Curso: Entrenamiento de Auditores de Sistemas Integrados de Auditores de Sistemas Integrados de Gestión Sistemas Integrados de Gestión

(1)

Curso: Entrenamiento

de Auditores de

Sistemas Integrados

de Auditores de

Sistemas Integrados

de Gestión

Sistemas Integrados

de Gestión

Expositor: Antonio Carpio S. Expositor: Antonio Carpio S.

Quality Assurance Services S.A.

Quality Assurance Services S.A. Antonio Carpio SalinasAntonio Carpio Salinas

(2)

EXPOSITOR:

Ing. Antonio Carpio Salinas

Di t Ej ti d QAS S A I i Q í i d f ió i li ió Director Ejecutivo de QAS S.A., Ingeniero Químico de profesión, con especialización en Responsabilidad Social Empresarial, consultor de empresas en el desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento de Sistemas de Gestión, TQM, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000, ISO 17025.

9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000, ISO 17025.

Auditor Líder Registrado en Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9001 y Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14001.

E l d Líd R i t d Nº EL 003 l R i t N i l d A dit d Si t

Evaluador Líder Registrado Nº EL-003 en el Registro Nacional de Auditores de Sistemas de Calidad – INDECOPI. (ISO 17025, ISO 17020, ISO 17021, ISO 65)

Docente en los Programas de post-grado de Especialización en Calidad Total y P d ti id d l P d G tió A bi t l l P d F ió d Productividad, en el Programa de Gestión Ambiental y en el Programa de Formación de Auditores de Sistemas de Gestión Integrados, de la Universidad Nacional Agraria de la Molina.

D t d l Di l d d Si t I t d d G tió M d l d E l i d l Docente del Diplomado de Sistemas Integrados de Gestión y Modelos de Excelencia de la Escuela de Post-Grado de la Universidad Peruana de Ciencias.

(3)

SISTEMAS DE GESTION

Sistema de Salud y

Sistema de

Sistema de Salud y Seguridad

Ocupacional Sistema de

Gestión de la Calidad

Sistema de Gestión Ambiental

ISO 14001

OHSAS 18001 ISO 9001

(4)

SISTEMA DE GESTION

INTEGRADO

ISO 9001

Sistema de Gestión de la Gestión de la

Calidad

Sistema de Gestión

Sistema de

Salud y Seguridad

ISO 14001 OHSAS 18001

Ambiental

y g

Ocupacional

(5)

Norma ISO 9001:2008

4 Si t d tió d l C lid d _{7 R li} _{ió d l} _d

4. Sistema de gestión de la Calidad

4.1 Requisitos generales

4.2 Requisitos de la documentación

7.1 Planificación

7 2 Procesos relacionados con el cliente

7. Realización del producto

5. Responsabilidad de la dirección

4.2 Requisitos de la documentación _{7.2 Procesos relacionados con el cliente} 7.3 Diseño y desarrollo

7.4 Compras

7.5 Producción y prestación del servicio 5.1 Compromiso de la Dirección

5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de la Calidad

7.5 Producción y prestación del servicio 7.6 Control de equipos de seguimiento y

medición

5.4 Planificación

5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación

5.6 Revisión de la Dirección

8. Medición, análisis y mejora

8.1 Generalidades

6. Gestión de los Recursos

5.6 Revisión de la Dirección

8.2 Seguimiento y medición

8.3 Control del producto no conforme 8.4 Análisis de datos

6.1 Provisión de recursos 6.2 Recursos humanos 6 3 Infraestructura

8.5 Mejora

6.3 Infraestructura

(6)

OHSAS 18001:2007

4.1 Requisitos Generales 4.4 Implementación y Operación

4.2 Política de S&SO 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y _autoridad

ó 4.3 Planificación

4.3.1 Identificación de Peligros, evaluación de riesgos y determinación de

4. 4 .2 Entrenamiento, competencia y concientización 4. 4 .3 Comunicación, participación y consulta

4. 4 .4 Documentación

4 4 5 Control de Documentos de riesgos y determinación de

controles

4.3.2 Requisitos Legales y otros requisitos 4.3.3 Objetivos y Programas

4. 4 .5 Control de Documentos 4. 4 .6 Control Operacional

4. 4 .7 Preparación y respuesta ante emergencias 4.5 Verificación

4.5.1 Medición de desempeño y Monitoreo 4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal

4.5.3 Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva

4.5.4 Control de Registros 4 5 5 Auditorías Internas 4.5.5 Auditorías Internas

(7)

ISO 14001:2004

4 1 Requisitos Generales 4 4 Implementación y Operación

4. 4 .1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

4.1 Requisitos Generales 4.4 Implementación y Operación

4.2 Política Ambiental

4.3.1 Aspectos Ambientales 4 3 2 Requisitos Legales y otros

4. 4 .2 Competencia, formación y toma de conciencia

4. 4 .3 Comunicación 4.3 Planificación

4.3.2 Requisitos Legales y otros requisitos

4.3.3 Objetivos, Metas y Programas

4. 4 .4 Documentación

4. 4 .5 Control de Documentos 4. 4 .6 Control Operacional

4. 4 .7 Preparación y respuesta ante emergencias.

4.5.1 Seguimiento y medición

4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal

4.5 Verificación

4.5.3 No conformidad, acción correctiva y preventiva

4.5.4 Control de los registros

4 5 5 A dit í i t

4.5.5 Auditoría interna

(8)

TIPOS DE AUDITORIAS

Primera Parte

9 Auditoría Interna

Primera Parte

9 Auditoría Interna

Segunda Parte

9 Auditoría de proveedores

Segunda Parte

9 Auditoría de proveedores

Tercera Parte

9 Auditoría externa

Tercera Parte

9 Auditoría externa

Ot

ti

d

l

ifi

ió d A dit

í

Ot

ti

d

l

ifi

ió d A dit

í

Otros tipos de clasificación de Auditorías:

¾

Proceso

Otros tipos de clasificación de Auditorías:

¾

Proceso

¾

Producto

(9)

AUDITORÍA DE PRIMERA PARTE

A dit

í I t

AUDITORÍA DE PRIMERA PARTE

A dit

í I t

Auditoría Interna

Son auditorías realizadas

por la Organización a su

propio Sistema de Gestión

(10)

ÍÍ

AUDITORÍA DE SEGUNDA PARTE

A dit

í

P

d

AUDITORÍA DE SEGUNDA PARTE

A dit

í

P

d

Auditoría a Proveedores

Son auditorías realizadas por la

organización a sus proveedores y

o ga

ac ó a sus p o eedo es y

sub-contratistas para evaluar su

adecuación y rendimiento

(11)

AUDITORÍA DE TERCERA PARTE

Auditoría Externa

AUDITORÍA DE TERCERA PARTE

Auditoría Externa

S

dit

í

li

d

S

dit

í

li

d

Son auditorías realizadas

por un organismo

contractualmente independiente

Son auditorías realizadas

por un organismo

contractualmente independiente

a la organización, sus

proveedores y clientes

contractualmente independiente

a la organización, sus

proveedores y clientes

proveedores y clientes.

Organización Organismo IndependienteOrganismo Independiente_{(Certificadora)}

(12)

AUDITORIA DEL SISTEMA

DE LA CALIDAD

Proceso sistemático, independiente y

documentado para obtener evidencias

Proceso sistemático, independiente y

documentado para obtener evidencias

de la auditoría y evaluarlas de manera

documentado para obtener evidencias

de la auditoría y evaluarlas de manera

objetiva con el fin de determinar la

extensión en que se cumplen los

objetiva con el fin de determinar la

extensión en que se cumplen los

q

p

criterios de auditoría.

q

p

criterios de auditoría.

Norma ISO 9000:2008 (3.9.1 Vocabulario)

Norma ISO 19011:2002 (3 1)

Norma ISO 9000:2008 (3.9.1 Vocabulario)

Norma ISO 19011:2002 (3 1)

(13)

Directrices para la auditoria de los

p

Sistemas de Gestión de la Calidad

/ A bi

t l

p

Sistemas de Gestión de la Calidad

/ A bi

t l

y/o Ambiental

(14)

Contenido:

1. Objeto y campo de aplicación

2. Referencias Normativas

3 Términos y definiciones

1. Objeto y campo de aplicación

2. Referencias Normativas

3 Términos y definiciones

3. Términos y definiciones

4. Principios de la Auditoria

5 G

tió d

P

d A dit

i

3. Términos y definiciones

4. Principios de la Auditoria

5 G

tió d

P

d A dit

i

5. Gestión de un Programa de Auditoria

6. Actividades de Auditoria

5. Gestión de un Programa de Auditoria

6. Actividades de Auditoria

(15)

3. Términos y definiciones

3.2 Criterios de dit í

y

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia

auditoría

auditoría o requisitos utilizados como referencia

Registros, declaraciones de hecho o

3.3 Evidencia de auditoría

g ,

cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de

auditoria y que son verificables

3.4 Hallazgos de la 3.4 Hallazgos de la

auditoria y que son verificables

Resultado de la evaluación de la id i d l dit i il d

3.4 Hallazgos de la auditoría

3.4 Hallazgos de la

auditoría evidencia de la auditoria recopilada_{frente a los criterios de la auditoria}

3.5 Conclusiones de auditoría

Resultado de la auditoria que proporciona el equipo auditor tras

considerar los objetivos de la

auditoría

auditoría _{considerar los objetivos de la}

(16)

3. Términos y definiciones

3 6 Cliente de la auditoría 3 6 Cliente de la auditoría

y

Organización o persona que

3.6 Cliente de la auditoría

3.6 Cliente de la auditoría Organización o persona que

solicita la auditoria

3.7 Auditado

3.7 Auditado _{Organización que es auditada}

3 8 A dit

3 8 A dit Persona con la competencia 3.8 Auditor

3.8 Auditor Persona con la competencia

para llevar a cabo una auditoria

3.9 Equipo auditor

3.9 Equipo auditor _{cabo una auditoria, con el apoyo de}Uno a más auditores que llevan a

t té i i i

(17)

3. Términos y definiciones

3.10 Experto técnico 3.10 Experto técnico

Persona que aporta conocimientos específicos o su experiencia al equipo

auditor

3.11 Programa de Auditoría

auditor

Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un periodo de

Auditoría

Auditoría planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas

hacia un propósito específico

3.12 Plan de auditoría

3.12 Plan de auditoría DDescripción de las actividades in situ y de los preparativos de una auditoria

3 13 Alcance de 3 13 Alcance de

os p epa at os de u a aud to a

E t ió lí it d dit í

3.13 Alcance de auditoría 3.13 Alcance de

auditoría Extensión y límites de una auditoría

Habilidad demostrada para aplicar

3.14 Competencia 3.14 Competencia

(18)

4. Principios de la Auditoria

Tres de los principios se refieren primordialmente a las características personales de los propios auditores:

Tres de los principios se refieren primordialmente a las características personales de los propios auditores:p p p

9 Conducta ética

p p p

9 Conducta éticaConducta ética

9 Presentación justa

9 Cuidado profesional debido Conducta ética

9 Presentación justa

9 Cuidado profesional debidoCuidado profesional debidoCuidado profesional debido

Una auditoria es por definición independiente y sistemática Una auditoria es por definición independiente y sistemáticap p y y estas características están muy relacionadas con los

siguientes 2 principios de la auditoria:

p p y

y estas características están muy relacionadas con los siguientes 2 principios de la auditoria:

9 Independencia

9 Evidencia

9 Independencia

9 Evidencia

(19)

4. Principios de la Auditoria

Independencia

-

imparcialidad y objetividad de las

-

imparcialidad y objetividad de las

conclusiones de auditoria

- los auditores son independientes de la

actividad auditada

conclusiones de auditoria

- los auditores son independientes de la

actividad auditada

- los hallazgos están basados solo en

evidencia

actividad auditada

- los hallazgos están basados solo en

evidencia

Evidencia

-

base racional para alcanzar

conclusiones fiables

ifi

bl

-

base racional para alcanzar

conclusiones fiables

ifi

bl

- verificable

- es una muestra de la

información disponible

- verificable

- es una muestra de la

información disponible

(4. ISO 19011:2002) (4. ISO 19011:2002)

(20)

AUDITORIA

Requisitos fundamentales para una

Auditoría Efectiva:

Requisitos fundamentales para una

Auditoría Efectiva:

A

d l Di

ió

Auditoría Efectiva:

A

d l Di

programa (5.1) Objetivos/extensión

Responsabilidades Recursos

Definir el programa (5.2, 5.3)

ecu sos

Procedimientos

Implementar el programa (5.4, 5.5)

Acción de mejora (5.6)

Competencia de los auditores (7)

A ti id d d dit i

S i i l

Actividades de auditoria (6)

Seguir y revisar el

programa (5.6) Evaluación de auditores

Asignación de equipos de auditores Dirección de actividades de auditoría Registro

(22)

5 Gestión de un Programa de Auditoria

5. Gestión de un Programa de Auditoria

Autoridad para el programa (5.1)

Planificar

p g ( )

Definir el programa (5 2 5 3)

Planificar

(5.2, 5.3) Implementar el programa (5.4, Acción de mejora

(5.6)

Competencia de los auditores (7)

Actividades de

Hacer

Actuar

programa (5.4, 5.5)

Seguir y revisar el programa (5 6)

(5.6) _{Actividades de}

auditoria (6)

Verificar

(23)

6. Actividades de Auditoria

1. Iniciación de la auditoria (6.2)

2. Revisión de la documentación (6.3)

3.Preparación de las actividades de auditoria in situ (6.4)

4. Actividades de auditoria in situ (6.5)

5. Informe de la auditoria (6.6)

6. Finalización de la auditoria (6.7)

(24)

6. Actividades de Auditoria

1. Iniciación de la auditoria (6.2)

6.2.1 Designación del auditor jefe del equipo

ff

6.2.2 Definición de los objetivos, el alcance y los

criterios de auditoria

6.2.2 Definición de los objetivos, el alcance y los

criterios de auditoria

a) determinar el grado de conformidad del sistema de gestión del auditado

b) evaluar la capacidad del sistema del gestión para asegurar los a) determinar el grado de conformidad del sistema de gestión del

auditado

b) evaluar la capacidad del sistema del gestión para asegurar los b) evaluar la capacidad del sistema del gestión para asegurar los

requisitos reglamentarios y contractuales

c) evaluar la eficacia del sistema de gestión para lograr los

bj ti ifi d

b) evaluar la capacidad del sistema del gestión para asegurar los requisitos reglamentarios y contractuales

c) evaluar la eficacia del sistema de gestión para lograr los

bj ti ifi d

objetivos especificados

d) identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión objetivos especificados

(25)

(26)

6 Actividades de Auditoria

6. Actividades de Auditoria

1. Iniciación de la auditoria (6.2)

6.2.3 Determinación de la viabilidad de la auditoria

a) información suficiente para planificar la auditoria

6.2.3 Determinación de la viabilidad de la auditoria

a) información suficiente para planificar la auditoria a) información suficiente para planificar la auditoria b) cooperación adecuada del auditado

c) disponibilidad de tiempo y recursos

a) información suficiente para planificar la auditoria b) cooperación adecuada del auditado

c) disponibilidad de tiempo y recursos

6.2.4 Establecimiento del equipo auditor

a) objetivos alcance y criterios

6.2.4 Establecimiento del equipo auditor

a) objetivos alcance y criterios a) objetivos, alcance y criterios

b) duración estimada de la auditoria

c) asegurarse de la independencia del equipo auditor

d) id d d l i b d l i dit

a) objetivos, alcance y criterios

b) duración estimada de la auditoria

c) asegurarse de la independencia del equipo auditor

d) id d d l i b d l i dit

d) capacidad de los miembros del equipo auditor e) equipo en conjunto cubran el conocimiento y las habilidades necesarias

(27)

6. Actividades de Auditoria

1.Iniciación de la auditoria (6.2)

6 2 5 Establecimiento del contacto

6.2.5 Establecimiento del contacto

inicial con el auditado

6.2.5 Establecimiento del contacto

inicial con el auditado

a) establecer los canales de comunicación

b) información sobre el cronograma y equipo auditor a) establecer los canales de comunicación

b) información sobre el cronograma y equipo auditor b) información sobre el cronograma y equipo auditor c) requerir acceso a los documentos pertinentes

d) determinar reglas de seguridad aplicables al lugar b) información sobre el cronograma y equipo auditor c) requerir acceso a los documentos pertinentes

d) determinar reglas de seguridad aplicables al lugar d) determinar reglas de seguridad aplicables al lugar e) hacer los preparativos para la auditoria

d) determinar reglas de seguridad aplicables al lugar e) hacer los preparativos para la auditoria

(28)

6. Actividades de Auditoria

2. Revisión de la Documentación (6.3)

D

t

ió

Documentación

del Sistema

Evaluación de la documentación documentación

del SGI

Conforme

Inadecuada

Conforme

Criterios de auditoria

Inadecuada

Comunicar

(29)

6. Actividades de Auditoria

3. Preparación de las actividades de auditoría in situ (6 4)

6.4.1 Preparación del Plan de Auditoria

de auditoría in situ (6.4)

6.4.1 Preparación del Plan de Auditoria

¾ Alcance y objetivo de la Auditoria

¾ Documentos de referencia

¾ R i it d l N dit

¾ Alcance y objetivo de la Auditoria

¾ Documentos de referencia

¾ R i it d l N dit

¾ Requisitos de la Norma a auditar

¾ Área/Departamento

¾ Local y fecha de Auditoría

¾ Requisitos de la Norma a auditar

¾ Área/Departamento

¾ Local y fecha de Auditoríay

¾ Hora y duración estimada de las actividades

¾ Responsable del área Auditada

¾ Auditor Líder / Auditor

y

¾ Hora y duración estimada de las actividades

¾ Responsable del área Auditada

¾ Reunión de apertura (Fecha,hora,local)

¾ Reunión de Cierre (Fecha,hora,local)

¾ Itinerario

¾ Reunión de apertura (Fecha,hora,local)

¾ Reunión de Cierre (Fecha,hora,local)

¾ Itinerario

(30)

6 Actividades de Auditoria

6. Actividades de Auditoria

3. Preparación de las actividades 3. Preparación de las actividades

Plan de Auditoria

¾

Revisado y aceptada antes de iniciar la

auditoria

in situ.

¾

Revisado y aceptada antes de iniciar la

auditoria

in situ.

¾

Cualquier revisión del plan debe ser acordada

entre las partes antes de continuar la auditoria

¾

Cualquier revisión del plan debe ser acordada

(31)

6. Actividades de Auditoria

3. Preparación de las actividades

6 4 2 Asignación de Tareas del Equipo auditor

6.4.2 Asignación de Tareas del Equipo auditor

procesos procesos

Responsabilidad de

cada miembro del

Responsabilidad de

cada miembro del

procesos procesos funciones funciones

equipo auditor para

auditar:

equipo auditor para

auditar:

lugares lugares áreas áreas

Revisar información pertinente relacionada con su parte de la auditoria y preparar los documentos de trabajo necesarios Revisar información pertinente relacionada con su parte de la auditoria y preparar los documentos de trabajo necesarios

actividades actividades

la auditoria y preparar los documentos de trabajo necesarios para estas asignaciones

(32)

6. Actividades de Auditoria

3. Preparación de las actividades

6.4.3 Preparación de los documentos de trabajo

p

j

p

j

Listas de verificación

Soporte de la AuditoriaSoporte de la Auditoria

Listas de verificación

Soporte de la AuditoriaSoporte de la Auditoria

9 herramienta del equipo auditor

9 herramienta del equipo auditorq p

9 ayuda en la entrevista

9 permite estructurar la evaluación

9 d t i

q p

9 ayuda en la entrevista

9 permite estructurar la evaluación

9 d t i

Debe de mantenerse por Debe de mantenerse por Debe de mantenerse por Debe de mantenerse por lo menos hasta que termine lo menos hasta que termine

la auditoria la auditoria

9 recordatorio

9 no limitarse a ella

9 no es para interrogar

9 recordatorio

9 no limitarse a ella

la auditoria la auditoria

(33)

6. Actividades de Auditoria

4. Realización de las actividades de auditoría in situ (6.5)

6 5 1 Reunión de apertura

auditoría in situ (6.5)

6.5.1 Reunión de apertura

¾ Presentación de los auditores

¾ Metodología de la Auditoria

¾ Alcance y objetivos

¾ Discusión del análisis de la documentación

¾ Metodología de la Auditoria

¾ Alcance y objetivos

¾ Acordar el Itinerario

¾ Confirmar los acompañantes de la auditoria

Di i i l í ti

¾ Acordar el Itinerario

¾ Confirmar los acompañantes de la auditoria

Di i i l í ti

¾ Disposiciones logísticas

(34)

Ayuda práctica – Reunión de apertura (ISO/IEC 19011)

a) presentación de los participantes y de sus funciones;

b) confirmación de los objetivos, alcance y criterios de auditoría; ) fi ió d l i i i l i bi d úl i h

c) confirmación del itinerario y cualquier cambio de última hora;

d) métodos y procedimientos para realizar la auditoría, muestreo ( incertidumbre); e) confirmación de canales de comunicación formal ;

e) confirmación de canales de comunicación formal ; f) confirmación del idioma;

g) confirmación de que, durante la auditoría, el auditado será informado;

g) q , , ;

h) confirmación de los recursos e instalaciones;

i) confirmación de los asuntos relacionados con la confidencialidad; j) los procedimientos de protección laboral, emergencia y seguridad ;

k) confirmación de la disponibilidad, las funciones y la identidad de los guías; l) clasificación de las no conformidades;

(35)

6. Actividades de Auditoria

6.5.2 Comunicación durante la auditoria

¾ Miembros del equipo auditor consultarse

periódicamente para intercambiar información

¾ Miembros del equipo auditor consultarse

periódicamente para intercambiar información

¾ Las evidencias recopiladas en la auditoria deben

ser comunicadas al auditado

¾ Las evidencias recopiladas en la auditoria deben

ser comunicadas al auditado

¾ Acciones para reconfirmación del plan de auditoria

(36)

(37)

Ayuda práctica - Fuentes de información (ISO/IEC 19011)

Las fuentes de información seleccionadas pueden variar de acuerdo con el alcance y la complejidad de la auditoria y pueden incluir:

a) entrevistas con empleados y con otras personas;

b) observación de las actividades y del ambiente de trabajo y condiciones circundantes;

c) documentos, tales como política, objetivos, planes, procedimientos, normas, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos y pedidos;

d) registros, tales como registros de inspección, actas de reunión, informes de auditorias, registros de programas de seguimiento y resultados de mediciones;

)

e) resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño;

f) información sobre los programas de muestreo y sobre los procedimientos para el control de los procesos de muestreo y medición;

) i f d t f t j l t li t ió d l li t t g) informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación del cliente, otra

información pertinente de partes externas y la calificación de los proveedores; y

h) bases de datos informáticas y sitios de Internet

(38)

6. Actividades de Auditoria

4. Realización de las actividades de

6. Actividades de Auditoria

4. Realización de las actividades de

6 5 3 Funciones y responsabilidades de los guías y

6.5.3 Funciones y responsabilidades de los guías y

observadores

6.5.3 Funciones y responsabilidades de los guías y

observadores

G

O

G

O

Guías y Observadores

• Pueden acompañar al equipo auditor, pero no forman parte del mismo.

• No deben influir o interferir en la auditoría

Guías

D b i ti l i dit li it d d l dit J f

• No deben influir o interferir en la auditoría

• Deben asistir al equipo auditor a solicitud del auditor Jefe. a) Establecer contactos y horarios para entrevistas

b) Acordar visitas )

c) Dar a conocer y hacer respetar las disposiciones sobre la protección y seguridad

(39)

6. Actividades de Auditoria

6.5.4 Recopilación y verificación de la información

Métodos:

• entrevistas

• observación de las actividades

• entrevistas

• observación de las actividades

Tres criterios de evaluación:

• revisión de documentos

Tres criterios de evaluación:

•

la existencia

•

funciona correctamente

Considerar:

Listas de verificación

Precisar sus anotaciones

Listas de verificación

Precisar sus anotaciones

Buscar evidencias de auditoria

Hablar con las personas que ejecutan las

Buscar evidencias de auditoria

Hablar con las personas que ejecutan las

actividades

S li it

i t

Hablar con las personas que ejecutan las

actividades

S li it

i t

(41)

6. Actividades de Auditoria

4 R li ió d l ti id d d 4. Realización de las actividades de

•ELEMENTOS DEL SISTEMA QUE DEBEN SER AUDITADOS

AUDITADOS AUDITADOS

Del Personal: Comprensión, entrenamiento, motivación,

Del Personal: Comprensión, entrenamiento, motivación, problemas del Sistema.

Del Proceso: Definido, eficiente, eficaz, secuencia problemas del Sistema.

Del Proceso: Definido, eficiente, eficaz, secuencia , , ,

De los Materiales y Equipos: Identificación, condiciones, ambiente capacidad etc

, , ,

De los Materiales y Equipos: Identificación, condiciones, ambiente capacidad etc

ambiente, capacidad, etc.

De la Documentación: Condición de la revisión, completo, conciso aprobado disponibilidad etc

ambiente, capacidad, etc.

De la Documentación: Condición de la revisión, completo, conciso aprobado disponibilidad etc

(42)

Ayuda práctica

Ayuda práctica -- Realización de entrevistasRealización de entrevistas

Las entrevistas se deberían llevar a cabo de manera tal que se adapten a la situación y a las personas entrevistadas. Sin embargo, el auditor debería considerar lo siguiente:

a) las entrevistas deberían mantenerse con personas de niveles y funciones que desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la auditoría;

b) las entrevistas deberían realizarse durante las horas normales de trabajo y, cuando sea práctico, en el lugar de trabajo habitual de la persona entrevistada;p , g j p ;

c) se debería hacer todo lo posible para tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y durante la entrevista;

d) debería explicarse la razón de la entrevista y notas que se tomen; d) debería explicarse la razón de la entrevista y notas que se tomen;

e) las entrevistas pueden iniciarse pidiendo a las personas que describan su trabajo; f) deberían evitarse preguntas que predispongan las respuesta (es decir, preguntas

inductivas); inductivas);

g) los resultados de la entrevista deberían ser resumidos y revisados con la persona entrevistada; y

(43)

6. Actividades de Auditoria

4 R li ió d l ti id d d 4. Realización de las actividades de

6.5.5 Generación de hallazgos de auditoria

g

Evidencia de

Criterios de

Evidencia de

auditoria

Evidencia de

auditoria

Criterios de

auditoria

Criterios de

auditoria

(44)

6. Actividades de Auditoria

6.5.5 Generación de hallazgos de auditoria

TERMINOS RELACIONADOS TERMINOS RELACIONADOS

No Conformidad

: incumplimiento de un requisito

(3.6.2 ISO 9000:2008)

No Conformidad

: incumplimiento de un requisito

(3.6.2 ISO 9000:2008)

( )

Nota:

Se aplica a la desviación o ausencia, con respecto a los requisitos especificados, de una o más de las características de la calidad

Nota:

Se aplica a la desviación o ausencia, con respecto a los requisitos especificados, de una o más de las características de la calidad

(45)

6. Actividades de Auditoria

4. Realización de las actividades de auditoría in situ (6 5)

6.5.5 Generación de hallazgos de auditoria

Las no conformidades deberán registrarse y Las no conformidades deberán registrarse y

SACs

deberán registrarse y las evidencias de

auditoria que las

deberán registrarse y las evidencias de

auditoria que las auditoria que las apoyan

auditoria que las apoyan

(46)

Ley de Murphy:

“Cuando el sistema no

funciona rápidamente se

“Cuando el sistema no

funciona rápidamente se

encuentra la falla”

(47)

T ll

Taller

Resolver Casos.

Identificar No Conformidades

y Generar SAC´s cuando corresponda

(48)

6. Actividades de Auditoria

6.5.6 Preparación de conclusiones de auditoria

a) El grado de conformidad del sistema de gestión con

l it i d dit i

a) El grado de conformidad del sistema de gestión con

l it i d dit i

los criterios de auditoria

b) La eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión

los criterios de auditoria

b) La eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión

de gestión

c) La capacidad del proceso para asegurar la continua viabilidad, adecuación y eficacia del sistema de

de gestión

c) La capacidad del proceso para asegurar la continua viabilidad, adecuación y eficacia del sistema de

(49)

6. Actividades de Auditoria

6.5.7 Realización de la reunión de cierre

¾ Presentación de los resultados al auditado

¾ Explicar con exactitud las no Conformidades

¾ Estar preparado para justificar las no conformidades

¾ Dar oportunidad al auditado de explicar información

¾ Estar preparado para justificar las no conformidades

discrepante

¾ Obtener del auditado métodos para corregir las no

discrepante

conformidades

(50)

6. Actividades de Auditoria

5.Informe de la Auditoría (6.6)

Estructura:

¾ Alcance y objetivos de la auditoría

Estructura:

¾ Identificación de los auditores

¾ Personas contactadas

¾ Identificación de los auditores

¾ fecha de la Auditoría

¾ Normas de referencia

¾ fecha de la Auditoría

¾ Normas de referencia

¾ Descripción de las no conformidades encontradas

¾ Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los

¾ Descripción de las no conformidades encontradas

¾ Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los

requisitos de la Norma y documentos

¾ Lista de distribución del informe

Adj SAC Ob i

requisitos de la Norma y documentos

¾ Lista de distribución del informe

Adj SAC Ob i

¾ Adjuntar: SAC y Observaciones

(51)

6. Actividades de Auditoria

6. Finalización de la Auditoría (6.7)

¾ Los documentos que pertenecen a la auditoria

deberán retenerse o destruirse de acuerdo al procedimiento de auditoria

¾ Los documentos que pertenecen a la auditoria

deberán retenerse o destruirse de acuerdo al procedimiento de auditoria

procedimiento de auditoria.

¾ La auditoria se completa cuando todas las

procedimiento de auditoria.

¾ La auditoria se completa cuando todas las p actividades del plan de auditoria han sido finalizadas y el informe aprobado ha sido

p

actividades del plan de auditoria han sido finalizadas y el informe aprobado ha sido distribuido.

distribuido.

(52)

6. Actividades de Auditoria

6. Realización del seguimiento de la Auditoría (6.8)

Las actividades de seguimiento deben ser

g

conducidas por el Auditor/Auditor Líder y

debe:

g

conducidas por el Auditor/Auditor Líder y

debe:

¾ Obtener respuesta al informe de auditoría.

¾ Evaluar si las acciones correctivas propuestas son

adecuadas.

¾ Confirmar si la acción correctiva fue implementada

y cumplida

(53)

6. Actividades de Auditoria

6. Realización del seguimiento de la Auditoría (6.8)

La acción correctiva siempre debe contemplar:

¾ Eliminar las no conformidades (acción correctiva)

¾ Eliminar las no conformidades (acción correctiva)( )

¾ Determinar la extensión del problema

¾ Acciones para evitar repetición de la no conformidad

( )

¾ Determinar la extensión del problema

¾ Acciones para evitar repetición de la no conformidadp p

¾ Implementar mecanismos temporales para minimizar

los efectos de la no conformidad

p p

¾ Implementar mecanismos temporales para minimizar

los efectos de la no conformidad

¾ Definir el tiempo de implementación

(54)

6. Actividades de Auditoria

6.Realización del seguimiento de la Auditoría (6.8)

Las actividades de seguimiento deben

ser conducidas por el equipo auditor y

Las actividades de seguimiento deben

ser conducidas por el equipo auditor y

debe:

ser conducidas por el equipo auditor y

debe:

¾ Obtener respuesta al informe de auditoría

d d

¾ Obtener respuesta al informe de auditoría

d d

adecuadas

y cumplida adecuadas

y cumplida y cumplida

¾ Confirmar la eficacia de las acciones correctivas

implementadas y cumplida

¾ Confirmar la eficacia de las acciones correctivas

(55)

9 REGISTROS DE AUDITORIA

9 Incluye:

9 Incluye:Incluye:

9 Programación de la Auditoría

9 Informes de las Auditorías Internas (con copia de SACs).

Incluye:

9 Programación de la Auditoría

9 Informes de las Auditorías Internas (con copia de SACs).Informes de las Auditorías Internas (con copia de SACs).

9 Respuestas a los informes

9 Registro de cumplimiento de las acciones correctivas

Informes de las Auditorías Internas (con copia de SACs).

9 Respuestas a los informes

9 Registro de cumplimiento de las acciones correctivasRegistro de cumplimiento de las acciones correctivas

9 Listas de verificación

9 Evidencias de la calificación de auditores

9 Versátil – capaz de adaptarse a diferentes situaciones

9 Tenaz – persistente, orientado a la consecución de los objetivos

9 D idid

9 Versátil – capaz de adaptarse a diferentes situaciones

9 Tenaz – persistente, orientado a la consecución de los objetivos

9 D idid

9 Decidido

9 Seguro de si mismo – actúa y funciona en forma independiente a

la vez que se relaciona con otros

9 Decidido

9 Seguro de si mismo – actúa y funciona en forma independiente a

la vez que se relaciona con otros

(58)

Aceptar todo por las apariencias

(59)

7. Competencia de Auditores

Conocimientos y habilidades (7.3)

7.3.1 Conocimientos genéricos y habilidades de los auditores Aspectos a contemplar:

9 Documentos del sistema de gestión y de referencia

(Norma)

9 Documentos del sistema de gestión y de referencia

(Norma)

( )

9 Principios, procedimientos y técnicas de auditoría

9 Situaciones de la organización

( )

9 Principios, procedimientos y técnicas de auditoría

9 Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables

(60)

7. Competencia de Auditores

Conocimientos y habilidades (7.3)

7.3.2 Conocimientos genéricos y habilidades de los Auditores Líderes

9 Planificación y uso eficaz de los recursos,

9 Representar al equipo auditor

9 Planificación y uso eficaz de los recursos,

9 Representar al equipo auditor

9 Representar al equipo auditor,

9 Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor,

9 Proporcionar dirección y orientación a los auditores en

9 Representar al equipo auditor,

9 Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor,

9 Proporcionar dirección y orientación a los auditores en p y formación,

9 Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones de la

p y

formación,

9 Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones de la auditoría,

9 Prevenir y resolver conflictos, y

9 Preparar y completar el informe de la auditoría auditoría,

9 Prevenir y resolver conflictos, y

9 Preparar y completar el informe de la auditoría

9 Preparar y completar el informe de la auditoría.

(61)

Calificación de Auditores Calificación de Auditores

(62)

(63)

Métodos de Evaluación de Auditores Métodos de Evaluación de Auditores

(64)

Dirección: Manuel Gonzáles Olaechea 380 San Isidro

Quality Assurance Services

S.A.

Dirección: Manuel Gonzáles Olaechea 380 San Isidro Lima- Perú

Telfs: 222-6653 Telefax: 222-6652