Las plantillas de flujo de trabajo representan el proceso comercial a través del cual fluye un determinado objeto o conjunto de objetos. Definen el flujo de trabajo total de principio a fin. El usuario crea plantillas de flujo de trabajo en Workflow Manager y las pone a disposición para que los demás usuarios puedan crear instancias de flujo de trabajo individuales a partir de ellas.
Existen tres posibles estados de las plantillas de flujo de trabajo: borrador, validado e instalado. El estado actual de la plantilla abierta aparece en la barra de título de la ventana Workflow Manager. Una plantilla con el estado borrador no se ha validado desde su creación o última modificación. Una plantilla con el estado validado ha pasado las verificaciones de validación del servidor, que garantizan que la plantilla se ha definido correctamente. Una plantilla con el estado instalado se encuentra lista para su uso en un flujo de trabajo activo.
En este capítulo se describe la forma de crear plantillas, validarlas e instalarlas. Los temas son los siguientes:
• Abrir plantillas existentes, página 31
• Crear plantillas, página 32
• Definir propiedades de plantilla, página 34
• Guardar plantillas, página 35
• Validar plantillas, página 37
• Instalar plantillas, página 37
• Modificar plantillas, página 38
• Imprimir plantillas de flujo de trabajo, página 39
Abrir plantillas existentes
Puede abrir una plantilla existente a fin de revisarla, corregirla o guardarla con un nuevo nombre a modo de punto de partida de un nuevo flujo de trabajo.
Nota: Si va a corregir una plantilla de flujo de trabajo y desea guardar la plantilla actualizada como una nueva versión en la Docbase, debe retirar la primera antes de abrirla.
Para abrir una plantilla de flujo de trabajo en Workflow Manager:
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
Aparece cuadro de diálogo Abrir plantilla de flujo de trabajo.
2. Para desplazarse hasta la plantilla, haga doble clic en el archivador y en los nombres de carpeta hasta que aparezca el nombre de la plantilla en el cuadro de lista.
3. Haga doble clic en dicho nombre o resáltelo, y haga clic en Abrir.
Crear plantillas
El procedimiento siguiente proporciona información general sobre cómo crear plantillas. Algunos pasos proporcionan enlaces a otros temas en los que podrá encontrar más detalles sobre la tarea descrita por dicho paso.
Para crear una plantilla de flujo de trabajo:
1. Diseñe el proceso comercial y el flujo de trabajo que lo implementa.
Si necesita detalles sobre el diseño de flujos de trabajo, consultePlanificar las actividades del flujo de trabajo, página 11.
2. En el menú Archivo, seleccione Nuevo.
Si ya tiene una plantilla abierta, Workflow Manager la cerrará. Si ésta contiene cambios no guardados, aparece un cuadro de mensaje que le pregunta si desea guardarlos.
La nueva plantilla incluye tareas de inicio y finalización.
Nota:Para crear una plantilla a partir de otra,abra la plantilla existenteyguárdela con un nuevo nombre.
3. Defina las propiedades de plantilla.
ConsulteDefinir propiedades de plantilla, página 34si necesita información detallada.
4. Para agregar flujos y actividades de una plantilla existente, seleccione la plantilla existente y arrástrela hasta el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo. a. Haga clic en la ficha Flujo de trabajo en el panel derecho para mostrar la paleta
de flujo de trabajo.
b. Seleccione la plantilla de flujo de trabajo que desea que funcione de base de la nueva plantilla.
Si la plantilla deseada no aparece en la paleta, consultePaleta de flujo de trabajo, página 24.
c. Arrástrela hasta el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo.
Todas las actividades y flujos de la plantilla seleccionada aparecen en el panel del editor. No obstante, el flujo no es encuentra enlazado con las tareas de inicio y finalización.
5. Arrastre actividades desde la paleta de actividades y colóquelas en el panel del editor de plantillas de flujo de trabajo hasta que tenga una actividad por cada tarea del flujo de trabajo.
Trabajar con plantillas de flujo de trabajo
• Para agregar una nueva actividad que se realizará manualmente, seleccione la actividad predeterminada que aparece en la parte superior de la paleta de actividades.
• Para agregar una nueva actividad automática, seleccione la opción predeterminada Actividad automática.
• Para agregar una copia de una actividad definida previamente, selecciónela en la paleta de actividades. Si la actividad deseada no aparece en la paleta de actividades, consultePaleta de actividades, página 23.
6. Conecte cada actividad con la actividad que la precede en el flujo lógico.
La primera actividad del flujo de trabajo debe estar conectada con la tarea de inicio, mientras que la última actividad debe estarlo con la tarea de finalización.
Para conectar dos actividades, seleccione uno de los iconos de flujo descritos a continuación, mueva el ratón sobre la primera actividad hasta que vea su cuadro de selección y arrástrelo hasta la segunda actividad. Suelte el botón del ratón cuando vea el cuadro de selección de la segunda actividad. Workflow Manager dibuja una línea entre ambas actividades.
Puede conectar actividades mediante uno de los tres iconos Crear flujo de la barra de herramientas de Workflow Manager:
• Para conectar actividades en un movimiento de datos hacia adelante, haga clic en el icono Crear flujo de un solo segmento o en el icono Crear flujo de muchos segmentos . La diferencia entre los dos es visual: uno muestra una línea recta que representa el flujo entre las actividades y el otro una línea que consta de varios segmentos.
• Para conectar actividades en un movimiento de datos hacia atrás, haga clic en el icono Crear flujo de rechazo . Este icono representa la ruta que se sigue cuando el usuario de una actividad rechaza el objeto que se está procesando. 7. Configure cada línea de flujo, especificando el paquete que el flujo de trabajo
distribuye.
ConsulteDefinir requisitos de paquetes, página 62si necesita información detallada sobre cómo configurar los flujos. No agregue un paquete al flujo que conecte la actividad final con la tarea de inicio.
8. Configure cada actividad.
ConsulteCapítulo 4, Trabajar con actividadessi necesita información detallada