Auditoría de gestión de C&S Ferretería, del cantón Calvas, provincia de Loja, periodo 2014.

UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE

LOJA

La Universidad Católica de Loja

PORTADA

ÁREA ADMINISTRATIVA

TITULACIÓN DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y

AUDITORIA

Auditoría de gestión de C&S Ferretería, del cantón Calvas,

provincia de Loja, periodo 2015.

TRABAJO DE FIN DE TITULACIÓN.

AUTORA: Soto Reyes, María Fernanda

DIRECTORA: Tituaña Castillo, María del Cisne, Ec.

CENTRO UNIVERSITARIO CARIAMANGA

ii

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAO DE FIN DE TITULACIÓN

Economista.

María del Cisne Tituaña Castillo.

DIRECTORA DEL TRABAJO DE FIN DE TITULACIÓN

DE MIS CONSIDERACIONES

Que el presente trabajo de fin de Titulación denominado_“Auditoría de gestión de C&S Ferretería, del cantón Calvas, pprovincia de Loja, periodo 2013_”,

realizado por: Soto Reyes María Fernanda cumple con los requisitos establecidos en las normas generales para la Graduación en la Universidad Técnica Particular de Loja, tanto en aspecto de forma como de contenido, por lo cual me permito autorizar su presentación para los fines pertinentes.

Loja, febrero de 2015

iii

DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS

“Yo, Soto Reyes Córdova María Fernanda, declaro ser autora del presente trabajo de Fin de Titulación denominado_“Auditoría de gestión de C&S Ferretería, del cantón Calvas, provincia de Loja, periodo 2013”, siendo la Economista Tituaña Castillo María del Cisne, directora del presente trabajo; y, eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.

Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”

f. ………. Soto Reyes María Fernanda

iv

DEDICATORIA

Dedico este proyecto de investigación a Dios por darme la vida, a mi esposo y a mi hija por ser la luz de mi vida y apoyarme en este objetivo profesional, a mis queridos padres y hermanos siempre me tienden una mano cuando lo necesito, y en especial a mi hijo que desde el cielo me bendice y me protege con su amor angelical.

v

AGRADECIMIENTO

Expreso un agradecimiento sincero a la Universidad Técnica Particular de Loja, a la Titulación de Ciencias Contables y Auditoria, y a través de ella, a la Mgs. Mariuxi Pardo Coordinadora de la Titulación por su ardua labor en beneficio de los estudiantes, a mi directora de tesis Ec. María del Cisne Tituaña, que con su entrega y entusiasmo brindó su apoyo y dirección para culminar con el presente trabajo de investigación.

A mis familiares y amigos que compartieron mis buenos y malos momentos, a quienes conforman el personal de C&S FERRETERÏA por brindar toda la información necesaria para cumplir con el presente trabajo de investigación

vi

INDICE DE CONTENIDOS

PORTADA ... i

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAO DE FIN DE TITULACIÓN ... ii

DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS ... iii

DEDICATORIA ... iv

AGRADECIMIENTO ... v

ÍNDICE DE CONTENIDOS ... vi

RESUMEN ... 1

ABSTRACT ... 2

INTRODUCCIÓN ... 3

CAPITULO I 1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 1.1. Descripción de la empresa ... 6

1.2. Base legal ... 7

1.3. Organigrama estructural y funcional ... 8

1.4. Plan estratégico ... 9

1.4.1 Misión ... 9

1.4.2 Visión ... 9

1.4.3 Valores ... 9

1.4.4 Objetivos ... 10

1.4.5 Políticas ... 10

CAPÍTULO II 2. MARCO TEÓRICO 2.1. Auditoria de gestión ... 12

2.1.1. Concepto. ... 12

2.1.2. Objetivos. ... 12

2.1.3. Enfoque. ... 12

vii

2.2. Proceso de la auditoría de gestión... 14

2.2.1. Fase I Conocimiento preliminar. ... 14

2.2.2. Fase II Planificación. ... 18

2.2.3. Fase III Ejecución. ... 20

2.2.4. Fase IV Comunicación de resultados. ... 23

2.2.5. Fase V Seguimiento. ... 28

2.3. Control Interno. ... 33

2.3.1 Definición. ... 33

2.3.2 Componentes del control interno. ... 34

2.4. Control de gestión. ... 35

2.4.1. Concepto. ... 35

2.4.2. Propósito. ... 36

2.4.3. Ámbito. ... 37

2.4.4. Instrumentos. ... 37

2.4.5. Elementos... 38

2.5. Papeles de trabajo ... 39

2.5.1. Concepto. ... 39

2.6. Indicadores para la auditoría de gestión. ... 43

CAPÍTULO III 3. APLICACIÓN PRÁCTICA 3.1 Orden de trabajo n° 01 ... 55

3.2 Notificación inicial ... 57

3.3 Hoja de distribución de trabajo... 58

3.4 Hoja de índices ... 60

3.5 Hoja de marcas ... 61

3.6 Conocimiento preliminar... 62

3.7 Planificación preliminar ... 70

3.8 Planificación específica ... 75

3.9 Ejecucion ... 82

3.10 Comunicación de resultados ... 82

viii

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 122

CONCLUSIONES ... 123

RECOMENDACIONES ... 124

BIBLIOGRAFÍA ... 125

ANEXOS ... 126

ÍNDICE DE FIGURAS Figura Nro. 1 Foto C&S Ferretería 6

Figura Nro. 2 Organigrama estructural y funcional 8

Figura Nro. 3 Flujo de actividades del conocimiento preliminar 16

Figura Nro. 4 Flujo de actividades de planificación 1 9 Figura Nro. 5 Flujo de actividades de la fase de ejecución 2 1 Figura Nro. 6 Flujo de actividades de la fase de comunicación y resultados 25

1 RESUMEN

Disponer de una herramienta de soporte gerencial que permita analizar y comprender todos los frentes de la administración, constituye la aspiración profesional de la presente investigación.

El presente trabajo de fin de titulación tiene como objetivo aplicar las fases de la auditoría de gestión en la Ferretería C&S de Cariamanga que permitirá medir el grado de eficiencia, eficacia y calidad de los recursos utilizados en la empresa, y analizar su impacto en el desarrollo estratégico de la misma.

Además permite concluir, si la entidad ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos y el grado en que la administración ha cumplido con las obligaciones y atribuciones que le han sido asignadas.

La planificación estratégica constituye el criterio fundamental para la auditoría de gestión. En ésta, se definen los estándares fijados como metas y que servirán como parámetros de comparación de los indicadores de gestión, herramienta básica para la auditoría.

2 ABSTRACT

.

Having a management support tool that allows to analyze and understand all sides of the administration, is the professional aspiration of the present investigation.

This final paper qualification aims to apply the phases of the audit in Hardware C & S of Cariamanga.que it possible to measure the efficiency, effectiveness and quality of the resources used in the business, and analyze their impact on strategic development of the same.

Also leads to the conclusion, if the entity has conducted in an orderly manner in achieving the goals and objectives and the extent to which management has fulfilled the obligations and responsibilities that have been assigned.

Strategic planning is the fundamental criterion for the audit. In this, the standards set as goals and serve as parameters for comparison of performance indicators, basic tool for auditing are defined.

3

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo investigativo está basado en el análisis de la gestión administrativa de C&S FERRETERIA ubicado en el cantón Calvas, provincia de Loja, periodo 2013.

El desarrollo del presente trabajo de investigación tiene un enfoque a través de las herramientas de la auditoría de gestión para poder realizar un control interno de la empresa, para determinar los problemas existentes en la misma, con la finalidad de establecer estrategias que mejoren los procesos internos y el manejo adecuado de la información.

El desarrollo del trabajo está estructurado de la siguiente manera:

El capítulo 1 se encuentra constituido por la base legal, constitución y domicilio de la empresa su plan estratégico, es aquí donde se describe todo lo referente a la empresa con respecto a su organigrama funcional, visión, misión, políticas, fines y manual de funciones.

El capítulo 2 contiene el marco teórico de la auditoría de gestión, aquí se establecen los criterios teóricos que fundamentan la investigación y el respaldo bibliográfico para aplicar cada una de las herramientas de la auditoría de gestión.

En el capítulo 3 se ha establecido la ejecución de la auditoria de gestión, se desarrolló de forma completa la auditoria iniciando con la planificación preliminar donde se detallan los aspectos más importantes de la empresa.

Además se aplicó las fases de auditoría, una planificación para mantener un proceso adecuado de auditoría, luego se ha establecido la ejecución en donde se utilizó todas las herramientas de la auditoría de gestión, posteriormente se realizó el informe de auditoría y planes de seguimiento.

4

la limitante que la entidad no contaba con cierta información que aportara nuestra investigación y que hubiera sido útil para el desarrollo de la misma. El diseño de este trabajo incluye tres tipos de investigación como: documental, de campo y experimental y los métodos, técnicas e instrumentos utilizados para la recolección de datos fueron manejados dependiendo de las fases aplicadas en el examen de auditoría de gestión; además, de instrumentos conceptuales y metodológicos de la auditoría de gestión abordados a los largo de la carrera.

CAPITULO I

6 1.1. Descripción de la empresa

Figura Nro. 1 Foto C&S Ferretería Fuente: C&S Ferretería

El cantón Calvas es parte integrante de la provincia de Loja. Su jurisdicción está ubicada en la zona al suroeste del cantón Loja, en el centro mismo de la geografía provincial. Una de las actividades productivas que realizan las personas que habitan este cantón es la agricultura al contar con diversos climas y tipos de tierra apropiados para esta actividad, la misma que es considerada como una de las actividades que genera mayores ingresos económicos a las familias para la subsistencia diaria de sus familias.

Se debe tener en cuenta que en el cantón Calvas el índice de migración es elevado, por lo que parte de los ingresos familiares pertenecen a las remesas enviadas del exterior, lo que ha generado un crecimiento vertiginoso de edificaciones tanto horizontal como verticalmente.

7

objetivo principal de su creación es con la finalidad de cubrir el mercado creciente de construcciones con precios bajos y productos de calidad.

El inicio de las actividades se realizó con productos básicos de la construcción, con el pasar del tiempo y del nicho de mercado de la ferretería se ha podido establecer contactos y negociaciones con proveedores de diversos productos, así como también una mejora considerable en los canales de distribución de los productos con los que cuenta actualmente la empresa.

C&S Ferretería está localizada en la provincia de Loja, cantón Calvas, parroquia Chile, calle: carrera Chile.

En la actualidad, C&S Ferretería entre los productos principales ofrece: hierro ANDEC, cemento, empastes, mallas soldadas y de cerramiento, alambre de púas y recosido, clavos, tuberías PVC, mangueras, accesorios para baños, plásticos, grifería, inodoros, perfilería, Zinc, Pintura en látex y esmalte, varilla, bloque, material eléctrico.C&S Ferretería cuenta con más de 300 clientes leales

1.2. Base legal

C&S Ferretería está inscrita en el Servicio de Rentas Internas (SRI), a nombre de su representante legal el Sr. Lilo Javier Calva Rojas, esta inscripción se llevó a cabo en el año 2007 y a partir de esta fecha empieza sus actividades comerciales en el cantón Calvas.

Régimen interno

8 1.3. Organigrama estructural y funcional

El organigrama estructural y funcional de la empresa se encuentra graficado de la siguiente manera, donde se destacan las siguientes responsabilidades de todos los funcionarios de la entidad como son:

 Gerente

 Secretaria

 Contadora

 Bodeguero

 Chofer

Figura Nro. 2 Organigrama estructural y funcional Fuente: C&S Ferretería

GERENTE GENERAL

* Representar legalmente a la empresa. * Planificar objetivos y estrategias. * Administración eficiente de recursos. * Determinar las Políticas de la empresa.

CONTADOR

* Elaborar Estados de Resultados.

* Control de Inversiones. * Verificar rentabilidad. * Declaración de Impuestos. * Contabilidad de la Empresa.

BODEGUERO (2)

* Recibir y verificar los materiales entregados por los proveedores.

* Entrega de materiales a los clientes.

* Mantener en orden y por categoria los materiales existentes.

* Velar por el cuidado de las instalaciones y de los materiales existente.

CHOFER

* Entrega de pedidos a los clientes de la ferreteria en su lugar de trabajo.

* Cuidaddo de los vehiculos de la ferreteria destinados al negocio.

* Transportar los materiales desde el lugar de despacho de proveedores.

SECRETARIA

9 1.4. Plan estratégico

Para el establecimiento de C&S Ferretería, se ha establecido un plan estratégico con la finalidad de incrementar su nicho de mercado y posicionarse en el mercado de materiales de construcción, a continuación se detallan aspectos relevantes de este plan estratégico.

1.4.1 Misión

Nuestra misión es brindar un servicio de calidad, con productos acorde a las necesidades de la construcción actual, comprometidos con la sociedad en satisfacer sus necesidades de materiales de construcción de manera rápida oportuna y eficiente, logrando ser competitivos tanto en el ámbito laboral como económico.

1.4.2 Visión

C&S Ferretería a mediano plazo será reconocida a nivel de Provincia, como una empresa sólida y segura, en lo referente a atención al cliente, precio, calidad en productos y materiales de construcción.

1.4.3 Valores

 Responsabilidad.- De todos los miembros de la empresa en el cumplimiento de sus funciones y horarios establecidos.

 Honradez.- Especialmente en el manejo de recursos por parte del personal administrativo y de quienes tienen relación directa con la empresa.

 Solidaridad.- Con cada integrante de la empresa, así como también de los moradores de los barrios en los que funciona.

10

 Puntualidad.- Con respecto a la entrega de materiales a los consumidores de la ferretería.

 Eficiencia.- Del personal y directivos de la ferretería en la utilización de los recursos existentes y del tiempo destinado en cada una de las actividades

1.4.4 Objetivos

 Establecer canales de distribución directos, con la finalidad de llegar con nuestros productos a toda la ciudadanía de Cariamanga y de sus sectores aledaños.

 Cumplir con los valores establecidos, a través de una motivación interna de los empleados, para el desarrollo armónico de la ferretería.

 Ofrecer el mejor servicio al cliente, a través de una atención personalizada, todo esto con el fin de hacer sentir al cliente parte de la empresa.

 Entregar de manera oportuna y eficiente, el material solicitado por cada uno de los clientes de la Ferretería.

 Fomentar la responsabilidad social, con un manejo adecuado de deshechos, con el fin de contribuir al cuidado del medio ambiente.

1.4.5 Políticas

 Promover el desarrollo integral, armónico y permanente de la ferretería en el mercado del cantón Calvas.

 Ofrecer un servicio de atención al cliente personalizado.

12 2.1. Auditoria de gestión

2.1.1. Concepto.

El Manual de auditoría de gestión (2003) lo define como el examen sistemático y profesional efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación en relación a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y de medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socioeconómico derivado de sus actividades.

2.1.2. Objetivos.

 Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de la gestión pública.

 Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.

 Verificar el manejo eficiente de los recursos.

 Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administración del patrimonio público.

 Satisfacer las necesidades de la población.

2.1.3. Enfoque.

La Contraloría General del Estado se proyecta a la ejecución de auditoría de gestión con un enfoque integral, por lo tanto, se concibe como una auditoría de economía y eficiencia, de eficacia y de tipo gerencial–operacional y de resultados.

13

Es una auditoría de eficacia porque está orientada a determinar el grado en que una entidad, programa o proyecto están cumpliendo los objetivos, resultados o beneficios preestablecidos.

Es una auditoría con enfoque gerencial-operativo y de resultados, porque evalúa la gestión realizada para la consecución de los objetivos y metas mediante la ejecución de planes, programas, actividades, proyectos y operaciones de una entidad, expresados en la producción de bienes, servicios y obras en la calidad y cantidad esperados, y que sean socialmente útiles, y cuyos resultados sean medibles por su calidad e impacto.

2.1.4. Alcance.

La auditoría de gestión puede abarcar a toda entidad o a parte de ella, en este último caso por ejemplo un proyecto, un proceso, una actividad, un grupo de operaciones, etc. Pero el alcance también comprende la cobertura a operaciones recientemente ejecutadas o en ejecución, denominada operaciones corrientes. Examina en forma detallada cada aspecto operativo, administrativo y financiero de la organización, por lo que, en la determinación del alcance debe considerarse principalmente lo siguiente:

a) Logro de los objetivos institucionales; nivel jerárquico de la entidad; la estructura organizativa; y, la participación individual de los integrantes de la institución.

b) Verificación del cumplimiento de la normatividad tanto general como específica y de procedimientos establecidos.

c) Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, entendido como rendimiento efectivo, o sea operación al costo mínimo posible sin desperdicio innecesario; así como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en relación a los recursos utilizados.

d) Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información financiera y operativa.

14

de mejorar la productividad con mayor tecnificación; exceso de personal con relación al trabajo a efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de recursos o perjuicios económicos.

f) Control sobre la identificación, de riesgos su profundidad e impacto y adopción de medidas para eliminarlos o atenuarlos.

g) Control de legalidad, del fraude y de la forma como se protegen los recursos.

h) Evaluación del ambiente y mecanismos de control interno sobre el alcance de la auditoría, debe existir acuerdo entre los administradores y auditados; el mismo debe quedar bien definido en la fase de conocimiento preliminar, porque permite delimitar el tamaño de las pruebas o sea la selección de la muestra y el método aplicable, además medir el riesgo que tiene el auditor en su trabajo.

2.2. Proceso de la auditoría de gestión.

A continuación se detalla el proceso de la auditoría de gestión establecido por la Contraloría General del Estado.

2.2.1. Fase I Conocimiento preliminar.

Estudio que se debe realizar para conocer toda la estructura de la entidad y obtener un conocimiento general del objeto de la organización, de sus principales características, su funcionamiento interno y del medio externo en que se desenvuelve.

Objetivos

 Obtener un conocimiento integral de la entidad, dando mayor énfasis a su actividad principal.

 Delimitar el tamaño de la muestra y el método aplicable.

 Medir el riess que tiene el auditor en su trabajo.

15

 Determinar cantidad de auditores a emplear

 Tiempo estimado de ejecución

 Determinar el costo para reformular el presupuesto de auditoría

 Definición del objetivo y estrategia general de la auditoria a realizarse.

 Determinar los criterios, indicadores de gestión, que constituyen puntos de referencia que permitirán posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas, de no disponer la entidad de indicadores el equipo de trabajo conjuntamente con funcionarios de la entidad desarrollaran los indicadores básicos.

 Detectar la fuerza y debilidad; así como, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la Organización y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo.

 Evaluación de la estructura de control interno para acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes y sus componentes (áreas, actividades, rubros, cuentas, etc.)

Actividades

El supervisor y el jefe de equipo, cumplen todas las tareas siguientes:

 Reunión con la gerencia

El motivo de esta reunión es conocer cuál es el objetivo que persigue la empresa al realizar la auditoria e indicar que esta ayudará a conocer la empresa en términos de economía, eficiencia y eficacia.

 Visita de observación

16

 Revisión archivos corriente y pertinente (papeles de trabajo)

o La revisión abarca auditorias anteriores y la compilación de

informaciones y documentos

o La visión, misión, los objetivos, metas, planes direccionales y

estratégicos de la organización.

o La actividad principal, situación financiera

o La estructura organizativa, funciones de los directivos o Los recursos humanos, proveedores, clientes, etc.

 Cuestionario de vista previa

Este cuestionario se creará con el fin de tener una visión global de la empresa, pero lo más importante es conocer mediante este cuestionario si la empresa cuenta o no con un manual del proceso, actividades y tareas.

 Carta de compromiso

El auditor debe enviar una carta compromiso, preferiblemente antes del inicio del trabajo, para ayudar a evitar malos entendidos respecto del trabajo.

La carta compromiso documenta y confirma la aceptación del nombramiento por parte del auditor, el objetivo y alcance de la auditoría, el grado de las responsabilidades del auditor hacia el cliente y la forma del informe.

 Producto

17

Figura Nro. 3 Flujo de actividades del conocimiento preliminar Fuente: Manual de Auditoría de Gestión (2003)

 Modelos de aplicación

1. Cuestionarios de control interno, evaluación preliminar de la estructura

2. Diagnostico FODA

18

externos, tomar correctivos, plantear estrategias y proponer o revaluar los objetivos.

2.2.2. Fase II Planificación.

La planificación abarca todas las actividades desde la selección del equipo auditor hasta la recolección de la información, es un proceso mediante el cual se dedica a obtener una adecuada comprensión y conocimiento de las actividades del entorno organizativo, en esta fase se toma las medidas sobre qué hacer actualmente y qué medidas tomar a futuro.

Objetivos

 Establecer los procedimientos y fechas a seguir en la auditoria en la presente y siguientes fases.

 Alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parámetros, objetivos e indicadores de gestión de la entidad, la revisión debe estar fundamentada en los procedimientos de auditoría.

 Determinación de recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial énfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados, los responsables, y las fechas de ejecución del examen, la naturaleza, el detalle y el momento en que se debe llevar a cabo la planificación varían según la magnitud y especificidad de la entidad a auditar.

 Finalmente conocer los resultados de la auditoria esperados, la fuerza y debilidades y de las oportunidades de mejora de la entidad, cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados.

Actividades

19

 El auditor, formula un programa general de trabajo detallado y flexible, de acuerdo con los objetivos trazados por cada actividad a examinarse.

 El contenido de los programas debe establecerse con base en pruebas que ayuden al auditor a asegurarse de la totalidad o integridad, exactitud, validez y mantenimiento de la información auditada.

 Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en la fase preliminar

 Evaluación de control interno relacionada con el área o componente objeto del estudio, en base de los resultados de esta evaluación los auditores determinaran la naturaleza y alcance del examen.

 Confirmar la estimación de los requerimientos de personal.

 Fijaran los plazos para concluir la auditoria y presentar el informe

 El supervisor con el jefe de equipo preparan programas de auditoría en los que mínimo se incluyan objetivos y procedimientos específicos con la calificación del riesgo de auditoría, por cada uno de los componentes, aunque también podría incluirse aspectos relativos a las cinco “E”.

Productos

 Memorando de planificación

 Programas de auditoría para cada componente

 Programas de auditoría para cada proyecto

 Programa de auditoría para cada programa

 Programa de auditoría para cada actividad

Formatos y modelos de aplicación

 Memorando de planificación

20

 Flujo gramas de procesos

 Programas de trabajo por componentes

Figura Nro. 4 Flujo de actividades de la planificación Fuente: Manual de Auditoría de Gestión (2003)

2.2.3. Fase III Ejecución.

21 Objetivos

 Verifica toda la información obtenida verbalmente

 Obtener evidencia suficiente, competente y relevante

 Cuantificar todo lo que sea posible para determinar el precio del incumplimiento

 Presentar atención para que la auditoria resulte económica, eficiente y eficaz

 Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres “E”, teniendo en cuenta: condición, criterio, causa y efecto.

Actividades

En la entidad auditada, los miembros del equipo multidisciplinario realizaran las siguientes tareas típicas:



 Aplicación de las técnicas de auditoría tradicionales, tales como: inspección física, observación, cálculo, indagación, análisis, etc.

 Adicionalmente utilización de estadísticas en las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse.

 Elaboración de parámetros e indicadores de economía, eficiencia y eficacia.

 Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la planificación y aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.

 Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios; los mismos que deben ser oportunamente comunicados a los funcionarios y terceros relacionados.

22

 En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeación; además, es necesario, que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo, oriente y revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados.

Productos

 Papeles de trabajo

 Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente

Formatos y modelos de aplicación

 Estructura del Informe

 Caratula

 Índice, Siglas y Abreviaturas

23

Figura Nro. 5 Flujo de actividades de la fase de la ejecución

Fuente: Manual de Auditoría de Gestión (2003)

2.2.4. Fase IV Comunicación de resultados.

Por último, la culminación de la auditoría está en la emisión del informe, ya que ésta será la herramienta de trabajo para el ejecutivo y para los responsables del área auditada, y además servirá en el futuro como base para medir el progreso obtenido en la gestión de dicha área.

24 Objetivos

 Revelará las deficiencias existentes.

 Contendrá los hallazgos positivos

 En el informe de auditoría de gestión, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del incumplimiento con su efecto económico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión de recursos de la entidad auditada.

Actividades

 Redacción del informe de auditoría

La carta del informe sirve para presentar formalmente el informe, tiene que indicarse claramente la naturaleza y materia de la auditoría de gestión, señalando expresamente que no se intentó examinar los estados financieros, debe incluirse la información básica necesaria para comprender en términos generales la naturaleza y amplitud de la auditoría efectuada.

 Comunicación de resultados

Todas las entidades han de obtener la información y comunicación relevante, de tipo operacional, financiera, que posibiliten la dirección y el control de la entidad, esta información debe estar relacionada con las actividades y acontecimientos internos y externos y representa la identificación, captura, registros e intercambio de la información en una forma y tiempo que permita a la gente llevar a cabo sus responsabilidades de control y de sus otras funciones, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de la entidad, la calidad de la información generada por el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad.

25

 Contenido

 Oportunidad

 Actualidad

 Exactitud

 Accesibilidad

En cuanto a la comunicación, esta se materializa en manuales de políticas, memorias, avisos, carteleras, anuncios o mensajes en video o verbales, etc. Es esencial para los sistemas de información, debe abordar las expectativas y responsabilidad (roles) de las personas y los grupos.

 Comunicación interna

Debe recibir el mensaje y la información necesaria claro todo el personal desde la alta dirección en el sentido de que debe tomar en serio sus funciones afectadas al control interno y llevar a cabo sus actividades asegurando la eficacia en la comunicación.

 Comunicación externa

La comunicación externa debe ser eficaz como la interna, tiene que disponer de líneas abiertas de comunicación donde usuarios de sus bienes, servicios y obras puedan aportar con información de gran valor sobre la calidad de los mismos, permitiendo que la entidad responda a los cambios en las preferencias y exigencias del público.

 Evaluación del componente de información y comunicación

26

Los informes deben ser claros, concretos y comprensibles, además el proceso de comunicación tiene que difundir los valores éticos de la entidad, así como la misión, políticas, objetivos y resultados de la gestión.

La evaluación del componente de información y comunicación debe considerar los siguientes aspectos:

 En la información

La obtención de información interna y externa, el suministro de información a las personas adecuadas con el suficiente detalle y oportunidad; el desarrollo o revisión de los sistemas de información basado en un plan estratégico para lograr los objetivos generales y por actividad, y, el apoyo de la dirección al desarrollo de los sistemas de información entregando los recursos humanos y financieros necesarios.

 En la comunicación

La comunicación eficaz al personal sobre sus funciones y actividades de control; el establecimiento de líneas para denuncias; la calidad, etc.; la adecuada comunicación horizontal entre unidades administrativas; el nivel de apertura y eficacia en las líneas de comunicación con el público y terceros relacionados; el nivel de comunicación con terceros de las normas éticas de la entidad; y , el seguimiento de la dirección sobre las informaciones recibidas de los usuarios, de los organismos de control y de otros.

 Se efectúa en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente documentados los resultados obtenidos, si bien esta comunicación se cumple durante todo el proceso de la auditoría de gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato.

27

permitirá por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones;

 Pero por otra parte, permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima defensa, teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones.

Productos

 Informe de auditoría

 Síntesis del informe

 Memorando de antecedentes

 Acta de conferencia final de la lectura del informe de auditoría.

 Carta de dictamen

 Estados financieros

 Notas aclaratorias

 Información financiera complementaria y los comentarios

28

Figura Nro. 6 Flujo de actividades de la fase de comunicación y resultados Fuente: Manual de Auditoría de Gestión (2003)

2.2.5. Fase V Seguimiento.

La auditoría no será efectiva si no se efectúa un seguimiento para verificar que la empresa auditada ha puesto en marcha las observaciones y recomendaciones que manifiesta en el informe final el equipo auditor.

Objetivos

29

 Verificar que los niveles de eficiencia, eficacia, economía y retroalimentación del sistema de control interno, muestren una mejora a raíz de las recomendaciones implementadas.

 Promover la actividad de control con el fin de obtener alta eficacia de la auditoria.

 Realizar un informe de seguimiento con el propósito de evaluar la aplicabilidad de la metodología, las limitaciones encontradas, resultados obtenidos y otras situaciones específicas que ameriten la adecuación o desarrollo de procesos específicos.

 Comprobar la efectividad de las decisiones adoptadas por la autoridad de la entidad para corregir los problemas señalados por el auditor.

Actividades

 Verificar si los responsables directos tienen conocimiento de las recomendaciones realizadas en el informe de auditoría y han realizado las medidas correctivas.

 Determinar por qué motivo no se están realizando las correcciones sugeridas en el informe de auditoría si fuera el caso.

 De acuerdo al grado de deterioro de las 5 “E” y de la importancia de los resultados presentados en el informe de auditoría, debe realizar una comprobación luego de transcurrido un año de haberse concluido la auditoria

 Presentar un informe en que conste el grado de cumplimiento de las acciones correctivas, logros importantes con las medidas adoptadas, lista de acciones pendientes y su correspondiente justificación por no ser realizadas en su totalidad.

Producto

 Cronograma para el cumplimiento de recomendaciones

30

 Documentación y papeles de trabajo que respalden los resultados de la fase de seguimiento.

Figura Nro.7 Flujo de actividades de la fase de seguimiento

Fuente: Manual de Auditoría de Gestión (2003)

Formatos y modelos de aplicación

 Cronograma aplicación de recomendaciones

 Encuesta sobre el servicio de auditoría de gestión

31 Actividades de control y monitor

Según Jaramillo, J. (2002) estas actividades representan al proceso que evalúa la calidad del control interno en calidad y en tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran, promueve el reforzamiento de controles débiles, insuficientes o innecesarios.

El monitoreo o supervisión se lleva a cabo de tres formas:

1. Durante la realización de actividades diarias en los distintos niveles de la entidad

2. De manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades, incluidas las de control interno, para asegurarse que este se esté realizando de manera adecuada; y con la capacidad de asimilar los nuevos riesgos

3. Mediante la combinación de ambas modalidades.

Elementos que conforman el monitoreo de actividades

 Monitoreo de rendimiento

 Revisión de los supuestos que soportan los objetivos de control interno

 Aplicación de procedimientos de seguimiento

 Evaluación de la calidad del control interno

 La comprobación de que los sistemas de control continúan funcionando por parte de los diferentes directores de operación a través del cumplimiento de sus funciones de gestión.

 Comunicaciones recibidas de terceros confirman la información generada internamente o señalan la existencia de problemas.

32

 Los auditores internos y externo periódicamente proponen recomendaciones encaminadas a mejorar los controles internos.

 Los seminarios de formación, las sesiones de planificación y otras reuniones permiten a la dirección obtener información importante respecto de la eficacia de los controles.

 Encuestar al personal sobre si comprende y cumplen el código de conducta de la entidad.

Evaluación del componente actividades de monitoreo o supervisión

Se requieren que se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

En la supervisión continuada

 Se debe tomar en cuenta la medida en que las comunicaciones de terceros corroboran la información interna o alertan sobre los problemas. Comparaciones periódicas entre la información contable con los activos físicos.

 La receptibilidad de las recomendaciones de los auditores internos y externos.

 Encuestas periódicas al personal sobre el cumplimiento del código de conducta y de las tareas de control críticas.

 La eficacia de las actividades de la auditoría interna.

En la evaluación puntual

El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales del sistema de control interno.

33 La comunicación de las deficiencias

Existencia de un mecanismo para recoger y comunicar cualquier deficiencia detectada en el control interno.

Idoneidad de los procedimientos de comunicación Idoneidad de las acciones de seguimiento.

Resumen aporte investigativo

Franklin, E (2007), menciona que la auditoría de gestión persigue una reorganización, es una herramienta útil para toda la organización porque les permite tomar medidas correctivas a tiempo, el informe nos permite efectuar recomendaciones sobre un nuevo despliegue de las capacidades de gestión ya disponibles, para identificar a los ejecutivos competentes que pueden orientar provechosamente la reestructuración en lugar de proceder a despidos e incorporaciones de última hora, además la Auditoria de Gestión permite una reestructuración cuando la organización tiene la necesidad de reducir costes y mejorar su funcionamiento.

Para prevenir que se produzcan discrepancias entre las expectativas y los resultados, en el caso de que los efectos obtenidos sean escasos o contrarios a los proyectados, se debe realizar el seguimiento de las recomendaciones sugeridas en el informe final.

2.3. Control Interno.

2.3.1 Definición.

34

Por otro lado, el control interno es un proceso- afectado por el Consejo de Directores de la entidad, gerencia y además personal – designado para proporcionar una razonable seguridad en relación con el logro de objetivos de las siguientes categorías:

a) Seguridad de la información financiera. b) Efectividad y eficiencia de las operaciones, y

c) Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.

2.3.2 Componentes del control interno.

1. Ambiente de Control. 2. Evaluación de Riesgos. 3. Actividades de Control. 4. Información y Comunicación. 5. Supervisión o Monitoreo.

Objetivos

 Eficacia y eficiencia de las operaciones.

 Confiabilidad de la información financiera.

 Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.

 Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades.

 Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes oportunos.

 Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas, en los procesos administrativos y financieros.

35 Importancia

Según Madariaga, J. (2004), el control interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y eficacia en el trabajo de las entidades, el desarrollo de nuevos términos relacionados con el control interno a diferencia de lo que hasta ahora se identificaba, es decir, solo contable, la introducción de nuevas conceptos que aporten elementos generalizadores para la elaboración de los sistemas de control interno en cada entidad, incluido un sistema de control sobre los procesos de tecnología de la información contable, que satisfaga los requerimientos de la misma.

2.4. Control de gestión.

2.4.1. Concepto.

Según Benjamín, F. (2007), es la evaluación o examen sistemático de la información administrativa, operativa y financiera presentada por los administradores de una organización, realizada con posterioridad a su ejecución, para obtener evidencia suficiente del grado de eficiencia, eficacia y calidad en el logro de metas y objetivos propuestos.

Según Blanco, Y. (2009), la auditoría de gestión permite concluir, si la entidad ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos y el grado en que la administración ha cumplido con las obligaciones y atribuciones que le han sido asignadas y si tales funciones se ha ejecutado de manera eficiente, efectiva y económica.

Cada uno de los objetivos incluidos en su definición orienta la búsqueda de información en donde:

 La eficiencia, se relaciona con la optimización en el uso de los recursos

 La eficacia, mide el logro de las metas y objetivos empresariales y

36

Entre los objetivos de la auditoría de gestión se destacan:

 Evaluar el grado de cumplimiento de la misión, políticas, objetivos, estrategias, metas, consideradas en los planes y programas a través de la aplicación de indicadores de gestión que permitan medir el grado de eficiencia, eficacia , y calidad, como también el impacto que esta genera en el sector.

 Identificar y evaluar las variables generadas por la gestión, en procesos o actividades que generan valor agregado

 Determinar el grado de confiabilidad del control interno a través de la evaluación de riesgos o factores de riesgo internos y externos que podrían afectar a la consecución de metas y objetivos

2.4.2. Propósito.

Al Estado le corresponde proveer de obras, servicios y bienes al pueblo como retribución a la contribución que éste realiza, mediante los tributos que entrega, es ahí donde nace su real derecho de exigir que los mismos sean de buena calidad, y entregados en forma oportuna a su servicio; pero también le interesa a la sociedad saber que la producción sea como consecuencia de una gestión pública, que procure la máxima productividad a un costo razonable que significa la utilización óptima de los recursos financieros materiales y humanos disponibles, evitando el desperdicio de los mismos o la apropiación indebida para fines particulares sin importar el perjuicio que se cause a la sociedad y describiendo el fraude y los indicios de responsabilidad penal.

37 2.4.3. Ámbito.

Para Sotomayor, A. (2008), se consideran lo siguientes ámbitos:

 Gestión Operativa.- Sectores: de los servicios generales del estado, del desarrollo social y comunitario, de la infraestructura económica, productivo, financiero y de valores y otros, propios de la misión y finalidad de la entidad u organismo.

 Gestión financiera.- Que incluye la presupuestaria, del crédito, tributaria, de caja o tesorería, contable y contratación pública, esta última en cuanto significa financiamiento para la adquisición de bienes, adquisición de servicios y realización de obras, y propiamente a la gestión contractual con su contenido legal y técnico.

 Gestión administrativa.- General, de bienes, de transporte y construcciones internas, de comunicaciones; de documentos (secretariado, biblioteca, imprenta, reproducción de documentos y otros), de seguridad limpieza y mensajería, de recursos humanos, de desarrollo social interno, e informática.

2.4.4. Instrumentos.

El control de gestión como cualquier sistema, posee instrumentos para entenderlo, manejarlo y evaluarlo, entre ellos se encuentran:

 Índices

 Indicadores

 Cuadros de mandos

 Gráficas

 Análisis comparativo

 Control integral

38 2.4.5. Elementos.

 Economía

Son los instrumentos correctos a menos costo, o la adquisición de recursos idóneos en cantidad y calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, y al precio convenido; es decir, adquisición o producción al menor costo posible, con relación a los programas de la organización y a las condiciones y opciones que presenta el mercado, teniendo en cuenta la adecuada calidad. La responsabilidad gerencial también se define por el manejo de los recursos en función de su rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable), el criterio de economía en su administración.

 Eficiencia

Insumos que producen los mejores resultados con el menor costo o la utilización provechosa de los recursos, en otros términos, es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y servicios, se expresa como porcentaje comparando la relación insumo-producción con un estándar aceptable o norma; la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumo. Su grado viene dado de la relación entre los bienes adquiridos o producidos o servicios prestados, con el manejo de los recursos humanos, económicos y tecnológicos para su obtención.

 Eficacia

39

haya cumplido en la cantidad y calidad esperadas; y que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado.

 Ecología

Son las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión institucional, de un proyecto, programa o actividad.

 Ética

Es un elemento básico de la gestión institucional, expresada en la moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su código de ética, en las leyes, en las normas constitucionales, legales y consuetudinarias vigentes en una sociedad.

 Equidad

Implica distribuir y asignar los recursos entre toda la población, teniendo en cuenta el territorio en su conjunto, la necesidad de estimular las áreas cultural y económicamente deprimidas, y con absoluto respeto a las normas constitucionales y legales imperantes sobre el reparto de la carga tributaria, los gastos, las inversiones, las participaciones, las subvenciones y transferencias públicas.

2.5. Papeles de trabajo

2.5.1. Concepto.

40 Objetivos

Los papeles de trabajo, entre sus objetivos principales están los siguientes:

 Principales

a) Ayudar a la planificación de la auditoría. b) Redactar y sustentar el informe de auditoría.

c) Facilitar, registrar la información reunida y documentar las desviaciones encontradas en la auditoría.

d) Sentar las bases para el control de calidad y demostrar el cumplimiento de las normas de auditoría.

e) Defender las demandas, los juicios y otras acciones judiciales.

f) Poner en evidencia la idoneidad profesional del personal de auditoría.

 Secundarios

a) Ayudar al auditor en el desarrollo de su trabajo.

b) Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado pueda ser revisado por terceros.

c) Constituir un elemento para la programación de exámenes posteriores en la misma entidad o en otras similares, por tal motivo en los legajos se incluirán los papeles de trabajo que se denominarán “Asuntos importantes para futuros exámenes”, con información para ese fin.

d) Los papeles de trabajo permitirán informar a los funcionarios y empleados, de la entidad, sobre las desviaciones observadas y otros aspectos de interés sobre la gestión institucional, lo que se concretará igualmente en las conclusiones y recomen daciones.

41 Características generales

La cantidad y el tipo de papeles de trabajo a ser elaborados dependerán, entre otros factores:

 La naturaleza de la tarea que se va a realizar.

 La condición del área, programa o entidad a ser examinada.

 El grado de seguridad en los controles internos.

 La necesidad de tener una supervisión y control de la auditoría.

Propósitos

 Ayuda al personal a adoptar un enfoque disciplinario

 Facilita la revisión a nivel fiscal o supervisor

 Registrar la información básica

 Obtener información destinada a la preparación de informes especiales.

Clasificación

Papeles de trabajo generales

Los papeles de trabajo generales son aquellos que no corresponden a una cuenta u operación específica y que por su naturaleza y significado tienen uso o aplicación general.

Básicamente comprenden los siguientes:

 Programa de auditoría

 Evaluación del control interno

 Hoja principal de trabajo

 Resumen de ajustes y reclasificaciones

 Resultado de entrevistas iníciales y otras de naturaleza general

42 Papeles de trabajo específicos

Son aquellos que corresponden a una cuenta u operación específica, que por su naturaleza y contenido pueden ser los siguientes:

 Cédulas sumarias.

 Cédulas de hallazgos.

 Cédulas narrativas.

 Cédulas analíticas.

Índices

Los índices de auditoría pueden ser representados por símbolos numéricos alfabéticos o alfanuméricos, que colocados en el ángulo superior derecho de los papeles de trabajo permitan su rápida identificación.

Estos índices de auditoría deben ser anotados con lápiz rojo de tal forma que permitan un ordenamiento completo de los papeles de trabajo efectuados por el equipo de auditoría durante la ejecución de la auditoria

Marcas de auditoría

Llamadas también claves de auditoría son símbolos que utiliza el auditor para identificar el tipo de trabajo, tarea o pruebas realizadas.

43 Figura Nro. 8 Marcas de auditoría

Fuente: Manual de Auditoría de Gestión de la Contraloría General del Estado

2.6. Indicadores para la auditoría de gestión.

Para la aplicación en la auditoría de gestión, se requiere el conocimiento e interpretación de los siguientes parámetros: economía, eficiencia, ecología, calidad, impacto e indicadores financieros básicos.

1.- Economía.- Como elemento de gestión se definió como el uso oportuno de los recursos en cantidad y calidad adecuadas y al menor costo posible, con relación a los programas de la organización y a las condiciones y opciones que presenta el mercado.

El indicador de economía se relaciona con evaluar la capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en el logro de su misión institucional.

44

 Indicadores de insumos.- Establecen relaciones entre los insumos o recursos (humanos, financieros, físicos y técnicos) necesarios en el desarrollo de la actividad de la entidad.

Costo de personal:

ó ó

Muestra la participación de los diferentes niveles del personal frente al gasto total de la nómina, indicando cuál de los niveles tiene mayor incidencia en el costo total.

ó

ó ó

El resultado obtenido permite establecer el valor unitario promedio por empleado o niveles de planta.

Muestra la proporción de los gastos por servicios personales con respecto al gasto funcionamiento.

45 Abastecimiento:

�

El resultado obtenido permite determinar cuánto del plan de compras se ha ejecutado, con respecto al presupuesto asignado en un periodo determinado.

ó

Del total destinado a gastos de inversión, muestra cuanto se ha ejecutado en la compra de equipo.

Manejo de Personal:

ó

Muestra el costo promedio de la capacitación del personal de planta si se capacitaron en su totalidad.

ó

Muestra el costo promedio del personal capacitado durante el periodo.

Muestra cuánto del total de personal de planta ha sido capacitado.

Gastos de Funcionamiento:

46

El resultado establece cuánto de los gastos generales se están utilizando para mantenimiento.

ó

Cuanto por servicio ofrecido se ha involucrado de gastos de operación (este indicador se utiliza en casos en los cuales se pueda cuantificar el servicio prestado)

Análisis de recursos financieros: Se debe realizar un cuadro en el que se describan los ingresos financieros en cuanto a su origen y aplicación.

Análisis de la relación beneficio _– costo: Una manera de evaluar es el Análisis de la Relación Beneficio – Costo, donde se establece la relación de los proyectos y se contrastan los beneficios y los costos que se derivan de su ejecución.

2.- Eficiencia.- Como elemento de gestión, se definió como el grado de eficiencia que viene dado de la relación entre los bienes adquiridos o producidos o servicios prestados, por un lado; y, el manejo de los recursos humanos, económicos y tecnológicos para su obtención, por otro, incluye la relación de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades.

Eficiencia, es la utilización racional de los recursos disponibles, a un mínimo costo para obtener el máximo resultado en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad.

Los indicadores de eficiencia miden los costos unitarios, la productividad de los recursos utilizados en una entidad, en un proyecto, programa, etc.

Otros indicadores:

47

Es la relación de volumen de producción o servicios prestados en un periodo y los insumos utilizados en producción. El valor de los servicios prestados como de los insumos utilizados se puede medir en unidades físicas o en dinero con relación al tiempo.

Costos de operación: Relaciona los costos necesarios para lo producción de un bien o prestación de un servicio, con la cantidad de beneficiarios, personal involucrado, servicio prestado, etc. Para establecer el costo promedio, costo total y el costo unitario por servicio.

Establece el costo promedio de funcionamiento por cada uno de los usuarios o beneficiarios del servicio prestado, se utiliza a la población directamente beneficiaria.

Costos de Operación:

Muestra el costo promedio por usuario atendido.

Eficiencia en el servicio:

48 Oportunidad:

Muestra el grado de cumplimiento del proyecto.

3.- Eficacia.- Como elemento de gestión se definió como la relación entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programadas.

Existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio se obtienen los resultados esperados, independientemente de los recursos utilizados para obtener dichos resultados.

La eficacia de una organización se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos previstos.

Cobertura:

Muestra que porcentaje de la población potencial para la atención, tuvo acceso o fue beneficiaria del servicio.

Si el indicador es = 1 se cumplió la meta.

Si es menor que 1 hablaría de una perdida social al no cumplir la meta Si es mayor que 1 existe efectividad en la prestación del servicio.

Oportunidad:

49 Cantidad:

Muestra el volumen de recursos utilizados frente a lo planeado.

Volumen:

Muestra el grado de cumplimiento de los gastos establecidos frente a lo establecido presupuestariamente.

4.- Ecología.- Con los indicadores ambientales se trata de lograr en términos medibles que se pueden identificar con un gama de metas: son básicamente medidas de ejecución que ayudan a describir cuantitativamente la calidad ambiental y permiten el monitoreo del progreso; su utilidad es proporcionar información ambiental de tipo socio – económica que se requiere para entender un asunto determinado.

Los indicadores ambientales se pueden dividir en dos tipos:

Indicadores ambientales de calidad.- Miden la condición de las características ambientales claves. Las características seleccionadas deben ser significativas en términos de nivel de impacto o escasez o deben ser iniciativas de que representan una medida global de calidad.

50

5.- Calidad.- como elemento de gestión, se entiende como la cantidad, grado y oportunidad en que el producto o servicio prestado satisface la necesidad del usuario o cliente. Calidad es la adecuación del producto o servicio a especificaciones o estándares establecidos por autoridades competentes o de aceptación general.

Los indicadores de calidad miden la satisfacción de los clientes con los atributos del servicio.

6.- Impacto.- Es la repercusión a mediano o largo plazo en el entorno social, económico o ambiental, de los productos o servicios prestados. Los índices de impacto son la medición de aquellos factores que determinan la competitividad de una empresa, los que hacen la diferencia frente a la competencia, por tanto, los que aseguran su permanencia en el mercado, crecimiento y rentabilidad.

Los índices de impacto son pocos, pero vitales. Existen dos tipos:

Los fundamentos o competitivos.- son aquellos que las empresas deben monitorear en forma permanente como condición para mantener su competitividad. Los índices fundamentales son cuatro:

 Índice de rentabilidad.

 Índice de satisfacción del cliente interno.

 Índice de satisfacción del cliente externo.

 Índice de competitividad.

Los índices de impacto casuales.- son aquellos factores internos o externos que generan satisfacción o insatisfacción y que tienen efecto sobre los índices fundamentales.

Es decir, aquellos que afectan la rentabilidad, el servicio al cliente interno y externo, así como los índices de competitividad.

51

Indicadores que miden la liquidez.

Indicadores que miden el endeudamiento:

� − �

Í � _�

Í ó _� �

_�

Í + � �

Í � − � _�

Í − − � _�

� _� �

ó _� é

� _ó 36 í

Í � _�

52

Indicadores de gestión financiera:

9.- Indicadores presupuestarios.

Índices de efectividad de los programas:

Permite determinar en qué medida las provisiones de recursos se han ajustado a las demandas reales que ha planeado la ejecución del programa. Su resultado permite la reprogramación presupuestaria.

� �

Cuantifica el logro de los objetivos y metas que sirven de base a los programas, permite determinar en qué medida las desviaciones entre los objetivos originales y los resultados pueden ser por la forma como se lleva a cabo las actividades. Índice de Eficiencia:

Relaciona las actividades con los objetivos y las metas con los recursos disponibles para su ejecución. Refleja la optimización en la utilización de los recursos e insumos.

Índices financieros presupuestarios.

53

Permite cuantificar la capacidad institucional para autofinanciarse por su gestión o para generar recursos propios. Lo óptimo de la tendencia creciente índice tender a 1.

�

Cuando los ingresos corrientes con más que suficientes para cubrir los gastos corrientes, se obtienen un superávit presupuestario en cuenta corriente, caso contrario aparecerá un déficit. Lo óptimo es que el índice sea creciente.

Índices de ingresos presupuestarios: Con respecto al total de ingresos:

Con respecto a la clasificación del ingreso:

Índices de gastos presupuestarios:

� �

�

� �

�

55 C&S FERRETERÍA

Auditoría de gestión

Periodo 01 de enero al 31 de diciembre de 2013

ORDEN DE TRABAJO N° 01

Cariamanga, 01 de Marzo de 2014

Sra.

María Fernando Soto

JEFE DE EQUIPO

Ciudad.-

De mi consideración

Me permito disponer a usted proceda a la realización de la auditoría de gestión a CS Ferretería, de la ciudad de Cariamanga, cantón Calvas, Provincia de Loja, período comprendido desde el 01 de enero al 31 de diciembre de 2013, para lo cual designo a usted como Jefe de Equipo.

El tiempo de duración del trabajo es de 60 días calendario y concluido el mismo, se presentará el informe respectivo.

Los objetivos de la auditoría de gestión están dirigidos a:

 Evaluar el sistema de control interno implementado por la entidad, en lo referente a sus recursos, a fin de determinar el grado de confiabilidad.

 Verificar la efectividad y confiabilidad del sistema de control de asistencia de los trabajadores de la entidad.

56

 Establecer las funciones que corresponden al personal administrativo que laboran y hacer la comparación con las funciones que realmente desempeñan.

 Determinar de qué manera se encuentra organizado los archivos de documentos y comprobar la eficiencia de este sistema.

 Aplicar indicadores de gestión inherentes al normal desempeño de las actividades de la entidad.

 Determinar conclusiones y formular recomendaciones dirigidas a mejorar la eficiencia operativa y financiera de la entidad.

Los resultados se harán conocer mediante el informe de auditoría que incluirá comentario, conclusiones y recomendaciones.

Atentamente,

---

Ec. María del Cisne Tituaña