Information destinée aux centres de services Volume 3, numéro 5, 24 octobre 2011
Nouveauté : Protocole d’intervention des conseillers-inspecteurs
Pour tenir compte des orientations gouvernementales visant la modernisation de l’État, la Société d'habitation du Québec (SHQ) a modifié sensiblement ses façons de faire concernant la gestion du logement social au cours des dernières années. Elle confie maintenant plus de responsabilités à ses partenaires afin de se concentrer sur son rôle de soutien et d’encadrement auprès d’eux. Pour ce faire, les conseillers- inspecteurs agissent comme les premiers répondants auprès des conseillers techniques des centres de services (CS).
Malgré la délégation de certaines responsabilités, la SHQ doit rendre des comptes aux autorités gouvernementales en ce qui a trait à la saine gestion de son parc immobilier. Pour ce faire, elle a mis en place le Cadre de gestion des investissements pour le maintien et l’amélioration du parc HLM, afin de maximiser l’utilisation des fonds publics et la qualité des interventions visant à maintenir et à entretenir le parc d’habitations à loyer modique (HLM).
Puisque plusieurs des activités prévues dans ce cadre de gestion concernent directement les conseillers-inspecteurs de la SHQ, celles-ci ont été groupées dans un document synthèse intitulé Protocole d’intervention des conseillers-inspecteurs.
Ce protocole précise notamment le rôle et les responsabilités du conseiller-inspecteur ainsi que ceux des différents acteurs de la SHQ, des CS et des offices d’habitation (OH) qui participent à l’acquisition de données sur le parc de logements sociaux et à la
planification des investissements et des travaux qui y sont effectués.
Nous vous présentons ici les grandes lignes de ce protocole d’intervention, qui vise principalement deux objectifs : offrir du soutien aux CS et exercer un contrôle de la qualité de leurs interventions.
Le soutien aux CS
Afin d’assurer le bon fonctionnement et l’efficience des CS, ce volet vise à les soutenir pour qu’ils puissent connaître et appliquer les diverses balises techniques qui encadrent les pratiques de la SHQ et les notions qu’elle véhicule pour les dossiers concernant les CS, soit la réalisation du bilan de santé des immeubles (BSI), le plan pluriannuel d’intervention (PPI), les projets pilotes, la gestion de projets, la réalisation des travaux, etc. Cette fonction comprend notamment du soutien téléphonique, de l’échange d’information, du réseautage, de la formation et un accompagnement sur le terrain.
L’accompagnement varie d’un CS à l’autre et les interventions sont ainsi adaptées aux besoins spécifiques du CS.
Le contrôle de la qualité des interventions
Le contrôle porte sur la qualité des actions liées à la planification et à la réalisation des travaux rattachés aux budgets de remplacement, d’amélioration et de modernisation (RAM) qui relèvent directement des OH. Il comprend notamment les interventions suivantes :
La qualité des rapports et des inspections du BSI - Chaque conseiller technique évaluera deux rapports BSI par année en procédant par échantillonnage. Cette vérification se fera en deux étapes : une vérification méthodologique à partir du rapport rédigé et la confirmation des constats, qui sera effectuée pendant une visite du bâtiment.
- L’échéancier de réalisation des BSI sera vérifié en novembre et en juin de chaque année à partir d’une planification quinquennale fournie par les CS.
Vous recevrez, à l’automne, les instructions relatives à cette planification.
Le suivi du PPI et des travaux réalisés
- Le conseiller-inspecteur fera le suivi en temps réel d’au moins un projet par année pour chacun des CS. Le projet sera choisi par échantillonnage et le suivi comprendra la vérification de l’ensemble des documents composant la charge de projet.
- Le conseiller-inspecteur effectuera aussi le contrôle par échantillonnage et a posteriori de deux autres projets par année.
L’application et l’efficacité du système d’entretien préventif des immeubles
- La SHQ vérifiera sur place et par échantillonnage la qualité des inspections liées au système d’entretien préventif des immeubles.
Le processus de vérification débutera à l’automne pour une partie des BSI et des travaux réalisés en 2011. Au cours du prochain mois, la SHQ vous enverra une liste des projets qui seront visités ou analysés et le conseiller-inspecteur de la SHQ communiquera avec vous par la suite afin de planifier une rencontre. Nous vous invitons à collaborer pleinement avec lui et à lui fournir les documents nécessaires à son travail. De même, nous souhaitons que le conseiller technique du CS soit présent durant la visite du conseiller-inspecteur de la SHQ afin de favoriser le soutien et les échanges. Il s’agit d’une belle occasion de partager des expériences
enrichissantes, autant pour la SHQ que pour ses partenaires.
Le rôle des autres employés et partenaires de la SHQ
En plus de préciser la nature des interventions des conseillers-inspecteurs de la SHQ auprès des CS, le protocole spécifie le rôle des conseillers techniques des CS, des directeurs d’OH, des conseillers en gestion, des professionnels et des chefs d’équipe de la SHQ.
– Le conseiller technique du CS agit notamment comme chargé de projet et comme premier répondant auprès des organismes clients du CS.
– Le directeur de l’OH qui assume le rôle de CS supervise le conseiller technique et peut agir comme le répondant du conseiller-inspecteur de la SHQ, particulièrement au moment de vérifier l’entretien préventif.
– Le conseiller en gestion est le premier répondant du directeur de l’organisme qui agit à titre de CS.
Lorsqu’il constate un problème concernant un CS, il en informe le chef d’équipe des conseillers en gestion.
– Les chefs d’équipe des conseillers- inspecteurs et des conseillers en gestion coordonnent le travail de ces derniers et assurent le suivi en ce qui a trait aux problèmes concernant un CS. De plus, les chefs de chacune des équipes travaillent en collaboration pour coordonner les activités liées au CS qui nécessitent une intervention mixte (technique et administrative).
– Les professionnels du Service de l’expertise technique apportent un soutien technique aux conseillers-inspecteurs et collaborent à des dossiers mixtes avec les conseillers en gestion. Ils conçoivent les outils de contrôle de la qualité et participent à la reddition de comptes liée au Cadre de gestion.
Les informations contenues dans le présent document ne sont pas exhaustives. Nous vous invitons à prendre connaissance de l’ensemble du protocole à l’adresse suivante :
www.habitation.gouv.qc.ca/org/cs dans la section Documents.
