CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
Objetivos:
- Enumerar las fases de la administración del proyecto. - Establecer la secuencia de manejo del proyecto.
- Establecer los elementos para modelar y diseñar un proyecto. - Utilizar los diferentes diagramas para mostrar el proyecto.
- Definir los términos que se utilizan en la administración de los proyectos.
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto se puede definir como una tarea, usualmente de una magnitud considerable que se tiene que completar en un periodo de tiempo determinado, usando un conjunto de recursos y con un presupuesto específico. Un proyecto tiene un objetivo bien definido que cuando se alcanza significa el final del proyecto.
Un proyecto típico tiene las siguientes características:
• Un resultado o producto definido
• Usualmente único en algunos aspectos (no un proyecto recurrente) • Fechas de inicio y término bien definidas
• Un periodo de tiempo predeterminado y generalizado
Planeación del proyecto
La planeación del proyecto es el proceso de tareas secuenciales y recursos para completar los objetivos del proyecto. Es el acto de definir:
• Qué es lo que se va a hacer • Cómo y cuando se va a hacer • Cómo se sabe que está hecho
Administración del proyecto
La administración del proyecto es un proceso estructurado de planeación, organización, dirección, control y motivación de una serie de recursos para un periodo de tiempo específico encaminados a cumplir una serie de objetivos predefinidos.
La administración de proyectos puede ser dividida en tres fases distintas:
1. Fase de definición 2. Fase de planeación 3. Fase de control
Fase de definición
En esta fase se define lo que el proyecto es y no es. Define el destino del proyecto y debe responder a las siguientes preguntas básicas:
1. ¿Cuál es el propósito del proyecto? 2. ¿Cuales son los objetivos?
4. ¿Qué recursos se requieren? 5. ¿Quienes son nuestros clientes?
Fase de planeación
El propósito de esta fase es definir, distribuir y asignar los objetivos del proyecto y desarrollar un plan que los complete con el alcance propuesto.
La definición de como completar el proyecto involucra las siguientes preguntas básicas:
1. ¿Quién es el responsable para cada tarea?
2. ¿Cuál es el camino para completar las actividades/tareas? 3. ¿Sobre qué restricciones de tiempo estamos trabajando? 4. ¿Qué recursos específicos se requieren?
Fase de control
El propósito de esta fase es implantar un plan, monitorear el progreso del proyecto y tomar acciones correctivas para asegurar que la distribución del proyecto es realizada eficientemente. Estas son algunas de las muchas actividades que comprenden esta fase:
1. Seguir el progreso de lo que está ocurriendo actualmente en relación a lo que está planeado
2. Preparar reportes y sumarios detallados de tiempo
3. Resolver los conflictos concernientes a recursos, programación, dinero, etc. 4. Anticiparse a los problemas potenciales
5. Reconocer la conclusión del proyecto y celebrar el éxito
Secuencia de manejo del proyecto
En cualquier proyecto se tienen las siguientes variables de control:
1. Costo 2. Tiempo 3. Recursos 4. Nivel de calidad
Las variables costo vs tiempo se esquematizan de la siguiente forma:
Estas cuatro variables determinan la secuencia completa del proyecto. Para completar un proyecto se tienen las siguientes alternativas:
• Trabajar tiempo extra • Pagar valores agregados • Incrementar recursos • Añadir turnos
Modelado del proyecto
Plan de red
Secuencia de actividades
Diagrama de programación
Cuando será realizado el trabajo
Histograma de recursos
Cómo será realizado el trabajo
Estimación de
costos
Flujo de dinero
Cuando es necesario el dinero
Diseñando el plan
El diseño de un plan de proyecto implica los siguientes pasos:
1. Definir suposiciones.
2. Segmentar el proyecto en actividades. 3. Definir alcance, duración, recursos y costo. 4. Definir orden de distribución.
5. Dibujar el diagrama de la red.
6. Calcular la ruta crítica y definir lanzamiento. 7. Definir el calendario del proyecto.
8. Asignar fechas de inicio/término y dibujar el gráfico de barra. 9. Optimizar el plan y el programa.
Actividad Forma
1-4 Captura de información en la computadora
5, 6, 8 Las efectúa la computadora
7,9 El administrador las determina
1.- Definir suposiciones
a) Suposiciones de alcance
- Inclusión - Exclusión
b) Diseñar suposiciones
c) Ejecutar suposiciones
o Número de cambios
o ¿Recursos?
- Internos - Externos
o Contratos
- Servicio incluido en el contrato - Costo adicional
2.- Segmentar el proyecto en actividades
Características de la actividad:
• Detallada • Asignable • Significativa • Elegir revisiones
Comunicación:
Describir actividades:
• con un verbo y un sustantivo
Ejemplo: diseñar tubería
Describir revisiones:
• como un evento
Ejemplo: diseño de tubería
Describir recursos
• con un sustantivo
Ejemplo: ingeniero de diseño
3.- Definir alcance Actividades específicas:
• Variables de alcance • Duración - días de trabajo • Recursos requeridos • Costo
4.- Definir restricciones o delimitaciones
Una restricción o delimitación que establece el usuario en la fecha de comienzo o la fecha de fin de una tarea. Por ejemplo, podrá especificar que una tarea debe comenzar en una fecha determinada o finalizar no más tarde de una fecha determinada. Las delimitaciones le permiten imponer ciertas restricciones a la forma en que Project para Windows 95 calculará las fechas de comienzo y de fin de las tareas.
La tabla siguiente relaciona y describe la delimitaciones disponibles en Project para Windows 95:
Delimitación Descripción
Lo más tarde posible (LMTP)
Programa la tarea lo más tarde que pueda ocurrir en la programación sin retrasar las tareas subsecuentes.
No contiene ninguna fecha.
Lo antes posible (LAP) Programa la tarea para que comience lo antes que se pueda. Esta es la delimitación predeterminada de las tareas. No contiene ninguna fecha.
No finalizar antes del (NFAD)
Programa la tarea para que finalice en o después de la fecha de delimitación.
No finalizar después del (NFDD)
Programa la tarea para finalizar en o antes de la fecha de delimitación.
Debe finalizar el (DFE) Programa la tarea para finalizar en la fecha de delimitación. Configura las fechas iniciales,
escrito y asegura la tarea en la programación.
Debe comenzar el (DCE) Programa la tarea para comenzar en la fecha de la delimitación. Configura las fechas iniciales,
programada y última respecto de la fecha que haya escrito y asegura la tarea en la programación.
No comenzar antes del (NCAD)
Programa la tarea para comenzar en o después de la fecha de delimitación. Úsela para asegurarse de que la tarea no comienza antes de la fecha especificada.
No comenzar después del (NCDD)
Programa la tarea para comenzar en o antes de la fecha de delimitación. Úsela para asegurarse de que la tarea no comienza antes de la fecha especificada.
5.- Dibujar el diagrama de la red (Precedence Diagram o PDM)
Características
1. Iniciar en un hito o marca (una tarea con duración cero)
2. Terminar en un hito
3. Todas las actividades
o Formato Verbo - sustantivo 1. Todos los hitos
o Formato de eventos
1. Todas las actividades
o Deben tener sucesor o Asignables
o Definidas
o Significativas 1. Dibujar línea a línea
6.- Calcular la ruta crítica
• Término temprano • Inicio tardío • Término tardío
7.- Definir el calendario del proyecto
Determinar las fechas no laborables y el horario que se mantendrá para el proyecto. 8.- Asignar fechas de inicio/término
• Diagrama de programación • Inicio temprano
• Inicio tardío • Inicio programado
9.- Optimizar el plan y la programación
• Encimar actividades • Usar lógica suave
• Dividir actividades en partes
• Redefinir calendario • Añadir recursos • Cambiar alcance • Redefinir duración • Redistribuir recursos
Comunicación
• Nivel 4
Administrar el trabajo en si mismo
• Nivel 3
Cabeza de grupo (supervisor)
• Nivel 2
Ingeniero de proyecto o administrador Monitorear el trabajo de varios grupos
Consolidación Terminología de administración de proyectos
Administración: el proceso de planeación, organización, provisión, dirección, control y motivación de los recursos de la empresa para alcanzar los objetivos preestablecidos.
Calendario base: calendario que especifica el horario laboral y no laboral de un proyecto y sus recursos. Un calendario base difiere de un calendario de recursos en que éste especifica los tiempos laborales y no laborales de un recurso determinado.
Costo fijo: un costo que permanece constante, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado por el recurso.
Demora permisible: es la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que suponga un retraso para otra tarea.
Esquema: una estructura jerárquica para un proyecto que muestra cómo algunas tareas encajan en grupos mayores. En Project para Windows 95, a las subtareas se les aplica sangría bajo las tareas de resumen.
Fondo de recursos: una serie de recursos disponible para ser asignados a las tareas de un proyecto. Un fondo de recursos puede ser utilizado exclusivamente por un proyecto o ser compartido por varios.
Hito: un punto de referencia que marca acontecimientos importantes en un proyecto, y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Cualquier tarea con duración cero se muestra como hito.
Margen de demora: la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que afecte a las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto. El margen de demora también se suele denominar holgura.
Margen de demoratotal: es la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que suponga un retraso de la fecha de fin del proyecto.
Planeación: el proceso de asignar recursos de la manera más efectiva posible. Esto requiere no solo definir, sino también programar las tareas tomando en cuenta tres restricciones: tiempo, recursos y dinero.
Posposición: la cantidad de tiempo que se ha retrasado una tarea respecto a su planificación prevista. La posposición es la diferencia entre el comienzo o el fin programados para una tarea y la planificación prevista de comienzo o de fin. La posposición se puede producir cuando una planificación prevista es fija y las fechas efectivas introducidas posteriormente para las tareas son posteriores a las fechas de la línea de base, o las duraciones efectivas son más largas que las duraciones de la línea de base.
Prioridad: una indicación de la disponibilidad de una tarea para la redistribución, resolución de conflictos o sobreasignaciones mediante el retraso de ciertas tareas. Las tareas con menor prioridad son las que primero se retrasan. También se pueden ordenar las tareas por prioridad.
Proyecto: grupo de tareas relacionadas que son desempeñadas en un periodo de tiempo finito y encaminadas a cumplir una serie de objetivos específicos.
Recursos: el personal, los equipos y suministros utilizados para completar las tareas de un proyecto.
Recursos esenciales: el recurso que trabaja en una tarea durante el período más largo de tiempo. El recurso esencial determina la duración del trabajo.
Redistribución: resolución de conflictos de recursos o sobreasignaciones mediante el retraso de ciertas tareas.
Ruta crítica: la serie de tareas que se deben completar en una programación para que un proyecto finalice conforme a lo programado. Cada tarea de la ruta crítica es una tarea crítica.
Subproyecto: un proyecto utilizado dentro de otro, en el que está representado como una sola tarea. Es posible utilizar subproyectos para dividir los proyectos en unidades más manejables y reducir, así, el uso de la memoria.
Subtarea: una tarea que forma parte de una tarea de resumen. La información acerca de la subtarea está incluida en la tarea de resumen. Es posible designar subtareas utilizando la característica de niveles de esquema de Project para Windows 95.
Tarea crítica: una tarea que se debe completar según la programación para que un proyecto pueda finalizar a tiempo. Si se retrasa una tarea crítica, también se retrasará la finalización del proyecto. Una serie de tareas críticas componen una ruta crítica del proyecto.
crear tareas de resumen. Project para Windows 95 determina automáticamente la información de la tarea de resumen (duración, costo, etc.) utilizando la información de las subtareas.
Herramientas para la administración de proyectos
El administrador del proyecto se hace valer de las siguientes herramientas para su correcta administración.
Método de Ruta Crítica o CPM (Critical Path Method)
El proceso de sistematización de la administración de proyecto se inicio en los 50s. La corporación DuPont y Remington Rand en un esfuerzo para mejorar las técnicas de
programación de proyectos, desarrolló un sistema de programación llamado Método de Ruta Crítica (Critical Path Method) o programación CPM. CPM es un modelo matemático que calcula la duración total del proyecto basado en duración de tareas individuales y dependencias e identifica que tareas son críticas. Este modelo es el método fundamental de programación usado en los programas de administración de proyectos incluyendo Project para Windows 95. La Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT)
La EDT o WBS (Work Breakdown Structure) es una estructura jerárquica utilizada con el fin de organizar tareas para programaciones de informes y seguimiento de costos. En Project para Windows 95, se puede representar la estructura de descomposición del trabajo utilizando identificadores de tarea o asignando su propio código EDT a cada tarea.
La EDT identifica el trabajo a realizar para conseguir los objetivos y variables establecidas en la fase de definición. EDT muestra el sumario y las tareas subordinadas, pero no determina cuando las tareas se van a completar o en que orden.
Una vez desarrollado puede usarse para:
• Determinar los recursos requeridos para completar el proyecto • Facilitar la asignación de responsabilidades
• Facilitar planeaciones futuras • Evaluar el progreso del proyecto
• Facilitar los reportes para monitoreo y control
• Asistir en la administración de las reuniones de equipos de proyecto
La siguiente figura muestra un EDT en forma de esquema:
En un desarrollo separado de los sistemas de administración de proyectos, Henry L. Gantt desarrolló una forma de representar gráficamente actividades a través de una escala de tiempo. Inicialmente llamadas gráficas de barras, estas representaciones gráficas se conocen como Diagrama deGantt en honor al inventor del sistema. Project para Windows 95 se puede utilizar para crear Diagramas deGantt para crear la programación así como el monitoreo y los reportes de un proyecto.
El Diagrama deGantt es otra representación gráfica de la programación del proyecto, pero es diferente al EDT. Consiste en una tabla que enlista información acerca de cada tarea y un gráfico de barras desplegado en una escala de tiempo para resaltar la fecha de inicio y la fecha de término. Distintos patrones, símbolos y colores representan diferentes tipos de tareas como tareas críticas, hitos (marcas de revisión) o tareas de resumen.
El Diagrama deGantt es también una herramienta para análisis de proyecto y preparación de gráficos de alta calidad para presentaciones o reportes.
Puede tener aspecto personalizado según se requiera para resaltar ciertas tareas, mostrar diferentes niveles de detalle o anotar datos de la programación alrededor del diagrama.
Diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Durante los 50s, la marina de los EUA desarrollo el proyecto del misil Polaris, un sistema de armamento para submarinos. La empresa Lockheed, el proveedor principal del proyecto, creó el sistema de programación PERT, que utiliza probabilidades estadísticas para calcular duraciones esperadas.
El Diagrama de PERT es otra representación gráfica de la programación del proyecto. Consiste en cajas o nodos que representan las tareas y las líneas que delimitan la relación de una tarea a otra con la programación del proyecto. Cada línea corresponde a una relación uno a uno.
El Diagrama de PERT es una herramienta para analizar la secuencia relativa a otras tareas en la programación. El Diagrama de PERT también es conocido como Diagrama de red y puede tener un aspecto personalizado según se requiera.
Taller Evaluativo
