II
MIEMBROS DEL JURADO EXAMINADOR
RD. N°0884-2012-EPG---
Dr. Esturado Oliver Linares
PRESIDENTE
---
Dr. Santiago Bocanegra Osorio
SECRETARIO
---
Dr. Enrique Rodríguez Rodríguez
III
DATOS PERSONALES DEL DOCTORANDO
1.
Nombres y
Apellidos
:
Juan Antonio Chávez Alayo
2.
Grado
académico
:
Maestro en Ciencias
Económicas con mención
en Finanzas
3.
Título
profesional
:
Contador público
4.
Centro Laboral
:
Universidad Nacional de Trujillo
Escuela de Contabilidad y
Finanzas
Facultad de Ciencias
Económicas
5.
Cargo
: Director de la Escuela
Académico Profesional de
Contabilidad y Finanzas
6.
Domicilio
:
Pasaje Mimbela 125. 401 –
Urb. San Andrés - Trujillo
7.
Correo
electrónico
I
DEDICATORIAS
A la memoria de mis padres, Sergio y Rosa.
A mis hijos Juan Julio, Roxana Lorena, Karin Jeanet y a Julio Alejandro, por su confianza, espera, paciencia y apoyo en los momentos más difíciles.
A Aurea Elizabeth, mi esposa, por su confianza, paciencia, apoyo y sugerencias académicas.
II
AGRADECIMIENTOS
Al Dr. Enrique Rodríguez Rodríguez, por su destacada labor como asesor de la presente investigación y loable acompañamiento en esta aventura científica.
Al personal que labora en las Oficinas de Presupuesto y Planificación del Gobierno Regional de La Libertad, por haberme proporcionado, con grata amabilidad, información relevante y necesaria para el presente estudio.
A los docentes de la Escuela Académica profesional de Contabilidad y Finanzas de la Universidad Nacional de Trujillo.
III
RESUMEN
El presente trabajo de investigación intitulado “Proceso de la Auditoría Interna en la eficiencia y eficacia de la gestión de los Programas ejecutores del Gobierno Regional de La Libertad”, tiene como propósito proponer un proceso de aplicación de control posterior, para la práctica de la Auditoría Interna en la ejecución de las operaciones de los programas regionalizados del Gobierno Regional de La Libertad.
La Auditoría Interna es una herramienta para la gestión de las organizaciones de la actividad productiva de los sectores público y privado, buscando alcanzar metas para un período determinado, que generalmente es anual. Ésta es ejecutada a través de su correspondiente Plan Operativo de Gestión que incluye actividades de operación y de inversión. Este proceso de auditoría no está exento de errores, omisiones, desviaciones o deficiencias, las que deben ser determinadas por la misma institución, a fin de ser corregidas oportunamente o en procesos posteriores.
Los métodos utilizados fueron el inductivo – deductivo y el analítico, la técnica aplicada fue la encuesta. Asimismo, se tomó como muestra a cinco Programas Ejecutores del Gobierno Regional.
IV
El diagnóstico y la propuesta para la ejecución de la Auditoría Interna que alcanza el presente estudio, contribuirá a que los Gobiernos Regionales cumplan con lo establecido en sus Planes Estratégicos y Planes Operativos de Gestión.
Palabras claves: auditoría interna, programa ejecutor, Gobierno
V
ABSTRACT
The purpose of this research, entitled “The process of Internal Audit on efficiency and efficacy or Regional Government Management Programs in La Libertad”, is to propose a post control process in order to carry out the Internal Audit to the different managing programs of the Regional Government in La Libertad.
Internal Audit is a tool for the management of goods and service activity in public and private institutions, aiming at given period goals which are usually annual. Is carried out through the Annual Operating Plan Management which includes investments and it is not free of mistakes, omissions, discrepancies or deficiencies and such problems should be detected within the institution in order to correct them on time or later process.
The methods used were the inductive – deductive and the analytic ones while the technique was the survey. The sample included five managing programs of the Regional Government in La Libertad.
VI
The diagnosis and the proposal of the Internal Audit will let the regional management institutions to comply with the Institutional Strategic Planning and the Annual Operating Plan.
VII
INDICE
Pág.
DEDICATORIAS I
AGRADECIMIENTOS II
RESUMEN III
ABSTRACT V
ÍNDICE VII
I. INTRODUCCIÓN 1
1.1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA 1
1.1.1. ANTECEDENTES DEL ESTUDIO 1
1.1.2. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA 11
1.1.3. DESCRPICION DEL TRABAJO 17
1.1.4. DELIMITACIONES DE LA INVESTIGACION 18
1.1.5. DESCRIPCION DE LA REALIDAD PROBLEMÁTICA 20
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 21
1.2.1. A NIVEL DE DIAGNÓSTICO 21
1.2.2. A NIVEL DE PROPUESTA 22
1.3. OBJETIVOS 22
1.3.1. OBJETIVOS GENERALES 22
1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 23
1.4 MARCO TEÓRICO 24
1.4.1. PROCESO HISTÓRICO DE LA AUDITORÍA 24
1.4.2. DE LA AUDITORIA INTERNA 26
1.4.2.1 MARCO CONCEPTUAL 26
1.4.2.2 MARCO LEGAL 30
VIII
1.4.2.4 MARCO PROCEDIMENTAL 35
1.4.3. DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 36
1.4.3.1 MARCO CONCEPTUAL 36
1.4.3.2 MARCO LEGAL 41
1.4.3.3 MARCO HISTÓRICO 43
1.4.3.4 MARCO PROCEDIMENTAL 48
1.4.3.5 CLASES DE CONTROL INTERNO 59
1.4.3.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO 59
1.4.4 EL ENFOQUE RACIONALISTA – INTEGRADOR COMO
BASE DEL PENSAMIENTO DEL AUDITOR 61
1.4.5 EL GOBIERNO REGIONAL DE LA LIBERTAD
1.4.5.1 ANTECEDENTES 64
1.4.5.2 OBJETIVOS QUE PERSIGUE 69
1.4.5.3 ACTIVIDADES DE OPERACIÓN E INVERSIÓN 70
1.4.5.4 PLANES OPERATIVOS DE GESTIÓN 70
1.4.5.5 NORMATIVA LEGAL 73
1.4.5.6 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL GRLL 76
1.4.6 DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 81
1.4.6.1 RESEÑA HISTÓRICA 83
1.4.6.2 MARCO LEGAL 85
1.4.6.3 MARCO PROCEDIMENTAL 86
1.4.6.4 EFICACIA Y EFICIENCIA DE LA GESTIÓN
GUBERNAMENTAL 89
1.4.7 EXAMEN ESPECIAL 90
1.4.8 COMPARATIVO ENTRE ORGANIZACIONES QUE APLICAN
IX
1.5 HIPÓTESIS 95
1.5.1 GENERAL: A NIVEL DE DIAGNÓSTICO 95
1.5.2 GENERAL: A NIVEL DE PROPUESTA 96
II. MATERIALES Y MÉTODOS 97
2.1. MATERIAL 97
2.2. MÉTODOS 98
2.3. FASES DE LA INVESTIGACIÓN 100
2.4. ANÁLISIS DE LOS DATOS 101
III. RESULTADOS 102
3.1. A NIVEL DE DIAGNÓSTICO 102
3.2. A NIVEL DE PROPUESTA 118
IV. DISCUSIÓN 144
V. PROPUESTA METODOLÓGICA 147
5.1. DESARROLLO DE LA PROPUESTA METODOLÓGICA 147
VI. CONCLUSIONES 153
VII. RECOMENDACIONES 155
VIII. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 157
ANEXOS
ANEXO N°1: ENCUESTA
1
I. INTRODUCCIÓN
1.2.
ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
1.2.1. ANTECEDENTES DEL ESTUDIO
2
Finanzas en su condición de organismo regulador del aspecto económico y financiero del Perú.
La presente investigación tiene como objetivo determinar en qué grado las oficinas de Auditoría Interna del Gobierno Regional de La Libertad, como organismo encargado del desarrollo de la infraestructura y de la prestación de los servicios públicos de su universo regional, han intervenido evaluando los procesos de gestión, a fin de determinar si los componentes de eficiencia, eficacia, celeridad y economía; si éstas se han cumplido mediante operaciones de planeamiento, programación, ejecución, evaluación y control; así como determinar el alcance de los resultados esperados por la gestión de las entidades ejecutoras que conforman el ámbito del Gobierno Regional de La Libertad. Todo ello en relación a sus metas programadas en sus PEDR1 y POGA2, durante un periodo del ejercicio fiscal presupuestal, atribución que asigna la Constitución del Estado y sus dispositivos legales de creación y regulación, como es la práctica del control posterior, mediante las auditorías, exámenes especiales, inspecciones e investigaciones, establecidas por el SNC3, a través de la Auditoría Gubernamental.
1
PEDR. Planes Estratégicos de Desarrollo Regional.
2
POGA. Planes Operativos de Gestión Anual.
3
3
De acuerdo con la normatividad sobre gestión de las organizaciones que realizan labores de producción de bienes y de prestación de servicios. Son pues, las instituciones que integran el ámbito del Gobierno Regional de La Libertad, como entidades del sector público, las encargadas de la gestión institucional de la generación, obtención y uso de los recursos públicos, orientando su destino a alcanzar los resultados previstos en sus planes de trabajo y en sus POGA.
Para dar cumplimiento a esta labor, las entidades públicas primero deben constituirse, organizarse e implementarse siguiendo procedimientos, normas legales y administrativas y considerando su estructura funcional. Estas entidades deben comenzar con su organigrama y la obtención, elaboración e implementación de sus respectivos documentos de gestión, que vienen a ser el soporte o guías para la operatividad, y así poder alcanzar los objetivos previstos en la norma de creación, dentro de los periodos presupuestarios.
Toda esta organización estructural, implantación, registros, previsión de las metas a cumplir, ejecución, supervisión y obtención de resultados, es lo que constituye el Sistema Nacional de Control Interno, que para el Sector Público está legalizado con la Ley No. 28716.
4
ámbito del GRLL4, como es el caso de dirigir y ejecutar el desarrollo regional, en cada uno de los sectores públicos que la ley le señala. Esto mediante la determinación de metas cuantificables e intangibles, la utilización de recursos: humanos, materiales, infraestructurales, financieros; así como maquinaria y equipos, medios de transporte, entre otros, contrastándolos con los periodos de programación de metas, y de acuerdo a los procedimientos y lineamientos establecidos por la ley y la normatividad complementaria emitida como marco de cumplimiento.
La acción posterior de evaluación mediante las técnicas de auditoría5 para determinar los resultados alcanzados, si están o no en relación a los recursos utilizados, así como para determinar el aspecto técnico orientado a la calidad de estos resultados; corresponde al control posterior instituido constitucionalmente y contenido en el Sistema Nacional de Control, en el que se encuentra la práctica de la Auditoría Gubernamental, realizado a través del método de auditoría como un control posterior a nivel interno de cada entidad, a cargo de la unidad de Auditoría Interna, ahora llamado OCI (Órgano de Control Institucional)6.
4
GRLL. Gobierno Regional de La Libertad.
5
De revisión, verificación, análisis, comprobación, comparación, contrastación, seguimiento, entre otras.
6
5
Es por ello que, para determinar si la implementación, materialización, operatividad y/o funcionamiento del Sistema de Control Interno en sus sedes administrativas y técnicas de cada una de las instituciones ejecutoras que tiene el GRLL, así como los resultados obtenidos de acuerdo a su programación de contenidos en su Plan Estratégico y su POGA, y según la utilización de sus presupuestos y recursos, son necesarias las Oficinas de Auditoría Interna u Órganos de Control Institucional, las que determinarán si las entidades evaluadas han alcanzado los calificativos de eficiencia, eficacia, oportunidad y economía; es decir, si han alcanzado los resultados programados en la fase de planeamiento y que los recursos han sido utilizados racionalmente en los destinos previstos, dentro del marco normativo legal y procedimental de gestión institucional de las Unidades Ejecutoras de los organismos regionales en estudio.
6
gerencial ejecutar medidas correctivas para superar y/o mejorar la organización, así como la adopción de políticas de Gobierno Regional que contribuyan a un adecuado y oportuno planeamiento y cumplimiento de sus actividades de producción de bienes y servicios en cada uno de los ejercicios finales en gestión, utilizando los recursos presupuestarios que los genera anualmente el gobierno a través de ley que aprueba el Congreso de La República.
7
gestión técnica; en base a la priorización e implementación y el funcionamiento del Sistema de Control Interno, como instrumento fundamental para que las entidades regionalizadas cumplan con el planeamiento, aprobación, ejecución, evaluación y control, orientado a la obtención de resultados tanto físicos como presupuestarios, dentro de sus objetivos institucionales sectoriales.
En el proceso de la investigación se ha podido establecer que el control posterior al cumplimiento de metas programadas por las entidades ejecutoras, a cargo de las Oficinas de Auditoría Interna y/o Órgano de Control Institucional, no se ha concretizado en forma integral, debido a ciertas limitaciones en su organización y conformación estructural y funcional, como es contar con el recurso profesional técnico suficiente, especializado , entrenado y capacitado en las labores del ámbito de control, para realizar la programación y ejecución de la evaluación posterior y determinar si las unidades ejecutoras auditadas han alcanzado los componentes de eficiencia, eficacia, oportunidad y economía, proceso en el cual participa en forma directa el SNCI7, que tiene como finalidad establecer una organización interna de cada institución en forma suficiente y adecuada para que se encargue del proceso de ejecución, orientado a la obtención de resultados. Éstos en relación a sus metas programadas de funcionamiento y de inversión, sujetándose su labor al marco de una efectiva aplicación
7
8
de los documentos de gestión, todo para que la prestación de los servicios públicos de estas instituciones se ajuste a su organización interna y a los recursos con que cuentan en cada ejercicio presupuestal.
En cuanto a la política de gestión de los gobiernos regionales, ésta ha sido programada y decidida por la alta dirección de cada sede regional y de las propias instituciones regionalizadas dentro del marco de la normatividad legal y administrativa, pasando a constituir la ruta de su gestión, para desarrollar sus actividades de operación y de inversión, acordes con el proceso de programación, ejecución, control y obtención de resultados, dentro del marco de los procedimientos de política de gestión dictados por el Gobierno Central. Lo descrito nos ha permitido visualizar una falta o débil autonomía de las regiones para cumplir con sus objetivos propuestos y forjar el desarrollo regional en su respectiva jurisdicción, aun haciendo uso de los presupuestos aprobados, en amparo del contenido de sus instrumentos de planificación como son el PEDR y el POGA.
En esta parte la ejecución se ha realizado siguiendo las normas y dispositivos legales emitidos por las diferentes instancias normativas del Gobierno Central.
9
por la Auditoría Interna, como parte integrante del SNC, ahora de acuerdo con la Ley No.27785 a cargo de los OCI8.
Después de obtenida la documentación y de procederse al análisis del contenido de los datos, se ha determinado que no todas las entidades ejecutoras que integran la estructura organizativa y funcional del Gobierno Regional en estudio, cuentan con una Oficina de Auditoría Interna u ÓCI, quedando gran parte de sus operaciones ejecutadas y sus estructuras organizativas funcionales internas, sin haber sido evaluadas o auditadas por su respectivo OCI o Auditoría Interna de la Sede del Gobierno Regional, el cual, no obstante de haber cumplido con su programación anual, no le ha sido posible incluir en su PAC9, la totalidad de las unidades ejecutoras para ser auditadas, debido a limitaciones en recursos humanos, materiales, equipos, transporte, presupuesto asignado; dejando sin practicar el control posterior a los programas a cargo de su Sede Regional, y menos aún para auditar a las entidades que no cuentan con un OCI. Cabe señalar, no obstante, que estas instituciones ejecutoras cuentan con presupuestos asignados y demás recursos significativos, no sólo para ser utilizados en inversión en cada uno de sus sectores, si no también para gastos de funcionamiento; situación que no permite determinar si la gestión institucional ha sido eficiente, eficaz, oportuna y económica,
8
OCI. Organismo de Control Institucional.
9
10
Del estudio también se desprende que tampoco la Contraloría General de La República, como organismo autónomo establecido por la Constitución Política del Perú, como Órgano Superior del SNC, ha ejecutado acciones de control posteriores mediante la práctica de auditorías para determinar si las operaciones de funcionamiento e inversión ejecutadas por las unidades y el Gobierno Regional, han alcanzado las metas programadas en el ejercicio fiscal presupuestario en estudio.
Sin embargo, no debemos perder de vista el papel que le corresponde a la Auditoría Gubernamental, que desempeña un papel asesor en la gestión de las organizaciones públicas del Estado, cumpliendo una labor de evaluación posterior mediante la prácticas de auditorías a fin de establecer el grado de eficiencia, eficacia, oportunidad y economía que vienen realizando las unidades ejecutoras, así como proponer las medidas correctivas si fueran necesarias en sus debida oportunidad. Esto para cumplir con los niveles antes anotados, con el uso adecuado y racional de los recursos asignados a cada unidad ejecutora en el caso del GRLL, en bien de la sociedad Liberteña.
11
procesos de cambio y mejoramiento organizacional, que además, y como valor agregado, desarrollaría en ellas un genuino sentido de pertinencia, que los orientaría a hacer bien las cosas, fundamentando así los procesos de calidad.
1.1.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
Entre otras razones, la presente investigación connota los siguientes justificantes:
Justificante Social: en la actualidad, se experimentan cambios profundos en la gestión de las organizaciones, las mismas que están íntimamente relacionados con la inversión para la producción de bienes y la prestación de servicios públicos, en beneficio de la población, en el ámbito, local, nacional y regional.
El desarrollo de la auditoría interna en las unidades ejecutoras garantizan eficiencia en el uso de los recursos asignados en sus presupuestos de funcionamiento e inversión y se orienten a cumplir con la ejecución de las metas programadas en sus fases de planeamiento y programación; es decir que la ejecución de estos recursos se destinen a cubrir las necesidades de la comunidad del ámbito poblacional a la cual presta el servicio y/o provee de bienes a la administración de la entidad.
12
instituciones regionalizadas está cumpliendo con su rol social, dado que la finalidad de la auditoría interna además de evaluar el comportamiento de los recursos humanos, materiales, financieros, infraestructura, maquinaria y equipo, medios de transporte, entre otros, se destinen a los fines propuestos, sino también a que éstos se utilicen con transparencia e idoneidad.
En este proceso, el accionar de la auditoría interna en el ámbito de la región La Libertad debe garantizar cumplimiento de metas y objetivos previstos en un ejercicio fiscal; por lo que el presente estudio otorgaría información sobre la eficacia y eficiencia de estos procesos en salvaguarda de la responsabilidad social con la que deben actuar los organismos gubernamentales en el país a través de sus funcionarios y demás agentes responsables de la auditoría interna, quienes deben dar cuenta del destino y uso de los recursos en beneficio de la sociedad. Por tanto, este estudio suma a la toma de conciencia, honestidad e idoneidad con la que deben actuar los auditores internos en las organizaciones gubernamentales, a fin de responder a las políticas de transparencia y de cumplimiento de resultados ante el usuario final, que el ciudadano y por tanto la sociedad.
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sustenta en un enfoque dinámico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. Este debe realizarse mediante el análisis sistemático de la realidad, su correspondiente Plan de Desarrollo Estratégico de la organización, así como los programas de auditoría interna que se implementan en aras de garantizar el uso óptimo de los recursos y la maximización en los resultados de calidad programados. Por lo que, el presente estudio parte del análisis empírico de información sobre los resultados de cumplimiento de los programas de auditoría interna en el gobierno regional de La Libertad, haciendo uso, en un segundo momento de elementos teóricos con énfasis en la racionalidad, el análisis y síntesis, bases para la interpretación correcta de los resultados de los procesos de auditoría interna en términos de eficiencia y eficacia, acorde con las normas emitidas por los organismos centrales de los sistemas administrativos y técnicos del país.
De esta manera, el estudio recoge una serie de elementos teóricos y fundamentos que caracterizan el ejercicio de la auditoría, así como su vinculación a la eficiencia y eficacia de los programas implementados a nivel de gobierno regional.
14
específica que garantice el cumplimiento de los objetivos de los exámenes especiales, considerando aspectos cualitativos, cuantitativos y normativos de la organización y su contexto. Es menester conformar una nueva visión de la organización desde un enfoque sistémico, de tal manera poder ubicar a la auditoría interna como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el buen funcionamiento del sistema de control interno, sino además, de salvaguardar el buen funcionamiento de la organización a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas. No obstante ello, vale señalar que el propio proceso de la auditoría interna constituye un sistema que desarrolla su propia estructura y que interactúa en el contexto de la organización.
15
utilizando los planes y recursos de manera sistemática, resumida y constantes; es decir es tiempo de asumir nuevos paradigmas frente a la concepción de la auditoría interna gubernamental, para lo cual es necesario desarrollar políticas y filosofías basadas en el desarrollo de un pensamiento sistémico -constructivo orientado a la mejora continua. Este es uno de los fundamentos que basa la auditoría interna.
16
Justificante metodológico:
El estudio parte de verificaciones empíricas, utilizando la comprobación de planes, programas de auditoría y papeles de trabajo sustentatorios; así como de sus respectivos informes en contraste con los hechos para formular conclusiones en términos de cumplimiento, así como alcanzar recomendaciones para la adopción de correctivos en caso necesario.
De otro lado, se busca aportar a un sistema teórico- metodológico- procedimental e instrumental relacionado con el campo de la auditoría interna, el control gubernamental y áreas afines, particularmente en los organismos regionalizados.
El estudio se sustenta en procesos tales como: la objetividad, la evidencia, el análisis y comparaciones hechas de datos, reportes y resultados de la auditoría interna en contraste con los objetivos previstos en un ejercicio fiscal, respaldado en normas y procedimientos propios de la auditoria en la gestión pública, lo cual le otorga un componente fáctico, dado que se fundamenta en hechos y efectos.
17
Suma a ello, el método vivencial, el cual se sustenta en la experiencia personal en el quehacer diario sobre varios años como auditor gubernamental que ha posibilitado ensayar y descubrir formas de evaluación del cumplimiento de metas estratégicas a través de los programas de auditoría.
1.1.3 DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
La concepción y procesos de la moderna Auditoría Interna ha cambiado rotundamente en el tercer milenio. Al proceso tradicional de sus actividades, debe agregarle otras como la asesoría y consultoría en los aspectos de su especialidad facilitada a los directivos, funcionarios y trabajadores de las organizaciones públicas. A demás de esas funciones, la moderna Auditoría Interna está poniendo mayor énfasis en el seguimiento, monitoreo o supervisión de tipo puntual y permanente.
Se ha determinado que la orientación laboral en las Oficinas de Auditoría Interna responda a la exigencia de la coyuntura actual. Esta dependencia, realiza el planeamiento de sus actividades de control, ejecuta los procedimientos de fiscalización y control y finalmente remite sus informes a las autoridades pertinentes.
18
del control interno, en el marco de la nueva visión establecida por el Informe Coso, Modelo Coco y otros, para utilizar adecuadamente los recursos institucionales.
Asimismo, estas unidades administrativas, además de las actividades de control que son muy necesarias en el proceso de gestión institucional, requieren del seguimiento, monitoreo o supervisión de las actividades; con el objetivo de que los recursos sean utilizados en forma eficiente, eficaz y económica, especialmente en una época donde debe primar la austeridad en el gasto y la transparencia en la gestión de las instituciones.
De esta forma, un trabajo de investigación que inserte a los gobiernos regionales al tratamiento de estos nuevos conceptos doctrinarios del control interno, resulta de mucho interés para toda la comunidad.
1.1.4 DELIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN
Este trabajo de investigación se ha limitado a la indagación y revisión de documentación que obra en la entidad donde se realiza el estudio (Gobierno regional de La Libertad), a fin de aportar al análisis del objeto de estudio. En tal sentido, se consideran las siguientes delimitaciones:
Delimitación temporal
19
situación de la Auditoría Interna solo para un ejercicio fiscal, aún cuando se propone una reingeniería de la misma, con lo cual se podrá facilitar la gestión corporativa en el corto, mediano y largo plazo.
Delimitación espacial
Esta investigación ha comprendido el diagnóstico y pronóstico de la Auditoría Interna de un Gobierno Regional de la región La Libertad.
En el proceso de investigación se solicitaron autorizaciones de las autoridades del Gobierno Regional para el acceso a fuentes de información de carácter técnico; a su vez que se realizaron coordinaciones con personal de las oficinas administrativas y del propio Órgano de Control Institucional de dicha dependencia pública. El trabajo pretende promover la participación de toda la comunidad universitaria, con el objeto de obtener información para el desarrollo de la investigación.
Delimitación conceptual
20
Cambio y competitividad: actitud proactiva y abierta al entendimiento de situaciones nuevas que actúan sobre los procesos y resultados en el marco del desarrollo de las organizaciones públicas que buscan alcanzar resultados y ser más competitivas. Variables fundamentales de la AI Moderna.
1.1.5 DESCRIPCIÓN DE LA REALIDAD PROBLEMÁTICA
Los procesos, procedimientos, técnicas y prácticas de Auditoría Interna que se vienen aplicando en el ámbito de los Gobiernos Regionales no han contribuido a solucionar la problemática de la gestión de estas entidades.
Asimismo se ha determinado una limitada función asesora y consultora por parte de la Auditoría Interna que facilite los cambios y la competitividad de los organismos de desarrollo.
Carencia de evaluación de los riesgos que enfrentan las entidades públicas en el marco de la previsión y ejecución de la planificación, organización, dirección, integración y sistema de control interno.
21
conciliaciones, revisiones, salvaguarda de activos y segregación de funciones.
Carencia de información y comunicación, adecuada y oportuna, porque no se lleva a cabo en la forma y plazo que permita cumplir a cada miembro de la organización con sus responsabilidades.
Aplicación incorrecta de las Normas Técnicas de Control Interno10 para el sector público y otras normas de Auditoría Interna; lo que origina observaciones del ente rector del sistema de control.
Toda esta problemática ha originado que los procesos y procedimientos, la función asesora y consultora y el gobierno corporativo de las instituciones públicas no estén vinculados entre sí, es decir no generan una sinergia y por tanto no forman un sistema integrado que responda de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes y competitivas del entorno.
1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
1.2.1. A NIVEL DE DIAGNÓSTICO
¿Cuál es la incidencia de la implementación y aplicación de los informes de auditoría interna y exámenes especiales en la gestión
10
22
institucional y en el Sistema de Control Interno de los programas ejecutores del Gobierno Regional de La Libertad, durante el ejercicio fiscal 2007?
1.3.2. A NIVEL DE PROPUESTA
¿Cuál es el enfoque filosófico y metodológico en que se fundamenta la implementación y aplicación del proceso de la auditoría interna para contribuir con eficacia y eficiencia a la gestión de los programas ejecutores del Gobierno Regional de La Libertad?
1.4. OBJETIVOS
1.3.1. OBJETIVOS GENERALES
1. Determinar el nivel de incidencia de la implementación y aplicación de los informes de auditoría y exámenes especiales emitidos por la Oficina de Auditoría Interna u Órgano de Control Institucional, en la organización y gestión institucional, y del Sistema de Control Interno de los programas ejecutores del Gobierno Regional de la Libertad, en el ejercicio fiscal 2007. 2. Fundamentar los enfoques filosófico y metodológico de la
23
1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Determinar si las actividades de control programadas y ejecutadas por la Oficina de Auditoría Interna del Gobierno Regional de La Libertad, inciden en la implementación y aplicación del Sistema del Control Interno.
2. Verificar si la implementación y aplicación del Sistema de Control Interno se ajusta a la normativa del Sistema Nacional de Control y a la organización estructural de los Gobiernos Regionales del país.
3. Analizar si los resultados de la Gestión Administrativa y Técnica del Gobierno Regional de La Libertad, corresponden a la organización y al funcionamiento del Sistema de Control interno.
4. Determinar si los resultados contenidos en los Informes de Auditoría Interna del Gobierno Regional de La Libertad inciden en la operatividad de la organización y su normativa legal y administrativa.
5. Plantear el fundamento filosófico a los procesos de implementación y aplicación de la Auditoría Interna en la perspectiva de eficacia y eficiencia de la gestión de los programas ejecutores del Gobierno Regional de La Libertad. 5. Proponer el sustento metodológico a los procesos de
24
perspectiva de eficacia y eficiencia de la gestión de los programas ejecutores del Gobierno Regional de La Libertad.
1.5. MARCO TEÓRICO
1.4.1. PROCESO HISTÓRICO DE LA AUDITORIA
Desde el mismo momento en que existió el comercio se llevaron a cabo auditorias de algún modo. Las primeras fueron revisiones meticulosas y detalladas de los registros establecidos para determinar si cada operación había sido asentada en la cuenta apropiada y por el importe correcto.
El propósito fundamental de estas primeras Auditorías era detectar desfalcos y determinar si las personas en posiciones de confianza estaban actuando e informando de manera responsable.
Después de la revolución industrial el balance y la complejidad de los negocios se amplía notablemente, al aumentar en tamaño las compañías emplearon mayor número de personas y sus sistemas contables se volvieron mucho más desarrollados, esto llevó al establecimiento de controles internos efectivos para proteger los activos, prevenir y detectar desfalcos.
25
de otro tipo de Auditoría, la de gestión. Hoy en día, inversionista, accionista actividades del gobierno, y público en general, busca información con el fin juzgar la calidad administrativa.
La gestión comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas u objetivos, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento, además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de la misma, según el sistema social correspondiente.
De acuerdo con lo expresado anteriormente los ejecutivos deben ser capaces de administrar todos los recursos disponibles con economía, eficiencia y eficacia.
A la vez el sistema de gestión tiene como función principal el logro de la meta de la organización donde todos sus subsistemas juegan un papel clave en la obtención de sus objetivos siempre y cuando exista coordinación y suficiente comunicación entre el personal que integra cada uno de ellos en el momento de la planificación y la toma de decisiones.
26
sistemas utilizados, así como el proceso de coordinación de los recursos disponibles que se llevan a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas precisas.
1.4.2. DE LA AUDITORÍA INTERNA
1.4.2.1 MARCO CONCEPTUAL
El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditoría interna como "una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión
de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad
de prestar un servicio a la dirección".
Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles.
27
La necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Con anterioridad, el control lo ejercía directamente la dirección de la empresa por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. En la gran empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la emergencia de la llamada auditoría interna.
El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos como los siguientes:
a. Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización.
28
De otro lado, el Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna, emitido por la Contraloría General de la República (2006), define:
“La Auditoría Interna es la actividad de evaluar en forma
independiente, dentro de una organización, las operaciones
contables, financieras, administrativas y de otra naturaleza,
como base para prestar un servicio constructivo y de protección
a la administración. Es un control que funciona midiendo y
valorizando la eficacia y eficiencia de todos los controles
establecidos por el ente.
Por consiguiente, la Auditoría Interna mide y valoriza en forma
posterior, los controles que lleva a cabo la administración en
forma previa o concurrente a la ejecución de las operaciones.
La Auditoría Interna ayuda a la administración a alcanzar sus
metas y objetivos con mayor eficacia, economía y eficiencia, al
proporcionarle, en forma oportuna, información, análisis,
evaluaciones, comentarios y recomendaciones pertinentes sobre
las operaciones que examina. Con la acción de la Auditoría
Interna se obtiene, como beneficio derivado, una mejora en el
trabajo del personal de la entidad u órgano, al conocer que él
mismo será objeto de un control posterior.”
29
jefaturas respectivas las recomendaciones que les permitan fortalecer su funcionamiento o efectuar los cambios necesarios para lograr los objetivos previamente fijados.
Ventajas de la auditoría interna
a. Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organización y de administración.
b. Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados.
c. Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y financieros. d. Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la
inercia burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas.
e. Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.
Responsabilidad de la implantación del sistema de control
interno
30
Las medidas de control deben estar integradas en los procedimientos y acciones gerenciales normales, es decir, que las medidas de control interno son consideradas parte de los procedimientos normales de operación, con excepción de la Auditoría Interna.
Corresponde a la gerencia dictar las medidas y políticas necesarias para establecer y mantener un adecuado SCI11. Esta responsabilidad incluye a todos los funcionarios que de una u otra forma tienen a su cargo el planeamiento, organización, ejecución y control de parte de las actividades, operaciones financieras, administrativas y técnicas de la institución.
La Auditoría Interna es el examen crítico, sistemático, profesional y detallado de un sistema de información de una organización, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de ésta. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros, pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.
1.4.2.2 MARCO LEGAL
Ley No. 27785, Ley del Sistema Nacional de Control
Ley No. 28716, Ley del Sistema Nacional de Control
Interno. 11
31
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas NAGAS.
Normas Internacionales de Auditoría NIAS.
Normas de Auditoría Gubernamental NAGUs.
Reglas Internacionales de Auditoría SAS.
Normas Técnicas de Control Interno, aprobadas por las
R.C. No. O72-80-CG, y
Principios Básicos Fundamentales del Control Interno.
1.4.2.3 MARCO HISTÓRICO
La visión de la moderna Auditoría Interna es la sinergia con la gestión, a través de la evaluación de las transacciones, asesoría y consultoría especializadas. No más trabajo paralelo o apartado de la gestión. El paradigma es el trabajo conjunto, pero haciendo valer la independencia de cada actividad. Para que la Auditoría Interna, cumpla con estos nuevos retos, debe estar no sólo en la estructura si no especialmente en la infraestructura de las universidades públicas, es decir formando parte de la esencia de cada una.
Para el desarrollo de este trabajo se ha aplicado la metodología, las técnicas e instrumentos necesarios para una adecuada investigación, en el marco de las normas de la Escuela de Post Grado de la Universidad Nacional de Trujillo.
32
33
Sin embargo, en los años siguientes hubo un cambio decisivo en la demanda y el servicio, y los propósitos actuales son: cerciorarse de la condición financiera actual y de las ganancias de una empresa, así como la detección y prevención del fraude como un objetivo menor.
Este cambio en el objetivo de la auditoría continuó desarrollándose, no sin oposición, hasta aproximadamente 1940. En este tiempo existía un cierto grado de acuerdo en que el auditor podía y debería no ocuparse primordialmente de la detección de fraude”.
El objetivo primordial de una auditoría independiente debe ser la revisión de la posición financiera y de los resultados de operación como se indica en los estados financieros de los clientes, de manera que pueda ofrecerse una opinión sobre la adecuación de estas presentaciones a las partes interesadas.
34
desarrollo y mantenimiento de unos buenos procedimientos del control interno, independientemente del departamento de contabilidad general. Progresivamente las compañías adoptaron la expansión de las actividades del departamento de Auditoría Interna hacia áreas que están más allá del alcance de los sistemas contables. En nuestros días, los departamentos de Auditoría Interna son revisiones de todas las fases de las corporaciones, de las cuales las operaciones financieras forman parte.
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solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del público.
La Auditoría Interna es un servicio que reporta al titular de la organización y tiene la función asesora de control, por tanto, no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de Auditoría Interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La Auditoría Interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca interviene en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.
1.4.2.4 MARCO PROCEDIMENTAL
Planteamiento metodológico de la auditoría interna
Etapa del desarrollo del proceso de la Auditoría Interna:
a) Planificación de la auditoría, teniendo como producto el Memorando de Planificación.
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c) Ejecución o trabajo de campo, sustentado en la revisión propiamente de las transacciones y de los papeles de trabajo.
d) Comunicación de los hallazgos y la evaluación de los descargos presentados por los encargados de la gestión. e) Elaboración del borrador del informe y su discusión en el
pleno de los directivos del ente auditado.
f) Presentación del resultado final, sustentado en el informe final de la auditoría.
1.4.3 DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1.4.3.1 MARCO CONCEPTUAL
El control interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable, mirando el cumplimiento de las metas programadas dentro de los objetivos de gestión, en las siguientes categorías: Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
Celeridad y economía en los actos de gestión.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
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objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de recursos.
La segunda se relaciona con la preparación de estados financieros publicados, confiables, incluyendo estados financieros intermedios y datos financieros seleccionados derivados de tales estados, tales como ganancias realizadas, informadas públicamente.
La tercera se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad. Tales categorías distintas pero interrelacionadas, orientan necesidades diferentes y permiten dirigir la atención para satisfacer necesidades separadas.
Los SCI operan a niveles diferentes de efectividad. El control interno puede juzgarse efectivo en cada una de las tres categorías, respectivamente, si el consejo de directores y la administración tienen seguridad razonable sobre:
Comprenden la extensión en la cual se están consiguiendo
los objetivos de las operaciones de la entidad.
Los estados financieros publicados se están preparando
confiablemente.
Se está cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicadas.
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¿Qué es el Sistema de Control Interno?
Se debe conceptualizar como el plan organizacional y el conjunto de normas, procedimientos, técnicas, reglas, políticas de gestión, normas internas, que adopta una organización en forma interna y relativa, con el propósito de alcanzar los resultados programados en sus planes de desarrollo de corto, mediano y largo plazo.
El control interno es un sistema integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas
El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo.
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Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las categorías señaladas, las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en común.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
Según la INTOSAI12, el control interno puede ser definido como el plan de organización y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable para que se cumplan los siguientes objetivos principales:
Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y
eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada.
Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso,
mala gestión, errores, fraudes o irregularidades.
Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las
directivas y estimular al mismo tiempo la adhesión de los
12
40
integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma.
Obtener datos financieros y de gestión completos y
confiables y presentados a través de informes oportunos.
Igualmente, en el XVIII INCOSAI13, se aprobó la “Guía para las normas de control interno del sector público”, que define el control interno como: “un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal, y está diseñado para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzarán los objetivos…”
Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento.
Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, y del OLACEFS14, incumbe a la autoridad superior la responsabilidad del establecimiento de una estructura de
13
INCOSAI. Congreso organizado por el INTOSAI, realizado en el 2004 en Budapest.
14
41
control interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica.
1.4.3.2 MARCO LEGAL
El SCI15 en el Perú está sujeto a dispositivos legales, administrativos, normatividad y técnicas internas de control, entre otros:
1. Ley No. 28716 Sistema de Control Interno para el sector público.
2. Ley No. 27785, Ley del Sistema Nacional de Control
3. R.C. No.123-78-CGR, apruebas las Normas Técnicas de Control Interno para el sector Público.
4. R.C. No. 320-2006-CG. Normas Técnicas de Control Interno.
5. Reglas Internacionales de Auditoría SAS.
6. “INFORME COSO” (COSO I) sobre control interno en EE.UU16.
6. “Directrices para las normas de control interno”. INTOSAI17.
Normativa sobre el Sistema de Control Interno
15
SCI. Sistema de Control Interno.
16
Publicado en 1992. Plasma los resultados de la tarea realizada durante más de cinco años por la
TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT
FINANCIAL REPORTING creado en Estados Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OFSPONSORING ORGANIZATIONS).
42
- SAS. 55. Requiere que el auditor comprenda el sistema de control interno del ente como base del planeamiento de trabajo de auditoría.
- SAS. 47, Considera inherente uno de los elementos a tenerse en cuenta al avalar el riesgo de control.
- SAS. 60, Definiciones de condiciones reportables y debilidades – control interno.
- SAS. 50, Define errores e irregularidades del auditor. - SAS. 54, Discute la responsabilidad del auditor en lo
concerniente a descubrimiento de actos ilegales.
- SAS. 65, Discute actos el posible efecto que una reunión de Auditoría Interna pueda tener en la evaluación del control interno.
- Normas de Control Interno para el Sector Público.18 Las normas de control interno se fundamentan en principios y prácticas de aceptación general, así como en aquellos criterios y fundamentos que con mayor amplitud se describen en el marco general de la estructura de control interno para el sector público. El contenido de estas normas se refieren a:
100-01 Objetivos generales del control interno 100-02 Integridad y valores éticos
18
Contraloría General de la República. Texto aprobado por R. Contraloría Nro.072-98-CG. El Peruano, Normas Legales, Lima, 18.12.98.
43
100-03 Estructura orgánica de la entidad
100-04 Asignación de autoridad y responsabilidad
100-05 Segregación de funciones
100-06 Monitoreo de controles internos.
100-07 Sistema de autorización y ejecución de operaciones.
100-08 Integración de la operaciones de administración financiera gubernamental 100-09 Auditoría anual en las entidades
públicas.
100-10 Responsabilidad (Accountability).
100-11 Control de calidad sobre los servicios brindados
100-12 Función de Auditoría Interna en las entidades.
1.4.3.3 MARCO HISTÓRICO
La historia se remonta a la actividad del control interno en general, teniendo en cuenta que para implementar un SGC19 al interior de la administración pública, todo el proceso se rige bajo los parámetros del Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 del 2003 y se adopta la
19
44
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 100:2004.
Dicha norma es adoptada de manera obligatoria. Otros países como México o España cuentan con distintas herramientas para examinar su gestión como por ejemplo talleres, tal es el caso de México que posee talleres de acueducto internacional para sectores como salud, educación y gobiernos locales o, marcos para su mejora como sucede en España quienes cuentan con un marco para la mejora de calidad establecido por Decreto. Sin embargo Colombia gracias a la Ley 872 del 2003, establece que en la reglamentación e implementación del SGC, es decir el Control Interno, el Gobierno Nacional expedirá en un plazo no mayor a un año su vigencia.
¿Quién asume el reto de asumir ésta Ley 872 del 2003? El DAFP o Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad que con miras a expedir la NTCGP 1000:2004, efectúo la suscripción de un convenio con ICONTEC en razón de ser el organismo del Gobierno en dicha materia.
45
de control interno donde se brinda una estructura común el cual es documentado en el denominado informe COSO.
Si bien en un principio el Control Interno comienza con las funciones de la administración pública, hay indicios de que desde una época lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo por escrito. El origen del Control Interno suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
46
control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades; el desarrollo industrial y económico de los negocios, propició una mayor complejidad en las entidades y en su administración, surgiendo la imperiosa necesidad de establecer mecanismos, normas y procedimientos de control que dieran respuesta a las nuevas situaciones
Los contadores idearon la "comprobación interna" para asegurarse contra posibles errores y fraudes. "La comprobación interna es el término con el que se llamaba a lo que es hoy Control Interno, que era conocida como la organización y coordinación del sistema de contabilidad y los procedimientos adoptados; que tienen como finalidad brindar a la gestión, hasta donde sea posible y práctico, el máximo de protección, control e información verídica". El término de Control Interno reemplazó al de comprobación interna, debido a un cambio conceptual, ya que el contenido del mismo ha sufrido una considerable evolución
47
malversaciones y otras prácticas delictivas en los negocios, por lo que terceras personas quisieron conocer por qué los Controles Internos de las entidades no habían prevenido a la administración de la ocurrencia de esas ilegalidades. El Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidenciar al consultar los libros de texto de auditoría, los artículos publicados por organizaciones profesionales, universidades y autores individuales; generalmente el Control Interno se ha considerado como un tema reservado solamente para los contadores
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procesamiento de las transacciones y manejo de los activos correspondientes.
Se comenzaron a ejecutar una serie de acciones a partir de los años 80 en diversos países desarrollados con el fin de dar respuestas a un conjunto de inquietudes sobre la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones que existían sobre el Control Interno en el ámbito internacional. La pretensión consistía en alcanzar una definición de un nuevo marco conceptual para el Control Interno, que fuera capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que habían sido utilizados sobre éste, con el objetivo de que los diferentes niveles legislativos y académicos dispongan de un marco conceptual común, con una visión integradora que pueda satisfacer las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados con la gestión gerencial o institucional.
1.4.3.4 MARCO PROCEDIMENTAL
COMPONENTES DEL INFORME COSO:
49
diferente de acuerdo a los objetivos que persiguen. Sus controles pueden ser menos formales y menos estructurados, no obstante lo cual una compañía pequeña puede tener un control interno efectivo.
El control interno discurre por cinco componentes que se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia, lo que permite que los directores se ubiquen en el nivel de evaluadores de los sistemas de control, en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos, se posicionen como los propietarios del sistema de control interno, a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de sus objetivos, mediante la obtención de resultados.
El informe de COSO propone los componentes siguientes: Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Monitoreo y Supervisión.
AMBIENTE DE CONTROL
50
control interno, proporcionando disciplina, comportamiento y estructura organizativa.
El ambiente de control tiene una influencia profunda en la manera como se estructuran las actividades de la organización o negocio, se establecen los objetivos y las metas a cumplir, se valoran los riesgos. Esto es cierto no solamente en su diseño, sino también en la manera como opera en la práctica. El ambiente de control está influenciado por la historia y la cultura de la entidad. Influye en la conciencia de control de sus trabajadores. Las entidades efectivamente controladas se esfuerzan por tener gente competente, inculcan actitudes de integridad y conciencia de control a todo lo ancho de la entidad, y establecen un clima positivo. Establecen las políticas y procedimientos apropiados, incluyen a menudo un código de conducta escrito, el cual fomenta la participación de los valores y el trabajo en equipo, en aras de conseguir los objetivos de la entidad.
FACTORES DEL AMBIENTE DE CONTROL
a. Integridad y Valores Éticos
b. Compromiso para la competencia
c. Consejo de directores de comité de auditoría
d. La filosofía de gerencia y el estilo de operación de la administración
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f. Asignación de autoridad y responsabilidad g. Políticas y prácticas sobre recursos humanos.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa para la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos y metas, enlazados en niveles diferentes y consistentes internamente. La valoración de riesgo es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos y metas, formando una base para la determinación de cómo deben administrarse los riesgos.
Dado que las condiciones económicas, de la gestión institucional de las operaciones continuarán cambiando, se necesitan mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.
Categorías de los objetivos
A pesar de la diversidad de objetivos, pueden establecerse ciertas categorías principales de acuerdo a sus objetivos trazados:
Objetivos de operaciones
Objetivos de información financiera
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Estos objetivos hacen referencia a la identificación de los objetivos de la entidad, con lo cual ya podemos pasar a la identificación y al análisis de riesgos. La dirección debe identificar los riesgos existentes a todos los niveles de la institución o empresa. El análisis de riesgos es, por tanto, una actividad que debe renovarse de forma continua, siendo recomendable contar con un proceso (formal o informal) que sirva para identificar los cambios de circunstancias y responder ante ellos.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directivas de la gestión, tales actividades ayudan a asegurar que se están tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo y ancho de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones.
Las actividades de control comprenden:
Análisis realizados por la dirección
Gestión directa de funciones por actividades
Proceso de información
Controles físicos
Indicadores de rendimiento
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Controles generales.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades.
El sistema de información produce documentos que contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la que hace posible operar y controlar el negocio. Esta se relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino también con la información sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarios para la toma de decisiones y la información externa de las organizaciones y negocios.
Información
Es necesario identificar cual es la información relevante y disponer de los mecanismos oportunos para recogerla y comunicarla en forma y tiempo oportunos:
Contenido: la información debe ser necesaria y relevante. Oportunidad: debe de transmitirse en tiempo adecuado. Actualidad: debe ser la más reciente posible.
Exactitud: debe contener datos correctos.
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Comunicación
La comunicación en general es la transmisión de información (interna y externa). Los canales de comunicación habituales que determina la estructura jerárquica de una entidad deben ser la fórmula habitual de comunicación.
MONITOREO
El objetivo de la supervisión es asegurar que el sistema está funcionando adecuadamente y de que va adaptándose a las necesidades y cambios de circunstancias. La dirección debe disponer de los instrumentos para asegurarse de que esto es realmente así. La supervisión puede llevarse a acabo de dos formas:
Actividades de supervisión continua Evaluaciones puntuales
El proceso de evaluación
