...
16Definir condiciones de desencadenamiento
...
17Configurar notificaciones
...
18Definir transiciones de actividad
...
19Determinar las condiciones de transición
...
20Capítulo 2 La ventana Workflow Manager
...
21Barra de herramientas de Workflow Manager
...
22Paleta de actividades
...
23Paleta de flujo de trabajo
...
24Panel del editor de plantillas de flujo de trabajo
...
26Alinear actividades
...
27Ajustar a la cuadrícula
...
28Acercar o alejar
...
28Navegador
...
29Capítulo 3 Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
...
31Abrir plantillas existentes
...
31Crear plantillas
...
32Definir propiedades de plantilla
...
34Guardar plantillas
...
35Validar plantillas
...
37Instalar plantillas
...
37Modificar plantillas
...
38Imprimir plantillas de flujo de trabajo
...
39Definir las opciones de configuración de página
...
40Capítulo 4 Trabajar con actividades
...
43Seleccionar ejecutantes
...
44Elegir ejecutantes manuales
...
45Contenidos
Hacer que los ejecutantes de la actividad "nombre de la
actividad" determinen los ejecutantes de la actividad
...
47Definir alias de ejecutante (los ejecutantes se asignarán cuando el flujo de trabajo esté en curso)
...
49Elegir ejecutantes automáticos
...
51Establecer definiciones de actividad
...
52Definir desencadenadores de actividades
...
52Definir notificaciones
...
53Definir las reglas de transición de actividad
...
54Crear condiciones de transición
...
56Cambiar la configuración de vista
...
58Capítulo 5 Trabajar con flujos y paquetes
...
61Crear flujos
...
61Definir requisitos de paquetes
...
62Cambiar la configuración de vista de flujos
...
63Capítulo 6 Administrar los flujos de trabajo en ejecución
...
65Detener flujos de trabajo
...
65Anular flujos de trabajo
...
66Contenidos
Lista de figuras
Figura 1–1. Los flujos de trabajo formalizan procesos empresariales
...
8Figura 1–2. Componentes de un flujo de trabajo
...
9Figura 2–1. Workflow Manager
...
22Contenidos
Lista de tablas
Capítulo 1
Introducción al flujo de trabajo
Workflow Manager se usa para crear flujos de trabajo. Un flujo de trabajo formaliza un proceso empresarial, lo que permite al usuario ejecutar reiteradamente dicho proceso.
En este capítulo se describen los conceptos básicos relativos al flujo de trabajo de Documentum. Se incluyen los siguientes temas:
• Introducción a los flujos de trabajo, página 7
• Plantillas de flujo de trabajo y objetos asociados, página 9
• Planificar las actividades del flujo de trabajo, página 11
Si necesita más información sobre los flujos de trabajo, incluidos los detalles técnicos de la administración de flujos de trabajo a través de la interfaz de programación de aplicaciones de Documentum, consulte el manual Documentum Content Server Fundamentals.
Introducción a los flujos de trabajo
Un flujo de trabajo formaliza un proceso empresarial, como un proceso de reclamación al seguro o un proceso de desarrollo de ingeniería. Una vez que el proceso empresarial se ha formalizado en una definición de flujo de trabajo, denominada plantilla de flujo de
trabajo, el usuario usa dicha plantilla para ejecutar reiteradamente el proceso empresarial.
Debido a que las plantillas de flujo de trabajo son independientes a la creación de instancias en tiempo de ejecución, es posible ejecutar al mismo tiempo varios flujos de trabajo basados en la misma plantilla.
Una plantilla de flujo de trabajo consta de varias actividades enlazadas entre sí a través de
flujos. Estas actividades representan las tareas que el usuario debe realizar para procesar
los documentos que se distribuyen a través del flujo de trabajo, como la revisión, el registro en el depósito o la aprobación de un documento. Los flujos son los enlaces existentes entre las actividades, que especifican la secuencia de actividades y los paquetes que éstas se intercambian entre sí. Los paquetes contienen un objeto, generalmente un documento, que se pasa entre las actividades para que el trabajo se pueda realizar en él. ConsultePlantillas de flujo de trabajo y objetos asociados, página 9si necesita más información sobre los componentes del flujo de trabajo.
Introducción al flujo de trabajo
Figura 1–1. Los flujos de trabajo formalizan procesos empresariales
Los flujos de trabajo pueden describir procesos empresariales simples o complejos. Se pueden crear flujos de trabajo que contengan segmentos en serie, en los que las actividades se siguen unas a otras en una secuencia específica, y segmentos paralelos, en los que dos o más actividades tienen lugar al mismo tiempo. Asimismo, se puede crear un flujo de trabajo cíclico, en el que la finalización de una actividad reinicia una actividad completada anteriormente. La ruta que un documento sigue a través del flujo de trabajo varía en función de las incidencias. Por ejemplo, una orden de compra se puede distribuir a diferentes actividades dependiendo de si el director la aprueba o lo rechaza. Puede crear una plantilla de flujo de trabajo y usarla en un gran número de contextos. Para ello, se incluyen actividades cuyos ejecutantes se identifican por medio de
alias en lugar de por nombres de usuario. Cuando se usan alias, el usuario real se
selecciona en tiempo de ejecución. Por ejemplo, un proceso empresarial típico con los documentos nuevos consta de cuatro fases: creación, revisión, corrección y publicación del documento. El autor y el revisor cambiarán de documento a documento. En lugar de crear un flujo de trabajo diferente para cada documento con los nombres del autor y el revisor codificados, se crea una plantilla de flujo de trabajo con definiciones de actividad que usan alias para los nombres del autor y del revisor. En función del diseño del flujo de trabajo, las personas a las que representan los alias podrán ser seleccionadas por la persona que inicia el flujo, por la persona que realiza la actividad anterior o de forma automática por el servidor al iniciar la actividad contenedora. Si necesita más información sobre el uso de alias en los flujos de trabajo, consulteUsar alias, página 14. Las definiciones de procesos del flujo de trabajo se almacenan en una plantilla de flujo de trabajo, que Documentum Content Server implementa como objetos dm_process. Por su parte, las definiciones de las actividades individuales de un flujo de trabajo se almacenan en objetos dm_activity. El almacenamiento de las definiciones de actividad y de las plantillas de flujo de trabajo en objetos independientes permite usar las primeras en varias plantillas de flujo de trabajo. Al diseñar un flujo de trabajo, además de crear las nuevas definiciones de actividad necesarias, puede incluir definiciones de actividad existentes.
Cuando inicia un flujo de trabajo, el servidor usa la plantilla de flujo de trabajo (el objeto dm_process) para crear una instancia en tiempo de ejecución del mismo (un objeto
Introducción al flujo de trabajo
dm_workflow). En cambio, cuando se inicia una actividad, el servidor crea uno o varios
elementos de trabajo, que son tareas que el servidor agrega a la bandeja de entrada de los
ejecutantes designados de la actividad.
Figura 1–2, página 9En se describe el funcionamiento conjunto de los componentes de una plantilla de flujo de trabajo y una instancia en tiempo de ejecución. Si necesita más información sobre la implementación de flujos de trabajo a nivel de objetos, consulte el manual Documentum Content Server Fundamentals.
Figura 1–2. Componentes de un flujo de trabajo
Plantillas de flujo de trabajo y objetos asociados
Las definiciones de flujo de trabajo de Documentum constan de una plantilla de flujo de trabajo, un conjunto de definiciones de actividad y un conjunto de flujos que conectan las actividades entre sí.
La plantilla de flujo de trabajo define la estructura de un proceso empresarial. Está compuesta de definiciones de actividad y de un conjunto de atributos que definen los flujos que conectan las actividades.
Actividades
Las actividades representan las tareas que forman el proceso empresarial. Los flujos de trabajo contienen tres tipos de actividades:
Introducción al flujo de trabajo
• Las actividades de inicio son las primeras actividades del flujo de trabajo. Una plantilla de flujo de trabajo solo puede tener una actividad de inicio.
• La actividad de finalización es la última actividad del flujo de trabajo. Una plantilla de flujo de trabajo solo puede tener una actividad de finalización.
• Las actividades intermedias son las actividades existentes entre las actividades de inicio y de finalización. Una plantilla de flujo de trabajo puede tener un número ilimitado de actividades intermedias.
Las actividades pueden ser manuales o automáticas. Las primeras las ejecutan una o varias personas. Las automáticas, en cambio, las ejecutan una secuencia de comandos o un programa.
Los atributos de una definición de actividad describen las características de dicha actividad, incluidos:
• El nombre exclusivo de la actividad • La forma de ejecución de la actividad • El ejecutante del trabajo
• El elemento que inicia la actividad
• El comportamiento de transición una vez que se ha completado la actividad Cuando el servidor inicia una actividad, éste crea elementos de trabajo que agrega posteriormente a las bandejas de entrada de los ejecutantes de la actividad. Estos elementos de trabajo contienen los paquetes en los que el usuario debe trabajar, así como instrucciones relativas a la tarea requerida. (Dicho de una forma más técnica, el servidor agrega un elemento de cola a la bandeja de entrada enlazado al elemento de trabajo. Si necesita más información, consulte el manual Documentum Content Server Fundamentals.) Paquetes
Los paquetes son los objetos, normalmente documentos, en los que las actividades realizan su trabajo. La definición de los paquetes tiene lugar durante la configuración de los flujos entrantes y salientes de la actividad.
Flujos
Los flujos conectan las actividades entre sí y permiten mover paquetes, sus propiedades y las dependencias entre las actividades conectadas. Un único flujo puede tratar varios paquetes.
Existen dos tipos de flujos: flujos de avance y flujos de rechazo. Los flujos de avance pasan los paquetes de una actividad a la siguiente en el flujo de trabajo normal (por ejemplo, desplazando el paquete de la actividad de modificación a la actividad de aprobación). Los flujos de rechazo, por su parte, determinan lo que ocurre cuando el ejecutante de una actividad rechaza el paquete que se distribuye. Estos flujos dirigen los paquetes en un bucle hacia atrás (por ejemplo, desplazando un paquete de la actividad de aprobación a la de modificación).
Todas las actividades intermedias deben presentar, al menos, un flujo entrante y otro saliente. Una actividad de inicio tiene, al menos, un flujo saliente, pero ninguno entrante. Una actividad de finalización debe tener, al menos, un flujo entrante, pero ninguno saliente.
Cada uno de los flujos de una plantilla de flujo de trabajo tiene un nombre exclusivo. La definición de un flujo también incluye un conjunto de atributos que definen los paquetes que cada una de las actividades puede tratar.
Introducción al flujo de trabajo
Planificar las actividades del flujo de trabajo
La creación de una plantilla de flujo de trabajo implica tomar una serie de decisiones relativas al diseño. Es necesario decidir las actividades que se van a incluir, así como la estructura del flujo de trabajo.
En primer lugar, es necesario revisar el proceso empresarial que desea automatizar e identificar la secuencia de actividades requeridas para completarlo. EnElegir actividades, página 11encontrará una serie de directrices que le ayudarán a tomar decisiones relativas a las actividades.
Deberá tomar las siguientes decisiones con cada una de las actividades del flujo de trabajo:
• ¿Se trata de una actividad manual o de una actividad automática? • ¿Quién es el ejecutante?
En Elegir ejecutantes, página 12 se describe esta opción.
• En el caso de las actividades manuales, ¿puede el usuario delegar o ampliar la actividad?
En Permitir la delegación y la extensión, página 15 se describen estas opciones. • En el caso de las actividades automáticas, ¿cuál es su prioridad?
En Definir valores de prioridad, página 16 se describen los valores de prioridad para las actividades automáticas.
• ¿Qué paquetes acepta la actividad y qué paquetes envía a la siguiente actividad o actividades?
En Definir paquetes, página 16 encontrará una serie de directrices que le ayudarán a tomar esta decisión.
• ¿Cuándo se inicia la actividad?
En Definir condiciones de desencadenamiento, página 17 encontrará información sobre esta decisión.
• ¿Usará esta actividad temporizadores de advertencia?
En Configurar notificaciones, página 18 se describen los temporizadores de advertencia.
• ¿Qué ocurre a continuación en el flujo de trabajo?
En Definir transiciones de actividad, página 19 se describen las opciones de transición.
Elegir actividades
Cada plantilla de flujo de trabajo debe tener una o varias actividades de inicio y una sola de finalización. La plantilla puede tener un número ilimitado de actividades intermedias. El número de actividades intermedias incluidas dependerá únicamente de la estructura del flujo de trabajo, que, a su vez, depende del objetivo empresarial que se persiga. Cada una de las actividades del flujo de trabajo debe presentar un nombre exclusivo en la plantilla de flujo de trabajo. El nombre se asigna al agregar la actividad a la plantilla
Introducción al flujo de trabajo
de flujo de trabajo. Elija nombres descriptivos que definan el trabajo realizado por la actividad.
Puede incluir actividades que haya creado o actividades para las que disponga al menos de permiso para Relacionar.
Las definiciones de actividad se pueden usar varias veces en un flujo de trabajo.
Supongamos, por ejemplo, que desea que todos los documentos se sometan a dos rondas de revisión. Podría diseñar el flujo de trabajo con las siguientes actividades: Escribir, Revisar 1, Corregir, Revisar 2 y Publicar. Las actividades Revisar 1 y Revisar 2 pueden usar la misma definición de actividad.
Sin embargo, si usa una actividad varias veces en un flujo de trabajo, debe estructurarlo de modo que solo una instancia de la actividad esté activa a la vez. Un flujo de trabajo no puede iniciar una actividad si la actividad anterior, basada en la misma definición, aún está en ejecución.
Elegir ejecutantes
Una definición de actividad incluye la información que Workflow Manager necesita para determinar quién será el ejecutante de la actividad. Workflow Manager ofrece un alto nivel de flexibilidad en cuanto a quién puede ser el ejecutante de una actividad. En el caso de las actividades automáticas, sin embargo, se debe identificar al usuario cuyos permisos se usarán durante la ejecución de la secuencia de comandos o del programa. Al iniciarse una actividad manual, el servidor agrega un elemento de cola a la bandeja de entrada del usuario o usuarios designados como ejecutantes de la actividad.
Tabla 1–1, página 12enumera las categorías entre las que se puede elegir al ejecutante. Cada categoría está representada por un valor entero. Solo las cuatro primeras opciones están disponibles en las actividades automáticas.
Tabla 1–1. Categorías de selección del ejecutante de la actividad
Categoría de usuario Selección de los ejecutantes 0 Iniciador del flujo de
trabajo/Supervisor de flujos de trabajo
El servidor selecciona al usuario designado como supervisor del flujo de trabajo cuando se inicia la actividad. De forma predeterminada, el usuario que inicia el flujo de trabajo es el supervisor. 1 Propietario de Docbase El servidor selecciona al usuario identificado como
el propietario de la Docbase activa. 2 Ejecutante de la actividad
anterior
El servidor selecciona al ejecutante de la última actividad finalizada que cumplió la condición de desencadenamiento de la actividad actual. (Consulte Definir condiciones de desencadenamiento, página 17 si necesita más información sobre las condiciones de desencadenamiento.)
Introducción al flujo de trabajo
Categoría de usuario Selección de los ejecutantes
3 Usuario específico Selecciona un nombre de usuario real al crear la plantilla.
4 Todos los usuarios del grupo Selecciona un nombre de grupo al crear la
plantilla. El servidor asigna en tiempo de ejecución un elemento independiente a cada uno de los miembros del grupo.
5 Un solo usuario del grupo (Primero en adquirir el elemento de trabajo)
Selecciona un nombre de grupo al crear la plantilla. El servidor asigna en tiempo de ejecución un elemento de trabajo nuevo a cada uno de los miembros del grupo. Cuando uno de los miembros del grupo obtiene el elemento de trabajo, los elementos de trabajo se quitan de todas las bandejas de entrada de los miembros del grupo. 6 Un solo usuario del grupo
(Cantidad menor de elementos de trabajo sin terminar)
Selecciona un nombre de grupo al crear la plantilla. El servidor determina en tiempo de ejecución qué usuario del grupo seleccionado presenta la menor carga de trabajo y le asigna un nuevo elemento de trabajo. La carga de trabajo se mide como el número de elementos de trabajo inactivos y activos. 8 Algunos usuarios de un grupo Selecciona una lista de varios usuarios o alias como ejecutantes de la actividad. El servidor asigna un elemento de trabajo a cada uno de los usuarios seleccionados como ejecutantes.
9 Varios ejecutantes en secuencia Selecciona una lista de varios usuarios o alias como ejecutantes de la actividad. El servidor asigna el elemento de trabajo al primer usuario de la lista de usuarios seleccionados. Cuando el usuario completa el elemento de trabajo, el servidor crea otro elemento para el siguiente usuario de la lista. Este proceso continúa hasta que todos los usuarios seleccionados han completado sus elementos de trabajo.
Los participantes en un flujo de trabajo tienen la opción de aparecer como no disponibles para realizar tareas de flujo de trabajo. Si cuando se ejecuta el flujo de trabajo no está disponible el usuario seleccionado como ejecutante, el motor del flujo de trabajo intenta asignar el elemento de trabajo al usuario delegado del primero. ConsultePermitir la delegación y la extensión, página 15si necesita más información sobre los usuarios delegados.
Si necesita más información sobre la selección de los ejecutantes de una actividad en Workflow Manager, consulteSeleccionar ejecutantes, página 44. Si necesita información detallada sobre la creación de actividades cuyos ejecutantes se seleccionan en tiempo de ejecución, consulteCuándo se determina el ejecutante, página 14yUsar alias, página 14.
Introducción al flujo de trabajo
Cuándo se determina el ejecutante
Al crear una actividad, es necesario definir el tipo de ejecutante, la categoría de usuario. Puede definir el ejecutante real en ese momento o configurar la actividad para que lo seleccione en tiempo de ejecución:
• El iniciador del flujo de trabajo, cuando éste se inicie • El servidor, cuando se inicie la actividad
• El ejecutante de una actividad anterior, una vez completada la actividad
Definir el ejecutante real en una definición de actividad es una alternativa menos flexible. En cambio, permitir que el ejecutante de una actividad anterior elija al ejecutante de una actividad es la estructura más flexible, ya que permite que las decisiones relativas a los ejecutantes se basen en las circunstancias y reglas empresariales actuales.
Si selecciona la categoría 0 (Supervisor de flujos de trabajo), 1 (Propietario de Docbase) o 2 (Ejecutante de la actividad anterior) como la categoría de usuario, será la categoría la que defina al usuario real. Por ejemplo, un flujo de trabajo en ejecución solo tiene un supervisor de flujos de trabajo y la Docbase en la que se ejecuta solo tiene un propietario de Docbase. No es necesario definir la persona real al crear la actividad. El servidor la determinará cuando se inicie dicha actividad.
Si selecciona la categoría 3 (Usuario específico), puede proporcionar un nombre de usuario al crear la actividad para identificar a la persona real. Para que la persona real se seleccione cuando se ejecute el flujo de trabajo, use un alias en lugar de un nombre de usuario específico. ConsulteUsar alias, página 14si necesita más información sobre los alias. El encargado de resolver automáticamente el alias será el servidor, usando un conjunto de alias, o el ejecutante de una actividad anterior. Las mismas opciones se aplican a las categorías 4, 5 y 6, salvo que proporciona un nombre de grupo en lugar de un usuario individual. Proporcione un nombre de grupo si, al crear la actividad, selecciona el grupo real; use un alias si desea que el grupo real se seleccione en tiempo de ejecución. En el caso de las categorías 8 y 9, proporciona los nombres o alias de una lista de varios usuarios. Al igual que con otras categorías, puede seleccionar los ejecutantes reales al crear la actividad, hacer que sea el ejecutante de una actividad anterior el que elija al ejecutante o usar alias para que el ejecutante se seleccione en tiempo de ejecución.
Usar alias
Un alias es el nombre descriptivo de una categoría de usuario o grupo que se usa en lugar del nombre de usuario o de grupo real. El servidor sustituye en tiempo de ejecución el alias por el nombre del usuario o grupo real que se ajusta a la categoría en ese momento y lugar. El uso de alias en las definiciones de actividad crea una plantilla de flujo de trabajo flexible que se puede usar en distintos contextos.
Supongamos, por ejemplo, que desea crear un flujo de trabajo para las solicitudes de vacaciones. Cada departamento de la compañía tiene un director diferente que debe aprobar las vacaciones. En lugar de crear una plantilla de flujo de trabajo diferente para cada departamento, desea crear una plantilla común para todos. Después de todo, el proceso empresarial es el mismo en todos los departamentos. En lugar de usar nombres de ejecutantes específicos para las actividades, usa un alias, por ejemplo, Director.
Introducción al flujo de trabajo
Cuando se ejecuta el flujo de trabajo, el servidor responde a la pregunta "¿Quién es el director del iniciador del flujo de trabajo?" y envía un elemento de trabajo a ese usuario. El servidor resuelve los alias en tiempo de ejecución buscando en uno o varios conjuntos
de alias hasta localizar el alias y su valor real asociado. Un conjunto de alias es un objeto
que define una lista de alias y sus valores reales correspondientes. Los conjuntos de alias se crean en Documentum Administrator. Consulte la guía Content Server Administrator’s
Guide si necesita más información. Puede asociar conjuntos de alias a usuarios concretos
y, en Workflow Manager, identificar un conjunto de alias predeterminado para el flujo de trabajo.
Cuando incluye un alias como el ejecutante de una actividad, puede especificar que el servidor resuelva el alias en tiempo de ejecución haciendo referencia al conjunto de alias predeterminado del flujo de trabajo, al conjunto de alias asociado al usuario que inicia el flujo de trabajo, al conjunto de alias del ejecutante de una actividad anterior o a cualquier otro conjunto de alias que seleccione. Asimismo, puede especificar que el servidor requiera al iniciador del flujo de trabajo que proporcione manualmente los valores de los alias cuando se inicie el flujo de trabajo. Para que se requiera que el iniciador del flujo de trabajo resuelva los alias, debe definir un conjunto de alias predeterminado para la plantilla de flujo de trabajo que contiene los alias, pero no los nombres a los que se asignan. ConsulteElegir ejecutantes manuales, página 45si necesita información detallada.
Permitir la delegación y la extensión
Al crear una actividad manual, debe especificar si el ejecutante de la actividad puede o no delegar la actividad en otro ejecutante o ampliar la actividad definiendo un ejecutante adicional.
Con la delegación, el ejecutante original no completa la actividad. Con la extensión, en cambio, tanto el ejecutante original como el ejecutante adicional designado completan la actividad.
Cuando se permite la delegación, ésta puede ser automática o manual.
• La delegación automática tiene lugar cuando el servidor comprueba la disponibilidad del ejecutante o los ejecutantes de una actividad y determina si no están disponibles. Cuando esto ocurre, el servidor delega automáticamente el trabajo en los usuarios que el ejecutante original designó en el cuadro de diálogo Disponibilidad para flujo de trabajo. Si no hay ningún usuario identificado, o dicho usuario no está disponible, el elemento de trabajo se vuelve a asignar al supervisor del flujo de trabajo o se devuelve al ejecutante original, dependiendo de una opción de configuración establecida cuando se creó la actividad.
• La delegación manual tiene lugar cuando el ejecutante del elemento de trabajo, el supervisor del flujo de trabajo o un superusuario decide delegar el elemento de trabajo.
Si se permite la extensión, cuando los ejecutantes originales completan los elementos de trabajo de una actividad, pueden identificar una segunda ronda de ejecutantes de dicha actividad. El servidor genera nuevos elementos de trabajo para la segunda ronda de ejecutantes. Solo cuando la segunda ronda de ejecutantes haya realizado el trabajo,
Introducción al flujo de trabajo
podrá evaluar el servidor la condición de transición de la actividad y pasar a la siguiente. La segunda ronda de ejecutantes no puede ampliar más la actividad.
ConsulteSeleccionar ejecutantes, página 44si necesita más información sobre cómo definir estas opciones.
Definir valores de prioridad
En las actividades automáticas, puede designar un valor de prioridad que determine el orden en el que el servidor ejecuta la actividad con respecto a otras acciones en su cola. Asimismo, también puede definir un valor de prioridad para las actividades manuales, que se refleja en la bandeja de entrada del ejecutante.
Al iniciar una actividad automática, ésta se coloca en la cola de ejecución de una función del servidor que se ejecuta de forma periódica. Esta función ejecuta las actividades en orden de prioridad. De forma predeterminada, ejecuta todas las actividades automáticas en cola cada vez que se activa, aunque un administrador de sistema puede limitar el número de actividades tratadas cada vez que se ejecuta la función. Si el valor de configuración del servidor max_wf_jobs se define como un número bajo y hay un gran número de actividades en cola con prioridad alta, puede que una actividad de prioridad baja tenga que esperar varias activaciones hasta que se ejecute.
Además de establecer la prioridad como Baja, Media o Alta, Workflow Manager le permite establecer la prioridad Dinámica para una actividad. La prioridad Dinámica se da cuando, en lugar de establecer la prioridad de la actividad como parte de la plantilla de flujo de trabajo, se establece la prioridad utilizando código personalizado mientras se ejecuta el flujo de trabajo. Debe asignar esta prioridad sólo si el sistema incluye código personalizado para establecerla en tiempo de ejecución.
ConsulteEstablecer definiciones de actividad, página 52si necesita más información sobre cómo definir la prioridad de una actividad.
Definir paquetes
Al definir un flujo que enlaza dos actividades entre sí, debe especificar qué objetos se pasan a través del flujo. Los objetos, normalmente documentos, que se pasan entre actividades se denominan paquetes. Cada flujo debe disponer, al menos, de un paquete que transporta de una actividad a la siguiente. El flujo puede incluir varios paquetes si es necesario.
Para definir un paquete, identifique el documento o el objeto que se va a distribuir, incluida la versión de la Docbase. Asimismo, puede elegir la operación que el ejecutante de la actividad que recibe el paquete debe ejecutar.
Hay tres opciones básicas en cuanto a lo que una actividad realiza con el paquete que recibe:
• La actividad puede enviar el paquete sin modificarlo.
Introducción al flujo de trabajo
• La actividad puede enviar un paquete nuevo a la siguiente actividad.
En muchos flujos de trabajo, el mismo paquete pasa a través de todas las actividades. Por ejemplo, un flujo de trabajo diseñado para la revisión y aprobación de órdenes de compra pasará el mismo documento de órdenes de compra como paquete a todas las actividades necesarias. En este caso, cada una de las actividades pasa a la actividad siguiente el mismo paquete recibido. En Workflow Manager, este escenario se consigue configurando los flujos entrantes y salientes de la actividad de modo que usen el mismo nombre, tipo y versión de paquete.
En otros casos, sin embargo, el trabajo que realiza una actividad da lugar a una versión nueva de un documento a partir del paquete entrante. Por ejemplo, un usuario podría recibir un documento para que lo revise. El usuario retira el documento, le agrega comentarios o revisiones y lo registra. En este caso, se desea que la actividad envíe una nueva versión del componente cuando envíe el paquete a la siguiente actividad. En Workflow Manager, este escenario se consigue configurando los flujos entrantes y salientes para que usen el mismo nombre y tipo de paquete, aunque una versión distinta. Para especificar la versión, puede usar el número de versión propiamente dicho, como 2.5, o una etiqueta de versión simbólica, como Borrador o ACTUAL.
El trabajo que se realiza en ciertas actividades requiere el envío por parte de éstas de un paquete completamente diferente al paquete recibido. Supongamos, por ejemplo, que una actividad acepta un aviso de acción de personal. El ejecutante (un empleado de recursos humanos) debe archivar el aviso y enviar un formulario diferente al departamento de contabilidad. En Workflow Manager, es posible obtener este escenario usando nombres de paquete diferentes para los flujos entrantes y salientes.
Si necesita más información sobre la configuración de flujos y paquetes en Workflow Manager, consulteDefinir requisitos de paquetes, página 62.
Definir condiciones de desencadenamiento
Un desencadenador es una señal que indica que la actividad puede empezar. Las condiciones de desencadenamiento definen los criterios de inicio de una actividad determinada. En tiempo de ejecución, el servidor no inicia una actividad hasta que se cumpla la condición de desencadenamiento de la misma. Esta condición puede incluir de forma opcional un evento de desencadenamiento que debe tener lugar para que la actividad se inicie.
Si la actividad presenta varios flujos entrantes, puede especificar el número de las actividades anteriores que se deben haber completado antes de que se inicie la actividad. La condición de desencadenamiento es el número mínimo de flujos que deben haber entregado paquetes a la actividad para que ésta se inicie. Por ejemplo, si una actividad presenta tres flujos entrantes, puede especificar que la actividad se inicie cuando dos de los tres flujos hayan entregado sus paquetes. La condición de desencadenamiento debe tener un valor entre 1 y el número total de flujos entrantes.
Un evento de desencadenamiento es un evento en cola en el flujo de trabajo. Puede tratarse de un evento definido por el sistema, como dm_checkin, o se puede inventar un nombre de evento, como "promovido" o "presentado". Sin embargo, debido a que no es posible registrar un flujo de trabajo para que reciba notificaciones de eventos, el evento se debe
Introducción al flujo de trabajo
situar de forma explícita en la cola del flujo de trabajo usando la API de Documentum. Si incluye un evento de desencadenamiento en la condición de inicio, el servidor debe encontrar el evento identificado en la cola del flujo de trabajo para que se inicie la actividad. El mismo evento se puede usar como desencadenador de varias actividades, aunque la aplicación deberá poner el evento en cola para cada una de ellas. Consulte el capítulo "Tasks, Events, and Inboxes" de Documentum Content Server Fundamentals (Fundamentos de Documentum Content Server) para obtener más información sobre cómo definir y poner eventos en cola.
Si necesita más información sobre cómo definir las condiciones de desencadenamiento de las actividades, consulteDefinir desencadenadores de actividades, página 52.
Configurar notificaciones
Al configurar una actividad, puede definir temporizadores que envíen un mensaje al supervisor del flujo de trabajo si el trabajo no parece fluir como debiera. Por ejemplo, puede especificar que el supervisor del flujo de trabajo reciba un mensaje de advertencia si la actividad no se inicia en un período de 12 horas después del inicio del flujo de trabajo, o si la actividad no se ha completado transcurridas 4 horas desde su inicio. De este modo, al crear la actividad, deberá especificar estos valores (12 y 4) como valores de temporización.
Workflow Manager admite dos tipos de temporizadores de advertencia para las actividades:
• Un temporizador de inicio que avisa al supervisor del flujo de trabajo si no se ha iniciado una actividad dentro de número designado de horas después de que comience el flujo de trabajo
• Un temporizador de finalización que avisa al supervisor del flujo de trabajo si no se ha completado una actividad dentro de número designado de horas después de que ésta comience
La tarea de verificar los temporizadores de advertencia y de enviar los avisos al supervisor del flujo de trabajo la realiza la herramienta de administración del sistema dm_WfmsTimer. Esta herramienta se instala con el paquete de herramientas de administración del sistema. No se instala en estado activo. Si desea usar los
temporizadores de advertencia en los flujos de trabajo, asegúrese de que el administrador del sistema activa esta función. Cuando se encuentre activa, se ejecutará cada hora de forma predeterminada. Consulte la documentación de Content Server si necesita más información sobre dm_WfmsTimer.
El supervisor del flujo de trabajo recibe notificaciones de advertencia en forma de elementos en la cola de la bandeja de entrada.
ConsulteDefinir notificaciones, página 53si necesita más información sobre cómo definir temporizadores de notificación.
Introducción al flujo de trabajo
Definir transiciones de actividad
Si una actividad presenta varios flujos salientes, tal vez desee que se envíen paquetes a todas las actividades siguientes o solo a determinadas actividades, en función del resultado de la actividad. Por ejemplo, podría ofrecer a un ejecutante que revisara el diseño de un nuevo formulario la opción de reenviar el diseño al siguiente revisor o devolverlo al diseñador para que lo corrija. Esta lógica de ramificaciones se configura creando flujos desde la actividad a las dos posibles actividades siguientes y permitiendo al ejecutante elegir la ruta que desea seguir.
El tipo de transición de una actividad define el modo en el que se seleccionan las actividades siguientes cuando se completa la actividad. Existen tres tipos de transiciones: • Seleccionar todas las actividades conectadas: los paquetes se envían a las actividades
siguientes enlazadas a esta actividad, incluyendo flujos de avance y de rechazo • Let performer select the next activities (Permitir que el ejecutante seleccione las
actividades siguientes): el ejecutante de la actividad elige las actividades a las que desea enviar paquetes en tiempo de ejecución
• Select next activities based on conditions (Seleccionar las actividades siguientes basándose en condiciones): las actividades que reciben paquetes se determinan en tiempo de ejecución mediante la evaluación de un conjunto de condiciones de transición
Si la actividad es una actividad de grupo, es decir, si la categoría del ejecutante es 4 (Todos los usuarios del grupo) u 8 (Algunos usuarios de un grupo), puede especificar cuántos miembros del grupo deben completar la tarea antes de que el servidor considere la actividad general como completada y reenvíe los paquetes a las siguientes actividades. Por ejemplo, si cinco usuarios reciben un elemento de trabajo para una actividad, puede especificar que la actividad esté completada cuando tres usuarios hayan terminado. También puede hacer que sea necesario que los cinco usuarios terminen la tarea.
Si deja que los ejecutantes seleccionen las actividades siguientes, puede limitar el número de actividades que el ejecutante puede seleccionar. Por ejemplo, si una actividad tiene tres flujos salientes, puede permitir al ejecutante enviar paquetes a los tres, o bien puede exigir que el ejecutante sólo seleccione uno o dos.
Si permite que un grupo de ejecutantes seleccione las actividades siguientes, es decir, si la categoría del ejecutante es 4 u 8 y la opción de transición es Let performer select the next activity (Permitir que el ejecutante seleccione la actividad siguiente), también debe informar al servidor acerca de cómo combinar las selecciones de los ejecutantes. Cuando un grupo selecciona actividades, es posible que algunos ejecutantes seleccionen actividades de reenvío y que otros seleccionen actividades de rechazo. En ese caso, ¿qué actividades debería iniciar el motor del flujo de trabajo? ¿Todas las actividades seleccionadas, sólo las de rechazo o sólo las de reenvío? También puede decidir completar la actividad inmediatamente siempre que un ejecutante seleccione una actividad de rechazo o de reenvío.
Si elige un tipo de transición condicional, debe definir, al menos, unacondición de transiciónde la actividad.
Introducción al flujo de trabajo
Determinar las condiciones de transición
Las condiciones de transición permiten definir actividades que distribuyen paquetes de forma diferente en función de los resultados de la actividad. Una condición de transición es una condición lógica con uno o varios flujos asociados. Cuando una actividad se completa en tiempo de ejecución, el servidor evalúa sus condiciones de transición para determinar las actividades que se han iniciar a continuación como el siguiente paso en el flujo de trabajo. El servidor entrega paquetes a las actividades asociadas a la primera condición de transición que sea VERDADERO. Una actividad puede presentar varias condiciones de transición, aunque el servidor solo selecciona una en tiempo de ejecución: la primera que sea VERDADERO.
Por ejemplo, se puede definir una actividad que distribuya un documento de forma diferente en función de si el ejecutante registró o no una nueva versión del documento. El servidor usa la siguiente lógica para determinar dónde se envía el documento a continuación:
If (Nueva versión registrada)
then Distribuir a actividad Evaluar actualizaciones Else Distribuir a actividad Continuar aprobación
Las condiciones de transición deben ser expresiones booleanas. Se usan normalmente para verificar los atributos de los componentes del paquete, el flujo de trabajo contenedor o el último elemento de trabajo completado. Si la condición de transición incluye una referencia a un atributo de repetición, dicho atributo debe tener, al menos, un valor. De lo contrario, la condición generará un error en su evaluación.
Al usar condiciones de transición, siempre se incluye una opción Else. Esta opción es la acción que toma el servidor si ninguna condición de transición es aplicable. La opción Else no tiene asociada ninguna condición y solo puede aparecer una por actividad. Si necesita más información sobre la definición de las condiciones de transición de una actividad, consulteDefinir las reglas de transición de actividad, página 54.
Capítulo 2
La ventana Workflow Manager
Workflow Manager es una herramienta gráfica para diseñar y definir el flujo de trabajo. La ventana Workflow Manager está dividida en dos paneles principales:
• El panel izquierdo es eleditor de plantillas de flujo de trabajo, que muestra una representación gráfica de la plantilla de flujo de trabajo a medida que se crea
• El panel derecho contiene lapaleta de actividadesy lapaleta de flujo de trabajo, que muestran actividades y flujos de trabajo predefinidos, que se pueden agregar a la plantilla
Para controlar el tamaño de los dos paneles, coloque el ratón sobre el borde entre ellos y arrástrelo a una nueva posición.
Aparece un par de flechas entre los paneles. Para expandir uno de ellos hasta que ocupe toda la ventana, haga clic en la flecha que señala en dirección opuesta al panel que desea expandir. Para que Workflow Manager recupere la vista de dos paneles, haga clic en la flecha que señala en la otra dirección, que ahora aparece en el borde de la ventana.
Se mostrará unabarra de herramientasconfigurable en la parte superior de la ventana, que proporciona acceso rápido a los comandos más habituales.
Si el flujo de trabajo es demasiado grande para mostrarse en la ventana, puede usar elnavegadorpara ver todo el flujo de trabajo y especificar la parte que desea ver.
La ventana Workflow Manager
Figura 2–1. Workflow Manager
Barra de herramientas de Workflow Manager
En la parte superior de la ventana se muestra una barra de herramientas configurable que proporciona acceso rápido a los comandos más habituales. Para acceder a un comando desde esta barra, haga clic en el icono correspondiente. Si desea saber qué comando corresponde a cada icono, mantenga el puntero del ratón sobre el icono sin hacer clic en él. Aparece un pequeño cuadro que indica el nombre del icono.
Para elegir los iconos que desea que aparezcan en la barra de herramientas, use las opciones del menú Ver. Workflow Manager ofrece cuatro conjuntos de iconos para la barra de herramientas:
• Iconos estándar que proporcionan acceso a los comandos desde los menús Archivo y Modificar
• Iconos de flujo de trabajo que permiten crear flujos y mostrar las propiedades de sus objetos
• Iconos de alineación que ofrecen acceso rápido a las opciones que permiten alinear objetos en la vista gráfica de la plantilla de flujo de trabajo
• Iconos de vista que permiten acercar y alejar el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo, así como activar o desactivar la opción de ajuste a la cuadrícula
La ventana Workflow Manager
De forma predeterminada, la barra de herramientas muestra todos los iconos excepto los de alineación.
Para seleccionar los iconos que aparecen en la barra de herramientas de Workflow Manager:
1. En el menú Ver, seleccione Barras de herramientas.
Aparece un submenú con el nombre de cada grupo de iconos de la barra de herramientas disponible. Los grupos que se muestran en ese momento en dicha barra tienen una marca de verificación junto su nombre.
2. Seleccione el grupo que desea agregar o quitar de la barra de herramientas. Si selecciona una opción sin marca, ese grupo de iconos se agregará a la barra de herramientas de Workflow Manager. Si, por el contrario, selecciona una opción con marca, ésta desaparece y el grupo se quitará de la barra de herramientas.
Paleta de actividades
La paleta de actividades muestra actividades predefinidas que se pueden arrastrar y colocar en el editor de plantillas de flujo de trabajo para agregarlas a la plantilla. Para controlar las actividades que aparecen en la paleta, especifique las condiciones de búsqueda. Puede buscar actividades con las siguientes condiciones:
• El nombre del archivador donde está ubicada la actividad • El propietario de la actividad
• El nombre de la actividad
• El estado en el que se encuentra la actividad
Además, cuenta con la opción de introducir una instrucción DQL (Documentum Query Language) que seleccione actividades.
Para especificar las actividades en la paleta de actividades:
1. Seleccione la ficha Actividades en el panel derecho de la ventana Workflow Manager para ver la paleta de actividades.
2. Haga clic en el botón Cambiar paleta, situado en la parte inferior de la paleta. Aparece el cuadro de diálogo Cambiar actividad en la paleta.
3. Seleccione el método que desea usar para especificar las actividades que se mostrarán en la paleta.
• Usar las actividades del archivadorpermite seleccionar actividades en función de la ubicación en el archivador, el propietario, el nombre de la actividad o el estado de la definición
• Usar resultados de esta consulta en la Docbasepermite introducir una
instrucción DQL que selecciona las actividades; vaya directamente al paso 6 para definir esta opción avanzada
4. Si ha seleccionado Usar las actividades del archivador, use la lista desplegable para elegir el archivador que contiene las actividades que desea que aparezcan en la paleta.
La ventana Workflow Manager
La opción predeterminada es Todos los archivadores, que no restringe la paleta a las actividades de un único archivador. Las opciones restantes son los nombres de los archivadores que contienen actividades.
5. Para limitar más la lista de actividades del archivador seleccionado, llene las condiciones adecuadas:
• Para ver solo las actividades propiedad de un usuario concreto, seleccione un operador en la lista desplegable Nombre del propietario e introduzca un nombre de usuario en el cuadro de texto adyacente. El operador especificará la relación entre el nombre del propietario de la actividad y el valor que introduzca en dicho cuadro.
• Para ver solo las actividades con nombres concretos, seleccione un operador en la lista desplegable Nombre de actividad e introduzca un nombre completo o parte de un nombre en el cuadro de texto.
• Para ver solo las actividades con un estado de definición concreto, selecciónelo en la lista desplegable El estado de definición es.
Si deja alguno de estos campos en blanco, la lista de las actividades no se restringirá según dicho criterio.
6. Si ha seleccionado Usar resultados de esta consulta en la Docbase, introduzca una consulta DQL en el cuadro de texto adyacente.
La paleta de actividades incluirá todas las actividades devueltas por la consulta. 7. Especifique si las actividades seleccionadas sustituyen o complementan las
actividades mostradas actualmente en la paleta de actividades.
• Para reemplazar la lista actual de actividades con las seleccionadas en este cuadro de diálogo, marque la casilla de verificación Reemplazar plantillas de Docbase en la paleta.
• Para agregar las actividades seleccionadas a las que ya se encuentran en la paleta, no marque la casilla.
Nota: Las actividades estándar de Workflow Manager permanecen en la paleta independientemente de cuál sea la opción seleccionada. Solo se pueden reemplazar las actividades definidas por el usuario.
8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
La paleta de actividades mostrará la lista actualizada de actividades. Aparece un cuadro de mensaje, que indica cuántas actividades se han agregado o quitado de la paleta.
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje.
Paleta de flujo de trabajo
La paleta de flujo de trabajo muestra plantillas de flujo de trabajo predefinidas que se pueden arrastrar y colocar en el editor de plantillas de flujo de trabajo para agregar sus actividades y flujos a la nueva plantilla. Para controlar las plantillas de flujo de trabajo que aparecen en la paleta, especifique las condiciones de búsqueda. Puede buscar plantillas con las siguientes condiciones:
La ventana Workflow Manager
• El nombre del archivador donde está ubicada la plantilla de flujo de trabajo • El propietario de la plantilla de flujo de trabajo
• El nombre de la plantilla de flujo de trabajo
• El estado en el que se encuentra la plantilla de flujo de trabajo
Además, cuenta con la opción de introducir una instrucción DQL (Documentum Query Language) que seleccione plantillas de flujo de trabajo.
Para especificar los flujos de trabajo en la paleta de flujo de trabajo:
1. Seleccione la ficha Flujo de trabajo en el panel derecho de la ventana Workflow Manager para ver la paleta de flujo de trabajo.
2. Haga clic en el botón Cambiar paleta, situado en la parte inferior de la paleta. Aparece el cuadro de diálogo Cambiar flujo de trabajo en la paleta.
3. Seleccione el método que desea usar para especificar las plantillas de flujo de trabajo que se mostrarán en la paleta.
• Usar plantillas de flujo de trabajo del archivadorpermite seleccionar plantillas de flujo de trabajo en función de la ubicación en el archivador, el propietario, el nombre o el estado de la definición
• Usar resultados de esta consulta en la Docbasepermite introducir una instrucción DQL que selecciona las plantillas de flujo de trabajo; vaya directamente al paso 6 para definir esta opción avanzada
4. Si ha seleccionado Usar plantillas de flujo de trabajo del archivador, use la lista desplegable para elegir el archivador que contiene las plantillas que desea que aparezcan en la paleta.
La opción predeterminada es Todos los archivadores, que no restringe la paleta a las plantillas de un único archivador. Las opciones restantes son los nombres de los archivadores que contienen plantillas de flujo de trabajo.
5. Para limitar más la lista de plantillas de flujo de trabajo del archivador seleccionado, llene las condiciones adecuadas:
• Para ver solo las plantillas propiedad de un usuario concreto, seleccione un operador en la lista desplegable Nombre del propietario e introduzca un nombre de usuario en el cuadro de texto adyacente. El operador especificará la relación entre el nombre del propietario de la plantilla de flujo de trabajo y el valor que introduzca en dicho cuadro.
• Para ver solo las plantillas con nombres concretos, seleccione un operador en la lista desplegable Nombre de flujo de trabajo e introduzca un nombre completo o parte de un nombre en el cuadro de texto.
• Para ver solo las plantillas con un estado de definición concreto, selecciónelo en la lista desplegable El estado de definición es.
Si deja alguno de estos campos en blanco, la lista de las plantillas de flujo de trabajo no se restringirá según dicho criterio.
6. Si ha seleccionado Usar resultados de esta consulta en la Docbase, introduzca una consulta DQL en el cuadro de texto adyacente.
La paleta de flujo de trabajo incluirá todas las plantillas de flujo de trabajo devueltas por la consulta.
La ventana Workflow Manager
7. Especifique si las plantillas de flujo de trabajo seleccionadas sustituyen o
complementan las actividades mostradas actualmente en la paleta de flujo de trabajo. • Para reemplazar la lista actual de plantillas de flujo de trabajo con las
seleccionadas en este cuadro de diálogo, marque la casilla de verificación Reemplazar plantillas de Docbase en la paleta.
• Para agregar las plantillas seleccionadas a las que ya se encuentran en la paleta, no la marque.
Nota:Las plantillas de flujo de trabajo estándar de Workflow Manager permanecen en la paleta independientemente de cuál sea la opción seleccionada. Solo se pueden reemplazar las plantillas definidas por el usuario.
8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
La paleta de flujo de trabajo muestra la lista actualizada de plantillas de flujo de trabajo. Aparece un cuadro de mensaje, que indica cuántas plantillas se han agregado o quitado de la paleta.
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje.
Panel del editor de plantillas de flujo de trabajo
El panel del editor de plantillas de flujo de trabajo es el área donde se realiza el diseño del flujo de trabajo. Para definir un flujo de trabajo, arrastre actividades u otros flujos de trabajo desde las paletas al editor de plantillas de flujo de trabajo, conéctelos con otros flujos y defina sus propiedades. ConsulteCrear plantillas, página 32si necesita más información.
Los procedimientos que se siguen para controlar el diseño visual de un flujo de trabajo resultan similares a los de cualquier otro software de diseño gráfico.
• Para agregar objetos a la plantilla de flujo de trabajo, arrastre una actividad o flujo de trabajo desde la paleta y colóquelo en el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo. El objeto se agregará a la plantilla justo en la ubicación donde suelte el botón del ratón.
• Para mover objetos dentro de la plantilla de flujo de trabajo, selecciónelos y arrástrelos a una nueva ubicación. Siempre que se mueve una actividad con flujos que la conectan a otras actividades, las flechas que representan dichos flujos también se mueven con la actividad. Los flujos no se pueden mover por sí solos.
• Para quitar objetos de la plantilla de flujo de trabajo, selecciónelos y haga clic en el icono Eliminar objetos seleccionados de la barra de herramientas o elija Eliminar en el menú Modificar.
• Para copiar actividades, selecciónelas y haga clic en el icono Copiar de la barra de herramientas o elija Copiar en el menú Modificar. Para agregar la nueva copia a la plantilla, haga clic en el icono Pegar de la barra de herramientas o seleccione Pegaren el menú Modificar.
• Para ver las acciones disponibles para un objeto específico, selecciónelo y haga clic con el botón secundario del ratón. Aparece un menú contextual en la posición del cursor del ratón en el que se mostrarán las acciones disponibles.
La ventana Workflow Manager
Con dichas acciones es necesario seleccionar los objetos sobre los que desea actuar.
Para seleccionar uno o varios objetos en el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo:
1. Mientras mantiene pulsado el icono Seleccionar objetos de la barra de
herramientas, haga clic en la representación visual del objeto en el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo.
Aparece un conjunto de cuadros negros alrededor del objeto, indicando que éste se ha seleccionado. Si hace clic en el objeto una segunda vez, se anula la selección y desaparecen los cuadros negros.
2. Para seleccionar objetos adicionales, mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en ellos.
Si no mantiene pulsada dicha tecla, al elegir un objeto se anulará automáticamente la selección del anterior.
3. Para seleccionar todos los objetos en la pantalla, elija Seleccionar todo en el menú Modificar.
Alinear actividades
Las opciones de alineación permiten colocar las actividades de flujo de trabajo con exactitud. Es posible alinear actividades en sentido vertical u horizontal por sus bordes izquierdo, derecho, superior o inferior, o por sus puntos centrales.
Para alinear actividades:
1. Seleccione las actividades que desee alinear.
Debe seleccionar dos o más actividades para que se activen las opciones de alineación. ConsultePanel del editor de plantillas de flujo de trabajo, página 26si necesita más información sobre cómo seleccionar actividades.
2. Si la barra de herramientas de alineación se encuentra activa, haga clic en el icono correspondiente a la opción de alineación deseada.
Las opciones de alineación disponibles son las siguientes: • Alinear borde superior
• Alinear centro vertical • Alinear borde inferior • Alinear borde izquierdo • Alinear centro horizontal • Alinear borde derecho
Si decide alinear los bordes superiores de las actividades, la actividad superior o más alta determina la colocación de las demás; es decir, las actividades seleccionadas subirán hasta alinearse con la superior. De igual modo, si decide alinear los bordes
La ventana Workflow Manager
inferiores de las actividades, la inferior o más baja determina la colocación de las demás. Esto también se aplica a las alineaciones izquierda y derecha.
3. Si la barra de herramientas de alineación no se encuentra activa, seleccione Alineaciónen el menú Modificar.
Aparece el cuadro de diálogo Alineación de tarea. 4. Seleccione el icono que representa la alineación deseada. 5. Haga clic en Aceptar.
Ajustar a la cuadrícula
La opción de ajuste a la cuadrícula proporciona mayor precisión a la hora de alinear flujos y actividades de flujo de trabajo.
Cuando se activa esta opción, aparece una cuadrícula en segundo plano del editor de plantillas de flujo de trabajo. Cada cuadrado de la cuadrícula mide unos 8 milímetros. Cuando mueva actividades o flujos en el editor, se alinearán automáticamente con la cuadrícula, facilitando la alineación de los objetos entre sí. La opción de ajuste a la cuadrícula no afecta al diseño de los objetos existentes en la plantilla.
Cuando se desactiva esta opción, la cuadrícula no aparece y los objetos se colocan exactamente en la ubicación en la que se sueltan. Desactive esta opción si desea tener un control preciso de la posición de los objetos.
Para activar o desactivar la opción de ajuste a la cuadrícula:
1. Seleccione Ajustar a la cuadrícula en el menú Ver o haga clic en el icono del mismo nombre en la barra de herramientas .
Acercar o alejar
Si los botones de la barra de herramientas de vista están activos, el nivel actual de zoom aparece en un cuadro entre los iconos Acercar y Alejar . Cada vez que hace clic en uno de estos iconos, Workflow Manager aleja o acerca los objetos un nivel.
Para acercar o alejar en una plantilla de flujo de trabajo:
1. Expanda la lista desplegable situada junto al icono Acercar o seleccione Zoom en el menú Ver.
2. Seleccione uno de los siguientes niveles de zoom: • 200%(ampliación máxima)
• 150%
• 100%(vista normal: valor predeterminado)
• 75%
La ventana Workflow Manager
• Último: cambia entre la opción de zoom actual y la anterior
• Ancho: ajusta el ancho de la plantilla de flujo de trabajo a las dimensiones visuales del panel del editor de plantillas de flujo de trabajo
• Ajustar: amplía o reduce el aspecto de la plantilla de flujo de trabajo de modo que se ajuste a las dimensiones visibles del panel del editor de plantillas de flujo de trabajo
Navegador
Cuando se define una plantilla de flujo de trabajo, la representación gráfica puede fácilmente superar el tamaño necesario para que se vea por completo en la pantalla. El editor de plantillas de flujo de trabajo se desplaza automáticamente a medida que el usuario agrega objetos y crea diseños de mayor tamaño.
El navegador permite controlar qué parte de una plantilla de gran tamaño aparece en pantalla.
Para moverse hasta la parte de una plantilla que se mostrará en la pantalla:
1. Seleccione Navegador en el menú Ver o haga clic en el icono del mismo nombre de la barra de herramientas .
Aparece la ventana Navegador en el panel derecho de la ventana Workflow Manager. Muestra una representación reducida de la plantilla de flujo de trabajo actual, con un cuadro gris alrededor de la sección que aparece en ese momento en pantalla.
2. Para cambiar el área de la pantalla en la que se muestra, arrastre el cuadro gris en la ventana Navegador hasta que se sitúe sobre el área que desea ver en el editor. Cuando suelte el botón del ratón, el panel del editor se desplazará hasta la posición seleccionada.
Capítulo 3
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
Las plantillas de flujo de trabajo representan el proceso comercial a través del cual fluye un determinado objeto o conjunto de objetos. Definen el flujo de trabajo total de principio a fin. El usuario crea plantillas de flujo de trabajo en Workflow Manager y las pone a disposición para que los demás usuarios puedan crear instancias de flujo de trabajo individuales a partir de ellas.
Existen tres posibles estados de las plantillas de flujo de trabajo: borrador, validado e instalado. El estado actual de la plantilla abierta aparece en la barra de título de la ventana Workflow Manager. Una plantilla con el estado borrador no se ha validado desde su creación o última modificación. Una plantilla con el estado validado ha pasado las verificaciones de validación del servidor, que garantizan que la plantilla se ha definido correctamente. Una plantilla con el estado instalado se encuentra lista para su uso en un flujo de trabajo activo.
En este capítulo se describe la forma de crear plantillas, validarlas e instalarlas. Los temas son los siguientes:
• Abrir plantillas existentes, página 31
• Crear plantillas, página 32
• Definir propiedades de plantilla, página 34
• Guardar plantillas, página 35
• Validar plantillas, página 37
• Instalar plantillas, página 37
• Modificar plantillas, página 38
• Imprimir plantillas de flujo de trabajo, página 39
Abrir plantillas existentes
Puede abrir una plantilla existente a fin de revisarla, corregirla o guardarla con un nuevo nombre a modo de punto de partida de un nuevo flujo de trabajo.
Nota: Si va a corregir una plantilla de flujo de trabajo y desea guardar la plantilla actualizada como una nueva versión en la Docbase, debe retirar la primera antes de abrirla.
Para abrir una plantilla de flujo de trabajo en Workflow Manager:
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
Aparece cuadro de diálogo Abrir plantilla de flujo de trabajo.
2. Para desplazarse hasta la plantilla, haga doble clic en el archivador y en los nombres de carpeta hasta que aparezca el nombre de la plantilla en el cuadro de lista.
3. Haga doble clic en dicho nombre o resáltelo, y haga clic en Abrir.
Crear plantillas
El procedimiento siguiente proporciona información general sobre cómo crear plantillas. Algunos pasos proporcionan enlaces a otros temas en los que podrá encontrar más detalles sobre la tarea descrita por dicho paso.
Para crear una plantilla de flujo de trabajo:
1. Diseñe el proceso comercial y el flujo de trabajo que lo implementa.
Si necesita detalles sobre el diseño de flujos de trabajo, consultePlanificar las actividades del flujo de trabajo, página 11.
2. En el menú Archivo, seleccione Nuevo.
Si ya tiene una plantilla abierta, Workflow Manager la cerrará. Si ésta contiene cambios no guardados, aparece un cuadro de mensaje que le pregunta si desea guardarlos.
La nueva plantilla incluye tareas de inicio y finalización.
Nota:Para crear una plantilla a partir de otra,abra la plantilla existenteyguárdela con un nuevo nombre.
3. Defina las propiedades de plantilla.
ConsulteDefinir propiedades de plantilla, página 34si necesita información detallada.
4. Para agregar flujos y actividades de una plantilla existente, seleccione la plantilla existente y arrástrela hasta el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo. a. Haga clic en la ficha Flujo de trabajo en el panel derecho para mostrar la paleta
de flujo de trabajo.
b. Seleccione la plantilla de flujo de trabajo que desea que funcione de base de la nueva plantilla.
Si la plantilla deseada no aparece en la paleta, consultePaleta de flujo de trabajo, página 24.
c. Arrástrela hasta el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo.
Todas las actividades y flujos de la plantilla seleccionada aparecen en el panel del editor. No obstante, el flujo no es encuentra enlazado con las tareas de inicio y finalización.
5. Arrastre actividades desde la paleta de actividades y colóquelas en el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo hasta que tenga una actividad por cada tarea del flujo de trabajo.
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
• Para agregar una nueva actividad que se realizará manualmente, seleccione la actividad predeterminada que aparece en la parte superior de la paleta de actividades.
• Para agregar una nueva actividad automática, seleccione la opción predeterminada Actividad automática.
• Para agregar una copia de una actividad definida previamente, selecciónela en la paleta de actividades. Si la actividad deseada no aparece en la paleta de actividades, consultePaleta de actividades, página 23.
6. Conecte cada actividad con la actividad que la precede en el flujo lógico.
La primera actividad del flujo de trabajo debe estar conectada con la tarea de inicio, mientras que la última actividad debe estarlo con la tarea de finalización.
Para conectar dos actividades, seleccione uno de los iconos de flujo descritos a continuación, mueva el ratón sobre la primera actividad hasta que vea su cuadro de selección y arrástrelo hasta la segunda actividad. Suelte el botón del ratón cuando vea el cuadro de selección de la segunda actividad. Workflow Manager dibuja una línea entre ambas actividades.
Puede conectar actividades mediante uno de los tres iconos Crear flujo de la barra de herramientas de Workflow Manager:
• Para conectar actividades en un movimiento de datos hacia adelante, haga clic en el icono Crear flujo de un solo segmento o en el icono Crear flujo de muchos segmentos . La diferencia entre los dos es visual: uno muestra una línea recta que representa el flujo entre las actividades y el otro una línea que consta de varios segmentos.
• Para conectar actividades en un movimiento de datos hacia atrás, haga clic en el icono Crear flujo de rechazo . Este icono representa la ruta que se sigue cuando el usuario de una actividad rechaza el objeto que se está procesando. 7. Configure cada línea de flujo, especificando el paquete que el flujo de trabajo
distribuye.
ConsulteDefinir requisitos de paquetes, página 62si necesita información detallada sobre cómo configurar los flujos. No agregue un paquete al flujo que conecte la actividad final con la tarea de inicio.
8. Configure cada actividad.
ConsulteCapítulo 4, Trabajar con actividadessi necesita información detallada sobre cómo configurar las actividades.
9. Ajuste el diseño visual según sea necesario.
Si necesita información sobre las opciones disponibles para el diseño de la plantilla de flujo de trabajo, consultePanel del editor de plantillas de flujo de trabajo, página 26. 10. Guarde la plantilla de flujo de trabajo.
ConsulteGuardar plantillas, página 35. 11. Valide la plantilla de flujo de trabajo.
ConsulteValidar plantillas, página 37. 12. Instale la plantilla de flujo de trabajo.
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
ConsulteInstalar plantillas, página 37. Una vez que haya instalado la plantilla, ésta se encontrará disponible para los usuarios.
Definir propiedades de plantilla
Use el cuadro diálogo Propiedades de plantilla para proporcionar información básica sobre el flujo de trabajo que desea crear. El creador original y el estado actual de la plantilla de flujo de trabajo aparecen en la parte superior del cuadro de diálogo en campos de solo vista.
Para definir las propiedades de la plantilla de flujo de trabajo:
1. En el menú Archivo, seleccione Propiedades de plantilla o haga clic en el icono del mismo nombre en la barra de herramientas .
2. Para cambiar el propietario de la plantilla de flujo de trabajo, haga clic en el botón Cambiarque aparece junto al nombre del propietario y seleccione un usuario en el cuadro de diálogo que aparece.
Usted será el propietario predeterminado de todas las plantillas que cree. Únicamente puede cambiar el propietario si es un superusuario. De no ser así, el botón Cambiar no estará disponible.
3. Introduzca una descripción de la plantilla de flujo de trabajo en el cuadro de texto Descripción (asunto).
4. Para modificar el alias predeterminado en esta plantilla, haga clic en el botón Cambiarque aparece junto al conjunto de alias actual.
Si necesita más información sobre los conjuntos de alias y la forma en que se usan en el flujo de trabajo, consulteUsar alias, página 14.
• Para elegir un conjunto de alias existente, marque Elija entre los conjuntos de alias existentes, seleccione el nombre del conjunto de alias en la lista desplegable y haga clic en Aceptar.
• Para crear un nuevo conjunto de alias, marque Crear nuevo conjunto de alias, escriba el nombre y la descripción del nuevo conjunto de alias y haga clic en Aceptar.
• Para quitar el conjunto de alias predeterminado asignado actualmente, marque Quitar conjunto de alias.
5. Introduzca instrucciones para el ejecutante en el campo Instrucciones de la plantilla de flujo de trabajo (título).
Por ejemplo, puede dar a los ejecutantes de todas las actividades instrucciones concretas acerca de las tareas que se tiene previsto que realicen.
6. Para activar o desactivar la configuración de seguimiento de verificación de plantilla, haga clic en la opción correspondiente.
Si necesita más información sobre las verificaciones en Documentum, consulte el manual Documentum Content Server™ API Reference Manual.
7. Especifique si Workflow Manager debe preguntar si desea que la plantilla se valide o instale una vez que la haya guardado.
