GLORIA ESTHER ANGULO BULA

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INFORME DE GESTION PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno o quien haga sus veces

GLORIA ESTHER ANGULO BULA

Periodo evaluado: AÑO 2012 Fecha de elaboración 12/03/2013

Subsistema de Control Estratégico Avances

En la evaluación de seguimiento al desarrollo del Sistema de Control Interno de la Entidad–Gobernación de Córdoba- presenta un avance del

100%

donde se destaca dentro del SUBSISTEMA DE CONTROL

ESTRATEGICIO los siguientes logros que han permitido el cumplimiento de la organización

estratégica y organizacional de la entidad discriminado así:

En el Componente AMBIENTE DE CONTROL, presenta un avance del 100% y que según la calificación arrojada , de acuerdo a la información suministrada el modelo está en un desarrollo óptimo, por ser de implementación de absoluta responsabilidad del nivel Directivo de la administración, ha perseguido la autorregulación del componente Etico de los servidores Públicos, Se ha realizado una definición clara de las Políticas y prácticas de Desarrollo del Talento Humano, mediante socialización de las mismas en las etapas de Reinducción realizadas y capacitaciones soportadas por funcionarios del DAFP. Esto manifiesta que debe de continuarse con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo , ya que se evidencia que posee las bases bien constituídas, se encuentran consolidados los procesos y procedimientos lo que conlleva implícita la atención permanente para que no decaiga el proceso, por lo que se presentan las siguientes precisiones:

Los Elementos que conforman este componente son:

 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos: El Porcentaje de avance que arroja este elemento es

del 100%, y rango de implementación del

100%

dentro del periodo transcurrido, ha sido productivo, debido a que los funcionarios asumen conductas tendientes a obtener el logro de propósitos de la entidad y los lineamientos dados por el MECI Y CALIDAD para la toma de conciencia sobre la importancia de sus actividades para la organización de los objetivos institucionales. Igualmente la consigna que se vive en la Entidad dirigida por el mismo despacho del señor Gobernador, aunado con la atención de la aplicabilidad y respuesta al seguimiento de cada conducta que no se ajuste a ella por lo que funcionarios y la comunidad están atentos a que se aplique, generando un incremento de confiabilidad y se vea reflejado en una mayor confianza y credibilidad de la comunidad.

 Desarrollo del Talento Humano: El porcentaje de avance que arroja este elemento es del

100%

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Motivación dentro de la Entidad, frente al proceso de Autoevaluación y Autocontrol realizada por la oficina de Control Interno, se ha extendido, no solo al Grupo operativo MECI-CALIDAD sino que a nivel Regional, con requerimientos de circulares solicitando la permanente medición, mediante indicadores sus índices de cumplimiento, evaluación de adopción de los procesos y procedimientos a la nueva normatividad. Este balance es positivo, máxime cuando considera que el soporte de toda institución es el que cubre al Recurso humano, ya que si se encuentra debidamente estimulado los resultados, serán siempre productivos y se detalla así:

1. Dentro de este elemento se soporta una buena aplicación y actualización del MANUAL DE

FUNCIONES y para tener un mayor dinamismo en temas puntuales, se ha elaborado una

variación y/o mejoramiento realizando creación de nuevos cargos dentro de la planta de personal, detallados en el decreto 0870 de fecha 03/08/2012. De la misma manera se acatan las

COMPETENCIAS LABORALES acorde con las últimas disposiciones normativas sobre el

tema.

2. Igualmente, no se puede negar el acatamiento a las disposiciones normativas nacionales, que se ven reflejadas en el PLAN ANUAL INSTITUCIONAL DE FORMACION Y

CAPACITACIONES, soportado en el Levantamiento del Diagnóstico de necesidades de

Capacitación en competencias laborales según áreas misionales, mediante la aplicación de instrumento tipo cuestionario. Otra capacitación en pro del cumplimiento de este elemento, fue la Elaboración del Plan de Emergencia, capacitación y conformación del comité de emergencia, planes de evacuación manejo de extintores y elaboración del análisis de vulnerabilidad.

PROGRAMAS Y PROYECTOS

ACTIVIDADES CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN

RESPONSABLES FINANCIACIÓN INDICADOR

FORTALECIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS CONTRATACIÓN ESTATAL –RESPONSABILIDAD DE INTERVENTORES Y SUPERVISORES.

SEGURIDAD SOCIAL Y PAGO DE APORTES. DE LOS CONTRATISTAS

-LICITACIÓN PÚBLICA – SELECCIÓN ABREVIADA CONTRATACIÓN DIRECTA

PROCESO DE

DETERMINACION OFICIAL DEL IMPUESTO PARA DAR APLICABILIDAD AL DECRETO 0052 DE 2009 -ATENCIÓN AL CONTRIBUYENTE -FISCALIZACIÓN: AUDITORIA TRIBUTARIA Y OPERATIVA

-LIQUIDACIÓN RECURSOS Y EJECUCIONES FISCALES -COBRO COACTIVO

-ACTUALIZACIÓN ACTOS ADMINISTRATIVOS

PERMANENTE Secretaría de Gestión Administrativa-Escuela Superior de Administración Pública

Recursos Propios, ESAP

No. de servidores públicos cubiertos/total de servidores públicos capacitados en areas misionales

Capacitación en Contratación Pública

Todo el año Secretaria de Gestión Administrativa-Escuela Superior de Administración Pública- ESAP

ESAP

Capacitación Recursos Humanos y Gestión de Personal

Todo el año Secretaria de Gestión Administrativa-Escuela Superior de Administración Pública- ESAP

ESAP

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ATENCIÓN AL CIUDADANO Todo el año Secretaria de Gestión Administrativa-Escuela Superior de Administración Pública- ESAP

ESAP

Capacitación en Äreas Estrategicas y de Apoyo: Windo, Excel, Word, Power Point, Sistema Financiero

Todo el año Secretaría de Gestión Administrativa-Escuela Superior de Administración Pública - SENA.

Recursos Propios, SENA, ESAP

Atender el 100% de las solicitudes de Capacitación Externa aprobadas.

Todo el año Secretaría de Gestión Administrativa -Servidores Públicos

Recursos Propios

BIENESTAR LABORAL: Salud Ocupacional

Actividades de Medicina Preventiva y del Trabajo: Exámenes medico ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso. Brigadas de salud en: Optometría, exámenes de laboratorio( perfil lipidico, glicemia), salud oral. Tamiz ajes en tensión arterial, inspección y dotación de botiquín de primeros auxilios, dos (2) jornadas

interinstitucionales de vacunación, charlas en pausas activas laborales y estilos de vida saludables, tamiz ajes en tomas de citologías vaginales y PSA prostático.

Todo el año Secretaría de gestión Administrativa -ARP - IPS - EPS - LIGA CORDOBESA CONTRA EL CANCER

Recursos propios, IPS.ARP,EPS PROGRAMAS Y PROYECTOS ACTIVIDADES CRONOGRAMA DE EJECUCION

HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Actividades de Higiene y Seguridad Industrial: Actualización del Panorama de Riesgos, realizar inspecciones periódicas de seguridad a los puestos de trabajo que se identifiquen como críticos, sensibilización al comité de emergencia sobre el plan de evacuación; elaboración del análisis de vulnerabilidad y panorama de amenazas, implementar el documento plan de emergencias y realizar las capacitaciones en: Primeros Auxilios, Contra Incendios y Evacuación. Hacer la inspección y señalización de todos los extintores de la Gobernación de Córdoba incluyendo los presentes en las sedes de la institución.

Permanente Secretaría de Gestión Administrativa - ARP, Secretaría de Salud

Departamental

Recursos propios No de servidores públicos entrenados en actividades de protección y seguridad industrial/242 servidores protegidos y cubiertos por la ARP.

DEPORTES Actividades Deportivas para que los funcionarios de todas las dependencias tengan alternativas variadas que respondan a sus necesidades de integración, esparcimiento y sana diversión.

Permanente Secretaría de Gestión Administrativa, INDEPORTES, COMFACOR

Recursos propios No. de actividades deportivas programadas/No. de servidores públicos beneficiados.

Realizar Campeonatos Deportivos representativos Intersecretarías en las disciplinas: VOLEIBOL MIXTO, SOFBALL Y MICROFUTBOL -Participación en los JUEGOS DEPORTIVOS DE VERANO COMFACOR 2012

-Semestral Secretaría de Gestión Administrativa, INDEPORTES

-COMFACOR

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RECREACIÓN Y CULTURA

Actividades Recreativas, Artísticas, Ecológicas, Artesanales con los servidores públicos que los integre con su grupo familiar y social

ACTIVIDAD INTEGRATIVA: DIA DE LA SECRETARIA

Dos al año

MES DE ABRIL

Secretaría de Gestión Administrativa –

COMFACOR

Secretaría de Gestión Administrativa

Recursos propios No. de actividades recreativas y culturales programadas/No. de servidores públicos beneficiados.

RECREACION Y CULTURA

PROGRAMAS Y PROYECTOS

ACTIVIDADES CRONOGRAMA

DE EJECUCION

RECREACIÓN Y CULTURA

Actividades Recreativas, Artísticas, Ecológicas, Artesanales con los servidores públicos que los integre con su grupo familiar y social.

Dos al año Secretaría de Gestión Administrativa

-COMFACOR

Recursos Propios No. de actividades recreativas y culturales programadas/No. de servidores públicos beneficiados.

Una Jornada de Vacaciones Recreativas para los hijos de los funcionarios de 6 a 11 años y de 12 a 16 años.

Julio y Diciembre Secretaría de Gestión Administrativa - Comfacor

Recursos Propios

Una salida de campo Recreativa y de Integración con los funcionarios y su grupo familiar

Junio Secretaría de Gestión Administrativa - Comfacor

Realizar 3 viernes artísticos y culturales: Grupos folclóricos, pinturas, cuentos y leyendas, poemas

Junio - Agosto–

Octubre

Secretaría de gestión Administrativa, Secretaría

de Cultura , Oficina de Prensa y Protocolo

Realizar 2 talleres de manualidades, educación para el trabajo y el desarrollo humano: Lencería y Arte Navideño

Noviembre–

Diciembre

Secretaría de Gestión Administrativa

3. Dentro del PROGRAMA DE INDUCCION se han Realizado eventos de Inducción y REINDUCCION a los servidores públicos nuevos y antiguos respectivamente, tanto de planta

como contratistas, con la única finalidad de que todos los funcionarios conozcan los nuevos lineamientos de las Políticas Públicas de la Gobernación de Córdoba, en respuesta a los cambios organizacionales, técnicos o normativos. LOS PLANES DE BIENESTAR se vieron reflejado en la Aplicación de encuesta para estudio sociodemográfico y morbilidad a los servidores públicos de libre nombramiento, provisionales y de planta como herramienta para la elaboración del Programa de Salud Ocupacional de la Gobernación.

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y comportamentales periodo 2012- 2013. Atento al acatamiento de los Planes Nacionales de Capacitación, para todo el personal tanto Directivo como operativo, se ha logrado a la fecha un sostenimiento de los porcentajes altos, que se ve reflejado en las evaluaciones de desempeño ya que han sido Destacados y Sobresalientes. Además es meritorio resaltar el alto porcentaje de profesionalismo de los empleados, y que se ha afianzado con la realización de programas de capacitaciones. Igualmente se puede destacar la participación activa de todas las dependencias en el acatamiento a los compromisos adquiridos en la concertación de objetivos en las Evaluaciones de Desempeño de los funcionarios de Carrera, compensándose con los compromisos y señalamiento de los Roles, arrojando buenas calificaciones en los logros programados, al punto que para el primer semestre del 2012 no hubo necesidad de realizar Plan de Mejoramiento Individual.

 Estilo de Dirección Presenta un avance del 100% con rango de implementación del 100%, Se

destaca en el presente año el compromiso de la Alta Dirección en el desarrollo del SISTEMA INTEGRADO DE GESTION - PLATAFORMA ESTRATEGICA TERMINOS DE CALIDAD, que se toma como evidencia y que soporta el compromiso con la aplicación de las herramientas y políticas que facilitan la implementación del MECI y Sistema de Gestión de Calidad donde se aplique, por lo que se ha designado un Funcionario como responsable para que este producto cumpla los objetivos programados por la presente Administración.

En el componente DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO .- Presenta un avance del 100% dando como resultado un rango de implementación de 100% reflejando un desarrollo óptimo. Dentro del seguimiento y verificación al cumplimiento de este componente se puede destacar que conforman este componente, los Planes y Programas, modelo de operación por procesos, y el componente

Estructura Organizacional, los que mantienen una permanente atención de parte de la presente

administración que se trasluce en el alto compromiso de la Alta Dirección y con la implementación alcanzada hasta la fecha ha realizado un rango de implementación de cumplimiento a los parámetros frente al tema establecidos a nivel nacional y se destaca:

 Que en su elemento de PLANES Y PROGRAMAS El porcentaje de avance que arroja este elemento es del

100%

y un rango de implementación del

100%, y

que se desarrollaron en el transcurso del año 2012, se encuentran adoptadas, divulgadas y soportadas en la actualización del Documento Estratégico que fundamenta a la presente administración, donde se ve reflejada la

Misión y Visión Institucionales, los Objetivos institucionales, acciones, cronogramas responsabilidades y metas a cumplir frente a la comunidad, que se ven reflejadas y soportadas en el PLAN DE DESARROLLO de la presente administración; al igual que los PLANES INDICATIVOS y que a la fecha se evidencia colgados en la página web de la Gobernación.

Igualmente dentro del Proceso de Seguimiento y Evaluación, donde medimos la satisfacción del

Cliente como resultado de las acciones de mejoramiento suscritas, producidas como resultado de

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presentados por la actual Administración en Pro de la Región y gracias a la Gestión realizada, varios de los proyectos y estudios, han sido aprobados a nivel del Gobierno Nacional, lo que augura una atención y satisfacción de las necesidades presentadas.

 La presente administración ha estado atenta de que los MODELO DE OPERACIÓN POR

PROCESOS de la Entidad, El porcentaje de avance que arroja este elemento es del

100%

y un

rango de implementación del

100%,

por lo que se ha realizado seguimiento al cumplimiento de los procesos y procedimientos de los mismos, aplicándose los cambios sugeridos y los aplicados por la nueva normatividad vigente, lo que motivó la aprobación del Plan Anual de Auditorías de Control Interno donde se contemple y/o verifique el cumplimiento y/o variaciones dadas a los procesos y caracterizados ( relación de entre proveedores tanto internos como externos, actividades, productos, indicadores, normas, entre otros se encuentren actualizados), lo que ha generado las distintas circulares donde se manifiesta a todos, el compromiso de mantener revaluando sus procesos acorde con las actividades realizadas y soportadas en la nueva normatividad, en mira de tener presente el mejoramiento continuo dentro de la Gobernación, con la única finalidad de mantener actualizada la ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL del Ente territorial. Dentro de este periodo, nuestra dependencia ha fortalecido este subsistema mediante circular No. 008/2012 ( requiriendo la actualización normativas y/o de los documentos internos y externos que soportan la caracterización de cada una de las dependencias para el conocimiento de todos) y la Circular No. 10 de fecha 25/09/2012 ( requiriendo la revisión semestral al PROCEDIMIENTO DE AUTOEVALUACION DEL CONTROL Y REALIZACION DE LOS INDICADORES DE CUMPLIMIENTO DE CADA DEPENDENCIA de Enero a Julio/2012).

 El elemento de ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL alcanzó un porcentaje de avance que arroja este elemento es del

100%

100%,

se soporta en la actualización del manual de Funciones y competencias laborales. La presente Administración en Pro de acatar los lineamientos de Ley 909/04 y sus normas concordantes, conformó un comité para realizar un primer estudio de las hojas de vida, de los funcionarios vinculados con posterioridad al año 2004, resaltando los perfiles, competencias y experiencia de los mismos. Igualmente se ha venido desarrollando, para garantizar un mejor manejo de la estructura Organizacional el estudio correspondiente a la Planta Global de la Gobernación a fín de determinar mediante una relación detallada los empleos requeridos para el cumplimiento de las funciones, asensos de acuerdo a los perfiles requeridos para el ejercicio de dichas funciones, Recibir y registrar novedades de ingreso, retiro de funcionarios en la planta central y salud de la Gobernación, la estructura, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la entidad en Pro de una Gobernación más eficiente y eficaz.

El componente de ADMINISTRACION DEL RIESGO El porcentaje de avance que arroja es del

100%

100%, y

se destaca:

Que se ha realizado Documento de Metodología y análisis del contexto estratégico de la Gobernación de Córdoba, Mapas de Riesgos por procesos (de cada una de las dependencias de la Gobernación

-colgados en página Web). Igualmente se ha realizado Levantamiento del Panorama de Factores de Riesgos en todas los centros de trabajo competencias de la Gobernación (Palacio de Naín, Secretaria de

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divulgación y publicación en la Página Web: Procedimiento de Administración de Riesgos, establecido en el proceso Planificación del Sistema Integrado de Gestión, Identificando los factores internos y

externos de riesgo, que se vé reflejada en la realización de la Aplicación Batería diagnostica para

identificar Factores de riesgos Psicolaborales, intralaborales y extralaborales. Revisado los aplicativos de la Administración del riesgo en las auditorías internas realizadas, se ha tomado como acciones correctivas la aplicabilidad al adecuado seguimiento y evaluación de los riesgos.

Dificultades

Que dado la implementación de una nueva administración por ende conlleva a que los nuevos directivos y contratistas se ha tenido que incentivar la socialización de los procesos y actualización de los mismos en los contenidos y aplicaciones de las caracterizaciones, procesos y procedimientos aplicados, al igual que las actualizaciónes a la nueva normatividad aplicable que refleja la motivación al mejoramiento continuo. Se evidencia y se vé reflejado en la terdera (3) versión al proceso Integrado de gestión MECI- CALIDAD

Subsistema de Control de Gestión Avances

En el SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN presenta un porcentaje de avance del 99

%

90% - 100%. D

entro del seguimiento y verificación realizado se destaca los siguientes componentes:

El componente de ACTIVIDADES DE CONTROL presenta un porcentaje de avance del

100%

90% - 100%.

Al realizar verificación arroja como resultado elementos que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública:

 Dentro del elemento de POLITICAS DE OPERACIÓN El porcentaje de avance que arroja es del

100%

90%- 100%,

y se evidencia porque estas políticas han sido adoptadas por proceso y que se encuentra realizada la Divulgación de las políticas de operación, caracterizaciones de los procesos, en la página WEB realizados en el transcurso de la anualidad.

 Dentro del elemento de PROCEDIMIENTOS El porcentaje de avance que arroja es del

100%

90%- 100% e igualmente

se encuentran colgados en la página WEB y los que requieren ser adoptados a las nuevas normatividades vigentes, se encuentran en proceso de revisión y aprobación previa a su publicación en la Página WEB. Posteriormente, una vez concluya la Socialización, se programará su aplicación acatando las nuevas sugerencias que se presente en desarrollo de las acciones participativas en el mejoramiento continuo aplicado a los procesos

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informes y evaluaciones de Desempeño por dependencias.

 El elemento de los INDICADORES El porcentaje de avance que arroja es del

100%

90%- 100%. A

l interior de la Gobernación de Córdoba con la implementación del MECI-CALIDAD y por ende su avance se ve reflejado en la tecnificación que ha alcanzado la Gobernación de Córdoba, conlleva a una cobertura masiva, ya que todos las Dependencias de la Gobernación tienen colgados los indicadores de cumplimiento y por estar colgado en página web conlleva a una acción participativa de las veedurías ciudadanas y de todas las personas, que requieran información sobre nuestra entidad, máxime a la fecha que se encuentra en proceso de actualización, toda vez que se encuentran evidenciados e identificados las fuentes de información a través de: las caracterizaciones de procesos, listado de maestros de documentos internos, listado de registros, listado de documentos externos, los Procedimiento de Seguimiento y medición de la satisfacción de los usuarios, buzón de sugerencias.

 El elemento de MANUAL DE PROCEDIMIENTO El porcentaje de avance que arroja es del

100%

90% - 100%. s

e vé fortalecido porque la entidad cuenta con un Manual del Sistema Integrado de Gestión, Manual de Procesos y de Procedimientos, publicado en la página Web, herramientas que direccionan a la Entidad y a medida que van siendo evaluados, y/o actualizados se socializan y se publican con la versión correspondiente, dándose aplicabilidad al Mejoramiento Continuo

Frente al componente de INFORMACION El porcentaje de avance que arroja es del

100%

90% - 100%. P

resenta a la fecha, con la presencia de la nueva administración, un avance y cambio radical, empezando por la estructura de la Planta con Relación a la nueva Dependencia de Prensa y Comunicaciones donde sus funciones, caracterizaciones, proceso y procedimientos se encuentran en curso de la Socialización correspondiente.

Dentro del contexto del manejo de la información ha dado como resultado un rango de implementación de cumplimiento y se puede soportar y detectar en el gran nivel alcanzado en las fuentes internas de información ya que se cuenta con sistema SPARK que facilita la interrelación entre las dependencias manuales, informes, actas, actos administrativos sistematizadas y de fácil acceso.

Este Subsistema lo contempla los siguientes elementos:

 El elemento de INFORMACION PRIMARIA El porcentaje de avance que arroja es del

100%

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de la Administración, ya que el actual presenta resistencia de la ciudadanía, por esto se le consulta verbalmente a la ciudadanía con el fin de lograr el mejoramiento continuo. La Secretaría de Gestión Administrativa a través del Grupo de Atención al Usuario (Derechos de Petición, Quejas y Reclamos) realiza continuamente el seguimiento a estas solicitudes para que se cumplan los términos de ley y se le produzca la satisfacción al cliente tanto interno como externo, acatando la nueva directriz dada por la Ley 1474 /2011, y laCIRCULAR EXTERNA No. 001 DE 2011 delCONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL

 El elemento de INFORMACION SECUNDARIA El porcentaje de avance que arroja es del

100%

90% - 100%.

En este elemento, se ha obtenido un alcance importante, con la aprobación de las tablas de retención. Se encuentran a la fecha en proceso de Implementación de las Tablas de Retención, este hecho he generado igualmente el Levantamiento del Diagnóstico y medición de los archivos de cada una de las Secretarías y Oficinas Asesoras del Palacio de Naín, Secretarias de Transito, Cultura, Archivo Histórico y Salud y Estructuración de la base de datos para la correspondencia que ingresa y sale diariamente. Esto por ende conlleva a un compromiso de todos y a su vez el de Verificar la Dotación y Suministro de elementos necesarios para la organización y puesta en marcha del archivo central

 elemento de SISTEMAS DE INFORMACIÓN El porcentaje de avance que arroja es del

100%

90% - 100%.

La entidad mantiene implementando mecanismos que favorezcan la organización o sistematización para la captura, procesamiento, administración y distribución de la información, y hasta la fecha ha realizado las siguientes actividades: Levantamiento del inventario real de la infraestructura hardware y software; Verificación del software licenciado de la Gobernación de Córdoba y eliminación del software que no cuenta con la debida licencia; Atención y solución de Solicitudes de Soporte a usuario final y de la Infraestructura Tecnológica; Implementación de las nuevas directivas y políticas de uso y administración de los servidores Proxy y Firewall; Actualización de la solución antivirus y soporte técnico de las licencias del antivirus institucional en cada uno de los equipos de computo de la Gobernación de Córdoba; Instalación y configuración del servidor de mensajería interna bajo el esquema de licencia GPL; Definición de la nueva estructura funcional de la página web de la gobernación, utilizando los nuevos estándares del diseño y programación web; Definición de la estructura de navegación y mapa del sitio; Migración de los contenidos de la página anterior hacia el nuevo portal, realizando previamente un análisis de los mismo

s;

Realización de estudios previos y diseño de la solución para suplir las necesidades de acceso a Internet de la oficina de Turismo y Cultura; Cambio del direccionamiento IP debido a la ampliación del canal de Internet a 50M para mejorar la navegación, entre otras

ITEMS Diciembre 2011 Septiembre 2012

Información 81,00% 87,50%

Interacción 36,00% 89,01%

Transacción 5,00% 81,25%

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mejoramiento de varios software. ( entre ellos control Derechos de Petición- nómina Educación y manejo de las Libranzas–información sobre el Manejo de los proceso jurídicos)

Frente al Componente de COMUNICACIÓN PUBLICA El porcentaje de avance que arroja es del 98

%

y un rango de avance de implementación del

90% - 100%.

Esta soportado en las Políticas de comunicación interna y externa documentadas en el proceso de Gestión de Comunicaciones, las cuales se encuentran cada día fortalecidas ya que se aplica Boletín institucional, Página Web, Evaluaciones anuales de los planes de acción, Rendición de cuentas, Página Web de la gobernación y se detalla así:

 Se destaca en el elemento de COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL, El porcentaje de avance que arroja es del

100%

90% - 100%.

El avance obtenido, debido al soporte de la aplicación de las Políticas de comunicación interna y externa documentadas en el proceso de Gestión de Comunicaciones.

 Frente al elemento de COMUNICACIÓN INFORMATIVA: El porcentaje de avance que arroja es del 97

%

90% - 100%.

Se resalta la realización del Informe de Gestión rendido conforme al cumplimiento de la normatividad y guías establecidas por la Contraloría nacional, para que con ella directamente se interrelacione comunidad-administración con los informes que se rendirán públicamente, para que pueda resolver la ciudadanía sus inquietudes y por ende se detectan sus necesidades y cumplimiento de las mismas que conlleva a reflejar una buena Gestión.( En cumplimiento de la Ley antitrámites). Vale la pena tener presente que se evidencia con el Plan Indicativo y Planes de Acción para el año 2012 la publicación de los mismos no se produce en el primer trimestre del año como lo estipula la normatividad, debido a que el PLAN DE DESARROLLO de la nueva Administración fue aprobado el 18/06/2012, por lo que se publica el Plan Indicativo 2012 – 2015 con fecha 26/06/2012. Por lo anteriormente expuesto debe de tener presente para la evaluación que cuando se posesiona un nuevo Gobernador el límite para su publicación varía.

 Frente al elemento de LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN El porcentaje de avance que

arroja es del

100%

90% - 100%.

Se tiene presente que en el transcurso del año se ha contado con Página Web institucional, Correo institucional, Boletines de Prensa, Ruedas de Prensa, y a la fecha se encuentra en el proceso de Implementación de la Nueva margen Institucional

Se destaca el compromiso que tiene la administración en acoger las recomendaciones dadas en las auditorías Internas, tales como:

 Frente al Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia, el Proceso de Gestión Documental, Sistema financiero SIIAF , Relación de Software por procesos en cada una de las caracterizaciones de los procesos.

 Frente a los Medios tecnológicos disponibles para la atención a los usuarios la administración ha cumplido con la implementación del SUIT en acatamiento a la de Ley 962 de 2005 y 019/2012 LEY ANTITRÁMITES, en la actualidad se encuentran la Pagina WEB en proceso de remodelación y/o actualización por lo que los trámites y servicios que se prestan en las diferentes dependencias de la Gobernación, para su mayor presentación y agilidad esta en proceso de aplicación.

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 Los derechos de petición, quejas, reclamaciones o recurso se ha dado cumplimiento a la implementación y acceso a fechas fijadas de implementación y como consecuencia del desarrollo de una Auditoría Interna se ha implementado la designación de un funcionario responsable en cada una de las dependencias para su mayor seguimiento efectividad y respuesta, para que sea colgado igualmente en la Pagina Institucional para darle mayor facilidad a los interesados conocer de su respuesta de la manera más ágil y efectiva y preveer reclamaciones futuras por su respuesta oportuna

 Frente al cumplimiento de implementación de las Fases de Gobierno en línea SUIT (Ley 962 de 2005 y 019/2012 LEY ANTITRÁMITES, se encuentra en proceso de adopción los nuevos cambios establecidos en las reducciones de documentación y otros etc.),

Dificultades

Se ha realizado acciones de seguimiento y se ha evidenciado que las Tablas de Retención se encuentran en proceso de implementación con la finalidad de poder cumplir con en el porcentaje de cumplimiento al igual que el proceso de certificación de la Entidad, bajo la norma NTCGP:1000:2009

En la actualidad se efectúa en la oficina de quejas y reclamos, solicitud de inclusión de recursos tecnológico para la optimización del proceso y de esta manera cumplir con los requerimientos establecidos en la Ley 1474 de 2011 y direccionamiento de la Circular 001 de 2011 emitida por el Consejo Asesor de Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, que se evidencia en las acciones correctivas y metas fijadas en plan de mejoramiento .

Subsistema de Control de Evaluación

Avances

En el SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION presenta un porcentaje de avance del 92% Y como resultado un rango de implementación de cumplimiento del 90% - 100% y se destaca:

Dentro del COMPONENTE DE AUTOEVALUACION, Se puede manifestar que :

 El Elemento de AUTOEVALUACION DEL CONTROL El porcentaje de avance que arroja es del

100%

90% - 100%.

Se evidencia Charlas de sensibilización a los servidores públicos. Socialización mediante Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación del Control cumpliendo como Herramienta de autoevaluación de control definidos a través de la metodología de riesgos.

 El elemento AUTOEVALUACION DE GESTION: El porcentaje de avance que arroja es del

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caracterizaciones, procesos y procedimientos y que a la fecha se encuentra la Oficina de Control Interno recepcionando las Autoevaluaciones de gestión realizadas en cada una de las dependencias de la Gobernación, donde se consolidará los indicadores de cumplimiento.

Dentro del COMPONENTE DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE El porcentaje de avance que arroja es del

100%

90% - 100%.

Se evidencia:

 En el elemento de EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El porcentaje de avance que arroja es del

100%

90% - 100%.

La realización del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, presentado

dentro de la fecha establecida al DAFP.

 Dentro del elemento AUDITORIA INTERNA El porcentaje de avance que arroja es del

100%

90% - 100%.

Igualmente se evidencia con la fijación y acatamiento a los Procedimientos y Programas establecidos de las Auditorías de Control Interno Y las proyección del Plan <anual de Auditorias Internas y de Calidad.

Dentro del COMPONENTE DE PLANES DE MEJORAMIENTO Se evidencia:

 En los Planes de Mejoramiento Institucional El porcentaje de avance que arroja es del

100%

90% - 100%.

Su Procedimiento de Revisión por la Dirección al igual que la Herramienta de evaluación definida para la elaboración del Plan de Mejoramiento

por Procesos y se toma como evidencia los Procedimientos de Control de Acciones Preventivas, y

Plan de Mejoramiento de auditorías de control interno.

 Dentro de la Herramienta de evaluación definida para la elaboración del Plan de Mejoramiento

Individual. El porcentaje de avance que arroja es del 25

%

0% - 50%.

Dentro del año en curso no se presentaron Planes de Mejoramiento Individual ,

debido a que los porcentajes arrojados por la evaluación de desempeño fueron sobre el nivel alto y sobresaliente que se evidencia el Proceso Gestión del Talento Humano. En el Procedimiento de Evaluación de desempeño se puede evidenciar, que la planta central cuenta con 242 funcionarios de los cuales el 24 % NO SON PROFESIOANALES lo que señala a simple vista el gran porcentaje de profesionalismo dentro de la Planta, al igual que se están acatando de conformidad con la normatividad actual el estudio de los perfiles, funciones acorde con las necesidades de las dependencias para proyectar acorde con el resultado los asensos que amerite la escala dada por CNSC. Igualmente se destaca el programa de capacitaciones aunado al alto grado de calificación obtenida en la evaluación de desempeño.

Dificultades

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desempeño para personal de carrera se evidencia en su profesionalismo y experiencia, lo que conlleva una contradicción con el porcentaje obtenido debido a la no realización de Planes de mejoramiento Individuales

Lo anterior presupuestalmente hablando conlleva a un porcentaje de ingresos sobre los que debe trabajar y sostener toda la planeación de su Plan de Desarrollo, diferente fuera que se soportara sobre un 100%

Estado general del Sistema de Control Interno

Para la presente Administración, el solo hecho de contar con funcionarios directivos nuevos, implica socialización y capacitación en los procesos y procedimientos previamente a la realización de su liderazgo, por lo que el resultado viene dándose por traslucirse los grandes esfuerzos. Nos complace hacerlo, por lo que hace meritorio y relevante el gran empeño y esfuerzo demostrado por la Administración sin demeritar El empeño demostrado por todos los funcionarios en la obtención de los logros alcanzados dentro del proceso MECI-CALIDAD, máxime que cuenta con el soporte de un asesor específico para que se dé el cumplimiento del presente proceso y denota el querer su mejoramiento continuo y la toma de conciencia de los beneficios en pro de la Comunidad y de si mismos como entidad .

Recomendaciones

Obtener la Certificación de Calidad (NTCGP:1000:2009), lo que nos permite colocar a la Entidad a Nivel Regional y Nacional dentro de los parámetros de calidad, para la satisfacción de todos nuestros usuarios Internos y Externos, lo que conlleva a una Buena Gestión Pública a futuro.

Tener presente que circunstancia influyen en la obtención de cada componente y por ende se refleja el porcentaje de avance de cada subsistema.