TRANSFERENCIA PRIMARIA

Responsable de Archivo de Trámite de la Unidad Administrativa de Oficinas Centrales

 Identificará los expedientes cuyo plazo de conservación en el archivo de trámite haya concluido, conforme al catálogo de disposición documental.

 Elaborará la propuesta de inventario documental, en original y copia, agrupando por series documentales y por año.

 Solicitará al Titular de la Unidad Administrativa otorgue el visto bueno a la propuesta de inventario documental.

 Instalará los expedientes en cajas debidamente identificadas.

 Solicitará al Coordinador/a de Archivos, la revisión y visto bueno del inventario de transferencia primaria, el cual especifica la documentación que será enviada al archivo de concentración, por lo menos con 10 días hábiles de anticipación a la fecha de la transferencia primaria.

 En caso de existir observaciones, una vez realizada la revisión de los expedientes por parte del RAC, el RAT las solventará y lo enviará nuevamente al RAC al correo electrónico [email protected] para su visto bueno.

 Anexará una copia dentro de cada caja de archivo y entregará una más a la Coordinación de Archivos como parte de su acuse.

 Los documentos que integran cada expediente deberán estar protegidos por un folder de igual tamaño al de ellos (carta u oficio). Aquellos que contengan otro tipo de carpeta o se encuentren engargolados deberá cambiarse conforme a lo anterior.

 Para el adecuado manejo y optimización de espacios, los expedientes a transferir no podrán tener un grosor mayor a 5 centímetros, aquellos que lo rebasen deberán dividirse en los legajos que sean necesarios. Lo anterior se especificará en la carátula de identificación del expediente.

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Clave del Documento PR-COARC-002-A4

Vigencia Julio 2018 a Julio 2020

PROCEDIMIENTOPARALATRANSFERENCIAPRIMARIAYPRÉSTAMODEEXPEDIENTESDE ARCHIVODECONCENTRACIÓN

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 Asignará un folio a cada uno de los documentos que integran cada expediente a transferir el cual se asentará con foliadora o pluma en el ángulo inferior o superior derecho. La foliación se hará de manera consecutiva, si un expediente está integrado por varios legajos los documentos seguirán el consecutivo del folio en cada legajo.

 Colocará en la pestaña del folder el código de clasificación del expediente (nomenclatura). Ejemplo: 2S.4.1-8:

Código de la Sección (2S) Código de la serie (2S.4)

Código de la subserie en caso de contar con ella (2S.4.1) Número del expediente (8)

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En caso de que el expediente se divida en varios legajos, pondrá el consecutivo del legajo que le corresponde. Ejemplo: 2S.4.1-8/ L 1/3.

Código de la Sección (2S) Código de la serie (2S.4)

Código de la subserie en caso de contar con ella (2S.4.1) Número del expediente (8)

Número de Legajo (L 1/3)

 La documentación a transferir al archivo de concentración deberá colocarse en cajas de archivo, con su respectiva carátula de caja de archivo de concentración.

 Deberá evitar grapas y clips de los documentos de cada expediente para su mejor conservación en el archivo de concentración.

 Ordenará los expedientes de izquierda a derecha tomando como referencia el frente de la tapa.

 Las cajas de archivo no deberán exceder un peso mayor a los 20 kilogramos, esto para una mejor manipulación durante el proceso de transferencia y resguardo en el archivo de concentración.

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 Llevará el control de los números progresivos que asigne a las cajas que transfiera al archivo de concentración por año fiscal.

 Se coordinará con la Coordinación de Archivos para realizar la baja documental de sus respectivas cajas una vez concluido el plazo de conservación en el archivo de concentración.

NOTAS:

 En el caso de los responsables de archivo de trámite de Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana y foránea, no efectuarán éste proceso de “transferencia primaria”, pero sí organizarán los expedientes en sus respectivas cajas de archivo conforme a las políticas de operación antes mencionadas; ya que custodiarán la documentación que generen hasta que se concluya con su plazo de conservación total establecido en el CADIDO institucional y posteriormente solicitarán la baja documental ante la Coordinación de Archivos, para que ésta a su vez gestione el proceso de solicitud ante el AGN.

 En el caso de los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana, se recolectarán las cajas de archivo que se hayan solicitado para baja documental y se custodiarán en el Archivo de Concentración de centros de Integración Juvenil, A.C., hasta que el AGN emita el acta y dictamen de baja y se proceda su donación ante la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.

 En el caso Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona foránea, una vez que el AGN emita el acta y dictamen de baja documental, la Coordinación de Archivos avisará y dará seguimiento para que la unidad operativa efectúe el proceso de destrucción del papel de archivo.

Titular de la Unidad Administrativa

 Revisa la propuesta de inventario documental y de ser necesario revisa físicamente los expedientes. Una vez revisado el inventario y en caso de no existir observaciones al respecto, otorga el visto bueno.

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Coordinador/a de Archivos / Responsable de Archivo de Concentración

 Cotejará los inventarios de transferencia primaria contra los expedientes junto con el RAT.

 Otorgará visto bueno al inventario y recibirá los expedientes.

 Efectuará la transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración el último viernes de los meses de abril, junio, septiembre y noviembre.

 Supervisará que se cumpla el tiempo de conservación de expedientes en el archivo de concentración, conforme a los plazos establecidos en el Catálogo de disposición documental.

 Instalará la remesa de expedientes en la ubicación topográfica correspondiente.

 Registrará en el inventario de transferencia primaria la ubicación topográfica de la remesa y de cada expediente.

 Integrará el expediente de la transferencia primaria.

 Administrará la segunda etapa de vida de los documentos de archivo, que le han sido transferidos del archivo de trámite, mismos que deberá conservar y custodiar hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.

Personal adscrito a la Coordinación de Archivos

 Apoyará a las Unidades Administrativas en el llenado de los formatos de inventarios documentales para la transferencia de expedientes al Archivo de Concentración.

 Custodiará el traslado de las cajas de documentación al archivo de concentración.  Revisará los inventarios de transferencia primaria de cada una de las áreas solicitantes.  Complementará el llenado del Inventario Documental de Transferencia Primaria

asignando la clave topográfica a los expedientes transferidos, y remitirá copia del mismo a las áreas generadoras de los expedientes para su consulta y solicitud de préstamos posteriores.

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 Conservará precautoriamente en el Archivo de Concentración los expedientes semiactivos hasta cumplir su vigencia documental conforme al Catálogo de disposición documental.