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U.D.7
La Gestión de Documentos Comerciales.
Elaboración de presupuestos.
El pedido.
Facturación de servicios y devengo de facturas: o características y requisitos legales
o modelos y tipos de facturas
o cumplimentación y expedición de facturas.
La Facturación electrónica. Normativa legal.
o Requerimientos para la emisión y recepción de facturas
o Ventajas y beneficios de la factura electrónica.
1. ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS.
Cuando tengas que elaborar un presupuesto debes tener presente que es un documento que te permite traducir tus diferentes objetivos en previsiones expresadas en importes económicos, es decir, realizas un cálculo anticipado de los ingresos y de los gastos de una actividad económica en un periodo concreto. Al realizar el presupuesto puedes obtener resultados de déficit y superávit, en el que contemplas por adelantado los posibles resultados.
El presupuesto actúa como timón de la empresa siendo un instrumento fundamental en la gestión administrativa de la misma.
Las funciones principales que debe cumplir el presupuesto que realices son:
Tiene que realizar un control financiero de la actividad económica.
Debe actuar como control presupuestario del proceso, permitiendo comparar los resultados obtenidos con los datos del presupuesto, lo que permite modificar las diferencias que se puedan producir.
Desempeñan una función correctora dentro de la empresa.
Los objetivos que tienes que perseguir con un presupuesto son:
Confirmar la liquidez financiera de la empresa.
Determinar las condiciones y recursos necesarios para la obtención del fin.
En el momento de elaborar el presupuesto los pasos que debes seguir son:
Tener una lista de todos los ingresos mensuales
Realizar una lista de los gastos fijos mensuales (hipotecas, seguros, alquileres…)
Hacer una lista con los gastos variables de cada mes, en el caso de tener dificultad para su cálculo, tienes que sumar los gastos durante dos meses.
Calcular la diferencia entre los gastos fijos y variables y los ingresos, de forma que conozcas la situación financiera de la empresa y obtener el flujo de caja.
Definir las prioridades del proyecto.
Programar las revisiones del presupuesto de forma mensual.
Página 2 A la hora de elaborar un presupuesto hay que tener las siguientes consideraciones:
Desglosar la solicitud recibida en las diferentes partidas que configuran la operación comercial, es decir la oferta global.
Realizar el cálculo real de los costes que supone atender la solicitud recibida. o Costes operativos o de fabricación: Son los costes directamente
vinculados a la prestación solicitada (coste mercaderías, materia primas, mano de obra implicada, costes de comercialización, como sueldos y salarios del personal de ventas, gastos publicidad , costes de distribución como fletes, envases, embalajes, etc.
o Costes organizativos: Son costes que surgen como consecuencia de la estructura organizativa de la empresa, e incluyen diferentes áreas funcionales y administrativas de la misma que no se vinculan directamente al contenido del presupuesto. Estos costes se denominan costes indirectos de fabricación e incluyen el servicio de energía, gas, agua, etc., mano de obra indirecta, prestaciones sociales, depreciación de inmovilizado, impuestos, licencias, alquileres, etc.
Determinar el tiempo de servicio y la mano de obra necesarios para llevar a cabo el presupuesto. Si es en compraventa, se trataría de repercutir al cliente los costes directos e indirectos de la mano de obra y si requiere la prestación de servicios como instalación y montaje, formación personal, etc., se incluirán detalladamente las partidas incluidas.
Establecer el precio a repercutir al cliente para cada una de las partidas. Al coste del producto en general se la añadirán el margen de beneficio que la empresa traslada a sus clientes y que varía en función de factores como objetivos empresariales, estrategia comercial, capacidad productiva de la misma, etc.
Fijar descuentos y beneficios para el cliente y aplicar los impuestos correspondientes. A la cuantía bruta correspondiente a cada una de las partidas que configuran el presupuesto se le pude practicar descuentos y bonificaciones en función de razones comerciales como volumen de pedido, fidelización del cliente, o motivos financieros (descuento pronto pago o entrega de anticipos.)
2. EL PEDIDO.
Es el documento que contiene la petición formal de compra o prestación de servicios de un cliente a un proveedor o suministrador. Un presupuesto aceptado deriva en el correspondiente pedido que documenta la petición en firme del cliente. Dependiendo del tamaño de la empresa, de la relación con sus proveedores y sobre todo del volumen económico que implique el pedido, los pedidos pueden ser más o menos formales. Los pedidos se pueden realizar de diferentes modos.
Por carta, fax o correo electrónico.
Utilizando una nota de pedido. Es un documento donde se hace constar los productos que se desean adquirir y las condiciones aplicables a la operación.
Telefónicamente. Se puede realizar el pedido dialogando por teléfono con un comercial de la empresa.
Página 3 correcto, se lo presenta al cliente para que lo firme entregándole la copia correspondiente.
El impreso de nota de pedido es un formulario que puede definir cada empresa, pero que contiene:
Datos profesionales del vendedor (proveedor)
Datos profesionales del comprador (cliente)
Número de pedido
Fecha de realización del pedido
Lugar de entrega: No tiene porqué coincidir con el domicilio indicado al cumplimentar los datos profesionales del comprador ni con los del vendedor
Fecha o plazo de entrega
Plazo de pago: Contado, aplazado.
Forma de pago: En efectivo, transferencia, cheque, letra de cambio....
Transporte: Quien lo realiza y si es a cargo del comprador (portes debidos) o del vendedor (portes pagados)
Descripción de la mercancía: detalle de los productos que se solicitan, en caso de que existan distintas referencias, tamaños, tallas, modelos,... dejar claramente especificados los que nos interesan
o Cantidad: de cada uno de los productos solicitados
o Código o referencia: si los productos están marcados por un sistema de códigos o referencia, sería interesante señalárselo al proveedor, para evitar errores sobre la demanda.
o Precio: Unitario
Importe o total: resultado de multiplicar el precio unitario de cada producto por la cantidad que se demanda
Descuentos: Si se conocen los que nos va a aplicar el proveedor. Por pronto pago, comerciales, de campaña, por tipo cliente....
Firma: Del responsable de realizar el pedido, por ejemplo un jefe de compras
Observaciones: todo aquello que se considere relevante y no encaje en ninguno de los apartados anteriores.
((A más detalles menos errores y/o sorpresas))
Cuando se sirve el pedido se entrega otro documento mercantil al comprador: el albarán, también conocido como justificante de entrega. El albarán es el documento que acredita la recepción de un pedido o la prestación de un servicio. Lo cumplimenta el vendedor o prestador del servicio y lo debe firmar el representante de la empresa compradora a efectos de documentar el recibí del pedido.
Ejemplo 1.
La empresa Comercial Del Cantábrico S.L. con NIF B33221100, domiciliada en la c/ Langreo, 20 de Avilés CP 33244, realizó el día 3 de enero de 2003 un pedido de mercancías a la empresa Mayoristas Centrales S.A. con NIF A283322244 domiciliada en la c/ Romero, 20 CP. 28045 de Madrid.
La Mercancía solicitada fue:
Página 4 Las condiciones son:
- Pago al contado.
- Transporte lo realiza “Transportes Veloz” por cuenta del comprador.
- Mercancías se recibirán en el plazo máximo de 7 días en el almacén del comprador. - Se solicita un descuento comercial del 10%. Seguros 100 €. IVA 4%
a) Confecciona la nota de pedido nº 143. b) Confecciona el albaran nº 25.
3. FACTURACIÓN DE SERVICIOS Y DEVENGO DE FACTURAS
La normativa obliga a todo vendedor o prestador de servicios a facilitar al comprador los documentos mercantiles generados en la operación de compraventa. La factura es el documento que acredita la operación de compraventa de bienes o la prestación de servicios.
El proceso de facturación lo comienzas en el momento que recibes el primer albarán con la firma del cliente, en ese instante puedes realizar la emisión de la factura. La factura te permite acreditar la compraventa, indicando en ella el precio y las condiciones.
Además, los empresarios y profesionales deben expedir, registrar y conservar las facturas que emiten cuando venden o prestan servicios o cuando reciben pagos anticipados, al tiempo que deben registrar y conservar las facturas que reciben, como consecuencia de los aprovisionamientos realizados o cuando son beneficiarios de prestaciones de servicios.
La factura una vez contabilizada como un asiento contable, se registra en el libro de facturas emitidas. En cuanto al cliente, cuando actúes como tal, lo primero que debes hacer es comprobar la factura, que especifica correctamente la operación realizada, el precio, el IVA aplicado e incluso los posibles descuentos aplicados. En el caso de anomalía se lo comunicarás al vendedor, para que emita una factura rectificada.
Si actúas como cliente comprador deberás registrar la factura en el libro de facturas recibidas y contabilizarla. Con los datos guardados el comprador puede conocer el precio unitario de las mercancías, lo que le permite determinar el precio de venta de sus productos.
En muchas ocasiones la entrega de una mercancía se ejecuta en una fecha pero la facturación se realiza en otra diferente, desde el punto de vista fiscal, la facturación corresponde a la fecha en que se realizó la operación de entrega de los productos, a este proceso se le denomina devengo de la factura.
Debes prestar especial atención al devengo, es decir, atendiendo al momento en que se produce la operación, porque si eres un vendedor y tienes que realizar una venta a crédito, en la que tu cliente te paga a los tres o seis meses, entonces te puedes encontrar en la situación de tener que pagar el IVA de la factura sin haber cobrado la factura y habiendo entregado la mercancía hace tiempo.
3.1 Características y requisitos legales.
Cualquier factura y sus copias deben de contener
La fecha
Página 5 o Datos del vendedor o emisor. Nombre y apellidos o razón social, NIF,
domicilio y dirección completa.
o Datos del comprador o destinatario. Nombre y apellidos o razón social, NIF, domicilio y dirección completa.
El número de pedido, albarán o de contrato al que hace referencia la operación.
El número de factura. La numeración debe ser correlativa y cuando las facturas se emiten desde varios centros se pueden utilizar series diferentes.
Descripción de la operación de compraventa o prestación de servicios. o Cantidad y descripción, detallada y específica, de las mercancías.
o El precio unitario y el de cualquier otro coste no incluido en el precio unitario, así como el precio total expresada en la moneda acordada. o El peso de las mercancías, el número de bultos embalados, su peso neto
y bruto, el número y otras características relativas a la operación.
o Los descuentos, el precio y características de los embalajes, el precio de otros gastos… para el cálculo de la base imponible de los impuestos que gravan la operación.
o Tipo impositivo de IVA, el correspondiente al recargo de equivalencia (RE) y las cuotas resultantes.
El importe total de la operación.
Los términos relativos a la entrega (en operaciones internacionales, el incoterm elegido) y a la forma de pago: cantidades entregadas a cuenta, datos de domiciliación bancaria (si procede), documentos, etc.
Los requisitos legales de una factura se recogen en el artículo 774 del Código de Comercio, estableciendo tres requisitos:
I. La fecha de vencimiento. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días del calendario siguientes a la emisión.
II. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.
III. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.
No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.
3.2Modelos y tipos de facturas.
En el momento que se realiza una actividad empresarial te darás cuenta que existen diferentes tipos de facturas y cada una de estas facturas tiene su modelo correspondiente.
Las facturas se clasifican con arreglo a diferentes criterios, estos son:
Página 6 o Pro-forma: Es un documento que utiliza el vendedor para documentar una venta. Indica la forma exacta que tendrá la factura después de servir las mercancías. En el caso de ser aceptada será el primer paso del contrato de compraventa.
o Copias: Es un documento idéntico al original, que quedará en manos del emisor. Debe llevar la indicación copia.
o Duplicados: Es un documento idéntico al original, que quedará en manos del receptor. Debe aparecer el texto duplicado.
Según el contenido:
o Ordinaria: El documento da constancia de cualquier operación económica, tanto compraventa como prestación del servicio, indicándose toda la información de la operación.
o Rectificada: Indica las correcciones en la factura ordinaria por errores en los precios, descuentos, devoluciones… También permite determinar la devolución de las mercancías.
o Recapitulativa: Son un conjunto de facturas agrupadas y emitidas hacia un mismo destinatario. Todas las facturas se convierten en una única. El período que aglutinan es de un mes y en ellas debe realizarse una descripción de las operaciones.
Según los medios de transmisión:
o Tradicional: El documento se plasma en papel.
o Electrónica: El documento se redacta por medios electrónicos, telemáticos y firmados digitalmente.
Según los requisitos que contienen:
o Simplificada: Se presenta una factura con unos cuantos campos específicos omitidos. Sustituye a los tiques, que desaparecen. Se realizan facturas simplificadas cuando:
Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido) Facturas rectificativas.
Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria. Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior,
aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido):
Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.
Ventas o servicios en ambulancia.
Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
Transporte de personas y sus equipajes.
Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
Salas de baile y discotecas.
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Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
Utilización de instalaciones deportivas.
Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
Aparcamiento de vehículos.
Servicios de videoclub.
Tintorerías y lavanderías.
Autopistas de peaje
o Completa: Se presenta una factura con todos los campos, incluyendo los campos específicos. Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura competa.
Ejercicio 2
Realiza la factura nº 12, 10 días después del albarán, del ejercicio nº 1
Gráficamente sería así:
Calculo de la base imponible:
Los impuestos en la factura: sobre la base imponible aplicaremos unos tipos de IVA y
se obtendrá una cantidad a la que se llama Cuota de IVA.
Cálculo de la cuota de IVA
* =
Cálculo del importe total de la factura
+ =
Los porcentajes vigentes de IVA son:
Tipo superreducido: 4%
Tipo reducido: 10%
Tipo general: 21%
¿Qué es el Recargo de Equivalencia y quién debe aplicarlo?
El recargo de equivalencia es un régimen especial de IVA, obligatorio para comerciantes minoristas que no realicen ningún tipo de transformación en los
BASE IMPONIBLE IMPORTE
DE LA OPERACIÓN
GASTOS DESCUENTO
CUOTA TIPO
IMPOSITIVO BASE
IMPONIBLE
CUOTA TOTAL
FACTURA BASE
Página 8 productos que venden, es decir, para comerciantes autónomos que vendan al cliente final. Se aplica tanto a personas físicas de alta en autónomos como a las comunidades de bienes.
No se aplica en actividades industriales, de servicios o en el comercio mayorista. Existen algunas actividades exentas entre las que destacan joyerías, peleterías, concesionarios de coches, venta de embarcaciones y aviones, objetos de arte, gasolineras y establecimiento de comercialización de maquinaria industrial o minerales.
Los autónomos que en un ejercicio facturen más del 20% de sus ventas a clientes profesionales y empresarios pueden liberarse de esta obligación y pasar al régimen normal de IVA siempre y cuando informen a Hacienda al respecto a final de año aportando justificantes suficientes.
¿En qué consiste el recargo de Equivalencia?
Para el comerciante minorista supone pagar un IVA algo más alto del normal a cambio de no tener que presentar declaraciones de IVA a Hacienda. De esta manera paga el IVA directamente a su proveedor y se simplifica mucho su gestión del IVA. Sólo se aplica en facturas de bienes correspondientes a mercaderías o género.
Es el proveedor del comerciante el que debe incluir el recargo de equivalencia en sus facturas, diferenciado del IVA soportado, y considerar ambas cantidades como IVA repercutido en sus declaraciones de IVA.
Tipos del recargo de equivalencia
De acuerdo con el Real-Decreto Ley 20/2012 de medidas para garantizar la estabilidad presupuestaria y de fomento de competitividad, que incluye la subida del IVA, los tipos de recargo de equivalencia aplicables desde el 1 de septiembre de 2012 son:
El 5,2% para los artículos que tienen un IVA al tipo general del 21%.
El 1,4% para los artículos que tienen un IVA al tipo reducido del 10%.
El 0,5% para los artículos que tienen un IVA al tipo reducido del 4%.
El 0,75% para el tabaco.
Por ejemplo, un comerciante de alimentación que adquiera a su proveedor un pedido de 3.000 euros recibirá una factura de 3.000 + 21% de IVA + 5,2% de Recargo de equivalencia = 3.786 euros.
3.3 Cumplimentación y expedición de facturas.
Expedir facturas consiste en extender por escrito un documento donde se refleje la cantidad económica que percibe por unas mercancías o servicios.
A la hora de cumplimentar las facturas debes saber que tanto los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar facturas por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial. ¿Cuándo se produce esta obligación?.
Los casos en los que se contempla obligaciones de expedición de la factura son:
Cuando el destinatario es un empresario.
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Entrega de bienes objeto de instalación o montaje.
Exportaciones de bienes, excepto las realizadas en tiendas libres de impuestos.
Cuando el destinatario o exija.
Cuando el destinatario sea la Administración Pública.
Cuando el destinatario sea una persona jurídica que no actúe como empresario.
Además, cuando realizas la cumplimentación de las facturas debes tener presente que los campos obligatorios de una factura son:
Número de factura
Fecha de expedición
Razón social de emisor y receptor.
NIF de emisor y receptor.
Descripción de las operaciones, es decir las bases imponibles.
Tipo Impositivo (del impuesto)
Cuota tributaria.
Fecha de prestación del servicio (si es distinta a la expedición).
4. LA FACTURACION ELECTRONICA. NORMATIVA LEGAL
Una factura electrónica, también llamada comprobante fiscal digital, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
Para que la factura electrónica tenga validez debe estar completada con la firma electrónica, que le da validez legal permitiendo eliminar la factura en papel.
La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.
Una factura electrónica se construye en 2 fases:
Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.
Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma
Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:
que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y
que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).
Página 10 normativas y tiene diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible el uso de la factura electrónica, especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país.
Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad y ciertos formatos que faciliten la interoperabilidad.
b. Requerimientos para la emisión y recepción de facturas.
Los requerimientos para la emisión y recepción de una factura electrónica son más amplios que para la factura de papel porque tienen en cuenta los requisitos técnicos. Vamos conocerlos:
Los requisitos para el emisor de las facturas son:
Tener el consentimiento del receptor de la factura.
Hacer uso de una firma electrónica que autentifique y garantice la factura.
Tener guardada una copia de seguridad de la factura.
Disponer de los medios o técnicas que faciliten la rápida localización de las facturas.
Los requisitos para el receptor de las facturas son:
Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica.
Guardar las facturas recibidas digitalmente.
Disponer de un sistema de búsqueda de facturas que permita al receptor obtener cualquier factura rápidamente.
c. Ventajas y beneficios de la factura electrónica.
La facturación electrónica presenta una serie de requerimientos específicos tanto en la emisión como en la recepción de la misma. Pero además de estos requisitos, su utilización supone una serie de ventajas. Estas son:
Ahorro de costes: elimina el papel, los gastos postales, el personal necesario para la gestión.
Mejora medio-ambiental: Reduce el papel , prácticamente lo elimina.
Reducción de los tiempos de gestión: La gestión se realiza casi en tiempo real, por tanto, facilita la solución de discrepancias entre el emisor y el receptor.
Mejora de la eficacia: Al reducir las necesidades de operarios para esta tarea, se puede redirigir los recursos para otras necesidades.
Administración y contabilidad automatizada: La automatización del proceso permite reducir el número de operarios.
Agilidad a la hora de tomar decisiones: Se llega a resultados de forma muy rápida, lo que permite decidir sobre cuestiones de financiación, reduciendo los plazos para la toma de conclusiones.
Página 11 d. Facturación en divisas.
La facturación con divisas es una operación que se realiza en el momento que ejecutas operaciones con terceros países.
Debes tener presente que las divisas fluctúan, y esto es un factor que tu no puedes controlar.
Las razones por las que fluctúan las divisas son:
Inflación: Una inflación duradera puede provocar la depreciación de una divisa.
Rumores: Tanto intencionado o no, los rumores afectan a la imagen de una divisa y provocan que los inversores no deseen una determinada divisa provocando una bajada de valor.
Déficit comercial: Un déficit comercial importante genera una depreciación de la divisa.
Situación política: Una situación política inestable no atrae a los inversores.
Tipos de interés: Los tipos de interés elevados deprecian las divisas.
Expectativas económicas: Los mercados ante una buenas o malas perspectivas económicas actuarán provocando un aumento o disminución del valor de la divisa.
Por tanto, cuando realizas exportaciones a países no miembros de la UE incurres en un riesgo de depreciación de la divisa del tercer país.
Deberá expedirse factura y copia con cualquier operación realizada en terceros países. Podrá redactarse la factura en el idioma del país de origen, aunque no sea un idioma oficial de la UE.
Los importes de las facturas que figuran en una moneda de un país no miembro de la UE, serán consideradas válidas a condición de que el importe del impuesto aplicado se exprese en euros.
