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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
ESCUELA DE ASISTENCIA GERENCIAL Y RELACIONES
PÚBLICAS
"ACTITUDES Y PRÁCTICAS ÉTICAS DE LA SECRETARIA
EJECUTIVA DENTRO DE SU EJERCICIO
PROFESIONAL"
Tesis previa a la obtención del título de
Licenciatura en Secretariado Ejecutivo Bilingüe
DIRECTORA:
Lcda. Sonia Ledesma Rodríguez
AUTORAS:
Sandra Mercedes Terán Solano de la Sala
Carla Lizeth Valdizán León
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CESIÓN DE DERECHOS
Nosotras, Sandra Mercedes Terán Solano de la Sala y Carla
Lizeth Valdizán León, declaramos conocer y aceptar la
disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad
Técnica Particular de Loja, que en su parte pertinente textualmente
dice: "Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad
intelectual de investigadores, trabajos científicos o técnicos y tesis
de grado, que son realizadas a través o con el apoyo financiero,
académico o institucional (operativo) de la Universidad".
Sandra Terán S.
C.I. 171195369-3
Carla Valdizán L.
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Lic. Sonia Ledesma Rodríguez
, Docente de la Universidad
Técnica Particular de Loja.
CERTIFICA:
Haber revisado el presente trabajo de tesis de grado denominado
"ACTITUDES Y PRÁCTICAS ÉTICAS DE LA SECRETARIA EJECUTIVA DENTRO DE SU
EJERCICIO PROFESIONAL" elaborado por las egresadas Sandra Mercedes
Terán Solano de la Sala y Carla Lizeth Valdizán León. Por tanto, autorizo
su presentación para los fines legales pertinentes.
Loja, febrero del 2009
Lic. Sonia Ledesma Rodríguez
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AUTORÍA
Las opiniones, resultados y conclusiones expuestos en el presente trabajo son de total y exclusiva responsabilidad de las autoras.
Sandra Terán S. C.I. 171195369-3
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AGRADECIMIENTO
Nuestra gratitud a las autoridades, personal docente y administrativo del programa de tesis de la Escuela de Secretariado Ejecutivo Bilingüe, para el desarrollo del tema
“ACTITUDES Y PRÁCTICAS ÉTICAS DE LA SECRETARIA”, y por la oportunidad que
esta prestigiosa universidad nos brindó, para el mejoramiento y capacitación profesional.
Nuestro reconocimiento especial a la Lcda. Sonia Ledesma, Directora de Tesis, quien con su abnegación y valiosos conocimientos supo orientar nuestro trabajo realizado en el Consejo Nacional de la Judicatura.
Además, expresamos nuestro sincero agradecimiento a las licenciadas: Mónica
Abendaño, Directora de la Escuela de Asistencia Gerencial y Relaciones Públicas, y Mónica Pinzón de Atención al Alumno MAD & Call Center; por su valiosa colaboración, apoyo, guía y ayuda para la realización de nuestro proyecto de tesis.
Agradecemos al Consejo Nacional de la Judicatura especialmente al Doctor Hernán Marín Proaño, Presidente de la Comisión de Recursos Humanos, por habernos dado la confianza y la oportunidad de desarrollar nuestra investigación dentro de este importante organismo de la Función Judicial.
Finalmente queremos agradecernos mutuamente, por el apoyo, dedicación, sacrificio que llevo el desarrollo de esta tesis, y por que formamos un lindo equipo de trabajo cultivando una gran amistad.
Quito, febrero de 2009
Sandra Terán S. Autora
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DEDICATORIA
La presente Tesis la dedico con mucho cariño primero a Dios, por darme salud, fortaleza e inteligencia para culminar con éxito todo lo propuesto.
A mis Padres: Anita y Bolívar; que siempre estuvieron dándome voz de aliento para seguir adelante en momentos difíciles y que gracias a ellos he llegado a cumplir mis objetivos.
A mis hermanos: María Augusta, quien ha estado de la mano conmigo desde el inicio de mi carrera, ayudándome en todos los asuntos administrativos de la Universidad, brindándome su colaboración y apoyo; y Bolívar que desde la distancia, ya que vive fuera del país, me ha dado consejos y ánimo para continuar.
A mis adorados sobrinos, José Daniel, Juan Pablo, David y Mateito, por los cuales me inspiré para tratar de darles un buen ejemplo.
A mis primos Janina e Iván, quienes a mas de incentivarme fueron mis profesores de las materias más complicadas e importantes durante mi carrera.
Y finalmente a mi Jefe el Dr. Ulpiano Salazar, Vocal del Consejo de la Judicatura, quien siempre me apoyo para que participe en todos los eventos programados por la Universidad Técnica Particular de Loja.
A todos ustedes he dedicado esta tesis ya que sin su
colaboración y apoyo moral, jamás lo hubiera logrado.
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DEDICATORIA
Esta tesis es el fruto de mucho trabajo, sacrificio y esfuerzo que no hubiese sido posible, sin la ayuda de Dios. A él va dirigida toda mi gratitud, por haber alcanzado este objetivo que me planté hace algunos años. Y que gracias también a la intercesión de la Virgen Santísima hoy se ve realizado.
A mis padres por todo su apoyo y fuerzas para seguir adelante, “más vale tarde
que nunca”. Sin su ejemplo de vida, yo no sería como soy, Muchas Gracias, me
siento muy orgullosa de ustedes. Que Dios les bendiga.
A mi esposo Christian, por tu cariño, consejos e inspiración. Y por las veces que me diste una mano.
A Alejito, Fátima, que son una parte fundamental de mi vida. Y porque los sueños se realizan cuando hay alguien por quien soñarlos. Espero que esto les sirva de ejemplo.
A Gabrielito, mi ángel, porque nunca me soltaste la mano. Y me ayudaste a seguir adelante, en los momentos más tristes de mi vida.
Muchas gracias, otra vez, con cariño.
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ÍNDICE DE CONTENIDOS
Portada ... i
Cesión de derechos ... ii
Certificación ... iii
Autoría ... iv
Agradecimiento ... v
Dedicatoria ... vi
Indice de contenidos ... viii
Resumen ejecutivo ... 1
CAPÍTULO I Antecedentes ... 6
Los valores éticos, importancia, aplicación en el Consejo de la Judicatura ... 7
1.1 Definición de Valores ... 7
1.2 Tipos de Valores ... 10
1.3 Importancia de los Valores Éticos ... 15
1.4 Conocimiento y grado de aplicación de Valores Éticos en las actividades ejecutivas que realizan las secretarias. ... 17
1.5 Razones por las que considera conveniente crear un manual de Código de Ética en el Consejo Nacional de la Judicatura ... 18
CAPÍTULO II El Código de Ética en las organizaciones. ... 21
2.1 Concepto y Principios Fundamentales ... 21
2.2 Importancia del manejo de un Código de Ética en las organizaciones .... 23
2.3 El Código de Ética en la gestión administrativa ... 24
2.3.1 Código de Ética en el Sector Público ... 25
10
2.3.3 El Código de Ética profesional de la Secretaria ... 30
CAPÍTULO III Diagnóstico de la Secretaria Ejecutiva, su actitud ética y su entorno en el Consejo de la Judicatura. ... 39
3.1 Información general de la Secretaria Ejecutiva ... 39
3.2 Ambiente o entorno de trabajo. ... 40
3.2.1 Factores Básicos y Sub factores ... 43
3.3 Conocimiento que tiene la secretaria ejecutiva sobre el Código de Ética45 3.4 Otros aspectos. ... 46
Tablas, gráficos y análisis ... 47
Reseña histórica del Consejo de la Judicatura ... 71
CAPÍTULO IV Los directivos, su actitud ética y su entorno en el Consejo de la Judicatura. .. 79
4.1 Información general de los directivos ... 79
4.2 Ambiente o entorno de trabajo ... 82
4.3 Conocimiento que tiene el directivo sobre el Código de Ética. ... 84
4.4 Otros aspectos. ... 85
Tablas, gráficos y análisis ... 86
CAPÍTULO V Propuesta de elaboración de un Código de Ética y plan de capacitación para la Secretaria Ejecutiva del Consejo de la Judicatura. ... 107
5.1 Propuesta de Código de Ética ... 107
5.1.1 Titulo de Código de Ética ... 107
5.1.2 Capítulos ... 107
5.2 Plan de Capacitación para el personal de secretaria ... 112
5.2.1 Antecedentes ... 112
11
5.2.3 Justificación ... 113
5.2.4 Objetivos ... 114
5.2.5 Contenidos ... 115
5.2.6 Metodología ... 115
5.2.7 Recursos ... 115
5.2.8 Ejecución de la propuesta (Plan de Capacitación) ... 116
Metodología ... 117
Presupuesto ... 119
Formas de Evaluación ... 119
Conclusiones ... 122
Recomendaciones ... 124
Bibliografia ... …127
Anexos ... 130
RESUMEN EJECUTIVO
12 una idea clara del porque cada vez las personas perdemos valía y el por qué la importancia de que en toda Institución exista un Código de Ética.
Como un breve ejemplo y luego de encuestas realizadas dentro del Consejo Nacional de la Judicatura, se pudo determinar que no existe un Código de ética profesional, bajo el cual se rijan los funcionarios judiciales, existiendo desconocimiento total de todos los integrantes de esta entidad, pero esto no solo pasa en esta Institución, sino en muchas de las organizaciones públicas así como también las privadas.
Para un mejor entendimiento, exponemos a continuación un breve resumen del desarrollo de este trabajo de investigación, el mismo que ha sido dividido en capítulos, esperamos sea de su agrado y sobre todo se lo considere como una norma para el desarrollo de la Función Judicial:
En el Capítulo I hablamos de los Valores éticos, importancia y su aplicación en el Consejo de la Judicatura, resaltando en este punto los diez valores o tipos motivacionales que son los siguientes:
Poder
Logro
Hedonismo
Estimulación
Autodirección
Universalismo
Benevolencia
Tradición
Conformidad y
13 Realizamos un análisis sobre el conocimiento y grado de aplicación de los Valores Éticos en las actividades ejecutivas que realizan las secretarias, de la entidad intervenida, de ello pudimos determinar que no tienen conocimiento sobre la existencia de un Código de Ética, motivo por el cual no emplean estos valores.
Por todo lo expuesto, nos pareció muy acertado proponer la elaboración del Código de ética, para que en un futuro cercano sea difundido y aplicado en todas las dependencias judiciales, y de esta forma mejorar el desempeño profesional, la atención al usuario y el buen trato entre compañeros.
En el Capítulo II, hablamos sobre el Código de Ética en las organizaciones, destacando que en el individuo hay tres factores generales que influyen al tomar decisiones éticas o anti-éticas, los cuales son:
Valores Individuales
Comportamiento y Valores de Otros y
Código Oficial de Ética
Se habló sobre la importancia de la aplicación y difusión de un Código de Ética en las organizaciones, ya sean públicas o privadas, en las gestiones Administrativas y Públicas, para mejorar el servicio de los usuarios y renovar la imagen corporativa de todas las oficinas estatales que desde tiempo atrás han perdido credibilidad debido al mal servicio que brindan y por la corrupción que en algunos casos se ha comprobado.
14 destacando lo más importante como son los deberes, obligaciones, derechos, además las relaciones de la Secretaria con su Empresa, con sus colegas y con el Organismo Nacional Afiliado a FIAS.
En el Capítulo III, realizamos un diagnóstico de la Secretaría Ejecutiva, su actitud ética hacia los usuarios de la información que se maneja en el Consejo de la Judicatura. Analizamos el entorno interno y externo en el que se desenvuelve obteniendo información valiosa que servirá de base para la formulación de la propuesta del siguiente trabajo.
Hay algunos puntos fundamentales que tratamos en este capítulo que son importantes recalcar como por ejemplo: la Motivación en el trabajo, la estimulación económica y el ambiente laboral, situación que nos atañe a todos, al considerar que parámetros apoyan el buen desempeño y rendimiento de las funciones.
Realizamos encuestas para tener una idea clara sobre el conocimiento que tiene la Secretaria Ejecutiva del Código de ética, los resultados fueron representados gráficamente como veremos más adelante.
En el Capítulo IV, resumimos sobre la actitud ética y su entorno en el Consejo de la Judicatura, e información general sobre los Directores, recalcando las característica que deben tener cuando ejercen su cargo, ya que ellos son los indicados para brindar al trabajador un buen ambiente o entorno de trabajo, basándose en la confianza, la credibilidad, el respeto, un trato justo y compañerismo.
Mediante gráficos estadísticos explicamos sobre el desconocimiento que tienen los directores sobre el Código de Ética.
15 Secretaria Ejecutiva del Consejo de la Judicatura, luego de haber analizado que no existe esta herramienta importante y fundamental para el desarrollo de las actividades diarias.
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ANTECEDENTES
El mundo actual, en el que nos desenvolvemos se ha vuelto muy competitivo por los avances tecnológicos y de comunicación. La preparación profesional de las personas, cada vez es más exigente, por lo que nos obliga a constantes actualizaciones y renovaciones de conocimientos para enfrentar este mundo lleno de retos.
Hemos visto que las secretarias, desarrollamos un papel muy importante en todas las Empresas, constatándolo principalmente en el Consejo de la Judicatura, ya que luego de las veinte encuestas aplicadas tanto a personal que labora como secretarias y Jefes inmediatos de las diferentes áreas, se evidenció la falta de conocimiento de la existencia de un Código de Ética.
18
Los Valores Éticos, importancia y su aplicación en el Consejo de la Judicatura.
1.1 Definición de Valores
A continuación me permito citar algunas definiciones, realizadas por diferentes autores a cerca de los valores.
“El estudio de los valores ha cobrado especial trascendencia en los últimos años. La realidad mundial es compleja, con crisis constantes y cambios sumamente profundos en los que las sociedades cambian su estructura, sus costumbres y, por ende su sistema de valores.
Existen diferentes perspectivas para el estudio de valores: sociológica, psicológica y antropológica.
Desde el punto de vista Sociológico, recién a mediados del siglo XX los científicos sociales comenzaron a estudiar el tema y es hacia fines de la década de 1980 y durante la de 1990 cuando se comienzan a desarrollar teorías transculturales integradas sobre el análisis de los valores a nivel personal y cultural, con la finalidad de poder encontrar dimensiones comunes con significado equivalente que posibiliten la comparación entre personas y grupos sociales.
19 actúan como organizadores y son guías de las conductas que los sujetos realizan para lograr satisfacer dichas necesidades.
Y finalmente, desde el punto antropológico, recordando que: Antropología es el estudio de los seres humanos desde una perspectiva biológica, social y humanista. La antropología se divide en dos grandes campos: la antropología física, que trata de la evolución biológica y la adaptación fisiológica de los seres humanos, y la antropología social o cultural, que se ocupa de las formas en que las personas viven en sociedad, es decir, las formas de evolución de su lengua, cultura y costumbres”1. Consecuentemente podemos concluir, que los valores
antropológicos dependen del nivel cultural, social y familiar en el que nos desarrollamos en nuestras actividades diarias.
Por consiguiente, los valores son útiles en dos aspectos básicos. A nivel individual y a nivel cultural.
A nivel individual, aportan una importante información sobre los comportamientos, actitudes e identidades de las personas.
A nivel cultural, en cambio, los valores son tomados como variables dependientes, resultantes de factores políticos, sociales o económicos.
Los valores representan las respuestas que las personas y los grupos deben dar a tres requisitos universales:
Las necesidades de los individuos en su condición de seres biológicos
La coordinación de las acciones sociales y,
El funcionamiento correcto y la supervivencia de los grupos.
1
20
Castro Alejandro y Nader Martín, (2006), en su libro La Evaluación de los Valores Humanos con el Postrait Values Questionnaire de Schwartz, menciona los diez valores o tipos motivacionales que son los siguientes:
1 Poder: Se refiere al interés para lograr poder social, autoridad, riqueza. 2 Logro: Se refiere a la búsqueda del éxito personal, poniendo en juego
competencias que son socialmente aceptables.
3 Hedonismo: Importan el placer y la gratificación personal, poder disfrutar de la vida.
4 Estimulación: Importan la novedad y los desafíos.
5 Autodirección: Se refiere al interés por poder pensar con independencia, tener libertad de acción y exploración, poder ser creativo.
6 Universalismo: Importan la tolerancia y la justicia social, la protección del medio ambiente.
7 Benevolencia: Importa preservar e intensificar el bienestar de las personas, la honestidad y la ausencia de rencor.
8 Tradición: Interesan respeto y el compromiso con las costumbres y la cultura tradicional, así también con la religiosa.
9 Conformidad: Se valoran las normas sociales y se evitan los comportamientos que puedan herir o molestar a los demás, se respeta a los mayores.
10 Seguridad: Interesan la seguridad, armonía y estabilidades sociales y personales.
“La esencia de los valores está en la verdad, debe acompañarse del respeto a
las otras personas, a la naturaleza, al medio que nos rodea y a sí mismo.”2
21
1.2 Tipos de Valores
Según el Autor González Luís (2003), señala en su Libro Ética, que los valores se pueden clasificar en grupos utilizando diversos criterios. Hay quienes los dividen en lógicos, éticos y estéticos. Otros diferencian más y añaden a los anteriores los místicos, eróticos y religiosos. Una clasificación bastante generalizada los agrupa en valores útiles, vitales, lógicos, estéticos y religiosos. Cualquier agrupación obedece a algún criterio determinado. Esto no es otro que la clasificación de dimensiones o zonas de interés en la vida humana, que al encuentro con las cosas pueden conferirles sentidos definidos.
Entre los principales tipos de valores, según el Autor Luís González, podemos citar los siguientes:
Solidaridad
Generosidad
Responsabilidad
Veracidad
Honradez
Honestidad
Respeto
Justicia
A continuación nos permitimos hacer una pequeña descripción de cada uno de los tipos de valores:
22 La Doctrina Social de la Iglesia entiende por solidaridad “La homogeneidad e igualdad radicales de todos los hombres y de todos los pueblos, en todos los tiempos y espacios; hombres y pueblos, que constituyen una unidad total o familiar, que no admiten su nivel genérico diferencias sobrevenidas antinaturales, y que obliga moral y gravemente a todos y cada uno a la práctica de una cohesión social, firme, creadora de convivencia. Cohesión que será de servicio mutuo, tanto en sentido activo como en sentido pasivo”. Podemos
entender a la solidaridad como sinónimo de igualdad, fraternidad, ayuda mutua;
y tenerla por muy cercana a los conceptos de “responsabilidad, generosidad,
desprendimiento, cooperación, participación”.
En nuestros días, la palabra solidaridad ha recuperado popularidad y es muy común escucharla en las esferas sociales. Es una palabra indudablemente positiva, que revela un interés casi universal por el bien del prójimo.3
Generosidad: Es servir con auténtico desprendimiento sin esperar nada a cambio, buscando el bien de los demás.
La generosidad es una virtud que difícilmente se puede apreciar en los demás con objetividad. En el momento de juzgar los actos de otras personas estaremos, normalmente, centrando la atención en el que recibe o en las características de la aportación. Por ejemplo, si nos enteramos de que alguna persona sin problemas económicos ha regalado una cantidad de dinero a algún pariente suyo con necesidades, es lógico que le llamemos «generoso». Sin embargo, esa aportación seguramente no le ha costado ningún esfuerzo. Desconocemos el motivo del acto: ¿ha sido por reconocer la necesidad de su pariente o por no sentirse culpable, etc. Es decir, podemos identificar distintos medios o maneras para poder llevar a cabo un acto de generosidad,
23 pero un acto será muestra de generosidad o no, de acuerdo con la intensidad con que se viva la virtud y la rectitud de los motivos.4
Responsabilidad: Una persona responsable toma decisiones conscientemente y acepta las consecuencias de sus actos, dispuesto a rendir cuenta de ellos. La responsabilidad es la virtud o disposición habitual de asumir las consecuencias de las propias decisiones, respondiendo de ellas ante alguien. Responsabilidad es la capacidad de dar respuesta de los propios actos.
Condiciones para que exista responsabilidad.- Para que pueda darse alguna responsabilidad son necesarios dos requisitos:
1.- Libertad.- Para que exista responsabilidad, las acciones han de ser realizadas libremente. En este sentido, ni los animales, ni los locos, ni los niños pequeños son responsables de sus actos pues carecen de uso de razón (y el uso de razón es imprescindible para la libertad).
2.- Ley.- Debe existir una norma desde la que se puedan juzgar los hechos realizados. La responsabilidad implica rendir cuenta de los propios actos ante alguien que ha regulado un comportamiento.5
La responsabilidad
moral
:
es la imputación o calificación que recibe una persona por sus acciones desde el punto de vista de una teoría ética o de valores morales particulares. Se trata entonces de la responsabilidad que se relaciona con las acciones y su valor moral. Desde una ética consecuencialista, dicho valor será dependiente de las consecuencias de tales acciones. Sea entonces al daño causado a un individuo, a un grupo o a la sociedad entera por las acciones o las no-acciones de otro individuo o grupo.6
4 Cita disponible en: http://usuarios.lycos.es/yuliana16/studies0.html [10/09/2008 ] 5 Cita disponible en: www.Ideasrapidas.org/responsabilidad.htm [10/09/2008]
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Veracidad: La veracidad en sentido amplio es el amor a la verdad. Es la virtud que inclina a decir siempre la verdad y manifestarse al exterior tal y como se es interiormente. Por eso se opone a la: mentira, simulación, hipocresía, falsa humildad, adulación, charlatanería. Y requiere la sencillez de corazón y la fidelidad para cumplir lo prometido. Ahora bien, la verdad hay que decirla con nobleza, con caridad.7
Honradez: El significado particular y privado de la honradez es temer y alejarse de todo lo que merece un castigo, de todo lo que es pecaminoso, ilegal e indeseable.8
La Honradez es un valor que te permite respetar lo ajeno, no solamente lo que tiene valor económico. Si no, aunque se ha perdido su esencia, ser integro en tus relaciones humanas. 9
Honestidad: Es aquella cualidad humana por la que la persona se determina a elegir actuar siempre con base en la verdad y en la auténtica justicia (dando a cada quien lo que le corresponde, incluida ella misma).
Ser honesto es ser real, acorde con la evidencia que presenta el mundo y sus diversos fenómenos y elementos; es ser genuino, auténtico, objetivo. La honestidad expresa respeto por uno mismo y por los demás, que, como nosotros, "son como son" y no existe razón alguna para esconderlo. Esta actitud siembra confianza en uno mismo y en aquellos quienes están en contacto con la persona honesta.
La honestidad no consiste sólo en franqueza (capacidad de decir la verdad) sino en asumir que la verdad es sólo una y que no depende de personas o
7 Cita disponible en: http://es.answers.yahoo.com/cuestion/index [11/09/2008 ] 8 Cita disponible en: http://www.webislam.com [11/09/2008]
25 consensos sino de lo que el mundo real nos presenta como innegable e imprescindible de reconocer.10
Respeto: El Respeto es una de las bases sobre la cual se sustenta la ética y la moral en cualquier campo y en cualquier época. Tratar de explicar que es respeto, es por demás difícil, pero podemos ver donde se encuentra.
El respeto es aceptar y comprender tal y como son los demás, aceptar y comprender su forma de pensar aunque no sea igual que la nuestra, aunque según nosotros está equivocado, pero quien puede asegurarlo porque para nosotros; está bien los que están de acuerdo con nosotros, sino lo están; creemos que ellos están mal, en su forma de pensar, pero quien asegura que nosotros somos los portadores de la verdad, hay que aprender a respetar y aceptar la forma de ser y pensar de los demás.
Pero no solo a las personas se les debe el respeto más profundo sino todo aquello que nos rodea, a las plantas y animales, a la pequeña hormiga y la gran ballena, a los ríos, lagos y mares. Todo como parte de la creación se lo merece.
Es aceptar y comprender al humilde y al engreído, al pobre y al rico, al sabio y al ignorante, es por pequeña o grande que sea, física, moral o intelectualmente situarla en el mismo lugar de comprensión y comprender su forma de ser pues se comprende que ese ser humano se merece toda tu atención, no importando su condición.11
Justicia: es la concepción que cada época y civilización tienen acerca del bien común. Es un valor determinado por la sociedad. Nació de la necesidad de mantener la armonía entre sus integrantes. Es el conjunto de reglas y normas que establecen un marco adecuado para las relaciones entre personas e
26 instituciones, autorizando, prohibiendo y permitiendo acciones específicas en la interacción de individuos e instituciones.
Este conjunto de reglas tiene un fundamento cultural y en la mayoría de sociedades modernas, un fundamento formal:
• El fundamento cultural: se basa en un consenso amplio en los individuos de una sociedad sobre lo bueno y lo malo, y otros aspectos prácticos de cómo deben organizarse las relaciones entre personas. Se supone que en toda sociedad humana, la mayoría de sus miembros tienen una concepción de lo justo, y se considera una virtud social el actuar de acuerdo con esa concepción.
• El fundamento formal: es el codificado formalmente en varias disposiciones escritas, que son aplicadas por jueces y personas especialmente designadas, que tratan de ser imparciales con respecto a los miembros e instituciones de la sociedad y los conflictos que aparezcan en sus relaciones.12
1.3 Importancia de los valores éticos
La ética se refiere a las normas por las cuales debemos regirnos con base en nuestros valores. Los valores son creencias intrínsecas, como lo son el deber, el honor y la integridad, de donde provienen las acciones y actitudes. No todos los valores constituyen valores de ética (integridad lo es; felicidad no lo es). Los valores de ética tienen que ver con lo correcto e incorrecto y, por ende, tienen precedencia sobre las decisiones que no son de índole ética.
27 Todos los valores éticos son muy importantes porque es obligación de las personas desenvolverse en todos los actos de su vida con honor y dignidad, sometiéndose en la más estricta moralidad elevando así su prestigio y decoro profesional.
Entre los principales valores éticos podemos citar los siguientes:
Integridad
Lealtad
Equidad
Cuidado
Honestidad
Responsabilidad
Respeto, entre otros.
Uno de los principales valores éticos que debe tener una Secretaria es el Secreto Profesional, ya que es un deber ineludible, es la obligación de conservar en secreto no sólo las revelaciones efectuadas por terceros, sino debe también tener alcance a las confidencias de colegas.
La Secretaria está obligada a guardar el secreto profesional en todo lo que por razón de su profesión haya visto, oído o comprendido, salvo en un caso trascendental:
a) Al jefe en aquello que estrictamente le concierne.
b) A las personas responsables de una misión o cargo cuando la revelación sea útil.
28
1.4 Conocimiento y grado de aplicación de Valores Éticos en las actividades ejecutivas que realizan las secretarias.
Según lo que nos hemos podido dar cuenta, por los estudios e investigaciones realizadas al personal que labora como secretarias o secretarios en el Consejo de la Judicatura, Delegación Distrital de Pichincha, y Corte Nacional de Justicia, no se tiene conocimiento sobre la existencia de un Código de Ética, por lo tanto difícilmente se puede aplicar ciertos valores éticos en estas y otras instituciones.
Una posición intermedia sostiene que las personas tienen una serie de valores estables de moderada complejidad, que ponen en práctica al enfrentarse con diferentes situaciones de la vida cotidiana y que van de la mano con los valores humanos.
Pero si nos ponemos analizar en la mayoría de empresas sean públicas y privadas no aplican los valores éticos, ni morales, ya que en todo lado existe los intereses políticos, personales y el que consideran más importante los intereses económicos. De aquí nace la necesidad de la implementación de un Código de Ética, diseñado para cada empresa, según su característica.
29
Los valores éticos, son los cimientos de nuestra convivencia social y personal, la responsabilidad es un valor, porque de ella depende la estabilidad de nuestras relaciones.
1.5 Razones por las que considera conveniente crear un manual de Código de Ética en el Consejo de la Judicatura
En toda organización es muy importante tener un código de ética ya que es una herramienta administrativa para las empresas como generador de una competencia leal y un comportamiento organizacional ético, capaz de crear un desarrollo y crecimiento en el valor del capital humano que se traduce en eficiencia y productividad para éstas.
Según el análisis realizado por: Portal.incp.org.mx, “el Código de Ética y su adecuado uso e implementación en las empresas, permite a éstas lograr un incremento en el valor del capital humano, el cual resultará en una competitividad sana que se verá reflejada en transparencia y reputación para cualquier organización que utilice este instrumento administrativo, lo que, a su vez, dará posicionamiento y posibilidades en el mundo global que impera en la actualidad.
Sin embargo, la práctica del código de ética se ve influenciado por un lado, porque provoca en el medio empresarial un conflicto de intereses que se resisten a su implementación y seguimiento, y por el otro existe la falta de involucramiento y aceptación de los empleados.
De esta manera, la carencia de un código de ética en las empresas ocasiona desvalorización, inestabilidad, desconfianza y una mala reputación para ellas, lo que trae como consecuencia que se vuelvan cada vez menos competitivas.
30
aumento de sueldo por un favor hecho, un despido injustificado, compras o gastos de representación alterados, préstamos e inversiones ilegales.
Este comportamiento y práctica son el resultado de la falta de un código de ética bien estructurado e implementado, sobre todo por la falta de interés por parte de las empresas por instituirlo, respetarlo y hacerlo respetar.
Este instrumento, además evita malas prácticas que a la larga no sólo la afectan, al entorno en el que se encuentra, sino a la sociedad a la que pertenece.
32
CAPÍTULO II
2.1 Concepto y Principios Fundamentales
Para hablar de ética debemos establecer las diferencias de ésta con la moral, etimológicamente, la palabra ética viene del griego ethos que significa morada, es decir, el comportamiento de una persona, y moral proviene del latín mos que significa costumbre, conjunto de reglas que está dispuesto en la sociedad.
Existen diversos tipos de ética los cuales son resultado de las divisiones, presentadas de acuerdo al pensamiento o conocimiento, reflejo del nivel económico o social, lo que hace importante afirmar que los individuos de un mismo nivel económico tienden a tener similares conceptos y demostraciones de ellos, en el ámbito laboral todo trabajador tiene o debe desarrollar una ética profesional que defina la lealtad que le debe a su trabajo, profesión, empresa y compañeros.
Según Luís González Álvarez, en su libro Ética, menciona que uno de los mecanismos utilizados por cada profesión para mantener el prestigio social y el poder económico del gremio consiste en ofrecer un trabajo o servicio profesional de calidad. Para garantizar dicha calidad, aparte del bagaje de conocimientos que se certifica oficialmente mediante el título profesional, se crea el código moral de la profesión.
33
“Según el Código de Ética de la IFAC, hay tres factores generales que influyen en el individuo al tomar decisiones éticas o anti-éticas, los cuales son:
1. Valores Individuales: La actitud, experiencias y conocimientos del individuo y de la cultura en que se encuentra le ayudará a determinar qué es lo correcto o incorrecto de una acción.
2. Comportamiento y Valores de Otros: Las influencias buenas o malas de personas importantes en la vida del individuo, tales como los padres, amigos, compañeros, maestros, supervisores, líderes políticos y religiosos le dirigirán su comportamiento al tomar una decisión.
3. Código Oficial de Ética: Este código dirige el comportamiento ético del empleado, mientras que sin él podría tomar decisiones anti-éticas”.13
La ética y los códigos de ética han estado presentes a lo largo de la historia de la humanidad como un factor clave de civilización, desde las épocas previas a la escritura, de tradición oral, hasta nuestros días de medios digitales, pasando por los jeroglíficos y códices, el desarrollo del alfabeto, la creación del papel, la invención de la imprenta y la aparición de los medios electrónicos.
Después de miles de años, la ética sigue siendo un tema vigente e importante porque a cada paso en la evolución del ser humano correspondieron cambios en el comportamiento de los individuos y los grupos, y con ellos surgió la necesidad de reforzar o actualizar constantemente los principios que guiaban ese comportamiento.
Las grandes organizaciones de hoy en día no sólo comparten con las sociedades la necesidad de orientar sistemáticamente el comportamiento de sus integrantes, por el bien de todos, sino que además deben hacerlo en el contexto de una dinámica de cambio vertiginoso, determinado por las presiones crecientes de los mercados y la competencia.
13 Cita disponible en
34
“Expresado en su forma más simple, la ética es el registro sistematizado de la forma correcta de hacer las cosas que son importantes para un grupo humano determinado.
Del mismo modo, “un código de ética es el medio material a través del cual ese registro se puede compartir con otras personas –en el espacio—y conservar para el futuro –en el tiempo-.”14
En términos generales, la Mtra. Maricarmen Degollado Gutiérrez, (2006)
expresa que “el código de ética se define como el conjunto de los mejores criterios, conceptos y actitudes que debe guiar el proceder humano por razón de los más elevados fines que puedan atribuirse a la profesión o negocio que se ejerce. Con recomendaciones que ayudan a los miembros de una organización a actuar correctamente”.
2.2 Importancia del manejo de un Código de Ética en las organizaciones
Es importante que en una Empresa sea Pública o Privada, tenga un Código de Ética Profesional, porque esto, no solo sirve de guía a la acción moral, sino que también mediante él, la profesión declara su intención de cumplir con la sociedad, de servirla con lealtad, diligencia y de respetarse a sí misma.
La necesidad de tener un Código, nace de la aplicación de las normas generales de conducta a la práctica diaria, puesto que todos los actos humanos son regidos por la ética, también las reglas escritas deben ser de aplicación general.
La mayoría de las empresas, tienen un reglamento, pero son pocas las que cuentan con este valiosísimo instrumento administrativo, implementándolo
14 Có
35 según sus necesidades y de acuerdo con el contexto nacional en el que se encuentran. De esta forma, lo han transformado en una práctica de éxito, ya que los empleados lo aceptan y asimilan, lo respetan y practican.
La ausencia de esta buena práctica en los negocios afecta considerablemente a las organizaciones, ya que en la actualidad en un mundo globalizado, en donde no existen ya barreras comerciales y se requiere de una gran competitividad, resulta en una total falta de transparencia, lo que afecta el activo más preciado de cualquier empresa, la reputación.
En este punto, es en donde el uso del Código de Ética se hace imperante, pues es vital para lograr un valor agregado en el capital humano y una sana competitividad.
2.3 El Código de Ética en la Gestión Administrativa
El código de ética es necesario para complementar importantes áreas de la administración como lo son el desarrollo organizacional y la administración de recursos humanos para afrontar los retos que tiene la empresa moderna de una manera más efectiva.
El código de ética, por sus características y por su naturaleza misma, permite erradicar un conjunto de factores o de elementos que ancestralmente la administración de empresas heredó por aspectos sociales, culturales e históricos como: el nepotismo, favoritismo y la falta de transparencia.
36 código de ética interviene al buscar un equilibrio e integración de los intereses de toda la organización como un todo mediante una equidad para todos sus integrantes de crecimiento laboral y empresarial.
En este sentido, se puede deducir que “las buenas prácticas reditúan, pues hacer las cosas dentro de los márgenes éticos y legales y con equidad para todos los integrantes de una organización, en el largo plazo es seguro que se obtengan excelentes resultados para todos los interesados, accionistas, proveedores, distribuidores, empleados, clientes, la sociedad e incluso la nación”. 15
En vista de que estamos desarrollando nuestra tesis en el sector público nos ha parecido conveniente mencionar lo siguiente:
2.3.1.El Código de Ética en el Sector Público16
Se han mencionado algunas realidades que pueden llegar a ser el sustento de los abusos de poder y la inmoralidad en los actos de gobierno y la gestión administrativa. Esos factores nos llevan necesariamente a la conclusión que el sector público es el lugar donde falta la ética. Pero, es cierto que en determinados contextos políticos, se dan las condiciones que hacen del aparato estatal un ámbito inmoral.
Algunas de las condiciones que enmarcan la falta de ética son:
a. Las formas autoritarias de gobierno
b. La falta de programas de formación para los agentes públicos, de una acción.
15
Cita disponible en : http://impreso.elfinanciero.com.mx/pages/NotaHistorica [09/10/2008] 16
37 c. La impunidad de los funcionarios, por ausencia de controles externos a
su gestión,
d. Las estructuras que concentran el poder en pocos organismos de la administración central,
e. La dependencia del gobierno respecto de los grupos de interés que financiaron su campaña.
f. El peso del partido de gobierno en los decisiones de política pública.
g. Formas jurídicas complicadas y oscuras, que permiten el uso discrecional de los fondos públicos, y aún así estar dentro de la ley,
h. La falta de transparencia de los actos de gobierno
i. La ausencia de los representantes de los usuarios y beneficiarios en los organismos que prestan servicios
j. Los procesos judiciales lentos, complicados y costosos
k. La presión electoralista, el hacer lo necesario para ganar elecciones en el corto plazo
Para las personas morales que trabajan en el sector público, esta dura realidad debería ser una razón más para esforzarse en la ayuda a los marginados del sistema. Los inmorales ven, en cambio, esta realidad como un argumento para "salvarse" en términos individuales, en este caso a través de la función pública. Y cuando penetra el relativismo y el utilitarismo en la mente de los funcionarios, también se desvanecen los principios de solidaridad y se quiebran los valores morales.
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Entonces, si la falla ética es estructural, no es porque se trata del sector público en cualquier contexto, sino debido a las formas de gobierno autoritarias, que sólo se preocupan por acrecentar los espacios de poder estatal y por los negocios o aspectos monetarios de la gestión pública. En estos casos, hay una lógica que no pasa por la reflexión ética. A los gobernantes les interesa el Estado como un lugar de dominación.
La consideración de los valores sociales en la gestión pública no es un tema que pueda quedar sujeto a la decisión personal de los funcionarios. Si bien la voluntad de hacer el bien no se impone, es preciso tener proyectos al respecto, ámbitos de discusión y de capacitación. Por lo tanto es un componente de la reconstrucción del aparato estatal, en el sentido de fortalecer la democracia. La ética no es un tema negociable, cualesquiera sean las orientaciones de política. Porque los valores sociales atraviesan las decisiones públicas. La ética no es un proyecto aislado o módulo, sino la base sobre la cual adquieren sentido la gestión y las políticas públicas.
2.3.2 La corrupción como delito y como institución:
En estos casos, la corrupción se hace parte del orden instituido, algo reconocido por quienes deben hacer transacciones con el sector público. En lo que tiene de inmoral, esta corrupción no es sólo un tema financiero. Tiene que ver con el uso del poder para la compra de voluntades.
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responsabilidad social y de respeto por la condición humana. Por este camino la población es "vacunada" y se tiende a aceptar que con el sector público hay que negociar, y no reclamar derechos. Buscar un buen arreglo, no lo justo según las leyes.
Es falta de ética:
a. El ejercicio de la fuerza no resistible y del temor para presionar sobre el temor de los ciudadanos
b. Los efectos sociales indeseables de las decisiones burocráticas
c. Ocultar situaciones que el gobierno conoce y son perjudiciales para la sociedad
d. El uso de información confidencial que permite obtener ventajas a los funcionarios públicos
e. Decisiones para beneficio de algunos grupos de interés privilegiados
f. El atender las demandas siguiendo una prioridad política (partidaria), y no por la gravedad de las injusticias que reclaman los marginados
g. El doble discurso en la comunicación con los ciudadanos
h. Poner condiciones para otorgar beneficios a los cuales los ciudadanos tienen derechos reconocidos
i. Las sociedades del silencio entre funcionarios y grupos de poder
j. Intervenir en la designación de jueces que controlan la función pública
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ejemplos hay corrupción cuando además se vulnera el sistema jurídico vigente
Todo esto es inmoralidad y falta de ética. No como una cuestión de educación o falta de sensibilidad en los funcionarios o de la ilegalidad en los actos que ellos causan.
También lo vemos como un tema de contexto, de reglas de juego que enseñan
a sobrevivir: la inmoralidad de un aparato para el cual “El fin justifica los medios”. Más aún cuando esos fines se fijan en los centros de poder de gobierno con rasgos autoritarios.
Análisis:
En el Código de Ética mencionado, básicamente se hace un análisis de las condiciones que enmarcan la falta de ética, y sus consecuencias, debido a que en el Sector público, este es un problema muy arraigado, se sugiere además hacer proyectos de capacitación con el fin de transmitir a los funcionarios públicos la importancia de aplicar y conocer la ética en el desempeño de sus actividades diarias y particulares.
41 2.3.3 El Código de Ética profesional de la secretaria.
Según la Asociación de Secretarías Ejecutivas y Asistentes de Gerencia de Lima-ASEGEL, el hacer honradamente el propio trabajo es una de las exigencias radicales del hombre en cualquier cultura. En el campo de la competencia en la cual la empresa se encuentra inserta, tampoco aplica la estricta visión ética. Por el contrario, la competencia es cruda y para lograr éxito se construyen sofisticadas estrategias de impacto. Esto es una actuación de guerra, donde la mente del consumidor es el campo de batalla. Para muchos, esta batalla no podría ser sobrellevada bajo un sentido ético, sin embargo, es imposible separar los negocios y los valores, como si ambos permanecieran a mundos diferentes, porque la ética pertenece a la misma realidad por cuanto es una dimensión de toda actividad humana.
Una buena actuación ética es simultáneamente una buena actuación profesional. La ética descubre en los hombres algo de más valor que la simple actuación. Para el cristiano es el reflejo, en las actuaciones humanas, de la voluntad de Dios, con el que se mantiene una relación personal, que es la oración.
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En muchas empresas la competitividad y falta de tiempo para todo, los trabajadores son el "recurso humano". Esto puede al menos interpretarse como sujetos que no son personas si no recursos (con todas las implicaciones éticas que esto signifique). Estos recursos son atractivos en la medida que cumplan con juventud, dedicación, resultados, identificación con la Empresa,
esfuerzo que vaya más allá de la estricta responsabilidad, ser capaz de
trabajar en equipo, ser agradables, saber de computación y tener un idioma alternativo. Mejor aún si su costo es "bajo".
Una vez que este recurso se ha desgastado y luego de haber entregado la vida a la empresa (sin olvidar que la familia también vive este proceso). Puede ser fríamente reemplazado por otro recurso joven, que sepa computación de bajo precios, etc. Este es el comportamiento de las empresas hacia los recursos humanos (personas con familias que dependen de ellos, aspiraciones, necesidades, sentido de dignidad, sueños de justicia) en la mayoría de las empresas que interactúan en un ambiente de competencia, y sin embargo existen empresas que no dudan en mencionar que las personas son uno de sus principales activos.
La ética empresarial, significa actuar en un ambiente que no solo procura él más alto respeto y dignidad de sus empleados (personas y nunca recurso), sino que procura que la empresa se presente frente a la sociedad de manera honrada, veras y honesta, más idealmente en la procuración del bien social.
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CAPITULO I
Disposiciones Especiales.
Artículo 1.- Los deberes que impone la profesión a toda secretaria son: probidad, moderación, confraternidad, secreto profesional, interés voluntad de superación y unión gremial a nivel local, nacional e interamericano.
Artículo 2.- Es obligación de toda Secretaria, desenvolverse en todos los actos de la vida con honor y dignidad, sometiéndose a la más estricta moralidad, elevando así su prestigio profesional y decoro personal.
Artículo 3.- La Secretaria debe actuar con honestidad y buena fe. No debe intervenir en gestiones dolosas, ni ejecutar actos que estorbe el buen desenvolvimiento de la administración pública o privada, del organismo local. Nacional al que pertenece y de FIAS. (Federación Interamericana de Asociaciones de Secretarias)
Artículo 4.- La conservación del secreto profesional es un deber ineludible. Es la obligación de conservar en secreto no sólo las revelaciones efectuadas por terceros, sino debe también tener alcance a las confidencias de colegas.
Artículo 5.- La secretaria que fuese acusada judicialmente por la empresa para la cual preste o haya prestado sus servicios, estará dispensa de la obligación de guardar el secreto profesional dentro de los límites necesarios e indispensables para su propia defensa.
44 Artículo 7.- Para contribuir al mejoramiento cultural y profesional, la Secretaria procurará relacionarse con organizaciones nacionales que representen los intereses de la profesión y en aquellas que pertenecen a FIAS.
Artículo 8.- Evitará todo aquello que pueda menoscabar su dignidad y seriedad, o que dé una imagen inexacta de su preparación o antecedentes personales, como anunciarse con títulos académicos que no haya obtenido, o sobrestimar los que posee, u no desempeñará funciones que no estén de acuerdo con la moral y costumbres que rigen a una sociedad libre.
Artículo 9.- Es deber ineludible de la secretaria proteger, defender y enaltecer su gremio, a la organización local y nacional a la que pertenece y a FIAS, El incumplimiento de este deber es contrario a la esencia misma de la profesión y hará incurrir a su autora en falta grave contra el prestigio moral de la función secretaria!.
CAPITULO II
Relaciones de la secretaria con su empresa
Artículo 10.- La secretaria deberá estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperación a su empresa dentro de las normas señaladas por las leyes; mantendrá frente a ésta una actitud respetuosa, sin menoscabar los principios de este Código.
Se integrará a la estructura de la empresa para la cual preste sus servicios y se identificará con sus objetivos y políticas.
45 Deberá abstenerse de ejercer influencias sobre una empresa invocando vínculos políticos, religiosos, de raza o de amistad.
Artículo 12.- Será leal en el sentido estricto de la palabra.
Deberá ser firme y constante en la ejecución de los trabajos y compromisos adquiridos, tratando de defender el buen nombre de su jefe y de la Empresa, en todas las circunstancias.
CAPITULO III
Relaciones de la secretaria con sus colegas y Organismo Nacional afiliado a FIAS.
Artículo 13.- la competencia profesional, el respeto mutuo y la colaboración serán la base de las relaciones entre secretarias y afiliadas; pero se comete un acto contra la ética profesional:
a) Cuando se actúa deslealmente imposibilitando la difusión de un trabajo de investigación de otra secretaria.
b) Cuando se hace pasar como autora de ideas para mejorar el plan de trabajo o de otros asuntos.
c) Cuando ofrece sus servicios a menor remuneración de la que se le ha
ofrecido a otra colega, para el desempeño de una tarea, si es de su conocimiento.
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Artículo 15.- Cuando una secretaria haya de sustituir a una colega en su cargo y cuando existan razones justificadas para ello, no deberá aceptar una remuneración inferior a la devengada por su antecesora, sin faltar gravemente a la ética profesional.
Artículo 16.- Los pactos, convenios, acuerdos u ofrecimientos entre secretarias y afiliadas, conforme al honor profesional, requieren ser cumplidos como si hubieran estado incorporados a un documento.
Artículo 17.- Es deber imperativo de la secretaria cooperar y sostener con entusiasmo al organismo local, nacional y a FIAS y usar sus esfuerzos personales para el mejor éxito de sus fines organizativos.
Cualquier tarea o cargo que le sea asignado dentro de cualquiera de ellas deber ser aceptado y ejecutado, excusándose solamente por razones justificadas.
CAPITULO IV
Relación de la Secretaria con FIAS.
Artículo 18.- La secretaria servirá a FIAS con eficacia y diligencia para hacer valer sus derechos sin temor a provocar animadversiones o represalias de autoridades y particulares.
Artículo 19.- La relaciones de una secretaria con FIAS deberán ser siempre a través del organismo nacional afiliado.
Artículo 20.- Una vez que la secretaria acepte cooperar en un asunto con FIAS, no podrá retirarse sino por causa justificada superviviente, que afecte a
47 Artículo 21.- Cuando una secretaria conozca de hechos circunstancias o actitudes que puedan afectar o dañar la reputación, buen nombre y buena marcha de las actividades de FÍAS, está en la obligación de comunicarlo en forma inmediata a su organismo nacional, a fin de que se tomen las previsiones necesarias que impidan la consumación del daño.
CAPITULO V
Derechos de la Secretaria.
Artículo 22.- la secretaria tiene derecho a rehusar llevar a cabo aquellas funciones incompatibles con sus principios o con sus convicciones religiosas, siempre que no perjudique su labor.
Artículo 23.- Cuando el patrono, sin razón justificada, se niegue a cancelar los honorarios de la secretaria, está puede demandarlo ante los Tribunales.
Es conveniente hacerlo con el asesoramiento del organismo nacional al que pertenece, y en caso que lo considere necesario, con FIAS.
Artículo 24.- la secretaria tiene el derecho de prestar su adhesión activa a los reclamos colectivos de mejoría profesional y solidarizarse con las medidas que para el logro de su efectividad disponga la entidad gremial a que pertenece
Artículo 25.- La secretaria, al ser admitida en su organismo afiliado a FIAS, quedará de hecho comprometida a cumplir con fidelidad los preceptos de este Código de Ética Profesional de la Secretaria y las normas que la rigen.
48 Análisis
Creímos conveniente adjuntar esta información acerca del Código de Ética de la Asociación de Secretarias Ejecutivas y Asistentes de Gerencia de Lima, con el propósito de hacer una comparación y tener más criterios e ideas, para la elaboración de nuestro código.
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CAPÍTULO III
3.1 Información general de la Secretaria Ejecutiva
La Secretaria Ejecutiva en toda Institución pública o privada, es un punto importante dentro de la empresa, por tanto la actitud que ella tenga con los clientes o usuarios internos (compañeros) y externos será muy importante ya que de esta forma, dará buena o mala imagen de la Institución.
La secretaria tiene en sus manos una serie de actividades imprescindibles para cualquier empresa o entidad. En los últimos años es la asistente del jefe, y de hecho comparte con él muchas responsabilidades, gracias a las nuevas tecnologías que la han liberado de tediosas labores que demandaban gran parte de su tiempo.
Por tanto, la secretaria moderna debe ser una profesional con gran sentido de superación, que le posibilite asimilar los vertiginosos cambios que vive el mundo de las empresas y los negocios. Ella responde por diversas tareas que le exige, además de habilidades concretas en su desempeño, un interés constante por los nuevos retos que se le presentan día a día. Pocas profesiones poseen esa interrelación con los demás niveles de la empresa, tanto que, en muchos momentos, de ella depende su funcionamiento.
La secretaria debe ser consciente de que cada vez más el ámbito de su trabajo se amplía y adquiere nuevas responsabilidades que tienen que ver en su mayoría con el manejo de las comunicaciones orales y escritas a través de los medios modernos a su disposición.
51 llevan a cabo en muchos aspectos, funciones de supervisión y están preparadas para enfrentar los retos que a diario se presentan.
Dentro del Consejo de la Judicatura, la Secretaria mantiene relaciones positivas con los demás, ya que ella es el centro de la oficina, en muchos casos se convierte en patrón de comportamiento que dinamiza la armonía o el choque que producen los conflictos.
Como dice Alonso Aristizábal, en su libro Manual de la Secretaria Moderna, La secretaria está en el centro del grupo de trabajo, y de su capacidad para relacionarse depende en gran medida, el éxito en su labor. En pocas personas
se cumple mejor la expresión de que:” si queremos hallar el camino que lleva a
los demás, primero debemos encontrar el camino hacia nuestra propia
interioridad”. Esto demuestra el nivel de exigencia de sus responsabilidades,
que le piden ser mejor como persona.
Quiere decir que la secretaria se convierte en un modelo ideal porque lo que aplica a los demás, ella debe tenerlo por norma de su vida.
3.2 Ambiente o entorno de Trabajo.
(Tomado de la información para los gerentes y directivos “Clima Laboral”;
publicado por Gerente Web.com
52 Así los aspectos psíquicos, anímicos, familiares, sociales, de educación y formación, económicos o sucesos meramente coyunturales que rodean la vida de cada individuo, en cada momento de la misma, influyen en su consideración del clima laboral de su empresa.
Esos diversos aspectos, que se entrelazan en la vida de una persona, pueden hacerle ver la misma situación en positivo o en negativo.
Y por otro lado están las estrategias, tanto las individuales como las grupales o colectivas que pueden distorsionar las opiniones y las percepciones.
El sentido organizativo de la secretaria, es de gran utilidad para la distribución y el buen ambiente de la oficina. Actualmente, las personas permanecen más tiempo en su lugar de trabajo, que en su propio hogar, por eso la oficina debe ser agradable y adecuada, con el fin de mantener un óptimo ritmo de trabajo. En una oficina acogedora se salvaguardan la salud física y mental, se reduce el ausentismo laboral y aumenta la producción.
Las secretarias, en muchas ocasiones no son plenamente objetivas, sino que sus opiniones están relacionadas por el cúmulo de todas esas circunstancias personales antes señaladas.
Aunque tengamos en cuenta todo eso, es posible efectuar mediciones de clima y ambiente laboral. Estas van a reflejar lo que hay en la mente y en los sentimientos de los empleados que intervengan en ellas.
El autor Baltasar Gracián (2005), dice: “El ambiente laboral es uno de los
campos de batalla más complejos en los que una persona debe batirse a lo largo de su vida. Además, es posiblemente el único en el que uno no elige al
53 En cualquier ámbito de nuestra vida, el individuo elige con quién estar y las condiciones en los que quiere estar. Si por una u otra causa estas condiciones no son las que uno desea, puede elegir libremente cambiar.
Las escapatorias que nos brinda la vida son inmensas en todos los terrenos de nuestra existencia, menos en el mundo del trabajo, gente de todas las clases (económicas y culturales), colores (físicos e ideológicos), condiciones (físicas y económicas), estaturas (físicas y mentales), opiniones y creencias se juntan codo con codo contigo con el fin de realizar un mismo trabajo.
La mayoría de estas personas no es que no las hayas elegido tú como compañeros, sino que posiblemente en otras circunstancias ni las tratarías, ni les mirarías a la cara (ni ellas a nosotras). Es posible que se pueda elegir sus subordinados (en la mayoría de los casos tampoco), pero nunca a tus jefes. Es posible que puedas elegir a tus proveedores, pero nunca a tus clientes.
Si el panorama es tan horrible siempre podemos abandonar, pero eso sí, hay que tener presente que en el siguiente trabajo, tampoco podremos elegir.
En el mundo laboral, además de relacionarte con gente de todo tipo, se te exige que actúes en sinergia con ellos y que contribuyas con ellos a conseguir determinados objetivos. Se te impone que seas amable con tus compañeros y respetuoso con tus jefes y precisamente por eso en el mundo laboral nos encontramos con multitud de problemas interpersonales que la empresa te exige superar para conseguir realizar tu trabajo con eficacia.
54 Según un sondeo que realizamos en el Consejo de la Judicatura, hemos llegado a la conclusión de cuáles son los factores básicos que se dan para que se dé un buen o mal ambiente de trabajo.
3.2.1 Factores Básicos y Sub-factores.
Serían éstos los núcleos fundamentales en los que se apoya, en la actualidad, la valoración que los empleados hacen del clima laboral en el que están inmersos:
Motivación en la empresa
Motivación en el trabajo
Motivación económica
Ambiente laboral
Ambiente de trabajo
Motivación en la Empresa: Son el conjunto de estímulos que siente un empleado y que potencian su percepción de su empresa como tal, como organización y como lugar en el que trabaja, se realiza y gana una remuneración.
Esos estímulos pueden ser positivos o negativos, produciendo motivación o desmotivación.
A su vez está influida por varios sub-factores, tales como: reconocimiento del trabajo y de la labor del empleado por parte de la empresa, posibilidades de promoción, atención por parte de los mandos, a las sugerencias del empleado, estabilidad en el empleo.
55
Motivación en el Trabajo: Es el conjunto de estímulos que siente un empleado, ubicado en un determinado puesto de trabajo en la empresa u organización, que potencian su percepción de su propio trabajo, el que está realizando y que desarrolla en y desde ese puesto de trabajo, también aquí, esos estímulos pueden ser positivos o negativos, motivadores o des-motivadores.
Está influida, entre otros, por los siguientes sub-factores: Nivel de responsabilidad que tiene un trabajador en su puesto de trabajo.
Autonomía y posibilidades de iniciativa que tiene el trabajador en su puesto de trabajo, posibilidades de potenciación en el puesto de trabajo desempeñado, de las capacidades que tiene el trabajador (de formación, de estudios, de experiencia acumulada)
Motivación Económica: Se trata del estímulo que siente un empleado en razón de las remuneraciones económicas, de todo tipo, que obtiene en su puesto de trabajo.
Ambiente Laboral: Está conformado por el entorno laboral que rodea a cada empleado. Ese entorno lo constituyen las personas que le rodean que normalmente serán sus jefes y sus compañeros en sus diferentes niveles, como en los casos anteriores, tendrá efectos positivos o negativos, creando percepciones favorables o desfavorables en el empleado. Se puede considerar dos sub-factores: Relaciones con compañeros y relaciones con sus jefes.
Ambiente de Trabajo: Está formado por el entorno físico y material que rodea al trabajador en su propio puesto de trabajo. También puede ser motivador o des-motivador. Está influido por los siguientes factores:
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Puesto de trabajo (en sus aspectos físicos y materiales)
Ambiente físico que le rodea (luz, calor frío, corrientes, etc.)
Ese conjunto de factores y sub-factores enunciados que hemos sistematizado y que podían en opinión de otras personas y estudiosos, ser otros diferentes, constituyen las variables a medir para el análisis del clima laboral.
Por ello, lo más utilizado, son los cuestionarios de medición de clima laboral. Podemos concluir manifestando que es sumamente importante el ambiente laboral en el que las secretarias nos desenvolvemos, puesto que como habíamos anotado anteriormente, de esto dependerá nuestro buen desenvolvimiento personal y profesional.
3.3 Conocimiento que tiene la Secretaria Ejecutiva sobre el Código de Ética.
Gracias a las encuestas realizadas sobre el Código de Ética en el Consejo de la Judicatura, basándonos principalmente en la pregunta No. 8 de la encuesta
que dice “La Empresa en la que usted labora tiene un código de ética, que rige
las actividades de las mismas”; hemos concluido que las secretarias, en su mayoría no tienen conocimiento de la existencia de un Código de Ética, ya que sus respuestas fueron ambiguas.
Por esta razón, creemos importante desarrollar en la presente tesis un Código de Ética que pueda ser considerado para su aplicación dentro de esta entidad.
57 Podemos citar cuatro puntos importantes que tomamos de las encuestas realizadas y que reflejan el grado de conocimiento y la aplicación de valores éticos en las actividades diarias.
1. Las secretarias consideran que lo más importante para el desempeño profesional dentro de la institución es:
La preparación académica
El cumplimiento de las actividades y,
La actitud ética en dichas actividades
2. De la misma forma piensan que : “la actividad profesional debe
regirse en principios éticos y morales en un porcentaje mayor al 91%”
3. En su mayoría creen que las tres principales causas de los problemas éticos y que comúnmente enfrenta la secretaria son:
La falta de ética en los directivos que rigen una entidad,
La desorganización de las empresas y,
La corrupción en las autoridades públicas
4. Finalmente, la mayor parte de las encuestadas, afirman que si es posible triunfar profesionalmente como secretarias ejecutivas, si se respeta y cumple con el Código de Ética que rige la institución en la cual cada uno labora.
3.4 Otros Aspectos.
