MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

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Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por: •Carátula

•Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización. •Índice

•Hojas numeradas de las páginas 1-32 (PR-COARC-001-A3), 1-42 (PR-COARC-002-A4), •1-41 (PR-COARC-003-A4), 1-21 (PR-COARC-004-E)

•Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda “VIGENTE”

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

Centros de Integración Juvenil, A.C.

JULIO 2018

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CONTENIDO

Manual de Procedimientos de la Coordinación de Archivos

No. Procedimiento

Código

1

2

3 4

Para dar Seguimiento a los Expedientes de Archivo de Trámite.

Para la Transferencia Primaria y Préstamo de

Expedientes de Archivo de Concentración. Para realizar la Baja Documental

Para realizar la Transferencia Secundaria

PR-COARC-001-A3

PR-COARC-002-A4

PR-COARC-003-A3 PR-COARC-004-E

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Centros de Integración Juvenil, A.C.

PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE CODIGO: PR-COARC-001-A3 ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3 MATERIALES 7 REFERENCIAS 7 PROCEDIMIENTO 8 FLUJOGRAMA 12 ANEXOS 15

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo

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Centros de Integración Juvenil, A.C.

Clave del Documento PR-COARC-001-A3

Vigencia Julio 2018 a Julio 2020

PROCEDIMIENTOPARADARSEGUIMIENTOALOSEXPEDIENTESDEARCHIVODETRÁMITE

1 de 32

O B J E T I V O

Identificar cada uno de los expedientes activos que se encuentran en el archivo de trámite de las Unidades Administrativas, para la fácil y rápida localización de la información utilizada, de conformidad con los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación.

A L C A N C E

A la Coordinación de Archivos, Responsables de Archivo de Trámite de Oficinas Centrales, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana y foránea.

NOTACIONES Y DEFINICIONES

Área coordinadora de archivos: La creada para desarrollar criterios en materia de

organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las Unidades Administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación; establecer un programa de capacitación y asesoría archivísticos; ser integrante del Comité de Transparencia y coadyuvar en materia de archivos, y coordinar con el área de tecnologías de la información la formalización informática de las actividades arriba señaladas para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos.

Áreas operativas: Unidades de correspondencia u oficialía de partes, archivos de trámite,

de concentración y, en su caso, archivo histórico, las cuales integran el Sistema institucional de archivos.

Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso

cotidiano y necesario, para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa, hasta su transferencia primaria.

Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes

homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro de general de clasificación archivística, con base en la estructura funcional de los sujetos obligados.

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Documento de archivo: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable,

creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren.

Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo,

ordenados y cronológicamente, relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad.

LGTAIP: Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

LFTAIP: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

POT: Portal de Obligaciones de Transparencia.

Responsable de archivo de trámite: Servidor público nombrado por el Titular de cada

Unidad Administrativa, quien definirá su nivel jerárquico, encargado del acervo documental en la Unidad Administrativa de su adscripción.

Sistema institucional de archivos: Conjunto de registros, procesos, procedimientos,

criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada dependencia o entidad y que sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.

SIPOT: Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia

Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de

un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo del concentración al archivo histórico (trasferencia secundaria).

Unidades Administrativas: Áreas a las que se les confieren atribuciones específicas en el

Estatuto Orgánico o disposición equivalente dentro de la Entidad. Se refiere a las Direcciones Generales, Direcciones de Área, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento, Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana y foránea que conforman la Entidad.

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3 de 32

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Unidad Administrativa

 Identificará y registrará la correspondencia oficial anotando los siguientes datos: A. Número del oficio o referencia;

B. Fecha del oficio; C. Nivel de importancia;

D. Número de guía que ampara el envío; E. Modalidad de entrega.

 Registrará en el reporte diario de correspondencia enviada, los datos de los documentos de salida.

Políticas de envío de correspondencia interna:

 Cuando un área elabore un oficio, el original se entregará directamente al destinatario al que va dirigido.

 En caso de que en el oficio se marquen copias de conocimiento, éstas se enviaran por correo electrónico para evitar la acumulación de papel.

 El área que reciba el documento como copia de conocimiento, enviará el acuse de recibido a través del mismo medio en que está recibiendo la información.

 No es necesario imprimir los acuses de conocimiento para su integración a los expedientes de archivo, ya que se estaría creando una duplicidad de información.

 La Unidad Administrativa que recibe la correspondencia, mensajería o paquetería, identificará el Acuse de recibo correspondiente, el cual contendrá:

A. Sello; B. Fecha;

C. Hora de la recepción;

D. Nombre y firma del servidor público que recibe; E. Número de fojas que integran el documento; y

F. La descripción de las copias, fotos, discos u otros elementos análogos que se anexen al escrito u oficio principal, o en su caso, la leyenda “sin anexos”.

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 Posteriormente registrará en la ficha de control de correspondencia recibida los siguientes datos:

A. Número de Folio consecutivo; B. Fecha y hora de recepción; C. Destinatario;

D. Remitente;

E. Tipo de documento;

F. Número de oficio u referencia; G. Fecha del oficio;

H. Descripción breve del asunto; I. Observaciones;

J. Anexos.

 Integrará los documentos en expedientes con base en la lógica administrativa en la que se genera un asunto, en forma cronológica para dar la trazabilidad al trámite que se originó, evitando la creación de minutarios.

Responsable de Archivo de Trámite

 Administrará los expedientes activos de la Unidad Administrativa de adscripción, mediante el establecimiento de un mecanismo de control ágil y eficiente, prestando soporte administrativo necesario para el correcto y oportuno desempeño de la unidad, a través del adecuado seguimiento, recuperación, organización y conservación de los documentos de archivo.

 Integrará los expedientes de archivo en el ámbito de su competencia.

 Apoyará a su área en la clasificación de información de sus expedientes, conforme a los supuestos de confidencialidad establecidos en la LGTAIP y la LFTAIP y orientará respecto a los momentos de clasificación como información reservada.

 Conservará la documentación que se encuentre activa y aquélla que haya sido clasificada como reservada de acuerdo con la LGTAIP y a la LFTAIP, mientras conserve tal carácter.

 Coadyuvará con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general.

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 Asegurará la integridad y debida conservación de los archivos que contengan documentación clasificada.

 Planificará y promoverá la correcta administración de los documentos que se encuentran en el Archivo de Trámite.

 Representará a su Unidad Administrativa en materia de archivos ante el Área Coordinadora de Archivos.

 Mantendrá informada al Área Coordinadora de Archivos respecto a los avances y cumplimiento de los programas en materia de archivos de su Unidad Administrativa.  Detectará las necesidades en materia de servicios archivísticos, de acuerdo a lo que

establezca el Área Coordinadora de Archivos.

 Registrará y controlará la documentación dirigida a la Unidad Administrativa a la que se encuentra adscrito el Archivo de Trámite, a fin de integrarlo en los expedientes correspondientes.

 Instrumentará las medidas necesarias para evitar la acumulación de expedientes que ya no se encuentren activos.

 Mantendrá debidamente organizados los expedientes activos para su ágil localización.  Llevará un control efectivo de la documentación desde su ingreso hasta su transferencia

primaria, verificando la correcta aplicación de las normas que resulten aplicables en el ámbito de su competencia.

 Entregará semestralmente (junio y diciembre) a la Coordinación de Archivos el Índice de Expedientes Reservados, en cuyo caso proceda.

 Deberá desclasificar la información de sus expedientes cuando haya transcurrido el período de reserva, o no habiendo transcurrido; si no subsisten las causas que dieron origen a su clasificación atendiendo los aspectos de modo, tiempo y lugar.

 Elaborará las portadas de expediente de archivo de trámite de los expedientes que genera la Unidad Administrativa, tomando en consideración la clasificación existente en el Catálogo de Disposición Documental vigente y a los lineamientos emitidos por la Coordinación de Archivos.

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 Revisará en forma anual la vigencia documental de los expedientes de archivo de trámite, a fin de preparar la transferencia de los expedientes que deberán ser enviados al archivo de concentración, una vez que haya vencido esta vigencia.

 Elaborará el Inventario General por Expedientes de Archivo de Trámite para su entrega a la Coordinación de Archivos, al momento de la revisión de los expedientes de archivo de trámite en el caso de las Unidades Administrativas de oficinas centrales. En el caso de las Unidades Operativas de Zona Foránea y Metropolitana, solamente enviarán sus inventarios de expedientes por correo electrónico a la Coordinación de Archivos.

Coordinación de Archivos

 Presentará al Comité de Transparencia en sesión ordinaria el índice de expedientes reservados de CIJ semestralmente, en enero y julio de cada año.

 Dará seguimiento a las solicitudes de transferencia primaria que así lo soliciten los responsables de los archivos de trámite.

 Revisará que los expedientes generados por los responsables de archivo de trámite de oficinas centrales se encuentren debidamente clasificados, organizados, registrados en el inventario general y que cuenten con su carátula de identificación.

Personal Adscrito a la Coordinación de Archivos

 Apoyará al/la Titular de la Coordinación de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control y consulta de archivo.

 Apoyará al/la Titular de la Coordinación de Archivos en la revisión de los expedientes de archivo de trámite y en el seguimiento de transferencias primarias al archivo de concentración.

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M A T E R I A L E S

 Inventario Documental (General por Expediente) de Archivo de Trámite.  Portada de Expediente de Archivo.

R E F E R E N C I A S

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. DOF Última reforma 27/01/2016.

 Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF 04/05/2015.  Ley General de Bienes Nacionales. DOF. Última Reforma. 01/06/2016.

 Ley General de Contabilidad Gubernamental. DOF. Última Reforma. 18/07/2016.  Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF. Última Reforma. 19/12/2016  Ley Federal del Procedimiento Administrativo. DOF. Última Reforma. 09/04/2012.  Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. DOF.

Última Reforma. 18/07/2016.

 Ley Federal de Entidades Paraestatales. DOF. Última Reforma. 18/12/2015.

 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública DOF. 09/05/2016.  Ley Federal de Archivos. DOF. 23/01/2012.

 Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas. DOF. Última Reforma. 16/02/2018.

 Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. DOF. 18/07/2016.

 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. DOF. Última Reforma. 10/11/2014.

 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas. DOF. Última Reforma. 13/01/2016.

 Código Penal Federal. DOF. Última Reforma. 18/07/2016.  Reglamento de la Ley Federal de Archivos. DOF. 13/05/2014.

 Reglamento del Servicio de Intercambio de Correspondencia Gubernamental. DOF. 01/11/1990.

 Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único. 15/05/2017.

 Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación sea la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal.

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 Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo del conservación del Archivo Contable Gubernamental.

 Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la República y los Órganos Desconcentrados donaran a título gratuito, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles. DOF. 21/02/2006.  Norma Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012 del Expediente Clínico. 29/06/2012.  Plan Nacional de Desarrollo 2013 – 2018.

 Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013- 2018.

 Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los  Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. DOF. 04/05/2016.  Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las

Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. 16/03/2016.

 Norma de Archivo Contable Gubernamental NACG-01. Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental. 01/01/2014.

 Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C. Octubre 2016.

ANEXOS

 Reporte Diario de Correspondencia Enviada.  Ficha de Control de Correspondencia Recibida.

 Inventario Documental (General por Expediente) de Archivo de Trámite.  Portada de Expediente de Archivo.

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RESPONSABLE DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS 9 de 32 Unidad Administrativa Responsable de Archivo de Trámite Coordinador/a de Archivos Personal adscrito a la Coordinación de Archivos

1. Recibe documento y lo identifica, realiza el registro y turna.

2. Administra el documento o en su caso genera el expediente.

3. Integra en el expediente, los documentos generados o recibidos o, en su caso, crea un nuevo expediente.

4. Elabora la portada o guarda exterior e integra en el expediente la pega al frente de cada uno de los expedientes generados durante el ejercicio.

5. Incorpora los datos del expediente en el formato de Inventario Documental de Archivo de Trámite. 6. Identifica la ubicación y asigna la clave

topográfica.

7. Elabora anualmente una circular que envía a todas las Unidades Administrativas y Operativas, informándoles que se llevará a cabo la revisión de expedientes e inventarios documentales de archivo de trámite por parte de la Coordinación de Archivos.

8. Lleva a cabo la revisión de expedientes e inventarios documentales de archivo de trámite pudiéndose presentar dos casos:

8.1 Que se trate de Oficinas Centrales, en este caso, acude a la Unidad Administrativa en la fecha y hora programada.

Documento Expediente Portada de Expediente de Archivo Formato de Inventario Documental de Archivo de Trámite Circular

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RESPONSABLE DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS 10 de 32 Responsable de Archivo de Trámite Personal adscrito a la Coordinación de Archivos

8.1.1 Recibe del Responsable de Archivo de Tramite los expedientes, el formato de inventario documental requisitado y su correspondiente soporte en archivo electrónico.

8.1.2 Revisa conforme al formato de Inventario Documental que los expedientes cuenten con su portada. 8.1.3 Posterior a la revisión, solicita en su

caso, al Responsable de Archivo de Trámite las modificaciones pertinentes. 8.1.4 Una vez efectuada la revisión y

realizado en su caso las modificaciones correspondientes, sella y firma el inventario documental, y envía por

correo electrónico a:

[email protected]. Continúa

procedimiento en el punto 9.

8.2 Que se trate de Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea, en ese caso, solicita a los Responsable de Archivo de Trámite de las Unidades envíen los inventarios para su revisión al correo electrónico

[email protected].

8.2.1 Recibe y revisa el inventario, en su caso, reenvía las modificaciones pertinentes, a las cuales dará seguimiento hasta su conclusión. Continúa procedimiento. 9. Una vez concluidas las revisiones, archiva los

Inventarios Documentales para su seguimiento y control. Inventario Documental Inventario Documental Inventario Documental Inventario Documental

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RESPONSABLE DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS 11 de 32 Coordinador/a de Archivos

10. Con base en los Inventarios Documentales elabora la Guía de Archivo Documental y la turna al Coordinador/a de Archivos para su revisión. 11. Recibe y revisa la Guía de Archivo, en su caso,

solicita las modificaciones que considere pertinentes y la turna a revisión del Comité de Transparencia de la Entidad, para su posterior publicación en el Portal de Obligaciones de Transparencia (POT) y en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT).

12. Termina procedimiento. Guía de Archivo Documental Guía de Archivo Documental

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12 de 32 DIAGRAMA DE FLUJO UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRAMITE COORDINADOR/A DE ARCHIVOS PERSONAL ADSCRITO A LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS INICIA 1 2 5 3 Fto. Inventario

Incorpora los datos del

expediente en el formato de Inventario Documental de Archivo de Trámite. 4 Documento Recibe documento y lo

identifica, realiza el registro y turna.

Elabora la portada o guarda

exterior e integra en el

expediente la pega al frente de cada uno de los expedientes generados durante el ejercicio.

Portada de Exp. Integra en el expediente, los

documentos generados o

recibidos o, en su caso, crea un nuevo expediente

Expediente Administra el documento o en su caso genera el expediente.

Expediente

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13 de 32 UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRAMITE COORDINADOR/A DE ARCHIVOS PERSONAL ADSCRITO A LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS A 6 7 8

Lleva a cabo la revisión de

expedientes e inventarios

documentales de archivo de trámite pudiéndose presentar dos casos:

Elabora anualmente una

circular que envía a todas las

Unidades Administrativas y

Operativas, informándoles que se llevará a cabo la revisión de

expedientes e inventarios

documentales de archivo de

trámite por parte de la

Coordinación de Archivos. Circular Identifica la ubicación y asigna

la clave topográfica.

8.1

En este caso, acude a la Unidad Administrativa en la fecha y hora programada.

Revisión de Expedientes en…? OFICINAS CENT. UOPS ZM Y ZF 1 8.1.1 Inventario Doc. 8.1.2

Revisa conforme al formato de Inventario Documental que los expedientes cuenten con su portada.

Inventario Doc. Recibe del Responsable de

Archivo de Tramite los

expedientes, el formato de inventario documental requisitado y su correspondiente soporte en archivo electrónico. B

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14 de 32 UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRAMITE COORDINADOR/A DE ARCHIVOS PERSONAL ADSCRITO A LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 8.1.4 8.1.3

Posterior a la revisión, solicita en su caso, al Responsable de

Archivo de Trámite las

modificaciones pertinentes.

8.2 Que se trate de Unidades

Operativas de zona

metropolitana y foránea, en

ese caso, solicita a los

Responsable de Archivo de

Trámite de las Unidades

envíen los inventarios para su revisión al correo electrónico

[email protected]

2

8.2.1

9 Recibe y revisa el inventario,

en su caso, reenvía las

modificaciones pertinentes, a las cuales dará seguimiento hasta su conclusión. Continúa procedimiento. B 1 Guía Archivo 10 11 TERMINA

Una vez concluidas las

revisiones, archiva los

Inventarios Documentales para su seguimiento y control.

Inventario Doc.

Una vez concluidas las

revisiones, archiva los

Inventarios Documentales para su seguimiento y control.

12 Guía Archivo Recibe y revisa la Guía de Archivo, en su caso, solicita las modificaciones que considere pertinentes y la turna a revisión del Comité de Transparencia de la Entidad, para su posterior publicación en el Portal de Obligaciones de Transparencia (POT) y en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT

Una vez efectuada la revisión y

realizado en su caso las

modificaciones

correspondientes, sella y firma

el inventario documental, y

envía por correo electrónico a:

[email protected]. Continúa procedimiento en el punto 9

Inventario Doc.

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DESCRIPCIÓNDELFORMATO

15 de 32

I. Nombre del Formato: REPORTEDIARIODECORRESPONDENCIA

ENVIADA

II. Clave: Sin Clave

III. Objetivo: Implementar un registro de la documentación enviada a Unidades Administrativas de la Entidad y Organismos Externos.

IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Unidad Administrativa que elabora el llenado del Reporte diario de correspondencia enviada. V. Periodicidad de su Elaboración: Anual

VI. Integración del Formato: Original

VII. Distribución: Original: Responsable de Archivo de Trámite VIII. Forma de Llenado:

IX. Observaciones:

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INSTRUCTIVODELLENADO

NO. CONCEPTO SEDEBERAANOTAR

16 de 32 1 2 3 4 EJERCICIO: UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: FECHA DE ELABORACIÓN: HOJA ___ DE ____

Indicar el año del ejercicio fiscal que corresponda.

Enunciar el nombre completo del área productora de la documentación, evitando el uso de abreviaturas y siglas. Ejemplo: Dirección General, Dirección de Área, Subdirección, Departamento.

Proporcionar el día, mes y año de elaboración del reporte.

Enunciar el número de hojas en relación al número total de folios que integran el formato de control de correspondencia.

5 NÚMERO DE FOLIO CONSECUTIVO: Incorporar el número consecutivo de cada fila que conforma el formato, el cual iniciará con el número 1 para la primera fila, el número 2 para la segunda fila y así sucesivamente hasta concluir la numeración con la última fila.

6 NÚMERO DE OFICIO O REFERENCIA: Incorporar el número de referencia que se le asigna al oficio.

7 FECHA DEL OFICIO: Proporcionar la fecha de elaboración del oficio. 8 DESCRIPCIÓN BREVE DEL ASUNTO: Describir brevemente un resumen del asunto

que trata el oficio.

9 DESTINATARIO: Proporcionar el nombre y cargo a quien va dirigido el documento.

10 REMITENTE: Proporcionar el nombre y cargo de la persona que emite el documento.

11 NIVEL DE IMPORTANCIA: Indicar el grado de importancia para la atención del documento, ya sea ALTO o BAJO

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12 NÚMERO DE GUÍA QUE AMPARA EL ENVÍO:

Si se tiene el dato, y si fuera el caso, colocar el número de guía con que se realiza el envío para su seguimiento.

13 MODALIDAD DE ENTREGA:

Indicar la forma en que se requiere que se entregue la documentación, EN MANO, EN SOBRE CERRADO.

14 DATOS DEL RESPONSABLE DE ELABORAR EL REPORTE:

Indicar el nombre, cargo y firma del Responsable de la Unidad Administrativa que elaboró el llenado del reporte.

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EJEMPLARDELFORMATO

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19 de 32

I. Nombre del Formato: FICHADECONTROLDECORRESPONDENCIA

RECIBIDA

II. Clave: Sin Clave

III. Objetivo: Implementar un registro de la documentación recibida en la Unidad Administrativa de la Entidad.

IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Unidad Administrativa que elabora el llenado de la ficha de control de correspondencia recibida. V. Periodicidad de su Elaboración: Anual

VII. Distribución: Original: Responsable de Archivo de Trámite VIII. Forma de Llenado:

IX. Observaciones:

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20 de 32 1 2 3 4 5 6 7 8 9 EJERCICIO: UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: FECHA DE ELABORACIÓN: HOJA ___ DE ____

NÚMERO DE FOLIO CONSECUTIVO:

FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN:

DESTINATARIO:

REMITENTE:

TIPO DE DOCUMENTO:

Indicar el año del ejercicio fiscal que corresponda.

Enunciar el nombre completo del área productora de la documentación, evitando el uso de abreviaturas y siglas. Ejemplo: Dirección General, Dirección de Área, Subdirección, Departamento.

Proporcionar el día, mes y año de elaboración de la ficha.

Enunciar el número de hojas en relación al número total de folios que integran el formato de control de correspondencia.

Incorporar el número consecutivo de cada fila que conforma el formato, el cual iniciará con el número 1 para la primera fila, el número 2 para la segunda fila y así sucesivamente hasta concluir la numeración con la última fila.

Proporcionar la fecha y la hora en que se recibe la documentación.

Proporcionar el nombre y cargo a quien va dirigido el documento.

Proporcionar el nombre y cargo de la persona física que emitió el documento, en su caso el nombre de la Dependencia, entidad, empresa u organización.

Indicar el tipo de documento que se está entregando: Si es oficio, nota informativa, circular, memorándum.

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21 de 32 10 11 12 13 14

NÚMERO DE OFICIO O REFERENCIA:

FECHA DEL OFICIO:

DESCRIPCIÓN BREVE DEL ASUNTO:

OBSERVACIONES:

ANEXOS:

Incorporar el número de referencia que se le asigna al documento.

Proporcionar la fecha de elaboración del documento.

Describir brevemente un resumen del asunto que trata el documento.

Mencionar algún dato importante que no sea considerado en ninguno de los demás campos de descripción.

Indicar los anexos que pudieran tener los documentos como CDS, oficios de conocimiento, copias.

15 DATOS DE QUIEN RECIBE LA CORRESPONDENCIA:

Indicar el nombre, cargo y firma del Responsable de la Unidad Administrativa que elaboró el llenado de la ficha de control de correspondencia recibida.

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23 de 32

I. Nombre del Formato: INVENTARIO DOCUMENTAL(GENERAL POR

EXPEDIENTE ) DE ARCHIVO DE TRÁMITE

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Identificar los expedientes que se encuentran en el archivo de trámite de cada Unidad Administrativa.

IV. Responsable de su Formulación: Responsable de Archivo de Trámite V. Periodicidad de su Elaboración: Anual

VI. Integración del Formato: Original y copia VII. Distribución:

VIII. Forma de Llenado: IX. Observaciones:

Original: Responsable de Archivo de Trámite Copia: Coordinación de Archivos

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24 de 32 1 2 UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: FONDO:

Enunciar el nombre completo del área productora de la serie o series documentales, evitando el uso de abreviaturas y siglas. Ejemplo: Dirección General, Dirección de Área, Subdirección, Departamento.

Proporcionar el nombre completo de la Entidad, evitando el uso de abreviaturas y siglas.

3 SECCIÓN DOCUMENTAL: Enunciar el código de clasificación y el nombre de la sección a la que corresponden los expedientes de acuerdo al CADIDO. Ejemplo: 2S Servicios de Prevención y Tratamiento en materia de Adicciones.

4

5

SERIE DOCUMENTAL:

SUBSERIE DOCUMENTAL:

Enunciar el código de clasificación y el nombre de la serie a la que corresponden los expedientes de acuerdo al CADIDO. Ejemplo: 2S.4 Movilización Comunitaria.

Enunciar el código de clasificación y el nombre de la subserie a la que corresponden los expedientes de acuerdo al CADIDO. Ejemplo: 2S.4.1 Promoción del servicio social y/o prácticas académicas.

6 HOJA DE

Enunciar el número de hojas en relación al número total de folios que integran el inventario.

7 FECHA DE ELABORACIÓN: Proporcionar el día, mes y año de elaboración del inventario documental (general por expediente) de archivo de trámite.

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25 de 32

8

9

NÚMERO CONSECUTIVO:

CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL EXPEDIENTE:

Incorporar el número consecutivo de cada fila que conforma el inventario, el cual iniciará con el número 1 para la primera fila, el número 2 para la segunda fila y así sucesivamente hasta concluir la numeración con la última fila.

Consignar la clave alfanumérica correspondiente a la serie o subserie documental plasmada en el CADIDO.

10 NÚMERO DE EXPEDIENTE: Proporcionar en orden ascendente, el número consecutivo que identifica cada expediente al interior del archivo donde se encuentra la serie documental.

11 DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO DEL QUE TRATA EL EXPEDIENTE:

Describir brevemente un resumen del asunto que trata cada expediente; la redacción deberá ser concisa y reflejar la función que genera la serie documental, evitando el uso de términos generales, abreviaturas, siglas o claves.

12

13

TOTAL DE FOJAS (FOLIOS):

PERIODO DE TRÁMITE:

Número total de folios que integran cada expediente.

Registrar en columnas independientes la fecha en que se generó el primer documento y la fecha del último documento de cada expediente.

14 TRADICIÓN DOCUMENTAL: Seleccionar con una “X” en columnas independientes según corresponda, si la documentación que integra cada expediente se encuentra en original, copia; o ambas opciones.

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15 VALOR DOCUMENTAL: Señalar con una “X” en columnas

independientes según corresponda, los valores documentales de cada expediente. Las columnas se denominan “A” para administrativo, “L” para legal, “F” para fiscal y “C” para contable (Estos valores están especificados en el CADIDO de acuerdo a la serie documental correspondiente).

16

17

18

PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS):

CONDICIONES DE ACCESO:

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA:

Proporcionar en columnas independientes los años de guarda de cada expediente en el archivo de trámite y los años de guarda en el archivo de concentración, así como registrar la suma total de ambos años. Dichas columnas se denominan “AT” para el archivo de trámite, “AC” para el archivo de concentración y “Total de años” para la suma de ambas columnas. Señalar con una “X”, en columnas independientes según corresponda si el expediente contiene información clasificada como reservada o confidencial. Las columnas se denominan “R” para reservada y “C” para confidencial.

Indicar mediante una clave el lugar donde se resguardan los expedientes, ya sea gavetero, archivero, estante, anaquel, nicho) Dicha clave la tendrán que describir con una nota al final del inventario.

19 TOTAL DE EXPEDIENTES: Indicar el número total de expedientes generados correspondientes a cada serie documental.

20 DATOS DE QUIEN ELABORA EL INVENTARIO:

Indicar el nombre, cargo y firma del Responsable del Archivo de Trámite de la Unidad Administrativa que elaboró el inventario documental

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I. Nombre del Formato: PORTADA DE EXPEDIENTE DE ARCHIVO

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Llevar el control de los documentos contenidos en un expediente, conservarlos íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los archivos de cualquier área de la Institución y dar cumplimiento a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal.

IV. Responsable de su Formulación: Responsable de Archivo de Trámite

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se realice la apertura o cierre de un expediente.

VII. Distribución: Original: Unidad Administrativa responsable del resguardo de los expedientes.

VIII. Forma de Llenado: Computadora

IX. Observaciones: El formato deberá adherirse en la portada del expediente en cuestión, se considera muy importante para llevar un adecuado control del archivo y facilitar la ubicación de los expedientes.

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1 UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA:

Nombre de la Unidad Administrativa productora de los expedientes.

2 FONDO: Nombre de la Entidad: Centros de Integración

Juvenil, A.C.

3 SECCIÓN DOCUMENTAL: Clave y nombre de la sección a la que corresponda el expediente conforme al CADIDO.

4

5

SERIE DOCUMENTAL:

SUBSERIE DOCUMENTAL:

Clave y nombre de la serie a la que corresponda el expediente conforme al CADIDO.

Clave y nombre de la subserie a la que corresponda el expediente conforme al CADIDO.

6 NÚMERO DE EXPEDIENTE: Número progresivo asignado al expediente. 7 DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO QUE

TRATA EL EXPEDIENTE:

Descripción breve del contenido del expediente, siendo conciso, reflejando la función que genera la serie documental, evitando el uso de términos generales, abreviaturas, siglas, claves.

8 FECHA DE APERTURA: Fecha de apertura del expediente o del primer documento que originó la creación del expediente.

9 FECHA DE CIERRE: Fecha de cierre del expediente o del último documento que integra el expediente.

10 VALOR DOCUMENTAL: Marcar con una “X” el tipo de valor que corresponde al expediente. Estos valores están especificados en el CADIDO de acuerdo a la serie documental: administrativo, legal o jurídico, fiscal o contable.

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11 PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS): De acuerdo al CADIDO indicar el número de años que se conservará el expediente tanto en Archivo de Trámite (A-T) como en Archivo de Concentración (A-C) y la suma total de ambos años.

12 CONDICIONES DE ACCESO- RESRVADA:

En caso de que el expediente contenga información clasificada como reservada, se pondrá la leyenda de “INFORMACIÓN RESERVADA”.

Si la clasificación es parcial, se indicarán las partes o páginas del documento que se clasifican como reservadas.

Recordar que la clasificación de la información se llevará a cabo en el momento en que se reciba una solicitud de acceso a la información, se determine mediante resolución de autoridad competente, o se generen versiones públicas para dar cumplimiento a las obligaciones de transparencia previstas en la Ley General o Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 13 14 CONDICIONES DE ACCESO- CONFIDENCIAL: PERIODO DE RESERVA:

En caso de que el expediente contenga información clasificada como confidencial, se pondrá la leyenda de “INFORMACIÓN CONFIDENCIAL”.

Se indicarán en su caso las partes o páginas del documento que se clasifican como confidencial.

Indicar con número, los años por los que se mantendrá el expediente o las partes del mismo como reservado.

Si el expediente no es reservado, sino confidencial, deberá tacharse este apartado.

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31 de 32 15 16 17 18 19 20 FECHA DE CLASIFICACIÓN: Día Mes Año Día Mes Año

FECHA DE DESCLASIFICACIÓN: Día Mes Año Día Mes Año

AMPLIACIÓN DEL PERIODO DE RESERVA:

PARTES O SECCIONES RESERVADAS O CONFIDENCIALES:

RÚBRICA Y CARGO DEL TITULAR DEL ÁREA QUE CLASIFICA:

RÚBRICA Y CARGO DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE DESCLASIFICA:

Se anotará el día, mes y año en que el Comité de Transparencia confirmó la clasificación del expediente, en su caso.

Indicar el día, mes y año en que se desclasifica el expediente.

En caso de haber solicitado la ampliación del periodo de reserva originalmente establecido, se deberá anotar el número de años o meses por los que se amplía la reserva.

En caso de que sólo una parte o sección del documento sea reservado o confidencial, se señalará la foja o el apartado y de ser posible, los datos o información.

Rúbrica autógrafa de quien clasifica y cargo que ocupa.

Rúbrica autógrafa de quien desclasifica y cargo que ocupa.

21 TOTAL DE FOJAS (FOLIOS): Indicar con número, el total de folios que integran el expediente al final del cierre del mismo.

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Centros de Integración Juvenil, A.C.

PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

CODIGO: PR-COARC-002-A4 ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3 MATERIALES 11 REFERENCIAS 11 PROCEDIMIENTO 12 FLUJOGRAMA 18 ANEXOS 29

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo

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PROCEDIMIENTOPARALATRANSFERENCIAPRIMARIAYPRÉSTAMODEEXPEDIENTESDE ARCHIVODECONCENTRACIÓN

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O B J E T I V O

Realizar el traslado controlado de la documentación generada por las distintas áreas administrativas de la Entidad al Archivo de Concentración para su resguardo precaucional, control e identificación de su valor documental; con el objeto de facilitar su localización y consulta hasta su destino final.

A L C A N C E

A la Coordinación de Archivos, y Responsables de Archivo de Trámite de Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales, Subdirecciones de Área, Departamentos, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana y foránea.

NOTACIONES Y DEFINICIONES

Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya

consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas de la Entidad y permanecen en ésta hasta su destino final.

AGN: Archivo General de la Nación.

Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso

cotidiano, necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa, las cuales conforman la Entidad.

CADIDO: Catálogo de Disposición Documental.

Legajo: Se refiere a la división de un expediente en varias partes cuando este es voluminoso.

Responsable del Archivo de Concentración: Servidor público nombrado por el Titular de

la Dependencia o Entidad, con conocimiento y experiencia en archivística, encargado del acervo documental semiactivo.

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Responsable del Archivo de Trámite: Servidor público nombrado por el Titular de cada

Unidad Administrativa, quien definirá su nivel jerárquico, encargado del acervo documental en la Unidad Administrativa de su adscripción.

RAC: Responsable de Archivo de Concentración.

RAT: Responsable de Archivo de Trámite.

Transferencia Primaria: Es el traslado controlado y sistemático de expedientes cuyo

trámite ha concluido a los archivos de concentración. La transferencia primaria se efectuará una vez que se cumpla el plazo de conservación previsto en el catálogo de disposición documental, dicha transferencia se programará el último viernes de abril, junio, septiembre y noviembre, y será exclusivamente para los responsables de archivos de trámite de oficinas centrales; los de zona metropolitana y foránea conservarán la documentación hasta su baja.

Unidad Administrativa: Área a la que se confieren atribuciones específicas en el

reglamento interior, estatuto orgánico o disposición equivalente dentro de las dependencias y entidades, se refiere a las Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana y foránea y Departamentos que conforman la Entidad.

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN

TRANSFERENCIA PRIMARIA

Responsable de Archivo de Trámite de la Unidad Administrativa de Oficinas Centrales

 Identificará los expedientes cuyo plazo de conservación en el archivo de trámite haya concluido, conforme al catálogo de disposición documental.

 Elaborará la propuesta de inventario documental, en original y copia, agrupando por series documentales y por año.

 Solicitará al Titular de la Unidad Administrativa otorgue el visto bueno a la propuesta de inventario documental.

 Instalará los expedientes en cajas debidamente identificadas.

 Solicitará al Coordinador/a de Archivos, la revisión y visto bueno del inventario de transferencia primaria, el cual especifica la documentación que será enviada al archivo de concentración, por lo menos con 10 días hábiles de anticipación a la fecha de la transferencia primaria.

 En caso de existir observaciones, una vez realizada la revisión de los expedientes por parte del RAC, el RAT las solventará y lo enviará nuevamente al RAC al correo electrónico [email protected] para su visto bueno.

 Anexará una copia dentro de cada caja de archivo y entregará una más a la Coordinación de Archivos como parte de su acuse.

 Los documentos que integran cada expediente deberán estar protegidos por un folder de igual tamaño al de ellos (carta u oficio). Aquellos que contengan otro tipo de carpeta o se encuentren engargolados deberá cambiarse conforme a lo anterior.

 Para el adecuado manejo y optimización de espacios, los expedientes a transferir no podrán tener un grosor mayor a 5 centímetros, aquellos que lo rebasen deberán dividirse en los legajos que sean necesarios. Lo anterior se especificará en la carátula de identificación del expediente.

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 Asignará un folio a cada uno de los documentos que integran cada expediente a transferir el cual se asentará con foliadora o pluma en el ángulo inferior o superior derecho. La foliación se hará de manera consecutiva, si un expediente está integrado por varios legajos los documentos seguirán el consecutivo del folio en cada legajo.

 Colocará en la pestaña del folder el código de clasificación del expediente (nomenclatura). Ejemplo: 2S.4.1-8:

Código de la Sección (2S) Código de la serie (2S.4)

Código de la subserie en caso de contar con ella (2S.4.1) Número del expediente (8)

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En caso de que el expediente se divida en varios legajos, pondrá el consecutivo del legajo que le corresponde. Ejemplo: 2S.4.1-8/ L 1/3.

Código de la Sección (2S) Código de la serie (2S.4)

Código de la subserie en caso de contar con ella (2S.4.1) Número del expediente (8)

Número de Legajo (L 1/3)

 La documentación a transferir al archivo de concentración deberá colocarse en cajas de archivo, con su respectiva carátula de caja de archivo de concentración.

 Deberá evitar grapas y clips de los documentos de cada expediente para su mejor conservación en el archivo de concentración.

 Ordenará los expedientes de izquierda a derecha tomando como referencia el frente de la tapa.

 Las cajas de archivo no deberán exceder un peso mayor a los 20 kilogramos, esto para una mejor manipulación durante el proceso de transferencia y resguardo en el archivo de concentración.

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 Llevará el control de los números progresivos que asigne a las cajas que transfiera al archivo de concentración por año fiscal.

 Se coordinará con la Coordinación de Archivos para realizar la baja documental de sus respectivas cajas una vez concluido el plazo de conservación en el archivo de concentración.

NOTAS:

 En el caso de los responsables de archivo de trámite de Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana y foránea, no efectuarán éste proceso de “transferencia primaria”, pero sí organizarán los expedientes en sus respectivas cajas de archivo conforme a las políticas de operación antes mencionadas; ya que custodiarán la documentación que generen hasta que se concluya con su plazo de conservación total establecido en el CADIDO institucional y posteriormente solicitarán la baja documental ante la Coordinación de Archivos, para que ésta a su vez gestione el proceso de solicitud ante el AGN.

 En el caso de los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana, se recolectarán las cajas de archivo que se hayan solicitado para baja documental y se custodiarán en el Archivo de Concentración de centros de Integración Juvenil, A.C., hasta que el AGN emita el acta y dictamen de baja y se proceda su donación ante la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.

 En el caso Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona foránea, una vez que el AGN emita el acta y dictamen de baja documental, la Coordinación de Archivos avisará y dará seguimiento para que la unidad operativa efectúe el proceso de destrucción del papel de archivo.

Titular de la Unidad Administrativa

 Revisa la propuesta de inventario documental y de ser necesario revisa físicamente los expedientes. Una vez revisado el inventario y en caso de no existir observaciones al respecto, otorga el visto bueno.

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Coordinador/a de Archivos / Responsable de Archivo de Concentración

 Cotejará los inventarios de transferencia primaria contra los expedientes junto con el RAT.

 Otorgará visto bueno al inventario y recibirá los expedientes.

 Efectuará la transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración el último viernes de los meses de abril, junio, septiembre y noviembre.

 Supervisará que se cumpla el tiempo de conservación de expedientes en el archivo de concentración, conforme a los plazos establecidos en el Catálogo de disposición documental.

 Instalará la remesa de expedientes en la ubicación topográfica correspondiente.

 Registrará en el inventario de transferencia primaria la ubicación topográfica de la remesa y de cada expediente.

 Integrará el expediente de la transferencia primaria.

 Administrará la segunda etapa de vida de los documentos de archivo, que le han sido transferidos del archivo de trámite, mismos que deberá conservar y custodiar hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.

Personal adscrito a la Coordinación de Archivos

 Apoyará a las Unidades Administrativas en el llenado de los formatos de inventarios documentales para la transferencia de expedientes al Archivo de Concentración.

 Custodiará el traslado de las cajas de documentación al archivo de concentración.  Revisará los inventarios de transferencia primaria de cada una de las áreas solicitantes.  Complementará el llenado del Inventario Documental de Transferencia Primaria

asignando la clave topográfica a los expedientes transferidos, y remitirá copia del mismo a las áreas generadoras de los expedientes para su consulta y solicitud de préstamos posteriores.

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 Conservará precautoriamente en el Archivo de Concentración los expedientes semiactivos hasta cumplir su vigencia documental conforme al Catálogo de disposición documental.

PRÉSTAMO Y CONSULTA DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Titular de la Unidad Administrativa

 Designará mediante oficio a los servidores públicos autorizados para solicitar el préstamo y consulta de expedientes de archivo.

 Informará mediante oficio al RAC la designación realizada al momento de requerir alguna consulta de expedientes.

Servidor Público autorizado

 Solicitará al RAC el préstamo del expediente mediante la elaboración del vale de préstamo.

 Recibirá el expediente por parte del RAC y verificará el contenido e integridad del expediente.

 Custodiará el expediente hasta su devolución al RAC, ya sea para consulta dentro del archivo o para préstamo externo.

 El tiempo máximo para el préstamo de expedientes será de 20 días hábiles, en caso de requerir más tiempo deberá solicitar la ampliación del plazo de consulta.

 Si requiere de más tiempo para consultar el expediente, elaborará la solicitud de ampliación del plazo y actualiza los datos del préstamo.

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Coordinador/a de Archivos/Responsable de Archivo de Concentración

 Recibirá por parte del Titular de la Unidad Administrativa, el oficio de designación de servidores públicos autorizados para solicitar préstamos de expedientes.

 Llevará a cabo un registro de servidores públicos designados para los préstamos de expedientes.

 Permitirá a los servidores públicos previamente autorizados el acceso a los documentos transferidos al archivo de concentración.

 Recibirá la solicitud de préstamo de expedientes mediante la elaboración del vale de préstamo, verificará los datos y firmas autorizadas.

 Verificará si la solicitud de préstamo contiene todos los datos necesarios para ubicar el expediente.

 Identificará la transferencia en su inventario documental.  Realizará la búsqueda del expediente.

 Registrará los datos necesarios y complementará la información del vale de préstamo.  Entregará el vale de préstamo para su firma y el expediente para su consulta.

 Una vez devuelto el expediente, recibirá y verificará el contenido e integridad del expediente.

 Cancelará el vale de préstamo y registrará los datos de recepción.

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SEGUIMIENTO DEL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Coordinador/a de Archivos/Responsable de Archivo de Concentración

 Revisará el listado de expedientes prestados para su seguimiento y lo confrontará con el acervo documental.

 Si existen expedientes no devueltos informará al servidor público que solicitó el expediente cinco días hábiles previos al vencimiento del plazo de préstamo, requiriéndole la devolución o proponiéndole ampliar el plazo.

 Si el servidor público requiere de más tiempo, elaborará la solicitud de ampliación del plazo y actualizará los datos del préstamo.

Personal adscrito a la Coordinación de Archivos

 Atenderá y dará seguimiento a las solicitudes de préstamo de los expedientes ubicados en el Archivo de Concentración.

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M A T E R I A L E S

 Inventario de Transferencia Primaria

 Carátula de Caja de Archivo de Concentración  Vale de Préstamo de Expedientes Semiactivos  Oficio para solicitud de transferencia primaria

R E F E R E N C I A S

 Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF 04/05/2015.  Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública DOF. 09/05/2016.  Ley Federal de Archivos DOF. 23/01/2012 y su Reglamento.

 Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en materia de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único. DOF 15/05/2017.

 Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. DOF. 04/05/2016.  Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la

Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. DOF. 04/05/2016  Norma de Archivo Contable Gubernamental NACG-01. Disposiciones Aplicables al

Archivo Contable Gubernamental. 01/01/2014.

 Norma Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012 del Expediente Clínico. 29/06/2012.  Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.

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ANEXOS

 Inventario de Transferencia Primaria.

 Carátula de Caja de Archivo de Concentración.  Vale de Préstamo de Expedientes Semiactivos.

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PROCEDIMIENTOPARALATRANSFERENCIAPRIMARIAYPRÉSTAMODEEXPEDIENTESDE ARCHIVODECONCENTRACIÓN RESPONSABLE DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS 13 de 42 Responsable de Archivo de Trámite de Unidades Administrativas Coordinador/a de Archivos Personal Adscrito a la Coordinación de Archivos Coordinador/a de Archivos

1. Selecciona y revisa físicamente los expedientes a transferir, requisita el Inventario de Transferencia Primaria de Archivo de Concentración y anexa copia dentro de cada caja como primer documento. Conserva otra copia como comprobante y un original el cual entregará al Coordinador/a de Archivos.

2. Requisita el formato Carátula de Caja de Archivo de Concentración para cada caja a transferir, con los siguientes datos: Unidad Administrativa productora, Sección documental, Serie documental, Subserie documental, Plazo de Conservación, Número de Caja, Número total de Expedientes, Fechas Extremas y Observaciones. Pega la Carátula al frente de cada caja. 3. Envía oficio al Coordinador/a de Archivos solicitando su

Visto Bueno para el envío de las cajas al archivo de concentración y le anexa el Inventario de Transferencia Primaria, así como el archivo electrónico del mismo. 4. Recibe oficio e Inventario de Transferencia Primaria. 5. Turna al personal adscrito a la Coordinación de Archivos

el oficio e Inventario de Transferencia Primaria para su revisión.

6. Recibe oficio e Inventario de Transferencia Primaria y acude a la Unidad Administrativa, revisa las cajas y en caso de no cumplir con los requisitos para su envío al archivo de concentración, la orienta hasta lograr su adecuada integración.

7. Una vez que la revisión de expedientes ha concluido, autoriza el envío de la misma al Archivo de Concentración firmando el Inventario de Transferencia Primaria de Archivo de Concentración. Notifica a la Unidad Administrativa la fecha para el traslado de las cajas. Inventario de Transferencia Primaria Carátula de Caja de Archivo de Concentración Oficio de visto bueno Oficio e Inventario Oficio e Inventario Inventario