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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
ÁREA ADMINISTRATIVA
TÍTULO DE MAGÍSTER EN AUDITORÍA INTEGRAL
Examen de Auditoría Integral a la Gestión de Tecnologías de la
Información del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del
Cantón Riobamba, correspondiente al período 2013.
TRABAJO DE TITULACIÓN
AUTOR:
Cadena Oleas, Byron Napoleón
DIRECTORA:
Parra Miño, Grace Lucía. Dra.
CENTRO UNIVERSITARIO RIOBAMBA
APROBACIÓN DE LA DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Magíster Lucía Parra
DOCENTE DE LA TITULACIÓN
De mi consideración:
El presente trabajo de titulación, denominado “Examen de Auditoría Integral a la Gestión de Tecnologías de la Información del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Riobamba, correspondiente al período 2013” realizado por Byron Napoleón Cadena Oleas, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por cuanto se aprueba la presentación del mismo.
Loja, julio de 2016
f)………
iii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
“Yo, Ing. Byron Napoleón Cadena Oleas, C.I.:060203733-5, declaro ser autor del presente trabajo de titulación “Examen de Auditoría Integral a la Gestión de Tecnologías de la Información del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Riobamba, correspondiente al período 2013”, de la titulación de Maestría en Auditoría Integral, siendo la Dra. Grace Lucia Parra Miño, C.I.: 1803062403, directora del presente trabajo; y eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales. Además certifico que las ideas, conceptos, procedimientos, y resultados vertidos en el presente trabajo investigativo, son de mi exclusiva responsabilidad.
Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 88 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”.
f………..………..
Ing. Byron Napoleón Cadena Oleas
DEDICATORIA
Con todo mi amor quiero dedicar este trabajo a mi esposa Verónica, a mis hijos: Matheo, Daniel, Sergio y Julián, razón de mi vida, quienes en la unidad de la familia han sido el soporte de mis deseos de superación.
A mis padres Belisa y Napoleón, por haberme dado la vida y haber inculcado en mí, principios y valores de un hombre de bien. A mi hermana Paty quien nunca dudó en apoyarme y darme siempre una voz de aliento para seguir adelante.
Y como no a mi buen Dios, por darme la dicha de hoy estar aquí junto a todos ustedes.
v
AGRADECIMIENTO
Quiero de la manera más sentida agradecer a todas aquellas personas que directa e indirectamente han contribuido y aportado a mi formación profesional: docentes, compañeros de aula, autoridades; de manera muy especial a mi Tutora de Tesis Dra. Grace Parra. A mis compañeros Vinicio, Cathy y Rolando con quienes sin escatimar esfuerzos encausamos este trabajo final.
Al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Riobamba, por haber brindado todas las facilidades en el desarrollo de la investigación.
A todos ustedes de todo corazón muchas gracias.
ÍNDICE DE CONTENIDO
CARÁTULA ... i
APROBACIÓN DE LA DIRECTORA DEL TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA... ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS ... iii
DEDICATORIA ... iv
AGRADECIMIENTO ... v
ÍNDICE DE CONTENIDO ... vi
ÍNDICE DE TABLAS ... ix
ÍNDICE DE FIGURAS ... xi
RESUMEN ... 1
ABSTRACT ... 2
INTRODUCCIÓN ... 3
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN ... 4
1.1. Descripción del estudio y justificación ... 5
1.2. Objetivo y resultados esperados ... 6
1.2.1. Objetivos ... 6
1.2.2. Resultados esperados ... 6
1.3. Alcance ... 7
1.4. Idea a defender o hipótesis ... 7
1.5. Presentación de la memoria... 7
CAPÍTULO II: MARCO REFERENCIAL ... 8
2.1. Marco teórico ... 9
vii
2.1.2. Importancia y contenido del informe de aseguramiento ... 17
2.2. Descripción conceptual y criterios principales de los componentes de auditoría integral 17 2.2.1. Auditoría financiera ... 17
2.2.2. Auditoría de control interno ... 22
2.2.3. Auditoría de cumplimiento... 25
2.2.4. Auditoría de gestión ... 28
2.3. Proceso de auditoría integral ... 33
2.3.1. Planificación ... 33
2.3.2. Ejecución ... 34
2.3.3. Comunicación de resultados ... 36
2.3.4. Seguimiento... 39
CAPÍTULO III: ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ... 41
3.1. Antecedentes ... 42
3.1.1. Misión, visión y valores organizacionales ... 43
3.1.2. Estructura orgánica ... 44
3.2. Conceptualización de los procesos de la empresa. ... 46
3.2.1. Cadena de valor (Mapa de procesos). ... 46
3.3. Importancia del proceso de Gestión de Tecnologías de la Información ... 48
3.4. Análisis FODA ... 48
CAPÍTULO IV: INFORME DE AUDITORÍA INTEGRAL ... 53
4.2. Parte responsable ... 55
4.3. Responsabilidad del auditor ... 55
4.4. Limitaciones ... 55
4.5. Estándares aplicables... 55
4.6. Opinión sobre la razonabilidad de las cuentas relacionadas a Gestión de Tecnologías de la Información ... 55
4.7. Comentarios, conclusiones y recomendaciones... 56
4.7.1. De control interno ... 56
4.7.2. De Gestión ... 60
4.7.3. De auditoría financiera ... 66
4.7.4. De cumplimiento ... 67
4.8. Plan de implementación de recomendaciones ... 69
4.9. Presentación y aprobación del informe ... 71
5. DEMOSTRACIÓN DE LA HIPÓTESIS ... 73
CONCLUSIONES ... 74
RECOMENDACIONES ... 75
BIBLIOGRAFÍA ... 76
ANEXOS ... 78
Anexo 1: Modelo de encuesta aplicada ... 78
Anexo 2: Resultados de encuestas aplicadas ... 79
ix
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Normas Internacionales de Auditoría ... 12
Tabla 2: Técnicas de Verificación de Auditoría ... 14
Tabla 3: Riesgos de auditoría ... 15
Tabla 4: Normas Internacionales de Información Financiera ... 20
Tabla 5: Principios de Control Interno ... 25
Tabla 6: Indicadores de eficacia, eficiencia y calidad. ... 30
Tabla 7: Atributos del Hallazgo ... 35
Tabla 8: Desarrollo de Hallazgos ... 36
Tabla 9: Matriz FODA ... 48
Tabla 10: Perfil estratégico interno ... 49
Tabla 11: Perfil estratégico externo ... 50
Tabla 12: Calificación Medios Internos ... 51
Tabla 13: Ponderación Fortalezas y Debilidades ... 51
Tabla 14: Calificación Medios Externos ... 52
Tabla 15: Ponderación Oportunidades y Amenazas ... 52
Tabla 16: Funciones y responsabilidades por escrito ... 79
Tabla 17: Infraestructura tecnológica ... 80
Tabla 18: Seguridad de la información ... 81
Tabla 19: Modelo de Información Organizacional ... 82
Tabla 21: Equipos complementarios ... 84
Tabla 22: Comunicación con otras áreas ... 85
Tabla 23: Datos generales Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información ... 101
Tabla 24: Financiamiento Gestión de Tecnologías de la Información ... 102
Tabla 25: Funcionarios Gestión de Tecnologías de la Información ... 102
Tabla 26: Sistemas de información ... 103
Tabla 27: Cronograma de trabajo ... 105
xi
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Objetivos de la Auditoría Integral... 10
Figura 2: Alcance de Auditoría Integral ... 10
Figura 3: NAGA´S ... 11
Figura 4: Proceso de auditoría financiera ... 21
Figura 5: Evolución del COSO ... 23
Figura 6: Proceso de auditoría integral ... 24
Figura 7: Características de un indicador ... 31
Figura 8: Dimensiones a evaluar por medio de indicadores ... 31
Figura 9: Proceso de Auditoría de Gestión ... 32
Figura 10: Proceso de auditoría integral ... 40
Figura 11: Organigrama por procesos del GADMR ... 44
Figura 12: Proceso de Gestión de Tecnologías de la Información ... 45
Figura 13: Mapa de procesos del GADMR ... 47
Figura 14: Funciones y responsabilidades por escrito ... 79
Figura 15: Infraestructura tecnológica ... 80
Figura 16: Seguridad de la información ... 81
Figura 17: Modelo de Información Organizacional ... 82
Figura 18: Plan de Mantenimiento ... 83
Figura 19: Equipos complementarios ... 84
Figura 21: Organigrama por procesos GADM Riobamba ... 100
Figura 22: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-12 ... 134
Figura 23: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-01 ... 147
Figura 24: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-02 ... 149
Figura 25: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-03 ... 151
Figura 26: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-04 ... 153
Figura 27: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-05 ... 155
Figura 28: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-06 ... 157
Figura 29: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-07 ... 159
Figura 30: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-08 ... 161
Figura 31: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-09 ... 163
Figura 32: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-10 ... 165
Figura 33: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-11 ... 167
Figura 34: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-12 ... 169
Figura 35: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-13 ... 171
Figura 36: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-14 ... 173
Figura 37: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-15 ... 175
Figura 38: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-16 ... 177
Figura 39: Nivel de confianza y riesgo NCI 410-17 ... 180
Figura 40: Nivel de confianza y riesgo global ... 182
1 RESUMEN
La presente investigación consiste en la realización de un Examen de Auditoría Integral a la Gestión de Tecnologías de la Información del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Riobamba, correspondiente al período 2013, mismo que permitirá evaluar el cumplimiento y aplicación de las Normas de Control Interno grupo 410, Tecnologías de la Información, emitidas por la Contraloría General del Estado.
El proceso de auditoría inicia con la planificación, etapa en donde se efectúa el conocimiento preliminar y un diagnóstico para conocer la situación actual del área a examinar, así mismo, se establecen los procedimientos a efectuarse durante el examen. Posteriormente se realiza la evaluación financiera, gestión, control interno y cumplimiento, mediante la aplicación de cuestionarios, se obtiene evidencia suficiente y competente de cada uno de los procedimientos de auditoría, además se definen los hallazgos, que son las debilidades de la entidad.
Como resultado del proceso efectuado, se elabora el informe final de auditoría integral, que contempla comentarios, conclusiones y recomendaciones, encaminados a la oportuna toma de decisiones, es este el documento que evidencia la fase final denominada, comunicación de resultados.
ABSTRACT
For this research, during the 2013 period I conducted a comprehensive audit of the information technology administration of the Municipal, Decentralized, and Autonomous Government (GAD) of Riobamba Canton. This audit permited me to evaluate how the canton has fulfilled and applied the Group 410 Regulations for Internal Control regarding information technology issued by the General Comptroller´s Office of Ecuador.
I began my audit with administrative planning. This is phase that gave me a preliminary look at the situation. Based on this initial data, I assessed the current situation of regulatory compliance. In addition, I established the procedures to be used during the audit. After that, I conduced audits of the financial, management, and internal control functions using questionnaires. I obtained a sufficient amount of reliable and pertinent data for each of the auditing phases. Finally, I clarified my findings, i.e., I defined the weaknesses of each function.
As a result, I prepared a final report of the comprehensive audit that includes commentaries, conclusions, and recommendations to facilitate timely and appropriate decision-making. This document represents the final phase referred to as the “Results Report.”
3
INTRODUCCIÓN
Un examen de Auditoría Integral a la Gestión de Tecnologías de la Información es una evaluación objetiva, sistemática y selectiva de las normas y procesos de una entidad, con el fin de emitir una opinión profesional respecto a la eficiencia y eficacia en el uso de los recursos informáticos, integridad de la información y calidad en los servicios automatizados.
El proyecto de tesis aplicado al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal Riobamba, se constituye en un referente de auditoría interna, practicado a la Gestión de Tecnologías de la Información, que orienta posibles soluciones y traducidas en recomendaciones permitirán mejorar la gestión pública al tomar decisiones oportunas.
La investigación se estructura de la siguiente manera:
El Capítulo I, describe las generalidades de la investigación: justificación, objetivos, resultados esperados, idea a defender o hipótesis y presentación.
El Capítulo II, presenta el marco referencial de la Auditoría de Gestión de Tecnologías de la Información, lo que permitirá sustentar el proceso de auditoría a ser efectuado posteriormente y la metodología a seguir.
El Capítulo III, está enmarcado en las generalidades de la empresa, en este caso del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal Riobamba, sus antecedentes, objetivos, estructura orgánica, procesos, importancia de los procesos; se presenta además, el análisis FODA, para tener conocimiento de la situación actual de la institución.
El Capítulo IV, expone el resultado del proceso de Auditoría, el informe final que enmarca los comentarios, conclusiones y recomendaciones de la acción de control efectuada, encaminando a la oportuna toma de decisiones.
5 1.1. Descripción del estudio y justificación
La necesidad de disponer de informes integrales de evaluación se presenta como una alternativa válida para enfrentar los retos del control en las empresas de toda índole. Las orientaciones específicas de las auditorías financieras y de gestión, si bien han proporcionado aportes importantes para el mejoramiento de la gestión empresarial, no cubren todos los enfoques.
La auditoría integral constituye una alternativa a los esquemas de control vigentes en el Ecuador. Su adopción en otros países, demuestra la utilidad de un enfoque completo y holístico de la auditoría. La credibilidad de la información financiera no garantiza el cumplimiento de todos los requisitos legales, de control interno y operativos requeridos para obtener una interpretación acertada con respecto al desempeño organizacional.
Organizaciones internacionales como la Federación Internacional de Contadores y el Consejo de Estándares Internacionales de Auditoría y Servicios de Aseguramiento, reconocen la necesidad de ampliar la cobertura de servicios de control y seguridad para posicionar con mayor fuerza la auditoría.
El valor de la información está relacionado de manera directa con la forma en que esta ayuda a las personas que toman las decisiones a alcanzar las metas de la organización. La información ayuda al personal de las organizaciones y a sus autoridades a realizar tareas de una manera más eficiente y eficaz. La mayoría de las corporaciones tienen como meta principal disminuir sus costos, mediante el uso de los sistemas de información, en nuestro caso la importancia de contar con información exacta, segura, económica, accesible y oportuna se convierten en características que permitan mejorar la prestación de servicios a los ciudadanos.
Según el Informe General de auditoría practicado al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Riobamba, emitido por la Contraloría General del Estado N° DATI-0002-2013, aprobada el 30 de septiembre del 2013, se determinó hallazgos como: transferencias electrónicas realizadas a través del sistema SPI-SP1, sin fundamento legal o contractual; inadecuada administración de identificador de usuario, clave y combinación de coordenadas
1 Sistema de Pago Interbancario del Sector Público. Mecanismo de pago electrónico por medio del cual los
de la tarjeta del sistema SPI-SP en el GADM Riobamba; no existe implementación y gestión de pistas de auditoría en las operaciones del sistema SIG-AME y en los accesos al sistema SPI-SP; no existe definición y formalización de procesos, procedimientos o actividades para el monitoreo y manejo de alertas de las operaciones del SIG-AME y accesos al sistema SPI-SP, entre otras; que ha decir de las autoridades de control se constituyen presuntamente en causa para que en este año se produjera un importante desvío de fondos por alrededor de 13 millones de dólares.
Con los antecedentes expuestos, se considera importante realizar un Examen de Auditoría Integral a la Gestión de Tecnologías de la Información del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Riobamba.
1.2. Objetivo y resultados esperados
1.2.1. Objetivos
General
Realizar una Examen de Auditoría Integral a la Gestión de Tecnologías de la Información del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Riobamba, correspondiente al período 2013.
Específicos
1. Ejecutar todas las fases del proceso de auditoría integral orientado a la Gestión de Tecnologías de la Información del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Riobamba.
2. Opinar sobre la razonabilidad de los saldos, el sistema de control interno, el cumplimiento de las principales disposiciones legales y la gestión de tecnologías de la información.
3. Generar el informe de examen integral y las pertinentes acciones correctivas.
1.2.2. Resultados esperados
Archivo de papeles de trabajo suficientes y pertinentes.
Informe de auditoría.
7 1.3. Alcance
El presente examen especial de auditoría integral incluye el siguiente alcance, en función de la cobertura de auditoría:
Componente o área evaluada: Gestión de Tecnologías de la Información
Período cubierto: Año 2013
1.4. Idea a defender o hipótesis
El Examen de Auditoría Integral a la Gestión de Tecnologías de la Información, correspondiente al año 2013, permitirá obtener una evaluación de los aspectos financieros, de control interno, de cumplimiento y de gestión, y generará un informe de aseguramiento que soporte de manera adecuada las decisiones gerenciales y proporcione acciones de mejoramiento para el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Riobamba.
1.5. Presentación de la memoria
9 2.1. Marco teórico
La revolución de las Tecnologías de Información ha tenido un profundo efecto en la administración de las organizaciones, mejorando la habilidad de los administradores para coordinar y controlar las actividades de la organización ayudándolos a tomar decisiones mucho más efectivas. Hoy en día el uso de las Tecnologías de Información se ha convertido en un componente central de toda empresa o negocio que busca un crecimiento sostenido.
Es por ello, que muchas organizaciones y entre ellas los Gobiernos Autónomos Descentralizados implantaron para sus modelos de gestión la incorporación de Tecnologías para mejorar y elevar el trabajo que realizan y los servicios que ofertan; sin embargo, se dejó de lado la forma de controlar si estas tecnologías implantadas apoyaban a alcanzar sus objetivos, es decir ver si se encontraban bien enfocadas según normas que permitan garantizar el uso de los recursos tecnológicos de manera eficaz y eficiente.
La auditoría integral, en este caso, se aplica para evaluar la Gestión de Tecnologías de la Información del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Riobamba, desde el punto de vista financiero, de gestión, cumplimiento y control interno, enmarcado en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y Normas Internacionales de Auditoría.
El objetivo final del presente trabajo es la emisión del informe de auditoría, mismo que contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones, que serán utilizadas por la máxima autoridad y responsables para la toma de decisiones.
2.1.1. Marco conceptual de la Auditoría Integral
Blanco (2012) indica que “la auditoría integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un período determinado, evidencia relativa a la siguiente temática: la información financiera, la estructura del control interno financiero, el cumplimiento de las leyes y regulaciones pertinentes y la conducción ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos; con el propósito de informar sobre el grado de correspondencia entre estos temas y los criterios o indicadores establecidos para su evaluación” (p. 4).
fases del proceso de auditoría y en apego de la normativa vigente, poder emitir el informe final, que contribuya al mejoramiento de dicha dependencia.
La figura 1 muestra los objetivos de una auditoría integral, según Yanel Blanco Luna:
Figura 1: Objetivos de la Auditoría Integral
Fuente: Yanel Blanco Luna (2012) Elaborado por: Napoleón Cadena Oleas
Alcance de auditoría integral: la auditoría integral comprende varias áreas de control como lo indica la figura 2:
Figura 2: Alcance de Auditoría Integral
Fuente: Yanel Blanco Luna (2012) Elaborado por: Napoleón Cadena Oleas
Evaluar si el control interno financiero se ha diseñado y aplicado en forma efectiva para cumplir con los objetivos propuestos.
Si la entidad se ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos. El grado en que la administración ha cumplido adecuadamente con las obligaciones y atribuciones que han sido asignadas y si tales funciones se han ejecutado de manera eficiente, efectiva y económica.
Establecer si las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. El propósito de esa revisión es proporcionar al auditor una certeza razonable sobre si las operaciones de la entidad se conducen de acuerdo con las leyes y reglamentos que las rigen.
Expresar una opinión sobre si los estados financieros objetos del examen están preparados de acuerdo a las normas de contabilidad y revelaciones que le son aplicables.
AUDITORÍA INTEGRAL
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Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas NAGA´S: son los principios en los que debe basarse el auditor para efectuar su trabajo. El American Institute of Certified Public Accountants AICPA, aprobó 10 normas, mismas que se presentan en la figura 3.
[image:23.595.86.572.226.665.2]Normas Internacionales de Auditoría: fueron expedidas por la Federación Internacional de Contadores, son parámetros que se establecen para que el auditor ejecute su trabajo acertadamente, en la Tabla 1 se describen las más importantes.
Figura 3: NAGA´S
Fuente: Guía de Auditoría. Bailey (1998) Elaborado por: Napoleón Cadena Oleas
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas
Normas Generales o Personales
Entrenamiento y capacidad profesional
Independencia
Cuidado o esmero profesional.
Normas de Ejecución del Trabajo
Planeamiento y Supervisión
Estudio y Evaluación del Control Interno
Evidencia Suficiente y Competente
Normas de Preparación del Informe
Aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.
Consistencia
Revelación Suficiente
Tabla 1: Normas Internacionales de Auditoría
Fuente: Guía de Auditoría. Bailey (1998) Elaborado por: Napoleón Cadena Oleas
•Su propósito es establecer lineamientos sobre el objetivo y los principios generales que gobiernan una auditoría de estados financieros.
•El objetivo de una auditoría de estados financieros es expresar la razonabilidad de los estados financieros.
200 – Objetivo y principios generales que gobiernan una auditoría de estados financieros
•Se refiere a los papeles de trabajo que el auditor elabora para documentar su trabajo.
230 –Documentación
•Fraude: acción intencional que da como resultado una representación errónea de los estados financieros.
•Error: equivocaciones no intencionales en los estados financieros.
240 –Fraude y error
•El auditor debe considerar la normativa y leyes vigentes para sustentar su trabajo.
250 –Consideración de Leyes Y Reglamentos
•Implica desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados en la auditoría.
300 –Planeación
•El auditor deberá obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno suficiente para planear la auditoría y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo., que permita identificar los riesgos : inherente, de control y de detección.
400 –Evaluaciones de riesgo y control interno
•Se refiere a la cantidad y calidad de evidencia de auditoría que se obtiene cuando se auditan estados financieros, y los procedimientos para obtener dicha evidencia de auditoría.
500 –Evidencia de auditoría
•El término "hechos posteriores" se usa para referirse tanto a los hechos que ocurren entre el final del periodo y la fecha del dictamen del auditor, así como a los hechos descubiertos después de la fecha del dictamen del auditor.
560 –Hechos posteriores
•Su propósito es establecer normas y proporcionar lineamientos a los auditores externos al considerar el trabajo de auditoría interna.
610 –Consideraciones del trabajo de auditoría interna
•El propósito de esta norma es proporcionar lineamientos en cuanto al contenido del dictamen emitido por el auditor.
13
Archivo Corriente: este archivo contiene los papeles de trabajo que el auditor obtuvo en la organización y elaboró durante el trabajo de campo, incluye la planificación, evaluación al control interno, programas, cédulas, que constituyen la evidencia del trabajo efectuado.
Archivo Permanente o Continuo: contiene la información general de carácter permanente, como un punto clave de referencia para conocer la entidad, su misión básica y los principales objetivos.
Evidencia: El auditor deberá obtener la evidencia suficiente y competente a través de la ejecución de sus procedimientos para emitir las conclusiones y fundamentar su opinión.
Las evidencias de auditoría constituyen los elementos de prueba que obtiene el auditor sobre los hechos que examina y cuando éstas son suficientes y competentes, son el respaldo del examen y sustentan el contenido del informe.
El Manual de Auditoría de Gestión de la Contraloría General del Estado (2001), expone:
“Para que se convierta en una evidencia de auditoría, se requiere que sea:
a. Evidencia Suficiente.- Se refiere a la cantidad de documentación obtenida en los límites de tiempo y costos razonables.
b. Evidencia Competente.- Cuando, de acuerdo a su calidad, son válidas y relevantes” (p. 66)
El auditor dedica la mayor parte de su trabajo a la obtención o elaboración de las evidencias, lo que logra mediante la aplicación de las técnicas de auditoría, mismas que se exponen en la tabla 2.
Evaluación de riesgo: Wittington (1999) expone “puesto que una auditoría comprende la obtención de evidencia sobre cada cifra o cuenta material en los estados financieros, el riesgo de auditoría puede evaluarse en el nivel de la afirmación. Para cada cuenta, el riesgo consiste en la posibilidad de que:
1) Se haya presentado un error material, puede separarse en dos componentes: riesgo inherente y riesgo de control.
La Norma Internacional de Auditoría 6 establece que el riesgo de auditoría significa el riesgo de que el auditor dé una opinión de auditoría inapropiada cuando los estados financieros están elaborados en forma errónea de una manera importante. El riesgo de auditoría tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección.
Riesgo inherente es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una
representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados.
Riesgo de control es el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir en el
saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.
Riesgo de detección es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no
detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases (p.1).
La tabla 3 muestra cómo puede variar el nivel aceptable de riesgo de detección, basado en evaluaciones de los riesgos inherentes y de control.
Tabla 2: Técnicas de Verificación de Auditoría
VERIFICACIÓN TÉCNICA
Ocular
Comparación Observación Rastreo
Verbal
Indagación Entrevista Encuesta
Escrita
Análisis Conciliación Tabulación
Documental
Comprobación Cálculo Revisión Selectiva
15
Tabla 3: Riesgos de auditoría
RIESGO DE AUDITORÍA RIESGO DE CONTROL
Alta Media Baja
RIESGO INHERENTE Alta Media Baja
Lo más baja Más baja Más alta
Más baja Media Más alta
Media Más alta Lo más baja
Fuente: NIA 6
Elaborado por: Napoleón Cadena Oleas
Las áreas sombreadas en esta tabla se refieren al riesgo de detección.
Hay una relación inversa entre el riesgo de detección y el nivel combinado de los riesgos inherente y de control. Por ejemplo, cuando los riesgos inherentes y de control son altos, los niveles aceptables del riesgo de detección necesitan ser bajos para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo. Por otra parte, cuando los riesgos inherente y de control son bajos, un auditor puede aceptar un riesgo de detección más alto y aún así reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo.
Nivel de confianza y riesgo
“El nivel de confianza es un valor relativo o porcentual que indica el grado de cumplimiento de los controles internos diseñados a nivel general y para cada componente, sistema, rubro, cuenta, etc”. (Velásquez, 2012, p. 27).
Se representa como NC y se calcula con la fórmula:
NC=CT
PT X 100,
donde:
NC: El nivel de confianza es inversamente proporcional al nivel de riesgo (NR).
CT: Calificación Total, que es la suma de respuestas positivas resultantes de la aplicación de la matriz de pruebas y/o cuestionarios de control interno.
PT: Es la ponderación total o número total de pruebas aplicadas, en función del cuestionario diseñado y de las operaciones iniciales evaluadas.
NR = 100% - NC
Papeles de trabajo: según el Manual de Auditoría Financiera (2001), los papeles de trabajo
“son el conjunto de cédulas, documentos y medios magnéticos elaborados por el auditor, producto de la aplicación de técnicas, procedimientos y más técnicas de auditoría, que sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados revelados en el informe” (p. 119).
Programas de auditoría: El Manual de Auditoría Financiera (2001) define a un programa de auditoría como “un enunciado lógico ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoría a ser empleados, así como la extensión y oportunidad de su aplicación, que sirve como guía de los procedimientos a ser aplicados durante el curso del examen y como registro permanente de la labor efectuada. Constituyen esquemas detallados por adelantado del trabajo a efectuarse y contienen objetivos y procedimientos que guían el desarrollo del mismo” (p. 160).
Índices de los papeles de trabajo: tienen como fin, facilitar el acceso a la información contenida en los papeles de trabajo por parte de los auditores y otros usuarios, así como sistematizar su ordenamiento. Se escriben en el ángulo superior derecho de cada hoja, por lo general de color rojo.
Marcas de auditoría: se conocen también como claves de auditoría, son signos o símbolos convencionales que utiliza el auditor, para identificar el tipo de procedimiento, tarea o pruebas realizadas en la ejecución de un examen. El uso de marcas simples facilita el entendimiento de cada una de las operaciones que se ejecutaron en los papeles de trabajo.
Los siguientes símbolos han sido aceptados como marcas de auditoría uniforme:
* Observado
∑ Cálculos
€ Sin respuesta
√ Comprobado
≠ Diferencias encontradas Ø Inspeccionado
17
2.1.2. Importancia y contenido del informe de aseguramiento
Se denomina también informe final, es el producto de la fase comunicación de resultados. El auditor elabora este documento para indicar las conclusiones y recomendaciones del examen de manera resumida y concisa.
Blanco (2012) establece la siguiente estructura del informe de aseguramiento:
Título
Destinatario
Descripción del contrato y la identificación de la materia sujeto
Declaración de responsabilidad
Estándares bajo los cuales se realizó el contrato
Criterio de la auditoría
Conclusión del auditor
Fecha del informe
Lugar de elaboración
Nombre y firma del auditor (p. 62).
Finalmente, el informe detalla los hallazgos detectados en el transcurso del examen, y mediante las recomendaciones emitidas contribuye a la toma de decisiones oportuna de la máxima autoridad y responsables.
2.2. Descripción conceptual y criterios principales de los componentes de auditoría integral
2.2.1. Auditoría financiera
Sánchez (2006) expone “es el examen de los estados financieros básicos preparados por la administración de una entidad económica, con el objeto de opinar respecto a si la información que incluyen está estructurada de acuerdo con las normas de información financiera aplicables a las características de sus transacciones” (p. 2)
La NIA 1 (2002) establece que “el objetivo de una auditoría de estados financieros es hacer
posible al auditor expresar una opinión sobre si los estados financieros están preparados, respecto de todo lo sustancial, de acuerdo con un marco de referencias para informes financieros identificado, con la finalidad de dar una visión verdadera y justa” o “presentar
razonablemente, respecto de todo lo sustancial (p. 1).
Analizadas estas definiciones podemos decir que la auditoría financiera es una evaluación de las operaciones financieras que se realizaron durante un período determinado, con la finalidad de emitir una opinión acerca de la razonabilidad de los saldos y si los estados financieros se elaboraron acorde a la normativa aplicable.
Afirmaciones Financieras
Los activos, pasivos, ingresos, gastos y demás hechos económicos se resumen y presentan como saldos en los estados financieros, en relación con:
La veracidad de las transacciones individuales y de los saldos;
La integridad de las transacciones individuales y la consecuente razonabilidad de los saldos;
La adecuada valuación y exposición en los estados contables, de los saldos resultantes de las transacciones individuales. (Slosse, C. y otros, 1995. p.31)
Lo que es concordante con lo que manifiesta el Manual de Auditoría Financiera (2001) en cuanto a las aseveraciones financieras:
V: Veracidad (La información debe ser confiable) I: Integridad (La información debe ser completa)
V: Valuación (La información debe poder medirse con fiabilidad)
E: Expresión (La información debe ser un reflejo de las hechos más relevantes de la entidad) (p. 112)
19
Estado de Situación Financiera
Estado de Resultados
Estado de Cambios en el Patrimonio
Estado de Flujos del efectivo
Notas explicativas a los estados financieros.
Los cuatro primeros estados son de exclusiva responsabilidad de la empresa y el departamento de contabilidad, las notas aclaratorias a los estados financieros son una parte integral de los mismos.
A nivel mundial, se reemplazaron las Normas Internacionales de Contabilidad por las Normas Internacionales de Información Financiera, con el fin de utilizar un mismo lenguaje contable y que en cualquier lugar los estados financieros puedan ser interpretados de igual forma.
En el Ecuador, ante el pedido del Gobierno Nacional de prorrogar la entrada en vigencia de las NIIF, para permitir que los empresarios del país puedan enfrentar de mejor manera los posibles impactos de la crisis financiera global, el 20 de Noviembre del 2008 mediante Resolución No. 08.G.DSC, la Superintendencia de Compañías resolvió establecer un cronograma de aplicación obligatoria de las NIIF por parte de las compañías y entes sujetos al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías.
Las NIIF son un conjunto de Normas, leyes y principios que establecen los requisitos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar que se refieren a las transacciones y sucesos económicos que son importantes en los estados financieros con propósitos generales y sucesos que surgen en sectores económicos específicos.
El objetivo de estas normas es reflejar la imagen fiel de la empresa, tanto en su aspecto operacional como en su situación financiera.
Tabla 4: Normas Internacionales de Información Financiera
NORMA INTERNACIONAL DE
INFORMACIÓN FINANCIERA OBJETIVO
NIIF 1. Adopción por primera vez de las NIIF
Asegurar que los Estados Financieros emitidos por la entidad cuando se adopta por primera vez las NIIF sean de alta calidad y cumplan con los requisitos de:
Información transparente y comparable.
Genere un punto de partida para la contabilización. No genera costos excesivos para ser obtenida.
NIIF 2. Pagos basados en acciones
Requiere que la entidad refleje en el resultado del período y en su posición financiera, los efectos de las transacciones con pagos basados en acciones, incluyendo los gastos asociados a las transacciones en las que se conceden opciones sobre acciones a los empleados
NIIF 3. Combinaciones de Negocios
Mejorar la relevancia, la fiabilidad y la comparabilidad de la información sobre las combinaciones de negocios y sus efectos, que una empresa proporciona a través de sus estados financieros
NIIF 4. Contratos de Seguro
Especificar la información financiera que debe ofrecer, sobre los contratos de seguro, la entidad emisora (aseguradora), hasta que el IASB complete la segunda fase de su proyecto sobre contratos de seguro.
NIIF 5. Activos no corrientes
mantenidos para la venta y actividades interrumpidas
Especificar el tratamiento contable de los activos para la venta, y la presentación e información a revelar sobre las actividades interrumpidas.
NIIF 6. Exploración y evaluación de recursos minerales
Especificar la información financiera relativa a la exploración y evaluación de recursos minerales
NIIF 7. Instrumentos financieros: información a revelar
Aplica a todas las entidades, incluyendo a las que tienen pocos instrumentos financieros (la mayoría de entidades suelen tener como únicos instrumentos financieros, cuentas por cobrar comerciales y cuentas por pagar comerciales) y a las que tienen muchos instrumentos financieros.
NIIF 8. Segmentos de operación
Una entidad revelará información que permita que los usuarios de sus estados financieros evalúen la naturaleza y los efectos financieros de las actividades de negocio que desarrolla y los entornos económicos en los que opera.
NIIF 9. Instrumentos financieros Se debe clasificar a los pasivos financieros utilizando el método de
interés efectivo.
NIIF 10. Estados financieros
consolidados
Establecer los principios para la presentación y preparación de estados financieros consolidados cuando una entidad controla una o más entidades distintas.
NIIF 11. Acuerdos conjuntos
Establecer los principios para la presentación de información financiera por entidades que tengan una participación en acuerdos que son controlados conjuntamente.
NIIF 12. Información a revelar sobre participaciones en otras entidades.
Revelará la naturaleza de la información en las participaciones en otras entidades, los riesgos y los efectos en la situación financiera.
NIIF 13. Medición del valor razonable
Se usará cuando otra NIIF requiera o permita mediciones a valor razonable o información a revelar sobre mediciones a valor razonable.
21 Proceso de auditoría financiera
Figura 4: Proceso de auditoría financiera
Fuente: Manual de Auditoría Financiera Gubernamental – CGE (2001) Elaborado por: Napoleón Cadena Oleas
FASE I: A. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
- Conocimiento entidad
- Obtención información
- Evaluación preliminar Control
Interno
FASE I: B. PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
- Evaluación de Riesgos
- Determinación enfoque de
auditoría
FASE II: EJECUCIÓN
- Aplicación Pruebas de
Cumplimiento
- Aplicación de Pruebas
Analíticas
- Aplicación Pruebas
Sustantivas.
- Evaluación resultados y
conclusiones
Informe Final de Auditoría
PAPELES DE TRABAJO
FASE III: INFORME
- Dictamen
- Estados Financieros
- Notas
- Comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
Seguimiento de
2.2.2. Auditoría de control interno
Mantilla (2005) expone “Control interno es un proceso, ejecutado por la máxima autoridad de la entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes categorías: Efectividad y eficiencia de las operaciones; Confiabilidad en la información financiera; Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables” (p. 14).
La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (2002) en su Artículo 9 publica: “El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales”.
Esta definición es concordante con la expuesta por el Comité de Organizaciones participantes (COSO 2013) que dice: "El control interno es un proceso efectuado por la alta dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones,
Fiabilidad de la información financiera,
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables” (p. 3). La figura 5 resume este enfoque.
Según Madariaga (2004), “el control interno comprende el plan de organización y todos los
métodos y medidas coordinadas, adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables, promover la eficiencia y estimular el seguimiento de los métodos establecidos por la dirección” (p. 65).
Madariaga (2004) expone que “el control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas coordinadas, adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables, promover la eficiencia y estimular el seguimiento de los métodos establecidos por la dirección” (p. 65).
23
financieros, sino un fin en sí mismo mediante el cual se practica una auditoría a los controles internos para concluir o rendir informe sobre ellos.
[image:35.595.88.540.215.452.2]Evolución del Control Interno COSO (1992)
Figura 5: Evolución del COSO
Fuente: Control interno – marco integrado, resumen ejecutivo (2013). Elaborado por: Napoleón Cadena Oleas
Control Interno COSO 2013
Figura 6: Proceso de auditoría integral
Fuente: Manual de Auditoría Gubernamental – CGE (2001) Elaborado por: Napoleón Cadena Oleas
Ambiente de control: el componente más importante de cualquier empresa es su gente, los valores éticos, el ambiente en que se desarrolla, la competencia. El talento humano es el motor de toda organización y el fundamento de todas las actividades que se ejecutan.
Valoración de riesgos: la entidad debe conocer los riesgos a los que está expuesta y buscar mecanismos para identificarlos, contrarrestarlos y en lo posible, eliminarlos, para ello se deben establecer objetivos relacionados entre cada una de las áreas de la empresa de manera que opere concertadamente.
Actividades de Control: es necesario que se establezcan y ejecuten políticas y procedimientos que aseguren el manejo de riesgos identificados y la consecución de objetivos de la entidad.
Información y comunicación: ayudan al personal a intercambiar información con el objetivo de conducir, administrar y controlar las operaciones.
Monitoreo: se debe monitorear el proceso en conjunto, para que pueda adaptarse a cambios, a medida que las condiciones lo justifiquen.
Además se formalizan 17 principios relevantes que ya estaban implícitos en un sistema con control interno efectivo:
Ambiente de control.
Valoración de riesgos.
Actividades de Control. Información y
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Tabla 5: Principios de Control Interno
Fuente: Control interno – marco integrado, resumen ejecutivo (2013). Elaborado por: Napoleón Cadena Oleas
2.2.3. Auditoría de cumplimiento
Blanco (2012) señala que “es la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad, para establecer que dichas operaciones se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. Esta auditoría se practica mediante la revisión de los
AMBIENTE DE CONTROL 1. Demostrar compromiso con la integridad y valores éticos.
2. El consejo de administración ejerce su responsabilidad de supervisión del control interno.
3. Establecimiento de estructuras, asignación de autoridades y responsabilidades. 4. Demuestra su compromiso de reclutar, capacitar y retener personas competentes. 5. Retiene a personal de confianza y comprometido con las responsabilidades de control
interno.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
6. Se especifican objetivos claros para identificar y evaluar riesgos para el logro de los objetivos.
7. Identificación y análisis de riesgos para determinar cómo se deben mitigar. 8. Considerar la posibilidad del fraude en la evaluación de riesgos.
9. Identificar y evaluar cambios que podrían afectar significativamente el sistema de control interno.
ACTIVIDADES DE CONTROL
10. Selección y desarrollo de actividades de control que contribuyan a mitigar los riesgos a niveles aceptables.
11. La organización selecciona y desarrolla actividades de controles generales de tecnología para apoyar el logro de los objetivos.
12. La organización implementa las actividades de control a través de políticas y procedimientos.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
13. Se genera y utiliza información de calidad para apoyar el funcionamiento del control interno.
14. Se comunica internamente los objetivos y las responsabilidades de control interno. 15. Se comunica externamente los asuntos que afectan el funcionamiento de los controles
internos.
ACTIVIDADES DE MONITOREO
16. Se lleva a cabo evaluaciones sobre la marcha y por separado para determinar si los componentes del control interno están presentes y funcionando.
documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad”. (p.362)
En otras palabras se puede definir a la Auditoría de cumplimiento como la evaluación a las operaciones de la empresa en apego a las leyes, normas y demás regulaciones aplicables.
Responsabilidad de la administración del cumplimiento con leyes y reglamentos
Blanco (2012) expone las políticas y procedimientos citados a continuación y que son importantes para que la administración controle, prevenga y detecte incumplimientos en una empresa:
Vigilar las regulaciones legales y asegurar que los procedimientos de operación estén diseñados para cumplir estas regulaciones.
Instituir y operar sistemas apropiados de control interno.
Desarrollar, hacer público, y seguir un código de conducta empresarial.
Asegurar que los empleados están apropiadamente entrenados y comprenden el código de conducta empresarial.
Vigilar el cumplimiento del código de conducta y actuar apropiadamente para disciplinar a los empleados que dejan de cumplir con él,
Contratar asesores legales parar auxiliar en la vigilancia de los requisitos legales.
Mantener un compendio de las leyes importantes que la entidad tiene que cumplir dentro de su industria particular (p. 363).
Procedimientos de Auditoría
Blanco (2012), al respecto, señala que:
El auditor debe diseñar la auditoría de cumplimiento para proporcionar una seguridad razonable de que la entidad cumple con las leyes, regulaciones y otros requerimientos importantes para el logro de los objetivos.
Para obtener la comprensión general de leyes y regulaciones, el auditor normalmente tendría que:
27
Identificar las leyes y regulaciones que debe cumplir la entidad, mismas que se detallan a continuación:
Leyes sobre Sociedades. Su estudio tiene como objetivo comprobar si la empresa ha cumplido con las normas legales relevantes, para ello deberá examinar estatutos, actas, decisiones de los órganos de administración y contratos para comprobar si se ajustan a la legislación.
Leyes Tributarias. Estas leyes establecen la relación entre las autoridades tributarias y la empresa como sujeto pasivo. La auditoría tiene como objeto comprobar si todos los impuestos, contribuciones, retenciones, etc., fueron declarados y contabilizados de acuerdo con las leyes sobre la materia.
Leyes Laborales. Establecen las relaciones entre la empresa y su personal. La auditoría debe estudiar la regulación laboral y los acuerdos colectivos para comprobar su aplicación de conformidad con los mismos.
Legislación contable. Esta auditoría se practica mediante la revisión de las normas sobre registros de contabilidad, soportes, comprobantes, libros y verificación de que la empresa cumpla satisfactoriamente estos requisitos.
Leyes cambiarias o de Aduanas. Discutir con la administración las políticas o procedimientos adoptados para identificar, evaluar y contabilizar las demandas de litigio y las evaluaciones.
En general, el auditor deberá obtener evidencia suficiente y apropiada sobre el cumplimiento con aquellas leyes y regulaciones que le son aplicables a la entidad. (pp. 363-364)
Procedimientos cuando se descubre incumplimiento
Blanco (2012), indica:
A continuación se listan ejemplos del tipo de información que puede llamar la atención del auditor que puede indicar que ha ocurrido incumplimiento con leyes o regulaciones:
Pagos por servicios no especificados o préstamos a consultores, partes relacionadas, empleados o empleadas del gobierno.
Comisiones de ventas u honorarios a agentes que parecen excesivos en relación con los normalmente pagados por la entidad o en su industria o con los servicios realmente recibidos.
Compras a precios notablemente por encima o por debajo del precio de mercado.
Pagos inusuales en efectivo, compras en forma de cheques o caja pagaderos al portador o transferencias a cuentas bancarias numeradas.
Transacciones inusuales con compañías registradas en paraísos fiscales.
Pagos por bienes o servicios hechos a algún país distinto del país de origen de los bienes o servicios.
Pagos sin documentación apropiada de control de cambios.
Existencia de un sistema contable que falla, ya sea por diseño o por accidente, en dar un rastro de auditoría adecuado o suficiente evidencia.
Transacciones no autorizadas o transacciones registradas en forma impropia.
Comentarios en los medios noticiosos.
Incumplimiento de normas tributarias.
Incumplimiento de normas laborales.
Incumplimiento de normas cambiarias.
Incumplimiento de otras normas. (pp. 366-367)
2.2.4. Auditoría de gestión
29
De otro modo, es una evaluación a los procesos y procedimientos, con el fin de medir el grado de eficiencia, eficacia y economía con que se manejan los recursos y se logran los objetivos de una empresa.
“Nueve E” de Auditoría de Gestión
Maldonado (2011), expone:
Eficiencia: Se enfoca en lograr la utilización más productiva de los recursos humanos, financieros, técnicos, tecnológicos y tiempo.
Eficacia: Es el grado en que los programas están consiguiendo los objetivos propuestos.
Economía: Se refiere a los términos y condiciones para adquirir bienes y servicios en cantidad y calidad, en el momento oportuno y al menor costo.
Ética: Parte de la filosofía que trata de la moral y las obligaciones del hombre.
Ecología: Podrá definirse como el examen y evaluación al medio ambiente, el impacto al entorno y la propuesta de soluciones reales y potenciales.
Equidad: Búsqueda de la justicia social, la que asegura a todas las personas condiciones de vida y de trabajo digno e igualitario, sin hacer diferencias entre unos y otros a partir de la condición social, sexual o de género, entre otras.
Excelencia: La meta de las empresas debería ser producir artículos con cero defectos, por ello el auditor con sus informes debe proponer mejoras reales o potenciales.
Educación: Es de suma importancia evaluar la capacitación y desarrollo profesional como parte permanente del proceso de educación del ser humano.
Indicadores de Gestión
Franklin (2008) manifiesta:
El uso de indicadores obedece a la necesidad de contar con un instrumento que permita establecer un marco de referencia para evaluar los resultados de la gestión.
En este sentido, aporta elementos sustanciales para promover la mejora continua de los procesos, bienes y servicios, el empleo puntual de sus recursos y abra la posibilidad de instrumentar los cambios necesarios para lograr el cumplimiento de su objeto.
Se puede definir a un indicador como la relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o procesos diferentes. Por sí solos no son relevantes, pues sólo adquieren importancia cuando se les compara con otros de la misma naturaleza (p. 147).
Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Puede medir el desempeño de un individuo, de un sistema y sus niveles, de una organización, el comportamiento de un contexto, el costo y la calidad de los insumos, la eficacia de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relación con necesidades específicas. A continuación la tabla 6 contiene ejemplos de indicadores de eficacia, eficiencia y calidad:
Tabla 6: Indicadores de eficacia, eficiencia y calidad.
EFICIENCIA EFICACIA CALIDAD
�ú
�ú
�olicitudes despachadas �olicitudes recibidas
Personas atendidas Personas que solicitaron
atención
�� �
�� � �
�astos ejecutados �astos programados
�eclamos recibidos �eclamos solucionados
31
Características que debe reunir un indicador: Según Benjamín Franklin (2008), un indicador debe cumplir con cualidades específicas como se expone en la figura 7.
[image:43.595.88.407.495.720.2]A la vez, menciona que la eficacia, eficiencia y calidad son los enfoques que puede evaluar un indicador, como lo describe la figura 8.
Figura 7: Características de un indicador
Fuente: Franklin, Benjamín. Auditoría Administrativa (2008) Elaborado por: Napoleón Cadena Oleas
Dimensiones que se pueden evaluar por medio de indicadores
Figura 8: Dimensiones a evaluar por medio de indicadores
Fuente: Franklin, Benjamín. Auditoría Administrativa (2008) Elaborado por: Napoleón Cadena Oleas
INDICADOR
Relevante o útil para la
toma de decisiones.
Susceptible de medición.
Verificable. interpretar.Fácil de
Precisión matemática en los indicadores cuantitativo s. Precisión conceptual en los indicadores cualitativos.
Eficacia
Mide el cumplimiento de los objetivos y metas.
Mide el desempeño de los procesos.
Eficiencia
Mide costos y productividad.
Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos para obtener
productos y/o servicios al menor costo y en el menor
tiempo.
Calidad
Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las necesidades
y cumplen con las expectativas de los clientes.
El proceso de la Auditoría de Gestión contempla cinco fases, como se observa en la figura 9:
Figura 9: Proceso de Auditoría de Gestión
Fuente: Manual de Auditoría de Gestión – CGE (2001) Elaborado por: Napoleón Cadena Oleas
FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR
- Visita de observación a la entidad - Obtención información
- Detectar el FODA
- Evaluación preliminar Control Interno
FASE II: PLANIFICACIÓN - Análisis de documentación e información
- Evaluación del Control Interno por componentes
- Elaboración de Plan y Programas de Auditoría
FASE III: EJECUCIÓN - Aplicación de programas
- Preparación de papeles de trabajo - Hojas resumen de hallazgos - Definición de estructura del informe FASE VI COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS
- Resultados parciales y totales del examen efectuado.
- Emisión del informe final que contenga conclusiones y recomendaciones
FASE V: SEGUIMIENTO
33 2.3. Proceso de auditoría integral
2.3.1. Planificación
El Manual de Auditoría Gubernamental (2001) expone que la etapa de planificación comprende el desarrollo de una estrategia global para la administración, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría que deben aplicarse.
A su vez, comprende la Planificación Preliminar, que consiste en la obtención o actualización de la información de la entidad mediante la revisión de archivos, reconocimiento de las instalaciones y entrevistas con funcionarios responsables de las operaciones, tendientes a identificar globalmente las condiciones existentes y obtener el apoyo y facilidades para la ejecución de la auditoría. La Planificación Específica que se la define como la estrategia a seguir en el trabajo, fundamentada en la información obtenida en la planificación preliminar y en la evaluación del Control Interno. (p. 11).
El Manual General de Auditoría Gubernamental (2003) de la Contraloría General del Estado expone que el objetivo de la etapa de planificación consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y cuándo se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva.
Permite identificar lo que debe hacerse en una auditoría, por quién y cuándo.
Consta de dos etapas:
a) Planificación Preliminar: tiene el propósito de obtener o actualizar la información general sobre la entidad y las principales actividades sustantivas, a fin de identificar las condiciones existentes para ejecutar la auditoría.
Tiene como propósito evaluar y calificar los riesgos de auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecución, mediante los programas respectivos. (pp. 83-85).
El resultado son los programas de auditoría, que enfocan los procedimientos a
desarrollar para cada tipo de auditoría.
2.3.2. Ejecución
Se concreta con la aplicación de los programas elaborados en la planificación específica y el cumplimiento de los estándares definidos en el plan de auditoría.
Los productos principales de la fase de ejecución del trabajo son:
Evaluación del control interno a través de aplicación de métodos de auditoría, a continuación se enuncian los métodos generales:
a) Método de cuestionarios de control interno: tienen un conjunto de preguntas orientadas a verificar el cumplimiento de las Normas de Control Interno y demás normativa emitida por la Contraloría General del Estado.
b) Método de descripciones narrativas: el método de descripciones narrativas o cuestionario descriptivo, se compone de una serie de preguntas que a diferencia del método anterior, las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes controles que funcionan en una entidad.
c) Método de diagramas de flujo: el flujograma es la representación gráfica secuencial del conjunto de operaciones relativas a una actividad o sistema determinado, su conformación se la realiza a través de símbolos convencionales.
Estructura del informe de auditoría referenciado con los papeles de trabajo de respaldo.
Programa para comunicar los resultados de auditoría a la administración de la entidad.
35 Hallazgos de auditoría
“Un hallazgo es considerado un área crítica en auditoría, se refiere a cualquier error, deficiencia o irregularidad detectada en una evaluación” (Dávalos, 2003, p.44).
El término hallazgo se refiere a debilidades en el control interno detectadas por el auditor. Por lo tanto, abarca los hechos y otras informaciones obtenidas que merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad auditada y a otras personas interesadas.
Atributos del Hallazgo
[image:47.595.85.542.413.718.2]Varios autores han expresado su criterio con respecto a los atributos de un hallazgo, a continuación la tabla 7 muestra lo que manifiesta por un lado Milton Maldonado (2011) y por otro, lo que consta en el Manual de Auditoría Gubernamental (2003) emitido por la Contraloría General del Estado del Ecuador:
Tabla 7: Atributos del Hallazgo
Atributos del Hallazgo Manual General de Auditoría
Gubernamental Milton Maldonado
CONDICIÓN (Lo que es - situación actual)
Es la situación actual encontrada por el auditor con respecto a una operación, actividad o transacción que se está examinando. Esta información servirá
para determinar si los criterios se están
cumpliendo satisfactoriamente,
parcialmente o no se cumplen.
Es la situación actual
encontrada por el auditor con respecto a una operación, actividad o transacción
CRITERIO (Lo que debe ser)
Son parámetros de comparación o las normas aplicables a la situación encontrada que permiten la evaluación de la condición actual. Los criterios pueden ser leyes, reglamentos, manuales, normas, políticas.
Es la norma con la cual el auditor mide la condición
CAUSA Es la razón fundamental por la cual se originó la desviación o es el motivo por el cual no se cumplió el criterio o la norma.
Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o es el motivo por el cual no se cumplió el criterio
EFECTO Es el resultado adverso, que se produce de la comparación entre la condición y el criterio respectivo. La importancia de un hallazgo se juzga generalmente por el efecto.
Es el resultado adverso, real o potencial que resulta de la condición encontrada
Se puede observar que existe coincidencia con respecto a la determinación de los atributos del hallazgo y su definición, por lo que en la presente investigación se desarrollará un hallazgo como consta en la tabla 8:
Tabla 8: Desarrollo de Hallazgos
HALLAZGO Problemática encontrada descrita de manera general
CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO
Explicación de la situación actual encontrada (explicar
con datos)
Determinar el estado ideal, lo que deber ser, lo que se debe cumplir en base a una norma, estándar,
ley, reglamento, etc.
Análisis de las razones por las cuales se produce el
problema o desviación
Implicaciones o incidencias que están
provocando los problemas en la gestión de la Unidad de Tecnologías de la Información y de la
misma empresa Elaborado por: Napoleón Cadena Oleas
2.3.3. Comunicación de resultados
El auditor debe mantener una comunicación continua y constante con los funcionarios y empleados relacionados con el examen, con el propósito de informarles sobre las deficiencias detectadas a fin de que en forma oportuna se presente los justificativos o se tomen las acciones correctivas pertinentes.
La comunicación de resultados, según el Manual General de Auditoría Gubernamental (2003), se efectuará de la siguiente manera:
a) Se preparará el borrador del informe que contendrá los resultados obtenidos a la conclusión de la auditoría, los cuales, serán comunicados en la conferencia final por los auditores de la Contraloría a los representantes de las entidades auditadas y las personas vinculadas con el examen.
37
c) Los resultados del examen constarán en el borrador del informe y serán dados a conocer en la conferencia final por los auditores, a los administradores de las entidades auditadas y demás personas vinculadas con él.
Convocatoria a la conferencia final
La convocatoria a la conferencia final la realizará el jefe de equipo, mediante notificación escrita, por lo menos con 48 horas de anticipación, indicando el lugar, el día y hora de su celebración. Participarán en la conferencia final:
La máxima autoridad de la entidad auditada o su delegado.
Los servidores o ex-servidores y quienes por sus funciones o actividades están vinculados a la materia objeto del examen.
El máximo directivo de la unidad de auditoría responsable del examen, el supervisor que actuó como tal en la auditoría.
El jefe de equipo de la auditoría.
El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y,
Los profesionales que colaboraron con el equipo que hizo el examen.
La dirección de la conferencia final estará a cargo del jefe de equipo o del funcionario delegado expresamente por el Contralor General del Estado, para el efecto.
Acta de conferencia final
