3 Introducción a la creación de informes
3.3 Crear un nuevo informe
3.3.6 Ubicación de datos en el informe
Colocar datos en su informe es una tarea muy importante. Para generar informes claros y efectivos, debe saber qué tipo de datos debe incluir en el informe y dónde colocarlos.
Nota
Un archivo de informe (.rpt) puede contener información empresarial confidencial. Le aconsejamos que proteja el acceso al archivo mediante uno de los métodos siguientes:
● Administre el archivo con el servidor de la plataforma de BI. ● Aplique sistemas de seguridad para archivos.
● Aplique un cifrado de nivel de sistema operativo.
3.3.6.1
Objetos resultantes
Los objetos de resultado son objetos que muestran datos del origen de datos. La mayoría de los datos que se muestran en un informe se obtienen de los objetos de resultado. Por lo general, ubicará los objetos de resultado en el área Cuerpo, si bien, en algunas ocasiones, los pondrá en otras secciones del informe.
Nota
Si usa un universo relacional, un universo OLAP o una consulta SAP BEx, puede haber disponibles indicadores delegados. Si coloca un indicador delegado en el área Cuerpo, aparecerá como objeto de resultado. Sin embargo, si coloca un indicador delegado en el Encabezado de informe, Pie de informe, Encabezado de grupo,
3.3.6.1.1
Para insertar objetos de resultado
1. En el área Objetos de resultado del panel lateral Explorador de datos, haga clic en las carpetas para expandir los objetos.
2. Arrastre los objetos a la ubicación deseada del lienzo del informe.
También puede insertar un objeto haciendo clic con el botón derecho en el objeto en el Explorador de datos y después en Insertar.
3.3.6.2 Fórmulas
Si quiere mostrar datos que son valores calculados, tendrá que crear una fórmula y ponerla en el informe. Por ejemplo, si el origen de datos solamente contiene las fechas de pedido y de envío, y necesita mostrar el número de días que transcurren hasta el envío del pedido, tendrá que crear una fórmula para calcular la diferencia entre ambas fechas.
Enlaces relacionados
Fórmulas [página 273]
3.3.6.3 Parámetros
Los parámetros permiten filtrar los datos del informe para determinados usuarios. Por ejemplo, en un informe usado por vendedores, puede crear un parámetro que pida al usuario que elija una región. Cuando el usuario elige una región, el informe devuelve los resultados de la región específica en lugar de devolver los resultados de todas las regiones.
Enlaces relacionados
Parámetros y peticiones de orden [página 257]
3.3.6.4 Elementos de total acumulado
Para mostrar un total que evalúa cada registro y proporciona una suma acumulada de todos los valores en un objeto (o todos los valores en un conjunto de valores dado), se necesita crear un elemento de total acumulado y ponerlo en el informe. Si los tres primeros valores en un objeto son 2, 4 y 6, un total acumulado mostraría 2, luego 6 (la suma de 2 + 4) y por último 12 (la suma de 2 + 4 + 6).
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3.3.6.5 Objetos predefinidos
Entre los objetos predefinidos se incluyen Número de página, Número de registro, Número de grupo, Fecha de impresión y Número total de páginas. Use los comandos del área Objetos predefinidos del panel lateral Explorador de datos para agregar objetos predefinidos al informe.
3.3.6.5.1
Para insertar un objeto predefinido
1. En el panel lateral Explorador de datos, expanda Objetos predefinidos.
2. Arrastre un objeto predefinido a la ubicación que desee en el lienzo del informe.
Cada objeto predefinido se inserta en el informe como un elemento. Aparecerá un marco de elemento. Ahora puede moverlo en el informe.
Consejo
También puede hacer clic con el botón derecho en un objeto predefinido y después hacer clic en Insertar.
3.3.6.6 Elementos de texto
Los elementos de texto se usan principalmente para contener texto, pero también pueden contener objetos de resultado para crear, por ejemplo, cartas modelo personalizadas. Puede usar elementos de texto para combinar objetos de resultado, insertar títulos, totales de etiquetas y otros datos en su informe.
3.3.6.6.1
Para insertar un elemento de texto
1. Haga clic en Insertar Texto y, a continuación, haga clic en el lienzo del informe para colocar el cuadro de texto.
Aparece un cuadro de texto vacío. 2. Introduzca el texto en el cuadro de texto. En el informe se agrega un elemento de texto.
Consejo
3.3.6.6.2 Para insertar un objeto de resultado en un
elemento de texto
1. Inserte un elemento de texto en el informe.
2. Escriba el texto que desea que aparezca antes del primer objeto de resultado, si procede.
3. En el panel lateral Explorador de datos, haga clic en el objeto de resultado que desea insertar y arrástrelo hacia el elemento de texto.
Al mover el cursor sobre el elemento de texto verá un punto de inserción móvil.
4. Arrastre el objeto hasta colocar el cursor en el lugar donde desee que aparezca el objeto de resultado y coloque el objeto.
Consejo
También se puede mover el objeto de resultado seleccionándolo y moviéndolo en el interior del elemento de texto.
3.3.6.7 Elementos de imagen
En la elaboración de informes, muy a menudo surge la necesidad de incluir una imagen. Por ejemplo, usted podría desear insertar el logotipo de su empresa en el encabezado del informe.
3.3.6.7.1
Para insertar una imagen
1. Haga clic en Insertar Imagen . Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.
2. Seleccione el archivo de imagen que desee en la lista de archivos y haga clic en Abrir. Aparecerá un marco de elemento con la imagen dentro, listo para ser ubicado.
3. Sitúe el elemento de imagen donde desee que aparezca en el informe y haga clic para colocarlo.
3.3.6.8 Elementos de hipervínculo
Puede agregar un hipervínculo a cualquier elemento de informe del lienzo del informe.
El hipervínculo se guarda con el informe y otros usuarios pueden tener acceso a él para ver información adicional.
Nota
Crystal Reports también le permite crear hipervínculos con URL relativas, con lo que los informes en la Web permanecen independientes de su ubicación en cualquier servidor particular.
3.3.6.8.1
Para crear un elemento de hipervínculo
1. Haga clic con el botón derecho en el elemento de informe situado en el lienzo del informe y, a continuación, haga clic en Dar formato a <<Elemento>>.
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato. 2. Haga clic en la opción Avanzadas.
Nota
No todos los tipos de hipervínculos están disponibles en todo momento. El elemento que selecciona y su ubicación en el informe determinan los tipos disponibles.
3. En la lista Tipo, seleccione una de las siguientes opciones:
Opción Descripción
Ningún hipervínculo Esta es la opción predeterminada. No hay ningún hipervínculo asociado al elemento de informe seleccionado.
Un sitio Web en Internet Seleccione esta opción si desea que el elemento de informe esté vinculado a una dirección web estática.
Una dirección de correo electrónico
Seleccione esta opción si desea que se cree una dirección "mailto" desde el objeto seleccionado. Use el botón Fórmula condicional para crear una dirección basada en un valor de objeto.
Un archivo Seleccione esta opción si desea crear un hipervínculo a un archivo en un equipo conectado a red o un equipo específico.
Otro elemento de informe Seleccione esta opción si desea crear un hipervínculo a otro elemento en el informe.
Aparecerá un cuadro de texto bajo el menú Tipo.
4. Indique la dirección del sitio web, la dirección de correo electrónico o el nombre de archivo del hipervínculo, en función del tipo que haya seleccionado.
5. Cierre el cuadro de diálogo Formato. Se inserta un hipervínculo en el informe.
3.3.6.9 Alertas
Las alertas son mensajes personalizados creados en Crystal Reports que aparecen cuando los datos de un informe cumplen determinadas condiciones. Las alertas indican una acción que va a emprender el usuario o contienen información sobre los datos del informe.
Las alertas se crean a partir de fórmulas que evalúan las condiciones especificadas. Si la condición se cumple, la alerta se ejecuta y se muestra su mensaje. Los mensajes pueden estar compuestos por cadenas de texto o fórmulas que combinan texto y objetos de informe. Una vez ejecutada una alerta, no se evalúa de nuevo hasta que no se actualizan los datos del informe.
Debido a que las alertas son específicas de cada informe, usted es quién decide cuándo usarlas. Pueden ser útiles para señalar información importante, por ejemplo, las ventas que superan o no llegan a un límite. Y como el mensaje lo crea usted mismo, puede ser específico para sus datos.
3.3.6.9.1
Para agregar una nueva alerta
1. En la barra de herramientas estándar, haga clic en Datos Alertas . Aparece el cuadro de diálogo Alertas.
2. Haga clic en Nuevo.
3. Introduzca un nombre para la alerta en el cuadro de texto Nombre.
4. Haga clic en el icono Fórmula de condición situado junto a Condición. Aparecerá el Taller de fórmulas.
5. Introduzca la fórmula de condición de alerta.
Si una fórmula de alerta está basada en un elemento de total, cualquier elemento repetido usado debe ser constante en el elemento de total. Por ejemplo, si agrupa según País y Región, podría crear la siguiente alerta:
Sum ({Cliente.Ventas del año pasado}, {Cliente.Región}) > 10000
En este caso, la fórmula puede referirse a País o Región, pero no a Ciudad o Nombre del cliente ya que éstos no son constantes.
Nota
Las fórmulas de alerta pueden basarse en registros repetidos o en elementos de total, pero no pueden estar basadas en elementos de hora de impresión, como fórmulas de totales acumulados o de hora de impresión. Las fórmulas de alerta no pueden tener variables compartidas.
6. Haga clic en Guardar y cerrar para salir del Taller de fórmulas. 7. Puede agregar un mensaje para que aparezca con la alerta.
Hay dos opciones para agregar un mensaje de alerta.
○ Si desea que el mismo mensaje aparezca cada vez que se ejecute la alerta, escríbalo en el cuadro
Mensaje.
○ Si desea que el mensaje aparezca personalizado con elementos de datos, cree una fórmula de mensaje. 1.
Haga clic en el icono Fórmula condicional situado junto a Mensaje. Aparecerá el Taller de fórmulas.
2. Introduzca la fórmula de mensaje de alerta.
Por ejemplo, si desea ver el mensaje “<<País>> es un productor destacado” (donde <<País>> es el nombre de un país específico), puede crear la fórmula siguiente: ({Cliente.País}) + "es un productor destacado".
3. Haga clic en Guardar y cerrar para salir del Taller de fórmulas.
Nota
El resultado de una fórmula de mensaje de alerta debe ser una cadena.
La función DefaultAttribute se puede usar para hacer referencia a un mensaje agregado en el cuadro Mensaje. Por ejemplo, si el mensaje del cuadro de mensaje es “es un productor destacado”, la fórmula de mensaje de alerta podría ser:
Esta fórmula depende del texto que se escriba en el cuadro Mensaje; ese texto se convierte en el atributo predeterminado.
8. Haga clic en Aceptar.
Una nueva alerta se agregará al informe.