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BIBLIOTECA ALFONSO BORRERO CABAL S.J.
DESCRIPCION DE LA TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE GRADO
FORMULARIO
TITULO COMPLETO DELA TESIS DOCTORAL O TRABAJO DE GRADO
APOYO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001: 2008 FUNDACION DESAYUNITOS- AÑO 2015
SUBTITULO, SI LO TIENE
AUTOR O AUTORES
Apellidos Completos Nombres Completos
Silva Alfonso Michael Andrés
DIRECTOR (ES) DEL TRABAJO DE GRADO
Apellidos Completos Nombres Completos
Sabogal Moreno Gonzalo Alberto
FACULTAD
CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA ACADÉMICO
Tipo de Programa (seleccione con una "X")
Pregrado Especialización Maestria Doctorado
X
4 ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Nombres y apellidos del Director del programa académico
DAVID ANDRES LONDOÑO BEDOYA
TRABAJO PARA OPTAR AL TITULO DE:
ADMINSITRADOR (A) DE EMPRESAS
PREMIO O DISTINCIÓN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial):
CIUDAD AÑO DE PRESENTACION DE LA
TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO NUMERO DE PÁGINAS
Bogotá 2015 44
Dibujos Pinturas Tablas, gráficos y
diagramas Planos Mapas Fotografías Partituras
SOFTWARE REQUERIDO O ESPECIALIZADO PARA LA LECTURA DEL DOCUMENTO
Nota: En caso de que el software (programa especializado requerido no se encuentre licenciado por la Universidad a través de la Biblioteca (previa consulta al estudiante), el texto de la Tesis o Trabajo de Grado quedará solamente en formato PDF.
MATERIAL ACOMPAÑANTE
5
(Minutos) CD DVD Otro ¿Cuál?
Video Audio Multimedia Porducción electrónica Otra ¿Cuál?
DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVE EN ESPAÑOL E INGLES
Son los términos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J. [email protected] donde se les orientará).
ESPAÑOL INGLÉS
Fundación Desayunitos Desayunitos fundation
ISO 9001 ISO 9001
Organización sin ánimo de lucro Non profit organization
RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLES
(Máximo 250 palabras - 1530 caracteres)
La Fundación desayunitos es una institución sin ánimo de lucro, que apoya las actividades de nutrición y educación a niños de escasos recursos en el barrio las ferias, la cual busca brindar alimentación adecuada a estos niños, apoyo en sus labores académicas y guía a los padres en la educación y valores con los que deben contar.
9 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
PROYECTO LÍDER
APOYO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001: 2008
FUNDACION DESAYUNITOS- AÑO 2015
MICHAEL ANDRÉS SILVA ALFONSO
TUTOR:
GONZALO ALBERTO SABOGAL MORENO
FACULTAD DE
CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ D.C
10 Tabla de contenido
1 Resumen Ejecutivo ... 12
2 Diagnóstico del área de práctica (Fundación desayunitos) ... 14
2.1 Resultado Lista de chequeo Documentación ... 15
2.2 Matriz DOFA ... 16
3 Problema ... 17
4 Antecedentes ... 18
5 Justificación ... 19
6 Objetivos, metas e indicadores ... 21
6.1 Objetivo General ... 21
6.2 Objetivos específicos... 21
6.3 Indicadores ... 22
7 Marco teórico y conceptual ... 22
7.1 Marco Teórico ... 22
7.1.1 Familia de normas ISO 9000 ... 22
7.1.2 Principios de Gestión de la Calidad ... 23
[image:10.612.86.529.126.691.2]7.1.3 Enfoque basado en procesos ... 24
Figura 1. Enfoque basado en procesos ... 25
7.1.4 Metodología PHVA en la implementación de un Sistema de gestión de la calidad ... 25
7.1.5 Papel de la alta dirección dentro del sistema de gestión de calidad ... 26
7.1.6 Documentación... 27
7.1.6.1 Tipos de documentos utilizados en los sistemas de gestión de la calidad ... 27
7.1.7 Evaluación de los sistemas de gestión de la calidad... 28
7.1.7.1 Procesos de evaluación dentro del sistema de gestión de la calidad ... 28
7.1.7.2 Auditorías del sistema de gestión de la calidad ... 29
7.1.7.3 Revisión del sistema de gestión de la calidad ... 29
7.1.7.4 Autoevaluación... 30
7.2 Marco Conceptual ... 30
8 Metodología ... 32
11
10 Conclusiones ... 34
11 Recomendaciones ... 34
12 Cronograma ... 36
13 Bibliografía ... 37
14 Anexos ... 38
14.1 Resultado de la evaluación previa a la auditoría ... 38
12 1 Resumen Ejecutivo
La Fundación desayunitos es una institución sin ánimo de lucro, que apoya las actividades
de nutrición y educación a niños de escasos recursos en el barrio las ferias, la cual busca
brindar alimentación adecuada a estos niños, apoyo en sus labores académicas y guía a los
padres en la educación y valores con los que deben contar.
El proyecto líder se realizó enfocado hacia el objetivo de la socialización del sistema de
gestión de calidad basado en la norma NTC ISO 9001; 2008, el cual se encontraba
parcialmente documentado, se realizaron actividades de actualización y revisión de
documentos y por medio de una evaluación previa a una auditoría interna y de actividades
de capacitación que se realizaron en la fundación, se identificaron acciones de mejora que
le permitan a la fundación estar preparada ante una auditoría de certificación a futuro.
Se partió de la premisa que la fundación busca estandarizar sus procesos, en aras a mejorar
la atención y satisfacción del cliente interno y externo, logrando ser una organización
reconocida por sus altos estándares de calidad, viéndose respaldada por un sistema de
gestión, que previamente ha sido identificado como una necesidad; para de esta forma
forjar alianzas estratégicas, que a futuro darán como resultado tener una fundación
sostenible que cuente con más recursos y de esta forma poder ampliar su labor en beneficio
de la comunidad.
En un principio y en la fase inicial de este proyecto, se hizo la verificación de los procesos
con que conforman la fundación en relación a los requisitos de la norma para identificar el
estado actual de la implementación del sistema. Posteriormente se realizó la evaluación
previa a la auditoria, tomando como muestra un proceso del mapa de proceso (misionales,
de apoyo y estratégicos), además de esto se logró, por medio de la gestión del practicante y
con el apoyo de una profesional en nutrición y dietética, crear el documento minuta patrón,
insumo fundamental para el proceso de nutrición, ya que con él, se rige todo el macro
proceso misional; este documento identifica las porciones y alimentos (especificaciones),
que se deben dar a cada niño que asiste a la fundación desayunitos. Esta última actividad
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Durante la práctica se logró realizar una evaluación de todos los procesos de la fundación
frente a los requisitos de la norma de gestión de calidad ISO 9001, se hizo la socialización
del sistema de gestión, se hicieron dos capacitaciones en las cuales se trataron temas de
calidad y de la importancia del sistema para la organización y se hizo la evaluación previa a
una auditoria interna del sistema de gestión de calidad, la cual y por medio de sus
resultados prepara a la fundación en pro de dar cumplimiento a requisitos posteriores para
la certificación.
La metodología que se utilizó para la recolección de información y datos, en gran medida
utilizó como fuente principal la evaluación diagnóstica inicial de los requisitos y la
evaluación previa a la auditoría realizada a la directora de la fundación; además de fuentes
secundarias como las diferentes entrevistas que se realizaron, las capacitaciones dadas a los
funcionarios de la fundación, la observación directa de los empleados y la revisión de los
documentos existentes.
Por otra parte, el trabajo realizado a lo largo de este semestre, muestra que los resultados
buscados al inicio fueron cumplidos en su totalidad, ya que por medio de las capacitaciones
y de la evaluación previa a la auditoria, se puede ver la totalidad de correcciones y acciones
que se deben tomar para que los requisitos exigidos de la norma, puedan llegar a ser
cumplidos por completo y de esta forma, empezar a mirar a futuro y enfocados en buscar la
certificación.
Finalmente se evidencia que el insumo dejado por medio de los resultados,
recomendaciones y conclusiones de la evaluación, es una herramienta importante de
trabajo, dado que con este modelo, se pueden auditar los demás procesos de la fundación y
de esta forma tener un sistema que pueda llegar a soportar una auditoria de certificación,
también completar o corregir los que ya han sido revisados en este trabajo y sensibilizar a la
directora de la importancia de mantener el concepto de calidad a diario y por ende el
14 2 Diagnóstico del área de práctica (Fundación desayunitos)
La fundación desayunitos es una fundación sin ánimo de lucro constituida el 8 de mayo de
2007, que apoya a los niños del barrio las ferias en Bogotá D.C suministrando una
alimentación balanceada representada en desayunos, refrigerios y almuerzo, buscando
obtener la nutrición necesaria para tener un peso y talla adecuada para su edad. También
realiza un acompañamiento pedagógico para fortalecer su proyecto de vida con actividades
donde los niños desarrollan competencias y habilidades para un desarrollo integral.
La fundación previamente identificó la necesidad de implementar un sistema de gestión de
calidad, que le permita ofrecer un servicio con altos estándares enfocado a la satisfacción
del cliente, cumpliendo a cabalidad con su misión y razón de ser. Es por este motivo que ha
llevado a cabo el proceso de implementación de la norma NTC ISO 9001: 2008.
Por esta razón es importante conocer que una empresa puede ofrecer diversas líneas de
producción o servicios, pero que el sistema de calidad se implementa de una manera muy
puntual. A la hora de establecer si es importante o no certificarse, vale la pena decir que sí
es importante certificarse, más aún, si la empresa que tiene un proceso camino a la
certificación apunta claramente a intenciones de exportación o en este caso de tener
relaciones comerciales con entes del exterior. Así mismo, otra virtud de los procesos de
certificación es que en múltiples ocasiones terminan siendo una solución evidente a las
fallas de gestión, esto debido a que las normas ISO priorizan procesos organizativos y
documentados.
De igual forma, es importante tener presente que la certificación de procesos es un camino
al mejoramiento y no debe entenderse como una imposición empresarial; es decir, una
empresa debe aprovechar al máximo su proceso de certificación y no establecer este como
una norma o requisito para empezar a exportar.
Por tal razón y como parte de un diagnóstico inicial se realizó una lista de chequeo, en la
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requisitos mínimos que exige la norma, para así poder empezar la fase de socialización,
puesta en marcha y posterior auditoría previa a las actividades de certificación en la NTC
ISO 9001; 2008. A continuación se presenta el resultado de la lista de chequeo.
2.1 Resultado Lista de chequeo Documentación
● Responsabilidad, autoridad y comunicación: Ya está documentado el proceso de responsabilidad de la dirección, ajustado y aprobado.
● Planificación: La organización cuenta con los objetivos de calidad y planificación del sistema, aprobados por la dirección y se encuentra el documento definitivo.
● Revisión de la Dirección: Falta la revisión por la dirección del documento minuta patrón y de los requisitos obligatorios que exige la norma.
● Procesos relacionados con el cliente: Los procesos relacionados con el cliente ya se encuentran documentados, revisados y aprobados por la dirección.
● Planificación de la realización del producto: La planificación está documentada, revisada y aprobados por la dirección.
● Compras: El proceso de compras ya está documentado, revisado y aprobado por la dirección.
● Producción y prestación del servicio: Los procesos de producción ya se encuentran documentados, revisados y aprobados por la dirección.
● Recursos Humanos: La gestión de recursos humanos ya está documentada, revisada y aprobada por la dirección.
● Control de documentos: Control de documentos ya está documentada, aprobada y revisada por la dirección.
● Provisión de recursos: Está documentado, aprobada y revisada por la dirección.
● Infraestructura: Esta documentado y aprobado por la dirección.
Por otra parte y por medio del análisis DOFA (Francés, 2006) se analizaron los factores de
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para lograr mejores resultados; esta herramienta permitió además evaluar el entorno interno
y externo de la organización.
2.2 Matriz DOFA
FORTALEZAS
● La fundación es reconocida por la comunidad por su buena labor.
● La fundación cuenta con un equipo humano comprometido y con alto
sentido de pertenencia.
● La misión y la visión de la fundación tienen un alto nivel de impacto y
credibilidad en la comunidad.
DEBILIDADES
● Personal reacio a la capacitación.
● A pesar de que los requisitos
documentales que exige la norma
ISO 9001 se encuentran en su
fase final, no se ha socializado la
gran mayoría de dichos
documentos.
● Falta de estrategias que busquen
la captación de recursos para la
fundación.
OPORTUNIDADES
● Creación de estrategias viables para la consecución de recursos.
● Incrementar la cantidad de personas que ingresan al plan de voluntariado. ● Poder acceder a beneficios públicos y
convocatorias que realice el estado. ● La búsqueda de responsabilidad social
por parte de empresas que pueden ser
positivas para la fundación.
AMENAZAS
● Que las personas no confíen en consignar o dar dinero a empresas
que no cumplan con el fin del
mismo.
17 3 Problema
La fundación, dentro de sus propósitos a corto y largo plazo tiene contemplado
principalmente buscar diferentes alternativas de auto sostenibilidad y de mejora continua
del servicio que brinda, es por esta razón que ve la necesidad de certificarse con el sistema
de gestión de calidad ISO 9001, de esta forma la fundación busca poder llegar a más
empresas, ya que por medio del soporte que genera tener una certificación de calidad, se
pueden llegar a forjar nuevas y mejores alianzas estratégicas con diferentes empresas de
diferentes sectores, todo lo anterior, para poder obtener más recursos y de esta manera
ofrecer servicios de alta calidad y ayudar a toda la comunidad que interactúa con la
fundación.
La implementación de dicha norma, pretende que la organización cuente con procesos
estandarizados y claros para que las personas que lleguen a la organización, logren
identificar con claridad y facilidad cada una de las actividades de los procesos dentro de la
organización, si se estandariza y se lleva a cabo las personas verán la importancia y la
ayuda que esto generara a la fundación y ayudará a que todos los documentos previstos en
la norma se mantengan actualizados.
Todo lo anterior busca apoyar las actividades de educación, alimentación y recreación,
entre otras, por medio de los recursos que la fundación ofrece, de esta forma la fundación
desayunitos será reconocida como una institución, que satisface las necesidades de los
niños para desarrollar capacidades integrales y en un futuro formar hombres de bien para la
sociedad.
De esta forma, la fundación desayunitos identifica la necesidad de continuar las actividades
de socialización del sistema de gestión de calidad, que previamente se ha venido trabajando
y que ya se encuentra en su fase final. De otra parte, se requiere la revisión de los
documentos que ya se han consolidado y la creación de los documentos faltantes, previa
18 4 Antecedentes
La fundación desayunitos fue constituida el 8 de mayo de 2007, se ubica en el barrio las
ferias en la ciudad de Bogotá; nace a razón de buscar un cambio y una oportunidad no sólo
para los niños sino para madres cabeza de familia. De esta manera pretende generar
espacios que puedan brindar la posibilidad de obtener conocimientos y aprendizajes, tener
una alimentación balanceada y un crecimiento acorde a sus edades. (Fundación
desayunitos)
La fundación, en los últimos años, ha adelantado actividades enfocadas a ampliar su área de
acción con el objetivo de poder ayudar a la conformación de una comunidad más integra y
humana. Por lo tanto decidió enfocar sus esfuerzos de gestión a identificar los principales
problemas internos y pensar en la certificación de calidad como algo viable y como una
herramienta necesaria que pueda llegar a traer beneficios reales a todos los miembros que
participan en la fundación. (Fundación desayunitos)
Dentro de las actividades mencionadas anteriormente, la fundación desayunitos empezó a
documentar todos los procesos ejecutados por la fundación, con el fin de estandarizar y
evidenciar su diario que hacer, dando así una perspectiva más amplia de como a un futuro
la implementación de la norma , no solo será un insumo que respalde las actividades de la
fundación, sino también una manera de poder abarcar conceptos de mejora continua, para
paulatinamente ser más competitiva y al mismo tiempo, ofrecer a sus clientes un servicio de
alta calidad y satisfacerlos de una manera eficiente.
También se han realizado algunas actividades de capacitación a los funcionarios de la
fundación, haciendo una breve introducción a conceptos generales que tienen que ver con la
norma y que necesitan enfocarse y abarcarse con mayor profundidad, enfocados
directamente con los procedimientos de la fundación desayunitos enlazados con los
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Esta necesidad de ampliar su campo de acción permitió identificar que en la actualidad no
se cuenta con el suficiente personal, como tampoco con los recursos apropiados para
cumplir estos objetivos, por esta razón identificó en la implementación del sistema de
gestión un factor decisivo en sus planes de expansión. Al implementar el sistema podrá
hacer de la fundación una entidad más sólida en su interior de manera que puede
proyectarse hacia nuevos voluntarios, pero sobre todo hacia posibles entidades que apoyen
sus procesos de inclusión y apoyo social al contar con un sistema estable y certificado.
La norma NTC ISO 9001; 2008 (ICONTEC) establece los requisitos obligatorios de un
sistema de gestión de calidad que pueden ser implementados por cualquier organización sin
importar su tamaño, constitución o actividad económica, que pretenda demostrar su
compromiso y su capacidad para desempeñarse en su área de acción garantizando,
principalmente, la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los requisitos legales que
apliquen. Además busca establecer una estructura de calidad basada en un enfoque en
procesos, plantear herramientas para la planificación en un sistema de gestión de calidad,
proporciona las bases fundamentales para controlar operaciones de producción y servicio
dentro del sistema, presentar una metodología para la solución de problemas reales y
potenciales y por último busca implementar acciones de mejora continua. Aspectos
necesarios para mejorar, no sólo, las actividades que agregan valor a su misión, sino
también los necesarios para consolidar a la fundación como una entidad sólida y líder en su
campo de acción.
5 Justificación
La fundación, dentro de sus propósitos a corto y largo plazo tiene contemplado
principalmente buscar diferentes alternativas de auto sostenibilidad y de mejora continua
del servicio que brinda, es por esta razón que ve la necesidad de certificarse con el sistema
de gestión de calidad ISO 9001, con la implementación y socialización del sistema de
gestión de calidad se busca poder entregar solución al problema planteado, la propuesta es
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complementarlos si es necesario y poder apoyar la fundación para que en un futuro se
pueda certificar en la norma de calidad ISO 9001; 2008.
Por medio de la implementación de la norma la fundación puede contar con procesos
estandarizados y con mayor claridad, lo que mejora actividades de inducción y de
adaptación de nuevos colaboradores (principalmente voluntarios), permitiendo una mejor
identificación de las actividades y de los procesos que agregan valor a la organización. Una
vez estandarizados y documentados los procesos la entidad podrá involucrar mejor a los
participantes y actores de los procesos generando mejores resultados y mayor control de
evidencias. Además que ayudará a mantener la documentación actualizada y controlada de
acuerdo a los requisitos de la norma.
De otra parte, se identifica como prioridad, que la directora de la fundación entienda y por
ende aplique todo lo correspondiente a esta norma, ya que traerá beneficios a corto y largo
plazo para la fundación.
Las metas y objetivos de este trabajo serán una base importante en la puesta en marcha de
la norma dentro de la fundación, ya que luego de sensibilizar a todos los miembros de la
fundación, el sistema de gestión de calidad ISO 9001; aportará ventajas, recursos y
bienestar, que ayudarán a la fundación al cumplimiento de su misión y a su vez al
cumplimiento de todos los requisitos y lineamientos que la norma exige y contempla dentro
de su implementación. A su vez, apoyara el desarrollo profesional de sus empleados, ya que
al trabajar para una organización con altos estándares de calidad no solo podrán desarrollar
y potenciar sus habilidades, si no que ayudará a su diario vivir, aplicando conceptos
relacionados con la calidad en sus vidas.
Con la certificación la fundación será una organización más eficiente en cuanto a los
procesos internos y por tanto tendrá una base sólida con la cual administrar la operación en
dado caso que otra persona quiera conocer cómo funcionan los procesos dentro de la
fundación. El sistema de gestión permitirá que la organización apoye y controle de manera
21
adecuada obtención y control de los recursos con que la fundación cuenta. De esta forma la
fundación desayunitos será reconocida como una institución capaz de gestionarse y de
satisfacer las necesidades de los niños para desarrollar capacidades integrales y en un futuro
formar hombres de bien para la sociedad.
La estandarización de los procesos creará una organización eficaz y adaptable a los
cambios, después de que se logre poner en marcha y gracias a los beneficios que traerá se
deberá tener actualizados los documentos; al tener parámetros y metas claras la
organización será más estable y como se dijo anteriormente adaptable.
6 Objetivos, metas e indicadores
6.1 Objetivo General
Socializar el sistema de gestión de la calidad basado en la NTC ISO 9001; 2008, de la
fundación desayunitos, para que en un futuro pueda alcanzar la certificación en la norma de
calidad NTC ISO 9001; 2008.
6.2 Objetivos específicos
Analizar, revisar y actualizar la documentación exigida por la norma ISO 9001; 2008
existente en la fundación en este momento.
Crear estrategias con las cuales la fundación desayunitos pueda capacitar su recurso
humano en la implementación de la norma ISO 9001: 2008 con miras a lograr un
mayor compromiso por parte de todos los involucrados en el sistema.
22 6.3 Indicadores
No. de documentos revisados en la fundación del sistema de gestión de calidad / No. de
documentos total registrados en la fundación del sistema de gestión de calidad *100 Meta: Revisar todos los documentos
No. de procedimientos documentados elaborados /No. de documentos exigidos por la
norma *100
Meta: 2 documentos
No. de capacitaciones de sensibilización realizadas/ No. actividades de sensibilización
planeadas *100
Meta: 3 actividades de sensibilización realizadas
No. de no conformidades encontradas / No. Requisitos exigido por la norma *100 Meta: menos del 30% de la totalidad de los requisitos
7 Marco teórico y conceptual
7.1 Marco Teórico
7.1.1 Familia de normas ISO 9000
Para facilitar la adecuada implementación, operación y mantenimiento de los sistemas de
gestión de calidad, ISO ha elaborado una serie de normas que pueden ser aplicadas por
cualquier organización que pretenda demostrar su conformidad en relación a la calidad.
La Norma ISO 9000 describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la
calidad y especifica la terminología de los sistemas de gestión de la calidad.
La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la
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proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los
reglamentarios que le sean de aplicación y su objetivo es aumentar la satisfacción
del cliente.
La Norma ISO 9004 proporciona directrices que consideran tanto la eficacia como
la eficiencia del sistema de gestión de la calidad. El objetivo de esta norma es la
mejora del desempeño de la organización y la satisfacción de los clientes y de las
partes interesadas.
La Norma ISO 19011 proporciona orientación relativa a las auditorías de sistemas
de gestión de la calidad y de gestión ambiental. (ICONTEC, 2005)
7.1.2 Principios de Gestión de la Calidad
La organización que pretenda operar de una forma exitosa debe gestionar implementar y
mantener un sistema de gestión que permita mejorar continuamente su desempeño
atendiendo a las necesidades de sus partes interesadas. El sistema de gestión contempla los
siguientes ocho principios de gestión que al ser utilizados por la organización garantiza su
adecuado funcionamiento
Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los
requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes. Liderazgo: Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la
organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el
personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la
organización.
Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para
el beneficio de la organización.
24 Enfoque de sistema para la gestión: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una
organización en el logro de sus objetivos.
Mejora continua: La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta.
Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.
Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta
la capacidad de ambos para crear valor. (ICONTEC, 2005)
7.1.3 Enfoque basado en procesos
El enfoque basado en procesos (ICONTEC, 2008), permite la identificación de los procesos
que aportan valor y la interacción entre ellos. Al ser adoptado por la organización permite
aumentar la satisfacción de los clientes mediante el cumplimiento de los requisitos. El
enfoque principalmente radica en la premisa que para que una organización funcione de
manera eficaz tiene que determinar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí
(Figura 1). Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que
proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del sistema de
25 Figura 1. Enfoque basado en procesos
Fuente: ICONTEC. Sistemas de gestión de la calidad: requisitos. NTC ISO 9001
7.1.4 Metodología PHVA en la implementación de un Sistema de gestión de la calidad
La NTC ISO 9001 identifica la metodología PHVA como una herramienta fundamental que
apoya en todas las actividades de implementación del sistema, esta metodología se basa en
la identificación de cuatro actividades fundamentales en las que se pueden inscribir todos
26
organización con respecto al cumplimiento de los requisitos del cliente. Estas cuatro
actividades se definen, según la norma, de la siguiente manera
Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
(ICONTEC, 2008)
Hacer: Implementar los procesos. (ICONTEC, 2008)
Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar
sobre los resultados. (ICONTEC, 2008)
Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. (ICONTEC, 2008)
7.1.5 Papel de la alta dirección dentro del sistema de gestión de calidad
A través de su liderazgo y sus acciones, la alta dirección puede crear un ambiente en el que
el personal se encuentre completamente involucrado y en el cual un sistema de gestión de la
calidad puede operar eficazmente. Los principios de la gestión de la calidad pueden ser
utilizados por la alta dirección como base de su papel, que consiste en:
Establecer y mantener la política de la calidad y los objetivos de la calidad de la
organización
Promover la política de la calidad y los objetivos de la calidad a través de la
organización para aumentar la toma de conciencia, la motivación y la participación Asegurarse del enfoque hacia los requisitos del cliente en toda la organización Asegurarse de que se implementan los procesos apropiados para cumplir con los
requisitos de los clientes y de otras partes interesadas y para alcanzar los objetivos
de la calidad
Asegurarse de que se ha establecido, implementado y mantenido un sistema de gestión de la calidad eficaz y eficiente para alcanzar los objetivos de la calidad Asegurarse de la disponibilidad de los recursos necesarios
27 Decidir sobre las acciones en relación con la política y con los objetivos de la
calidad
Decidir sobre las acciones para la mejora del sistema de gestión de la calidad
(ICONTEC, 2008)
7.1.6 Documentación
La documentación permite la comunicación del propósito y la coherencia de la acción. Su
utilización contribuye a:
Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad Proveer la formación apropiada
La repetibilidad y la trazabilidad Proporcionar evidencia objetiva
Evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema de gestión de la calidad.
La elaboración de la documentación no debería ser un fin en sí mismo, sino que debería ser
una actividad que aporte valor.
7.1.6.1 Tipos de documentos utilizados en los sistemas de gestión de la calidad
Los siguientes tipos de documentos son utilizados en los sistemas de gestión de la calidad:
Documentos que proporcionan información coherente, interna y externamente,
acerca del sistema de gestión de la calidad de la organización; tales documentos se
denominan manuales de la calidad
Documentos que describen cómo se aplica el sistema de gestión de la calidad a un
producto, proyecto o contrato específico; tales documentos se denominan planes de
la calidad
Documentos que establecen requisitos; tales documentos se denominan
28 Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias; tales documentos se
denominan directrices
Documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y
los procesos de manera coherente; tales documentos pueden incluir procedimientos
documentados, instrucciones de trabajo y planos
Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados obtenidos; tales documentos se denominan registros.
Cada organización determina la extensión de la documentación requerida y los medios a
utilizar. Esto depende de factores tales como el tipo y el tamaño de la organización, la
complejidad e interacción de los procesos, la complejidad de los productos, los requisitos
de los clientes, los requisitos reglamentarios que sean aplicables, la competencia
demostrada del personal y el grado en que sea necesario demostrar el cumplimiento de los
requisitos del sistema de gestión de la calidad.
7.1.7 Evaluación de los sistemas de gestión de la calidad
7.1.7.1 Procesos de evaluación dentro del sistema de gestión de la calidad
Cuando se evalúan sistemas de gestión de la calidad, hay cuatro preguntas básicas que
deberían formularse en relación con cada uno de los procesos que es sometido a la
evaluación:
¿Se ha identificado y definido apropiadamente el proceso? ¿Se han asignado las responsabilidades?
¿Se han implementado y mantenido los procedimientos? ¿Es el proceso eficaz para lograr los resultados requeridos?
El conjunto de las respuestas a las preguntas anteriores puede determinar el resultado de la
evaluación. La evaluación de un sistema de gestión de la calidad puede variar en alcance y
comprender una diversidad de actividades, tales como auditorías y revisiones del sistema de
29 7.1.7.2 Auditorías del sistema de gestión de la calidad
Las auditorías se utilizan para determinar el grado en que se han alcanzado los requisitos
del sistema de gestión de la calidad. Los hallazgos de las auditorías se utilizan para evaluar
la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para identificar oportunidades de mejora.
Las auditorías de primera parte son realizadas con fines internos por la organización, o en
su nombre, y pueden constituir la base para la auto-declaración de conformidad de una
organización.
Las auditorías de segunda parte son realizadas por los clientes de una organización o por
otras personas en nombre del cliente.
Las auditorías de tercera parte son realizadas por organizaciones externas independientes.
Dichas organizaciones, usualmente acreditadas, proporcionan la certificación o registro de
conformidad con los requisitos contenidos en normas tales como la Norma ISO 9001.
La Norma ISO 19011 proporciona orientación en el campo de las auditorías
7.1.7.3 Revisión del sistema de gestión de la calidad
Uno de los papeles de la alta dirección es llevar a cabo de forma regular evaluaciones
sistemáticas de la conveniencia, adecuación, eficacia y eficiencia del sistema de gestión de
la calidad con respecto a los objetivos y a la política de la calidad. Esta revisión puede
incluir considerar la necesidad de adaptar la política y objetivos de la calidad en respuesta a
las cambiantes necesidades y expectativas de las partes interesadas. La revisión incluye la
determinación de la necesidad de emprender acciones.
Entre otras fuentes de información, los informes de las auditorías se utilizan para la revisión
30 7.1.7.4 Autoevaluación
La autoevaluación de una organización es una revisión completa y sistemática de las
actividades y resultados de la organización, con referencia al sistema de gestión de la
calidad o a un modelo de excelencia. La autoevaluación puede proporcionar una visión
global del desempeño de la organización y del grado de madurez del sistema de gestión de
la calidad. Asimismo, puede ayudar a identificar las áreas de la organización que precisan
mejoras y a determinar las prioridades (ICONTEC, 2005)
7.2 Marco Conceptual
Para comprender mejor la dinámica de este proyecto es necesario entender los siguientes
conceptos:
ISO
ISO (Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de
organismos nacionales de normalización. El trabajo de preparación de las Normas
Internacionales normalmente se realiza a través de los comités técnicos de ISO. Cada
organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comité
técnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comité. Las organizaciones
internacionales, públicas y privadas, en coordinación con ISO, también participan en el
trabajo. (ICONTEC, 2005)
Norma ISO 9001
La ISO 9001:2008 (ICONTEC, 2008)es la base del sistema de gestión de la calidad, es una
norma internacional que se centra en todos los elementos de administración de calidad, el
fin con el que la empresa o entidad se basa en esta norma es que la misma permite
administrar y mejorar la calidad de sus productos y servicios. La norma es aplicable a
31 Organización
Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades
y relaciones. (ICONTEC, 2005)
Fundación
Persona jurídica sin ánimo de lucro, que está comprometida con algunas causas sociales
buscando mejorar la comunidad en la parte económica, social y por supuesto cultural.
(Romero, 2004)
Sistema de gestión
Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
(ICONTEC, 2005)
Sistema de gestión calidad
Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.
(ICONTEC, 2005)
Calidad
Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
(ICONTEC, 2005)
Proceso
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
32 Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. (ICONTEC, 2005)
Requisito
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. (ICONTEC,
2005)
Satisfacción Del Cliente
Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. (ICONTEC,
2005)
Cliente
Organización o persona que recibe un producto. (ICONTEC, 2005)
Gestión
Organización o persona que recibe un producto. (ICONTEC, 2005)
8 Metodología
La metodología que se utilizará para desarrollar este trabajo serán las investigaciones
cuantitativa y cualitativa.
La metodología cuantitativa es en el cual se usan métodos estadísticos, es aquella en la que
se hace una apreciación de lo visto o estudiado pero sin pruebas contundentes del mismo.
(Namakforoos, 2005)
33
las ventajas y la mejor manera de socializar el sistema de gestión de calidad teniendo en
cuenta las personas que hacen parte de la fundación; segundo son las estrategias de
capacitación, se deberá identificar cada punto de vista y su conocimiento acerca de la
norma y los cambios que esta misma generará; y por último el análisis documental, la
revisión de los documentos para tener conocimiento de que se tiene y que falta para poder
implementar y desarrollar la norma ISO 9001.
Finalmente, se abordará la investigación cuantitativa dando una apreciación propia en los
elementos de control y revisión que se harán, tales como, auditorías internas, encuestas Y/O
evaluaciones, para tener conocimiento de cómo se encuentra la fundación frente al
conocimiento general de la norma. los cuestionarios, esto se realizará con el fin de conocer
el nivel de entendimiento y aceptación de la norma por parte de las personas en la
fundación.
9 Desarrollo de las actividades-resultados
Luego de haber planteado los objetivos y metas de este proyecto, se evidencia el alcance y
cumplimiento del mismo, ya que los documentos fueron revisados en su totalidad,
verificando que su estructura fuera la correcta y además de esto, identificando algunas
correcciones y actualizaciones que se deben realizar, cumpliendo el indicador planteado en
su totalidad. El documento minuta patrón, el cual muestra las porciones necesarias, sus
respectivas cantidades y tipo de alimento que debe ser consumido por los niños de la
fundación, fue estructurado de manera exitosa, en una labor conjunta con la profesional
Katerine Villa, nutricionista dietista, de la Universidad Javeriana, permitiendo a la
fundación, estructurar finalmente el macroproceso nutricional, tomando como insumo este
documento. Después de esto, se capacito al recurso humano, de tal forma que se
comprendieran y retomaran nuevamente los conceptos básicos de la norma, por medio de
medios interactivos, se identificó, que dado el nivel y el perfil de los funcionarios de la
fundación, era necesario usar métodos muy interactivos y dinámicos, para así poder tener
un impacto positivo para con ellos, lo cual se logró a través de videos animados,
34
diapositivas. Finalmente y como elemento de seguimiento y control, se constituye el
modelo de evaluación previa a la auditoria, con el cual se hace la evaluación a la directora
de la fundación, auditando aspectos referentes a los procesos de gestión humana y al
sistema de gestión de calidad, dando como resultado las observaciones y pasos a seguir
para poder actualizar y corregir los diferentes hallazgos que arrojo esta revisión.
10 Conclusiones
Se revisaron todos los procedimientos y documentación existente del sistema,
logrando identificar algunos faltantes y aspectos a mejorar.
Se establece el documento minuta patrón, con el cual se espera la fundación pueda poner en marcha el proceso nutricional, de tal forma que se empiece a evidenciar e
implementar con los requerimientos exigidos por la norma, siendo este el proceso
más importante de la fundación.
Se establecen los lineamientos, con los cuales se debe señalizar el área de cocina,
fundamental en la parte de seguridad e infraestructura.
Se retomaron las actividades de capacitación, las cuales se consideran esenciales en
el proceso de apropiación del SGC por parte de toda la fundación.
Se realiza la evaluación previa a la autoría, con la cual se espera que la fundación
pueda hacer una revisión profunda de cada proceso con el cual se cuenta y de esta
forma poder prepararse antes de una auditoria de certificación.
Se socializaron las no conformidades identificadas en la auditoria previa, con miras
a identificar las acciones de mejora correspondientes.
11 Recomendaciones
Identificar que documentos son los que soportan todos los procesos misionales así
como la minuta patrón se enfoca al proceso nutricional, es necesario evidenciar que
35 Se recomienda hacer un cronograma de capacitaciones periódicas, ya que de esta
forma se puede fortalecer el conocimiento y participación de todos frente al sistema
de gestión de calidad.
Se deben usar medios alternos de capacitar los funcionarios, tales como carteleras,
folletos y demás elementos que lleguen a ser complementarios y fortalezcan la
comunicación con el cliente externo e interno.
Retomar elementos de comunicación interna y externa en pro de medir y evaluar la gestión de la fundación, tales como evaluaciones de desempeño, tanto a cliente
interno y externo y de esta forma dar cumplimento al requisito de la norma de
comunicación.
Se recomienda dar respuesta a las no conformidades identificadas en la evaluación
previa a la auditoria, ya que de esta forma los documentos estarán preparados para
ser auditados externamente.
Se identifica pertinente, la creación de un cargo enfocado en el sistema de calidad, sin importar que este realice otras actividades dentro de la fundación, dado que es
aconsejable alivianar un poco las cargas que maneja la dirección.
Se recomienda que el sistema de gestión de calidad se fortalezca de otras
herramientas a nivel organizacional, tales como actividades de seguridad e higiene
ocupacional, gestión ambiental e indicadores de gestión entre otras.
37 13 Bibliografía
Francés, A. (2006). Estrategias y planes para la empresa con el cuadro de mando integral.
Mexico: Prentice Hall.
Fundación desayunitos. (s.f.). Fundación Desayunitos. Recuperado el 2 de Febrero de
2015, de http://www.fundaciondesayunitos.org/
ICONTEC. (12 de Enero de 2005). Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y
vocabulario. NTC ISO 9000. Bogota DC.
ICONTEC. (30 de Septiembre de 2008). Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. NTC
ISO 9001. Bogotá DC.
ICONTEC. (26 de Febrero de 2010). NTC ISO 9004. Recuperado el 09 de Marzo de 2015,
de http://tienda.icontec.org/brief/NTC-ISO9004.pdf
ICONTEC. (28 de Febrero de 2012). NTC ISO 19001. Recuperado el 09 de Marzo de 2015,
de http://tienda.icontec.org/brief/NTC-ISO9004.pdf
ICONTEC. (s.f.). ICONTEC. Recuperado el 12 de Febrero de 2015, de
http://www.icontec.org/index.php/pe/sectores/publico/50-colombia/certificacion-sistema/332-certificacion-iso-9001
Namakforoos, M. N. (2005). Metodología de la investigación, segunda edición. Mexico:
Limusa Noriega Editores.
38 14 Anexos
14.1 Resultado de la evaluación previa a la auditoría
REQUISITO DE LA NORMA A EVALUAR
ASPECTO A AUDITAR HALLAZGO CP NCP
Determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización
¿Se encuentran los procesos documentados? ¿Cómo se determinó que estos eran los documentos pertinentes?
Acta de implementación de SGC. Quienes participaron. No se encuentran los procesos obligatorios exigidos por la norma.
x
Determinar la
secuencia e interacción de estos procesos
El mapa de procesos: ¿Cómo se estructuró? ¿La secuencia mostrada, refleja realmente el "core" de la fundación?
Se estructuro por medio de una reunión con todos los padres e involucrados, los cuales arrojaron unos insumos que fueron usados por parte de la dirección, para crear la evidencia y el mapa de procesos, se pregunta por el core y se tiene una idea clara de la trazabilidad.
x
determinar tos
criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que tanta la operación como al control de estos procesos sean eficaces
¿Qué indicadores hay para cada proceso? ¿En dado caso de no existir, que evidencias se tienen o que tipos de controles internos se manejan?
Existen unos indicadores de gestión, que deben ser revisados y que se pueden retomar para ajustarlos para lo que es hoy en día la fundación.
x
realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estos procesos
¿Qué tipo de medición tienen estos indicadores? ¿Cómo se analizan los resultados que se obtienen de dichos seguimientos y como es el paso a seguir para analizar la
información?
Existen unos indicadores de gestión, que deben ser revisados y que se pueden retomar para ajustarlos para lo que es hoy en día la
fundación. Deben ser primero estructurados y aplicados para luego tomar acciones.
x
Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.
¿Se encuentran fundamentadas, las acciones correctivas, preventivas y de mejora? ¿O de qué otra forma se le hace el proceso de mejora continua a los procesos?
Si hay formatos estructurados de acciones, se debe tomar un cargo en el que se tome el tiempo necesario para toma de acciones.
39 declaraciones
documentadas de una política de la calidad y de objetivas de la calidad
¿Existe una política de Calidad establecida y unos objetivos de calidad? ¿Que apunten al ser de la fundación?
la política de calidad apunta a la razón de ser de la
fundación, sin embargo se recomienda actualizarla con los requerimientos de satisfacción del cliente.
x
La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya
Existe un manual de calidad, debidamente documentado, en el cual se muestran, el alcance del sistema de gestión de la calidad? Se muestran los procedimientos
documentados. Se incluye un mapa de procesos?
Existe un manual de calidad, se debe definir un alcance del sistema, Se encuentran los procesos documentados, de debe verificar si con esto es suficiente o se debe incluir la minucia, se incluye el mapa de procesos.
x
Control de los documentos
¿Existe un procedimiento que muestre la forma de como los procedimientos en general son manejados por la fundación? (Que muestre como se
aprueban, como se revisan y actualizan, aseguren que se identifican los cambios, entre otras.)
No existe un proceso. x
Control de los registros
¿Existe un procedimiento documentado que define los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, fa
recuperación, fa retención y la disposición de los registros?
No existe un proceso. x
Responsabilidad de la dirección
¿Qué evidencia tiene la alta dirección para mostrar su compromiso con el SGC?
Se ve evidencia por medio la estructuración de la política de calidad, objetivos, además de esto se hacen reuniones mensuales en las que se revisa el buen funcionamiento de la fundación y de sus procesos.
x
Representante de la dirección
¿Qué mecanismos son usados por el
representante de calidad mantener los procesos en orden e informar a la alta dirección el
funcionamiento del SGC?
Se hace la entrega de un informe mensual en el cual se evidencia cómo va la
fundación y como se mantienen en orden sus procesos.
40 Comunicación interna ¿Qué elementos de
comunicación son usados dentro de la organización para manejar toda la información del SGC?
Se cuenta con el manejo del mail corporativo como estrategia de comunicación, telefónicamente con un numero corporativo.
x
Revisión por la Dirección
Teniendo en cuenta de que el SGC debe ser revisado, evaluado y mejorado constantemente, se debe revisar que esta
información sea tomada de donde lo exige la norma: a) los resultados de
auditorías,
b) la retroalimentación del cliente,
c) el desempeño de los procesos y la conformidad del producto,
d) el estado de las acciones correctivas y preventivas, e) las acciones de
seguimiento de revisiones por la dirección previas, f) los cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, y g) las recomendaciones para la mejora.
Se están estructurando las auditorías internas. se recomienda retomar las evaluaciones del cliente (niños) , indicadores para ver el desempeño de los
procesos, implementar las acciones de seguimiento,.
x
Resultados de la revisión
Tomando como insumo la información recolectada por la dirección, como se ve esta evidenciada directamente en la mejora del SGC, del producto en relación con el cliente y en las necesidades de
recursos?
Existe un informe de gestión, el cual se estructura con los resultados de los informes de gestión financiera, gestión administrativa.
x
Infraestructura - Ambiente de Trabajo
La fundación cuenta con la infraestructura adecuada para su correcta
operación? Cuenta con equipos? Con el
mantenimiento necesario? ¿Se cuenta con condiciones adecuadas para la
realización del trabajo de
se ve evidenciada la estructura adecuada de la fundación.
41 los funcionarios dentro de
la fundación?
Procesos relacionados con el cliente
¿Cómo identifica los requisitos del cliente? Legales?
Todos los requisitos del cliente en un perfil que la fundación maneja, que se hace en el momento del ingreso del niño a la
fundación. El cual muestra el nivel de vulnerabilidad, por medio de una lista de chequeo y además por una verificación a través de una visita domiciliaria.
x
Recursos - proveedores Como se trabaja a nivel de consecución de recursos
Banco de alimentos, por medio de donantes tanto empresas como personas naturales. Compra alkoso, por medio de bonos.
x
comunicación cliente Como se maneja la comunicación con el cliente?
Circulares internas y atención personalizada. Se debe retomar la evaluación de los padres y se recomienda tener un formato de quejas,
reclamos y sugerencias.
x
compras Como se garantiza que un proveedor pueda hacer parte de la fundación?
No existe una evaluación de proveedores porque
finalmente son donaciones. Pero si se hace una entrevista previa en la cual se tiene en cuenta que se dona, y la pertinencia de la donación, según las necesidades previamente identificadas de la organización. Se hace una revisión antes de recibir el producto, y se cuenta con un control en el que se describe el producto recibido, la cantidad y el destino final.
42 Satisfacción del cliente Como se mide? Como se
maneja?
Se deben retomar acciones las cuales reflejen el estado de satisfacción del cliente.
x
Auditoria interna Cada cuanto y como se hacen?
Se debe estipular como y cada cuanto se hacen apoyados por el proceso de auditorías internas, realizando
posteriormente elementos de seguimiento y medición.
x
Producto no conforme Como se maneja? No se cuenta con un proceso de producto .
x
Mejora continua Como se maneja? No se cuenta con un proceso de mejora continua
x
servicio ¿Los servicios que se prestan actualmente se ejecutan cumplimiento los lineamientos establecidos por la administración en cuanto a planeación, organización, dirección y control?
Si se aplican ya actualmente se ve reflejado en el plan estratégico y además se cuenta con un apoyo por parte de trabajadores sociales, hacen encuestas directas.
x
servicio ¿Existe una adecuada función de revisión y supervisión de los servicios y de las operaciones efectuadas?
Proceso nutricional, se hace una medición y seguimiento del control antropométrico en la cual se refleja la condición nutricional del niño, Proceso pedagógico se hace un diagnostico que mide características generales del niño.
x
servicio ¿La sucursal ha preparado un Plan de Acción para dar cumplimiento a los
objetivos trazados?
Se cuenta con un plan
estratégico, por cada proceso misional el cual muestra objetivos, acciones,
indicadoras para garantizar el servicio de calidad y el cumplimiento de los objetivos. Se maneja un informe de gestión mensualmente.
43
ASPECTO A AUDITAR HALLAZGO CP NCP
Entendimiento de Política y Objetivos de Calidad
¿Cuál es el objetivo y alcance de su proceso?
Estandarizar la información del sistema de gestión de calidad en un equipo. Actualizarla. Se tiene claridad en el conocimiento del objetivo y el alcance.
x
¿Cómo este proceso aporta a la política y objetivos de calidad de la fundación?
Se muestra un conocimiento
pertinente de cómo se aporta desde el cargo.
x
¿Cuáles son las entradas y salidas a este proceso?
Entradas: Identificando la necesidad de contratación.
Salidas: Tener un recurso humano de alta calidad.
x
¿Cómo se asegura que el personal contratado en la fundación cumple con las competencias necesarias exigidas para desempeñar una labor de calidad? ¿Cómo se puede
evidenciar?
Se muestran los perfiles del cargo (conductor), mostrando las
competencias y requisitos necesarios. Pero a su vez se necesitan completar los perfiles de cargos existentes, dado que por ejemplo se evidencia que no existe un perfil descriptivo de cargo para el director de recursos humanos. Actualizar los cargos. Se considera prudente tener una copia de las hojas de vida, ya que en este momento solo se tienen en outrsourcing. No se evidencian elementos de seguimiento a dicho outsorcing.
x
¿Cómo identifica la fundación la necesidad (si aplica) de reforzar competencias necesarias para el realizamiento de las funciones de los funcionarios? (Evidenciar)
Prudente las copias de las hojas de vida. Revisar el formato de evaluación de desempeño, que sea medible y que sea claro.
x
¿Por medio de que actividades se refuerzan dichas competencias? (Evidenciar)
Se muestra un acta de compromiso, en la cual la funcionaria se compromete. Se recomienda hacer actividades puntuales en las que se muestren evidencia de que se está reforzando.
x
¿Luego de haber tomado acciones de reforzamiento, como se evalúa la eficacia de estas acciones? (Evidenciar)
Se recomienda tener un formato de evaluación, de las acciones tomadas, capacitaciones.
x
¿Cómo la organización garantiza el entendimiento y apropiación por parte de sus empleados del sistema de gestión de calidad y de como ellos hacen parte fundamental de la consecución de la política y objetivos de calidad? (Evidenciar)
Se recomienda tener una cartelera de calidad, y hacer jornadas de calidad con un cronograma mensual.
44 ¿Qué registros o formatos se tienen
para este proceso?
Procedimiento de inducción. Del cual se debe hacer una revisión.
x
¿En qué documento se evidencian, cuáles van a ser las funciones de los colaboradores y cual labor van a desarrollar en la fundación?
Procedimiento de inducción, debe tener evidencia, Se realiza en el perfil.
x
¿Qué mecanismos o actividades se utilizan para contratar un empleado para la fundación? (ver trazabilidad de un ejemplo)
Pruebas, hojas de vida. x
¿Dónde son almacenados registros básicos exigidos por la ley, tales como afiliaciones a EPS, desprendibles de nómina etc.?
Se tienen en la hoja de vida, se recomienda hacer un formato de desprendible de nómina por cada persona.
x
¿Cómo se analiza la información resultante de las evaluaciones de desempeño de cada empleado y como se identifican posibles acciones de mejora?
Se recomienda tener un formato de evaluación, de las acciones tomadas, capacitaciones.
x
¿Qué tipo de seguimiento se hace a un empleado cuyo resultado tenga algún tipo de mejora y que acciones se usan para reforzar estos resultados?
Falta estructurar los elementos de evaluación, para luego si medir los posibles resultados.
x
14.2 Minuta Patrón
Semana 1
1 2 3 4 5
Cantidad Grupo de
alimento Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes
Desayuno
unidad o
120 g Fruta
Picado de fruta + queso rallado: banano ,pera, papaya. Manzana papaya con 1/2 cucharadita de avena en hojuelas
Mango
240 ml Bebida con
leche Yogurt
Chocolate con leche Agua de panela con leche café en
leche Candíl
unidad o 50
- 60 g Proteico
Queso doble
crema Huevo frito salchicha
rollito francés
45 ALMUERZO
200 ml Sopa o crema Crema de mazorca
crema de ahuyama
Crema
zanahoria Ajiaco
crema de judias verdes con patatas
100 gr Proteico Carne desmechada
Lomitos de pollo miel mostaza hamburguesa de lentejas croqueta de pescado blanco Espagueti con salchichas
3/4 taza o
120 g Verdura torta de zanahoria Espinaca, manzana y yogurt Aguacate en guacamole lechuga con tomate en rodajas
60 g Tubérculo Papa dorada Tajadas de
maduro
Plátano dulce
Papas a la francesa
1 taza o 120
gr Cereal
Arroz con verduras (zanahoria y arveja)
Arroz blanco Pasta Arroz con
fideos
200 ml Bebida Jugo de
guayaba Jugo de lulo
sorbete de mora
Jugo de maracuyá
ONCES
150 ml Preparación con leche
Avena instantánea de sabores
Yogurt Milo caliente leche con cereal Arroz con leche
1 unidad o
100 g Fruta
Compota de pera
Durazno en almíbar natural de la fruta
Mandarina pincho de
mango y kiwi Uvas pasas
50 g o 1 unidad Derivado Cereal Hojaldre pequeño Galletas soda con ariquipe Tostadas con margarina Galletas wafer Galletas de leche Semana 2
6 7 8 9 10
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes
Desayuno
unidad o
120 g Fruta Mandarina Granadilla Naranjada Banano Mango
240 ml Bebida con leche colada de
fresa Café con leche
Caldito de carne Caldo de carne Colada de maicena unidad o 50
- 60 g Proteico
Queso
campesino
Huevos
rancheros
100 g Derivado Cereal Pan tajado tostadito Tostadas francesas Mogolla con margarina Arepa con margarina Tortillas bimbo rellenas de jamón y queso ALMUERZO
200 ml Sopa o crema
Crema de
arracacha Sopa de mute
Sopa de avena sopa de lentejas crema de verduras
100 gr Protéico Fricasé de pollo Hamburguesa de carne Tortilla de verduras con atún Canelón de carne y espinacas 1/2 pechuga rellena de tomate y queso
3/4 taza o
120 g Verdura
46 60 g Tubérculo Plátano asado Yuca frita papa chip
1 taza o 120
gr Cereal Arroz blanco
arroz con zanahoria
Arroz
atomatado Arroz verde
Arroz blanco con fideos
200 ml Bebida Jugo de freijoa
Jugo de guanábana
Sorbete de
Curuba Limonada
Jugo de mora
ONCES
150 ml Preparación con leche sorbete de
mora Jugo de maracuyá colada de avena Sorbete de fresa
1 unidad o
100 g Fruta
Banano con queso rallado Jugo de maracuyá tajadas de kiwi fresas en tajadas Natilla de ariquipe
50 g o 1 unidad Derivado Cereal Galletas de leche sin crema Emparedado de queso, mortadela y lechuga picada Galletas de chocolate san duche de queso con margarina Galleta de soda Semana 3
11 12 13 14 15
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes
Desayuno
unidad o
120 g Fruta Guayaba Pitahaya Manzana Melón Pera
240 ml Bebida con leche
Colada de
avena Milo
Colada de vainilla chocolate en leche Colada de maicena unidad o 50
- 60 g Protéico
Rollito de queso
Salchicha ranchera
Huevos
revueltos huevo perico queso campesino
100 g Derivado Cereal Mogolla con margarina
Tostada con mermelada de mora
Calado con
mermelada Galletas
Arepa casera
ALMUERZO
200 ml Sopa o crema
Crema de
espinaca Sopa de plátano
Sopa de avena Crema de zapallo Crema de acelga
100 gr Proteíco
Estofado de carne con
verduras
Pollo en cuadritos con
[image:46.612.86.591.68.271.2]salsa blanca Verduras con hígado en cuadros Soufflé de verduras con carne Pollo en cuadritos con zanahoria rayada 3/4 taza o
120 g Verdura
Remolacha con mayonesa
60 g Tubérculo papa
chalequiada Tajaditas de maduro papa asadita en tajadas con laminas Papa criolla asada
1 taza o 120
gr Cereal Arroz blanco
Fideos o
espaguetis arroz blanco
arroz con
fideos Arroz verde
200 ml Bebida jugo de mora
Sorbete de banano con formula 2 Jugo de guayaba jugo de mango Jugo de mora
ONCES 150 ml Preparación con leche
sorbete de mora
Sorbete de
