Le cadre actuel de la gestion des documents papier
- Gestion des documents administratifs
- Gestion des bibliothèques
D'un côté se trouvent tous les documents produits ou reçus par l'organisation dans l'exercice de ses fonctions et sont appelés « documents administratifs ». Deux lois spécifiques ont eu un impact général sur les pratiques de gestion des dossiers administratifs. Ils doivent donc assurer l’acquisition, le traitement, le stockage et la diffusion de ce matériel d’archives.
Les bibliothèques gouvernementales ou centres de documentation sont un groupe informel qui sert l'administration gouvernementale pour le stockage de documents de référence. Les bibliothèques gouvernementales rassemblent une documentation à la fois variée et spécialisée et étroitement liée à la mission du ministère ou de l'organisme auquel elles sont associées. Les principales activités des bibliothèques gouvernementales consistent à acquérir des documents, à les traiter (cataloguer, indexer, classer), à effectuer des recherches documentaires (consultation du catalogue, accès aux serveurs de données, consultation de CD-ROM) et à gérer la diffusion (prêt) des documents et des ressources entre bibliothèques. prêts.
Chaque ministère ou agence est donc responsable du développement et de l'évolution de sa bibliothèque.
Le cadre actuel de la gestion des documents électroniques
- Documents de bureautique
- La messagerie électronique
En passant de la gestion des médias papier à la gestion électronique, nous changeons de paradigme. Sans nier une certaine augmentation de la durée d'intervention humaine sur les documents électroniques, force est de constater que la gestion documentaire n'en sera que plus efficace. C'est ce que représente la partie gauche de la figure 1, où le document est créé dans un espace (par exemple le disque dur d'un micro-ordinateur).
Cette copie de sauvegarde d'un document comprend le contenu (ou les données) et les éléments d'informations complémentaires permettant sa localisation, son contrôle d'accès, sa durée de conservation, etc. Ce document présente les exigences fonctionnelles pour la combinaison de la production et de la maintenance. En juin dernier, le comité directeur du BNQ a révisé le contenu de l'avant-projet.
Cette réflexion a conduit à l'élaboration de la version finale du document intitulé « Dépôt légal des publications électroniques. Compte tenu de la nature particulière des publications électroniques diffusées en ligne, il est recommandé de privilégier le principe de préservation du contenu informationnel des publications électroniques plutôt que de viser à préserver l'artefact 4. La question de la préservation du contenu complet et du contexte approprié revêt une certaine importance.
Un contrôle de qualité strict doit être effectué par la bibliothèque de dépôt pour garantir que chaque publication électronique est déposée. Considérations relatives à la préservation permanente des publications électroniques L'intervention du BNQ en matière de conservation visera principalement la préservation à long terme du contenu informationnel des publications électroniques déposées dans ses collections (plutôt que la préservation de l'artefact déposé). La question de la préservation des qualités interactives d'une publication s'avérera particulièrement délicate, ne serait-ce que du fait de la non-préservation des liens établis d'un document à l'autre.
Lors de l'achat d'une publication électronique, migration vers un support de stockage stable et conversion éventuelle vers l'environnement technologique de la bibliothèque dépositaire. Les métadonnées des documents de transaction visent à répondre aux exigences relatives à la préservation de la valeur probante des documents stockés. Les métadonnées de signature numérique sont écrites dans une balise attachée au document stocké.
La responsabilité de conservation attribuée aux ministères et organismes devrait inclure les communications échangées par courrier électronique ou par courrier électronique. En vertu de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1), les ministères et organismes gouvernementaux sont tenus d'établir et de maintenir un calendrier de conservation « qui précise les périodes d'utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs et indique quels les dossiers inactifs sont définitivement conservés et éliminés » (article 7). Puisqu'il n'est pas facile de déterminer la solution la plus rentable pour le stockage des données, l'ANQ poursuivra ses travaux en établissant une problématique générale de préservation des banques de valeur durable et en élaborant une conception de projet administratif pour la gestion des archives informatiques.
Les documents de référence
Dans le cadre du groupe de travail sur le projet de préservation des technologies documentaires, le BNQ a présenté, en février 1998, un avant-projet de dépôt légal des publications électroniques. Ce document définit notamment les principes généraux qui sous-tendent l'intervention du BNQ, définit la notion de « document publié », établit les critères de sélection souhaitables et établit les grandes lignes de la procédure d'archivage, de conservation et de diffusion des documents électroniques. Cet avant-projet a fait l'objet d'une présentation aux membres du groupe de travail Conservation.
Un vaste groupe de travail au sein du BNQ a débuté ses travaux en septembre 1998 pour valider et développer le contenu de ce document. Il est également important de souligner la différence importante qui existe entre une bibliothèque confiée à un mandat de gardien permanent (c'est le cas du BNQ) et une bibliothèque numérique (ou bibliothèque virtuelle) qui rassemble des ressources sous forme numérique et distribuées sans toutefois assurer la stockage et distribution à long terme de toutes ses collections6. Dans le contexte particulier des réseaux électroniques, caractérisé par le mouvement, l'éphémère et la désuétude technologique, le BNQ devra s'assurer que les publications électroniques du gouvernement du Québec soient préservées le plus tôt possible, soit dès le début de leur « activité » vie" 7 Le fait que le dépôt soit effectué au moment de la publication entraînera le.
Concernant la préservation du contenu informatif, veuillez consulter les pages 47 et 48 de ce livre. Les considérations relatives au stockage initial d'une publication électronique par le BNQ L'archivage et la diffusion des publications électroniques publiques doivent faire face à deux défis majeurs : assurer l'intégrité et garantir l'authenticité des documents archivés. La bibliothèque dépositaire doit donc s'assurer que toutes les techniques utilisées (telles que la signature électronique) sont utilisées lors de l'acquisition d'une publication électronique en ligne et lors de sa mise à disposition.
Le BNQ doit établir des paramètres permettant de définir les limites d'une publication; par exemple, une publication peut être limitée à. Certaines propriétés originales d'une publication électronique peuvent être altérées par ces opérations de migration. Le BNQ devra obtenir certains avis juridiques pour clarifier l'impact de ces opérations sur la question de la propriété intellectuelle.
La « conversion » d'une publication électronique vers un support non électronique (imprimé ou microfilm) n'est pas recommandée, notamment dans le cas de publications multimédias à caractère interactif ou dynamique11. Il sera nécessaire de relier les données relatives à la préservation d'une publication électronique à sa notice bibliographique pour en faciliter le suivi.
Les documents administratifs
- Les documents de transaction
- Les messages de courriel
Par exemple, le type de données à certifier peut être un message, une impression de message (un type de résumé mathématique) ou un certificat ; une empreinte digitale doit montrer son algorithme, etc. Ce modèle est défini dans un autre document produit par le Document Engineering Project et s'intitule « Lignes directrices pour décrire un document de transaction enregistré à des fins de préservation ». La liste des attributs des messages électroniques, extraite du rapport « Lignes directrices pour décrire un message électronique stocké à des fins de préservation », se trouve dans la section C de l'annexe de ce rapport.
Puisque le législateur a inclus les données lisibles par machine dans la définition du terme « document », les ministères et organismes gouvernementaux sont tenus d'établir des règles de conservation de leurs documents électroniques. En 1991, les Archives nationales du Québec ont produit un guide pour aider les ministères et organismes gouvernementaux à intégrer dans leur calendrier de conservation les règles applicables à leurs documents électroniques. Dans un premier temps, ils leur ont conseillé d'indiquer les délais pour les bases de données « corporatives » et départementales.
Dans un deuxième temps, les ministères et organismes gouvernementaux devraient évaluer tous les autres documents électroniques et établir des règles de conservation appropriées, notamment pour les bases de données locales et pour les documents générés à l'aide d'outils bureautiques. Elle nécessite, entre autres, la collaboration étroite (qui n'est pas toujours réalisée) de spécialistes informatiques, l'intégration des principes de gestion documentaire dans des pratiques administratives et informatiques déjà définies, un nombre suffisant de spécialistes pour évaluer les données, l'évaluation des multiples technologies utilisées pour créer des bases de données. Néanmoins, certains ministères ont progressé dans l’élaboration de règles de conservation pour leurs bases de données clés.
La seconde est une approche proactive, où l'évaluation des bases de données se fait au moment de leur création ; il permet de déterminer les données à caractère historique et de constituer avec elles des "fichiers d'archives" selon un format standard prédéterminé. Comme évoqué, il s'agit d'évaluer les banques de données pour lesquelles des règles de conservation ont été fixées par les ministères et organismes gouvernementaux et qui font l'objet d'une demande d'agrément. Comme les documents bureautiques, les bases de données doivent être décrites de manière à ce que chacun puisse y accéder.
Cependant, davantage de métadonnées doivent être ajoutées à la liste de celles utilisées pour les documents bureautiques afin de décrire correctement tous les composants des bases de données. Ces références sont autant d'éléments nouveaux qui, ajoutés à ceux des documents Office, deviennent utiles à la compréhension des bases de données en cours de traitement. La conservation des fichiers séquentiels résultant de l'extraction de la base de données nécessite une description détaillée avec un ensemble complet de métadonnées et de fichiers de données balisés au lieu de simplement être séparés par des virgules.
Les développements récents et actuels ont rendu disponibles des solutions de moins en moins coûteuses pour cette conversion de conservation. papier, et cela concerne aussi bien la conservation à court terme des documents que leur archivage à très long terme.
